Gazzetta n. 190 del 18 agosto 2009 (vai al sommario) BANCA D'ITALIA COMUNICATO Disposizioni di vigilanza in materia di prestazione dei servizi e delle attivita' di investimento da parte delle banche Il Testo unico della finanza (d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58; «TUF») prevede il coinvolgimento della Banca d'Italia e della CONSOB nella vigilanza sulla prestazione dei servizi e delle attivita' di investimento (di seguito, «servizi»): la prima e' competente per quanto riguarda il contenimento del rischio, la stabilita' patrimoniale e la sana e prudente gestione degli intermediari; la CONSOB per quanto attiene alla trasparenza e alla correttezza dei comportamenti. In tale ambito, la Banca d'Italia autorizza le banche alla prestazione dei servizi (art. 19, comma 4, TUF) ed ha disciplinato le procedure che le banche devono osservare e i criteri di valutazione adottati dalla Vigilanza (Circolare n. 229 - Istruzioni di Vigilanza per le banche -Titolo V, Capitolo 2). Con le presenti disposizioni viene rivisto il contenuto informativo della relazione illustrativa inviata dalle banche a corredo dell'istanza autorizzativa, al fine di accertare la capacita' della banca di rispettare sia i requisiti in materia di organizzazione e gestione del rischio sia le regole relative alla correttezza e trasparenza dei comportamenti nei confronti degli investitori. La documentazione necessaria a verificare tale ultimo profilo e' stata concordata con la CONSOB, secondo quanto previsto dal punto 5.2 del Protocollo di intesa tra la Banca d'Italia e la CONSOB del 31 ottobre 2007, ai sensi dell'art. 5, comma 5-bis, del TUF (vedi nota 1) . Istanza di autorizzazione alla prestazione di servizi e attivita' di investimento (vedi nota 2) (vedi nota 3) . Nella domanda di autorizzazione, le banche indicano i servizi per i quali e' richiesto il rilascio dell'autorizzazione. L'istanza e' corredata di una relazione illustrativa, approvata dal competente organo aziendale. La relazione, ripartita in due sezioni, attiene alla verifica del potenziale rispetto dei requisiti in materia di: a) organizzazione e gestione dei rischi di impresa connessi con la prestazione dei servizi; b) correttezza e trasparenza dei comportamenti nella prestazione dei servizi. Sezione A La relazione concerne: la descrizione dei fattori strategici, di mercato e di prodotto presi in considerazione ai fini dell'avvio dei servizi oggetto dell'istanza di autorizzazione; l'impatto sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria atteso dallo svolgimento dei servizi e delle attivita' connesse e strumentali (le stime, che devono riferirsi ad un triennio, vanno effettuate anche ipotizzando «condizioni avverse» di mercato). In particolare, andranno analiticamente indicati volumi, costi operativi e risultati economici, con specifica evidenza delle ipotesi sulle quali si basano le proiezioni aziendali; i riflessi sul capitale economico, sul patrimonio di vigilanza e sui requisiti prudenziali, evidenziando le refluenze a fini di ICAAP; la descrizione degli interventi organizzativi effettuati al fine di assicurare il rispetto dei requisiti richiesti dalla normativa vigente in materia di prestazione dei servizi da parte delle banche (vedi nota 4) . In tale ambito sono, in particolare, forniti ragguagli sugli aspetti di seguito indicati: 1. investimenti attuati, in corso di attuazione e/o programmati (ammontare, finalita' e tempi di realizzazione previsti); 2. livello di integrazione del sistema informativo relativamente agli applicativi di front office, back office e contabilita' nonche' portata delle aree di manualita'; 3. incidenza sull'organico complessivo delle risorse assegnate alle unita' coinvolte nella prestazione dei servizi (eventuale piano di assunzioni e relativo stato di attuazione, ovvero indicazione del personale da impiegare per lo svolgimento del/dei servizio/i di cui si richiede l'autorizzazione; iniziative di formazione destinate al personale da adibire alla prestazione del/dei servizio/i attuate e programmate); 4. presidi di controllo di 1°, 2° e 3° livello previsti in relazione alla prestazione del/i nuovo/i servizio/i; strutture e risorse dedicate. Specifici riferimenti sono resi sulle modalita' di controllo dell'attivita' fuori sede (in particolare, indicare tipologia e periodicita' dei controlli a distanza e in loco nonche' delle eventuali verifiche di customer satisfaction finalizzate ad instaurare un contatto diretto con la clientela servita da canali distributivi alternativi agli sportelli); 5. sistema di reporting, con indicazione dei relativi destinatari (organi sociali, alta direzione, funzioni di controllo, altre funzioni). Sezione B Inoltre, la