Gazzetta n. 20 del 26 gennaio 2021 - COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

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COMMISSIONE DI VIGILANZA SUI FONDI PENSIONE

DELIBERA 13 gennaio 2021

Istruzioni di vigilanza per le societa' che gestiscono fondi pensione aperti, adottate ai sensi dell'art. 5-decies, comma 1, del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252.

LA COMMISSIONE DI VIGILANZA
SUI FONDI PENSIONE

Visto il decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante «Disciplina delle forme pensionistiche complementari» (di seguito: decreto n. 252/2005), come modificato dal decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147 (di seguito: decreto n. 147/2018), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del 17 gennaio 2019 ed entrato in vigore il 1° febbraio 2019;
Vista la direttiva (UE) 2016/2341 del Parlamento europeo e del Consiglio del 14 dicembre 2016, relativa alle attivita' e alla vigilanza degli enti pensionistici aziendali o professionali;
Visto l'art. 5-decies del decreto n. 252/2005, in base al quale le societa' e gli enti che gestiscono fondi pensione costituiti nella forma di patrimoni separati ai sensi dell'art. 3, comma 1, lettera h) del medesimo decreto, sono tenuti ad assicurare, in modo proporzionato alla dimensione, alla natura, alla portata e alla complessita' delle attivita' del fondo pensione, l'assolvimento degli obblighi previsti dagli articoli 4-bis, 5-bis, 5-ter, 5-quater, 5-sexies, 5-septies e 5-nonies del decreto legislativo n. 252/2005, in coerenza con gli assetti organizzativi del rispettivo settore di riferimento;
Visto lo stesso art. 5-decies del decreto n. 252/2005 nella parte in cui dispone altresi' che la COVIP, sentite la Banca d'Italia, la CONSOB e l'IVASS, adotta specifiche istruzioni di vigilanza al fine di garantire l'assolvimento dei citati obblighi da parte delle societa' che gestiscono fondi pensione aperti;
Vista la deliberazione del 29 luglio 2020, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 197 del 7 agosto 2020, con cui la COVIP ha emanato le «Direttive alle forme pensionistiche complementari in merito alle modifiche e integrazioni recate al decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, dal decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147, in attuazione della direttiva (UE) 2016/2341»;
Tenuto conto delle indicazioni scaturite ad esito della procedura di consultazione posta in essere dalla COVIP a partire dal 1° aprile 2020;
Sentito il parere di Banca d'Italia, CONSOB e IVASS, ai sensi dell'art. 5-decies del decreto n. 252/2005;

Adotta

le seguenti istruzioni:

Istruzioni di vigilanza per le societa' che gestiscono fondi pensione aperti, adottate ai sensi dell'art. 5-decies, comma 1 del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252.
Con il decreto legislativo 13 dicembre 2018, n. 147 (di seguito: decreto n. 147/2018), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del 17 gennaio 2019, e' stata data attuazione alla direttiva (UE) 2016/2341, del Parlamento europeo e del Consiglio del 14 dicembre 2016, relativa alle attivita' e alla vigilanza degli enti pensionistici aziendali o professionali.
Il recepimento della direttiva e' stato realizzato attraverso un'ampia e articolata revisione della disciplina delle forme pensionistiche complementari, contenuta nel decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252 (di seguito: decreto n. 252/2005). Le modifiche al decreto sono entrate in vigore il 1° febbraio 2019.
Nell'ambito delle novita' introdotte nel decreto n. 252/2005, il nuovo art. 5-decies dispone che le societa' che gestiscono fondi pensione costituiti nella forma di patrimoni separati ai sensi dell'art. 3, comma 1, lettera h) (fondi pensione aperti), assicurano, in modo proporzionato alla dimensione, alla natura, alla portata e alla complessita' delle attivita' del fondo pensione, l'assolvimento degli obblighi previsti dagli articoli 4-bis, 5-bis, 5-ter, 5-quater, 5-sexies, 5-septies, 5-octies e 5-nonies, in coerenza con gli assetti organizzativi del rispettivo settore di riferimento.
Sempre ai sensi dell'art. 5-decies sopra citato, la COVIP, sentite la Banca d'Italia, la CONSOB e l'IVASS, e' chiamata ad adottare specifiche istruzioni di vigilanza al fine di garantire l'assolvimento dei citati obblighi.
