Gazzetta n. 263 del 9 novembre 2013 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 30 ottobre 2013, n. 36 Chiusura delle contabilita' dell'esercizio finanziario 2013, in attuazione delle vigenti disposizioni in materia contabile. Alla Presidenza del Consiglio dei ministri Alle Amministrazioni centrali dello Stato Agli Uffici centrali del Bilancio presso le Amministrazioni centrali dello Stato Alle Amministrazioni autonome dello Stato Alle Ragionerie territoriali dello Stato Alla Banca d'Italia - Amministrazione centrale - Servizio rapporti con il Tesoro All'Agenzia interregionale per il fiume Po Alla Corte dei Conti Sezioni regionali della Corte dei Conti All'Avvocatura generale dello Stato Alle Avvocature distrettuali dello Stato Agli Uffici territoriali del Governo Al Dipartimento delle finanze All'Agenzia delle entrate All'Agenzia del demanio All'Agenzia delle dogane e dei monopoli A Equitalia S.p.A. Al Dipartimento dell'Amministrazione generale, del personale e dei servizi A Poste Italiane S.p.A. e p.c. Alla Corte dei Conti - Sezioni riunite in sede di controllo Ai Commissari o Rappresentanti del Governo per le regioni a statuto speciale e le province autonome di Trento e Bolzano Alle Ragionerie delle regioni a statuto ordinario, delle regioni a statuto speciale e delle province autonome di Trento e Bolzano All'Associazione Bancaria Italiana La presente circolare, al fine di assicurare la massima omogeneita' dei comportamenti da parte degli Uffici preposti alle operazioni di chiusura delle scritture relative all'esercizio finanziario 2013, fornisce dettagliate istruzioni riportate nell'Allegato 1. In particolare tali istruzioni individuano gli adempimenti in materia di entrate, di spese e di patrimonio dello Stato connessi con la chiusura dell'esercizio, di competenza delle Amministrazioni statali e delle Tesorerie, cosi' come previsto dalla normativa contabile e dall'art. 193, 3° comma, delle Istruzioni sul servizio di tesoreria dello Stato per le operazioni di chiusura relative alla gestione delle entrate, delle spese e del patrimonio dello Stato nel rispetto della vigente normativa contabile. Si desidera tuttavia richiamare l'attenzione su alcune disposizioni in particolare. "Entrate": Per quanto riguarda la resa della contabilita' amministrativa delle entrate, gli Uffici interessati sono tenuti alla rigorosa osservanza degli articoli 254 e 257 del vigente Regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilita' generale dello Stato. Al fine di superare le difficolta' operative rappresentate dalle Ragionerie Territoriali dello Stato e dalla Banca d'Italia e consentire, quindi, la corretta contabilizzazione delle entrate erariali, si ritiene possibile derogare, limitatamente alle operazioni di chiusura, alla disposizione contenuta nell'art. 62 delle Istruzioni sul servizio di tesoreria dello Stato riguardante le rettifiche e l'annullamento delle quietanze - e consentire altresi' che le modifiche di imputazione possano essere eseguite anche in mancanza dell'originale della quietanza. Per le operazioni di chiusura riguardanti l'esercizio 2013, gli Uffici riscontranti del sistema delle ragionerie del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato (art. 10 del decreto del Presidente della Repubblica 30 gennaio 2008, n. 43) si avvalgono delle funzionalita' S.I.E. ("Sistema Informativo Entrate"), accessibile dall'ambiente intranet del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Le modalita' ed istruzioni relative saranno contenute, come di consueto, nel "Manuale per le operazioni relative al consuntivo delle entrate per l'esercizio 2013". "Spese": Si raccomanda alle Amministrazioni centrali, nonche' agli Uffici periferici competenti ad emettere aperture di credito a valere sui fondi assegnati ai sensi della legge 17 agosto 1960, n. 908, di effettuare un preventivo esame e vaglio dei fabbisogni prima di concedere l'apertura di credito, onde evitare che, per effetto di errate previsioni, a fine esercizio rimangano sulle aperture di credito cospicui fondi non utilizzati. La predetta raccomandazione a commisurare l'importo delle aperture di credito alle effettive necessita' dei funzionari delegati, trae anche giustificazione - specialmente per i capitoli con gestione esclusivamente delegata - dal fatto che la riduzione piuttosto consistente degli ordini di accreditamento comporta l'accertamento di residui passivi non quantificabili in sede di bilancio di previsione, con la determinazione di una massa spendibile di gran lunga superiore agli stanziamenti di cassa. In tali casi gli stanziamenti di cassa del nuovo esercizio risulterebbero insufficienti per l'emissione di ordini di accreditamento in conto residui a fronte di mod. 32-bis C. G. o di mod. 62 C.G. Va peraltro precisato che una valutazione piu' attenta di tali necessita' consentirebbe di non lasciare privo di fondi il capitolo interessato per le necessita' proprie delle Amministrazioni centrali e periferiche. Analoghe considerazioni vanno svolte in ordine all'applicazione delle disposizioni recate dall'art. 2 della citata legge n. 908/1960. In particolare tale norma, nel disporre che le Amministrazioni centrali possano