Gazzetta n. 190 del 16 agosto 2023

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BANCA D'ITALIA

PROVVEDIMENTO 1 agosto 2023

Modifiche alle «Disposizioni della Banca d'Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalita' antiriciclaggio» del 26 marzo 2019.

IL DIRETTORIO DELLA BANCA D'ITALIA

Visto il decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, di recepimento della direttiva (UE) 2015/849 (cd. quarta direttiva antiriciclaggio);
Visto, in particolare, l'art. 7, comma 1, lettera a), del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, che attribuisce alla Banca d'Italia il potere di emanare disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica della clientela;
Visto, inoltre, l'art. 16 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 che attribuisce alla Banca d'Italia il compito di disciplinare le modalita' con le quali deve essere garantito un approccio globale al rischio di riciclaggio nei gruppi (comma 1) nonche' il potere di individuare i requisiti dimensionali e organizzativi in base ai quali i soggetti obbligati adottano specifici presidi, controlli e procedure per la valutazione e gestione del rischio di riciclaggio e per l'introduzione di una funzione antiriciclaggio (comma 2);
Visto il provvedimento della Banca d'Italia del 26 marzo 2019 con cui sono state emanate le «Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalita' antiriciclaggio»;
Considerato il contenuto degli orientamenti dell'Autorita' bancaria europea, adottati il 14 giugno 2022, sulle politiche e le procedure relative alla gestione della conformita' e al ruolo e alle responsabilita' del responsabile antiriciclaggio ai sensi dell'art. 8 e del capo VI della direttiva (UE) 2015/849;

Emana
l'unito atto di modifica delle «Disposizioni della Banca d'Italia in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalita' antiriciclaggio».
Roma, 1° agosto 2023

Il Governatore: Visco

Allegato

Articolo 1
Modifiche alle Disposizioni preliminari

1. Il paragrafo "Fonti normative" e' sostituito dal seguente: "Fonti normative
La materia e' disciplinata:
dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 e, in particolare:
dall'art. 7, comma 1, lettera a), che attribuisce alla Banca d'Italia il potere di emanare disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni e di adeguata verifica della clientela;
dall'art. 15, che attribuisce alla Banca d'Italia il compito di:
(i) dettare criteri e metodologie per l'analisi e la valutazione dei rischi di riciclaggio cui i soggetti obbligati sono esposti nell'esercizio della loro attivita' (articolo 15, comma 1);
(ii) individuare le categorie di soggetti obbligati per i quali non si applicano le disposizioni in materia di autovalutazione del rischio di riciclaggio, in considerazione dell'irrilevanza del rischio di riciclaggio dell'attivita' svolta ovvero dell'offerta di prodotti e servizi che presentano caratteristiche di rischio tipizzate (articolo 15, comma 3);
dall'art. 16, comma 1, che attribuisce alla Banca d'Italia il compito di disciplinare le modalita' con le quali deve essere garantito un approccio globale al rischio di riciclaggio nei gruppi;
dall'art. 16, comma 2, che attribuisce alla Banca d'Italia il potere di individuare i requisiti dimensionali e organizzativi in base ai quali i soggetti obbligati adottano specifici presidi, controlli e procedure per la valutazione e gestione del rischio di riciclaggio e per l'introduzione di una funzione antiriciclaggio;
dall'art. 43 comma 4, che attribuisce alla Banca d'Italia il potere di adottare disposizioni sui requisiti, le procedure, i sistemi di controllo e le funzioni del punto di contatto centrale, in coerenza con le previsioni del regolamento delegato (UE) n. 1108/2018;
dal regolamento (UE) 2015/847, del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 maggio 2015, riguardante i dati informativi che accompagnano i trasferimenti di fondi;
dal regolamento delegato (UE) 2018/1108 della Commissione europea recante le norme tecniche di regolamentazione sui criteri per la nomina dei punti di contatto centrali per gli emittenti di moneta elettronica e i prestatori di servizi di pagamento e sulle relative funzioni. Vengono inoltre in rilievo:
gli orientamenti delle Autorita' di Vigilanza Europee, adottati ai sensi dell'articolo 25 del Regolamento (UE) 2015/847, sulle misure che i prestatori di servizi di pagamento adottano per individuare dati informativi mancanti o incompleti relativi all'ordinante o al beneficiario nonche' sulle procedure da porre in essere per gestire un trasferimento di fondi non accompagnato dai dati informativi richiesti;
gli Orientamenti dell'Autorita' bancaria europea in materia di fattori di rischio per l'adeguata verifica della clientela (EBA/GL/2021/02) attuati con nota della Banca d'Italia n. 15 del 4 ottobre 2021;
gli Orientamenti dell'Autorita' bancaria europea sulle politiche e le procedure relative alla gestione della conformita' e al ruolo e alle responsabilita' del responsabile antiriciclaggio ai sensi dell'articolo 8 e del capo VI della direttiva (UE) 2015/849 (EBA/GL/2022/05)."
2. Nel paragrafo "Destinatari" la lettera l) "i confidi (3);" e la nota a pie' di pagina n. (3) sono eliminate.
3. Il paragrafo "Comunicazioni alla Banca d'Italia", e' sostituito dal seguente: "Comunicazioni alla Banca d'Italia
Le comunicazioni alla Banca d'Italia previste dalle presenti disposizioni sono indirizzate all'Unita' di Supervisione e Normativa Antiriciclaggio."

