Gazzetta n. 186 del 9 agosto 2019 (vai al sommario) SENATO DELLA REPUBBLICA DELIBERAZIONE 6 giugno 2019 Approvazione del Regolamento per l'accesso ai documenti amministrativi del Senato della Repubblica. (Deliberazione n. 14/2019). IL CONSIGLIO DI PRESIDENZA Visto l'art. 12, comma 1, Regolamento del Senato; Considerata la necessita' di introdurre nell'ordinamento del Senato specifica normativa volta a precisare, in armonia con i principi posti dalla normativa comunitaria e nazionale, le modalita' di accesso ai documenti amministrativi del Senato; Su proposta del Collegio dei senatori Questori; Delibera: E' approvato il testo, allegato alla presente deliberazione, del «Regolamento per l'accesso ai documenti amministrativi del Senato della Repubblica».   Allegato REGOLAMENTO PER L'ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI DEL SENATO DELLA REPUBBLICA Art. 1. Ambito dell'accesso 1. Il diritto di accesso ai documenti amministrativi e' riconosciuto a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale e' chiesto l'accesso. Le modalita' dell'accesso sono stabilite dal presente regolamento, ad eccezione di quelle attinenti ad ambiti disciplinati da appositi regolamenti interni che gia' contemplano l'accesso. Per quanto riguarda i contratti stipulati dall'Amministrazione del Senato della Repubblica e le relative procedure di affidamento ed esecuzione si applicano le disposizioni in materia di accesso recate dalla normativa europea e da quella nazionale di attuazione. 2. E' considerato documento amministrativo ogni rappresentazione, di qualunque specie, del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, formati dall'Amministrazione del Senato della Repubblica, di seguito denominata «Amministrazione», o da questa utilizzati quando cio' sia necessario all'espletamento della propria attivita' amministrativa. 3. Le disposizioni di cui al presente regolamento si applicano altresi', in quanto compatibili, alle istanze di amministrazioni pubbliche, associazioni, comitati e soggetti portatori di interessi pubblici, diffusi o collettivi.   Art. 2. Esclusione dall'accesso 1. Il diritto di accesso e' escluso: a. per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi dell'art. 39 della legge 3 agosto 2007, n. 124, nonche' nei casi di segreto o di divieto di divulgazione altrimenti previsti dall'ordinamento; b. nei confronti dell'attivita' diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione; c. nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi; d. nei confronti dei pareri legali acquisiti nel corso dell'attivita' amministrativa con riferimento a situazioni di contenzioso potenziale o in atto; e. nei confronti degli atti per i quali sia gia' stata effettuata la pubblicazione sulla base della normativa interna. 2. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell'operato dell'Amministrazione. 3. L'accesso ai documenti amministrativi non puo' essere negato ove sia sufficiente far ricorso al potere di differimento di cui all'art. 7. 4. Il diritto di accesso e' altresi' escluso in relazione all'esigenza di salvaguardare: a. la sicurezza delle persone, delle sedi e degli impianti, che abbiano riferimento, diretto o indiretto, all'esercizio delle funzioni parlamentari; b. la vita privata e la riservatezza di terzi, persone fisiche o giuridiche, gruppi, imprese, associazioni e comitati, con particolare riferimento agli interessi afferenti alle sfere della comunicazione, sanitaria, professionale, finanziaria, industriale e commerciale, di cui siano concretamente titolari, ancorche' i relativi dati siano forniti all'Amministrazione dai medesimi soggetti cui si riferiscono. Ai titolari delle situazioni soggettive di cui all'art. 1, comma 1, e' comunque consentito l'accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere tali situazioni. Nel caso di documenti contenenti dati di cui agli articoli 9 e 10 del regolamento CE 27 aprile 2016, n. 2016/679/UE, l'accesso e' consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, nei termini previsti dall'art. 60 del codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. 5. Con decreto del Presidente del Senato della Repubblica, previa deliberazione del Consiglio di Presidenza, possono essere individuate categorie di documenti, formati dall'Amministrazione o comunque rientranti nella sua disponibilita', sottratti all'accesso ai sensi dei commi 1 e 4.   Art. 3. Modalita' di esercizio del diritto di accesso 1. Il diritto di accesso si esercita su richiesta scritta e motivata, mediante visione ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dal presente regolamento. 2. La richiesta e' rivolta al responsabile del procedimento di accesso, di cui all'art. 4. Il richiedente deve: indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione certa; dichiarare la situazione soggettiva che ritenga rilevante ai fini dell'accesso richiesto; far constare della propria identita', ovvero dei propri poteri rappresentativi. 3. Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni dalla data di ricevimento della richiesta, trascorsi i quali essa si intende respinta. 4. Qualora la richiesta sia irregolare o incompleta, l'Amministrazione, entro dieci giorni dalla data di ricevimento, deve dare comunicazione al richiedente dell'irregolarita' o dell'incompletezza con mezzi idonei a comprovarne la ricezione. In tal caso il termine del procedimento comincia nuovamente a decorrere dalla data di ricevimento della richiesta regolarizzata o completata. 