Le presenti istruzioni di vigilanza sono pertanto finalizzate a dare attuazione al predetto art. 5-decies del decreto n. 252/2005, cosi' da allineare i comportamenti delle societa' che gestiscono fondi pensione aperti alle previsioni ivi richiamate.
Ai fini delle presenti istruzioni, si intendono quali «societa' che gestiscono fondi pensione aperti» le societa' al cui interno sono costituiti i fondi pensione aperti e, cioe', le societa' istitutrici di detti fondi o quelle che sono successivamente subentrate nella titolarita' degli stessi. Inoltre, ogni riferimento alle «Istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari» e' da intendersi fatto alla deliberazione COVIP del 29 luglio 2020, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 197 del 7 agosto 2020.
Le istruzioni sono articolate in paragrafi, che seguono per lo piu' l'ordine degli articoli richiamati dall'art. 5-decies del decreto n. 252/2005, cosi' da facilitare l'individuazione delle novita' ed evidenziare gli interventi da realizzare e la relativa tempistica.
In particolare, le istruzioni definiscono le modalita' di coordinamento della normativa del decreto n. 252/2005, in tema di governance, con gli ordinamenti di settore delle societa' che gestiscono fondi pensione aperti, nell'ottica di salvaguardarne l'applicazione, in caso di eventuale sovrapposizione di discipline.
Salvo che non sia diversamente previsto dalle presenti istruzioni, restano valide tutte le disposizioni adottate dalla COVIP, nonche' gli orientamenti e circolari della stessa, riguardanti anche i fondi pensione aperti e le relative societa', che risultino in essere alla data di entrata in vigore del decreto n. 147/2018.
Tenuto conto della ratio delle norme e del principio di proporzionalita', sono escluse dall'ambito di applicazione delle presenti istruzioni le societa' interessate da processi di cessione di tutti i fondi pensione aperti da loro gestiti ad altra societa', deliberati entro il 30 aprile 2021.
1. Sistema di governo.
Nel nuovo art. 4-bis del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies del medesimo decreto, sono previsti i requisiti generali in materia di sistema di governo cui debbono uniformarsi anche le societa' che gestiscono fondi pensione aperti (di seguito: societa'), per quanto attiene alle attivita' rilevanti ai fini della gestione dei fondi stessi.
Il sistema di governo di ciascuna societa' - per i profili relativi alla gestione dei fondi pensione aperti - e' in particolare disegnato in modo tale da rispondere alla prioritaria esigenza, attuale e prospettica, di tutela degli aderenti e dei beneficiari dei fondi stessi e di salvaguardia della piena separazione patrimoniale tra il patrimonio di ciascun fondo pensione aperto e il patrimonio della societa' e degli altri clienti.
In tale ottica, occorre assicurare l'efficienza e l'efficacia dei processi interni e di quelli esternalizzati, l'idonea individuazione e gestione dei rischi, nonche' l'attendibilita' e l'integrita' dei dati e delle informazioni, anche contabili, inerenti ai profili gestionali dei fondi pensione aperti e lo svolgimento delle attivita' nel rispetto dei criteri di sana e prudente gestione.
Le societa' individuano e formalizzano, a tal fine, procedure operative che definiscano in modo chiaro il riparto delle funzioni e delle responsabilita' tra tutti i vari soggetti che sono coinvolti nella operativita' dei predetti fondi.
Il sistema assicura altresi' l'ordinata, completa e tempestiva circolazione delle informazioni rilevanti tra tutti i soggetti coinvolti in tale attivita', nonche' la tempestiva segnalazione delle eventuali disfunzioni e violazioni riscontrate - con riguardo ai fondi pensione aperti - al soggetto o organo competente ad attivare le misure correttive. Le procedure interne sono strutturate in modo da garantire che le segnalazioni vengano prontamente esaminate e valutate.
Un ruolo centrale riveste l'adozione da parte delle societa' di un sistema di controllo interno, quale efficace presidio per garantire il rispetto delle regole, la funzionalita' del sistema gestionale e la diffusione di valori di corretta amministrazione e legalita'.