Articolo 2
Modifiche alla Parte Prima - Principi Generali

1. Nella Sezione I (Principio di proporzionalita'), la nota (5) e' sostituita dalla seguente:
"(5) Al fine di applicare le presenti disposizioni coerentemente con il principio di proporzionalita', i destinatari considerano almeno: il totale di bilancio, eventualmente consolidato; la presenza geografica e il volume di attivita' in ciascuna area; il numero dei dipendenti; la forma giuridica adottata e l'eventuale appartenenza ad un gruppo; i tipi di attivita' esercitate nonche' la loro natura e complessita'; il modello di business scelto e le strategie adottate; il tipo di struttura organizzativa; la strategia complessiva predisposta per l'efficace gestione dei rischi; gli assetti proprietari e le modalita' di finanziamento; il numero e la tipologia di clienti; la complessita' dei prodotti e dei contratti; le attivita' esternalizzate e i canali di distribuzione utilizzati."
2. La Sezione III e' sostituita dalla seguente: "Sezione III. Presidi organizzativi minimi
Fermo l'obbligo di calibrare gli assetti organizzativi antiriciclaggio secondo il principio di proporzionalita' e di approccio in base al rischio, i destinatari adottano almeno i seguenti presidi organizzativi minimi:
a) attribuiscono a una funzione di controllo aziendale la responsabilita' di assicurare l'adeguatezza, la funzionalita' e l'affidabilita' dei presidi antiriciclaggio, secondo quanto previsto nella Parte Terza, Sezione I (funzione antiriciclaggio);
b) formalizzano l'attribuzione della responsabilita' per la segnalazione delle operazioni sospette secondo quanto previsto nella Parte Terza, Sezione II (responsabile della segnalazione delle operazioni sospette);
c) attribuiscono a una funzione di controllo aziendale il compito di verificare in modo continuativo il grado di adeguatezza dell'assetto organizzativo antiriciclaggio e la sua conformita' rispetto alla disciplina, secondo quanto previsto nella Parte Terza, Sezione III (funzione di revisione interna);
d) nominano un esponente aziendale quale responsabile per l'antiriciclaggio, secondo quanto previsto nella Parte Seconda, Sezione III-bis (esponente responsabile per l'antiriciclaggio)."

Articolo 3 Modifiche alla Parte Seconda - Gli assetti organizzativi a
salvaguardia dei rischi di riciclaggio

