Gazzetta n. 223 del 23 settembre 2013 - MINISTERO DELLA GIUSTIZIA

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MINISTERO DELLA GIUSTIZIA

DECRETO 17 settembre 2013

Regole procedurali di carattere tecnico-operativo per la distruzione delle schede cartacee, ai sensi dell'articolo 38 del decreto 25 gennaio 2007.

IL DIRETTORE GENERALE
della giustizia penale

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313, contenente il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti (d'ora in poi T.U.);
Visto il decreto dirigenziale del Ministero della giustizia del 25 gennaio 2007 contenente le regole procedurali di carattere tecnico operativo per l'attuazione del decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313, d'ora in poi decreto 25 gennaio 2007;
Visto l'art. 38, secondo comma, del decreto 25 gennaio 2007, che dispone che effettuati gli opportuni controlli a campione dei dati migrati nel nuovo sistema mediante la procedura informatizzata indicata all'art. 35, si possa procedere alla distruzione delle schede cartacee secondo le modalita' individuate con separato decreto dirigenziale del Ministero della giustizia;
Considerato che il regio decreto del 18 giugno 1931, n. 778, recante le "disposizioni regolamentari per il servizio del casellario giudiziale" e' stato abrogato dall'art. 52 T.U.;
Considerato che il decreto del Ministro di grazia e giustizia del 30 novembre 1988, di approvazione della redazione automatizzata della scheda per il casellario giudiziale, pubblicato sulla G.U. 296 del 19 dicembre 1988 e' stato abrogato dall'art. 54 T.U.;
Considerato che con l'avvio in esercizio del nuovo Sistema Informativo del Casellario (SIC), del 2 maggio 2007, l'alimentazione e l'aggiornamento della base informativa del sistema e' effettuata per via telematica direttamente dagli uffici presso l'autorita' giudiziaria che ha emesso il provvedimento, con il conseguente abbandono della redazione manuale su cartoncino della scheda da inviare al casellario locale del luogo di nascita del condannato;
Considerato che nelle banche dati del SIC e' stato trasferito l'intero patrimonio informativo delle schede cartacee di tutti i 165 uffici locali, corrispondente ad un volume di circa 5 milioni di soggetti e di circa 12 milioni di provvedimenti giudiziari e che il SIC opera sin dagli anni '90 rilasciando fino ad oggi circa 100 milioni di certificati;
Considerato che gli archivi cartacei dei 165 uffici locali, contenenti i precedenti penali in base al criterio del luogo di nascita, costituiscono ormai un patrimonio storico non piu' aggiornato, che ha valore solo in quanto testimonia l'inserimento nel tempo dei dati nel sistema e non piu' utilizzabile ai fini di un eventuale certificazione;
Considerato che l'architettura del SIC e' attualmente costituita da due siti speculari, detti polo primario e polo secondario, su cui sono presenti tutte le funzionalita' e le strutture delle banche dati del sistema, in modo tale da consentire la continuita' dei servizi erogati, in relazione ai diversi scenari di indisponibilita' del sistema;
Ritenuto, pertanto, che possono essere stabilite le regole tecnico-operative per la distruzione delle schede cartacee, dei fogli complementari e dei relativi registri cartacei conservati presso gli uffici locali e determinate altresi' le modalita' dei controlli a campione, propedeutici alla distruzione stessa;
Considerato che occorre procedere anche alla distruzione degli archivi elettronici istituiti presso gli uffici locali, sui quali sono conservate le copie delle schede in formato elettronico e che dunque ne devono essere regolate le modalita';
Ritenuto che le correzioni di eventuali errori presenti sui dati del SIC possono comunque essere effettuate tramite l'acquisizione del provvedimento giudiziario originale presso l'ufficio giudiziario che lo ha emesso;

Dispone:

Art. 1
Ambito di applicazione

1. Il presente decreto stabilisce le regole tecnico-operative per procedere alla distruzione delle schede cartacee e dei fogli complementari, nonche' dei registri cartacei ed altra documentazione prevista dalla previgente disciplina in materia di casellario giudiziale, ai sensi del regio decreto del 18 giugno 1931, n. 778 e relativo decreto ministeriale del 6 ottobre 1931 e del modello 1-MEC, utilizzato per la redazione automatizzata della scheda, ai sensi del decreto del Ministero della giustizia emanato in data 30 novembre 1988.
2. Col presente decreto sono stabilite inoltre le regole per procedere all'eliminazione degli archivi elettronici istituiti presso gli uffici locali, sui quali sono conservate le copie delle schede in formato elettronico elaborate in base alle informazioni presenti sul sistema dimesso.

