Gazzetta n. 61 del 14 marzo 2015 - ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI

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ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI

PROVVEDIMENTO 3 marzo 2015

Regolamento concernente la definizione delle misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti nei rapporti contrattuali tra imprese di assicurazioni, intermediari e clientela in attuazione dell'art. 22, comma 15-bis, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella legge 17 dicembre 2012, n. 221. (Regolamento n. 8)

L'IVASS
Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni

Vista la legge 12 agosto 1982, n. 576, e successive modificazioni ed integrazioni, concernente la riforma della vigilanza sulle assicurazioni;
Visto il decreto legge 6 luglio 2012, n. 95, concernente disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini, convertito con modifiche nella legge n. 135 del 7 agosto 2012; in particolare l'art. 13 (istituzione dell'Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni);
Visto il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, e successive modificazioni ed integrazioni, recante Codice delle Assicurazioni Private;
Visto il decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, recante ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese, convertito con modifiche nella legge n. 221 del 17 dicembre 2012, e in particolare l'art. 22, comma 15-bis;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni ed integrazioni, recante Codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni ed integrazioni, recante Codice dell'amministrazione digitale;
Visto il Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006, e successive modificazioni e integrazioni, concernente la disciplina dell'attivita' di intermediazione assicurativa e riassicurativa di cui al Titolo IX (Intermediari di assicurazione e di riassicurazione) e di cui all'art. 183 (Regole di comportamento) del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 - Codice delle Assicurazioni Private;
Visto il Regolamento ISVAP n. 34 del 19 marzo 2010, e successive modificazioni, recante disposizioni in materia di promozione e collocamento a distanza di contratti di assicurazione di cui agli articoli 183 e 191, comma 1, lettere a) e b), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 - Codice delle Assicurazioni Private;
Visto il Regolamento IVASS n. 6 del 2 dicembre 2014, concernente la disciplina dei requisiti professionali degli intermediari assicurativi e riassicurativi in attuazione dell'art. 22, comma 9, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella legge 17 dicembre 2012, n. 221.

Adotta
il seguente regolamento:
INDICE
Capo I - Disposizioni di carattere generale
Art. 1 (Fonti normative)
Art. 2 (Definizioni)
Art. 3 (Oggetto e ambito di applicazione) Capo II - Disposizioni riguardanti imprese e intermediari
Art. 4 (Soggetti tenuti all'obbligo di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata)
Art. 5 (Utilizzo della firma elettronica avanzata, della firma elettronica qualificata e della firma digitale)
Art. 6 (Utilizzo di strumenti di pagamento elettronico) Capo III - Disposizioni in materia di trasmissione della
documentazione in formato elettronico
Art. 7 (Consenso alla trasmissione della documentazione in formato elettronico)
Art. 8 (Revoca del consenso alla trasmissione della documentazione in formato elettronico)
Art. 9 (Richieste di informazioni e scambio di comunicazioni) Capo IV - Disposizioni in materia di conservazione e richiesta di
documenti
Art. 10 (Conservazione dei documenti)
Art. 11 (Documentazione agli atti delle imprese o degli intermediari) Capo V - Modifiche al Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006
Art. 12 (Modifiche agli articoli 49, 56 e 61) Capo VI - Modifiche al Regolamento ISVAP n. 34 del 19 marzo 2010
Art. 13 (Modiche agli articoli 2, 8, 10 e 11) Capo VII - Disposizioni finali
Art. 14 (Pubblicazione)
Art. 15 (Entrata in vigore)
Art. 16 (Sostituzione degli allegati al Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006)
Elenco degli Allegati

