Gazzetta n. 52 del 4 marzo 2014 (vai al sommario) CONFERENZA UNIFICATA INTESA 6 febbraio 2014 Intesa, ai sensi dell'articolo 8, comma 6, della legge 5 giugno 2003, n. 131 tra il Governo, le regioni e gli enti locali per la disciplina unitaria in materia fieristica. (Rep. Atti n. 9/CU). LA CONFERENZA UNIFICATA Nell'odierna Seduta del 6 febbraio 2014 Vista l'intesa conclusa in sede di Conferenza nella Seduta dell'8 luglio 2010 (Rep. Atti n.52/CU), ai sensi dell'articolo 8, comma 6 della legge 5 giugno 2003, n.131, per promuovere il coordinamento del sistema fieristico nazionale, disciplinando le forme e le modalita' della concertazione delle politiche per il settore fieristico e della promozione delle attivita' utili all'armonizzazione delle normative regionali in questo settore; Considerato che l'intesa sopra indicata prevede, all'articolo 3, che le finalita' di coordinamento per il sistema fieristico nazionale siano perseguite attraverso i lavori di un apposito Tavolo, cui partecipano rappresentanti politici e tecnici delle amministrazioni pubbliche interessate, nonche' rappresentanti delle categorie del settore fieristico; Considerato che nella stessa Seduta dell'8 luglio 2010 l'ANCI e l'UPI, nell'esprimere l'avviso favorevole alla conclusione dell'intesa, hanno raccomandato di integrare la composizione dl Tavolo di coordinamento con propri rappresentanti, come indicato dall'Atto sopra richiamato; Vista la nota del Presidente della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome del 6 dicembre 2013, con la quale si chiede di approvare con una apposita intesa in sede di Conferenza Unificata le disposizioni relative alla disciplina unitaria in materia fieristica elaborate dal Tavolo di coordinamento nazionale istituito ai sensi dell'articolo 3 dell'intesa sancita nella Seduta dell'8 luglio 2010, cui hanno partecipato anche rappresentanti dell'ANCI, trasmessa con nota prot. CSR 5341 P-4.23.2.12 dell'11 novembre 2013, unitamente ad una breve relazione illustrativa; Visti gli esiti della riunione tecnica tenutasi in data 17 dicembre 2013, per discutere il documento sopra indicato, nel corso della quale tutte le amministrazioni presenti hanno espresso l'avviso favorevole alla conclusione dell'intesa in esame, comunicando che il documento stesso e' stato formalmente approvato dal Tavolo di coordinamento presieduto dal Ministro dello sviluppo economico nella riunione dell'11 dicembre 2013; Visto l'articolo 8, comma 6 della legge 5 giugno 2003, n.131 che prevede la facolta' del Governo di promuovere la stipula di intese in sede di Conferenza, dirette a favorire l'armonizzazione delle legislazioni statali e regionali o il raggiungimento di posizioni unitarie o il conseguimento di obiettivi comuni; Considerato che, nel corso della riunione tecnica sopra indicata e' stato concordato da tutte le amministrazioni presenti di trasmettere nuovamente lo schema di intesa, con gli Allegati 1 e 2, apportando alcune modifiche formali; Visto il nuovo schema di intesa, che apporta le modifiche formali concordate nel corso della riunione tecnica del 17 dicembre 2013, diramato con nota del 7 gennaio 2014, prot. CSR 22 P-4.23.2.12 Considerato che il punto e' stato iscritto all'o.d.g. della Seduta del 23 gennaio 2014, che non si e' tenuta; Visti gli esiti dell'odierna Seduta nel corso della quale le Regioni e gli Enti locali hanno espresso l'avviso favorevole alla conclusione dell'intesa in esame, gia' trasmessa con la nota sopra citata; Sancisce intesa ai sensi dell'articolo 8, comma 6 della legge 5 giugno 2003, n. 131 tra il Governo, le Regioni e gli Enti locali sul documento allegato (All.1), relativo alla disciplina unitaria in materia fieristica. Roma, 6 febbraio 2014 Il Presidente: Delrio Il Segretario: Marino   Allegato 1 Proposta di intesa tra lo Stato e le regioni ai sensi dell'art. 8, comma 6 della legge n. 131/2003 Disciplina unitaria in materia fieristica LO STATO E LE REGIONI SI IMPEGNANO 1. Requisiti di idoneita' dei quartieri fieristici per lo svolgimento delle manifestazioni fieristiche I requisiti di idoneita' dei quartieri fieristici per l'autorizzazione allo svolgimento di manifestazioni fieristiche si articolano come segue: Manifestazioni internazionali 1. Presenza di servizi di collegamento funzionali al raggiungimento del quartiere fieristico; 2. Disponibilita' di parcheggi esterni; 3. Sicurezza degli impianti (dotazione di impianti e di servizio antincendio; criteri per il materiale di allestimento; unificazione dei requisiti richiesti agli espositori in termini di sicurezza; servizio di vigilanza; impianti termici, aerazione, illuminazione); 4. Sale convegni; 5. Prenotazione viaggi ed alberghi; 6. Servizio telecomunicazioni e collegamenti informatici; 7. Servizi bancari; 8. Servizi di ristoro; 9. Servizio stampa; 10. Pronto soccorso; 11. Ordine pubblico; 12. Spedizioniere; 13. Centro affari (servizio informazioni in generale; centro accoglimento operatori e delegazioni; servizio informazioni import-export, assistenza operatori esteri; interpretariato; contatti commerciali; domande e offerte); 14. Servizio informazioni (elenco espositori per: settore merceologico, interesse commerciale, provenienza, programma convegni e manifestazioni collaterali; stampa personal card); 15. Statistiche attinenti alle manifestazioni fieristiche; 16. Sistemi informatizzati; Nel caso di manifestazioni fieristiche collocate in spazi espositivi non permanenti, i suddetti servizi possono essere resi disponibili nelle immediate vicinanze. Manifestazioni nazionali 1) Presenza di servizi di collegamento funzionali al raggiungimento del quartiere fieristico; 2) Disponibilita' di parcheggi