Art. 2
Definizioni

1. Ai fini dell'applicazione del presente decreto, se non diversamente ed espressamente indicato:
a) «T.U.» e' il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 14 novembre 2002, n. 313;
b) «casellario giudiziale» e' l'insieme dei dati relativi a provvedimenti giudiziari e amministrativi riferiti a soggetti determinati;
c) «ufficio iscrizione» e' l'ufficio presso l'autorita' giudiziaria che ha emesso il provvedimento giudiziario soggetto a iscrizione o a eliminazione, cosi' come definito nel T.U.;
d) «ufficio locale» e' l'ufficio presso il tribunale e presso il tribunale per i minorenni, cosi' come definito nel T.U. Nella fase transitoria ed in attesa dell'adozione del regolamento di cui all'art. 7, comma 4 del decreto legislativo 25 luglio 2006, n. 240, ufficio locale e' l'ufficio costituito nell'ambito delle procure della Repubblica presso i Tribunali ordinari, gia' denominato casellario locale;
e) «ufficio centrale» e' l'ufficio presso il Ministero della giustizia, cosi' come definito nel T.U.;
f) «SIC o sistema» e' il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti, dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, dell'anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato;
g) «sistema dismesso» e' il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale vigente al momento della migrazione dell'intera banca dati dei soggetti e dei provvedimenti giudiziari nel nuovo sistema;
h) «scheda cartacea o scheda» e' il modello previsto dal regio decreto 18 giugno 1931, n. 778 e dal decreto ministeriale del 6 ottobre 1931, sul quale si riportavano manualmente per estratto i provvedimenti giudiziari iscrivibili nel casellario giudiziale, e che veniva trasmesso all'ufficio locale competente in base al luogo di nascita;
i) «Modello 1-MEC» e' la scheda cartacea prevista dal decreto del 30 novembre 1988, pubblicato sulla G.U. 296 del 19 dicembre 1988, per la redazione automatizzata della scheda per il casellario giudiziale. Tale modello riproduce fedelmente quanto contenuto nel sistema informativo dismesso;
j) «foglio complementare» e' il modello previsto per comunicare all'ufficio locale i provvedimenti giudiziari e le notizie concernenti l'esecuzione.

Art. 3
Modalita' di distruzione delle schede cartacee

1. Gli uffici locali procedono alla distruzione delle schede cartacee, dei fogli complementari e della documentazione di cui alla previgente disciplina in materia di casellario giudiziale entro il 31 dicembre 2014, secondo le disposizioni impartite dal dirigente amministrativo, in accordo con il Capo dell'ufficio, osservando i seguenti criteri:
a) la distruzione e' preceduta da idonei controlli finalizzati alla verifica della corrispondenza dei dati delle schede cartacee con quelli contenuti nella banca dati del SIC e secondo le modalita' indicate all'art. 4. Tali controlli non sono previsti i per i modelli 1-MEC in quanto prodotti autonomamente dal sistema e per tale motivo ne rispecchiano fedelmente il contenuto;
b) le operazioni di distruzione devono avvenire senza oneri per l'amministrazione, utilizzando qualunque mezzo idoneo allo scopo e devono essere condotte osservando tutte le cautele necessarie per impedire l'accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati, adottando misure di sicurezza idonee a salvaguardare la riservatezza dei dati personali.
2. Per le operazioni di controllo e di distruzione delle schede e' nominata apposita commissione. Per la distruzione delle schede la commissione tiene conto anche della valutazione dei risultati dei controlli a campione di cui all'art. 4.
3. L'eventuale impossibilita' di procedere alla distruzione entro il termine stabilito al primo comma, dovra' essere segnalata all'Ufficio del casellario centrale.

Art. 4
Controlli da compiere per la verifica della corrispondenza delle
schede cartacee con i dati contenuti nella banca dati del SIC.

