Gazzetta n. 156 del 6 luglio 2016 (vai al sommario) BANCA D'ITALIA PROVVEDIMENTO 22 giugno 2016 Disposizioni relative al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo. LA BANCA D'ITALIA Vista la decisione 2010/14 della Banca centrale europea del 16 settembre 2010, relativa ai controlli di autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo, come modificata dalla decisione 2012/19 della Banca centrale europea del 7 settembre 2012; Visto l'art. 97 del decreto-legge 24 gennaio 2012 n. 1, «Disposizioni urgenti per la concorrenza, lo sviluppo delle infrastrutture e la competitivita'» convertito nella legge 24 marzo 2012 n. 27 che reca norme per la protezione dell'euro contro la falsificazione («Modifiche al decreto-legge 25 settembre 2001 n. 350 convertito dalla legge 23 novembre 2001 n. 409, nonche' al decreto-legge 3 ottobre 2006 n. 262 convertito dalla legge 24 novembre 2006 n. 286); Visto in particolare il comma 1 di detto articolo che sostituisce l'art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001 n. 350, disciplinando gli obblighi dei gestori del contante a salvaguardia dell'autenticita' e idoneita' alla circolazione delle banconote in euro, e in particolare il comma 9 dello stesso, che attribuisce alla Banca d'Italia il potere di emanare disposizioni di attuazione anche con riguardo a procedure e organizzazione occorrenti per il trattamento del contante nonche' in materia di dati e informazioni che i gestori del contante sono tenuti a trasmettere; Visto il comma 7 del citato art. 8, che attribuisce alla Banca d'Italia poteri ispettivi nei confronti dei gestori del contante; Viste le modifiche apportate all'art. 145 del decreto legislativo 1° settembre 1993 n. 385 dal decreto legislativo 12 maggio 2015 n. 72; Visto l'art. 146 del decreto legislativo 1° settembre 1993 n. 385; Vista la decisione 2013/10 della Banca centrale europea del 19 aprile 2013, relativa a tagli, specifiche, riproduzioni, sostituzione e ritiro delle banconote in euro; Considerato che la protezione dell'integrita' e dello stato di conservazione delle banconote e' condizione essenziale per preservare la fiducia del pubblico nelle banconote quali mezzi di pagamento e che cio' richiede la loro sottoposizione a controlli di autenticita' per riconoscere prontamente i falsi e alla verifica di idoneita' per accertare che lo stato di conservazione dei biglietti circolanti sia di buon livello qualitativo; Considerato che le banconote in euro che si sospettano contraffatte devono essere individuate in modo rapido e consegnate alle autorita' nazionali competenti; Considerato che la citata decisione 2010/14 della BCE ha dettato regole e procedure comuni relative al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo; Considerata l'esperienza maturata nell'ambito del monitoraggio ispettivo e a distanza nei confronti dei gestori del contante a seguito dell'entrata in vigore del Provvedimento della Banca d'Italia del 14 febbraio 2012; A d o t t a il seguente provvedimento: Art. 1 Ai gestori del contante si applicano le disposizioni contenute nell'allegato 1, che fa parte integrante del presente provvedimento. I soggetti che intendono esercitare l'attivita' di gestione del contante devono darne preventiva comunicazione alla Banca d'Italia secondo le citate disposizioni; va altresi' comunicata alla Banca d'Italia la cessazione dell'esercizio dell'attivita' di gestione del contante.   Allegato 1 BANCA D'ITALIA DISPOSIZIONI PER L'ATTIVITA' DI GESTIONE DEL CONTANTE Fonti normative Regolamento (CE) n. 1338/2001 del Consiglio del 28 giugno 2001 che definisce talune misure necessarie alla protezione dell'euro contro la falsificazione. Regolamento (CE) n. 44/2009 del Consiglio del 18 dicembre 2008 recante modifiche del regolamento (CE) n. 1338/2001 che definisce talune misure necessarie alla protezione dell'euro contro la falsificazione. Decisione della Banca centrale europea del 16 settembre 2010 relativa al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo (BCE/2010/14). Decisione della Banca centrale europea del 7 settembre 2012 recante modifica alla decisione della Banca centrale europea del 16 settembre 2010 relativa al controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote in euro e al loro ricircolo (BCE/2012/19). Decisione della Banca centrale europea del 19 aprile 2013 relativa a tagli, specifiche, riproduzioni, sostituzione e ritiro delle banconote in euro (BCE/2013/10). Art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350 convertito nella legge 23 novembre 2001, n. 409, come sostituito dall'art. 97 del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito nella legge 24 marzo 2012, n. 27. DEFINIZIONI Nel presente provvedimento s'intendono per: «apparecchiatura conforme»: l'apparecchiatura per l'autenticazione o per l'autenticazione e selezione delle banconote in euro che ha superato positivamente i test di una Banca centrale nazionale dell'Eurosistema ed e' riportata nell'apposito elenco pubblicato sul sito internet della Banca centrale europea; «attivita' di gestione del contante» (ovvero «trattamento del contante»): le attivita' volte a preservare l'integrita' e lo stato di conservazione delle banconote mediante: a) l'individuazione di quelle sospette di falsita', con l'accertamento delle caratteristiche distintive e di sicurezza (controlli di autenticita'); b) la verifica di quelle che, per il loro stato di conservazione, sono idonee a essere rimesse in circolazione sia in operazioni di sportello sia con l'alimentazione di dispositivi automatici di distribuzione del contante (controlli di idoneita'); «banconote»: le banconote denominate in euro; «banconote danneggiate»: le banconote rese inidonee alla circolazione da cause diverse dalla fisiologica usura, quali, ad esempio la mutilazione o il deterioramento provocato da dispositivi antirapina, acqua, fuoco, muffa, umidita'; «BCE»: la Banca centrale europea; «BCN»: una Banca centrale nazionale dell'Eurosistema; Carta nazionale dei servizi (CNS): sistema di autenticazione 2FA (2-Factor-Authentication) per l'accesso al Portale del Contante che, nel quadro tecnico - giuridico nazionale, rappresenta il documento informatico per l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni (decreto del Presidente della Repubblica 2 marzo 2004, n. 117 «Regolamento concernente la diffusione della carta nazionale dei servizi» e relative regole tecniche emanate con decreto ministeriale il 9 dicembre 2004); «cassa prelievo contanti» (cash dispenser): dispositivo utilizzabile autonomamente dalla clientela che, tramite l'utilizzo di una carta bancaria o di altri mezzi, distribuisce banconote in euro al pubblico con addebito sul conto bancario. Sono considerati casse prelievo contanti gli ATM e i terminali di self-checkout utilizzabili autonomamente dalla clientela (ScoTs) con cui il pubblico puo' pagare per beni o servizi sia con carta bancaria, sia in contanti o con altri mezzi di pagamento, che abbiano