esterni; 3) Sicurezza degli impianti (dotazione di impianti e di servizio antincendio; criteri per il materiale di allestimento, unificazione dei requisisti richiesti agli espositori in termini di sicurezza; servizio di vigilanza; impianti termici, aerazione, illuminazione); 4) Sale convegni; 5) Prenotazione viaggi ed alberghi; 6) Servizio telecomunicazioni e collegamenti informatici; 7) Servizi bancari; 8) Servizi di ristoro; 9) Servizio stampa; 10) Pronto soccorso; 11) Ordine pubblico; 12) Servizio informazioni (elenco espositori per: settore merceologico, interesse commerciale, provenienza; programma convegni e manifestazioni collaterali; stampa personal card); 13) Statistiche attinenti alle manifestazioni fieristiche. Nel caso di manifestazioni fieristiche collocate in spazi espositivi non permanenti, i suddetti servizi possono essere resi disponibili nelle immediate vicinanze. 2. Criteri di riconoscimento della qualifica internazionale delle manifestazioni fieristiche a) In caso di auto rilevazione del dato, o di certificazione effettuata da un organismo non riconosciuto da ACCREDIA o da organismo europeo equivalente, relativo agli espositori e visitatori e' riconosciuta la qualifica «internazionale» alla manifestazione fieristica quando si registri una partecipazione di almeno il 15% dei numero totale degli espositori diretti ed indiretti provenienti dall'estero ovvero almeno l'8% del numero complessivo delle visite o dei visitatori generici ovvero professionali provenienti dall'estero. b) In caso di certificazione del dato relativo agli espositori e visitatori mediante organismi di certificazione riconosciuti da Accredia per l'applicazione della norma ISO 25369-2008 ,e' riconosciuta la qualifica «internazionale» alla manifestazione fieristica quando si registri una partecipazione di almeno il 10% del numero totale degli espositori, diretti ed indiretti, provenienti dall'estero, ovvero di almeno il 5% del numero complessivo delle visite o dei visitatori generici ovvero professionali provenienti dall'estero. Per quanto riguarda i criteri di riconoscimento della qualifica nazionale delle manifestazioni fieristiche si rinvia al documento in materia della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome del 24 ottobre 2002. 3. Sistemi idonei ed oggettivi di rilevazione e certificazione dei dati attinenti agli espositori ed ai visitatori delle manifestazioni fieristiche di qualifica internazionale e nazionale 3.1. Disposizioni generali. 1.1. La certificazione dei dati delle manifestazioni fieristiehe rappresenta una modalita' attivabile su base volontaria da parte degli organizzatori delle stesse. 1.2. La certificazione dei dati e' effettuata da organismi di certificazione, allo scopo tempestivamente incaricati dal soggetto organizzatore della manifestazione. Tali organismi devono risultare accreditati dall'Ente unico nazionale di accreditamento (ACCREDIA), riconosciuto dal Governo con D.M. 22 dicembre 2009, sulla base dei criteri e modalita' stabiliti dalla Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome nella riunione del 25 luglio 2012 di cui all'Allegato 1 della presente intesa. Accanto a tale modalita', rimane ferma la possibilita' di produrre a cura dell'organizzatore, un'autodichiarazione sulla base della scheda di rilevazione dati di cui all'Allegato 2 della presente intesa. 1.3. Le Regioni hanno individuato principi e criteri idonei ed oggettivi di rilevazione e certificazione dei dati attinenti agli espositori e visitatori di manifestazioni fieristiche internazionali e nazionali, in applicazione della norma ISO 25639:2008. Le Regioni si impegnano - sulla scorta degli esiti della verifica dell'efficacia del progetto «valorizzazione all'estero dell'offerta fieristica nazionale attraverso incentivi alla certificazione di qualita'» -promosso dal MISE in accordo con le associazioni fieristiche nazionali e la Conferenza delle Regioni, da effettuarsi nel corso del 2015 - a valutare, per le sole fiere internazionali la validita' del meccanismo dell'autodichiarazione. Cio' anche in relazione alla verifica dei sistemi di premialita' cosi' come definiti al successivo punto 4. 1.4 Gli organizzatori delle manifestazioni fieristiche al fine dell'inserimento dei dati della propria manifestazione nelle statistiche europee pubblicate da UFI, autodichiarano o fanno certificare i dati attinenti agli espositori ed ai visitatori secondo quanto previsto dal punto 1.2. 1.5. L'autodichiarazione dei dati o la certificazione degli stessi va effettuata ad ogni edizione di manifestazione fieristica, ed e' condizione per l'attribuzione o il mantenimento della qualifica. 1.6. L'autodichiarazione dei dati o la certificazione degli stessi ad opera dell'ente accreditato deve essere effettuata nel corso del periodo di svolgimento della manifestazione fieristica e deve essere ultimata nei 40 giorni successivi al termine della manifestazione stessa. 1.7. L'organizzatore della manifestazione fieristica e' tenuto a prestare la massima collaborazione per il migliore esito della rilevazione e certificazione dei dati. 1.8. Il certificatore rilascia una copia dell'attestato di certificazione al soggetto organizzatore della manifestazione che provvedera' a trasmetterlo all'Assessorato Regionale competente in materia fieristica. 3.2. Definizioni Si fa riferimento alle definizioni di cui alla norma ISO 25639:2008 parte 1 «Vocabolary». 3.3. Ambito del controllo Si fa riferimento alle specifiche di cui alla norma ISO 25639:2008 - Parte 2 «Measurement procedures for statistical purposes». 