Gazzetta n. 279 del 30 novembre 2011 (vai al sommario) AGENZIA PER LA RAPPRESENTANZA NEGOZIALE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI CIRCOLARE 23 novembre 2011 Rilevazione delle deleghe per le ritenute del contributo sindacale ai fini della misurazione della rappresentativita' sindacale ai sensi del decreto legislativo 165 del 30 marzo 2001. Richiesta dati al 31 dicembre 2011. (Circolare n. 3/2011 Nota ARAN del 23 novembre 2011, prot. 24328) A tutte le amministrazioni pubbliche di cui all'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 165 del 2001; e, per conoscenza: Ai Comitati di Settore; Ai Commissari di Governo per le Regioni a statuto ordinario; Al Rappresentante del Governo per la Regione Sardegna Al Commissariato dello Stato per la Regione Sicilia; Ai Prefetti della Repubblica; Alle regioni; All'ANCI; All'UPI; All'UNCEM; All'UNIONCAMERE; Al Ministero dell'economia e delle finanze - DAG - Direzione Centrale dei Sistemi informativi e dell'innovazione - SPT; Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della Funzione Pubblica; Oggetto: Misurazione della rappresentativita' sindacale ai sensi dell'art. 43 del d.lgs. 30 marzo 2001 n. 165 - Rilevazione delle deleghe per le ritenute del contributo sindacale - Richiesta dati al 31 dicembre 2011. I criteri per l'accertamento del requisito della rappresentativita' delle organizzazioni sindacali operanti nel settore pubblico sono disciplinati dall'art. 43 del d.lgs. 165/2001 e dall'art. 19 del Contratto collettivo nazionale quadro del 7 agosto 1998 sulle modalita' di utilizzo dei distacchi, aspettative e permessi nonche' delle altre prerogative sindacali, come sostituito dall'art. 6 del CCNQ del 24 settembre 2007. In applicazione delle norme suddette, l'Aran procede all'accertamento della rappresentativita' delle organizzazioni sindacali in corrispondenza dell'inizio di ciascuna stagione contrattuale. Ai fini di tale accertamento della rappresentativita', per il periodo suddetto, e' necessario acquisire i dati relativi alle deleghe rilasciate dai lavoratori alle organizzazioni sindacali alla data del 31 dicembre 2011. I dati della rilevazione, come noto, saranno poi sottoposti alla certificazione del Comitato Paritetico previsto dal summenzionato art. 43. Data la complessita' della procedura, che consente all'Aran di accertare la rappresentativita' solo dopo la predetta certificazione, la tempestivita' con la quale questa Agenzia puo' adempiere al proprio mandato dipende, in grande misura, dal rispetto dei tempi, dal grado di celerita' e di collaborazione di codeste Amministrazioni ed Enti nell'invio dei dati richiesti. Riveste anche particolare importanza la cura nella compilazione delle schede di rilevazione appositamente elaborate dall'Aran per l'acquisizione dei dati. La rilevazione avverra' esclusivamente mediante procedura on-line. A tal fine, nel sito istituzionale dell'Agenzia, e' stata predisposta un'Area Riservata alle Pubbliche Amministrazioni ed agli Enti attraverso la quale le Amministrazioni dovranno adempiere agli obblighi di trasmissione dei dati all'Agenzia. Si ricorda che per poter accedere a tale Area, occorre prioritariamente procedere alla registrazione del Responsabile Legale dell'Ente (RLE). Per i dettagli relativi alla registrazione si rinvia alla circolare n. 1 del 2011 (nota Aran n. 13469 del 9 settembre 2011) pubblicata nel sito internet dell'Aran sia nella sezione relativa all'Evidenza, sia nella sezione Accertamento Rappresentativita', alla voce Deleghe. All'interno dell'Area Riservata alle Pubbliche Amministrazioni ed agli Enti e' stato predisposto un applicativo denominato "DELEGHE SINDACALI". Si ricorda che per accedere al tale applicativo il RLE delle singole amministrazioni dovra' designare il Responsabile del Procedimento (RP) deleghe. In merito si ricorda che il comma 7 dell'art. 43 del d.lgs. 165/2001 prevede, per le pubbliche amministrazioni, l'obbligo di indicare il funzionario responsabile