una funzione di prelievo contanti; «Eurosistema»: la BCE e le BCN degli Stati membri dell'Unione europea la cui moneta e' l'euro; Filiale remota: filiale di ente creditizio o di Poste Italiane S.p.A., autorizzata dalla Banca d'Italia a effettuare manualmente i controlli di idoneita' delle banconote esitate attraverso dispositivi automatici; «gestori del contante»: i soggetti tenuti a verificare l'integrita' e lo stato di conservazione delle banconote in euro allo scopo di individuare quelle sospette di falsita' e quelle che per il loro logorio non sono piu' idonee alla circolazione. Essi sono: le banche; nei limiti della prestazione di servizi di pagamento che coinvolgano l'uso del contante, Poste Italiane S.p.A., gli istituti di moneta elettronica di cui all'art. 1, comma 2, lettera h-bis) del TUB, gli istituti di pagamento di cui all'art. 1, comma 2, lettera h-sexies) del TUB e gli altri prestatori di servizi di pagamento ai sensi dell'art. 114-sexies del TUB; altri operatori economici che partecipano alla gestione e distribuzione delle banconote al pubblico, compresi: a) i soggetti (cc.dd. societa' di servizi) che svolgono professionalmente l'attivita' di contazione, di verifica dell'autenticita' e dell'idoneita' delle banconote, inclusi quelli autorizzati alle attivita' di trasporto e di custodia del contante ai sensi dell'art. 14, comma 1 lettera b) del decreto legislativo n. 231/2007; b) i soggetti che esercitano professionalmente l'attivita' di cambiavalute, consistente nella negoziazione a pronti di mezzi di pagamento in valuta; c) altri soggetti, quali i commercianti e i casino', che partecipano a titolo accessorio alla gestione e distribuzione al pubblico di banconote mediante distributori automatici, nei limiti di tale attivita'; le filiali italiane di soggetti esteri rientranti nelle categorie di operatori indicate nei precedenti alinea; GS1: sistema integrato di standard che assegna codici univoci a livello internazionale a prodotti, servizi e luoghi. Tali codici sono distribuiti dall'Istituto GS1, organismo internazionale non a scopo di lucro, per mezzo delle sue rappresentanze nazionali. Per le segnalazioni statistiche rilevano i seguenti codici del sistema GS1: a) GLN - Global Location Number: identifica univocamente un luogo fisico appartenente a un determinato soggetto (es.: sala conta); b) GTIN - Global Trade Item Number: identifica univocamente i prodotti oggetto delle segnalazioni (ad es. taglio e tipo di banconote); Help desk: Servizio Cassa generale della Banca d'Italia; Indicod-ECR: associazione che distribuisce in esclusiva le codifiche GS1 per l'Italia; «personale addestrato»: i dipendenti dei gestori del contante che hanno: a) la conoscenza delle differenti caratteristiche di sicurezza pubbliche delle banconote in euro, come specificate e pubblicate dall'Eurosistema, e la capacita' di controllarle; b) la conoscenza dei criteri di selezione elencati nell'allegato 2 e la capacita' di controllare le banconote in euro secondo questi criteri; «Portale del contante»: sistema informatico per l'acquisizione delle segnalazioni statistiche dei gestori del contante. Esso e' costituito da un Portale applicativo su rete internet raggiungibile secondo una logica user-to-application (U2A); «ricircolo»: la reimmissione in circolazione, ad esempio allo sportello o mediante dispositivi di distribuzione automatica, delle banconote che i gestori del contante hanno ricevuto dal pubblico (come pagamento o come deposito) o da un altro soggetto che opera con il contante; «utente»: persona fisica che accede al Portale del contante per inoltrare le segnalazioni statistiche; XML (eXtensible Markup Language): linguaggio scelto per strutturare e standardizzare i messaggi da inviare alla Banca d'Italia tramite il Portale del contante. Capitolo I Attivita' di gestione del contante Le attivita' di gestione del contante sono volte a preservare l'integrita' e lo stato di conservazione delle banconote mediante: a) l'individuazione di quelle sospette di falsita', con l'accertamento delle caratteristiche distintive e di sicurezza (controlli di autenticita'); b) la verifica di quelle che, per il loro stato di conservazione, sono idonee a essere rimesse in circolazione sia in operazioni di sportello sia con l'alimentazione di dispositivi automatici di distribuzione del contante. L'accertamento che le banconote presentino gli elementi qualitativi che le rendono atte a rimanere in circolazione (controllo d'idoneita') deve avere ad oggetto il rispetto dei requisiti minimi riportati negli allegati 1 e 2. I controlli di autenticita' e di idoneita' sono effettuati con l'utilizzo di apparecchiature conformi; le tipologie di tali apparecchiature sono descritte nell'allegato 3. L'elenco delle apparecchiature conformi e' pubblicato sul sito della BCE; la cancellazione di un'apparecchiatura da tale elenco, a seguito di un test con esito negativo, viene pubblicata sul sito internet della Banca d'Italia e resa nota dalla Banca d'Italia via e-mail a ciascun gestore del contante. I soggetti che intendono esercitare l'attivita' di gestione del contante devono darne preventiva comunicazione alla Banca d'Italia, Servizio Cassa generale, mediante lo schema di cui all'allegato 4, comunicando altresi' le attivita' da svolgere, l'assetto organizzativo predisposto e la tipologia di apparecchiature che verranno utilizzate. Inoltre, il gestore del contante e' tenuto a segnalare tempestivamente variazioni nelle informazioni in precedenza fornite, fatta eccezione per la modifica delle apparecchiature utilizzate, per la quale la comunicazione deve essere effettuata con le modalita' previste dalle disposizioni sulle segnalazioni statistiche, alle quali si fa rinvio (cfr. Capitolo VII). Va altresi' comunicata alla Banca d'Italia, Servizio Cassa generale la cessazione dell'esercizio dell'attivita' di gestione del contante. Le banconote possono essere rimesse in circolazione tramite dispositivi automatici di prelievo del contante solo se siano stati superati i controlli di autenticita' e idoneita' effettuati mediante apparecchiature conformi. Tali verifiche non sono richieste per le banconote fornite al gestore direttamente da una BCN o da un altro gestore del contante che abbia gia' effettuato i citati controlli nella medesima maniera. Possono essere effettuati manualmente i controlli di autenticita' e di idoneita' delle banconote rimesse in circolazione solo allo sportello, nell'ambito di operazioni al pubblico, da parte di «personale addestrato». Previa autorizzazione della Banca d'Italia, possono altresi' essere effettuati manualmente, sempre che siano svolti da «personale addestrato»: a. i controlli di idoneita' delle banconote destinate ad alimentare dispositivi automatici di distribuzione da parte di dipendenze di banche, di istituti di moneta elettronica e di Poste Italiane S.p.A. ubicate in localita' remote e con volumi modesti di operazioni al pubblico, a condizione che i