1. La distruzione e' preceduta da controlli a campione finalizzati alla verifica della corrispondenza delle schede cartacee, giacenti presso ciascun ufficio locale, con le informazioni contenute nella banca dati del SIC.
2. I controlli devono interessare almeno il 10% delle schede e dei fogli complementari presenti in ciascun ufficio, di cui:
a) per il 50% il controllo consiste nel raffronto di tutti i dati contenuti nelle schede cartacee con i dati presenti nel SIC; la meta' delle schede controllate riguarda soggetti aventi piu' di un provvedimento giudiziario a loro carico;
b) per il 40%, il controllo delle schede cartacee e' limitato ai soli dati anagrafici;
c) per il restante 10% il controllo riguarda i fogli complementari non annotati sulle schede cartacee.
3. Ulteriori controlli, effettuati su un campione fornito dall'ufficio centrale, devono interessare i dati presenti sulle banche dati del SIC, dei quali:
a) il 10% e' riferito al raffronto dei dati non oggetto di migrazione, ai sensi dell'art. 35, comma 3, decreto 25 gennaio 2007, con quelli presenti sulle schede;
b) il 10% riguarda il controllo sulle iscrizioni che il sistema propone di eliminare.
4. I dati oggetto di controllo di cui al comma precedente possono essere individuati tramite le funzionalita' indicate all'art. 5. Il mancato riscontro della scheda cartacea, rilevato durante tali controlli, deve intendersi come risultato positivo.
5. Sul SIC e sul sito intranet del casellario e' pubblicato il riepilogo delle schede cartacee e dei fogli complementari giacenti presso ciascun ufficio locale, desunto dai dati presenti sul sistema, con le relative percentuali del numero dei casi oggetto di controllo.

Art. 5
Controlli - Funzionalita' disponibili sul sistema

1. Per i controlli di cui all'art. 4, comma 3, sono disponibili sul sistema due nuove funzionalita' denominate:
«distruzione schede cartacee - provvedimenti non migrati»;
«distruzione schede cartacee - iscrizioni da eliminare».
2. Le funzionalita' consentono la visualizzazione di un elenco, in ordine alfabetico, dei soggetti aventi provvedimenti che non sono stati migrati nel nuovo sistema o che risultano da eliminare, ai sensi dell'art. 5, comma 2 del T.U.

Art. 6

Modalita' di risoluzione degli errori riscontrati durante i controlli

1. Per gli errori riscontrati durante i controlli di cui all'art. 4, l'ufficio locale provvede:
a) in relazione ai controlli di cui al comma 2, lettere a), b) ad aggiornare i dati sul SIC non corrispondenti al contenuto presente sulla scheda cartacea;
b) in relazione ai controlli di cui al comma 3, lettere a) e b) a comunicare all'ufficio del casellario centrale gli estremi dei provvedimenti che devono essere oggetto di ripristino.

Art. 7
Verbale delle operazione di distruzione delle schede

1. Le operazioni di distruzione sono riportate in apposito verbale nel quale, in particolare, sono indicati: i risultati dei controlli a campione per verificare la corrispondenza tra schede e dati sul SIC, le modalita' di distruzione, le misure minime di sicurezza adottate per garantire la riservatezza dei dati, il numero di schede distrutte.
2. Una copia del verbale, sottoscritto dai componenti della commissione e dalla societa' o personale che ha provveduto alla distruzione, viene trasmesso all'ufficio del casellario centrale.

Art. 8
Casi particolari di conservazione delle schede e dei fogli
complementari relativi a provvedimenti che sul sistema risultano
ancora in lavorazione, da validare o provvisori.

1. Gli uffici locali provvedono alla conservazione delle schede cartacee e dei fogli complementari relativi a provvedimenti, che sul SIC risultano ancora in lavorazione, da validare o provvisori. La conservazione e' assicurata fino a quando non si sia provveduto alla definizione di tali situazioni.
2. I provvedimenti di cui al primo comma sono individuabili tramite le seguenti funzionalita' disponibili sul sistema:
«provvedimenti in lavorazione»;
«provvedimenti da validare»;
«provvedimenti provvisori».
3. Le funzionalita' consentono una visualizzazione sequenziale dei provvedimenti o una puntuale ricerca per data di un determinato provvedimento.

