Gazzetta n. 139 del 15 giugno 2019 (vai al sommario) BANCA D'ITALIA PROVVEDIMENTO 5 giugno 2019 Disposizioni per l'attivita' di gestione del contante. LA BANCA D'ITALIA Vista la decisione n. 2010/14 della Banca centrale europea del 16 settembre 2010, relativa ai controlli di autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo, come modificata dalla decisione n. 2012/19 della Banca centrale europea del 7 settembre 2012; Visto l'art. 97 del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1, «Disposizioni urgenti per la concorrenza, lo sviluppo delle infrastrutture e la competitivita'» convertito nella legge 24 marzo 2012, n. 27, che reca norme per la protezione dell'euro contro la falsificazione (Modifiche al decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, nonche' al decreto-legge 3 ottobre 2006, n. 262, convertito dalla legge 24 novembre 2006, n. 286); Visto in particolare il comma 1 di detto articolo che sostituisce l'art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, disciplinando gli obblighi dei gestori del contante a salvaguardia dell'autenticita' e idoneita' alla circolazione delle banconote in euro, e in particolare il comma 9 dello stesso, che attribuisce alla Banca d'Italia il potere di emanare disposizioni di attuazione anche con riguardo a procedure e organizzazione occorrenti per il trattamento del contante nonche' in materia di dati e informazioni che i gestori del contante sono tenuti a trasmettere; Viste le modifiche apportate al decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, e in particolare: l'art. 8, comma 2-bis, che prevede che gli operatori non finanziari di cui al comma 2, lettera b) del medesimo decreto-legge, che svolgono professionalmente attivita' di trattamento delle banconote in euro sono tenuti a iscriversi in un apposito elenco tenuto dalla Banca d'Italia; l'art. 8, comma 2-ter, che prevede che la Banca d'Italia disciplina con proprio regolamento i requisiti di iscrizione all'elenco di cui al comma 2-bis e i casi di cancellazione e di decadenza; Visto il comma 7 del citato art. 8, che attribuisce alla Banca d'Italia poteri ispettivi nei confronti dei gestori del contante; Viste le modifiche apportate all'art. 145 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, dal decreto legislativo 12 maggio 2015, n. 72; Visto l'art. 146 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385; Vista la decisione n. 2013/10 della Banca Centrale Europea del 19 aprile 2013, relativa a tagli, specifiche, riproduzioni, sostituzione e ritiro delle banconote in euro; Considerato che la protezione dell'integrita' e dello stato di conservazione delle banconote e' condizione essenziale per preservare la fiducia del pubblico nelle banconote quali mezzi di pagamento e che cio' richiede la loro sottoposizione a controlli di autenticita' per riconoscere prontamente i falsi e a controlli di idoneita' per accertare che lo stato di conservazione dei biglietti circolanti sia di buon livello qualitativo; Considerato che le banconote in euro che si sospettano contraffatte devono essere individuate in modo rapido e consegnate alle autorita' nazionali competenti; Considerato che la citata decisione n. 2010/14 della BCE ha dettato regole e procedure comuni relative al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo; Considerati i commenti ricevuti durante la fase di consultazione pubblica Adotta il seguente provvedimento: Art. 1 Ai gestori del contante si applicano le disposizioni contenute nell'allegato 1, che fa parte integrante del presente provvedimento.   Allegato 1 BANCA D'ITALIA DISPOSIZIONI PER L'ATTIVITA' DI GESTIONE DEL CONTANTE Fonti normative. Regolamento (CE) n. 1338/2001 del Consiglio del 28 giugno 2001 che definisce talune misure necessarie alla protezione dell'euro contro la falsificazione. Regolamento (CE) n. 44/2009 del Consiglio del 18 dicembre 2008 recante modifiche del regolamento (CE) n. 1338/2001 che definisce talune misure necessarie alla protezione dell'euro contro la falsificazione. Decisione della Banca Centrale Europea del 16 settembre 2010 relativa al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo (BCE/2010/14). Decisione della Banca Centrale Europea del 7 settembre 2012 recante modifiche alla decisione della Banca Centrale Europea del 16 settembre 2010 relativa al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo (BCE/2012/19). Decisione della Banca Centrale Europea del 19 aprile 2013 relativa a tagli, specifiche, riproduzioni, sostituzione e ritiro delle banconote in euro (BCE/2013/10). Art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, come sostituito dall'art. 97 del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito nella legge 24 marzo 2012, n. 27, come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 al comma 2-bis e al comma 2-ter. Definizioni. Nel presente provvedimento s'intendono per: «apparecchiatura conforme»: l'apparecchiatura per l'autenticazione o per l'autenticazione e selezione delle banconote in euro che ha superato positivamente i test di una Banca Centrale Nazionale dell'Eurosistema ed e' riportata nell'apposito elenco pubblicato sul sito internet della Banca centrale europea; «attivita' di gestione del contante» (ovvero «trattamento del contante»): le attivita' volte a preservare l'integrita' e lo stato di conservazione delle banconote mediante: a) l'individuazione di quelle sospette di falsita', con l'accertamento delle caratteristiche distintive e di sicurezza (controlli di autenticita'); b) la verifica di quelle che, per il loro stato di conservazione, sono idonee a essere reimmesse in circolazione sia in operazioni di sportello sia con l'alimentazione di dispositivi automatici di distribuzione del contante (controlli di idoneita'); «banconote»: le banconote denominate in euro; «banconote danneggiate»: le banconote rese inidonee alla circolazione da cause diverse dalla fisiologica usura, quali, ad esempio la mutilazione o il deterioramento provocato da dispositivi antirapina, acqua, fuoco, muffa, umidita'; «BCE»: la Banca centrale europea; «BCN»: una banca centrale nazionale dell'Eurosistema; «cassa prelievo contanti» (cash-dispenser): dispositivo utilizzabile autonomamente dalla clientela che, tramite l'utilizzo di una carta bancaria o di altri mezzi, distribuisce banconote in euro al pubblico con addebito sul conto bancario. Sono considerati casse prelievo contanti gli ATM e i terminali di self-checkout utilizzabili autonomamente dalla clientela (ScoTs) con cui il pubblico puo' pagare per beni o servizi sia con carta bancaria, sia in contanti o con altri mezzi di pagamento, che abbiano una funzione di prelievo contanti; «Eurosistema»: la BCE e le BCN degli Stati membri dell'Unione europea la cui moneta e' l'euro; «Filiale remota»: filiale di banche o di Poste Italiane S.p.A., autorizzata dalla Banca d'Italia a effettuare manualmente i controlli di idoneita' delle banconote esitate attraverso dispositivi automatici; «gestori del contante»: i soggetti tenuti a verificare l'integrita' e lo stato di conservazione delle banconote in euro