Gazzetta n. 126 del 30 maggio 2008 - ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI PRIVATE E DI INTERESSE COLLETTIVO

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ISTITUTO PER LA VIGILANZA SULLE ASSICURAZIONI PRIVATE E DI INTERESSE COLLETTIVO

REGOLAMENTO 19 maggio 2008

Regolamento concernente la procedura di presentazione dei reclami all'ISVAP, di cui all'articolo 7 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209 - Codice delle assicurazioni private e procedura di gestione dei reclami da parte delle imprese di assicurazione. (Regolamento n. 24).

IL PRESIDENTE
Vista la legge 12 agosto 1982, n. 576, e successive modificazioni ed integrazioni, concernente la riforma della vigilanza sulle assicurazioni;
Visto il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, e successive modificazioni ed integrazioni, recante il Codice delle assicurazioni private;
Vista la legge 28 dicembre 2005, n. 262, recante disposizioni per la tutela del risparmio e la disciplina dei mercati finanziari;
Visto il decreto legislativo 6 settembre 2005, n. 206, recante il Codice del consumo e, in particolare, la parte III, titolo III, capo I, sezione IV-bis relativa alla commercializzazione a distanza di servizi finanziari al consumatore;
Adotta
il seguente regolamento:
Art. 1.
Fonti normative
1. Il presente regolamento e' adottato ai sensi degli articoli 5, comma 2, 7, 183, comma 2 e 190, comma 1, del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209.

Art. 2.
Definizioni
1. Ai fini del presente regolamento si intende per:
a) «alta direzione»: l'amministratore delegato, il direttore generale, nonche' l'alta dirigenza che svolge compiti di sovrintendenza gestionale;
b) «associazioni dei consumatori e degli utenti»: le associazioni iscritte nell'elenco di cui all'art. 137 del decreto legislativo 6 settembre 2005, n. 206, recante il Codice del consumo;
c) «attivita' in regime di liberta' di prestazione di servizi»: l'attivita' di cui all'art. 1, lettera e), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
d) «attivita' in regime di stabilimento»: l'attivita' di cui all'art. 1, lettera f), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
e) «CONSOB»: la Commissione nazionale per le societa' e la borsa;
f) «COVIP»: la Commissione di vigilanza sui fondi pensione;
g) «decreto»: il decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209, recante il Codice delle assicurazioni private;
h) «FIN-NET»: la rete per la risoluzione extragiudiziale delle liti transfrontaliere in materia di servizi finanziari nello Spazio economico europeo, istituita sulla base della raccomandazione della Commissione europea 98/257/CE del 30 marzo 1998, riguardante i principi applicabili agli organi responsabili per la risoluzione extragiudiziale delle controversie in materia di consumo;
i) «forme pensionistiche complementari sottoposte alla vigilanza della COVIP»: le forme pensionistiche di cui all'art. 1, comma 3, lettere a) e b) del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252, recante la disciplina delle forme pensionistiche complementari;
j) «imprese di assicurazione»: le imprese di assicurazione autorizzate in Italia e le imprese di assicurazione comunitarie che svolgono la loro attivita' in Italia in regime di liberta' di prestazione di servizi o in regime di stabilimento;
k) «imprese di assicurazione autorizzate in Italia»: le societa' di cui all'art. 1, lettera u), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
l) «imprese di assicurazione comunitarie»: le societa' di cui all'art. 1, lettera v), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
m) «imprese di riassicurazione»: le societa' di cui all'art. 1, lettera cc), del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
n) «intermediari»: le persone fisiche o le societa' iscritte nel registro unico elettronico degli intermediari assicurativi e riassicurativi di cui all'art. 109 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
o) «ISVAP o Autorita»: l'Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni private e di interesse collettivo;
p) «lite transfrontaliera»: la controversia tra un contraente di uno Stato membro ed un'impresa di assicurazione avente sede legale in un altro Stato membro;
q) «organo amministrativo»: il consiglio di amministrazione o, nelle imprese che hanno adottato il sistema di cui all'art. 2409-octies del codice civile, il consiglio di gestione;
r) «organo di controllo»: il collegio sindacale o, nelle imprese che hanno adottato un sistema diverso da quello di cui all'art. 2380, comma 1, del codice civile, il consiglio di sorveglianza o il comitato per il controllo sulla gestione;
s) «periti assicurativi»: i soggetti iscritti nel ruolo di cui all'art. 157 del decreto legislativo 7 settembre 2005, n. 209;
t) «prodotti finanziari emessi da imprese di assicurazione»: i prodotti di cui all'art. 1, comma 1, lettera w-bis), del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, recante il «Testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria»;
u) «sistema competente»: l'organo di risoluzione delle liti transfrontaliere presente nello Stato in cui l'impresa di assicurazione ha la sede legale;
v) «soggetti abilitati»: i soggetti abilitati all'intermediazione assicurativa di cui all'art. 83 del regolamento Consob n. 16190 del 29 ottobre 2007;
w) «Testo unico dell'intermediazione finanziaria»: il decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e successive modificazioni e integrazioni.