1. Nella Sezione I (Principi generali), il quarto capoverso e' sostituito dal seguente:
"Per mitigare il rischio di riciclaggio e' fondamentale il coinvolgimento degli organi aziendali e il corretto adempimento degli obblighi che su questi ricadono. Anche per questo motivo, la composizione degli organi aziendali deve essere tale da assicurare la presenza di conoscenze, abilita' ed esperienze adeguate per comprendere i rischi di riciclaggio correlati all'attivita' e al modello di business del destinatario."
2. La Sezione II e' sostituita dalla seguente: "Sezione II. Organo con funzione di supervisione strategica L'organo con funzione di supervisione strategica approva e riesamina periodicamente gli indirizzi strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio; in aderenza all'approccio basato sul rischio, le politiche sono adeguate all'entita' e alla tipologia dei rischi cui e' concretamente esposta l'attivita' del destinatario, come rappresentati nel documento di autovalutazione dei rischi.
In particolare, l'organo con funzione di supervisione strategica:
approva una policy che illustra e motiva le scelte che il destinatario compie sui vari profili rilevanti in materia di assetti organizzativi, procedure e controlli interni, adeguata verifica e conservazione dei dati, in coerenza con il principio di proporzionalita' e con l'effettiva esposizione al rischio di riciclaggio (cd. policy antiriciclaggio);
approva l'istituzione della funzione antiriciclaggio individuandone compiti e responsabilita' nonche' modalita' di coordinamento e di collaborazione con le altre funzioni aziendali di controllo;
approva le linee di indirizzo di un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l'efficacia nel tempo;
approva i principi per la gestione dei rapporti con la clientela classificata ad "alto rischio";
nomina e revoca il responsabile antiriciclaggio, sentito l'organo con funzioni di controllo. La verifica del possesso dei requisiti deve risultare analiticamente nel verbale di nomina;
nomina e revoca il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette, sentito l'organo con funzioni di controllo;
assicura che i compiti e le responsabilita' in materia antiriciclaggio siano allocati in modo chiaro e appropriato, garantendo che le funzioni operative e quelle di controllo siano distinte e fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate;
assicura che sia approntato un sistema di flussi informativi adeguato, completo e tempestivo verso gli organi aziendali e tra le funzioni di controllo nonche' un sistema di condivisione della documentazione che consenta agli organi aziendali accesso diretto alle relazioni delle funzioni di controllo in materia antiriciclaggio, alle pertinenti comunicazioni intercorse con le Autorita' e alle misure di vigilanza imposte o alle sanzioni irrogate;
assicura la tutela della riservatezza nell'ambito della procedura di segnalazione di operazioni sospette;
con cadenza almeno annuale, esamina le relazioni relative all'attivita' svolta dal responsabile antiriciclaggio e ai controlli eseguiti dalle funzioni competenti, nonche' il documento sui risultati dell'autovalutazione dei rischi di riciclaggio;
con cadenza almeno annuale, valuta l'attivita' della funzione antiriciclaggio e l'adeguatezza delle risorse umane e tecniche a essa assegnate, anche alla luce della periodica verifica svolta dalla funzione di revisione interna;
assicura che le carenze e le anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza e promuove l'adozione di idonee misure correttive, delle quali valuta l'efficacia;
valuta i rischi conseguenti all'operativita' con paesi terzi associati a piu' elevati rischi di riciclaggio, individuando i presidi per attenuarli, di cui monitora l'efficacia;
nomina l'esponente responsabile per l'antiriciclaggio e assicura che questi soddisfi le condizioni di cui alla Sezione III-bis. Le relative valutazioni devono essere verbalizzate in modo analitico;
assicura che l'esponente nominato come responsabile per l'antiriciclaggio sia tempestivamente informato delle decisioni che possono incidere sull'esposizione al rischio di riciclaggio del destinatario."
3. Nella Sezione III (Organo con funzione di gestione):
(i) il primo capoverso e' sostituito dal seguente:
"L'organo con funzione di gestione cura l'attuazione degli indirizzi strategici e delle politiche di governo del rischio di riciclaggio approvati dall'organo con funzione di supervisione strategica ed e' responsabile per l'adozione di tutte le misure necessarie ad assicurare l'efficacia dell'organizzazione e del sistema dei controlli antiriciclaggio; a tal fine esamina le proposte di interventi organizzativi e procedurali presentate dal responsabile della funzione antiriciclaggio e formalizza, motivandola, l'eventuale decisione di non accoglierle. Nella predisposizione delle procedure operative tiene conto delle indicazioni e delle linee guida emanate dalle autorita' competenti e dagli organismi internazionali."
(ii) nel quinto capoverso, prima dell'ultimo punto elenco e' inserito il seguente punto elenco:
" - assicura, nei casi di esternalizzazione dei compiti operativi della funzione antiriciclaggio, il rispetto della normativa applicabile e riceve periodiche informazioni sullo svolgimento delle attivita' esternalizzate;"
4. Dopo la Sezione III e' inserita la seguente sezione III-bis: "Sezione III-bis. Esponente responsabile per l'antiriciclaggio
Ferma restando la responsabilita' collettiva degli organi aziendali, i destinatari nominano un componente dell'organo di amministrazione quale esponente responsabile per l'antiriciclaggio. L'incarico ha natura esecutiva. In linea con il principio di proporzionalita', in casi debitamente motivati sulla base del complessivo assetto di governo societario e del sistema di deleghe del destinatario (6-bis), l'incarico puo' essere attribuito al direttore generale, a condizione che sia preservata l'efficacia della funzione dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio.
_______
(6-bis) A titolo esemplificativo, possono costituire casi che giustificano l'attribuzione dell'incarico di esponente responsabile per l'antiriciclaggio al direttore generale le ipotesi di: assenza di esponenti esecutivi nell'organo di amministrazione; organi con pochi componenti; particolare onerosita', in termini di disponibilita' di tempo, dell'attribuzione dell'incarico a esponenti esecutivi.

L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio: a) possiede adeguate conoscenze, competenze ed esperienze concernenti i rischi di riciclaggio, le politiche, i controlli e le procedure antiriciclaggio nonche' il modello di business del destinatario e del settore in cui opera; b) dispone di tempo e risorse adeguate ad assolvere efficacemente ai propri compiti.
I destinatari dettagliano, nella policy antiriciclaggio, le ipotesi di conflitto di interessi e le misure atte a prevenirli e mitigarli nonche' i requisiti dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio. La policy indica inoltre i criteri con i quali viene verificata la disponibilita' di tempo necessaria per l'efficace svolgimento dell'incarico (6-ter).
_______
(6-ter) Resta salvo quanto previsto dal Decreto Ministeriale del 23 novembre 2020, n. 169.

L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio costituisce il principale punto di contatto tra il responsabile della funzione antiriciclaggio e gli organi con funzione di supervisione strategica e di gestione e assicura che questi ultimi dispongano delle informazioni necessarie per comprendere pienamente la rilevanza dei rischi di riciclaggio cui il destinatario e' esposto, ai fini dell'esercizio delle rispettive attribuzioni.
L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio:
monitora che le politiche, le procedure e le misure di controllo interno in materia di antiriciclaggio siano adeguate e proporzionate, tenendo conto delle caratteristiche del destinatario e dei rischi cui esso e' esposto;
coadiuva l'organo con funzione di supervisione strategica nelle valutazioni concernenti l'articolazione organizzativa e la dotazione di risorse della funzione antiriciclaggio, ivi compresa l'eventuale scelta di assegnare la responsabilita' della funzione antiriciclaggio allo stesso esponente responsabile per l'antiriciclaggio, secondo quanto previsto nella Parte Terza, Sezione I, paragrafo 1.3;
assicura che gli organi aziendali siano periodicamente informati in merito alle attivita' svolte dal responsabile della funzione antiriciclaggio nonche' in merito alle interlocuzioni intercorse con le Autorita';
informa gli organi aziendali delle violazioni e criticita' concernenti l'antiriciclaggio di cui sia venuto a conoscenza e raccomanda le opportune azioni;
verifica che il responsabile della funzione antiriciclaggio abbia accesso diretto a tutte le informazioni necessarie per l'adempimento dei propri compiti, disponga di risorse umane e tecniche e di strumenti sufficienti e sia informato su eventuali carenze relative all'antiriciclaggio individuate dalle altre funzioni di controllo interno e dalle autorita' di vigilanza;
assicura che le problematiche e le proposte di intervento rappresentate dal responsabile della funzione antiriciclaggio siano valutate dall'organo con funzione di gestione.