Tale sistema, strutturato secondo la normativa di settore di ciascuna societa', in particolare prevede un insieme organizzato di procedure di verifica dell'operativita' dei fondi pensione aperti, che complessivamente assicuri la verifica di conformita' della gestione dei predetti fondi rispetto alla normativa nazionale e dell'Unione europea, sia essa primaria o secondaria, nonche' la rispondenza alle previsioni stabilite dai regolamenti e dalle procedure operative.
Ove non gia' previsto, le societa' provvedono pertanto, in conformita' alle regole di funzionamento dei rispettivi ordinamenti di settore, ad adottare un sistema di controlli interni relativamente ai fondi pensione aperti dalle stesse gestiti.
Il decreto n. 252/2005, non prevede l'obbligo di dotarsi di una apposita funzione di compliance. L'istituzione di una specifica funzione di compliance e' quindi rimessa alle singole societa', le quali terranno a tal fine conto di quanto previsto dalla rispettiva normativa di settore. Rimane comunque ferma l'esigenza che ciascuna societa' si strutturi in modo da assicurare che le procedure interne siano coerenti con l'obiettivo di prevenire la violazione di norme e di regole e procedure deliberate dall'organo di amministrazione, al fine di evitare il rischio di incorrere in sanzioni, perdite finanziarie o danni di reputazione in conseguenza di violazioni di norme legislative, regolamentari o di autoregolamentazione. Ove non diversamente previsto dalla normativa di settore, la compliance fa parte del sistema di controllo interno della societa'.
L'adeguatezza e l'efficienza del complessivo sistema di controllo interno forma inoltre oggetto di riesame - almeno per la parte di attivita' riferita alla gestione del fondo pensione aperto - da parte di una separata funzione (funzione di revisione interna), che potra' essere, a sua volta, interna alla societa' ovvero esterna alla stessa, compatibilmente con le disposizioni del proprio settore di appartenenza. In merito a tale funzione si fa rinvio a quanto precisato nell'apposito paragrafo.
E', poi, prevista l'adozione di misure idonee a garantire la continua e regolare operativita' del fondo pensione aperto anche in situazioni di emergenza. Le societa' sono tenute a dotarsi di un piano di emergenza (contingency plan), altrimenti detto anche di continuita' operativa, nel quale sono definiti, tra l'altro, i meccanismi e i processi interni per la gestione di eventuali criticita' dei fondi pensione aperti. Il piano di emergenza e' soggetto a periodica revisione ed e' reso noto al personale interessato dal piano stesso, cosi' da assicurare la piena consapevolezza delle attivita' da espletare al ricorrere di situazioni di emergenza.
Il piano di emergenza per i fondi pensione aperti di cui sopra potra' confluire nei piani di continuita' operativa o di emergenza di cui le societa' siano gia' dotate, nel rispetto delle regole del settore di appartenenza. La periodicita' di revisione del piano di emergenza e i criteri e le modalita' con le quali il piano deve essere reso noto al personale interessato sono definiti dalla societa', nel rispetto delle regole di funzionamento del rispettivo ordinamento di settore.
Il sistema di governo della societa', per la parte relativa alla gestione dei fondi pensione aperti e salvo quanto piu' avanti precisato, e' descritto in un apposito documento, da redigersi, con cadenza annuale, e da pubblicarsi sul sito web della forma pensionistica/societa' unitamente al rendiconto dei fondi stessi, in cui ne viene fornita una rappresentazione strettamente limitata ai profili gestionali che assumono rilievo con riferimento a tali fondi.
Il «Documento sul sistema di governo societario afferente alla gestione dei fondi pensione aperti» ha per oggetto:
a) l'organizzazione della societa' rilevante per i profili gestionali inerenti ai fondi pensione aperti, ivi incluse le funzioni e/o attivita' che risultano esternalizzate;
b) una descrizione sintetica di come sono organizzati i controlli interni rilevanti per i fondi pensione aperti;
c) una descrizione sintetica di come e' organizzato il sistema di gestione dei rischi rilevante per i fondi pensione aperti;
d) una descrizione sintetica di come sono organizzati i flussi informativi tra le strutture aziendali e il responsabile del fondo pensione aperto e viceversa;
e) le informazioni essenziali relative alla politica di remunerazione del responsabile del fondo pensione aperto e dei titolari delle funzioni fondamentali di gestione dei rischi e di revisione interna (qualora tali ultime figure siano previste dall'ordinamento di settore della societa' e' possibile far rinvio ad altri documenti, disponibili al pubblico, previsti dalla normativa di settore).