Art. 3.
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento disciplina:
a) la proposizione e la gestione dei reclami presentati all'ISVAP dalle persone fisiche e giuridiche, dalle associazioni dei consumatori e degli utenti ed in generale da soggetti portatori di interessi collettivi, nei confronti delle imprese di assicurazione e di riassicurazione, degli intermediari e dei periti assicurativi;
b) la procedura di gestione dei reclami da parte delle imprese di assicurazione.

Art. 4.
Presentazione dei reclami
1. I soggetti di cui all'art. 3, comma 1, lettera a), presentano all'ISVAP:
a) i reclami per l'accertamento dell'osservanza delle disposizioni del decreto e delle relative norme di attuazione, nonche' delle disposizioni della Parte III, Titolo III, Capo I, Sezione IV-bis del decreto legislativo 6 settembre 2005, n. 206 relative alla commercializzazione a distanza di servizi finanziari al consumatore, da parte delle imprese di assicurazione e di riassicurazione, degli intermediari e dei periti assicurativi;
b) i reclami gia' presentati direttamente alle imprese di assicurazione ai sensi dell'art. 8, che non hanno ricevuto risposta entro il termine di 45 giorni dal ricevimento da parte delle imprese stesse o che hanno ricevuto una risposta ritenuta non soddisfacente;
c) i reclami per la risoluzione di liti transfrontaliere di cui all'art. 7.
2. Non rientrano nella competenza dell'ISVAP ai sensi del presente regolamento:
a) i reclami in relazione al cui oggetto sia gia' stata adita l'autorita' giudiziaria;
b) i reclami concernenti l'accertamento dell'osservanza delle disposizioni del testo unico dell'intermediazione finanziaria e delle relative norme di attuazione disciplinanti la sollecitazione all'investimento di prodotti finanziari emessi da imprese di assicurazione, nonche' il comportamento dei soggetti abilitati e delle imprese di assicurazione, relativamente alla vendita diretta, nella sottoscrizione e nel collocamento dei prodotti finanziari emessi da imprese di assicurazione;
c) i reclami concernenti l'accertamento dell'osservanza delle disposizioni del decreto legislativo 5 dicembre 2005, n. 252 e delle relative norme di attuazione disciplinanti la trasparenza e le modalita' di offerta al pubblico delle forme pensionistiche complementari.
3. Nel caso di ricezione di reclami di cui al comma 2, lettera a), l'SVAP informa il reclamante che gli stessi esulano dalla propria competenza.
4. Nel caso di ricezione di reclami di cui al comma 2, lettere b) e c), l'ISVAP trasmette senza ritardo i reclami stessi rispettivamente alla CONSOB o alla COVIP, dandone contestuale notizia al reclamante.
5. I reclami aventi ad oggetto la gestione del rapporto contrattuale, segnatamente sotto il profilo dell'attribuzione di responsabilita', della effettivita' della prestazione, della quantificazione ed erogazione delle somme dovute all'avente diritto, vengono dal reclamante rivolti direttamente all'impresa, fatta salva la possibilita' di rivolgersi all'ISVAP nei casi di cui al comma 1, lettera b).
6. Nel caso di reclami nelle materie di cui al comma 5 presentati direttamente all'ISVAP, l'Autorita' inoltra il reclamo all'impresa di assicurazione entro il termine di 90 giorni dal ricevimento, dandone contestuale comunicazione all'interessato. L'impresa invia la relativa risposta direttamente al reclamante entro 45 giorni dal ricevimento del reclamo.

Art. 5.
Contenuto dei reclami
1. I reclami indirizzati all'ISVAP contengono:
a) nome, cognome e domicilio del reclamante, con eventuale recapito telefonico;
b) individuazione del soggetto o dei soggetti di cui si lamenta l'operato;
c) breve descrizione del motivo di lamentela;
d) copia del reclamo presentato all'impresa di assicurazione e dell'eventuale riscontro fornito dalla stessa, nelle ipotesi di cui all'art. 4, comma 1, lettera b);
e) ogni documento utile per descrivere piu' compiutamente le relative circostanze.
2. In mancanza di alcuna delle indicazioni previste al comma 1, lettere a), b) e c), l'ISVAP, ai fini dell'avvio dell'istruttoria, entro il termine di 90 giorni dalla ricezione del reclamo chiede al reclamante, ove individuabile in base agli elementi di cui al comma 1, lettera a), l'integrazione dello stesso con gli elementi mancanti.