Articolo 4
Modifiche alla Parte Terza - L'assetto dei presidi antiriciclaggio

1. La Sezione I e' sostituita dalla seguente: "Sezione I. La funzione antiriciclaggio
1.1. Inquadramento organizzativo
I destinatari istituiscono una funzione deputata a prevenire e contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio (funzione antiriciclaggio). Essi organizzano la funzione in coerenza con il principio di proporzionalita'; in ogni caso, la funzione antiriciclaggio e' indipendente e dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, attivabili anche in autonomia.
La funzione antiriciclaggio riferisce - direttamente o tramite l'esponente responsabile per l'antiriciclaggio - agli organi con funzioni di supervisione strategica, gestione e controllo e ha accesso a tutte le attivita' del destinatario nonche' a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti. I destinatari dettagliano nella policy antiriciclaggio i casi in cui la funzione antiriciclaggio riferisce agli organi aziendali direttamente o per il tramite dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio e assicurano che la funzione informi direttamente gli organi aziendali almeno in caso di violazioni e carenze significative.
I diversi compiti in cui si articola l'attivita' della funzione antiriciclaggio possono essere affidati a strutture organizzative distinte, presenti nell'ambito del destinatario, purche' la gestione complessiva del rischio di riciclaggio sia ricondotta ad unita' mediante la nomina di un responsabile con compiti di indirizzo, coordinamento e supervisione.
La funzione antiriciclaggio puo' essere attribuita alla struttura che svolge la funzione di controllo di conformita', purche' cio' non pregiudichi l'efficacia e la qualita' dei controlli o, ad esito di una valutazione dell'idoneita' di tale scelta rispetto all'entita' e alla tipologia dei rischi di riciclaggio che la funzione e' chiamata in concreto a gestire, a quella di risk management. La funzione antiriciclaggio non puo' essere assegnata alla funzione di revisione interna.
Indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il personale che svolge compiti riconducibili alla funzione antiriciclaggio e' adeguato per numero, competenze tecnico-professionali e aggiornamento, anche attraverso programmi di formazione nel continuo.
I destinatari assicurano la continuita' operativa della funzione antiriciclaggio; a tal fine individuano soluzioni organizzative per i casi di assenza del responsabile, quale la nomina di un sostituto.
1.2. Compiti
La funzione antiriciclaggio verifica nel continuo che le procedure aziendali siano coerenti con l'obiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme antiriciclaggio. A tal fine, la funzione provvede a:
identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le procedure interne;
collaborare alla definizione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzati alla prevenzione e al contrasto dei rischi di riciclaggio;
verificare nel continuo l'adeguatezza del processo di gestione dei rischi di riciclaggio e l'idoneita' del sistema dei controlli interni e delle procedure e proporre le modifiche organizzative e procedurali volte ad assicurare un adeguato presidio dei rischi di riciclaggio;
condurre, in raccordo con il responsabile delle SOS, verifiche sulla funzionalita' del processo di segnalazione e sulla congruita' delle valutazioni effettuate dal primo livello sull'operativita' della clientela;
collaborare alla definizione delle politiche di governo del rischio di riciclaggio e delle varie fasi in cui si articola il processo di gestione di tale rischio;
condurre, in raccordo con le altre funzioni aziendali interessate, l'esercizio annuale di autovalutazione dei rischi di riciclaggio a cui e' esposto il destinatario;
prestare supporto e assistenza agli organi aziendali e all'alta direzione;
valutare in via preventiva il rischio di riciclaggio connesso all'offerta di prodotti e servizi nuovi, alla modifica significativa di prodotti o servizi gia' offerti, all'ingresso in un nuovo mercato o all'avvio di nuove attivita' e raccomandare le misure necessarie per mitigare e gestire questi rischi (6-quater);
______
(6-quater) L'offerta di prodotti o servizi nuovi e l'avvio di nuove operativita' che possono incidere sull'esposizione al rischio di riciclaggio del destinatario sono accompagnati da adeguati presidi e misure volte a mitigare questo rischio.