controlli di autenticita' siano stati effettuati tramite apparecchiature conformi. La richiesta di autorizzazione, completa di tutti gli elementi di valutazione, va inviata alla Banca d'Italia, Servizio Cassa generale, via Nazionale n. 91, 00184 Roma. Il responsabile del procedimento e' il Capo del Servizio Cassa generale. Nella richiesta vanno indicati: la filiale (o le filiali) per la quale e' avanzata la richiesta; la sua ubicazione e il motivo per cui puo' essere considerata remota; il numero di addetti da considerare personale addestrato; la quantita' di banconote (distinte per taglio) ricircolate tramite dispositivi automatici di distribuzione da ciascuna filiale interessata dall'istanza negli ultimi 12 mesi; il modello e le relative versioni hardware e software delle apparecchiature utilizzate per i controlli di autenticita'. Ai sensi della Decisione BCE/2010/14 e successive modifiche, il volume delle banconote in euro erogato attraverso dispositivi automatici di distribuzione da tutte le filiali remote autorizzate dalla Banca d'Italia non puo' superare il 5% del totale erogato a livello nazionale mediante i richiamati dispositivi automatici. Ai fini del rilascio dell'autorizzazione: per valutare la ubicazione in localita' remote, vengono presi in considerazione i tempi di percorrenza necessari per raggiungere la struttura piu' vicina che possa offrire servizi di trattamento del contante (Filiale della Banca d'Italia e/o sale conta di societa' di servizi) ed eventuali fattori che possono riflettersi sulla agibilita' delle vie di collegamento quali l'ubicazione in localita' montane o insulari; per determinare il volume modesto di operazioni al pubblico tramite ATM, si valuta il volume dei prelievi da ATM presso le filiali in questione. In particolare, l'autorizzazione viene rilasciata sulla base di indicatori determinati per ciascuna delle variabili sopra indicate e pubblicati sul sito della Banca d'Italia. b. i controlli di autenticita' e di idoneita' delle banconote destinate ad alimentare dispositivi automatici di distribuzione da parte di dipendenze di banche, di istituti di moneta elettronica e di Poste Italiane S.p.A. in presenza di circostanze eccezionali e temporanee che pregiudichino significativamente la fornitura di banconote. La richiesta di autorizzazione, completa degli elementi che configurano le circostanze eccezionali, va inviata alla Banca d'Italia, Servizio Cassa generale, via Nazionale n. 91, 00184 Roma. Il responsabile del procedimento e' il Capo del Servizio Cassa generale. Nella richiesta vanno indicati: 1) la natura dell'evento eccezionale e le ragioni per le quali esso non consente di assicurare la regolare fornitura di banconote; 2) l'area territoriale interessata dall'evento eccezionale e le filiali per le quali l'autorizzazione e' richiesta; 3) la durata prevista del ricorso al trattamento manuale delle banconote ai fini del ricircolo; 4) il numero degli addetti da considerare personale addestrato per ciascuna delle filiali per le quali e' chiesta l'autorizzazione. La Banca d'Italia, in presenza di circostanze di carattere eccezionale, puo' procedere di iniziativa al rilascio dell'autorizzazione per il trattamento manuale del contante. Alle richieste di autorizzazione sub a) e b) si applica la disciplina dei procedimenti amministrativi contenuta nel Regolamento della Banca d'Italia del 22 giugno 2010 recante l'individuazione dei termini e delle unita' organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi di competenza della Banca d'Italia, ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni. Il termine per la conclusione di tali procedimenti e' di 90 giorni e decorre dalla data di ricevimento della domanda. Capitolo II Requisiti di organizzazione 1. Premessa I gestori del contante si conformano ai requisiti organizzativi sotto indicati affinche' l'attivita' di trattamento del contante sia svolta secondo processi produttivi improntati al rispetto delle norme di riferimento e al presidio dei rischi specifici del ricircolo e, piu' in generale, dei rischi operativi legati all'attivita' di trattamento del contante. La Banca d'Italia ne verifica l'applicazione secondo il principio di proporzionalita', graduato sulla base della dimensione e della complessita' dell'operativita' svolta dal gestore. 1.1 Risorse tecnologiche e apparecchiature I gestori del contante devono disporre di adeguate risorse tecnologiche e sono tenuti a utilizzare esclusivamente apparecchiature conformi, secondo quanto previsto nel Capitolo I. Le apparecchiature conformi - in combinazione con gli altri fattori produttivi - devono essere adeguate al volume di banconote da processare. Tali apparecchiature devono essere conformi alle versioni hardware e software pubblicate nel sito internet della BCE; esse devono, inoltre, essere utilizzate secondo le impostazioni di fabbrica (standard factory setting), inclusi gli eventuali aggiornamenti, fatte salve impostazioni piu' restrittive concordate tra la Banca d'Italia e i gestori del contante. A tal fine, il gestore deve verificare periodicamente se la versione del software installata sull'apparecchiatura corrisponde a quella indicata nell'elenco delle apparecchiature pubblicato sul sito web della BCE. Nei contratti per la fornitura delle apparecchiature deve essere attestato espressamente che le modalita' di installazione e di funzionamento sono conformi agli standard pubblicati sul sito internet della BCE e che il mantenimento di tali standard e' oggetto di controllo nell'ambito della periodica attivita' di manutenzione. Inoltre, nel contratto deve essere previsto l'impegno del fornitore di comunicare tempestivamente al gestore del contante le variazioni del software dell'apparecchiatura conforme e la cancellazione dell'apparecchiatura dall'elenco della BCE. 1.2 Risorse umane I gestori del contante sono tenuti a utilizzare personale in possesso di professionalita' adeguate alle attivita' svolte e costantemente addestrato tramite un'appropriata attivita' di formazione. A tal fine devono essere programmate periodiche sessioni di aggiornamento sull'evoluzione del quadro normativo di riferimento e per la diffusione delle best practices relative alle attivita' svolte. I soggetti che operano con il contante dovranno avere la conoscenza delle differenti caratteristiche di sicurezza pubbliche delle banconote, come specificate e pubblicate dall'Eurosistema, e la capacita' di controllarle. Inoltre, per i casi consentiti di controllo manuale, il personale dovra' avere la conoscenza dei criteri di selezione indicati nell'allegato 2 e la capacita' di verificare le banconote secondo questi criteri. Tali soggetti dovranno, inoltre, avere conoscenza delle disposizioni normative, della corretta operativita' delle macchine e degli altri strumenti a supporto delle lavorazioni (ad es. procedura informatica) al fine di cogliere tempestivamente sintomi di malfunzionamento e contribuire all'esatta registrazione dei fatti gestionali per una corretta alimentazione del sistema amministrativo-contabile. Il rispetto dei principi di cui sopra va assicurato anche per il personale non dipendente eventualmente utilizzato per il trattamento delle banconote. 