ripartire, in tutto o in parte, le somme stanziate sui singoli capitoli di spesa tra i dipendenti Uffici periferici, prevede la possibilita' di effettuare, nel corso dell'esercizio, le variazioni che si rendessero necessarie alle ripartizioni medesime. Cio', ovviamente, al fine di consentire l'adeguamento delle risorse in relazione alle effettive necessita' dei singoli Uffici e, nel contempo, di evitare che da un lato rimangano somme non impegnate, quindi destinate ad economia di gestione, e dall'altro che i fondi assegnati risultino insufficienti per far fronte ai pagamenti di competenza di altri centri di spesa. In proposito corre l'obbligo di segnalare che nei decorsi esercizi finanziari, in sede di bilancio consuntivo, sui capitoli gestiti ai sensi della menzionata legge n. 908/1960, sono state rilevate numerose economie sulle quote di stanziamento assegnate a vari Uffici periferici mentre sugli stessi capitoli sono state registrate eccedenze di spesa sulle quote mantenute in gestione dalle corrispondenti Amministrazioni centrali. Al fine di evitare il ripetersi del problema segnalato, si raccomanda a queste ultime di procedere, ove occorra nel corso dell'esercizio, ma in ogni caso non oltre la data di sistemazione dei titoli di spesa, con le stesse modalita' previste per la ripartizione delle somme stanziate sui singoli capitoli, alle variazioni che si rendessero necessarie, quindi anche riducendo le assegnazioni degli Uffici periferici per la parte non impegnata ad integrazione della quota a se stesse riservata. Si raccomanda agli Uffici periferici di comunicare tempestivamente alla propria Amministrazione centrale gli eventuali esuberi di assegnazioni ricevute per consentire a ciascuna di esse di procedere alle conseguenti variazioni, prima della predisposizione dei D.A.R. di propria competenza. Sempre per evitare che a fine esercizio rimangano sulle aperture di credito cospicui fondi non utilizzati e per ridurre al minimo la formazione dei residui passivi ed il trasporto al nuovo esercizio di ordinativi su ordini di accreditamento, e' necessario che tutti gli uffici ed i funzionari preposti alla ordinazione e liquidazione delle spese adottino le opportune e tempestive misure perche' la liquidazione ed il pagamento delle medesime avvengano al piu' presto, senza attendere gli ultimi giorni dell'esercizio finanziario in corso. Si segnala, inoltre, la necessita' di effettuare la sistemazione contabile degli ordinativi emessi e pagati in esercizi precedenti e tuttora scritturati al conto sospeso "collettivi" presso la Banca d'Italia. Tali titoli, emessi a carico del bilancio dello Stato, rappresentano pagamenti che le Tesorerie hanno gia' addebitato al "conto disponibilita'" per i quali le suddette Tesorerie non possono rendicontare fino a quando non e' disponibile la nuova imputazione al bilancio per la relativa scritturazione in esito definitivo. La sistemazione contabile in parola dovra' procedere a partire dai titoli di epoca piu' remota, secondo le indicazioni e la tempistica riportata nelle sopraindicate "Istruzioni" al titolo SPESE DA SISTEMARE, lettera B "Spese in gestione ai funzionari delegati rimaste insolute". Per quanto concerne le contabilita' speciali intestate a funzionari delegati di vari uffici statali periferici, si precisa che l'utilizzo di somme accreditate su un capitolo per far fronte a spese di pertinenza di altro capitolo deve configurarsi esclusivamente come mera anticipazione di cassa in attesa che vengano accreditati i fondi per ricostituire la disponibilita' dei capitoli in questione. Sara', pertanto, cura del funzionario delegato richiedere tempestivamente alla propria amministrazione centrale gli accreditamenti occorrenti al ripiano, che dovranno ad ogni buon fine essere effettuati entro la chiusura dell'esercizio di competenza. "Patrimonio": Si richiamano le disposizioni in materia di rendicontazione patrimoniale recate dalla legge 3 aprile 1997, n. 94 e quelle contenute negli articoli 13 e 14 del decreto legislativo n. 279 del 1997, nonche' il decreto interministeriale 18 aprile 2002, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 24 del 30 gennaio 2003, relativo alla "Nuova classificazione degli elementi attivi e passivi del patrimonio dello Stato e loro criteri di valutazione". Le linee di fondo che sorreggono la rappresentazione del documento contabile convergono sulla necessita' di rispondere alle leggi di riforma sotto il profilo di una sua maggiore significativita' in riferimento all'economicita' della gestione patrimoniale. Come indicato, poi, dalla circolare del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato n. 13 del 12 marzo 2003, il documento espone distintamente i conti accesi ai componenti attivi e passivi significativi del patrimonio dello Stato raccordandoli alla classificazione delle poste attive e passive riportate nel SEC95 (Regolamento n. 2223/96 del Consiglio del 25 giugno 1996, relativo al Sistema europeo dei conti nazionali e regionali nella Comunita'). Si rammenta che, per quanto concerne i beni mobili ed immobili, la classificazione secondo il SEC95 non sostituisce la distinzione in "categorie" dei beni dello Stato, ma e' aggiuntiva