verificare l'affidabilita' del sistema informativo per l'adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela, conservazione dei dati e segnalazione delle operazioni sospette;
trasmettere mensilmente alla UIF i dati aggregati concernenti l'operativita' complessiva del destinatario;
trasmettere alla UIF, sulla base delle istruzioni dalla stessa emanate, le comunicazioni oggettive concernenti operazioni a rischio di riciclaggio;
definire, d'accordo con il responsabile delle segnalazioni di operazione sospette, procedure di gestione delle segnalazioni interne (provenienti dal cd. primo livello) riguardanti situazioni di rischio particolarmente elevato da trattare con la dovuta urgenza;
curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale, e di indicatori di efficacia dell'attivita' di formazione svolta;
informare tempestivamente gli organi aziendali di violazioni o carenze significative riscontrate nell'esercizio dei relativi compiti;
informare periodicamente gli organi aziendali - direttamente o per il tramite dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio, in base a quanto stabilito nella policy antiriciclaggio - circa lo stato di avanzamento delle azioni correttive adottate a fronte di carenze riscontrate nell'attivita' di controllo e circa l'eventuale inadeguatezza delle risorse umane e tecniche assegnate alla funzione antiriciclaggio e la necessita' di potenziarle;
predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali, all'esponente responsabile per l'antiriciclaggio e all'alta direzione.
Quando la decisione di avviare o proseguire un rapporto continuativo e' sottoposta per legge all'autorizzazione di un alto dirigente, questi acquisisce il parere preventivo della funzione antiriciclaggio. I destinatari individuano nella policy antiriciclaggio gli altri casi in cui l'alto dirigente acquisisce il parere della funzione antiriciclaggio per l'apertura o la prosecuzione di un rapporto continuativo con clientela caratterizzata da elevato profilo di rischio. Qualora decida di non adeguarsi al parere della funzione antiriciclaggio, l'alto dirigente e' tenuto a formalizzare e motivare la decisione e a individuare le misure che saranno adottate per mitigare i rischi segnalati.
I destinatari possono assegnare alla funzione antiriciclaggio il compito di svolgere le attivita' di rafforzata verifica della clientela nei soli casi in cui - per circostanze oggettive, ambientali o soggettive - e' particolarmente elevato il rischio di riciclaggio. Se tale compito e' attribuito alle strutture operative, il responsabile antiriciclaggio verifica l'adeguatezza del processo di rafforzata verifica condotto dalle strutture di linea e i suoi esiti.
La funzione antiriciclaggio redige e trasmette all'organo con funzione di gestione e a quello con funzione di supervisione strategica un documento che definisce dettagliatamente responsabilita', compiti e modalita' operative nella gestione del rischio di riciclaggio (cd. manuale antiriciclaggio). Il documento - costantemente aggiornato - e' disponibile e facilmente accessibile a tutto il personale.
La funzione antiriciclaggio pone particolare attenzione: all'adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela e di conservazione nonche' dei sistemi di individuazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette; all'efficace rilevazione delle altre situazioni oggetto di obbligo di comunicazione nonche' all'appropriata conservazione della documentazione e delle evidenze richieste dalla normativa.
La funzione puo' effettuare, in raccordo con la funzione di revisione interna, controlli in loco su base campionaria per verificare l'efficacia e la funzionalita' delle stesse e individuare eventuali aree di criticita'.
Almeno una volta l'anno, la funzione presenta agli organi con funzione di supervisione strategica, gestione e controllo - direttamente o per il tramite dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio, in base a quanto stabilito nella policy antiriciclaggio - una relazione sulle iniziative adottate, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonche' sull'attivita' formativa del personale. Nella relazione confluiscono anche i risultati dell'esercizio di autovalutazione condotto ai sensi della Parte Settima.
La funzione collabora con le Autorita' di cui al Titolo I, Capo II del decreto antiriciclaggio.

1.3. Il responsabile della funzione

Il responsabile della funzione antiriciclaggio (responsabile antiriciclaggio) e' una persona fisica in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, competenza, professionali e reputazionali. Egli deve disporre del tempo necessario all'efficace adempimento dei suoi compiti. I destinatari dettagliano i requisiti del responsabile antiriciclaggio nella policy antiriciclaggio (6-quinquies).
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(6-quinquies) Ai responsabili antiriciclaggio delle banche di maggiori dimensioni e complessita' operativa, si applica quanto previsto dall'art. 20 del Decreto Ministeriale del 23 novembre 2020, n. 169.

La responsabilita' della funzione antiriciclaggio di piu' destinatari puo' essere assegnata alla medesima persona fisica soltanto nell'ambito di un gruppo. In questo caso, i destinatari garantiscono che gli incarichi multipli non impediscano al responsabile antiriciclaggio di svolgere efficacemente le proprie funzioni.
Il responsabile antiriciclaggio rientra nel novero dei responsabili di funzioni aziendali di controllo. La nomina e la revoca, adeguatamente motivate, sono di competenza dell'organo di supervisione strategica, sentito l'organo con funzioni di controllo. La responsabilita' della funzione puo' essere attribuita al responsabile della funzione di controllo di conformita', purche' cio' non pregiudichi l'efficacia e la qualita' dei controlli, o, se coerente con il principio di proporzionalita', al risk manager.
Il responsabile antiriciclaggio riferisce agli organi aziendali, direttamente o per il tramite dell'esponente responsabile per l'antiriciclaggio, secondo quanto previsto nella policy antiriciclaggio.
Il responsabile antiriciclaggio e' collocato in posizione gerarchico-funzionale adeguata e non puo' avere responsabilita' dirette di aree operative ne' essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di queste aree. La responsabilita' della funzione puo' essere attribuita all'esponente responsabile per l'antiriciclaggio, purche' privo di altre deleghe che ne pregiudichino l'autonomia, salvo il caso dell'amministratore unico. Il ricorso a questa soluzione organizzativa e' espressamente motivato con riguardo ai criteri di proporzionalita' indicati nella Parte Prima, Sezione I.
Il personale chiamato a collaborare nella funzione antiriciclaggio, anche se inserito in aree operative, riferisce direttamente al responsabile della funzione per le questioni attinenti ai relativi compiti.
In considerazione della rilevanza dei compiti attribuiti alla funzione antiriciclaggio, i destinatari possono definire nella normativa interna ulteriori presidi a tutela della stabilita' e dell'indipendenza del responsabile.