allo scopo di individuare quelle sospette di falsita' e quelle che per il loro logorio non sono piu' idonee alla circolazione. Essi sono: le banche; nei limiti della prestazione di servizi di pagamento che coinvolgano l'uso del contante, Poste Italiane S.p.A., gli istituti di moneta elettronica di cui all'art. 1, comma 2, lettera h-bis) del T.U.B., gli istituti di pagamento di cui all'art. 1, comma 2, lettera h-sexies) del T.U.B. e gli altri prestatori di servizi di pagamento ai sensi dell'art. 114-sexies del T.U.B.; altri operatori economici che partecipano alla gestione e distribuzione delle banconote al pubblico, compresi: a) gli operatori non finanziari che svolgono professionalmente attivita' di custodia e trasporto ai sensi dell'art. 134 del T.U.L.P.S., limitatamente all'attivita' di trattamento delle banconote in euro, in presenza dell'iscrizione nell'elenco di cui all'art. 8 del decreto-legge n. 350/2001, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, (di seguito operatori); b) i soggetti che esercitano professionalmente l'attivita' di cambiavalute, consistente nella negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta; c) altri soggetti, quali i commercianti e i casino', che partecipano a titolo accessorio alla gestione e distribuzione al pubblico di banconote mediante distributori automatici, nei limiti di tale attivita'; le filiali italiane di soggetti esteri rientranti nelle categorie di operatori indicate nei precedenti alinea; «GS1»: sistema integrato di standard che assegna codici univoci a livello internazionale a prodotti, servizi e luoghi. Tali codici sono distribuiti dall'Istituto GS1, organismo internazionale non a scopo di lucro, per mezzo delle sue rappresentanze nazionali. Per le segnalazioni statistiche rilevano i seguenti codici del sistema GS1: a) GLN - Global Location Number: identifica univocamente un luogo fisico appartenente a un determinato soggetto (es.: sala conta); b) GTIN - Global Trade Item Number: identifica univocamente i prodotti oggetto delle segnalazioni (ad es. taglio e tipo di banconote); «operatori di minori dimensioni e complessita' operativa»: gli operatori che, al 31 dicembre dell'anno precedente a quello di riferimento, rispettino congiuntamente le seguenti condizioni: a) un «processato» annuo inferiore a cento milioni di banconote; b) un numero di sale conta minore di quattro; «personale addestrato»: i dipendenti dei gestori del contante che hanno: a) la conoscenza delle differenti caratteristiche di sicurezza pubbliche delle banconote in euro, come specificate e pubblicate dall'Eurosistema, e la capacita' di controllarle; b) la conoscenza dei criteri di selezione elencati nell'allegato 2 e la capacita' di controllare le banconote in euro secondo questi criteri; «Portale del contante (CASH-IT)»: sistema informatico per l'acquisizione delle segnalazioni statistiche dei gestori del contante. Esso e' costituito da un Portale applicativo su rete internet raggiungibile secondo una logica user-to-application (U2A); «processato»: quantita' totale delle banconote trattate mediante apparecchiature conformi di autenticazione e selezione; «ricircolo»: la reimmissione in circolazione, ad esempio allo sportello o mediante dispositivi di distribuzione automatica, delle banconote che i gestori del contante hanno ricevuto dal pubblico (come pagamento o come deposito) o da un altro soggetto che opera con il contante; «utente»: persona fisica che accede al Portale del contante per inoltrare le segnalazioni statistiche; «XML (eXtensible Markup Language)»: linguaggio scelto per strutturare e standardizzare i messaggi da inviare alla Banca d'Italia tramite il Portale del contante. CAPITOLO I Attivita' di gestione del contante 1. Premessa. Le attivita' di gestione del contante sono volte a preservare l'integrita' e lo stato di conservazione delle banconote mediante: a) l'individuazione di quelle sospette di falsita', con l'accertamento delle caratteristiche distintive e di sicurezza (controlli di autenticita'); b) la verifica di quelle che, per il loro stato di conservazione, sono idonee a essere reimmesse in circolazione sia in operazioni di sportello sia con l'alimentazione di dispositivi automatici di distribuzione del contante. L'accertamento che le banconote presentino gli elementi qualitativi che le rendono atte a rimanere in circolazione (controllo di idoneita') deve avere ad oggetto il rispetto dei requisiti minimi riportati sul sito internet della BCE, per quelle verificate automaticamente da dispositivi di selezione e autenticazione, e dei requisiti minimi riportati nell'allegato 2 del presente provvedimento, per quelle verificate manualmente da parte di personale addestrato (cfr. infra). I controlli automatici di autenticita' e di idoneita' sono effettuati con l'utilizzo di apparecchiature conformi; le tipologie di tali apparecchiature sono descritte nell'allegato 3. L'elenco delle apparecchiature conformi e' pubblicato sul sito internet della BCE; la cancellazione di un'apparecchiatura da tale elenco, a seguito di un test con esito negativo, viene pubblicata sul sito internet della Banca d'Italia e resa nota dalla Banca d'Italia via e-mail a ciascun gestore del contante. Le banconote possono essere reimmesse in circolazione tramite dispositivi automatici di prelievo del contante solo se hanno superato i controlli di autenticita' e idoneita' effettuati mediante apparecchiature conformi. Tali verifiche non sono richieste per le banconote fornite al gestore direttamente da una BCN o da un altro gestore del contante che abbia gia' effettuato i citati controlli. 2. Avvio dell'attivita'. Ai fini dell'avvio dell'attivita' di trattamento delle banconote in euro, gli operatori non finanziari che svolgono professionalmente attivita' di custodia e trasporto ai sensi dell'art. 134 del T.U.L.P.S. (di seguito, operatori) devono iscriversi nell'elenco di cui all'art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, tenuto dalla Banca d'Italia (di seguito, elenco). Le modalita' per l'iscrizione sono previste dal provvedimento della Banca d'Italia recante «Disposizioni per l'iscrizione e la gestione dell'elenco di cui all'art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, nonche' su organizzazione, procedure e controlli in materia antiriciclaggio per gli operatori non finanziari iscritti nell'elenco». Gli altri soggetti che intendono esercitare l'attivita' di gestione del contante devono darne preventiva comunicazione alla Banca d'Italia mediante lo schema di cui all'allegato 4. Tutti i gestori del contante devono comunicare il nominativo del referente aziendale per il ricircolo del contante, che ha il compito di corrispondere alle richieste di dati, informazioni e documentazione da parte della Banca d'Italia; essi, inoltre, sono tenuti a segnalare alla Banca d'Italia le variazioni delle informazioni in precedenza fornite. Va altresi' comunicata alla Banca d'Italia la cessazione dell'esercizio dell'attivita' di gestione del contante. Tutte le comunicazioni alla Banca d'Italia ai sensi del presente provvedimento devono essere inoltrate via PEC al Servizio gestione circolazione monetaria. 