Gazzetta n. 157 del 14 luglio 2010 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 21 giugno 2010, n. 27 Nuove modalita' di trasmissione dei documenti giustificativi delle utilizzazioni e delle variazioni intervenute nella consistenza dei beni immobili di proprieta' dello Stato. Alle Ragionerie territoriali dello Stato Loro Sedi E pc. Alla Corte dei Conti - Roma All'Agenzia del demanio - Roma All'Ufficio centrale del bilancio presso il Ministero dell'economia e delle finanze - Roma Premessa. I processi innovativi che attualmente investono l'intera Pubblica Amministrazione rendono necessari interventi volti ad adottare adeguate misure di modernizzazione e semplificazione delle procedure mediante l'applicazione delle tecnologie informatiche e digitali, al fine di poter conseguire concreti e positivi effetti in termini di snellimento, speditezza, efficienza, efficacia ed economicita' dell'azione amministrativa. In particolare, le recenti disposizioni legislative mirate all'eliminazione degli sprechi relativi all'utilizzo della carta tramite la dematerializzazione dei documenti inducono ad apportare correttivi alle modalita' di trasmissione della documentazione giustificativa delle variazioni intervenute nella consistenza dei beni immobili di proprieta' dello Stato e nelle relative utilizzazioni. Siffatta esigenza e', peraltro, emersa anche nell'ambito di incontri avuti con rappresentanti dell'Agenzia del demanio, in occasione dei quali e' maturata l'idea di prevedere che le filiali della medesima Agenzia trasmettano la predetta documentazione giustificativa a codeste Ragionerie Territoriali su supporto di memorizzazione diverso dal cartaceo. Al riguardo, si e' tratto profitto anche dalla proficua esperienza, a carattere fondamentalmente sperimentale, maturata presso la Ragioneria territoriale dello Stato di Roma, in cui sono state trattate modalita' di trasmissione documentale alternative rispetto a quella «tradizionale». Pertanto, con la presente circolare - i cui contenuti sono stati condivisi con l'Agenzia del Demanio - vengono fornite istruzioni in ordine alle nuove modalita' di trasmissione dei documenti giustificativi in discorso, riguardanti i beni immobili appartenenti al patrimonio disponibile ed indisponibile e i beni appartenenti al demanio storico-artistico (con esclusione dei dati inerenti alle utilizzazioni di quelli in consegna al Ministero per i beni e le attivita' culturali) direttamente gestiti dal Ministero dell'economia e delle finanze e per esso dall'Agenzia del demanio. 1. Aspetti introduttivi. Per un migliore inquadramento giuridico delle istruzioni impartite, si reputa opportuno fornire alcuni cenni preliminari sulle principali norme di settore nonche' sulla tipologia degli atti e dei documenti interessati. 1.1. Profili normativi e prassi amministrativa. Ai sensi dell'art. 14, comma 4, del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, gli uffici appartenenti al sistema delle ragionerie del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato vigilano affinche' siano osservate le leggi e le disposizioni in materia di conservazione ed utilizzazione economica dei beni dello Stato, avvalendosi a tal fine anche dei dati che le amministrazioni interessate sono tenute a trasmettere. In ottemperanza alla citata disposizione, le Filiali dell'Agenzia del Demanio inviano alle correlate Ragionerie Territoriali dello Stato copia della documentazione idonea a suffragare le variazioni intervenute nella consistenza e nelle utilizzazioni dei beni immobili di proprieta' dello Stato. In proposito, sono state, a suo tempo, diramate istruzioni con le circolari 28 aprile 2005, n. 15/RGS, 7 novembre 2006, n. 39/RGS e 11 febbraio 2009, n. 8/RGS. Come accennato nella Premessa, alla luce degli orientamenti della legislazione piu' recente, e' stata avvertita la necessita' di modernizzare le modalita' di trasmissione dei documenti di cui trattasi onde ovviare all'invio degli atti cartacei. In particolare, si fa riferimento ad alcune disposizioni in materia di innovazione e informatizzazione della Pubblica Amministrazione (art. 27 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133; articoli 32, 33, 34 e 35 della legge 18 giugno 2009, n. 69), volte sostanzialmente a perseguire, tra gli altri, l'obiettivo di eliminare gli sprechi relativi all'utilizzo della carta tramite la dematerializzazione dei documenti per una concreta semplificazione e riduzione dei costi amministrativi di funzionamento. Cio' posto, si e' ravvisata la necessita' di rimodulare le istruzioni all'epoca diramate, al fine di pervenire ad una maggiore sintonia con gli sviluppi di innovazione tecnologica attualmente in corso. 1.2. Tipologia degli atti e dei documenti. Nell'ambito dell'attivita' di vigilanza sui beni immobili di proprieta' dello Stato espletata da codeste Ragionerie Territoriali, formano oggetto delle presenti istruzioni, sempre in stretta relazione ai menzionati beni: le copie degli atti relativi a contratti di acquisto o di vendita; le copie degli atti di concessione e dei contratti di locazione; ogni altro atto idoneo a suffragare le movimentazioni intervenute nella consistenza dei beni immobili di proprieta' dello Stato e nelle relative utilizzazioni nonche', ove disponibile, a documentare utili elementi e notizie inerenti ai beni stessi (ad esempio, visure catastali, schizzi planimetrici, planimetrie, ecc.). Parimenti oggetto d'interesse per l'anzidetta attivita' rivestono le copie dei provvedimenti amministrativi e giurisdizionali involgenti i beni in discorso. Restano invariate le modalita' di invio dei documenti per i quali e' prevista la trasmissione in originale (ad esempio, Modelli 4, 5 e 6), che continuera' ad avvenire su supporto cartaceo. 