1.4. Esternalizzazione

Lo svolgimento dei compiti attribuiti alla funzione antiriciclaggio puo' essere affidato a soggetti esterni nel rispetto del principio di proporzionalita'. La responsabilita' per la corretta gestione dei rischi di riciclaggio resta, in ogni caso, in capo ai destinatari, i quali sono tenuti a presidiare i rischi derivanti dalle scelte effettuate e mantenere le competenze tecniche e gestionali necessarie per monitorare nel continuo le attivita' affidate a soggetti esterni.
La decisione di ricorrere all'esternalizzazione non deve pregiudicare la qualita' del sistema dei controlli.
In caso di esternalizzazione, il responsabile antiriciclaggio e' tenuto quantomeno a:
monitorare, attraverso controlli periodici, il rispetto degli obblighi contrattuali e la corretta esecuzione del servizio da parte del fornitore;
verificare che il servizio erogato dal fornitore consenta l'efficace adempimento degli obblighi antiriciclaggio;
riferire regolarmente agli organi aziendali in merito allo svolgimento dei compiti esternalizzati in modo da assicurare che le misure correttive eventualmente necessarie siano tempestivamente adottate.
In caso di esternalizzazione della funzione ad altre societa' del gruppo con sede in Italia, questi compiti possono essere affidati a un referente interno che abbia i medesimi requisiti di indipendenza, competenza, professionali e reputazionali previsti per il responsabile antiriciclaggio nei casi in cui cio' sia consentito dalle pertinenti disposizioni della Banca d'Italia in materia di esternalizzazione o delega delle funzioni aziendali di controllo. Per i gruppi bancari cooperativi, si applicano le disposizioni in materia di esternalizzazione delle funzioni aziendali di controllo della Circolare della Banca d'Italia, n. 285 del 17 dicembre 2013, Parte Terza, Capitolo 6, Sez. III, par. 1.3.
I destinatari formalizzano un accordo di esternalizzazione con il fornitore che definisca almeno:
i rispettivi diritti e obblighi; i livelli di servizio attesi, espressi in termini oggettivi e misurabili, nonche' le informazioni necessarie per la verifica del loro rispetto; gli eventuali conflitti di interesse e le opportune cautele per prevenirli o, se non possibile, attenuarli; la durata dell'accordo e le modalita' di rinnovo nonche' gli impegni reciproci connessi con l'interruzione del rapporto;
la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del responsabile interno e degli organi aziendali e delle funzioni di controllo, fermo restando l'obbligo di corrispondere tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza;
gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite nell'esercizio della funzione;
la possibilita' di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche normative o nell'operativita' e nell'organizzazione del destinatario;
la possibilita' per il destinatario, le Autorita' di Vigilanza e la UIF di accedere alle informazioni utili e ai locali in cui opera il fornitore di servizi per l'attivita' di monitoraggio, supervisione e controllo.
Nel caso in cui il fornitore abbia la sede legale o sia comunque stabilito in un paese terzo, i destinatari adottano le misure necessarie per garantire il pieno rispetto della disciplina antiriciclaggio e l'efficace svolgimento dei compiti esternalizzati nonche' per assicurare che Banca d'Italia e UIF possano esercitare efficacemente i propri poteri nei confronti del fornitore.
La funzione antiriciclaggio e' parte integrante delle funzioni aziendali di controllo. Pertanto, i destinatari applicano le presenti disposizioni congiuntamente a quelle della Banca d'Italia in materia di esternalizzazione o delega delle funzioni aziendali di controllo a cui essi sono soggetti.

1.5. Rapporti con altre funzioni aziendali

La funzione antiriciclaggio collabora con le altre funzioni aziendali (es. funzione di controllo di conformita', la revisione interna, area legale, organizzazione, gestione dei rischi, risorse umane, sistemi informativi) per sviluppare le proprie metodologie di gestione del rischio in modo coerente con le strategie e l'operativita' aziendale, e realizzare processi conformi alla normativa.
L'adeguatezza e l'efficacia della funzione antiriciclaggio sono sottoposte a verifica periodica da parte della funzione di revisione interna.

1.6. Comunicazioni

I destinatari trasmettono alla Banca d'Italia:
a. entro 20 giorni dalla relativa delibera, la decisione di nomina o di revoca del responsabile della funzione antiriciclaggio (7);
______
(7) I destinatari assolvono agli obblighi di comunicazione attraverso la procedura segnalazione organi sociali (cd. OR.SO.) disciplinata dalla Comunicazione della Banca d'Italia del 7 giugno 2011, quando applicabile."