3. Controlli manuali. Possono essere effettuati manualmente i controlli di autenticita' e di idoneita' delle banconote reimmesse in circolazione solo allo sportello, nell'ambito di operazioni al pubblico, da parte di «personale addestrato». Previa autorizzazione della Banca d'Italia, possono altresi' essere effettuati manualmente, sempre che siano svolti da «personale addestrato»: a) i controlli di idoneita' delle banconote destinate ad alimentare dispositivi automatici di distribuzione da parte di dipendenze di banche, di istituti di moneta elettronica e di Poste Italiane S.p.a. ubicate in localita' remote e con volumi modesti di operazioni al pubblico, a condizione che i controlli di autenticita' siano stati effettuati tramite apparecchiature conformi. La richiesta di autorizzazione va inviata alla Banca d'Italia. Nella richiesta vanno indicati: la filiale (o le filiali) per la quale e' avanzata la richiesta, la sua ubicazione e il motivo per cui puo' essere considerata remota; il numero di addetti da considerare personale addestrato; la quantita' di banconote (distinte per taglio) ricircolate tramite dispositivi automatici di distribuzione da ciascuna filiale interessata dall'istanza negli ultimi 12 mesi; il modello e le relative versioni hardware e software delle apparecchiature utilizzate per i controlli di autenticita'. Ai sensi della decisione BCE/2010/14 e successive modifiche, il volume delle banconote in euro erogato attraverso dispositivi automatici di distribuzione da tutte le filiali remote autorizzate dalla Banca d'Italia non puo' superare il 5% del totale erogato attraverso tali dispositivi a livello nazionale. Ai fini del rilascio dell'autorizzazione: per valutare l'ubicazione in localita' remote, vengono presi in considerazione i tempi di percorrenza necessari per raggiungere la struttura piu' vicina che possa offrire servizi di trattamento del contante (Filiale della Banca d'Italia e/o sale conta di societa' di servizi) ed eventuali fattori che possono riflettersi sulla agibilita' delle vie di collegamento quali l'ubicazione in localita' montane o insulari; per determinare il volume modesto di operazioni al pubblico tramite ATM, si valuta il volume dei prelievi da ATM presso le filiali in questione. In particolare, l'autorizzazione viene rilasciata sulla base di indicatori determinati per ciascuna delle variabili sopra indicate e pubblicati sul sito della Banca d'Italia. b) i controlli di autenticita' e di idoneita' delle banconote destinate ad alimentare dispositivi automatici di distribuzione da parte di dipendenze di banche, di istituti di moneta elettronica e di Poste Italiane S.p.a. in presenza di circostanze eccezionali e temporanee che pregiudichino significativamente la fornitura di banconote. La richiesta di autorizzazione, completa degli elementi che configurano le circostanze eccezionali, va inviata alla Banca d'Italia e deve indicare: 1) la natura dell'evento eccezionale e le ragioni per le quali esso non consente di assicurare la regolare fornitura di banconote; 2) l'area territoriale interessata dall'evento eccezionale e le filiali per le quali l'autorizzazione e' richiesta; 3) la durata prevista del ricorso al trattamento manuale delle banconote ai fini del ricircolo; 4) il numero degli addetti da considerare personale addestrato per ciascuna delle filiali per le quali e' chiesta l'autorizzazione. La Banca d'Italia, in presenza di circostanze di carattere eccezionale, puo' procedere d'iniziativa al rilascio dell'autorizzazione per il trattamento manuale del contante. Alle richieste di autorizzazione sub a) e b) si applica la disciplina dei procedimenti amministrativi contenuta nel regolamento della Banca d'Italia del 22 giugno 2010 recante l'individuazione dei termini e delle unita' organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi di competenza della Banca d'Italia, ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni. Il termine per la conclusione di tali procedimenti e' di 90 giorni e decorre dalla data di ricevimento della domanda. Il responsabile dei procedimenti e' il Capo del servizio gestione circolazione monetaria. CAPITOLO II Requisiti di organizzazione 1. Premessa. I gestori del contante si conformano ai requisiti organizzativi sotto indicati affinche' l'attivita' di trattamento del contante sia svolta secondo processi produttivi improntati al rispetto delle norme di riferimento e al presidio dei rischi specifici del ricircolo e, piu' in generale, dei rischi operativi legati all'attivita' di trattamento del contante. Per gli operatori iscritti nell'elenco, le presenti disposizioni integrano e si applicano in modo unitario con le previsioni contenute nel provvedimento della Banca d'Italia contenente «Disposizioni per l'iscrizione e la gestione dell'elenco di cui all'art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, nonche' su organizzazione, procedure e controlli in materia antiriciclaggio per gli operatori non finanziari iscritti nell'elenco». La Banca d'Italia verifica l'adozione dei predetti requisiti organizzativi secondo il principio di proporzionalita', graduato sulla base della dimensione e della complessita' dell'operativita' svolta dal gestore. 1.1 Risorse tecnologiche e apparecchiature. I gestori del contante devono disporre di adeguate risorse tecnologiche e sono tenuti a utilizzare esclusivamente apparecchiature conformi, secondo quanto previsto nel Capitolo I. Le apparecchiature - in combinazione con gli altri fattori produttivi - devono essere adeguate al volume di banconote da processare. Tali apparecchiature devono essere conformi alle versioni hardware e software pubblicate sul sito internet della BCE; esse devono, inoltre, essere utilizzate secondo le impostazioni di fabbrica (standard factory setting), inclusi gli eventuali aggiornamenti, fatte salve impostazioni piu' restrittive concordate tra la Banca d'Italia e i gestori del contante. A tal fine, il gestore deve verificare periodicamente se la versione del software installata sull'apparecchiatura corrisponde a quella indicata nell'elenco delle apparecchiature pubblicato sul sito internet della BCE. Nei contratti per la fornitura delle apparecchiature deve essere attestato espressamente che le modalita' di installazione e di funzionamento sono conformi agli standard pubblicati sul sito internet della BCE e che il mantenimento di tali standard e' oggetto di controllo nell'ambito della periodica attivita' di manutenzione. Inoltre, nel contratto deve essere previsto l'impegno del fornitore di comunicare tempestivamente al gestore del contante le variazioni del software dell'apparecchiatura conforme e la cancellazione dell'apparecchiatura dall'elenco della BCE. 1.2 Risorse umane. I gestori del contante sono tenuti a utilizzare personale in possesso di professionalita' adeguate alle attivita' svolte e costantemente addestrato tramite un'appropriata attivita' di formazione. A tal fine devono essere programmate periodiche sessioni di aggiornamento