Nell'ambito della descrizione dell'organizzazione della societa', rilevante per il fondo pensione aperto, sono riportati anche i compiti e le responsabilita' dei soggetti, organi e strutture della societa' coinvolti nel processo di investimento del patrimonio separato del fondo pensione aperto. Dalla data di redazione del predetto «Documento sul sistema di governo» tali informazioni non dovranno, pertanto, piu' essere riportate nel documento sulla politica di investimento, di cui all'art. 6, comma 5-quater del decreto n. 252/2005.
La prima pubblicazione del «Documento sul sistema di governo societario afferente alla gestione dei fondi pensione aperti» andra' effettuata nel 2021, unitamente al rendiconto per il 2020, cosi' da poter fornire, a seguito dell'avvenuta realizzazione degli adeguamenti prescritti, un quadro esauriente e aggiornato dell'assetto organizzativo societario dedicato alla gestione dei fondi pensione aperti.
Laddove le tematiche sopra elencate siano gia' descritte in un documento, redatto dalla societa' in conformita' alla normativa del proprio ordinamento di settore, e questo sia pubblicato sul sito web della societa' medesima, e' possibile non procedere alla predisposizione del «Documento sul sistema di governo societario afferente alla gestione dei fondi pensione aperti», a condizione che il documento sia integrato con un'apposita sezione recante evidenza delle specificita' relative alla gestione dei fondi pensione aperti.
2. Funzioni fondamentali.
In merito alle funzioni fondamentali, l'art. 5-decies del decreto n. 252/2005 richiama, con riferimento alle societa' che gestiscono fondi pensione aperti, l'art. 5-ter (sulla gestione dei rischi) e l'art. 5-quater (sulla funzione di revisione interna) del medesimo decreto.
L'attribuzione dei relativi compiti e l'articolazione delle funzioni nell'ambito dell'assetto organizzativo delle societa' avvengono secondo le regole dei rispettivi ordinamenti, ben potendo essere svolte da soggetti, anche esterni, che tali funzioni gia' svolgono nell'ambito del complessivo disegno organizzativo delle societa'.
Pur in presenza di un'analoga funzione fondamentale nell'ambito societario, le societa' possono, ove ritenuto opportuno e ove cio' non contrasti con la disciplina di settore, istituire una distinta funzione di gestione dei rischi e/o di revisione interna dedicata al fondo pensione aperto.
Laddove una o piu' di tali funzioni non fossero, invece, gia' istituite, le societa' provvederanno alla relativa attivazione.
Nella declaratoria dei compiti assegnati ai titolari delle funzioni fondamentali, redatta in conformita' alla normativa di settore, e' fatto esplicito riferimento alla circostanza che tali compiti sono svolti anche con riguardo ai fondi pensione aperti gestiti dalle societa'.
I compiti specifici di ciascuna delle suddette funzioni sono individuati negli articoli da 5-ter a 5-quater del decreto n. 252/2005; al riguardo si vedano i successivi paragrafi delle presenti istruzioni.
I titolari delle funzioni fondamentali comunicano le risultanze e le raccomandazioni rilevanti nel proprio ambito di responsabilita', per quanto riguarda il fondo pensione aperto, ai soggetti e organi individuati dall'ordinamento interno societario. Sono altresi' tenuti, in conformita' a quanto previsto dall'art. 5-bis, comma 5 del sopra citato decreto, a comunicare alla COVIP le situazioni problematiche riscontrate nello svolgimento della propria attivita', per quanto attiene ai fondi pensione aperti, qualora le stesse non abbiano trovato, come dovrebbero, soluzione all'interno della societa'.
Le societa' assicurano ai titolari delle predette funzioni fondamentali la sussistenza delle condizioni necessarie per un efficace svolgimento delle proprie competenze, che sia obiettivo, equo e indipendente.
Infine, va da se' che figura distinta rispetto ai titolari delle funzioni fondamentali e' quella del responsabile di cui all'art. 5, commi 2 e 3 del decreto n. 252/2005, a cui la normativa attribuisce il compito di verificare, in modo autonomo e indipendente, che la gestione della forma pensionistica sia svolta, a tutela degli aderenti e nel rispetto della normativa vigente e delle previsioni stabilite nei regolamenti e nei contratti.