1.3 Procedure operative per il trattamento del contante I gestori del contante devono adottare procedure documentate delle modalita' di espletamento delle differenti fasi del processo di trattamento del contante, con l'indicazione delle responsabilita' degli addetti. In particolare: a) devono essere individuate modalita' operative, per ciascuna fase di lavorazione delle banconote, che consentano di riferire costantemente al soggetto versante i biglietti trattati e di gestire prontamente e in maniera distinta le banconote sospette di falsita', quelle inidonee a circolare (tra cui le danneggiate) e quelle ricircolabili. Analoghi criteri devono essere osservati nella sistemazione delle banconote nei locali di sicurezza. Ai fini dell'applicazione del criterio di segregazione si fa presente quanto segue: per l'attivita' di trattamento del contante svolta direttamente, le banche e Poste Italiane S.p.A. hanno l'obbligo di riferire costantemente al soggetto versante le banconote selezionate come sospette di falsita'. Effettuata tale rilevazione, le banconote possono essere trattate in maniera indistinta; le societa' di servizi riferiscono le banconote sospette di falsita' rilevate nella lavorazione del contante a ciascun soggetto da cui sono state acquisite e, inoltre, mantengono suddivise le rimanenti banconote trattate tra singole banche, Poste Italiane S.p.A. e altri soggetti (ad es. operatori della grande distribuzione) per la parte di pertinenza di ciascuno di essi; l'autenticazione e la selezione, laddove avvengano in fasi differenti, devono essere effettuate in sequenza in modo che il ciclo di lavorazione venga completato nella stessa giornata lavorativa, fatti salvi casi eccezionali e imprevedibili, in relazione ai quali i gestori dovranno garantire l'ordinata custodia delle banconote semilavorate e assicurare la corretta rendicontazione nonche' la riconducibilita' delle banconote ai soggetti versanti; b) devono essere definite le procedure per la pronta compilazione del verbale di ritiro delle banconote sospette di falsita' e la relativa trasmissione alla Banca d'Italia (cfr. Capitolo III); del pari deve essere disciplinata la consegna alla Banca d'Italia dei biglietti non piu' idonei alla circolazione, al fine di consentire il tempestivo controllo sulla legittimita' e sulla qualita' delle banconote da parte della Banca d'Italia; c) devono essere stabilite procedure per evitare che le banconote di pertinenza di ciascun soggetto versante possano essere impropriamente utilizzate, seguendo modalita' che consentano la tracciabilita', la corretta registrazione contabile e la riferibilita' al soggetto versante; d) devono essere definite le procedure che consentano l'attribuzione della responsabilita' sulla quantita' e qualita' delle banconote, qualora queste siano trasferite ad altro gestore del contante. I gestori del contante sono tenuti a predisporre flussi informativi interni al fine di assicurare che il personale sia consapevole del proprio ruolo e sia a conoscenza delle procedure da seguire per il corretto svolgimento delle proprie attivita'. A tal fine, il gestore deve diffondere tra il personale i documenti aziendali (organigramma, mansionari, manuali operativi, comunicazioni) in cui sono specificati i ruoli assegnati con relativi compiti e responsabilita'; dovra' inoltre essere messa a disposizione del personale la documentazione a corredo di ciascuna apparecchiatura (ad es. il manuale d'uso, anche in formato elettronico). 1.4 Assetto dei controlli interni Il sistema dei controlli interni deve garantire il rispetto delle norme e delle procedure aziendali interne e prevedere la pronta rilevazione di carenze e anomalie, la segnalazione delle medesime ai competenti livelli di controllo e la verifica dei conseguenti interventi di sistemazione. In tale contesto, e' rilevante la diffusione di una cultura dei controlli che renda consapevole tutto il personale, secondo i diversi ruoli e responsabilita', dei rischi connessi con l'attivita' svolta e l'adozione di sistemi di misurazione dei rischi operativi, al fine di prevenire o contenere l'impatto di possibili perdite economiche e patrimoniali. Devono essere previsti: controlli di primo livello (di linea) diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni di trattamento delle banconote; controlli di secondo livello da attribuire a un'unita' o a personale non direttamente coinvolti nelle attivita' operative, che effettuino periodiche verifiche sulle materialita' in giacenza nel caveau, controlli di conformita' del processo di lavorazione con le procedure adottate e con gli impegni contrattuali assunti; inoltre, devono essere previsti monitoraggi sugli andamenti anomali, sulle violazioni delle procedure e della regolamentazione nonche' sulla funzionalita' e sull'affidabilita' del complessivo sistema dei controlli interni; l'istituzione di un'apposita funzione di internal audit nelle societa' caratterizzate da maggiore complessita' (in termini di volumi processati e numero di sale conta); un sistema che consenta ai responsabili dei controlli di primo e secondo livello di segnalare ai livelli decisionali superiori le anomalie riscontrate nelle lavorazioni, al fine di adottare le misure correttive necessarie e verificarne l'efficacia. E' necessario inoltre: individuare all'interno delle procedure operative i punti di controllo, le modalita' e i tempi di conservazione della documentazione che comprovi l'effettiva esecuzione dei controlli; segnalare alla Banca d'Italia le informazioni sulle anomalie che riguardano l'attivita' di trattamento del contante. Costituisce parte integrante del sistema dei controlli interni un'adeguata ed efficiente procedura informatica a supporto delle lavorazioni che presidi l'intero ciclo di trattamento del contante. Inoltre, la procedura dovra' rendere disponibili report periodici (giornalieri, settimanali, mensili), ad uso del personale incaricato di effettuare controlli e/o della direzione della societa'. 1.5 Misure per tutelare la sicurezza delle banconote Misure di sicurezza devono accompagnare costantemente il trattamento dei valori (contazione e cernita delle banconote, confezionamento, movimentazioni e passaggi di valori interni, custodia e reimmissione in circolazione) nel pieno rispetto anche delle norme di settore. A tal fine, nei locali in cui si svolge la lavorazione dei valori deve accedere solo il personale strettamente indispensabile. Deve essere assicurata la corretta funzionalita' dei presidi (ad es. apparati di videoregistrazione) a tutela della sicurezza dei valori. Inoltre: 1. la custodia delle banconote sospette di falsita' e danneggiate deve essere effettuata separatamente dal resto della giacenza e in totale sicurezza (ad es. armadi dedicati); 2. l'attivita' di trattamento delle banconote in sala conta e la movimentazione dei valori da e verso i locali di custodia deve avvenire sempre in presenza di almeno due addetti. 