2. Indicazioni operative. Con riferimento alla trasmissione di documenti strumentali alle prescritte operazioni di riscontro, l'avvio delle cennate novita' procedurali fondate sull'impiego di un supporto di memorizzazione realizzato mediante nuove tecnologie impone, naturalmente, l'individuazione delle tipologie di supporto utilizzabili, la definizione di un protocollo da seguire nonche' la precisazione delle modalita' di conservazione dei supporti trasmessi. 2.1. Supporti di memorizzazione. In virtu' delle indicazioni esposte, le copie degli atti, come sopra individuati, saranno inviate dalle filiali dell'Agenzia del Demanio, previa opportuna operazione di memorizzazione su supporto diverso dal cartaceo. Detto invio dovra' essere effettuato, ovviamente, nel rispetto delle disposizioni dettate dal Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni. In particolare, vanno garantiti i requisiti di integrita' e immodificabilita' dei documenti trasmessi, in analogia con quanto prescritto dall'art. 20 del citato decreto legislativo n. 82/2005 per i documenti originariamente formati su supporto informatico. A tal fine - con riferimento alla deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione-CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante «Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali» e, in particolare, all'art. 8 - e' consentita l'utilizzazione di qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser, purche' idoneo a garantire la conformita' dei documenti agli originali e la leggibilita' nel tempo. E' necessario, infatti, che l'immagine acquisita dei documenti rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo dei documenti stessi. Allo scopo, l'acquisizione dell'immagine sara' effettuata tramite registrazione in un file avente formato .pdf o .tif. E', altresi', indispensabile che le immagini siano memorizzate su un adeguato supporto, in modo tale che ne sia assicurata la leggibilita' nel tempo. Cio' posto, potranno essere utilizzati solo supporti ottici nei quali il meccanismo di registrazione preveda una modifica permanente della superficie del supporto stesso, come nel caso dei CD-R, dei DVD-R e dei dischi magneto-ottici True-Worm. Non sono, quindi, consentiti i supporti di memorizzazione registrabili piu' volte e, in quanto tali, cancellabili (ad esempio, CD-RW, DVD-RW, dischi magneto-ottici CCW). 2.2. Modalita' di trasmissione. I documenti cosi' memorizzati sono inviati dalle filiali dell'Agenzia del Demanio in allegato ad apposita nota di trasmissione, firmata dal direttore della filiale, contenente l'elenco dettagliato dei predetti documenti e dei nomi dei corrispondenti files. L'invio sara' effettuato in corrispondenza delle scadenze che scandiscono il flusso dei dati delle variazioni dei beni immobili provenienti al Sistema informativo della Ragioneria Generale dello Stato-SIRGS dal sistema informativo dell'Agenzia del Demanio (Nuovo sistema gestionale-NGS). Sulla scorta delle indicazioni fornite dalla direttiva n. 2, datata 20 febbraio 2007, del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione in materia di «Interscambio dei dati tra le pubbliche amministrazioni e pubblicita' dell'attivita' negoziale», corre l'obbligo di ricordare che la titolarita' dei dati trasmessi permane in capo all'amministrazione che li detiene per i fini istituzionali (nel caso di specie, l'Agenzia del Demanio), che e' responsabile della esattezza, veridicita' e integrita' delle informazioni trasmesse. In ogni caso, va rilevato che la trasmissione dei menzionati atti su supporto ottico non esime l'Agenzia del Demanio dal rendere comunque disponibili su supporto cartaceo gli esemplari utilizzati per produrre le copie in formato elettronico. Detti esemplari dovranno essere esibiti allorche' codeste Ragionerie Territoriali, ricorrendone la necessita', ne facciano puntuale richiesta nell'ambito dello svolgimento dei propri compiti d'istituto. 2.3. Conservazione dei documenti in formato elettronico. Le nuove modalita' di trasmissione dei documenti di cui trattasi sono volte a dispiegare positivi effetti in termini di risparmio, oltre che di carta, anche di spazi per quel che concerne le procedure di conservazione e archiviazione dei medesimi. Infatti, codeste Ragionerie Territoriali sono tenute a conservare i documenti ricevuti secondo le presenti disposizioni sui supporti per il tramite dei quali sono stati trasmessi. Le medesime avranno, inoltre, cura di provvedere all'esecuzione di copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione inviati dalle correlate filiali dell'Agenzia del demanio. A tal fine, si atterranno, per la scelta dei supporti su cui trarre dette copie, alle medesime indicazioni impartite al paragrafo 2.1. Per evidenti ragioni precauzionali, i supporti di memorizzazione trasmessi dall'Agenzia del demanio e le copie realizzate dovranno essere adeguatamente conservati in locali distinti. Si confida nella consueta fattiva collaborazione. Roma, 21 giugno 2010 Il Ragioniere generale dello Stato: Canzio