sull'evoluzione del quadro normativo di riferimento e per la diffusione delle best practice relative alle attivita' svolte. I soggetti che operano con il contante devono avere la conoscenza delle differenti caratteristiche di sicurezza pubbliche delle banconote, come specificate e pubblicate dall'Eurosistema, e la capacita' di controllarle. Inoltre, per i casi consentiti di controllo manuale, il personale deve avere conoscenza dei criteri di selezione indicati nell'allegato 2 e la capacita' di verificare le banconote secondo questi criteri. Tali soggetti devono, inoltre, avere conoscenza delle disposizioni normative, della corretta operativita' delle macchine e degli altri strumenti a supporto delle lavorazioni (ad es. procedura informatica) al fine di cogliere tempestivamente sintomi di malfunzionamento e contribuire all'esatta registrazione dei fatti gestionali per una corretta alimentazione del sistema amministrativo-contabile. Il rispetto dei principi di cui sopra va assicurato anche per il personale non dipendente eventualmente utilizzato per il trattamento delle banconote. 1.3 Procedure operative per il trattamento del contante. I gestori del contante devono adottare procedure documentate delle modalita' di espletamento delle differenti fasi del processo di trattamento del contante, con l'indicazione delle responsabilita' degli addetti. In particolare: a) devono essere individuate modalita' operative, per ciascuna fase di lavorazione delle banconote, che consentano di riferire costantemente al soggetto versante i biglietti trattati e di gestire prontamente e in maniera distinta le banconote sospette di falsita', quelle inidonee a circolare (tra cui le danneggiate) e quelle ricircolabili. Analoghi criteri devono essere osservati nella sistemazione delle banconote nei locali di sicurezza. Ai fini dell'applicazione del criterio di segregazione si specifica quanto segue: i gestori del contante riferiscono le banconote sospette di falsita' rilevate nella lavorazione del contante a ciascun soggetto da cui sono state acquisite; gli operatori iscritti nell'elenco, inoltre, mantengono suddivise le rimanenti banconote trattate per singolo soggetto versante (banche, Poste Italiane e altri soggetti, ad es. operatori della grande distribuzione) per la parte di pertinenza di ciascuno; l'autenticazione e la selezione, laddove avvengano in fasi differenti, devono essere effettuate in sequenza in modo che il ciclo di lavorazione venga completato nella stessa giornata lavorativa, fatti salvi casi eccezionali e imprevedibili, in relazione ai quali i gestori devono garantire l'ordinata custodia delle banconote semilavorate e assicurare la corretta rendicontazione nonche' la riconducibilita' delle banconote ai soggetti versanti; b) devono essere definite le procedure per la compilazione del verbale di ritiro delle banconote sospette di falsita' e la relativa trasmissione alla Banca d'Italia (cfr. Capitolo III); del pari deve essere disciplinata la consegna alla Banca d'Italia dei biglietti non piu' idonei alla circolazione, al fine di consentire il tempestivo controllo sulla legittimita' e sulla qualita' delle banconote da parte di quest'ultima; c) devono essere stabilite procedure per evitare che le banconote di pertinenza di ciascun soggetto versante possano essere impropriamente utilizzate, seguendo modalita' che consentano la tracciabilita', la corretta registrazione contabile e la riferibilita' al soggetto versante; d) devono essere definite le procedure che consentano l'attribuzione della responsabilita' sulla quantita' e qualita' delle banconote, qualora queste siano trasferite ad altro gestore del contante. I gestori del contante sono tenuti a predisporre flussi informativi interni al fine di assicurare che il personale sia consapevole del proprio ruolo e sia a conoscenza delle procedure da seguire per il corretto svolgimento delle proprie attivita'. A tal fine, il gestore deve diffondere tra il personale i documenti aziendali (organigramma, mansionari, manuali operativi, comunicazioni) in cui sono specificati i ruoli assegnati con relativi compiti e responsabilita'; deve inoltre essere messa a disposizione del personale la documentazione a corredo di ciascuna apparecchiatura (ad es. il manuale d'uso, anche in formato elettronico). 1.4 Assetto dei controlli interni. Il sistema dei controlli interni deve garantire il rispetto delle norme e delle procedure aziendali interne e prevedere la pronta rilevazione di carenze e anomalie, la segnalazione delle medesime ai competenti livelli di controllo e la verifica dei conseguenti interventi di sistemazione. In tale contesto, e' rilevante la diffusione di una cultura dei controlli che renda consapevole tutto il personale, secondo i diversi ruoli e responsabilita', dei rischi connessi con l'attivita' svolta e l'adozione di sistemi di misurazione dei rischi operativi, al fine di prevenire o contenere l'impatto di possibili perdite economiche e patrimoniali. Devono essere previsti: controlli di primo livello (di linea) diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni di trattamento delle banconote; controlli di secondo livello da attribuire a un'unita' o a personale non direttamente coinvolti nelle attivita' operative, che effettuino periodiche verifiche sulle materialita' in giacenza nel caveau e controlli di conformita' del processo di lavorazione con le procedure adottate e con gli impegni contrattuali assunti; controlli di terzo livello attraverso l'istituzione di un'apposita funzione di revisione interna che provveda al monitoraggio sugli andamenti anomali, sulle violazioni delle procedure e della regolamentazione nonche' sulla funzionalita' e sull'affidabilita' del complessivo sistema dei controlli interni. Negli operatori di minori dimensione e complessita' operativa tale funzione puo' non essere istituita, ma l'attivita' di monitoraggio di cui sopra deve in ogni caso essere assicurata; un sistema che consenta ai responsabili dei controlli di primo e secondo livello di segnalare ai livelli decisionali superiori le anomalie riscontrate nelle lavorazioni, al fine di adottare le misure correttive necessarie e verificarne l'efficacia. E' necessario inoltre: individuare all'interno delle procedure operative i punti di controllo, le modalita' e i tempi di conservazione della documentazione che comprovino l'effettiva esecuzione dei controlli; segnalare alla Banca d'Italia le informazioni sulle anomalie che riguardano l'attivita' di trattamento del contante. Costituisce parte integrante del sistema dei controlli interni un'adeguata ed efficiente procedura informatica a supporto delle lavorazioni che presidi l'intero ciclo di trattamento del contante. Inoltre, la procedura deve rendere disponibili report periodici (giornalieri, settimanali, mensili), ad uso del personale incaricato di effettuare controlli e/o della direzione della societa'. 