Per l'esercizio della vigilanza, la COVIP puo' richiedere, ai sensi dell'art. 19, comma 3 del decreto n. 252/2005, in qualsiasi momento, tra gli altri, ai titolari delle funzioni fondamentali di fornire, per quanto di rispettiva competenza, informazioni e valutazioni su qualsiasi questione relativa al fondo pensione aperto, nonche' la trasmissione di dati e documenti riguardanti lo stesso fondo. La COVIP puo' altresi', in base al successivo comma 4, lettera a) del medesimo art. 19, convocare presso di se' i titolari delle funzioni fondamentali.
Con riguardo alle attivita' attinenti ai fondi pensione aperti, in caso di violazione trovano poi applicazione i poteri sanzionatori della COVIP, di cui all'art. 19-quater del decreto n. 252/2005.
L'art. 4-bis, comma 3 del decreto n. 252/2005, prevede inoltre l'adozione di politiche scritte in relazione a ciascuna delle sopra indicate funzioni fondamentali. Tali politiche possono essere riportate nei documenti societari la cui redazione sia gia' prevista dalle disposizioni di settore, eventualmente integrandoli per gli aspetti di piu' specifica pertinenza dei fondi pensione aperti. Le politiche in parola sono soggette a revisione periodica, in conformita' alle previsioni del settore di appartenenza; in difetto la revisione e' effettuata almeno ogni tre anni e comunque in caso di variazioni significative del settore interessato.
Con riferimento all'attivita' connessa alla gestione dei fondi pensione aperti, le societa' sono tenute a uniformarsi a quanto indicato nel presente paragrafo entro e non oltre il 30 aprile 2021.
L'art. 5-decies del decreto n. 252/2005 non richiama, invece, l'art. 5-quinquies del medesimo decreto, che non trova dunque applicazione.
3. Sistema di gestione dei rischi e funzione di gestione dei rischi.
L'art. 5-ter del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies del medesimo decreto, prevede per i fondi pensione l'obbligo di dotarsi di un sistema organico di gestione dei rischi - specificandone gli elementi essenziali e i rischi da considerare - nonche' l'obbligo di attivare una funzione di gestione dei rischi.
In particolare, sotto il profilo dei rischi, le societa' sono in primo luogo tenute a individuare, in ragione della propria organizzazione e della dimensione, natura, portata e complessita' dell'attivita' connessa alla gestione del fondo pensione aperto, i rischi cui e' esposto il fondo pensione aperto e quelli che gravano sugli aderenti e beneficiari, valutando quali rischi dell'elenco di cui al comma 4, dell'art. 5-ter, sono pertinenti e gli ulteriori rischi rilevanti, tenendo altresi' conto di quanto previsto dal comma 5 del medesimo articolo. Il sistema di gestione dei rischi tiene in debita considerazione i rischi come sopra individuati.
Quanto, poi, alla integrazione del suddetto sistema nella struttura organizzativa e nei processi decisionali della societa', fermo restando quanto sopra previsto, trovano applicazione le disposizioni del settore di appartenenza.
Laddove l'ordinamento di settore non preveda un sistema di gestione dei rischi e una specifica funzione di gestione dei rischi, le societa' si uniformano alle previsioni di cui all'art. 5-ter del decreto n. 252/2005 per cio' che riguarda la gestione dei fondi pensione aperti, secondo le modalita' di cui alle istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, con riferimento al succitato articolo.
4. Funzione di revisione interna (internal audit).
L'art. 5-quater del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies del medesimo decreto, descrive i compiti della funzione di revisione interna.
Le societa' che gia' risultano dotate di una funzione di revisione interna sono chiamate, pertanto, ad integrarne le funzioni in linea con l'art. 5-quater, comma 2 del decreto n. 252/2005.
Quanto, poi, alle modalita' organizzative di detta funzione, fermo restando quanto sopra previsto, trovano applicazione le disposizioni del settore di appartenenza. La funzione di revisione interna riferisce, inoltre, le risultanze delle analisi compiute e le eventuali disfunzioni e criticita' rilevate secondo le modalita' e la periodicita' definite dalla societa' nel rispetto della normativa di settore.