b. entro il 30 aprile di ciascun anno, la relazione della funzione antiriciclaggio, anche di gruppo, che include l'esercizio di autovalutazione dei rischi.
2. Nella Sezione II (Il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette):
(i) al quarto capoverso, le parole "Sezione II" sono sostituite da "Sezione III";
(ii) al quinto capoverso, le lettere a) e b) sono sostituite dalle seguenti:
"
a) valutare tempestivamente, alla luce di tutti gli elementi disponibili, le operazioni sospette comunicate dal responsabile della dipendenza o di altro punto operativo o unita' organizzativa o struttura competente alla gestione concreta dei rapporti con la clientela (cd. primo livello);
b) valutare tempestivamente, alla luce di tutti gli elementi disponibili, le operazioni sospette di cui sia altrimenti venuto a conoscenza nell'ambito della propria attivita';"
3. Nella Sezione V (La formazione del personale):
(i) il terzo capoverso e' sostituito dal seguente:
"L'addestramento e la formazione assicurano una specifica preparazione del personale a piu' diretto contatto con la clientela o comunque coinvolto nel processo di segnalazione di operazioni sospette nonche' di quello addetto alla funzione antiriciclaggio. A questi membri del personale e' richiesto un continuo aggiornamento sull'evoluzione dei rischi di riciclaggio e sugli schemi tipici delle operazioni finanziarie criminali."
(ii) dopo il quarto capoverso sono inseriti i seguenti:
"Nel caso di ricorso a un fornitore esterno, il responsabile antiriciclaggio accerta che i soggetti cui sia affidato lo svolgimento dell'attivita' formativa possiedano le conoscenze in materia di antiriciclaggio richieste per garantire la qualita' della formazione e che il contenuto di questa sia adeguato alle specificita' del destinatario.
I destinatari assicurano che le procedure di segnalazione interna delle violazioni di cui all'art. 48 del decreto antiriciclaggio siano portate a conoscenza di tutto il personale. Questo compito e' attribuito al responsabile antiriciclaggio oppure, in conformita' con le disposizioni di vigilanza della Banca d'Italia applicabili, puo' essere assegnato a un soggetto diverso a condizione che ne sia assicurato il corretto ed efficace svolgimento."

Articolo 5
Modifiche alla Parte Quarta - Disposizioni applicabili ai gruppi

1. La Sezione I, e' sostituita dalla seguente: "Sezione I. Disposizioni generali
Nei gruppi gli indirizzi strategici in materia di gestione del rischio di riciclaggio e controlli antiriciclaggio sono adottati dagli organi aziendali della capogruppo. La capogruppo nomina un componente dell'organo di amministrazione quale esponente responsabile per l'antiriciclaggio a livello di gruppo. L'incarico ha natura esecutiva. Alle condizioni previste nella Parte Seconda, Sezione III-bis, l'incarico puo' essere attribuito al direttore generale.
L'esponente responsabile per l'antiriciclaggio costituisce il principale punto di contatto tra il responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo e gli organi con funzione di supervisione strategica e di gestione della capogruppo e assicura che questi ultimi abbiano le informazioni necessarie per comprendere pienamente la rilevanza dei rischi di riciclaggio cui il gruppo e' esposto, ai fini dell'esercizio delle rispettive attribuzioni. L'esponente assicura che il responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo svolga in maniera efficace i propri compiti (cfr. Sezione II).
La capogruppo assicura che gli organi aziendali delle altre societa' appartenenti al gruppo attuino nella propria realta' aziendale le strategie e le politiche di gruppo in materia di antiriciclaggio e garantisce che gli organi aziendali e le strutture interne di ciascuna componente del gruppo, comprese le funzioni di controllo, dispongano delle informazioni necessarie per poter svolgere i relativi compiti. I gruppi, in particolare, sviluppano un approccio globale al rischio di riciclaggio. A tal fine, la capogruppo definisce e approva politiche e procedure di gruppo in materia di antiriciclaggio che includono:
a) una metodologia di gruppo per la valutazione dei rischi di riciclaggio conforme a quella indicata nella Parte Settima;
b) procedure formalizzate di coordinamento e condivisione delle informazioni rilevanti fra le societa' appartenenti al gruppo, anche ai fini della individuazione delle operazioni sospette, e una linea di riporto diretta tra i responsabili della funzione antiriciclaggio delle componenti, anche estere, del gruppo e il responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo;
c) standard generali in materia di adeguata verifica della clientela, conservazione dei dati e individuazione e segnalazione delle operazioni sospette;
d) procedure di controllo in materia di antiriciclaggio a livello di gruppo.
La capogruppo istituisce una base informativa comune che consenta a tutte le societa' appartenenti al gruppo di valutare in modo omogeneo la clientela.
La capogruppo individua le soluzioni organizzative idonee per assicurare il rispetto delle disposizioni applicabili in relazione ai diversi ambiti di operativita', valuta periodicamente l'efficacia e la funzionalita' delle politiche e delle procedure del gruppo in materia di antiriciclaggio e assicura che la gestione dei rischi di riciclaggio tenga conto di tutti gli elementi di valutazione e misurazione in possesso delle singole componenti.
La capogruppo garantisce che le entita' del gruppo attuino tempestivamente le misure correttive necessarie al superamento delle carenze nei presidi antiriciclaggio riscontrate dalla Banca d'Italia, dalla UIF ovvero, in relazione alle componenti estere, dalle competenti autorita'.
Nei gruppi con operativita' transfrontaliera, la capogruppo assicura che le procedure presso le succursali e le societa' del gruppo con sede in paesi terzi siano allineate agli standard di gruppo e consentano la condivisione delle informazioni nel gruppo, inclusa la notizia dell'avvenuta segnalazione di operazioni sospette, salvo il rispetto dei limiti imposti o degli specifici adempimenti previsti dall'ordinamento del paese ospitante.
Se l'ordinamento del paese ospitante non consente alle succursali e alle societa' del gruppo ivi stabilite di adeguarsi agli standard generali o di condividere le informazioni rilevanti con le altre societa' del gruppo, la capogruppo ne da' comunicazione alla Banca d'Italia nei termini e con le modalita' previsti dal regolamento delegato della Commissione europea n. 2019/758, del 31 gennaio 2019, adottato ai sensi dell'articolo 45, paragrafo 7, della direttiva antiriciclaggio e adotta le ulteriori misure ivi indicate."
2. La Sezione II e' sostituita dalla seguente: "Sezione II. Il responsabile della funzione antiriciclaggio nei gruppi.
La capogruppo designa un responsabile della funzione antiriciclaggio di gruppo e, in coerenza con il principio di proporzionalita', istituisce una struttura organizzativa centrale con compiti operativi e di coordinamento a livello di gruppo in materia antiriciclaggio.
Il responsabile collabora con i responsabili delle funzioni antiriciclaggio delle singole componenti del gruppo, incluse quelle estere, e garantisce che questi svolgano i propri compiti in maniera coordinata e secondo politiche e procedure coerenti con quelle di gruppo. In particolare:
sovrintende all'esercizio di valutazione dei rischi di riciclaggio condotto dalle componenti del gruppo;
redige una valutazione dei rischi di riciclaggio di gruppo, tenendo conto dei rischi risultanti dagli esercizi individuali, delle interrelazioni tra le singole societa' del gruppo e del loro impatto sull'esposizione al rischio a livello di gruppo;
presenta agli organi aziendali della capogruppo una relazione annuale, sull'esposizione ai rischi di riciclaggio e sulle attivita' della funzione antiriciclaggio a livello di gruppo;
elabora e sottopone agli organi aziendali della capogruppo procedure, metodologie e standard di gruppo in materia antiriciclaggio e garantisce che le politiche e le procedure delle componenti del gruppo siano in linea con questi standard oltre che conformi alle disposizioni legislative e regolamentari in materia antiriciclaggio loro applicabili;
stabilisce flussi informativi periodici da parte di tutte le societa' del gruppo per la condivisione delle informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti."