1.5 Misure per tutelare la sicurezza delle banconote. Misure di sicurezza devono accompagnare costantemente il trattamento dei valori (autenticazione e selezione delle banconote, confezionamento, movimentazioni e passaggi di valori interni, custodia e reimmissione in circolazione) nel pieno rispetto anche delle norme di settore. A tal fine, nei locali in cui si svolge la lavorazione dei valori deve accedere solo il personale strettamente indispensabile. Deve essere assicurata la corretta funzionalita' dei presidi (ad es. apparati di videoregistrazione) a tutela della sicurezza dei valori. Inoltre: 1. le banconote sospette di falsita' e quelle danneggiate devono essere custodite separatamente dal resto della giacenza e in totale sicurezza (ad es. armadi dedicati); 2. l'attivita' di trattamento delle banconote in sala conta e la movimentazione dei valori da e verso i locali di custodia deve avvenire sempre in presenza di almeno due addetti. 2 Esternalizzazione del trattamento del contante. I gestori del contante che esternalizzano, in tutto o in parte, il trattamento delle banconote devono porre specifica attenzione alla valutazione delle capacita' professionali e dell'adeguatezza organizzativa dell'affidatario. Nel caso in cui l'attivita' sia esternalizzata a operatori non finanziari che svolgono professionalmente attivita' di custodia e trasporto ai sensi dell'art. 134 del T.U.L.P.S., i gestori del contante devono altresi' verificare l'effettiva iscrizione di questi ultimi nell'elenco tenuto dalla Banca d'Italia. In considerazione dei rischi patrimoniali, legali e reputazionali connessi con la materia, le verifiche effettuate al momento dell'avvio del rapporto contrattuale sono accompagnate da una costante azione di controllo sul corretto svolgimento delle attivita' affidate in outsourcing. Resta ferma la responsabilita' del committente per il corretto adempimento degli obblighi derivanti dalla normativa di riferimento. Il committente stipula con l'affidatario un contratto scritto che, nel fissare adeguati livelli di servizio, prevede, almeno: la durata dell'accordo, le modalita' di rinnovo e gli impegni reciproci connessi con l'interruzione del rapporto; gli eventuali conflitti di interesse e le cautele per prevenirli o attenuarli; la possibilita' di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche normative o nell'operativita' e nell'organizzazione del committente; il diritto del committente di recedere, senza penalita', nel caso in cui la controparte violi reiteratamente gli obblighi contrattuali; l'obbligo dell'affidatario di corrispondere tempestivamente alle richieste di informazioni da parte del committente; le procedure per lo scambio di informazioni e dati; la possibilita' per il committente di verificare la performance del servizio reso, anche tramite accesso presso i locali dell'affidatario e di richiedere, ove del caso, misure correttive; l'obbligo dell'affidatario di attenersi alle disposizioni della Banca d'Italia in materia di autenticazione e selezione delle banconote ai fini del ricircolo. Il committente designa un «responsabile interno» con il compito di verificare il corretto svolgimento della funzione da parte del soggetto affidatario. L'adeguatezza delle procedure e dei sistemi di controllo posti in essere per le attivita' esternalizzate e i livelli di servizio assicurati dall'affidatario devono essere oggetto, almeno annualmente, di verifica e valutazione. Per l'esternalizzazione delle attivita' di trattamento del contante operata da banche e da altri intermediari si fa rinvio alle disposizioni emanate dalla Banca d'Italia in attuazione dei poteri di vigilanza su tali soggetti. CAPITOLO III Obblighi di riferimento per le banconote sospette di falsita' I gestori del contante ritirano dalla circolazione e trasmettono alla Banca d'Italia le banconote che non sono state classificate come autentiche in seguito ai controlli di autenticita' effettuati automaticamente o, quando consentito, in modo manuale. Le banconote sospette sono trasmesse immediatamente, e in ogni caso entro e non oltre il ventesimo giorno lavorativo successivo a quello in cui le stesse sono state ricevute, al Centro nazionale di analisi costituito presso la Banca d'Italia, Servizio gstione circolazione monetaria, Via Nazionale, 91, 00184 Roma. La trasmissione delle banconote deve essere corredata del verbale di ritiro, compilato correttamente in tutte le sue parti, redatto tramite la procedura SIMEC ai sensi del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 28 aprile 2016. CAPITOLO IV Controlli La Banca d'Italia, al fine di verificare il rispetto delle disposizioni in materia di gestione del contante, puo' acquisire informazioni, atti e documenti ed eseguire ispezioni. Le notizie, le informazioni e i dati acquisiti nell'ambito dell'attivita' di controllo sui gestori del contante sono coperti dal segreto d'ufficio ai sensi dell'art. 8-ter del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409. Gli ispettori, nell'esercizio delle funzioni istituzionali attribuite dalla legge alla Banca d'Italia in materia di controllo sui gestori del contante, ricoprono la qualifica di pubblici ufficiali ex art. 357 del codice penale. Nel corso degli accertamenti ispettivi, gli incaricati verificano: l'assetto organizzativo adottato, ivi comprese le misure di addestramento del personale, la funzionalita' dei controlli interni, la capacita' di governo del rischio di reimmettere in circolazione banconote false o logore; la conformita' delle apparecchiature per l'autenticazione e la selezione delle banconote alla normativa di cui alla decisione BCE/2010/14 e successive modificazioni; il funzionamento delle suddette apparecchiature e, in particolare, la loro capacita' di effettuare i controlli di autenticita' e idoneita'; le procedure che disciplinano l'operativita' e il controllo delle suddette apparecchiature; il trattamento delle banconote sottoposte a verifica; le modalita' con le quali sono svolti i controlli manuali di autenticita' e idoneita'. Ai sensi dell'art. 8, comma 7 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, per l'espletamento dei controlli nei confronti degli operatori iscritti nell'elenco, la Banca d'Italia puo' avvalersi del Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di finanza. I gestori del contante ispezionati prestano la massima collaborazione all'espletamento degli accertamenti; l'eventuale comportamento non collaborativo costituisce di per se' inosservanza ai sensi dell'art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, e delle relative disposizioni attuative. Le ispezioni sono effettuate da dipendenti della Banca d'Italia muniti di lettera d'incarico a firma del governatore o di chi lo rappresenta. Gli incaricati possono chiedere l'esibizione di ogni documento o atto che ritengono necessario, effettuare verifiche sulle banconote trattate dal gestore del contante nonche' prelevare - previa redazione di apposito verbale di consegna - esemplari di banconote al fine di sottoporle a controlli di autenticita' e idoneita' presso la Banca d'Italia; in tal caso il soggetto ispezionato ha diritto di far presenziare un proprio rappresentante alla verifica. Entro 90 giorni dalla conclusione degli accertamenti, le