Gazzetta n. 247 del 23 ottobre 2015 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 22 luglio 2015, n. 23 Decreto 30 aprile 2015 concernente la dematerializzazione degli ordinativi di contabilita' speciale. Presentazione del progetto e prime istruzioni. Ai Titolari dei conti di contabilita' speciale aperti presso le Tesorerie dello Stato e.p.c. Alle Amministrizioni centrali e periferiche dello Stato Alla Presidenza del Consiglio dei ministri Segretariato generale Dipartimento della protezione civile All'Agenzia delle entrate Direzione centrale amministrazione Settore contabilita' e bilancio Ufficio struttura di gestione All'Agenzia delle dogane e dei monopoli Direzione centrale legislazione e procedure doganali Ufficio contabilita' diritti doganali e tutela interessi finanziari dell'Unione europea All'I.N.P.S. Direzione centrale bilanci e servizi fiscali Ad Equitalia S.p.A. Divisione servizi accentrati di corporate Amministrazione e finanza U.O. Contabilita' di riscossione Agli Uffici centrali del bilancio presso i Ministeri Alle Ragionerie territoriali dello Stato Alla Banca d'Italia Servizio Tesoreria dello Stato Premessa. Con il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze 30 aprile 2015, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale - serie generale - del 26 giugno 2015, n. 146, sono definite le nuove modalita' di emissione degli ordinativi di pagamento informatici da parte dei titolari di contabilita' speciale. In linea con il piu' generale orientamento volto alla progressiva eliminazione degli strumenti cartacei nelle operazioni di tesoreria, richiamata anche dall'art. 12 del decreto-legge 6 dicembre 2011, n. 201, con tale innovazione si estende il processo di dematerializzazione delle procedure di spesa della Pubblica Amministrazione, avviato con il regolamento concernente la semplificazione e l'accelerazione delle procedure di spesa e contabili, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 aprile 1994, n. 367. La dematerializzazione dei titoli emessi sulle contabilita' speciali era stata gia' disciplinata con il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 19 febbraio 2009, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 28 febbraio 2012, n. 49. Con il decreto 30 aprile 2015, e' stato aggiornato il contenuto del precedente provvedimento, disciplinando le caratteristiche della relativa procedura informatica sviluppata nell'ambito dei sistemi informativi della Ragioneria generale dello Stato. Si fa presente che le Amministrazioni che avessero gia' sviluppato un proprio applicativo telematico per l'emissione delle disposizioni di pagamento tratte su contabilita' speciali, ai sensi del citato D.M. 19 febbraio 2009, continueranno a utilizzarne le relative procedure e modalita' di invio. Con la presente circolare si vuole fornire ai titolari delle contabilita' speciali una prima informativa sul progetto e sui suoi tempi di realizzazione, in modo che gli stessi possano assumere le necessarie iniziative nell'ambito della propria organizzazione per affrontare i cambiamenti legati a questa innovazione. Caratteristiche del progetto. Obiettivo del progetto, condiviso con il Servizio tesoreria dello Stato della Banca d'Italia, e' quello di sostituire gli ordinativi di contabilita' speciale cartacei con titoli telematici firmati digitalmente, dal 1° gennaio 2016. Un apposito protocollo d'intesa in via di sottoscrizione tra questo Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato (di seguito «RGS») e la Banca d'Italia (di seguito «Banca») definisce le modalita' del progetto e le regole tecniche adottate. I soggetti titolari di contabilita' speciale sono diversificati sotto il profilo istituzionale. Sono presenti, tra gli altri, funzionari delegati delle amministrazioni statali, enti pubblici che a diverso titolo gestiscono risorse sulle contabilita' speciali, agenti della riscossione. Differenziati sono quindi i modelli organizzativi adottati e, in base alle dimensioni dell'attivita' svolta, i flussi di ordinativi di pagamento possono essere piu' o meno consistenti. Per questi motivi l'applicativo informatico predisposto (Ge.O.Co.S.) ha previsto modalita' di utilizzo diversificato: 1. i titolari di contabilita' speciale potranno emettere ordinativi informatici e firmarli digitalmente, direttamente via web sull'apposito portale predisposto; RGS provvedera' al loro inoltro alla Banca; 2. i titolari di contabilita' speciale potranno predisporre i titoli di spesa telematici (secondo lo standard condiviso con la Banca d'Italia), firmarli digitalmente su un proprio applicativo e trasmetterli a RGS con un flusso elaborato autonomamente, per il successivo invio alla stessa Banca; 3. per i funzionari delegati delle amministrazioni statali, intesi quali ordinatori secondari di spesa, che ricevono fondi tramite ordini di accreditamento estinguibili in contabilita' speciale, la predisposizione dei titoli di pagamento avverra' con apposite funzionalita' del sistema SICOGE. Si precisa che il conto di contabilita' speciale potra' essere associato a un unico codice di funzionario delegato. Le predette funzionalita' saranno correlate con la