3.4. Oggetto della rilevazione dei dati a) in caso di autodichiarazione del dato si fa riferimento alla compilazione della scheda di rilevazione dati allegata alla presente; b) in caso di certificazione del dato si fa riferimento ai dati previsti dal certificato emesso da un istituto di certificazione riconosciuto da Accredia per la norma ISO 25639:2008. 4. Meccanismi premiali della certificazione accreditata dei dati Le manifestazioni fieristiche internazionali che si doteranno del riconoscimento a mezzo di certificazione accreditata dei dati sono consultabili costantemente sui siti: www.calendariofiereinternazionali.it; www.sviluppoeconomicoit; www.aefi.it e godranno, inoltre, di una serie di premialita' consistenti in: 1) procedure amministrative regionali piu' snelle relativamente all'attribuzione della qualifica internazionale e all'inserimento nei Calendari Fieristici regionali, come definito al punto 2 lett. b); 2) riconoscimento di priorita' nel quadro delle attivita' promozionali a favore dell'internazionalizzazione del Sistema fieristico gestite dal Ministero dello sviluppo economico e dalle Regioni; 3) riconoscimento di punteggi superiori a favore delle manifestazioni certificate nell'accesso ai contributi finanziari delle Regioni e delle Camere di commercio; 4) iniziative a sostegno delle start-up innovative o della riconversione delle manifestazioni esistenti secondo linee di sviluppo innovativo, nel quadro delle attivita' promozionali a favore dell'internazionalizzazione del Sistema fieristico, gestite dal Ministero dello sviluppo economico e dalle Regioni; 5) procedura semplificata ai fini della concessione del patrocinio del Ministero dello sviluppo economico e della Conferenza delle Regioni e delle Province autonome alla manifestazione certificata; 6) evidenziazione degli eventi certificati nel Calendario Fieristico Italiano e nelle statistiche annuali curate dalla Conferenza delle Regioni e Province Autonome, nelle comunicazioni all'UFI (Unione Fiere Internazionali) e nei rapporti annuali relativi al settore; 7) dal 2015 previsione di una sezione dedicata del calendario delle manifestazioni fieristiche internazionali; 8) mutuo riconoscimento della qualifica di fiera internazionale «certificata» su tutto il territorio nazionale. In via transitoria, entro e non oltre il 31 dicembre 2014, le fiere che hanno scelto di certificarsi con Istituti di certificazione non accreditati, possono accedere alle premialita' di cui ai punti 2, 5 e 6, nelle more dell'avvenuto riconoscimento degli enti stessi tramite ACCREDIA o organismo europeo equivalente, a condizione che tali istituti dichiarino di applicare la norma ISO 25639:2008 e il protocollo della Conferenza delle Regioni del 25 luglio 2012, di cui all'Allegato 1 della presente Intesa. 5. Predisposizione del calendario fieristico italiano 1. Le istanze di riconoscimento delle manifestazioni fieristiche internazionali e nazionali devono essere presentate alle Regioni o Province Autonome di riferimento, o all'ente dalle stesse individuato, entro i termini fissati da ciascuna disciplina normativa regionale. 2. Ai fini della predisposizione del calendario delle manifestazioni fieristiche internazionali e nazionali, le Regioni e le Province Autonome, entro il 15 maggio dell'anno antecedente a quello di svolgimento, trasmettono al coordinamento interregionale l'elenco delle fiere con i relativi dati: qualifica, periodo di svolgimento, denominazione, settori merceologici, sede e soggetto organizzatore. Il suddetto termine e' da intendersi perentorio ai fini della pubblicazione del calendario sul sito internet della Conferenza delle Regioni - www.regioni.it - da effettuare, entro e non oltre il mese di luglio dell'anno antecedente a quello di svolgimento delle manifestazioni, a seguito della presa d'atto da parte della Conferenza stessa. 3. Sul calendario fieristico e' sentito il Coordinamento per il sistema fieristico nazionale, istituito presso il Ministero dello sviluppo economico. 4. Le Regioni e le Province autonome si impegnano a trasmettere al coordinamento interregionale, entro il 15 maggio dell'anno successivo a quello di svolgimento, i dati statistici relativi alle manifestazioni fieristiche internazionali. 5. Le Regioni e le Province autonome si impegnano a darne la massima diffusione agli organizzatori delle manifestazioni fieristiche ai fini del rispetto dei termini ivi previsti.   Allegato 2 Parte di provvedimento in formato grafico   Allegato 3 Criteri e modalita' per l'accreditamento di organismi operanti la certificazione dei dati relativi agli eventi fieristici - Protocollo proprietario per ACCREDIA Introduzione A seguito di quanto concordato in sede di Tavolo di Coordinamento Nazionale sul sistema fieristico tra il MiSE, le Regioni e le Associazioni di categoria, la Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome, di concerto con ACCREDIA, quale unico Ente nazionale autorizzato a svolgere attivita' di accreditamento ha definito il presente «protocollo Proprietario» per prescrivere apposite regole e procedure intese ad ottimizzare l'attivita' di Accreditamento degli Organismi di Certificazione (OdC) operanti la certificazione dei dati relativi ad un evento fieristico, in accordo alla norma UNI CEI EN 45011 (e futura ISO 17065) e relativi documenti applicabili. Per semplicita' di consultazione, il presente documento e' strutturato, in linea di principio, secondo la numerazione della Norma UNI CEI EN 45011 e fornisce precisazioni, commenti ed integrazioni, ove applicabili, in ordine ai requisiti della norma stessa, definendo un contesto di riferimento a cui gli Organismi di Certificazione si devono conformare per conseguire e mantenere l'accreditamento ACCREDIA, relativamente all'emissione delle specifiche certificazioni in esame. 