risultanze ispettive vengono rese note tramite una comunicazione scritta al gestore del contante, che puo' essere consegnata anche nel corso di un'apposita riunione con il soggetto ispezionato, alla presenza del suo Rappresentante legale pro tempore. Il termine puo' essere interrotto qualora sopraggiunga la necessita' di acquisire nuovi elementi informativi. Entro 30 giorni dalla consegna, il gestore del contante comunica alla Banca d'Italia le proprie considerazioni in ordine ai rilievi e alle osservazioni formulate, dando anche notizia delle misure gia' assunte o che intende assumere ai fini della rimozione delle irregolarita' contestate. Negli accertamenti mirati alla verifica della conformita' e della funzionalita' delle apparecchiature utilizzate per il trattamento del contante, le risultanze ispettive vengono rese note solo nel caso in cui siano state riscontrate anomalie. CAPITOLO V Interventi correttivi e provvedimento di divieto 1. Misure correttive nei confronti dei gestori del contante. Nei casi di mancato rispetto delle disposizioni che disciplinano l'attivita' di gestione del contante la Banca d'Italia, fatti salvi eventuali profili sanzionatori, puo' richiedere al gestore l'adozione di misure correttive, la cui tipologia e' correlata alla gravita' delle irregolarita' riscontrate, indicando i tempi per la loro adozione. Nel caso in cui dagli accertamenti ispettivi posti in essere dalla Banca d'Italia sia emersa una situazione che evidenzi un elevato rischio di reimmettere in circolazione banconote false o inidonee puo' essere adottato un provvedimento di divieto di reimmissione. Finche' non sia stato posto rimedio all'inosservanza contestata, la Banca d'Italia puo', entro 120 giorni dalla rilevazione delle irregolarita', adottare un provvedimento di divieto di reimmissione in circolazione di banconote. Il provvedimento di divieto di reimmissione puo' essere altresi' adottato in via cautelare qualora nel corso degli accertamenti ispettivi emerga un elevato rischio di reimmettere in circolazione banconote false o inidonee derivante da: a) un elevato disordine organizzativo; b) reiterate gravi violazioni degli obblighi previsti dalla normativa in materia di attivita' di gestione del contante. Il responsabile del procedimento e' il Capo del servizio gestione circolazione monetaria. Il provvedimento di divieto assunto dalla Banca d'Italia nei confronti del gestore del contante e' pubblicato sul sito internet della Banca d'Italia. 2. Provvedimento di divieto relativo alle apparecchiature. Il provvedimento di divieto viene adottato in via d'urgenza in caso di esito negativo delle prove di funzionamento delle apparecchiature per il trattamento delle banconote in uso presso il gestore effettuate in sede ispettiva. Nel caso di difetto del tipo di apparecchiatura per il trattamento delle banconote, cio' puo' comportare la rimozione della medesima dall'elenco delle apparecchiature conformi, pubblicato sul sito internet della BCE. CAPITOLO VI Sanzioni e procedura sanzionatoria amministrativa 1. Premessa. Ai sensi dell'art. 8, comma 10 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, in caso di inosservanza del medesimo articolo del decreto-legge e della decisione BCE/2010/14 e successive modificazioni e del presente provvedimento, la Banca d'Italia applica nei confronti dei gestori del contante una sanzione amministrativa da euro 5.000 a euro 50.000. La disciplina sanzionatoria risponde all'esigenza di assicurare che lo svolgimento dell'attivita' dei gestori del contante sia svolta in conformita' alle regole che disciplinano l'attivita' di controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote. La presentazione di scritti difensivi e la possibilita', nella fase istruttoria, di richiedere un'audizione danno attuazione ai principi del contraddittorio e di partecipazione al procedimento, corollari del diritto di difesa dei soggetti sui quali ricadono gli effetti giuridici del provvedimento amministrativo. Le violazioni delle disposizioni in materia di trattamento del contante da parte di banche o altri intermediari finanziari e prestatori di servizi di pagamento sono valutate dalla Banca d'Italia anche per i profili di rilievo che esse possono avere per l'attivita' di vigilanza attribuita su tali soggetti dalle normative di settore. 2. Criteri per la determinazione delle sanzioni. L'importo della sanzione pecuniaria, stabilito entro i limiti previsti dalla legge, viene fissato tenendo conto di ogni circostanza rilevante per apprezzare nel caso concreto la significativita' della violazione e il suo grado di offensivita' o pericolosita'. A questi fini, si valutano le conseguenze che la violazione accertata determina sull'integrita' e sul buono stato di conservazione dei biglietti in circolazione, anche in relazione alle dimensioni dell'attivita' svolta dal gestore del contante. Inoltre, in relazione alla tipologia della violazione, si tiene conto dei seguenti elementi: la durata della violazione; la gravita' della violazione in particolare, in relazione a: i suoi riflessi, anche potenziali, sulla clientela, su altri portatori di interessi qualificati o sul mercato; l'eventuale assunzione nei confronti del gestore del contante di provvedimenti di divieto di reimmissione in circolazione di banconote; le ipotesi in cui, con un'unica azione od omissione, sia commessa la violazione di diverse disposizioni o piu' violazioni della medesima disposizione; la reiterazione della violazione; l'attivita' svolta per eliminare o attenuare le conseguenze dell'infrazione, anche cooperando con l'Autorita' di controllo. 3. Responsabile del procedimento. Il responsabile del procedimento sanzionatorio amministrativo e' il Capo del servizio gestione circolazione monetaria. Si applicano le disposizioni del regolamento della Banca d'Italia del 22 giugno 2010 recante l'individuazione dei termini e delle unita' organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi di competenza della Banca d'Italia, ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni. 4. Fasi della procedura. La procedura d'irrogazione delle sanzioni amministrative si articola nelle seguenti fasi: avvio della procedura sanzionatoria, istruttoria, decisione. 