2 Esternalizzazione del trattamento del contante I gestori del contante che esternalizzano, in tutto o in parte, il trattamento delle banconote devono porre specifica attenzione alla valutazione delle capacita' professionali e dell'adeguatezza organizzativa del soggetto che viene incaricato. In considerazione dei rischi patrimoniali, legali e reputazionali connessi con la materia, le verifiche effettuate al momento dell'avvio del rapporto contrattuale sono accompagnate da una costante azione di controllo sul corretto svolgimento delle attivita' affidate in outsourcing. Resta ferma la responsabilita' dei soggetti che esternalizzano circa il corretto adempimento degli obblighi derivanti dalla normativa in materia di gestione del contante. I soggetti committenti stipulano con i soggetti incaricati un contratto scritto che, nel fissare adeguati livelli di servizio, prevede, tra l'altro: l'obbligo del soggetto incaricato di attenersi alle disposizioni della Banca d'Italia in materia di autenticazione e selezione delle banconote ai fini del ricircolo, con particolare riguardo all'utilizzo esclusivo di apparecchiature conformi; la possibilita' per il committente di verificare la performance del servizio reso, anche tramite accesso presso i locali del soggetto incaricato e di richiedere, ove del caso, misure correttive; il diritto del committente di recedere, senza penalita', nel caso in cui la controparte violi reiteratamente gli obblighi contrattuali; le procedure per lo scambio di informazioni e dati. L'adeguatezza delle procedure e dei sistemi di controllo posti in essere per le attivita' esternalizzate e i livelli di servizio assicurati dal soggetto incaricato devono essere oggetto, almeno annualmente, di verifica e valutazione da parte della funzione incaricata dei controlli interni dei gestori del contante che procedono all'esternalizzazione. Per l'esternalizzazione delle attivita' di trattamento del contante operata da banche e da altri intermediari si fa rinvio alle disposizioni emanate dalla Banca d'Italia in attuazione dei poteri di vigilanza su tali soggetti. Capitolo III Obblighi di riferimento per le banconote sospette di falsita' I gestori del contante ritirano dalla circolazione e trasmettono alle Filiali della Banca d'Italia le banconote che non sono state classificate come autentiche in seguito ai controlli di autenticita' effettuati automaticamente o, quando consentito, in modo manuale. Le banconote sospette sono trasmesse immediatamente e in ogni caso entro e non oltre il ventesimo giorno lavorativo successivo a quello in cui le stesse sono state ricevute. La trasmissione delle banconote deve essere corredata dal verbale di ritiro contenente le informazioni di cui all'allegato 5. L'elenco delle Filiali presso le quali possono essere spedite o consegnate le banconote sospette di falsita' e' pubblicato sul sito internet della Banca d'Italia. Capitolo IV Controlli La Banca d'Italia, al fine di verificare il rispetto delle disposizioni in materia di gestione del contante, puo' acquisire informazioni, atti e documenti ed eseguire ispezioni. L'attivita' di controllo esercitata sui gestori del contante e' coperta dal segreto d'ufficio ai sensi dell'art. 8-ter del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350 convertito nella legge 23 novembre 2001, n. 409, come sostituito dall'art. 97 del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito nella legge 24 marzo 2012, n. 27. Gli ispettori, nell'esercizio delle funzioni istituzionali attribuite dalla legge alla Banca d'Italia in materia di controllo sui gestori del contante, ricoprono la qualifica di pubblici ufficiali ex art. 357 c.p. Nel corso degli accertamenti ispettivi, gli incaricati verificano: l'assetto organizzativo adottato, ivi comprese le misure di addestramento del personale, la funzionalita' dei controlli interni, la capacita' di governo del rischio di rimettere in circolazione banconote false o logore; la conformita' delle apparecchiature per l'autenticazione e la selezione delle banconote alla normativa di cui alla Decisione BCE 2010/14; il funzionamento delle suddette apparecchiature e in particolare la loro capacita' di effettuare i controlli di autenticita' e idoneita'; le procedure che disciplinano l'operativita' e il controllo delle suddette apparecchiature; il trattamento delle banconote sottoposte a verifica; le modalita' con le quali sono svolti i controlli manuali di autenticita' e idoneita'. Per l'espletamento dei controlli nei confronti dei gestori del contante sottoposti a vigilanza ispettiva del Corpo della Guardia di Finanza ai sensi dell'art. 53, comma 2, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 e successive modificazioni, la Banca d'Italia puo' avvalersi, anche sulla base di appositi protocolli d'intesa a tal fine stipulati, della collaborazione del predetto Corpo, che esegue gli accertamenti richiesti con i poteri a esso attribuiti per l'accertamento dell'imposta sul valore aggiunto e delle imposte sui redditi. I gestori del contante ispezionati prestano la massima collaborazione all'espletamento degli accertamenti. La mancanza di collaborazione costituisce di per se' inosservanza sanzionabile ai sensi del Capitolo VI. Le ispezioni sono effettuate da dipendenti della Banca d'Italia muniti di lettera di incarico a firma del Governatore o di chi lo rappresenta. Gli incaricati possono chiedere l'esibizione di ogni documento o atto che ritengono necessario, effettuare verifiche sulle banconote trattate dal gestore del contante nonche' prelevare - previa redazione di apposito verbale di consegna - esemplari di banconote al fine di sottoporle a controlli di autenticita' e idoneita' presso la Banca d'Italia; in tal caso il soggetto ispezionato ha diritto di far presenziare un proprio rappresentante alla verifica. Entro 90 giorni dalla conclusione degli accertamenti, le risultanze ispettive vengono rese note tramite una comunicazione scritta al gestore del contante, che puo' essere consegnata anche nel corso di un'apposita riunione con il soggetto ispezionato, alla presenza del Rappresentante legale pro tempore del soggetto medesimo. Il termine puo' essere interrotto qualora sopraggiunga la necessita' di acquisire nuovi elementi informativi. Entro 30 giorni dalla consegna, il gestore del contante comunica alla Banca d'Italia le proprie considerazioni in ordine ai rilievi e alle osservazioni formulate, dando anche notizia delle misure gia' assunte o che intende assumere ai fini della rimozione delle irregolarita' contestate. Se la contestazione dell'irregolarita' richiede l'avvio di procedimenti sanzionatori, si applicano le disposizioni del Capitolo VI. Capitolo V Interventi correttivi e provvedimento di divieto Nei casi di