Art. 6.
Gestione dei reclami
1. L'ISVAP, ricevuto il reclamo di cui all'art. 4, comma 1, avvia senza ritardo l'attivita' istruttoria. Di tale avvio l'ISVAP da' notizia al reclamante entro il termine di 90 giorni dal ricevimento del reclamo.
2. Nel corso dell'istruttoria l'ISVAP, oltre che al reclamante, puo', ai sensi dell'art. 189 del decreto, richiedere dati, notizie o documenti ai soggetti sui quali esercita la vigilanza, i quali forniscono riscontro nel termine di trenta giorni dalla ricezione della richiesta.
3. L'ISVAP puo' chiedere all'impresa di assicurazione di fornire chiarimenti sul reclamo direttamente al reclamante. In tal caso, l'impresa trasmette copia della risposta all'ISVAP, il quale, se ritiene la risposta non soddisfacente, entro 120 giorni dal ricevimento della medesima fornisce riscontro al reclamante.
4. Al di fuori dell'ipotesi di cui al comma 3, l'ISVAP da' notizia dell'esito dell'attivita' istruttoria al reclamante entro il termine di 120 giorni dalla ricezione del reclamo, fatti salvi i casi di sospensione dovuti alla richiesta di informazioni o all'acquisizione di dati.
5. Nel caso di reclami nei confronti di imprese di assicurazione comunitarie, l'ISVAP, entro 90 giorni dal loro ricevimento, interessa l'Autorita' di vigilanza dello Stato membro di origine, dando comunicazione del relativo esito al reclamante non appena ricevuti i necessari elementi da quest'ultima e comunque entro 120 giorni da tale data.
6. L'ISVAP riporta sul proprio sito internet informazioni di dettaglio sulla procedura di presentazione dei reclami, sui recapiti ai quali gli stessi possono essere indirizzati e sul servizio di assistenza telefonica e di ricevimento del pubblico, ai quali i reclamanti possono rivolgersi per acquisire notizie relative allo stato di trattazione dei reclami presentati.

Art. 7.
Reclami FIN- NET
1. Per la risoluzione della lite transfrontaliera di cui sia parte, il reclamante avente il domicilio in Italia puo' presentare il reclamo all'ISVAP o direttamente al sistema estero competente(1) chiedendo l'attivazione della procedura FIN-NET.
2. L'ISVAP, ricevuto il reclamo e accertata la presenza di un sistema estero competente, lo inoltra senza ritardo a tale sistema, dandone notizia al reclamante. Qualora l'inoltro comporti oneri per il reclamante, l'ISVAP provvede ad acquisire il preventivo consenso di quest'ultimo. La risposta del sistema competente e' tempestivamente trasmessa dall'ISVAP al reclamante.
3. Nei casi in cui sia interessato quale sistema competente per la risoluzione di una lite transfrontaliera, l'ISVAP opera con le modalita' di cui all'art. 6.
(1) Il sistema competente e' individuabile accedendo al sito Internet: http://www.ec.europa.eu/fin-net

Art. 8.
Gestione dei reclami da parte delle imprese
di assicurazione
1. Le imprese di assicurazione autorizzate in Italia ricevono e gestiscono i reclami di loro pertinenza anche qualora riguardino soggetti coinvolti nel ciclo operativo dell'impresa, dando riscontro al reclamante entro quarantacinque giorni dal loro ricevimento.
2. Per la gestione dei reclami ricevuti, inclusi i relativi riscontri ai reclamanti, le imprese di cui al comma 1 si dotano di una specifica funzione aziendale e ne garantiscono l'imparzialita' di giudizio mediante un'appropriata collocazione organizzativa e idonee procedure tese ad evitare conflitti di interesse con le strutture o i soggetti il cui comportamento e' oggetto di reclamo.
3. La funzione aziendale individuata ai sensi del comma 2 gestisce l'archivio dei reclami di cui all'art. 9.
4. Le imprese comunicano all'ISVAP, entro 10 giorni lavorativi dalla relativa formalizzazione, la funzione aziendale individuata ai sensi del comma 2 e il nominativo del responsabile della medesima, con i relativi recapiti, nonche' ogni modifica concernente gli stessi.
5. Le imprese di cui al comma 1 danno evidenza sul proprio sito internet di tutte le informazioni utili per la presentazione dei reclami.
6. Le disposizioni di cui ai commi 1, 2 e 4 si applicano anche alle imprese di assicurazione comunitarie abilitate ad operare in Italia in regime di stabilimento.
7. Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano anche alle imprese di assicurazione comunitarie abilitate ad operare in Italia in regime di liberta' di prestazione di servizi.