Articolo 6 Modifiche alla Parte Settima - La valutazione dei rischi di
riciclaggio

1. Nella Sezione I (Principi generali) il terzo capoverso e' eliminato.

Articolo 7
Modifiche all'Allegato

1. L'Allegato e' sostituito dal seguente:
"Schema della relazione annuale prodotta dalla funzione antiriciclaggio
1. Descrizione e collocazione della funzione antiriciclaggio nell'organizzazione aziendale (o del gruppo), comprensiva delle modifiche intervenute nell'anno, delle risorse umane e tecniche assegnate e dei processi esternalizzati.
2. Attivita' della funzione antiriciclaggio nel periodo di riferimento, eventuali disfunzioni accertate e relative azioni correttive nei settori:
a. dell'adeguata verifica e della profilatura della clientela. In tale ambito, specifici ragguagli vanno forniti circa: eventuali ritardi nel completamento dell'attivita' di adeguata verifica, ivi compresa la mancata individuazione del titolare effettivo; la distribuzione della clientela (in termini assoluti e in percentuale su quella esistente) tra le diverse classi di rischio;
b. della conservazione dei dati;
c. del processo di individuazione e segnalazione delle operazioni sospette (indicando il numero di segnalazioni inviate alla UIF nell'anno e di quelle valutate e archiviate);
d. dell'identificazione e dell'applicazione delle sanzioni finanziarie internazionali antiterrorismo e contro la proliferazione delle armi di distruzione di massa.
3. Esercizio di autovalutazione dei rischi di riciclaggio.
4. Iniziative di adeguamento definite alla luce delle risultanze dell'esercizio di autovalutazione dei rischi di riciclaggio e relativo stato di avanzamento.
5. Attivita' formative realizzate nel periodo di riferimento e pianificate per l'anno successivo.
6. Eventuali problematiche specifiche dell'intermediario e altre notizie rilevanti.
7. Piano di attivita' della funzione antiriciclaggio per l'anno successivo.
8. Numero dei rapporti con clienti chiusi a causa di anomalie relative all'antiriciclaggio.
9. Eventuali disfunzioni accertate da altre funzioni di controllo interno e misure correttive attuate.
10. Comunicazioni intercorse con l'autorita' di vigilanza, comprese le sanzioni imposte e le azioni correttive da questa richieste.
11. Numero di richieste di informazioni pervenute dall'UIF, dall'autorita' giudiziaria e da organi investigativi e di polizia.
In caso di societa' fiduciarie iscritte nella sezione separata dell'albo dell'articolo 106 del TUB, la relazione della funzione antiriciclaggio, oltre alle informazioni di cui sopra, fornisce dettagliate indicazioni in merito a:
i. i canali di acquisizione della clientela, con particolare riguardo alla periodicita' e all'esito delle verifiche effettuate sull'eventuale rete distributiva nel periodo di riferimento e agli interventi adottati;
ii. la presenza di soggetti che abbiano ricevuto piu' di tre deleghe ad operare in relazione a differenti mandati fiduciari."

Articolo 8
Termini di applicazione

1. Il presente provvedimento entra in vigore decorsi 90 giorni dalla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana.
2. I destinatari nominano l'esponente responsabile per l'antiriciclaggio al primo rinnovo degli organi sociali successivo all'entrata in vigore del presente provvedimento e comunque non oltre il 30 giugno 2026.