Art. 9
Altre disposizioni

1. Gli uffici locali provvedono altresi' alla distruzione dei registri cartacei previsti dalla previgente disciplina: Repertorio Alfabetico di Controlleria (Mod. 31), Registro dei certificati (Mod. 37), registro delle rettificazioni (Mod.32) e di altri eventuali altri registri di comodo. Detti registri sono sostituiti dai registri informatizzati sul SIC, consultabili on line, denominati:
a) Registro delle attivita': consente agli uffici, attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attivita' di acquisizione, modifica o cancellazione dei dati, della data e della tipologia delle stesse;
b) Registro dei certificati e delle visure: consente agli uffici, attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti che compiono le attivita' di certificazione e visura dei dati;
c) Registro delle rettificazioni: consente agli uffici, attraverso l'utilizzo di appositi strumenti di controllo, il costante monitoraggio dei soggetti per i quali e' stata avviata, ai sensi dell'art. 130 c.p.p, la procedura di correzione di errore materiale, o e' stata sollevata questione concernente i certificati o le iscrizioni sul sistema informativo ai sensi dell'art. 40 del T.U. del casellario.
2. Gli estratti dei provvedimenti giudiziari emessi dai Giudici di Pace non ancora collegati al SIC, dalla magistratura di sorveglianza, dal Pubblico Ministero e dalle autorita' giudiziarie militari e trasmessi per competenza agli uffici locali, ai sensi dell'art. 18 del decreto 25 gennaio 2007, appena iscritti nella banche dati del SIC possono essere distrutti, sempre secondo le modalita' stabilite dal dirigente amministrativo, fatto salvo quanto disposto al comma 3.
3. Non sono oggetto di distruzione l'archivio cartaceo delle schede e dei fogli complementari relative, nonche' gli estratti di cui al comma precedente, concernente i soggetti nati all'estero o per i quali non e' stato accertato il luogo nascita, attualmente conservati presso l'ufficio locale di Roma.
4. Restano salve le disposizioni relative alla conservazione per cinque anni delle istanze relative alle richieste di certificati e visure presentate dai cittadini o dalle amministrazioni pubbliche, le comunicazioni dei Comuni relative ai decessi, limitatamente ai soggetti per i quali si e' proceduto all'iscrizione sul SIC dei dati relativi al decesso e di quelle relative ai cambiamenti di cognome e nome.

Art. 10

Modalita' di distruzione degli archivi elettronici istituiti presso
gli uffici locali

1. Gli uffici locali procedono alla distruzione degli archivi informatici nei quali sono conservate le copie delle schede in formato elettronico, elaborate in base alle informazioni presenti sul sistema dimesso, entro il termine del 31 dicembre 2014, secondo le disposizioni impartite dai dirigenti amministrativi in accordo con il Capo dell'ufficio.
2. Per procedere alla distruzione degli archivi elettronici, conservati presso gli uffici locali sono osservate le disposizioni contenute nel provvedimento garante per la protezione dei dati personali del 13 ottobre 2008 «Rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (Raae) e misure di sicurezza dei dati personali» pubblicato sulla G.U. n. 287 del 9 dicembre 2008.

Art. 11
Compiti dell'Ufficio centrale

1. L'ufficio centrale provvede periodicamente e attraverso appositi strumenti di controllo al costante monitoraggio sull'andamento delle procedure di distruzione delle schede.
2. Al temine delle operazioni di distruzione delle schede da parte di tutti gli uffici locali, l'ufficio del casellario centrale provvede alla distruzione delle schede (Modello B), delle schedine (modello n. 9) ed altra documentazione prevista dalla previgente disciplina.

Art. 12
Modalita' per la correzione di errori riscontrati nei provvedimenti
giudiziari dopo la distruzione delle schede.

1. A promuovere la correzione degli errori sui dati presenti nel sistema, rilevati dopo la distruzione delle schede, provvede senza ritardo l'ufficio locale, anche a seguito di segnalazione di terzi. L'ufficio locale, limitatamente alle iscrizioni di sua competenza, dopo aver acquisito il provvedimento originale, procede secondo le modalita' di seguito indicate:
a) se il contrasto deriva da errori materiali di inserimento dei dati nel sistema, provvede direttamente, previa svalidazione, alla loro modifica. La procedura per la correzione degli errori sul sistema e' indicata nell'art. 16 decreto 25 gennaio 2007;
b) se riscontra dati mancanti o incompleti, lo segnala all'autorita' competente alla correzione, e in particolare, al giudice penale ai sensi dell'art. 130 c.p.p., al giudice civile o amministrativo ai sensi dell'art. 288, secondo comma, c.p.c., o all'autorita' amministrativa che ha emesso il provvedimento. Per la richiesta di correzione viene usato il modello n. 9, allegato alla circolare prot. n. 2660 (CAS) del 29 maggio 2007;
c) se riscontra contrasti tra il provvedimento da iscrivere e quelli gia' iscritti nel sistema, dopo aver verificato che il contrasto non derivi da errori materiali di inserimento dei dati nel sistema, ovvero da errori sanabili mediante le procedure di cui sopra, effettua la segnalazione al pubblico ministero competente ai fini della risoluzione delle questioni concernenti l'iscrizione, ai sensi dell'art. 40 del T.U. Per la segnalazione viene usato il modello n. 10, allegato alla circolare prot. n. 2660 (CAS) del 29 maggio 2007.

Art. 13
Norma finale

1. Il presente decreto e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. Le disposizioni del presente decreto hanno efficacia dal 1º ottobre 2013.
Roma, 17 settembre 2013

Il direttore generale: Frunzio