Laddove, invece, l'ordinamento di settore non preveda una funzione di revisione interna, le societa' si uniformano alle previsioni di cui all'art. 5-quater del decreto n. 252/2005, per cio' che riguarda la gestione dei fondi pensione aperti. Trovano in tal caso applicazione alle societa', anche per quanto riguarda le modalita' e la periodicita', le istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, con riferimento al succitato articolo. In questo caso, le societa' assicurano la separatezza della funzione di revisione interna dalle altre funzioni.
In ogni caso, la relazione della funzione di revisione interna, per la parte relativa alla gestione del fondo pensione aperto, e' trasmessa anche al responsabile del fondo stesso.
5. Requisiti di professionalita' e onorabilita', cause di
ineleggibilita' e di incompatibilita' e situazioni impeditive.
L'art. 5-sexies del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies del medesimo decreto, prevede che con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali siano definiti i requisiti di professionalita' e onorabilita', le cause di ineleggibilita' e di incompatibilita' e le situazioni impeditive e detta disposizioni in merito ai controlli che gli organi dei fondi pensione/societa' devono effettuare circa la verifica della sussistenza di queste situazioni. A tale previsione normativa e' stata data attuazione con decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 11 giugno 2020, n. 108, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 220 del 4 settembre 2020.
Per quanto riguarda nello specifico i requisiti del responsabile del fondo pensione aperto e dei componenti dell'organismo di rappresentanza trovano applicazione l'art. 5-sexies del decreto n. 252/2005 e la sopra indicata normativa di attuazione.
Con riferimento alle funzioni fondamentali di gestione dei rischi e di revisione interna, si applicano, ove esistenti, le norme dell'ordinamento di settore delle societa'. Laddove, invece, l'ordinamento di settore non prescriva l'istituzione delle predette funzioni, le societa' si uniformano alle previsioni di cui all'art. 5-sexies del decreto n. 252/2005, e alla succitata normativa di attuazione, per cio' che riguarda la gestione dei fondi pensione aperti.
6. Esternalizzazione (outsourcing) e scelta del fornitore.
L'art. 5-septies del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies del medesimo decreto, detta disposizioni per le esternalizzazioni delle attivita' e delle funzioni, tra cui anche quelle fondamentali. Inoltre, l'art. 4-bis, comma 3 del sopra citato decreto, richiamato sempre dall'art. 5-decies, prescrive l'adozione di una politica di esternalizzazione.
Salvo quanto di seguito meglio precisato, le previsioni contenute nelle norme di cui sopra sono tenute presenti dalle societa', avuto anche riguardo alle istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, e sono applicate compatibilmente con le disposizioni in materia di esternalizzazioni del proprio settore di appartenenza.
L'esternalizzazione non esonera gli organi della societa' dalle rispettive responsabilita'.
In ogni caso, alle societa' e' richiesto di garantire, in caso di esternalizzazione, che non si producano effetti negativi sull'attivita' di vigilanza della COVIP e sulla qualita' dei servizi resi agli aderenti e beneficiari dei fondi pensione aperti.
Le societa' possono, relativamente ai fondi pensione aperti, anche esternalizzare le funzioni fondamentali, se cio' non sia in contrasto con la normativa del proprio settore di appartenenza. Anche in tal caso, ove la normativa di settore non prescriva l'istituzione della funzione fondamentale, trovano applicazione i requisiti di cui al decreto del Ministro del lavoro e delle politiche sociali 11 giugno 2020, n. 108, e l'organo di amministrazione della societa' e' tenuto a effettuare le verifiche di cui all'art. 7 del medesimo decreto.
Per l'esternalizzazione relativa alla gestione amministrativa (e cioe' al service amministrativo concernente i fondi pensione aperti), nonche' per l'eventuale esternalizzazione, in tutto o in parte, della gestione finanziaria del fondo pensione aperto, l'informativa alla COVIP e' data dopo la stipula del contratto, ma prima della decorrenza dell'esternalizzazione. Ancorche' il conferimento di tali incarichi non sia oggetto di approvazione preventiva della COVIP, le societa' inviano detta informativa alla COVIP entro trenta giorni dalla sottoscrizione del contratto e comunque prima che il contratto diventi operativo. All'informativa andra' allegata anche copia della convenzione di esternalizzazione che e' stata stipulata. Tale informativa non determina l'apertura, da parte della COVIP di un procedimento amministrativo di autorizzazione, ne' comporta l'espressione di un assenso preventivo.