mancato rispetto delle disposizioni che disciplinano l'attivita' di gestione del contante la Banca d'Italia, fatte salve le disposizioni in materia di sanzioni pecuniarie amministrative (cfr. Capitolo VI), puo' richiedere al gestore l'adozione di misure correttive, la cui tipologia e' correlata alla gravita' delle irregolarita' riscontrate, indicando i tempi per la loro adozione. Nel caso in cui dagli accertamenti ispettivi posti in essere dalla Banca d'Italia sia emersa una situazione che evidenzi un elevato rischio di rimettere in circolazione banconote false o inidonee puo' essere adottato un provvedimento di divieto di reimmissione. Finche' non sia stato posto rimedio all'inosservanza contestata, la Banca d'Italia puo', entro 120 giorni dalla rilevazione delle irregolarita', adottare un provvedimento di divieto di reimmissione in circolazione di banconote (1) -------- (1) Il responsabile del procedimento e' il Capo del Servizio Cassa generale. -------- Il provvedimento di divieto puo' essere adottato nei casi di: a) elevato disordine organizzativo tale da comportare un alto rischio di ricircolo di banconote sospette di falsita' o inidonee alla circolazione; b) reiterate gravi violazioni degli obblighi previsti dalla normativa in materia di attivita' di gestione del contante. Nei casi di cui sopra il provvedimento puo' essere adottato in via cautelare. Il provvedimento di divieto viene adottato in via d'urgenza in caso di esito negativo delle prove di funzionamento delle apparecchiature per il trattamento delle banconote in uso presso il gestore effettuate in sede ispettiva. Nel caso di difetto del tipo di apparecchiatura per il trattamento delle banconote, cio' puo' comportare la rimozione della medesima dall'elenco delle apparecchiature conformi alla normativa, pubblicato sul sito internet della BCE. Il provvedimento di divieto assunto dalla Banca d'Italia nei confronti del gestore del contante e' anche pubblicato sul sito internet della Banca d'Italia. Capitolo VI Sanzioni e Procedura sanzionatoria amministrativa 1. Premessa Ai sensi dell'art. 8, comma 10 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, come sostituito dall'art. 97 del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 1, convertito nella legge 24 marzo 2012, n. 27, in caso di inosservanza del medesimo articolo del decreto-legge e della decisione BCE 2010/14 e successive modificazioni e del presente provvedimento, la Banca d'Italia applica nei confronti dei gestori del contante una sanzione amministrativa da € 5.000 ad € 50.000. La disciplina sanzionatoria risponde all'esigenza di assicurare che lo svolgimento dell'attivita' dei gestori del contante sia svolta in conformita' alle regole che disciplinano l'attivita' di controllo dell'autenticita' e idoneita' delle banconote. La presentazione di scritti difensivi e la possibilita', nella fase istruttoria, di richiedere un'audizione danno attuazione ai principi del contraddittorio e di partecipazione al procedimento, corollari del diritto di difesa dei soggetti sui quali ricadono gli effetti giuridici del provvedimento amministrativo. Le violazioni delle disposizioni in materia di trattamento del contante da parte di banche o altri intermediari finanziari e prestatori di servizi di pagamento sono valutate dalla Banca d'Italia anche per i profili di rilievo che esse possono avere per l'attivita' di vigilanza attribuita su tali soggetti dalle normative di settore. 2. Criteri per la determinazione delle sanzioni L'importo della sanzione pecuniaria, stabilito entro i limiti previsti dalla legge, viene fissato tenendo conto di ogni circostanza rilevante per apprezzare nel caso concreto la significativita' della violazione e il suo grado di offensivita' o pericolosita'. A questi fini, si valutano le conseguenze che la violazione accertata determina sull'integrita' e sul buono stato di conservazione dei biglietti in circolazione, anche in relazione alle dimensioni dell'attivita' svolta dal gestore del contante. Inoltre, in relazione alla tipologia della violazione, si tiene conto dei seguenti elementi: la durata della violazione; la gravita' della violazione in particolare, in relazione a: i suoi riflessi, anche potenziali, sulla clientela, su altri portatori di interessi qualificati o sul mercato; l'eventuale assunzione nei confronti del gestore del contante di provvedimenti di divieto di reimmissione in circolazione di banconote; le ipotesi in cui, con un'unica azione od omissione, sia commessa la violazione di diverse disposizioni o piu' violazioni della medesima disposizione; la reiterazione della violazione; l'attivita' svolta per eliminare o attenuare le conseguenze dell'infrazione, anche cooperando con l'Autorita' di controllo. 3. Responsabile del procedimento Il responsabile del procedimento sanzionatorio amministrativo e' il Capo del Servizio Cassa generale. Si applicano le disposizioni del Regolamento della Banca d'Italia del 22 giugno 2010 recante l'individuazione dei termini e delle unita' organizzative responsabili dei procedimenti amministrativi di competenza della Banca d'Italia, ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive modificazioni. 4. Fasi della procedura La procedura d'irrogazione delle sanzioni amministrative si articola nelle seguenti fasi: avvio della procedura sanzionatoria, istruttoria, decisione. 4.1. Avvio della procedura sanzionatoria La procedura sanzionatoria amministrativa, disciplinata dall'art. 145 del TUB e successive modificazioni, ha inizio con la contestazione formale da parte della Banca d'Italia, nei confronti del soggetto ritenuto responsabile, delle violazioni riscontrate ed e' disposto dal Servizio Cassa generale. La contestazione formale delle irregolarita' ai gestori del contante e' effettuata dalla Banca d'Italia con le modalita' previste dalla legge n. 689/81 e nei termini fissati dalle vigenti disposizioni, che decorrono dalla conclusione della fase dell'accertamento delle irregolarita'. Nella lettera di contestazione e' indicato il Servizio Cassa generale quale Unita' organizzativa a cui devono essere presentate, entro 30 giorni dalla notifica, le controdeduzioni ed eventuali richieste di audizione, alle quali i soggetti interessati possono partecipare con l'assistenza di un avvocato nonche' di presa visione dei documenti istruttori. Nei casi in cui sussistano particolari motivi che impediscono il rispetto del termine di 30 giorni per l'invio delle controdeduzioni, o quando sia stata presentata un'istanza di audizione, il gestore del contante puo' chiedere una breve proroga (di norma non superiore a 15 giorni). La mancata presentazione di controdeduzioni non pregiudica il seguito della procedura sanzionatoria. 