della rilevazione e della trasmissione dei dati. Al RP saranno indirizzate le credenziali di accesso nonche' tutta la successiva corrispondenza relativa alla rilevazione. Si ribadisce che di tutti i dati immessi nel sistema mediante l'utilizzo delle credenziali di accesso assegnate al RP deleghe, e' responsabile lo stesso RP insieme con il RLE. Tali dati sono equiparati all'invio cartaceo sottoscritto con firma autografa. Considerato che la rilevazione avra' ad oggetto le deleghe sindacali attive alla data del 31 dicembre 2011 (ovvero per le quali e' stata effettuata una trattenuta nella busta paga relativa al mese di gennaio 2012), sara' possibile accedere all'applicativo DELEGHE SINDACALI a decorrere dal 1° febbraio 2012. In ogni caso la procedura dovra' essere conclusa entro il 29 febbraio 2012. La presente nota e' pubblicata sul sito internet dell'Aran all'indirizzo: www.aranagenzia.it nella sezione "Accertamento Rappresentativita'" alla voce "Deleghe" e contiene le indicazioni generali per la trasmissione telematica all'Aran dei dati richiesti. Le indicazioni dettagliate per la compilazione delle schede predisposte nell'applicativo saranno disponibili nella "Guida alla compilazione" scaricabile nella sezione DELEGHE SINDACALI dell'Area riservata alle amministrazioni ed agli enti. Nel proseguo della presente nota con il termine "amministrazione" sono indicate genericamente tutte le Amministrazioni pubbliche, comunque denominate, mentre la dizione "comparti di contrattazione collettiva del pubblico impiego e delle autonome aree di contrattazione della dirigenza" e' semplificata in "comparti ed aree". A. Premessa Come noto, l'art. 43, comma 7, del d.lgs. n. 165 del 2001 attribuisce all'Aran la competenza in merito alla raccolta delle deleghe e ad ogni singola amministrazione quella inerente la rilevazione e trasmissione dei propri dati. La raccolta deve essere oggettiva ed effettuata con modalita' uniformi per tutte le amministrazioni. Per cui, per la compilazione delle schede, non devono essere prese in considerazione indicazioni provenienti da soggetti diversi dall'Aran (sindacati o altro). Le organizzazioni sindacali hanno il diritto di verificare che i dati di pertinenza siano esatti (a tale scopo la legge ha previsto che siano sottoscritti dal sindacato interessato) nel numero, nella denominazione e nell'entita' del contributo. Essi, pero', non possono fornire indicazioni circa le modalita' della loro compilazione, e nel caso in cui cio' avvenga, come verificatosi nelle precedenti rilevazioni, le amministrazioni non devono tenerne conto, attenendosi scrupolosamente alle modalita' indicate nella presente nota. Si richiama l'attenzione sulla necessita' che le schermate vengano compilate con particolare diligenza ed attenzione atteso che l'Aran non puo' in nessun caso modificare il dato inserito dalle amministrazioni. L'Aran, infatti, non gestisce le partite stipendiali dei dipendenti, e, in carenza di elementi formali, non puo' procedere a valutazioni unilaterali, ma solamente prendere atto dei dati inviati dalle amministrazioni che ne hanno la competenza ai sensi di legge. Sempre in ragione dell'impossibilita', per questa Agenzia, di operare qualsiasi modifica dei dati ricevuti, qualora siano riscontrate omissioni o irregolarita', verra' chiesto alle amministrazioni di procedere ad una verifica e, eventualmente, apportare le dovute correzioni. Si fa presente che nel caso in cui al 31 dicembre 2011 non vi siano dipendenti, ovvero sia in servizio solamente personale comandato da altra amministrazione e da quest'ultima censito, l'amministrazione dovra' ugualmente accedere all'applicativo DELEGHE SINDACALI e seguire le indicazioni del caso, onde permettere all'Agenzia di concludere la propria rilevazione senza attendere o sollecitare l'invio dei dati. B. Chi deve trasmettere i dati Sono tenute a trasmettere i dati richiesti dall'applicativo DELEGHE SINDACALI tutte le Amministrazioni e gli Enti rappresentati