Quanto sopra trova applicazione anche alle esternalizzazioni di funzioni fondamentali che siano state istituite in attuazione delle presenti istruzioni. Quanto, poi, alle esternalizzazioni aventi per oggetto una funzione fondamentale istituita in conformita' alla normativa del rispettivo settore, l'informativa alla COVIP e' trasmessa contestualmente alla comunicazione data alla rispettiva autorita' di vigilanza, a condizione che sia effettuata prima che l'esternalizzazione diventi operativa; altrimenti la comunicazione e' effettuata nei termini sopra indicati.
Le ulteriori esternalizzazioni effettuate dalle societa' con specifico riferimento ai fondi pensione aperti sono comunicate alla COVIP; la comunicazione segue la stipula del contratto e va effettuata entro trenta giorni dalla sottoscrizione, a prescindere dalla decorrenza del contratto stesso. In questo caso il contratto andra' inviato alla COVIP solo su eventuale richiesta della stessa.
Le informative alla COVIP di cui sopra comprendono l'indicazione sintetica del nominativo del fornitore, il luogo di ubicazione dello stesso, l'attivita' esternalizzata, la data di inizio della fornitura e la durata del contratto. Le societa' comunicano, inoltre, tempestivamente alla COVIP se in corso di contratto sono intervenute modifiche rilevanti degli elementi sopra indicati e relazionano in ordine alla successiva cessazione del contratto di esternalizzazione e delle modalita' di eventuale re-internalizzazione dell'attivita'.
Essendo l'esternalizzazione una modalita' alternativa allo svolgimento delle medesime attivita' tramite soggetti interni alla societa', non si ha «esternalizzazione» per l'incarico di depositario.
Gli adempimenti informativi di cui sopra sono posti in essere con riferimento alle esternalizzazioni successive alla entrata in vigore delle presenti istruzioni.
L'art. 19, comma 2, lettera i) del decreto n. 252/2005 attribuisce, inoltre, esplicitamente alla COVIP il potere di controllare le attivita' esternalizzate e ri-esternalizzate. Con le nuove disposizioni e' stato, in particolare, attribuito alla COVIP il potere di richiedere informazioni sulle esternalizzazioni sia alle societa' sia ai fornitori di servizi, nonche' quello di effettuare ispezioni presso i fornitori delle attivita' esternalizzate, accedendo ai relativi locali, se non sono gia' sottoposti a vigilanza prudenziale di altra autorita'.
Le societa' che esternalizzano una loro attivita' o una funzione fondamentale rilevante per i fondi pensione aperti a soggetti che non sono sottoposti a vigilanza prudenziale di altra autorita' adottano le misure necessarie ad assicurare che siano soddisfatte le seguenti condizioni: il fornitore del servizio sia tenuto a cooperare con la COVIP in relazione alla funzione o all'attivita' esternalizzata; la societa' e la COVIP abbiano accesso effettivo ai dati relativi alle funzioni o attivita' esternalizzate; la COVIP abbia un accesso effettivo ai locali commerciali del fornitore del servizio e sia in grado di esercitare tali diritti di accesso. In particolare, gli accordi di esternalizzazione futuri dovranno necessariamente contemplare tali situazioni. Per quelli gia' in essere le societa' dovranno tempestivamente procedere al loro aggiornamento e adeguamento alle previsioni normative vigenti.
E', inoltre, necessario specificare negli accordi di esternalizzazione che anche il titolare della funzione di revisione interna della societa' puo' svolgere controlli (audit) sull'attivita' del fornitore di servizi ed e' legittimato ad accedere ai suoi locali.
Le presenti istruzioni sostituiscono, per quanto concerne gli adempimenti informativi nei riguardi della COVIP relativi alle esternalizzazioni, le indicazioni contenute nella circolare COVIP dell'11 agosto 1999, protocollo n. 3702.
7. Politica di remunerazione.
L'art. 5-octies del decreto n. 252/2005, richiamato dall'art. 5-decies del medesimo decreto, detta l'obbligo di dotarsi di una politica di remunerazione e individua, in modo dettagliato, i principi cui la politica di remunerazione deve uniformarsi.