1. Scopo e campo di applicazione Il campo di applicazione del presente documento e' quello dell'Accreditamento degli Organismi operanti la certificazione dei dati relativi ad un evento fieristico. La certificazione dei dati e' effettuata da Organismi di Certificazione, allo scopo tempestivamente incaricati dal soggetto organizzatore della manifestazione. Questi Organismi di Certificazione devono risultare accreditati dall'Organismo unico nazionale autorizzato in Italia a svolgere attivita' di accreditamento e vigilanza del mercato (ACCREDIA), sulla base dei criteri e modalita' stabiliti dal presente Protocollo. La responsabilita' di rilevare i dati rimane in capo al soggetto organizzatore della manifestazione fieristica, che con mezzi, strumenti e personali propri effettua la rilevazione delle presenze. La certificazione va effettuata ad ogni edizione fieristica. La certificazione degli stessi ad opera dell'OdC incaricato deve essere effettuata nel corso del periodo di svolgimento della manifestazione fieristica e deve essere ultimata nei 40 giorni successivi al termine della manifestazione stessa. L'organizzatore della manifestazione fieristica e' tenuto a prestare la massima collaborazione per il migliore esito della rilevazione e certificazione dei dati. Il certificatore rilascia una copia dell'attestato di certificazione al soggetto organizzatore della manifestazione che provvedera' a trasmetterlo all'Assessorato Regionale competente in materia fieristica. 2. Riferimenti normativi 2.1 Regolamenti comunitari e leggi Art. 117, comma 4 della Costituzione «Determinazione dei sistemi idonei ed oggettivi di rilevazione e certificazione dei dati attinenti agli espositori ed ai visitatori delle manifestazioni ,fieristiche di qualifica internazionale e nazionale», documento approvato dalla Conferenza dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome il 21 giugno 2012; «Criteri di riconoscimento della qualifica internazionale e nazionale», documento approvato dalla Conferenza dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome il 24 ottobre 2002; - Requisisti di idoneita' dei quartieri fieristici per lo svolgimento di manifestazioni fieristiche», documento approvato dalla Conferenza dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome il 24 ottobre 2002; Regolamento (Ce) n. 765/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio del 9 luglio 2008 che pone norme in materia di accreditamento e vigilanza del mercato per quanto riguarda la commercializzazione dei prodotti e che abroga il regolamento (CEE) n. 339/93; Decreto del 16 novembre 2009 per il riconoscimento di ACCREDIA come unico organismo nazionale italiano autorizzato a svolgere attivita' di accreditamento; 2.2 Norme e regolamenti tecnici per l'accreditamento UNI CEI EN 45011:1999 Requisiti generali relativi agli Organismi che gestiscono Sistemi di Certificazione di prodotti (ISO/IEC Guide 65) (di seguito denominata EN 45011); IAF GD5:2006 Guidance on the Application of ISO/IEC Guide 65:1996; ISO/IEC 17000:2004 Valutazione della conformita' - Vocabolario e principi generali; RG-01 Regolamento per l'accreditamento degli Organismi di Certificazione; RG-09 Regolamento per l'utilizzo del Marchio. 2.3 Norme per la certificazione ISO 25639-2:2008 Exhibitions, shows, fairs and conventions - Part 2: Measurement procedures for statistical purposes. 3. Definizioni Si applicano le definizioni riportate nella ISO 25639-1:2008 Exhibitions, shows, fairs and conventions Part 1: Vocabulary. 4. Organismo di certificazione 4.1 Disposizioni generali Si applica il requisito di norma, con le specificazioni indicate nei paragrafi seguenti. L'Organismo di certificazione, di seguito OdC, deve avviare, promuovere, mantenere e gestire un sistema di certificazione in conformita' alla norma EN 45011. L'Organismo dovra' aver svolto attivita' di valutazione della conformita' (si veda il Regolamento (CE) n. 765/2008), anche in ambiti differenti a quelli richiamati in questo Protocollo, da almeno 2 anni alla data di presentazione della richiesta di accreditamento, e da almeno 2 anni non deve aver avuto rapporti commerciali, diversi da quelli inerenti l'attivita' di certificazione o di semplice fruitore dei servizi fieristici (partecipazione a fiere come visitatore o espositore), con qualsiasi organismo organizzatore di manifestazioni fieristiche. L'OdC deve essere indipendente e imparziale nello svolgimento dei suoi compiti; lo Statuto dell'OdC deve avere come oggetto prevalente l'esercizio della valutazione della conformita', e non devono figurare altre attivita' che possano far percepire l'OdC in conflitto di interessi (attivita' di consulenza o di promozione nel settore fieristico). L'oggetto della certificazione e' la manifestazione fieristica. Perche' possa essere mantenuta la certificazione della manifestazione fieristica, l'OdC ha il compito di rilasciare i certificati dei dati ad ogni edizione di manifestazione fieristica. L'OdC istituisce e applica le procedure per il rilascio, la sospensione e il ritiro dei certificati, secondo un Regolamento che disciplina i rapporti con le imprese, da sottoporre a valutazione da parte di ACCREDIA e comunque in accordo alla norma EN 45011, al Regolamento RG-01 e al presente Protocollo. 