dall'Aran nella contrattazione collettiva nazionale anche nel caso in cui al 31 dicembre 2011 non vi siano dipendenti, o nessun dipendente abbia rilasciato una delega per la trattenuta sindacale. Fanno eccezione: • le Regioni a statuto speciale e le Province autonome di Trento e Bolzano, le quali non devono trasmettere i dati relativi ai propri dipendenti ne' a dipendenti di altri comparti, ai quali, in base ai vigenti statuti regionali, non si applicano i Contratti collettivi nazionali di lavoro stipulati dall'Aran per i rispettivi comparti. Le Amministrazioni operanti in tali Regioni e Province autonome che appartengono ai comparti individuati dall'Aran, e che non sono, dunque, ricomprese nella predetta eccezione, devono invece regolarmente inviare i dati; • le Istituzioni di assistenza e beneficenza (ex Ipab) che si sono privatizzate, le ONLUS, e piu' in generale le istituzioni e le fondazioni di natura assistenziale di carattere privato o che hanno personalita' giuridica di diritto privato, a prescindere dal CCNL applicato al personale ivi operante. Anche detti enti non devono trasmettere i dati relativi ai propri dipendenti. Devono, invece, trasmettere i dati le Aziende pubbliche di servizi alla persona (ex Ipab) di cui al d.lgs. 207/2001 che hanno personalita' giuridica di diritto pubblico. C. Tipologia di dati richiesta L'applicativo DELEGHE SINDACALI consentira' alle amministrazioni di compilare on-line delle schede di rilevazione. A tal fine verranno richiesti i seguenti dati: C1. Numero dipendenti al 31 dicembre 2011 Uno dei dati necessari per la rilevazione delle deleghe e' il numero di dipendenti in ruolo (con contratto a tempo indeterminato o a tempo determinato) al 31 dicembre 2011. Si tratta di un dato di stock che fotografa esattamente la situazione a tale giorno. Devono essere conteggiati i dipendenti a cui si applicano solo i contratti collettivi nazionali di lavoro stipulati dall'Aran, escludendo coloro che non rientrano in tale fattispecie alla data predetta. L'indicazione del numero dei dipendenti, cosi' definito, non puo' essere omessa. Deve essere rispettata la distinzione tra dirigenti e personale del comparto, nonche' l'articolazione specificata per categoria di dipendenti. Non puo' essere riportato un totale generico in quanto il personale dirigente e quello del comparto afferiscono a diversi contratti collettivi nazionali di lavoro (comparto e aree dirigenziali), per ognuno dei quali dovra' essere accertata una diversa rappresentativita' sindacale. Deve essere mantenuta la suddivisione tra "tempo indeterminato" e "tempo determinato" ed anche in questo caso non si puo' effettuare alcuna generica sommatoria, in quanto, ai fini della determinazione della rappresentativita', viene utilizzato, di norma, solo il numero dei dipendenti a tempo indeterminato. Il dato relativo ai dipendenti in servizio al 31 dicembre 2011 deve essere compilato anche in assenza di deleghe espresse in favore delle organizzazioni sindacali. Il dipendente a tempo indeterminato in posizione di comando o altro analogo provvedimento a carattere temporaneo, deve essere censito dall'amministrazione in cui e' in ruolo. L'amministrazione presso cui lo stesso presta servizio in posizione di comando non deve conteggiare detto personale onde evitare una doppia rilevazione. Nel caso in cui al 31 dicembre 2011 non vi siano dipendenti, ovvero sia in servizio solamente personale comandato da altra amministrazione e da quest'ultima censito, la schermata relativa al personale in servizio al 31 dicembre 2011 deve essere ugualmente compilata indicando il valore zero, onde permettere all'Agenzia di concludere la propria rilevazione senza attendere o sollecitare l'invio dei dati. Solo nel caso in cui, per condizioni particolari (es. enti di recentissima istituzione), il dipendente sia retribuito totalmente dall'amministrazione ove opera temporaneamente in comando, in attesa dell'inquadramento nel nuovo ente, dovra' essere