Allegato 1 - Modello unico per l'iscrizione, la reiscrizione e la cancellazione - Sezione A
Allegato 2 - Modello unico per l'iscrizione, la reiscrizione e la cancellazione - Sezione B
Allegato 3 - Modello unico per l'iscrizione, la reiscrizione e la comunicazione di interruzione del rapporto di collaborazione - Sezione C
Allegato 4 - Modello unico per l'iscrizione, la reiscrizione e la cancellazione - Sezione D
Allegato 5 - Modello unico per l'iscrizione e la reiscrizione - Sezione E
Allegato 5bis - Modello per la comunicazione di interruzione del rapporto di collaborazione - Sezione E
Allegato 6 - Modello per la registrazione di nuovi rapporti di collaborazione con intermediari gia' iscritti nella sezione E
Allegati Gruppo 7 - Informativa precontrattuale
Allegati Gruppo 8* - Dichiarazioni sostitutive per il trasferimento nel registro e/o domande per l'iscrizione nel registro, ai sensi delle disposizioni transitorie
Allegato 9 - Modello unico per il passaggio di sezione
Allegato 10 - Modello per l'estensione dell'esercizio dell'attivita' in altri Stati membri
Allegato 11 - Modello per le comunicazioni di avvio dell'operativita' e per le comunicazioni relative alla modifica delle cariche in societa' iscritte nelle sezioni A o B
Allegato 12 - Informazioni da trasmettere all'IVASS da parte delle imprese di assicurazione e riassicurazione ai sensi dell'art. 36 del Regolamento ISVAP n. 5/2006

* Allegati non piu' pubblicati in quanto vigenti fino al 31 marzo 2007.
Art. 1
Fonti normative

1. Il presente Regolamento e' adottato ai sensi dell'art. 22, comma 15-bis, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella legge n. 221, del 17 dicembre 2012, e degli articoli 3, 5, 120, 121, 183, 185, 191, comma 1, lettere a) e b), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209.

Parte di provvedimento in formato grafico

Art. 2
Definizioni

1. Ai fini del presente Regolamento si intendono per:
a) «cliente»: chi si accinge a stipulare un contratto assicurativo o ad aderire a una polizza collettiva della quale sostiene in tutto o in parte l'onere economico connesso al pagamento dei premi;
b) «contraente»: chi stipula un contratto assicurativo o aderisce a una polizza collettiva della quale sostiene in tutto o in parte l'onere economico connesso al pagamento dei premi;
c) «documento informatico»: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, disciplinata dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;
d) «firma digitale»: un particolare tipo di firma elettronica avanzata disciplinata dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;
e) «firma elettronica avanzata»: un particolare tipo di firma elettronica disciplinata dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;
f) «firma elettronica qualificata»: un particolare tipo di firma elettronica avanzata disciplinata dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;
g) «intermediario»: la persona fisica o la societa' iscritta nel registro unico elettronico degli intermediari assicurativi e riassicurativi di cui all'art. 109 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, o nell'Elenco Annesso di cui all'art. 116 del medesimo decreto;
h) «impresa di assicurazione» o «impresa»: l'impresa di assicurazione italiana e/o l'impresa di assicurazione comunitaria;
i) «impresa di assicurazione comunitaria» o «impresa comunitaria»: l'impresa di assicurazione avente sede legale in un altro Stato membro, abilitata all'esercizio nel territorio della Repubblica dell'attivita' assicurativa in regime di stabilimento o di libera prestazione di servizi;
j) «impresa di assicurazione italiana» o «impresa italiana»: la societa' avente sede legale in Italia nonche' la sede secondaria in Italia di impresa di assicurazione con sede legale in uno Stato terzo, autorizzata all'esercizio dell'attivita' assicurativa;
k) «polizza»: documento probatorio del contratto di assicurazione, ai sensi dell'art. 1888 del Codice civile;
l) «posta elettronica»: servizio internet tramite il quale ogni utente abilitato puo' inviare e ricevere dei messaggi utilizzando un computer o altro dispositivo elettronico connesso in rete attraverso un proprio account di posta registrato presso un provider del servizio;
m) «posta elettronica certificata»: sistema di posta elettronica nel quale e' fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici, secondo le modalita' previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;
n) «registro»: il registro unico elettronico degli intermediari assicurativi e riassicurativi di cui all'art. 109 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
o) «strumenti di pagamento elettronici»: dispositivi elettronici e/o insieme di procedure elettroniche concordate tra l'utilizzatore e il prestatore di servizi di pagamento di cui l'utilizzatore si avvale per impartire un ordine di pagamento.