4.2 Organizzazione Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni. Imparzialita': a. l'organismo di certificazione deve identificare un Comitato per la Salvaguardia dell'Imparzialita' in cui siano invitate a partecipare tutte le parti interessate al processo di certificazione. Sebbene tale comitato non possa rappresentare ogni interesse, un organismo di certificazione dovrebbe identificare e sollecitare la partecipazione degli interessi principali. Tali interessi possono comprendere: quartieri fieristici, organizzatori fieristici, espositori/visitatori professionali, autorita' di regolazione, Universita' o enti di ricerca, associazioni di professionisti, i rappresentanti delle associazioni industriali e del commercio, associazioni di consumatori. Qualora la composizione dell'organo di cui trattasi non risulti pienamente rispondente alle disposizioni sopra riportate, l'Organismo e' comunque tenuto a dimostrare di aver identificato ed invitato le parti medesime e ad impegnarsi a completare le rappresentanze secondo quanto riportato sopra; b. L'organismo deve garantire che ogni decisione circa la certificazione sia presa da una persona o da piu' persone diverse da quelle che hanno effettuato la valutazione; c. Il direttore responsabile ed il personale deve essere libero da ogni pressione di carattere commerciale, finanziaria o di altra natura che possa influenzare i risultati del processo di certificazione; d. Anche l'attivita' di organismi correlati non deve compromettere la riservatezza, l'obiettivita' e l'imparzialita' delle certificazioni. Nel caso in cui soggetti collegati svolgano attivita' in conflitto di interessi, il personale di direzione, e chi svolge attivita' di certificazione, deve essere differente dal soggetto collegato; e. Nel caso in cui personale dell'Organismo di certificazione svolga un ruolo attivo in associazioni di categoria relativamente al settore fieristico, deve essere fornita evidenza di non interferenza nel processo di certificazione (queste persone fisiche non possono svolgere attivita' di verifica e di delibera). Il rispetto del principio dell'imparzialita' comporta che l'Organismo di certificazione (compreso altri dipartimenti con la stessa entita' legale, o altre societa' controllate) non deve: a. fornire o progettare i servizi che certifica; b. dare consigli o fornire servizi di consulenza al richiedente la certificazione ivi compresi i metodi per risolvere gli ostacoli all'ottenimento della certificazione richiesta; c. fornire ogni altro tipo di prodotto o servizio che potrebbe compromettere il carattere di riservatezza, obiettivita' o imparzialita' del processo di certificazione e delle relative decisioni. Eventuali rischi residui in tema di imparzialita' devono essere esaminati in una analisi dei rischi, cosi' da identificare le eventuali minacce, e l'adozione di adeguate contromisure. 4.3 Operativita' Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni. L'OdC assume l'obbligo di rilevare e certificare i dati fieristici, secondo la norma ISO 25639:2 ed il presente Protocollo, nonche' le disposizioni di legge applicabili, comprese le pertinenti decisioni della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome, assicurando professionalita', integrita' e veridicita'. L'OdC deve rendere noto di avere raccolto sufficienti evidenze oggettive di conformita' della manifestazione Fieristica alle normative applicabili al punto 2.1. Non rientrano nel campo di applicazione di questo schema di certificazione le problematiche in tema di ambiente, privacy, security e safety, nonche' ogni altro ambito di valutazione non esplicitamente richiamato in questo Protocollo o nella norma. ISO 25639:2. Di seguito i dati oggetto di valutazione. Per i visitatori: il numero; la loro provenienza; la tipologia (opzionale). Per gli espositori: il numero; la loro provenienza; la tipologia (opzionale). Per le superfici espositive: la misurazione della superficie espositiva netta; la provenienza degli espositori diretti che le occupano; la tipologia (opzionale). Per l'attivita' convegnistica: il numero degli eventi congressuali e similari (opzionale). 4.4 Subappalto Si applica il requisito di norma. 4.5 Sistema qualita' Si applica il requisito di norma. 4.6 Condizioni e procedure per il rilascio, il mantenimento, l'estensione, la sospensione e la revoca della certificazione Si applica il requisito di norma. 4.7 Verifiche ispettive interne e riesami da parte della direzione Si applica il requisito di norma. 4.8 Documentazione Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni. L'OdC deve fornire informazioni dettagliate del processo di certificazione e relative tariffe. Il tariffario dovra' riportare separatamente i costi connessi, ove applicabile, a: presentazione della domanda di certificazione; esame della documentazione; verifiche ispettive dettagliando le attivita' e il numero di giornate che verranno condotte dall'OdC; rilascio della certificazione; criteri per determinare i costi per le attivita' di sorveglianza e rinnovo; spese extra (es: vitto, alloggio, spese auto). 4.9 Registrazioni Si applica il requisito di norma, con le seguenti specificazioni. L'organismo di certificazione deve disporre di una politica documentata e di procedure documentate per la conservazione delle registrazioni. Le registrazioni devono essere conservate per la durata del ciclo in corso, piu' un intero ciclo di certificazione, salvo quanto previsto dalla legge. 4.10 Riservatezza Si applica il requisito di norma. 5. Personale dell'organismo di certificazione 5.1 Generalita' Si applica il requisito di norma. 