quest'ultimo a rilevarlo. In ogni caso e' compito dell'amministrazione verificare che non avvengano duplicazioni. C2 - Denominazione per esteso ed in sigla dell'organizzazione sindacale Con il termine organizzazioni sindacali s'intendono esclusivamente le OO.SS. di categoria. Il comma 7 dell'art. 43 del d.lgs. 165/2001 prevede che le modalita' di rilevazione garantiscano la riservatezza delle informazioni. Devono essere, quindi, compilate schede distinte per ognuna delle organizzazioni sindacali a cui sono state rilasciate deleghe per la trattenuta sulla retribuzione. Il medesimo articolo prevede in capo alle amministrazioni il compito di rilevare e trasmettere i dati richiesti. L'Aran si limitera' a prendere atto dei dati che le amministrazioni inviano, non avendo, ai sensi di legge, alcun compito di valutazione dei dati trasmessi e d'interpretazione delle comunicazioni intervenute tra i sindacati e le singole amministrazioni. Le amministrazioni devono compilare con esattezza i campi relativi all'indicazione della denominazione per esteso e della sigla dell'organizzazione sindacale di categoria, avendo cura di riportare esattamente la denominazione del soggetto sindacale a favore del quale e' stata effettuata la trattenuta. Non rileva la struttura organizzativa interna all'organizzazione sindacale percettrice del contributo, ne' l'intestazione del conto corrente presso cui le somme trattenute sono materialmente versate. E', di norma, esclusa la possibilita' di indicare, anziche' la denominazione e la sigla dell'organizzazione di categoria, quella della sola confederazione a cui la stessa aderisce. In tal caso, infatti, in considerazione della coesistenza di piu' e diverse categorie presenti nel pubblico impiego aderenti alla medesima confederazione, non sarebbe possibile individuare di quale organizzazione sindacale si tratti (ad esempio la sola denominazione UIL, che indica la confederazione, non permette di individuare di quale categoria si tratti. La scheda deve essere percio' correttamente intestata a UIL FPL o UIL PA o UIL SCUOLA, etc.., ovvero devono essere compilate tante schede quante sono le categorie aderenti alla medesima confederazione nel caso siano contemporaneamente presenti nell'amministrazione). Andra' indicata la sola confederazione nell'esclusivo caso in cui la delega del lavoratore sia effettivamente rilasciata a favore di una confederazione e non di un sindacato di categoria, circostanza questa che deve evincersi dalla singola delega e deve essere attentamente verificata. Si ribadisce che ai sensi dell'art. 19 CCNQ del 7 agosto 1998, come sostituito dall'art. 6 del CCNQ del 24 settembre 2007, in caso di affiliazione o altra forma aggregativa tra sigle sindacali che non dia luogo alla creazione di un nuovo soggetto e' sempre esclusa l'attribuzione delle deleghe dell'affiliato all'affiliante. Diverso e' il caso di incorporazione/fusione di una organizzazione sindacale in un soggetto gia' esistente trattandosi in questo caso, invece, di successione a titolo universale, che deve essere avvenuta entro il 31 dicembre 2011. C3. Numero deleghe al 31 dicembre 2011 Per delega si intende l'autorizzazione rilasciata dal dipendente al datore di lavoro affinche' questi provveda a trattenere una somma X dal trattamento economico di spettanza del lavoratore e la versi ad una organizzazione sindacale. Vanno, pertanto, rilevate le sole iscrizioni ai sindacati tramite delega con trattenuta sulla retribuzione e desumibili esclusivamente dalla stessa (in sintesi, la rilevazione corrisponde alla lettura della retribuzione nella voce specifica). Non devono essere conseguentemente rilevate le iscrizioni dirette ai sindacati senza delega per la relativa trattenuta sulla retribuzione. Anche in questo caso, come per il numero dei dipendenti, si tratta di un dato di stock che fotografa esattamente la situazione al 31 dicembre 2011. Non devono, pertanto, essere conteggiate le deleghe revocate prima di tale data