rilevazione delle scritture di contabilita' integrata economico-patrimoniale analitica di cui all'art. 6, comma 6, del decreto-legge 6 luglio 2012, n. 95, convertito nella legge 7 agosto 2012, n. 135. RGS provvedera' a trasmettere gli ordinativi di pagamento alla Banca, analogamente a quanto descritto nel precedente punto 2. La trasmissione alla Banca dei flussi telematici contenenti gli ordinativi informatici e' effettuata da RGS, che assicura la provenienza, l'intangibilita' e la sicurezza dei dati trasmessi. Per contro, l'autenticita' e l'integrita' del flusso sono garantite dai controlli effettuati dalla Banca. Primi adempimenti. Sulla base delle dimensioni che la gestione dei pagamenti sulle contabilita' speciali assume e della possibilita' di avvalersi di proprie procedure telematiche, i titolari delle contabilita' speciali, con esclusione di quelli indicati al punto 3. del precedente paragrafo, debbono verificare la modalita' di utilizzo dell'applicativo piu' consona al proprio assetto organizzativo-contabile, scegliendo tra le due opzioni di cui ai punti 1. e 2. Nella scelta e' opportuno tenere presente che la predisposizione dell'ordinativo di pagamento con la compilazione del form direttamente sul portale (opzione di cui al punto 1.) porta alla dematerializzazione del titolo di spesa e alla conseguente rendicontazione telematica dei movimenti della contabilita' speciale, ma non a una gestione informatizzata dell'intero processo contabile di spesa. Resta inteso che, qualora i titolari di contabilita' speciale non riescano a concludere gli adeguamenti tecnici necessari per essere operativi alla data del 1° gennaio 2016 con l'opzione di cui al punto 2., potranno temporaneamente emettere i titoli telematici via web (opzione di cui al punto 1.). E' comunque fondamentale che tutti i titolari delle contabilita' speciali si dotino di appositi dispositivi di firma digitale tecnicamente adeguati alle specifiche di cui all'art. 24 del Codice dell'amministrazione digitale, che consentano dal 1° gennaio 2016 di apporre la firma digitale sui titoli telematici. Sotto il profilo tecnico, con riferimento ai dispositivi di firma digitale ammessi, va precisato che per esigenze di sicurezza il dispositivo di firma dovra' essere costituito da una smart card o da un token USB, rilasciati da uno dei Certificatori accreditati presso l'Agenzia per l'Italia Digitale. Non risponde invece ai necessari requisiti di adeguatezza e sicurezza la generazione delle firme tramite l'utilizzo di apparati HSM. Si sottolinea inoltre che il certificato di firma digitale ha una scadenza oltre la quale non e' piu' utilizzabile e che ogni problema relativo all'utilizzo del dispositivo di firma digitale e' causa di impedimento all'emissione degli ordinativi di pagamento informatici. Per quanto riguarda la possibilita' di trasmettere alla RGS un flusso telematico contenente gli ordinativi di contabilita' speciale per il successivo invio alla Banca (opzione di cui al punto 2.) si fa presente che la trasmissione avverra' con modalita' FTP (file transfer protocol) e che il tracciato tipo del flusso, con le caratteristiche e la dimensione dei singoli campi che lo compongono, sono state definite con la Banca. I titolari delle contabilita' speciali che ritengano opportuno verificare le caratteristiche della procedura per un'eventuale adesione a questa modalita' operativa possono prendere contatti con l'ufficio di questo Dipartimento che sovrintende le attivita' di realizzazione informatica di questo progetto, al seguente indirizzo di posta elettronica: igics.ufficio5.rgs@tesoro.it, da estendere, per conoscenza, a «assistenza.cp@tesoro.it». Con l'ausilio delle tesorerie statali operanti sul territorio, questo Dipartimento ha in corso di acquisizione gli elenchi dei titolari delle contabilita' speciali, cui oggi e' rimessa la firma degli ordinativi cartacei, e dei loro sostituti, ove presenti. L'elenco sara' consolidato con il prossimo 30 settembre e le relative informazioni alimenteranno una specifica «base dati» i cui aggiornamenti saranno gestiti dalla RGS. Si segnala il rilievo dell'operazione in corso da parte della Banca e si invitano pertanto tutti i titolari delle contabilita' speciali, qualora non vi abbiano gia' provveduto, a collaborare con la necessaria tempestivita', in modo da agevolare la raccolta dei dati informativi indispensabili per l'avvio del progetto. Si rappresenta infine che l'applicativo Ge.O.Co.S. effettua una verifica dell'identita' dei firmatari solo per i titoli emessi sul relativo portale (opzione di cui al punto 1.), mentre per i titoli trasmessi con flusso telematico (opzione di cui al punto 2.), la verifica riguardera' solo la firma del flusso di trasmissione e non quella delle singole disposizioni di pagamento. A questa circolare, dedicata a fornire le prime informazioni sul progetto di dematerializzazione dei titoli di contabilita' speciale, in corso di realizzazione, seguiranno altri documenti con i quali verranno emanate specifiche istruzioni di carattere operativo per l'utilizzo delle procedure informatiche realizzate. Roma, 22 luglio 2015 Il Ragioniere generale dello Stato: Franco