5.2 Criteri di qualifica Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni. L'organismo deve prevedere metodi per valutare le conoscenze e abilita' del proprio personale, prevedendo una valutazione iniziale e una rivalutazione periodica di tutto il personale coinvolto in maniera diretta (es: gruppo di verifica, organo di delibera) e indiretta (es: Comitato per la Salvaguardia dell'Imparzialita', personale commerciale e di pianificazione) nel processo di certificazione. Profilo del Gruppo di Verifica Il Gruppo di verifica, singolarmente o nel suo complesso, dovra' soddisfare i seguenti requisiti: 1. Conoscenza e competenza specifica, documentata e comprovata da un curriculum professionale e non solo formativo, dei meccanismi organizzativi e di svolgimento di manifestazioni fieristiche di livello internazionale, della norme amministrative locali, regionali e nazionali che regolano tali manifestazioni; 2. Conoscenza dei principi di statistica e della norma ISO 25639; 3. Conoscenza di questo Protocollo; 4. Aver partecipato, anche in veste di osservatore, ad almeno 10 verifiche in questo od altri schemi settoriali di certificazione, di prodotto o di sistema. Non e' ammissibile che lo stesso Gruppo di Verifica conduca la verifica ispettiva per piu' di 2 edizioni consecutive della manifestazione candidata alla certificazione. Il personale ispettivo non dove aver avuto alcuna relazione economica, negli ultimi 2 anni, con l'organizzatore della manifestazione candidata alla certificazione. Profilo del Comitato di Delibera Il Comitato di Delibera deve esprimere adeguata professionalita' riferibili al mercato del sistema fieristico (quartieri fieristici, organizzatori fieristici, espositori/visitatori professionali). Il Comitato di Delibera, nel suo complesso, deve ricoprire le stesse competenze previste dal Gruppo di Verifica. 6. Modifiche dei requisiti di certificazione Si applica il requisito di norma. 7. Ricorsi, reclami e contenziosi Si applica il requisito di norma. 8. Domanda per la certificazione Si applica il requisito di norma. 8.1 Informazioni sulle procedure Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto riportate. Viene fornita all'organizzatore della manifestazione sottoposta a certificazione la documentazione, a supporto della norma ISO 25639, utile a comprendere le definizioni e le modalita' di calcolo degli elementi statistici fieristici oggetto di certificazione. Obiettivo di questa fase e' valutare la coerenza, alla norma ISO 25639, delle terminologie e delle procedure (amministrative e dei sistemi informatici) di conteggio gia' utilizzate dall'organizzatore al fine di evitare fraintendimenti, da parte dello stesso, nella compilazione delle statistiche finali relative ad espositori, visitatori e superfici. In uno o piu' incontri con l'organizzatore si analizzano le metodologie di classificazione e di calcolo da questo utilizzate per gli espositori, visitatori e le superfici ed in particolare: 1. Si analizzano i processi amministrativi relativi all'iscrizione e classificazione delle tipologie di espositori (diretti, diretti in collettive, indiretti) sia esteri che italiani; 2. Si analizzano il layout espositivo e la classificazione utilizzata dall'organizzatore per le aree espositive (interne e ed esterne) nette e lorde, le aree mostra e/o prove, le superfici dedicate a servizi; 3. Si analizzano le aree dedicate a convegni, congressi o meeting collegate all'evento; 4. Si analizzano i sistemi di misurazione degli ingressi ed i loro algoritmi di calcolo, i gate di accesso per visitatori, espositori e personale tecnico; gli orari di accesso ed i flussi giornalieri. 8.2 Domanda Si applica il requisito di norma. 8.3 Tempi di sviluppo della certificazione I tempi previsti sono applicabili per le attivita' di verifica iniziale e di rinnovo. Per le verifiche di' sorveglianza il tempo impiegato deve essere pari almeno a 3/4 del tempo impiegato per la verifica iniziale / rinnovo. Per lo sviluppo della certificazione, al netto dei tempi amministrativi per la definizione dell'incarico, l'OdC impieghera', con una tolleranza del 20% e per ciascuna fase, i seguenti tempi: 1. Fase riferita al paragrafo 8: 2 giornate uomo; 2. Fase riferita al paragrafo 9: 3 giornate uomo; 3. Fase riferita al paragrafo 10: 1 o 2 giornate in funzione della numerosita' del campione di espositori da ispezionare (a cui e' necessario almeno 4 minuti per ispezione) e delle dimensioni, in superfici, dell'estensione della manifestazione; 4. Fase riferita al paragrafo 11: 4 giornate uomo; 5. Fase riferita al paragrafo 12: 1,5 giornata uomo (tenendo conto dell'impegno dei membri del comitato di delibera). Per eventuali aumenti / riduzione dei tempi sopra indicati (ci si riferisce alla tolleranza del 20%) l'OdC dovra' giustificarne il merito, e tenerne registrazione. 9. Preparazione della valutazione Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto riportate. Azioni preparatorie: A. Entro 15 giorni dall'inizio della manifestazione, al fine di predisporre la visita ispettiva, l'organizzatore deve inviare, via PEC o sistema equivalente di riscontro di invio: 1. File, formato database, con tracciato record adeguato, per la possibile estrazione secondo tutti i parametri (campi) che lo compongono, anche provvisorio, contenente l'elenco degli espositori classificati secondo le definizioni ISO, la posizione a loro assegnata e la superficie occupata; 2. Planimetria, anche provvisoria, in scala, riportante tutti gli stand, e loro relative assegnazioni, disposizione degli spazi utilizzati per la Manifestazione (aree mostra, aree servizio, sale convegni, etc.), gate di accesso; 3. Copia dei titoli di ingresso utilizzati da visitatori, addetti allo stand espositivo e personale di servizio e indicazioni su loro date e orari di validita'. B. Al fine di condurre una visita ispettiva che soddisfi alla condizione di verificare l'effettiva presenza degli espositori, per tutte le tipologie definite dalla norma ISO 25639-parte 1, viene predisposto, a partire dal file di cui al punto 1 un campione, stratificato secondo le