ne' quelle rilasciate dopo tale data, ovvero dal 1° gennaio 2012 in poi. Per tali ragioni la rilevazione e' effettuata sulla retribuzione di gennaio 2012 a valere sul 31 dicembre 2011, in quanto solo a gennaio sono rilevabili tutte le deleghe rilasciate (o revocate) alle organizzazioni sindacali entro il mese di dicembre 2011, incluse, pertanto, le cosiddette nuove deleghe che, seppure non contabilizzate nel dicembre 2011, di fatto erano gia' attive a tale ultima data (art. 19, comma 5, del CCNQ del 7 agosto 1998 come integrato dall'art. 6 comma 9 del CCNQ del 24 settembre 2007). Si ribadisce che devono essere indicati esclusivamente i dati relativi a deleghe rilasciate dai dipendenti in favore di organizzazioni che abbiano natura sindacale (cfr. anche CCNQ dell'8 febbraio 1996 in materia di contributi sindacali), tanto piu' nella presente rilevazione, atteso che molte organizzazioni sindacali hanno ceduto le proprie deleghe ad altre sigle, prevedendo, nel nuovo statuto, che non effettueranno piu' attivita' sindacale. E' compito delle amministrazioni verificare detta circostanza, rilevabile dallo statuto delle singole organizzazioni, in quanto non devono essere censiti dati relativi ad altre associazioni non aventi tale natura (ad es: associazioni professionali, associazioni di volontariato, associazioni culturali, associazioni che si occupano della formazione professionale, etc...) che determinerebbero una alterazione dei dati raccolti ai fini della rappresentativita' sindacale e la possibile esclusione di sindacati vicini alla prevista soglia di rappresentativita' del 5%. Come per il dato relativo ai dipendenti devono essere rispettate le distinzioni riportate nella scheda in ordine a: dirigenti, personale del comparto, tempo indeterminato, tempo determinato, categorie, senza operare artificiose sommatorie. Ai fini della rilevazione fa testo il CCNL applicato al dipendente e non il titolo di studio in possesso dello stesso ovvero la caratteristica del sindacato di categoria a cui ha rilasciato la delega (es. se un dipendente ha la laurea in medicina ed e' iscritto ad un sindacato che rappresenta solo medici, ma appartiene al comparto in quanto inquadrato come tecnico di radiologia, deve essere rilevato nel personale del comparto sanita' e non nel personale dell'area di contrattazione IV della dirigenza medico - veterinaria). Nel caso di organizzazioni che hanno un duplice scopo, sindacale e scientifico, il cui statuto prevede tipologie di iscrizioni diverse, per la sola sezione scientifica ovvero per la sola sezione sindacale (e' questo il caso di sindacati medici), solo queste ultime devono essere rilevate. Nel caso in cui la delega in favore di un'organizzazione sindacale risulti frazionata, cioe' versata in quote, tutte intestate al medesimo sindacato ma riferite alle varie strutture in cui questo e' articolato (ad esempio: parte alla struttura sindacale provinciale, parte a quella regionale e parte a quella nazionale), la delega va ritenuta unitaria e conteggiata una sola volta nell'ambito della stessa scheda, utilizzando, per il calcolo del contributo medio, il suo valore intero (ovvero la somma di tutti i frazionamenti). C4. Importo del contributo sindacale La disciplina contenuta nel comma 9 dell'art. 43 del d.lgs. 165/2001 prevede che il Comitato Paritetico possa deliberare che "non siano prese in considerazione, ai fini della misurazione del dato associativo, le deleghe a favore di organizzazioni sindacali che richiedano ai lavoratori un contributo economico inferiore di piu' della meta' rispetto a quello mediamente richiesto dalle organizzazioni sindacali del comparto o dell'area". Cio' rende indispensabile l'acquisizione del dato, ma anche la massima precisione nel calcolo del suo valore. L'entita' del contributo sindacale (art. 15, comma 5 del CCNQ del 7 agosto 1998) deve essere espressa in euro, in valore unitario medio mensile, escludendo valori percentuali. Nel caso in cui il contributo