4.1. Avvio della procedura sanzionatoria. La procedura sanzionatoria amministrativa, alla quale si applicano le previsioni di cui all'art. 145 T.U.B., ha inizio con la contestazione formale nei confronti del soggetto ritenuto responsabile delle violazioni riscontrate ed e' disposta dal Servizio gestione circolazione monetaria. La lettera di contestazione, oltre agli elementi formali idonei a qualificarla come atto di contestazione introduttivo della procedura sanzionatoria amministrativa, contiene: il riferimento all'accertamento ispettivo, all'attivita' di controllo o alla documentazione acquisita, dai quali sia emersa la violazione; la data in cui si e' concluso l'accertamento della violazione; la descrizione della violazione; l'indicazione delle disposizioni violate e delle relative norme sanzionatorie; l'indicazione dell'unita' organizzativa presso la quale puo' essere presa visione dei documenti istruttori; l'invito, nei confronti dei soggetti cui sono contestate le violazioni, a far pervenire al Servizio gestione circolazione monetaria, unita' organizzativa responsabile del procedimento, eventuali controdeduzioni nel termine di 30 giorni; nei casi in cui sussistano particolari motivi che impediscono il rispetto del termine di 30 giorni per l'invio delle controdeduzioni, o quando sia stata presentata un'istanza di audizione, il gestore del contante puo' chiedere una breve proroga (di norma non superiore a 15 giorni); l'invito, nei confronti del soggetto cui sono contestate le violazioni, a comunicare con il primo atto utile l'eventuale casella di posta elettronica certificata (PEC) presso la quale il soggetto interessato intende ricevere le comunicazioni e le notificazioni relative al procedimento sanzionatorio; l'indicazione della facolta' per i soggetti interessati di chiedere nella fase istruttoria un'audizione, anche con l'assistenza di un avvocato o di altro consulente, nel termine di 30 giorni; l'avvertenza che, in caso di mancata partecipazione all'istruttoria attraverso la presentazione delle controdeduzioni e/o la partecipazione all'audizione, non sara' consentito presentare osservazioni scritte al direttorio della Banca d'Italia (cfr. infra) in merito alla proposta del Servizio gestione circolazione monetaria; il termine di conclusione del procedimento amministrativo. La lettera di contestazione e' notificata a mezzo PEC nei casi e nelle forme previste dall'ordinamento. La notifica della contestazione via PEC puo' avvenire anche presso l'indirizzo indicato dagli interessati ai fini delle comunicazioni con la Banca d'Italia. Qualora la notifica via PEC non sia possibile, la stessa viene effettuata a mani del legale rappresentante o persona delegata nel corso di una riunione presso il soggetto interessato o presso una delle Filiali della Banca d'Italia. In base all'art. 14 della legge 24 novembre 1981, n. 689, la notificazione puo' essere effettuata, con le forme previste dal codice di procedura civile, anche da un funzionario dell'amministrazione. 4.2. Istruttoria. Gli adempimenti relativi all'istruttoria della procedura sono curati dal Servizio gestione circolazione monetaria. Il Servizio procede all'analisi di tutti gli elementi istruttori acquisiti e trasmette gli atti alla Commissione per le irregolarita' dei gestori del contante, istituita presso la Banca d'Italia. La Commissione, esaminati gli atti del procedimento, formula un parere vincolante ai fini della successiva proposta al Direttorio della Banca d'Italia da parte del Servizio gestione circolazione monetaria in ordine all'applicazione di sanzioni amministrative o all'archiviazione del procedimento. La proposta al direttorio e' trasmessa ai soggetti interessati i quali abbiano partecipato all'istruttoria attraverso la presentazione delle controdeduzioni e/o la partecipazione all'audizione. Entro 30 giorni dalla ricezione, il soggetto interessato puo' trasmettere al direttorio sintetiche osservazioni scritte aventi a oggetto esclusivamente i fatti esaminati nel corso dell'istruttoria e i contenuti della proposta formulata dal Servizio Gestione circolazione monetaria; non possono essere introdotti fatti nuovi, salvo gli eventi verificatisi successivamente alla conclusione dell'istruttoria. Le osservazioni per il direttorio sono trasmesse all'indirizzo spa.contraddittoriosanzioni@pec.bancaditalia.it Le osservazioni per il direttorio presentate oltre il termine prescritto non saranno prese in considerazione. 4.3. Decisione. Nel rispetto del principio di separazione tra la fase istruttoria e la fase decisoria, il direttorio della Banca d'Italia, esaminate anche le ulteriori osservazioni eventualmente presentate dagli interessati in merito alla proposta formulata dal Servizio Gestione circolazione monetaria e acquisito il parere dell'avvocato generale o, in caso di sua assenza o impedimento, dell'avvocato capo, adotta un provvedimento motivato. Con il provvedimento il direttorio puo': accogliere la proposta; chiedere supplementi di istruttoria; discostarsi, in tutto o in parte, dalla proposta; archiviare il procedimento. L'eventuale provvedimento di irrogazione delle sanzioni e' adottato dal direttorio dalla Banca d'Italia entro 240 giorni dalla scadenza del termine, comprensivo di eventuali proroghe, per la presentazione delle controdeduzioni. In caso di trasmissione ai soggetti interessati della proposta formulata dal Servizio gestione circolazione monetaria, il termine per l'adozione del provvedimento da parte del direttorio e' sospeso dalla data di ricezione della comunicazione fino alla scadenza del termine per la presentazione delle osservazioni al direttorio. Resta ferma, in ogni fase del procedimento, la possibilita' di adottare, ai sensi delle vigenti disposizioni, provvedimenti specifici nei confronti dei soggetti interessati. La Banca d'Italia comunica il provvedimento sanzionatorio unitamente alla motivazione dello stesso e provvede alla pubblicazione sul proprio sito internet. Nel caso in cui avverso il provvedimento di applicazione della sanzione sia adita l'autorita' giudiziaria, la Banca d'Italia menziona l'avvio dell'azione giudiziaria e l'esito della stessa sul proprio sito internet a margine della pubblicazione. La Banca d'Italia, tenuto conto della natura della violazione e degli interessi coinvolti, puo' stabilire modalita' ulteriori per dare pubblicita' al provvedimento, ponendo le relative spese a carico dell'autore della violazione. 4.4. Sospensione della procedura e integrazione delle contestazioni. La sospensione del procedimento e' disciplinata dall'art. 8 del regolamento della Banca d'Italia del 22 giugno 2010. Ferme restando le ipotesi di sospensione dei termini di conclusione del procedimento sanzionatorio, nel caso in cui nel corso dell'attivita' di supervisione siano riscontrati fatti nuovi che costituiscano violazione delle medesime disposizioni contestate nell'ambito della procedura sanzionatoria, la Banca d'Italia puo' integrare le contestazioni gia' formulate nei confronti dei soggetti responsabili; la contestazione integrativa non modifica i termini di conclusione del procedimento. Con riferimento alle contestazioni integrative, gli interessati presentano le proprie controdeduzioni e hanno facolta' di chiedere una breve proroga e avanzare istanza di audizione nei tempi e con le modalita' previste dal paragrafo 4.1 del presente capitolo. 