Le societa' sono chiamate ad adeguarsi a tali prescrizioni, con riferimento al responsabile dei fondi pensione aperti. Tale adempimento e' da realizzare, altresi', con riferimento ai titolari delle funzioni fondamentali, qualora tali figure non siano previste dall'ordinamento di settore della societa' e siano state pertanto attivate, con riferimento ai fondi pensione aperti, in attuazione delle presenti istruzioni. Nella politica di remunerazione e' precisato se tali costi sono a carico del fondo pensione aperto o della societa', ed eventualmente in che misura sono tra gli stessi ripartiti.
In particolare, relativamente ai soggetti di cui sopra, le societa' adottano, entro e non oltre il 30 aprile 2021, politiche di remunerazione in forma scritta che siano coerenti con la sana, prudente ed efficace gestione dei fondi pensione aperti e in linea, da un lato, con gli obiettivi strategici, la redditivita' e l'equilibrio dei fondi stessi nel lungo termine e, dall'altro, con gli interessi sempre a lungo termine degli aderenti e beneficiari. Resta fermo il rispetto delle normative di settore eventualmente applicabili alle societa'.
Tali politiche possono essere inserite all'interno della piu' ampia politica di remunerazione societaria adottata in conformita' con la normativa del settore di appartenenza. In questo caso sono riesaminate periodicamente secondo la tempistica prevista dalla normativa di settore. Ove, invece, dovessero formare oggetto di un documento distinto, saranno soggette ad una revisione almeno triennale.
Si intende quale remunerazione ogni pagamento o beneficio determinato in misura fissa o variabile, incluse eventuali componenti accessorie, corrisposto direttamente o indirettamente, in qualsiasi forma (ad esempio in contanti, ovvero come servizi o beni in natura) in cambio delle prestazioni di lavoro o dei servizi resi alla societa'.
La politica di remunerazione e' definita prendendo a riferimento quantomeno i seguenti aspetti:
a) la struttura del sistema di remunerazione (es. componente fissa, parte variabile, criteri di attribuzione);
b) il ruolo dei soggetti ai quali si applica la politica di remunerazione;
c) i presidi adottati dalla societa' al fine di evitare che la remunerazione corrisposta possa compromettere in qualunque modo il rispetto del principio di sana e prudente gestione delle risorse del fondo pensione aperto, nonche' l'obiettivita', l'autonomia e l'indipendenza dei soggetti sopra indicati.
La politica di remunerazione e' resa pubblica solo nei suoi elementi essenziali; non rientrano in tale ambito le informazioni di dettaglio circa la remunerazione effettivamente corrisposta ai singoli soggetti. Tale pubblicita' si realizza, come precisato nel paragrafo 1, attraverso l'inserimento nel «Documento sul sistema di governo» delle informazioni essenziali e pertinenti relative alla policy adottata con riferimento alla politica di remunerazione.
8. Valutazione interna del rischio.
Infine, l'art. 5-decies del decreto n. 252/2005 richiama l'art. 5-nonies del medesimo decreto, il quale introduce l'obbligo di effettuare periodicamente una «valutazione interna del rischio» con riferimento a tutti i rischi rilevanti per il fondo pensione, dando evidenza di cio' che deve formare oggetto di valutazione.
Le previsioni di cui sopra sono tenute presenti dalle societa', avuto anche riguardo alle istruzioni di vigilanza dettate dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari, e sono comunque applicate compatibilmente con le disposizioni del proprio settore di appartenenza in materia di valutazione interna del rischio.
La descrizione dei metodi di cui la societa' si e' dotata per effettuare la valutazione interna del rischio con riferimento al fondo pensione aperto puo' essere contenuta all'interno della piu' generale politica di gestione dei rischi della societa'.
Laddove, invece, l'ordinamento di settore non preveda una attivita' di valutazione interna del rischio, le societa' sono tenute a uniformarsi alle previsioni di cui all'art. 5-nonies del decreto n. 252/2005, per cio' che riguarda la gestione dei fondi pensione aperti. Trovano in tal caso applicazione alle societa' anche le istruzioni di vigilanza dettate al riguardo dalla COVIP nelle proprie direttive alle forme pensionistiche complementari. La prima valutazione interna del rischio del fondo pensione aperto e' da effettuarsi entro e non oltre il 30 giugno 2021.

Roma, 13 gennaio 2021

Il Presidente: Padula Il segretario: Tais