sindacale sia versato per 13 mensilita', il valore medio mensile deve essere ricalcolato su 12 mensilita'. Affinche' il calcolo sia esatto nel caso in cui un dipendente sia a part-time il valore del suo contributo deve essere riportato a orario intero. Ugualmente si deve procedere nel caso in cui la retribuzione non sia riferita all'intero mese, esempio l'assunzione sia avvenuta il 15 dicembre 2011 o casi analoghi. Per tanto, per valore medio unitario mensile si intende il contributo versato da un lavoratore a tempo pieno per l'intero mese lavorativo di riferimento della rilevazione (gennaio 2012 a valere sul 31 dicembre 2011). In tal senso non ha rilievo quanto il lavoratore ha pagato nei mesi precedenti e il numero di mesi di trattenuta della delega nel 2011. C5. Deleghe espresse anche in favore di altre organizzazioni sindacali Puo' capitare che il medesimo dipendente, alla data del 31 dicembre 2011, sia contemporaneamente iscritto, tramite delega, a piu' e diversi sindacati: caso di deleghe doppie o triple. Tale fattispecie deve essere rilevata in quanto anche questo dato rappresenta una variabile che viene utilizzata ai fini del corretto calcolo della rappresentativita'. Pertanto, la procedura richiedera' espressamente l'inserimento del dato in parola. A titolo esemplificativo: si sta compilando la scheda del sindacato X; dopo avere indicato il numero complessivo di deleghe espresse in suo favore (ad esempio n. 10) va specificato se i medesimi 10 dipendenti abbiano rilasciato, alla stessa data (31 dicembre 2011), deleghe anche in favore di altre e diverse organizzazioni sindacali. In caso affermativo va indicato il numero delle deleghe espresse in favore delle altre organizzazioni sindacali (pari a n.... in favore del sindacato Y, n.... in favore del sindacato Z e cosi' di seguito). In sostanza cio' consente di rilevare che tra i 10 dipendenti iscritti al sindacato X alcuni o tutti sono contemporaneamente iscritti anche ad altri sindacati. Deve essere fatta attenzione che nelle schede dei sindacati Y e Z si trovi, a sua volta, il corrispettivo numero di deleghe rilasciate al sindacato X. D. Amministrazioni "statali": Con tale dizione si intendono le amministrazioni a cui il competente servizio del Ministero dell'economia e delle finanze (Service Personale Tesoro (SPT) della Direzione Centrale dei Sistemi Informativi e dell'Innovazione centrale per il sistema informativo integrato) trasmette i dati in formato telematico all'applicativo Aran. In tal modo le amministrazioni, una volta entrate nella procedura, troveranno le schede gia' compilate. Si ricorda che per il comparto scuola i dati relativi alle deleghe sindacali dovranno essere trasmessi esclusivamente dal Ministero dell'istruzione, dell'universita' e della ricerca. Le amministrazioni non potranno modificare le schede precompilate dal predetto Servizio, ne' sommare, raggruppandole, deleghe con codici diversi, anche se riconducibili alla medesima sigla sindacale. In questo caso non sarebbe piu' rilevabile il diverso contributo sindacale che sottende al differente codice meccanografico. Nel caso in cui le organizzazioni sindacali chiedano una modifica dei dati indicati nelle schede predisposte dal competente predetto Servizio del Ministero dell'economia e delle finanze, le amministrazioni dovranno effettuare una verifica con lo stesso Service Personale Tesoro, unica istanza deputata a controllare se le deleghe oggetto della contestazione siano state o meno attivate. Il Service Personale Tesoro verifica la congruita' delle informazioni inserite nel programma di gestione delle buste paga ed, ove necessario, procede ad aggiornare il dato caricato nell'applicativo DELEGHE SINDACALI. E. Adempimenti E1. Firma del rappresentante sindacale Al fine di garantire un'adeguata informazione l'applicativo consentira' di generare un report in formato PDF per ogni organizzazione sindacale, contenente i dati inseriti nel procedimento. Ai sensi dell'art. 43, comma 7, del