4.2. Istruttoria Gli adempimenti relativi all'istruttoria della procedura sono curati dal Servizio Cassa generale, unita' organizzativa responsabile del procedimento. Il Servizio Cassa generale procede all'analisi di tutti gli elementi istruttori acquisiti agli atti del procedimento sanzionatorio e trasmette gli atti alla Commissione per le irregolarita' dei gestori del contante, istituita presso la Banca d'Italia. La Commissione, esaminati gli atti del procedimento, formula un parere vincolante ai fini della successiva proposta al Direttorio da parte del Servizio Cassa generale in ordine all'applicazione di sanzioni amministrative o all'archiviazione del procedimento. La proposta e' trasmessa, unitamente agli atti del procedimento, al Direttorio. 4.3. Decisione Nel rispetto del principio di separazione tra fase istruttoria e fase decisoria la decisione in merito all'irrogazione delle sanzioni o all'archiviazione delle procedure e' assunta dal Direttorio, acquisito il parere dell'Avvocato generale - o, in caso di sua assenza o impedimento, dell'Avvocato capo -, in conformita' alle disposizioni dello Statuto della Banca d'Italia. Il Direttorio puo' chiedere supplementi di istruttoria; puo' altresi' discostarsi dalle risultanze dell'istruttoria, indicandone le motivazioni nel provvedimento finale. L'eventuale provvedimento d'irrogazione delle sanzioni e' adottato entro 240 giorni dalla scadenza del termine per la presentazione delle controdeduzioni. Resta ferma, in ogni fase del procedimento, la possibilita' di adottare provvedimenti specifici nei confronti del gestore del contante ai sensi delle disposizioni contenute nel Capitolo V - Interventi correttivi e provvedimento di divieto. La Banca d'Italia comunica il provvedimento sanzionatorio al gestore del contante unitamente alla motivazione dello stesso e provvede alla pubblicazione sul proprio sito internet. Nel caso in cui avverso il provvedimento di applicazione della sanzione sia adita l'autorita' giudiziaria, la Banca d'Italia menziona l'avvio dell'azione giudiziaria e l'esito della stessa nel proprio sito web a margine della pubblicazione. La Banca d'Italia, tenuto conto della natura della violazione e degli interessi coinvolti, puo' stabilire modalita' ulteriori per dare pubblicita' al provvedimento, ponendo le relative spese a carico dell'autore della violazione. 4.4 Pagamento della sanzione e impugnativa del provvedimento Ai sensi dell'art. 145, comma 9, del TUB, alla riscossione delle sanzioni amministrative si provvede mediante ruolo, secondo i termini e le modalita' previsti dal decreto del Presidente della Repubblica 23 settembre 1973, n. 602, come modificato dal decreto legislativo 26 febbraio 1999, n. 46 e successive modifiche e integrazioni. Contro il provvedimento che applica la sanzione e' ammesso ricorso alla Corte d'Appello di Roma. L'opposizione non sospende l'esecuzione del provvedimento. Capitolo VII Segnalazioni statistiche dei gestori del contante 1. Premessa I gestori del contante che hanno la qualifica di enti segnalanti (cfr. par. 2) inviano alla Banca d'Italia informazioni periodiche che vengono utilizzate allo scopo di monitorare l'attivita' di ricircolo delle banconote e gli sviluppi del ciclo del contante. La Banca d'Italia potra' pubblicare rapporti e statistiche utilizzando i dati acquisiti, aggregandoli in modo che non possano essere attribuiti a singoli soggetti segnalanti. L'ente segnalante, anche quando si avvale per l'effettuazione delle segnalazioni di soggetti esterni alla propria organizzazione, e' responsabile della correttezza delle informazioni inviate alla Banca d'Italia e del rispetto dei termini di invio. Di seguito, si definiscono i soggetti tenuti alle segnalazioni statistiche, il contenuto delle informazioni da rassegnare alla Banca d'Italia e la loro periodicita'. Le istruzioni tecniche sulle modalita' per l'invio delle segnalazioni sono contenute nel «Manuale operativo per le segnalazioni statistiche dei gestori del contante» reso disponibile per gli operatori sul sito internet della Banca d'Italia. Titolare del trattamento dei dati relativi ai gestori del contante e' la Banca d'Italia (Servizio Organizzazione), via Nazionale n. 91, 00184 Roma. Responsabile del trattamento e' il Titolare pro tempore del Servizio Cassa generale. Dei dati possono venire a conoscenza il suddetto responsabile nonche', in qualita' di incaricati, gli elementi delle Filiali e dei Servizi addetti a compiti di vigilanza sui gestori del contante. 2. Gli enti segnalanti Le segnalazioni devono essere effettuate dai gestori del contante che partecipano all'attivita' di ricircolo procedendo all'autenticazione e alla selezione delle banconote attraverso apparecchiature conformi. Rientrano in tale categoria sia i soggetti che provvedono direttamente al trattamento delle proprie banconote introitate dalla clientela (ad es. banche e Poste Italiane S.p.A.) sia quelli (ad es. le cc.dd. societa' di servizi) che effettuano il trattamento delle banconote per conto terzi. Sono altresi' tenuti all'invio delle segnalazioni i gestori del contante che partecipano all'attivita' di ricircolo esclusivamente mediante proprie casse di prelievo contanti. Tali soggetti non sono tenuti a inviare l'intero set informativo ma segnalano solo il numero delle casse prelievo contanti di cui dispongono e il numero di banconote distribuite tramite tali dispositivi (cfr. infra). 3. Il sistema di codifica Il monitoraggio dell'attivita' di ricircolo svolta dai soggetti tenuti alle segnalazioni statistiche presuppone anagrafi che consentono di individuare in modo univoco i soggetti e i luoghi in cui l'attivita' viene svolta: a tal fine, e' stata adottata la codifica GS1. Ciascun ente segnalante deve essere dotato di un proprio codice GS1. L'ente segnalante provvede ad attribuire codici GLN a sede legale, luoghi di contazione ed eventuali filiali remote. L'ente segnalante e' responsabile del corretto utilizzo dei codici cosi' attribuiti, con particolare riguardo alla salvaguardia del requisito di univocita', anche storica, dei luoghi di contazione censiti. Nell'ambito delle segnalazioni i diversi tagli di banconote sono individuati attraverso codici GTIN forniti dalla Banca d'Italia. 4. Il contenuto delle segnalazioni statistiche Le segnalazioni statistiche hanno ad oggetto le informazioni di seguito indicate. 4.1. Luoghi di contazione Locali in cui il gestore del contante ha installato le apparecchiature conformi (siano esse riservate al personale o utilizzabili autonomamente dalla clientela) di cui si avvale per l'autenticazione e la selezione delle banconote ai fini del loro ricircolo. Rientrano in tale nozione: le cc.dd. «sale conta», nelle quali per il trattamento del contante ci si avvale esclusivamente di apparecchiature riservate al personale (Staff Operated Machines - SOMs); i cc.dd. «sportelli» (ad es. sportelli bancari, sportelli postali, centri commerciali, ecc.) in cui i gestori del contante hanno installato dispositivi di ricircolo utilizzabili autonomamente dalla clientela (Cash Out Machines-COMs) ovvero apparecchiature TARMs (Teller Assistant Recycling Machines) utilizzate per l'alimentazione di dispositivi automatici di ricircolo (ad es. ATM). La segnalazione dei luoghi di contazione non e' dovuta dai gestori del contante che partecipano all'attivita' di ricircolo esclusivamente mediante proprie casse di prelievo contanti. 