classi di espositori (diretti Italiani, diretti esteri, indiretti italiani, indiretti esteri), statisticamente rappresentativo. Tale campione sara' composto da una numerosita' uguale o superiore al 5% del numero totale degli espositori diretti italiani (inclusi i co-espositori); una numerosita' uguale o superiore al 10% del numero totale di espositori diretti esteri; una numerosita' uguale o superiore al 10% del numero totale espositori indiretti italiani; una numerosita' uguale o superiore al 10% del numero totale espositori indiretti esteri. Tali numerosita' non potranno essere inferiori alle 15 unita' per ogni tipologia di espositore suddetta. Ove non possibile si considerera' l'intera popolazione di quella classe. Per ciascuno degli espositori compresi nel suddetto campione verra' predisposta una scheda di verifica che riporti: posizione (padiglione, numero stand, area interna/esterna); superficie occupata; tipologia di espositore; nazionalita'; nota sulla presenza in esposizione di prodotti; nota sulla presenza di materiale informativo; nota sulla presenza di personale dedicato; nota per annotazione eventuali anomalie riscontrate; data e orario visita ispettiva, spazio firma per l'ispettore. Verranno inoltre predisposte un numero adeguato di schede neutre (nel numero di almeno 5) utili a riportare anomalie evidenti di altri stand espositivi (vuoti e/o privi di personale) eventualmente riscontrate durante la ricognizione ispettiva. C. La visita ispettiva dovra' essere svolta da personale specializzato e di comprovata esperienza e indipendenza come in seguito specificati. La visita si svolgera', durante l'orario di svolgimento della manifestazione, in uno o piu' giorni, successivi al primo, senza alcun vincolo di accesso a tutte le aree coinvolte nella manifestazione. L'organizzatore avra' cura di: predisporre un'informativa adeguata nei confronti di tutti gli espositori, personale tecnico ed amministrativo; fornire l'ispettore dei pass di accesso a tutte le aree espositive, dimostrative e congressuali presenti. D. Materiale che l'organizzatore consegna, redigendo apposito verbale controfirmato da entrambi, all'ispettore prima dell'avvio della ricognizione alle aree: 1. Planimetria definitiva della manifestazione in scala e firmata da un responsabile dell'ente organizzatore (conforme a quella prodotta in ottemperanza alle norme di sicurezza per eventi pubblici) riportante la posizione definitiva di ogni espositore, le aree di passaggio, le aree dimostrative/mostra, le aree di servizio e ogni altra specifica utile a definire la superficie complessiva occupata dalla manifestazione. Sempre su tale planimetria verranno indicate le aree di accesso controllato per visitatori ed espositori; 2. Catalogo definitivo della manifestazione completo di eventuali addendum; 3. Eventuale completamento dei titoli di ingresso utilizzati e gia' forniti in fase di istruttoria; 4. Elenco ed orari degli eventi congressuali e collaterali previsti durante i giorni di manifestazione; 5. Statistiche degli ingressi visitatori, suddivise secondo le specifiche ISO, del giorno precedente alla visita ispettiva. 10. Valutazione Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto riportate. Ricognizione alle aree espositive: 1. L'ispettore visitera' ogni stand corrispondente all'elenco espositori presente nel campione estratto di cui al punto 9 B rilevando la conformita' o meno di quanto riportato dall'organizzatore dedicando a tale sopraluogo un tempo minimo di 4 minuti; 2. L'ispettore durante la ricognizione agli stand avra' l'obbligo, qualora gli apparissero durante la ricognizione, di censire, utilizzando le schede di rilevazione neutre di cui al punto II C, eventuali stand non presidiati (senza personale o materiale); 3. L'ispettore visitera' ogni gate d'ingresso verificando la metodologia di accesso adottata per visitatori, espositori, personale tecnico e di servizio e annotando, per la relazione tali elementi; 4. L'ispettore verifichera' la congruita' alla norma ISO del sistema di conteggio degli ingressi (automatico o manuale). Richieste di approfondimenti in loco L'ispettore avra' facolta' di richiedere al personale (amministrativo o tecnico) dell'organizzatore approfondimenti o chiarimenti in merito a dubbi o anomalie riscontrate. L'organizzatore dovra' fornire adeguate garanzie in merito alla riservatezza, integrita' e disponibilita' dei dati. 11. Rapporto sulla valutazione Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto riportate. Azione consuntiva e di verifica A. Successivamente alla visita ispettiva l'ispettore avra' cura di redigere un documento, da inviare all'organizzatore, in cui verranno evidenziate eventuali anomalie riscontrate (Non conformita') e ne verra' chiesta giustificazione. In conseguenza di tale azione di chiarimento verra' dato il nulla osta alla redazione da parte dell'organizzatore delle statistiche, secondo un formulario opportunamente predisposto che riporti i dati relativi alla norma ISO di riferimento, e all'invio del file relativo all'elenco completo e definitivo degli espositori presenti alla manifestazione. Tali documenti dovranno riportare la data di compilazione ed essere firmati da responsabili/titolari dell'ente organizzatore. B. Ricevuti tali formulari compilati e siglati dall'organizzatore ed il suddetto file, l'ispettore avra' cura di verificarne la coerenza con i materiali ricevuti durante la fase ispettiva ed in particolare verifichera': 1. la presenza e la superficie occupata dagli espositori tramite il riscontro sulla planimetria definitiva della manifestazione; 2. la loro numerosita' totale distinta nelle categorie indicate da ISO 25639-2; 