Art. 3
Oggetto e ambito di applicazione

1. Il presente Regolamento:
semplifica gli adempimenti nell'ambito dei rapporti contrattuali tra le imprese di assicurazione, gli intermediari e la clientela, anche attraverso l'utilizzo di strumenti tecnologici, informatici ed elettronici;
si applica alla promozione, al collocamento e alla gestione da parte delle imprese e degli intermediari dei contratti di assicurazione sulla vita e contro i danni, salvo il caso in cui il collocamento del contratto di assicurazione sia effettuato interamente a distanza ai sensi del Regolamento ISVAP n. 34 del 19 marzo 2010.

Art. 4
Soggetti tenuti all'obbligo di dotarsi di un indirizzo
di posta elettronica certificata

1. Le imprese italiane e gli intermediari iscritti nelle sezioni A, B e D del registro sono tenuti a dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata.
2. I soggetti di cui al comma 1 indicano il proprio indirizzo di posta elettronica certificata negli atti, nella corrispondenza e, ove esistente, nel proprio sito internet.

Art. 5

Utilizzo della firma elettronica avanzata, della firma elettronica
qualificata e della firma digitale

1. Le imprese di assicurazione e gli intermediari favoriscono l'utilizzo da parte dei clienti e dei contraenti della tecnologia di firma elettronica avanzata, di firma elettronica qualificata e di firma digitale per la sottoscrizione della documentazione relativa al contratto di assicurazione.
2. La polizza puo' essere formata come documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, con firma elettronica qualificata o con firma digitale, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia.
3. Le imprese e gli intermediari che adottano soluzioni di firma elettronica avanzata con acquisizione di dati biometrici connessi alla firma apposta dal contraente rispettano le disposizioni legislative e regolamentari in materia, ivi incluse quelle relative alla protezione dei dati personali.

Art. 6
Utilizzo di strumenti di pagamento elettronici

1. Le imprese e gli intermediari, tenuto conto di quanto disposto dall'art. 15, comma 4, del decreto legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, e dal decreto interministeriale del 24 gennaio 2014, prevedono, senza oneri a carico dei clienti, l'uso di strumenti di pagamento elettronici, anche nella forma on line, per corrispondere i premi assicurativi.

Art. 7
Consenso alla trasmissione della documentazione
in formato elettronico

1. Prima della conclusione del contratto o della sottoscrizione della proposta, l'impresa o l'intermediario possono acquisire dal cliente, anche mediante posta elettronica o registrazione vocale, il consenso alla trasmissione della documentazione in formato elettronico nella fase precontrattuale e in corso di rapporto.
2. Nel caso di cui al comma 1, l'impresa o l'intermediario assolvono comunque agli obblighi di valutazione dell'adeguatezza di cui all'art. 52 del Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006. A tal fine possono avvalersi anche di modalita' informatiche.
3. L'impresa e l'intermediario tengono traccia del consenso reso ai sensi del comma 1 e della sua eventuale revoca, nonche' dell'indirizzo di posta elettronica del cliente e delle relative variazioni. Il contraente comunica all'impresa o all'intermediario ogni variazione dell'indirizzo di posta elettronica indicato.
4. La comunicazione con cui e' inviata la documentazione in formato elettronico fa riferimento al consenso espresso dal cliente ai sensi del presente articolo.
5. Il consenso di cui al comma 1 puo' essere reso dal cliente con riferimento ad un singolo contratto o anche a tutti gli eventuali successivi contratti, stipulati con il medesimo intermediario o con la medesima impresa, fermo restando, in relazione a ciascun contratto, l'adempimento degli obblighi di cui al comma 2. Il consenso puo' essere reso dal contraente anche in corso di contratto, relativamente alle future comunicazioni.
6. In ogni caso, il consenso di cui al comma 1 non costituisce consenso all'invio di materiale promozionale, pubblicitario o di altre comunicazioni commerciali.