4.2 Dati di sistema Il gestore del contante comunica, per ciascun luogo di contazione segnalato, le dotazioni tecnologiche di cui si avvale per il trattamento del contante, comunicando il numero di apparecchiature di autenticazione e selezione distinte per modello, utilizzate ai fini del ricircolo. Ciascun modello e' univocamente individuato, sulla base di un codice messo a disposizione dalla Banca d'Italia sul Portale del contante, che identifica le apparecchiature sulla base della loro configurazione hardware e software. Nel caso di apparecchiature tipo TARM e TAM (Teller Assistant Machine), va altresi' indicata la modalita' di utilizzo prevalente (da parte della clientela o da parte del personale del gestore). Inoltre, il gestore del contante segnala: 1. il numero complessivo delle casse prelievo contante, distinto per tipologia di apparecchiatura [«ATM», «SCoTs» (Self - checkout terminals) e «altro»]; 2. il numero complessivo, suddiviso per modello, delle apparecchiature automatiche di introito a disposizione della clientela che non vengono utilizzate ai fini del ricircolo (ad es. Cash In Machines - CIMs). I dati sub 1 e 2 non vanno suddivisi per luogo di installazione. Sono escluse dagli obblighi di segnalazione le apparecchiature utilizzate per trattare banconote che sono distribuite esclusivamente in operazioni di sportello da personale addestrato. 4.3. Dati operativi Si definiscono dati operativi le informazioni sul numero di banconote (dati di flusso) trattate nel periodo di riferimento della segnalazione (semestre). Esse riguardano, distintamente per taglio (individuato mediante la codifica GTIN messa a disposizione dalla Banca d'Italia), il numero di: banconote trattate mediante apparecchiature conformi di autenticazione e selezione (PROCESSATO), con indicazione dei quantitativi riscontrati non piu' idonei alla circolazione (LOGORO) e di quelli ricircolati (RICIRCOLATO). Il dato va distinto per luogo di contazione e, nell'ambito di questo, per ente proprietario delle banconote trattate. Per ente proprietario si intende: a. nel caso di ente segnalante che provvede direttamente al trattamento delle proprie banconote introitate dalla clientela (ad es. banche e Poste Italiane S.p.A.), il soggetto medesimo; b. nel caso di ente segnalante che effettua il trattamento delle banconote per conto terzi (ad es. le cc.dd. societa' di servizi), i soggetti per conto dei quali il servizio e' effettuato. I dati devono essere segnalati dal gestore del contante che ha proceduto al trattamento delle banconote. Nel caso di attivita' di trattamento del contante effettuata in regime di esternalizzazione, le parti (esternalizzatore e soggetto incaricato) individuano, comunicandolo tempestivamente alla Banca d'Italia, il soggetto tenuto all'invio dei dati. Qualora il processo di lavorazione adottato dall'ente segnalante preveda una prima parte di contazione e verifica di autenticita' e una seconda fase di selezione di idoneita', associata o meno a nuova verifica di autenticita', la lavorazione e' da considerare unitariamente ai fini del calcolo delle quantita' da segnalare: banconote complessivamente distribuite attraverso le casse prelievo contante; banconote distribuite attraverso le casse prelievo contante in uso presso ciascuna filiale remota. 5. Le modalita' di invio delle segnalazioni statistiche Le segnalazioni sono effettuate elettronicamente attraverso funzioni rese disponibili sul Portale del contante (CASH - IT) della Banca d'Italia che consentono di caricare sul sito i file in formato XML. Al Portale si accede attraverso l'indirizzo https://cash.bancaditalia.it. Un ente segnalante puo' attribuire a uno o piu' utenti il compito di trasmettere le segnalazioni attraverso il Portale. Inoltre, un utente puo' essere incaricato da piu' enti segnalanti. In tal caso l'utente potra' inoltrare le segnalazioni relative a piu' enti segnalanti inviando un unico messaggio XML. Per l'accreditamento al Portale l'ente segnalante comunica via posta elettronica certificata alla Banca d'Italia le informazioni relative agli utenti prescelti. L'ente segnalante provvede successivamente a inoltrare via PEC i certificati digitali X.509 della Carta nazionale dei servizi per tutti gli utenti per i quali e' stata richiesta l'abilitazione. Con le stesse modalita' inoltra le richieste di cancellazione o di modifica delle utenze in precedenza segnalate. Gli enti segnalanti per l'invio delle segnalazioni statistiche fanno riferimento al relativo Manuale operativo. In ogni caso, si precisa che: prima dell'invio dei dati alla Banca d'Italia, i relativi file XML devono essere sottoposti ai controlli di coerenza formale mediante lo schema (file XSD) fornito agli enti segnalanti dalla Banca d'Italia; la correzione delle segnalazioni dei dati di sistema e operativi puo' avvenire solo con l'invio integrale della segnalazione corretta. Non sono pertanto ammesse segnalazioni di correzioni parziali. 6. La periodicita' delle segnalazioni Le segnalazioni relative ai dati di sistema e ai dati operativi sono inviate semestralmente nei termini di seguito indicati: ============================================= | Periodo di riferimento  | Periodo di invio| +=========================+=================+ | | 1° luglio - 31 | | I semestre dell'anno | agosto | +-------------------------+-----------------+ | | 1° gennaio - 28 | | II semestre dell'anno | febbraio | +-------------------------+-----------------+ La segnalazione dei luoghi di contazione e' effettuata al momento della loro apertura. Inoltre, i gestori del contante segnalano alla Banca d'Italia tempestivamente, e in ogni caso non oltre il termine di 30 giorni, alla Banca d'Italia le intervenute cessazioni o variazioni di indirizzo, allo scopo di mantenere costantemente aggiornate le informazioni sui punti di lavorazione del contante. ------- Allegati 1) Requisiti minimi per i controlli automatici di idoneita' delle banconote in euro. 2) Requisiti minimi per i controlli manuali di idoneita' delle banconote in euro. 3) Apparecchiature per la selezione e accettazione delle banconote. 4) Modello di segnalazione dell'attivita' di gestione del contante. 5) Informazioni per la compilazione del verbale di ritiro delle banconote sospette di falsita'. Parte di provvedimento in formato grafico   Art. 2 L'elenco dei procedimenti amministrativi di competenza della Banca d'Italia, allegato al provvedimento del 22 giugno 2010, e' integrato con i procedimenti individuati nell'allegato 2 al presente provvedimento.   Art. 3 Il presente provvedimento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Sono abrogati il Provvedimento della Banca d'Italia del 14 febbraio 2012 e il Provvedimento della Banca d'Italia del 28 gennaio 2014. Roma, 22 giugno 2016 Il Governatore: Visco