4.5. Pagamento della sanzione e impugnativa del provvedimento. Ai sensi dell'art. 145 comma 9 del T.U.B., alla riscossione delle sanzioni amministrative si provvede mediante ruolo, secondo i termini e le modalita' previsti dal decreto del Presidente della Repubblica 23 settembre 1973, n. 602, come modificato dal decreto legislativo 26 febbraio 1999, n. 46, e successive modifiche e integrazioni. Contro il provvedimento che applica la sanzione e' ammesso il ricorso alla Corte d'Appello di Roma. L'opposizione non sospende l'esecuzione del provvedimento. CAPITOLO VII Segnalazioni statistiche dei gestori del contante 1. Premessa. I gestori del contante che hanno la qualifica di enti segnalanti (cfr. par. 1.1) inviano alla Banca d'Italia informazioni periodiche che vengono utilizzate allo scopo di monitorare l'attivita' di ricircolo delle banconote e gli sviluppi del ciclo del contante. La Banca d'Italia puo' pubblicare rapporti e statistiche utilizzando i dati acquisiti, aggregandoli in modo che non possano essere attribuiti a singoli soggetti segnalanti. L'ente segnalante, anche quando si avvale per l'effettuazione delle segnalazioni di soggetti esterni alla propria organizzazione, e' responsabile della correttezza delle informazioni inviate alla Banca d'Italia e del rispetto dei termini di invio. Di seguito, si definiscono i soggetti tenuti alle segnalazioni statistiche, il contenuto delle informazioni da rassegnare alla Banca d'Italia e la loro periodicita'. Le istruzioni tecniche sulle modalita' per l'invio delle segnalazioni sono contenute nel «Manuale operativo per le segnalazioni statistiche dei gestori del contante» reso disponibile sul sito internet della Banca d'Italia. 1.1 Gli enti segnalanti. Le segnalazioni devono essere effettuate dai gestori del contante che partecipano all'attivita' di ricircolo procedendo all'autenticazione e alla selezione delle banconote attraverso apparecchiature conformi. Rientrano in tale categoria sia i soggetti che provvedono direttamente al trattamento delle proprie banconote introitate dalla clientela (ad es. banche e Poste Italiane S.p.A.) sia quelli che effettuano il trattamento delle banconote per conto terzi. Sono altresi' tenuti all'invio delle segnalazioni i gestori del contante che partecipano all'attivita' di ricircolo esclusivamente mediante proprie casse di prelievo contanti. Tali soggetti non sono tenuti a inviare l'intero set informativo ma segnalano solo il numero delle casse prelievo contanti di cui dispongono e il numero di banconote distribuite tramite tali dispositivi (cfr. infra). 1.2 Il sistema di codifica. Il monitoraggio dell'attivita' di ricircolo svolta dai soggetti tenuti alle segnalazioni statistiche presuppone anagrafi che consentano di individuare in modo univoco i soggetti e i luoghi in cui l'attivita' viene svolta: a tal fine, e' stata adottata la codifica GS1. Ciascun ente segnalante deve essere dotato di un proprio codice GS1. L'ente segnalante provvede ad attribuire codici GLN a sede legale, luoghi di contazione ed eventuali filiali remote. L'ente segnalante e' responsabile del corretto utilizzo dei codici cosi' attribuiti, con particolare riguardo alla salvaguardia del requisito di univocita', anche storica, dei luoghi di contazione censiti. Nell'ambito delle segnalazioni i diversi tagli di banconote sono individuati attraverso codici GTIN forniti dalla Banca d'Italia. 2. Il contenuto delle segnalazioni statistiche. Le segnalazioni statistiche hanno ad oggetto le informazioni di seguito indicate. 2.1 Luoghi di contazione. Per luoghi di contazione si intendono i locali in cui il gestore del contante ha installato le apparecchiature conformi (siano esse riservate al personale o utilizzabili autonomamente dalla clientela) di cui si avvale per l'autenticazione e la selezione delle banconote ai fini del loro ricircolo. 2.2 Dati di sistema. Il gestore del contante comunica, per ciascun luogo di contazione segnalato, le dotazioni tecnologiche di cui si avvale per il trattamento delle banconote da ricircolare, comunicando il numero di apparecchiature di autenticazione e selezione distinte per modello. Inoltre, il gestore del contante segnala: 1. il numero complessivo delle casse prelievo contante; 2. il numero complessivo, suddiviso per modello, delle apparecchiature automatiche di introito a disposizione della clientela che non vengono utilizzate ai fini del ricircolo. Sono escluse dagli obblighi di segnalazione le apparecchiature utilizzate per trattare banconote che sono distribuite esclusivamente in operazioni di sportello da personale addestrato. 2.3 Dati operativi. Si definiscono dati operativi le informazioni sul numero di banconote (dati di flusso) trattate nel periodo di riferimento della segnalazione (semestre). Esse riguardano, distintamente per taglio, il numero di banconote trattate mediante apparecchiature conformi di autenticazione e selezione (Processato), con indicazione dei quantitativi riscontrati non piu' idonei alla circolazione (Logoro) e di quelli ricircolati (Ricircolato). Il dato va distinto per luogo di contazione e, nell'ambito di questo, per ente proprietario delle banconote trattate. Sono escluse dal calcolo dei dati operativi le lavorazioni effettuate con le apparecchiature non segnalate nei dati di sistema in quanto utilizzate per trattare le banconote distribuite esclusivamente in operazioni di sportello da personale addestrato. I dati devono essere segnalati dal gestore del contante che ha proceduto al trattamento delle banconote. Nel caso di attivita' di trattamento del contante effettuata in regime di esternalizzazione, le parti (committente e affidatario) individuano, comunicandolo alla Banca d'Italia, il soggetto tenuto all'invio dei dati. 3. Le modalita' di invio delle segnalazioni statistiche. Le segnalazioni sono effettuate elettronicamente attraverso funzioni rese disponibili sul Portale del contante (CASH-IT) della Banca d'Italia che consentono di caricare sul sito i file in formato XML. Al Portale si accede attraverso l'indirizzo: https://cash.bancaditalia.it Gli enti segnalanti per l'invio delle segnalazioni statistiche fanno riferimento al relativo Manuale operativo. In ogni caso, si precisa che la correzione delle segnalazioni dei dati di sistema e operativi puo' avvenire solo con l'invio integrale della segnalazione corretta. 4. La periodicita' delle segnalazioni. Le segnalazioni relative ai dati di sistema e ai dati operativi sono inviate semestralmente nei termini di seguito indicati: =========================================== |Periodo di riferimento |Periodo di invio | +=======================+=================+ | | 1° luglio - 31 | | I Semestre dell'anno | agosto | +-----------------------+-----------------+ | | 1° gennaio - 28 | | II Semestre dell'anno | febbraio | +-----------------------+-----------------+ La segnalazione dei luoghi di contazione e' effettuata al momento della loro apertura. Inoltre, i gestori del contante segnalano alla Banca d'Italia tempestivamente, e in ogni caso non oltre il termine di 30 giorni, le intervenute cessazioni o variazioni di indirizzo, allo scopo di mantenere costantemente aggiornate le informazioni sui punti di lavorazione del contante.   Allegato 2 Parte di provvedimento in formato grafico   Allegato 3 Parte di provvedimento in formato grafico   Allegato 4 Parte di provvedimento in formato grafico   Art. 2 Il presente provvedimento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Sono abrogati il provvedimento della Banca d'Italia del 22 giugno 2016 e il provvedimento della Banca d'Italia del 7 febbraio 2018. Roma, 5 giugno 2019 Il direttore generale: Panetta