Art. 9.
Catalogazione dei reclami e informativa all'ISVAP
1. Le imprese di assicurazione autorizzate in Italia riportano tutti i reclami ricevuti in un archivio gestito in forma elettronica, avendo cura di annotare, al momento della ricezione, i dati di cui all'allegato 1 desumibili dal reclamo, integrandoli con i dati relativi alla loro trattazione.
2. Alla fine di ciascun trimestre, i dati di cui al comma 1 sono riportati nel prospetto statistico di cui all'allegato 2. Con riferimento all'anno solare, i prospetti relativi ai trimestri successivi al primo comprendono anche i dati del trimestre precedente. I reclami che al termine del quarto trimestre risultano ancora in istruttoria sono riportati nel prospetto di cui all'allegato 3.
3. Il responsabile della revisione interna, nell'ambito dell'attivita' di monitoraggio dell'efficacia ed efficienza del sistema dei controlli interni, verifica la correttezza delle procedure di gestione dei reclami di cui al comma 1 e cura i rapporti con l'ISVAP per le problematiche concernenti la gestione dei reclami; ricevuti i prospetti di cui al comma 2, li inoltra, unitamente ad una relazione, all'Alta Direzione, all'organo amministrativo ed a quello di controllo.
4. La relazione di cui al comma 3 evidenzia i settori dell'organizzazione aziendale, i prodotti assicurativi ed i servizi oggetto di particolare o frequente lamentela, illustra le eventuali carenze organizzative o procedurali e propone gli opportuni interventi correttivi. L'organo amministrativo e quello di controllo, nell'ambito delle rispettive competenze, formulano le proprie valutazioni in ordine alla relazione.
5. I prospetti, la relazione e le valutazioni di cui ai commi 2, 3 e 4 sono trasmessi all'ISVAP entro 90 giorni dalla data di scadenza del relativo trimestre, secondo le modalita' previste dal documento tecnico pubblicato sul sito internet dell'Autorita'. Il prospetto di cui all'allegato 3 e' trasmesso all'ISVAP unitamente a quello relativo al primo trimestre dell'anno successivo.
6. Le imprese di cui al comma 1 conservano evidenza documentale dei reclami e della relativa trattazione per il periodo di cinque anni dalla data del loro ricevimento.

Art. 10.
Informazioni sulla procedura reclami
1. Le imprese di assicurazione riportano nella nota informativa precontrattuale, tra le informazioni concernenti la gestione dei reclami, le indicazioni relative alle modalita' di presentazione dei reclami all'impresa, indicando la funzione aziendale incaricata dell'esame dei reclami e i relativi recapiti. Riportano inoltre le indicazioni sulle modalita' di presentazione dei reclami all'ISVAP, o alle altre Autorita' di vigilanza del Paese d'origine, nel caso di impresa con sede legale in altro Stato membro, secondo le disposizioni del presente regolamento.

Art. 11.
Abrogazioni
1. Sono abrogate, secondo i termini stabiliti dall'art. 13, commi 2 e 3:
a) la circolare ISVAP n. 518/D del 21 novembre 2003;
b) la circolare ISVAP n. 542/S del 25 novembre 2004.

Art. 12.
Pubblicazione
1. Il presente regolamento e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, nel Bollettino e sul sito Internet dell'ISVAP.

Art. 13.
Entrata in vigore
1. Il presente regolamento entra in vigore il trentesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. Le imprese si adeguano alle disposizioni di cui agli articoli 8 e 9 entro il 1° gennaio 2009.
3. Le imprese adeguano le note informative alle disposizioni di cui all'art. 10 in occasione del primo aggiornamento, successivo al termine di cui al comma 2, previsto dalla vigente normativa.
4. In sede di prima applicazione, le imprese adempiono agli obblighi di comunicazione di cui all'art. 8, comma 4, entro il 15 gennaio 2009.
Roma, 19 maggio 2008
Il presidente: Giannini

Allegati

----> Vedere allegati da pag. 53 a pag. 60 <----