ad essa. Per quanto riguarda la valutazione degli elementi attivi e passivi del patrimonio dello Stato, si fa riferimento all'art. 3 del citato decreto interministeriale con cui, per l'appunto, sono stati definiti i criteri di valutazione, basati su principi di carattere economico. Tali criteri, ai sensi dell'art. 14, comma 2, del decreto legislativo 279/1997, sono applicabili anche ai beni immobili demaniali di cui all'art. 822 c.c. suscettibili di utilizzazione economica. Per quanto concerne i sistemi informativi mediante i quali effettuare le operazioni di chiusura delle contabilita', si ricorda che dall'esercizio finanziario 2012 la rendicontazione patrimoniale viene effettuata sulla nuova area del sito del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, appositamente dedicata al Sistema del Conto del Patrimonio (SIPATR), finalizzata alla raccolta, alla elaborazione ed alla consultazione dei dati patrimoniali. Si fa presente che, relativamente ai beni immobili, l'avvenuta integrazione dei sistemi informativi dell'Agenzia del Demanio e del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, consente al SIPATR di ricevere telematicamente le informazioni, che andranno vistate dalle singole Ragionerie territoriali dello Stato e che determineranno, ai fini della rendicontazione patrimoniale, le risultanze contabili connesse alle variazioni intervenute nella consistenza immobiliare. In proposito, e' opportuno ricordare che dal 1° gennaio 2012, e' entrato in vigore il nuovo sistema delle scritture contabili dei beni immobili di proprieta' dello Stato, con specifico riguardo ai beni immobili appartenenti al patrimonio disponibile e indisponibile e dei beni immobili facenti parte del demanio storico-artistico direttamente gestiti dal Ministero dell'Economia e delle Finanze e per esso dall'Agenzia del Demanio la cui realizzazione e' avvenuta tramite l'applicativo denominato 'Inventario dei Beni immobili dello Stato' (IBIS)". Tale applicativo provvede all'acquisizione dei flussi trasmessi in via telematica dall'Agenzia del Demanio, secondo scadenze prestabilite, e contenenti i dati delle variazioni intervenute nella consistenza dei beni immobili al fine del successivo riversamento dei medesimi dati al SIPATR, previa verifica e validazione da parte degli uffici riscontranti. Si aggiunge inoltre, che il citato applicativo consente, altresi', l'accesso alla documentazione giustificativa, posta a supporto delle variazioni, direttamente nella banca dati dell'Agenzia del Demanio e che, comunque, stante la portata innovativa dell'applicativo IBIS, sono da richiamare le apposite istruzioni diramate con la circolare 28 maggio 2012, n. 20/RGS, volte ad esporre le modifiche normative intervenute e ad illustrare il nuovo sistema di scritture contabili nonche' a fornire adeguati indirizzi per l'espletamento dei riscontri di competenza. In relazione poi all'operativita' delle procedure che attengono alla chiusura delle gestioni da parte degli Uffici tenuti alla resa delle contabilita', viene altresi' riportato nelle predette Istruzioni il "Calendario degli adempimenti" per consentire il rispetto dei termini previsti per l'espletamento degli adempimenti legati alle operazioni di chiusura delle suddette gestioni contabili. Con l'occasione, si ritiene utile sottolineare che, come si rileva dalle istruzioni allegate, gli adempimenti di fine esercizio in materia di spesa risultano notevolmente semplificati per i funzionari delegati di contabilita' ordinaria che hanno gia' adottato la procedura telematica per l'emissione degli ordinativi e buoni su ordini di accreditamento, illustrata nella circolare RGS n. 33 del 31 ottobre 2012. (Nuove modalita' di utilizzo delle somme messe a disposizione dei funzionari delegati con ordini di accreditamento. Ordinativi e buoni informatici). In considerazione dei significativi vantaggi nella gestione dell'intero processo di spesa, si invitano tutti i funzionari delegati che ancora emettono titoli cartacei ad aderire alla procedura telematica in modo da assicurare la totale adesione nel corso del 2014, tenuto conto dei termini stabiliti dalla legge di cui e' cenno nella menzionata circolare (1) . La presente circolare e' disponibile nella specifica area, accessibile attraverso il sito "www.rgs.mef.gov.it". Roma, 30 ottobre 2013 Il Ragioniere generale dello Stato: Franco (1) Si fa riferimento all'art. 12 del Decreto legge 6 dicembre 2011, n. 201 convertito con modificazioni dalla legge 22 dicembre 2011, n. 214, in base al quale le operazioni di pagamento delle spese delle pubbliche amministrazioni centrali e locali e dei loro enti sono disposte mediante l'utilizzo di strumenti telematici e le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di avviare il processo di superamento di sistemi basati sull'uso di supporti cartacei, nonche' all'art. 47-quinquies del Decreto legge 9 febbraio 2012 n. 5, convertito con modificazioni dalla legge 4 aprile 2012, n. 35 che dispone, a partire dal 1° gennaio 2014, l'utilizzo esclusivo dei canali e i servizi telematici da parte delle amministrazioni pubbliche per i servizi dalle stesse erogati   Allegato n. 1 Parte di provvedimento in formato grafico