Art. 8

Revoca del consenso alla trasmissione della documentazione in formato
elettronico

1. Il contraente puo' revocare il consenso espresso ai sensi dell'art. 7, anche mediante posta elettronica o registrazione vocale. Di tale facolta' e' data apposita informativa al cliente.
2. Nel caso di cui al comma 1, le imprese o gli intermediari possono prevedere a carico del contraente esclusivamente gli oneri connessi alla stampa, e all'eventuale trasmissione, della documentazione in formato cartaceo.
3. Nel caso in cui l'accettazione da parte del cliente delle modalita' di comunicazione di cui all'art. 7 abbia comportato l'applicazione di uno sconto, indicato in polizza, la revoca del consenso puo' determinare, per le successive scadenze, la perdita del beneficio inizialmente riconosciuto.

Art. 9
Richieste di informazioni e scambio di comunicazioni

1. Le imprese e gli intermediari favoriscono l'utilizzo di strumenti elettronici per ricevere e riscontrare le richieste di informazioni, per la gestione dei reclami e per lo scambio di comunicazioni.

Art. 10
Conservazione dei documenti

1. Le imprese italiane e gli intermediari iscritti nel registro adottano procedure di conservazione dei documenti e delle comunicazioni previsti dai Capi II e III, anche facendo ricorso alla conservazione digitale di cui all'art. 57, comma 4, del Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006, nel rispetto delle disposizioni attuative del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 in materia di conservazione di documenti informatici.
2. Le procedure di cui al comma 1 devono consentire di mantenere evidenza della scelta operata dal contraente e garantire l'ordinata e sollecita gestione delle comunicazioni intercorse tra le parti.

Art. 11
Documentazione agli atti delle imprese
o degli intermediari

1. Le imprese e gli intermediari, al fine di ridurre gli oneri a carico dei clienti, adottano una gestione della documentazione tale per cui non venga richiesta, in fase di assunzione di nuovi contratti o gestione dei sinistri, documentazione non necessaria o di cui gia' dispongono, avendola acquisita in occasione di precedenti rapporti con il medesimo cliente, e che risulti ancora in corso di validita'.

Art. 12
Modifiche agli articoli 49, 56 e 61

1. All'art. 49, e' inserito il seguente comma 1: «Gli intermediari affiggono nei propri locali, in posizione visibile al pubblico, un documento redatto con caratteri tipografici di particolare evidenza e conforme al modello di cui all'allegato n. 7A, che riepiloga i principali obblighi di comportamento cui gli intermediari sono tenuti a norma del decreto e del presente Regolamento.».
2. L'art. 49, comma 2, e' cosi' sostituito: «Prima della sottoscrizione di una proposta o, qualora non prevista, della conclusione di un contratto di assicurazione, gli intermediari consegnano o trasmettono al cliente:
a) copia di una dichiarazione, conforme al modello di cui all'allegato n. 7B, da cui risultino i dati essenziali dell'intermediario e della sua attivita';
a-bis) nel caso di offerta fuori sede o nel caso in cui la fase precontrattuale si svolga mediante tecniche di comunicazione a distanza, un documento conforme all'allegato n. 7A;
b) la documentazione precontrattuale e contrattuale prevista dalle vigenti disposizioni.»
3. All'art. 49, e' inserito il seguente comma 2-bis: «In caso di rinnovo o di stipula di successivi contratti con lo stesso intermediario, i documenti di cui alle lettere a) e a-bis) del comma 2 sono consegnati o trasmessi solo qualora vi siano variazioni delle informazioni in essi contenute.».
4. L'art. 49, comma 3, e' cosi' sostituito: «L'intermediario, al fine di dimostrare l'adempimento degli obblighi di cui al comma 2, conserva un'apposita dichiarazione sottoscritta dal cliente ovvero la prova del corretto invio della documentazione all'indirizzo di posta elettronica indicato dal medesimo.».
5. L'art. 49, comma 5, e' cosi' sostituito: «Sono esclusi dagli obblighi informativi di cui ai commi 1 e 2, lettere a) e a-bis), nonche' da quanto disposto al comma 3 in relazione a tali obblighi, gli intermediari di assicurazione quando operano nei grandi rischi.».
6. All'art. 56, le parole «e 51» sono cosi' sostituite: «51 e 52».
7. All'art. 61, comma 1, e' inserita la lettera: «d) l'indirizzo di posta elettronica certificata.»