relazione contiene: l'illustrazione di ciascuno dei servizi di cui si richiede l'autorizzazione: tipologie di operazioni previste (ivi compresi gli strumenti finanziari da commercializzare); mercati e tipologia di clientela di riferimento; sedi individuate per l'esecuzione degli ordini; la descrizione delle unita' organizzative della banca/del gruppo coinvolte nella prestazione dei servizi (riferimento alla normativa interna con la quale vengono formalizzati compiti e responsabilita'), delle modalita' operative e delle procedure che si intendono adottare. In caso di outsourcing di funzioni operative, descrivere le funzioni esternalizzate e le misure adottate per mitigare i relativi rischi; l'indicazione dei canali distributivi che verrebbero utilizzati (con specifica indicazione dell'eventuale ricorso all'offerta fuori sede e/o a strumenti di comunicazione a distanza) e degli eventuali ambiti in cui verrebbe adottata la modalita' execution only. In ipotesi di offerta fuori sede/promozione e collocamento a distanza, descrizione delle modalita' organizzative finalizzate ad assicurare il rispetto delle regole di condotta; la politica di remunerazione adottata per la commercializzazione di servizi e prodotti finanziari, anche con riferimento all'eventuale offerta fuori sede; la descrizione delle aree operative (anche con riferimento a circostanze connesse con l'articolazione del gruppo di appartenenza) in cui potrebbero verificarsi potenziali conflitti di interesse con indicazione dei soggetti rilevanti; misure adottate al fine di assicurare il rispetto delle prescrizioni normative in materia di operazioni personali e conflitti di interesse, anche con specifico riferimento all'eventualita' in cui la banca produca o disponga la produzione di ricerche in materia di investimento; le procedure volte ad assicurare una sollecita trattazione dei reclami; l'illustrazione dei presidi (contrattuali, organizzativi, procedurali e di controllo) predisposti al fine di minimizzare il rischio che l'attivita' concretamente svolta da dipendenti e collaboratori a contatto con la clientela sfoci nella prestazione del servizio di consulenza (solo nell'ipotesi in cui l'istanza non contempli la prestazione di tale servizio). Per la prestazione dei servizi di esecuzione di ordini/ricezione e trasmissione di ordini e di gestione di portafogli la descrizione: delle procedure che garantiscono l'indirizzamento dell'ordine del cliente verso la sede di esecuzione migliore (ad es. adozione di un algoritmo di execution policy); delle modalita' individuate per il controllo dell'efficacia delle relative strategie di esecuzione/trasmissione degli ordini; delle misure adottate al fine di dimostrare ai clienti che ne dovessero far richiesta di aver eseguito gli ordini in conformita' delle predette strategie. La relazione illustrativa deve essere altresi' corredata della seguente documentazione: attestazione del responsabile della funzione di compliance (vedi nota 5) in ordine all'avvenuto adeguamento, rispetto ai requisiti previsti dalle vigenti disposizioni (vedi nota 6) : 1. della regolamentazione interna, 2. della contrattualistica, 3. dei processi operativi e delle procedure informatiche, 4. del sistema dei controlli; documentazione attestante l'adesione della banca a un sistema di indennizzo a tutela degli investitori riconosciuto ai sensi dell'art. 59 del TUF; delibera con la quale l'organo amministrativo ha approvato la presentazione dell'istanza (relazione e relativi allegati). Le banche autorizzate comunicano alla Banca d'Italia l'inizio dell'operativita'. Le presenti disposizioni entrano in vigore il giorno di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale. Roma, 2 luglio 2009 Il direttore generale: Saccomanni (1) Il testo del Protocollo e' disponibile sul sito internet della Banca d'Italia www.bancaditalia.it. (2) Esclusa la gestione di MTF. (3) Le presenti disposizioni modificano quelle contenute nel Titolo V, Capitolo 2, Sezione II, paragrafo 2 della Circolare n. 229. (4) Cfr. in particolare, oltre alla disciplina generale sull'organizzazione e sui controlli emanata dalla Banca d'Italia per le banche, il Regolamento della Banca d'Italia e della CONSOB del 29 ottobre 2007 nonche' il Regolamento Intermediari della CONSOB n. 16190 del 29 ottobre 2007. (5) Tra gli allegati da rassegnare unitamente alla relazione illustrativa, le banche costituende non sono tenute a produrre l'attestazione del responsabile della funzione di compliance (6) Cfr. in particolare quanto previsto nella Parte 2, Titolo II, Parte 3 e Parte 4 del Regolamento Banca d'Italia -CONSOB del 29 ottobre 2007 e nel Libro III del Regolamento Intermediari della CONSOB n. 16190 del 29 ottobre 2007