5. Il diritto di accesso si esercita: a. con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti dall'Amministrazione; b. fino a quando l'Amministrazione ha l'obbligo di detenere, in base alla normativa interna, i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere. 6. Non sono accolte le richieste di accesso per soddisfare le quali l'Amministrazione debba elaborare dati in suo possesso.   Art. 4. Responsabile del procedimento di accesso 1. Responsabile del procedimento di accesso e' il Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio alle dirette dipendenze del Segretario generale o, su designazione di questo, altro dipendente addetto al servizio o ufficio competente a formare l'atto o a detenerlo stabilmente. Nel caso di atti infraprocedimentali, responsabile del procedimento e', parimenti, il Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio alle dirette dipendenze del Segretario generale o il dipendente da questo delegato, competente all'adozione dell'atto conclusivo, ovvero a detenerlo stabilmente. 2. Nei casi in cui all'adozione dell'atto sia competente un organo politico, il responsabile del procedimento di accesso e' il Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio alle dirette dipendenze del Segretario generale competente a detenere stabilmente l'atto dopo la sua adozione. In questi casi il responsabile provvede tempestivamente ad informare l'organo politico competente per le conseguenti determinazioni.   Art. 5. Procedimento per l'accesso 1. L'atto di accoglimento della richiesta di accesso deve contenere l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonche' di un periodo di tempo non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia. 2. L'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facolta' di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni previste dal presente regolamento. 3. L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato nell'atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di ufficio, alla presenza di personale addetto. Se il richiedente ha specificamente indicato i documenti cui intende accedere, il responsabile del procedimento di accesso, di cui all'art. 4, puo' trasmettere tali documenti, unitamente alla comunicazione di accoglimento, con mezzi idonei a comprovarne la ricezione. 4. Fatta comunque salva l'applicazione delle norme penali, e' vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. 5. L'esame dei documenti e' effettuato dal richiedente o da persona da questo incaricata, sulla base di apposite e valide deleghe, in cui sono specificate le generalita', che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L'interessato puo' prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. 6. La visione dei documenti e' gratuita. La loro riproduzione e' gratuita solo se se ne richieda una copia e questa sia composta da un numero di pagine inferiore a cento. Diversamente, e' dovuto dal richiedente l'intero importo corrispondente al mero costo di riproduzione. Su richiesta, le copie possono essere autenticate senza ulteriori oneri per il richiedente.   Art. 6. Diritti dei contro-interessati 1. Della richiesta di accesso devono essere tempestivamente informati gli eventuali contro-interessati, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza. L'Amministrazione effettua tale comunicazione con mezzi idonei a comprovarne la ricezione. 2. I soggetti contro-interessati sono individuati in base alla natura del documento richiesto, tenuto conto anche del contenuto degli atti connessi, di cui all'art. 5, comma 2. 3. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione di cui al comma 1, i contro-interessati possono presentare una motivata opposizione alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, l'Amministrazione provvede sulla richiesta.   Art. 7. Rifiuto, limitazione e differimento dell'accesso 1. Il rifiuto e la limitazione dell'accesso sono motivati, a cura del responsabile del procedimento di accesso, di cui all'art. 4, previo assenso del Segretario generale, con riferimento specifico a quanto disposto dal presente regolamento. 2. Il differimento dell'accesso e' disposto dal competente Consigliere parlamentare direttore di Servizio o capo dell'Ufficio alle dirette dipendenze del Segretario generale, anche su proposta del responsabile del procedimento di accesso, ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all'art. 2 del presente regolamento, o per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'Amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'attivita' amministrativa. Del differimento e' data tempestiva comunicazione al Segretario generale. 3. L'atto che dispone il rifiuto, la limitazione o il differimento dell'accesso deve rivestire forma scritta ed essere motivato. In caso di differimento, l'atto deve recarne la durata.   Art. 8. Ricorso avverso il provvedimento di rifiuto, limitazione o differimento dell'accesso 1. Avverso il provvedimento di rifiuto, limitazione o differimento dell'accesso, il richiedente puo' ricorrere agli organi di tutela giurisdizionale previsti dall'ordinamento interno del Senato della Repubblica.   Art. 9. Sospensione dei termini del procedimento 1. I termini relativi agli obblighi dell'Amministrazione, recati dal presente regolamento, sono sospesi di diritto dal 1° agosto al 15 settembre e dal 20 dicembre al 10 gennaio di ciascun anno.   Art. 10. Relazione al Collegio dei senatori Questori 1. Il Segretario generale riferisce semestralmente al Collegio dei senatori Questori delle richieste e dell'esito dei procedimenti di accesso.   Art. 11. Pubblicazione ed entrata in vigore 1. Il presente regolamento e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e nel sito internet del Senato della Repubblica. 2. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.