Art. 13
Modiche agli articoli 2, 8, 10 e 11

1. All'art. 2, comma 1, dopo la «lettera i)» e' inserita la lettera: «i-bis) "polizza": documento probatorio del contratto di assicurazione ai sensi dell'art. 1888 del Codice civile;».
2. All'art. 8, comma 2, la lettera b) e' cosi' sostituita: «al diritto, nel caso di cui alla lettera a), di modificare la modalita' di comunicazione prescelta, con indicazione degli eventuali oneri connessi alla stampa e alla trasmissione della documentazione in formato cartaceo;».
3. All'art. 8, comma 2, la lettera c) e' cosi' sostituita: «alla circostanza che l'impresa richiedera' al contraente la sottoscrizione e la ritrasmissione della polizza, salvo che la stessa sia stata formata come documento informatico ai sensi dell'art. 11».
4. All'art. 10, comma 1, lettera b), le parole «il contratto stesso» sono sostituite con le parole: «la polizza».
5. L'art. 10, comma 2, e' cosi' sostituito: «La trasmissione della documentazione di cui al comma 1 avviene, a scelta del contraente, su supporto cartaceo o su altro supporto durevole. La scelta e' effettuata in maniera esplicita dal contraente ed e' in ogni momento revocabile previa comunicazione all'impresa.».
6. L'art. 10, comma 4, e' cosi' sostituito: «Il contraente, su richiesta, ha in ogni caso diritto di ricevere dall'impresa in qualunque momento i documenti di cui al comma 1 su supporto cartaceo, nonche' di modificare la tecnica di comunicazione a distanza utilizzata, a meno che tale circostanza non sia incompatibile con il contratto concluso. In questo caso, le imprese o gli intermediari possono prevedere a carico del contraente esclusivamente gli oneri connessi alla stampa e alla trasmissione della documentazione in formato cartaceo».
7. L'art. 11 e' cosi' sostituito: «La polizza puo' essere formata come documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, con firma elettronica qualificata o con firma digitale, nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia.».

Art. 14
Pubblicazione

1. Il presente Regolamento e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, nel Bollettino e sul sito internet dell'IVASS.

Art. 15
Entrata in vigore

1. Il presente Regolamento entra in vigore trenta giorni dopo la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, salvo quanto disposto dal comma 2.
2. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente Regolamento le imprese e gli intermediari adempiono agli obblighi di cui agli articoli 4 e 11.
3. Gli intermediari iscritti nel registro alla data di entrata in vigore del presente Regolamento comunicano all'IVASS il proprio indirizzo di posta elettronica certificata, secondo i termini e le modalita' indicate in apposito provvedimento.

Art. 16
Sostituzione degli allegati al Regolamento ISVAP
n. 5 del 16 ottobre 2006

1. Nei termini di cui al comma 1 dell'art. 15, gli allegati al Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006, come modificati dal Provvedimento n. 2720 del 2 luglio 2009, sono sostituiti dagli allegati al presente Regolamento. I nuovi allegati tengono conto delle disposizioni introdotte dall'art. 4 e dal Regolamento IVASS n. 6 del 2 dicembre 2014.

p. Il direttorio integrato
Il Governatore della Banca d'Italia
Visco