3. la superficie dedicata a mostre/dimostrazioni tramite il riscontro sulla planimetria definitiva della manifestazione; 4. la superficie dedicata alle aree di servizio tramite il riscontro sulla planimetria definitiva della manifestazione; 5. le superfici di transito tramite il riscontro sulla planimetria definitiva della manifestazione. Qualora, durante tale verifica, vengano rilevate anomalie, verranno richieste all'organizzatore giustificazioni in merito ed eventualmente, se necessario, la ricompilazione del formulario. L'ispettore avra' cura di redigere un rapporto che riporti la descrizione di tutte le fasi, i loro tempi e passaggi collegati alla visita ispettiva e alleghi, i dati, i formulari e tutta la documentazione di corredo utilizzata e prodotta dall'organizzatore. Il rapporto di verifica dovra' includere un parere in merito al rilascio o meno della certificazione. Prima di procedere con la certificazione dovra' essere data evidenza di chiusura di tutte le Non Conformita' riscontrate (trattamento e azione correttiva). 12. Decisione per la certificazione Si applica il requisito di norma, con le specificazioni indicate nei paragrafi seguenti. Il Comitato di Delibera, composto da almeno 3 persone fisiche, deve esaminare la relazione prodotta dall'ispettore e valutare che la visita ispettiva sia stata condotta con prudenza, perizia e diligenza. Tale comitato avra', altresi', l'obbligo di svolgere l'esame dei materiali forniti dall'ispettore al fine di verificarne la completezza e la coerenza con la norma ISO applicabile e, quindi, porre il nulla osta all'emissione del certificato da parte dell'organismo di certificazione. Qualora tale Comitato verificasse delle incongruenze ha facolta' di richiedere approfondimenti, per tramite dell'ispettore o direttamente, all'organizzatore e, per situazioni non risolvibili, porre un veto al rilascio del certificato. Il certificato dovra' contenere almeno i seguenti dati: a) nome dell'organismo di certificazione, numero di certificato; b) nome della manifestazione fieristica e del soggetto giuridico responsabile della manifestazione fieristica; c) data di primo rilascio, di emissione corrente, di scadenza e firma del rappresentante legale dell'OdC che rilascia il certificato. In occasione di ogni singola edizione della manifestazione fieristica, l'OdC dovra' emettere un documento di certificazione che, facendo riferimento al certificato di cui sopra, dettagli i dati relativi all'edizione oggetto di valutazione. Condizione per mantenere la certificazione della manifestazione fieristica e' che siano valutate tutte le edizioni fieristiche nell'arco di validita' della certificazione. 13. Sorveglianza Si applica il requisito di norma, con le specificazioni di seguito indicate. La certificazione di una manifestazione fieristica ha una durata di 3 anni. Per manifestazioni fieristiche aventi cadenza superiore ai 3 anni la durata del certificato si estende sino alla data di inizio dell'edizione successiva. Sorveglianza Nell'arco dei 3 anni di validita' della certificazione, l'OdC dovra' verificare per tutte le edizioni fieristiche, previste nei 3 anni, con le stesse modalita' descritte nei paragrafi (dal paragrafo al 8 al 12). Durante l'attivita' di sorveglianza e' pero' concessa all'OdC la facolta' di non svolgere alcune attivita', salvo comunicazione specifica dell'organizzatore in merito ad avvenute variazioni, relative ai seguenti paragrafi: Paragrafo 8.1 Informazioni sulle procedure; Paragrafo 10.3 e 10.4 con esclusione del caso di presenza di sistemi manuali di conteggio. Rinnovo Il rinnovo della certificazione avviene previa esecuzione di un nuovo iter completo di certificazione (paragrafi 8/12 completi). Al termine degli accertamenti l'OdC deve deliberare il rilascio della nuova certificazione. L'OdC deve richiedere all'Organizzatore della Manifestazione Fieristica di essere informato, prima di ogni verifica, circa ogni variazione, a titolo esemplificativo ma non esclusivo, quali quelle relative a procedure di conteggio amministrative e statistiche di visitatori, espositori e superfici al volume di attivita' e di ogni altro elemento che implichi il mutamento delle condizioni per il mantenimento della certificazione. 14. Uso delle licenze, dei certificati e dei marchi di conformita' Ogni OdC deve prevedere regole per la concessione del proprio Logo/Marchio di certificazione alle imprese certificate. Le regole devono rispettare i requisiti delle norme di riferimento e del Regolamento sull'uso del marchio di ACCREDIA (rif. RG-09). Gli usi inappropriati della certificazione o l'uso ingannevole dei certificati e marchi o loghi in pubblicazioni, cataloghi, ecc... devono essere sanzionati tramite adeguati provvedimenti quali la sospensione o la revoca della certificazione, la pubblicazione del tipo di infrazione e, ove appropriate, anche azioni legali. L'OdC deve sospendere e/o revocare la certificazione all'impresa al verificarsi di una o piu' delle seguenti condizioni: a) non osservanza delle prescrizioni previste dai documenti contrattuali; b) fondato reclamo scritto per inadempienze verso terzi; c) mancato rispetto dei requisiti previsti per il mantenimento e il rinnovo della certificazione; d) mancato pagamento delle quote di iscrizione/mantenimento; e) ogni altra carenza che derivi dal mancato rispetto di quanto formalmente accettato dall'impresa all'atto della certificazione. In tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare in maniera negativa e/o ledere l'immagine dell'OdC e delle parti coinvolte; f) formale richiesta da parte dell'impresa certificata. 15. Reclami ai fornitori Si applica il requisito di norma.