d.lgs. 165/2001 i dati devono essere controfirmati da un rappresentante dell'organizzazione sindacale interessata con modalita' che garantiscano la riservatezza della stessa. Pertanto, ogni report dovra' essere stampato e controfirmato da un rappresentante dell'organizzazione sindacale cui lo stesso si riferisce. Per rappresentante sindacale si intende il dirigente sindacale (aziendale - di zona - comunale - territoriale - provinciale - nazionale) dell'organizzazione sindacale interessata, ovvero un componente della RSU o un dipendente appositamente delegati per iscritto (in questi ultimi due casi il delegante e' l'organizzazione sindacale e la delega deve essere formalmente presentata). Va pertanto escluso che: - la firma sia apposta dal medesimo rappresentante sindacale su schede intestate a differenti organizzazioni sindacali. Ogni rappresentante sindacale puo' sottoscrivere esclusivamente le schede dell'organizzazione che rappresenta; - la firma sia apposta dal componente della RSU, se non per espressa indicazione dell'organizzazione sindacale interessata. E2. Motivazione della mancata firma del rappresentante sindacale Ove la scheda non sia controfirmata dall'organizzazione sindacale interessata, come previsto dalla norma, il funzionario responsabile della compilazione deve, utilizzando l'apposito riquadro, specificare il motivo della mancata sottoscrizione con una propria dichiarazione da cui risulti detta circostanza. In caso di contestazioni da parte delle organizzazioni sindacali, qualora l'amministrazione non ritenga di dover apportare modifiche al dato, le schede devono essere ugualmente completate indicando i motivi della contestazione nelle annotazioni in calce alla scheda. E3. Trasmissione del report all'organizzazione sindacale Al fine di garantire un'adeguata informazione il report, contenente i dati inseriti nel procedimento, deve essere inviato all'organizzazione sindacale interessata. Nel rispetto della vigente legislazione sulla riservatezza delle informazioni ad ogni sindacato va inviato esclusivamente il report di propria pertinenza, vale a dire quello intestato all'organizzazione destinataria e non anche quelli intestati alle altre organizzazioni. La data di invio alla organizzazione sindacale deve essere riportata nell'apposito riquadro. F. Conservazione degli atti. Poiche' la rilevazione delle deleghe avverra' in via telematica, nessun documento cartaceo dovra' essere trasmesso all'ARAN. Tuttavia, si richiama l'attenzione sul fatto che l'amministrazione dovra' conservare per almeno 10 anni tutti i report sottoscritti dalle organizzazioni sindacali (ovvero riportanti la motivazione della mancata firma) e la prova dell'avvenuta trasmissione degli stessi al singolo sindacato. Cio' a tutela dell'RP Deleghe e del RLE, atteso che gli stessi dovranno dichiarare, negli appositi campi previsti nell'applicativo DELEGHE SINDACALI, se e' stata acquisita la firma del rappresentante sindacale (indicandone le generalita' e il ruolo all'interno del sindacato) o, in caso negativo, la motivazione della mancata firma. I Ministeri, le Amministrazioni, gli Enti, le Associazioni, le Unioni, i Presidenti delle Giunte Regionali e delle Province Autonome, i Commissari di Governo ed i Prefetti della Repubblica sono pregati di portare a conoscenza delle Amministrazioni, degli Enti e degli organismi vigilati o associati, con l'urgenza che il caso richiede, la presente circolare, tenendo presente l'importanza della rilevazione e che, il mancato rispetto dei termini della stessa, non consentira' a questa Agenzia di accertare la rappresentativita' delle organizzazioni sindacali da ammettere alla contrattazione nazionale nel periodo contrattuale 2013-2015. Ai fini della massima diffusione si da', comunque, assicurazione che la nota stessa, oltre ad essere reperibile sul sito internet dell'Aran, sara' anche pubblicata in Gazzetta Ufficiale entro il corrente anno. Roma, 23 novembre 2011 Il presidente: Gasparrini