Gazzetta n. 178 del 2 agosto 2007 (vai al sommario) CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CIRCOLARE 5 luglio 2007, n. 53 Valutazione preventiva sugli ordinativi di acquisizione di apparecchiature serventi nell'ambito di Convenzione stipulate con Consip s.p.a. da parte delle pubbliche amministrazioni e degli enti di cui all'articolo 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, al fine di evitare la proliferazione delle apparecchiature e razionalizzare la spesa pubblica per l'informatica. Alle pubbliche amministrazioni e agli enti di cui all'art. 1 del decreto legislativo 2 febbraio 1993, n. 39 e ai responsabili dei sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni e degli enti anzidetti, nonche' per conoscenza: Al Consiglio di Stato All'Avvocatura generale dello Stato Alla Corte dei conti Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Segretariato generale Al Dipartimento della funzione pubblica Al Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie All'Autorita' garante per la concorrenza e il mercato All'Autorita' per le garanzie nelle comunicazioni Al Garante per la protezione dei dati personali Alla Ragioneria generale dello Stato Premessa. L'art. 3 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 maggio 2005, n. 157, di attuazione dell'art. 1, commi 192-195 della legge 30 dicembre 2005, n. 311, assegna al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (nel seguito «CNIPA») il compito di svolgere funzioni di impulso e di coordinamento degli interventi di razionalizzazione delle infrastrutture di calcolo, telematiche e di comunicazioni delle amministrazioni di cui all'art. 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39. In ottemperanza a tale disposizione, il CNIPA ha predisposto un programma che comprende, tra l'altro, un'iniziativa specifica per migliorare l'efficienza operativa delle sale server e dei centri di calcolo della pubblica amministrazione e, al tempo stesso, contenere la spesa per la loro gestione. L'iniziativa prevede che il CNIPA: effettui una rilevazione della situazione attuale delle infrastrutture di calcolo della pubblica amministrazione; definisca un modello generale di razionalizzazione delle infrastrutture, che affronti in maniera congiunta aspetti tecnologici e organizzativi, da utilizzare per progettare e valutare interventi specifici; individui appositi interventi prioritari; progetti e attui detti interventi prioritari, in collaborazione con le amministrazioni interessate. Il CNIPA ha effettuato nel corso del 2006 una rilevazione della situazione dei centri di calcolo della pubblica amministrazione centrale. Da tale rilevazione e' emersa la notevole numerosita' e frammentazione dei centri di calcolo delle pubbliche amministrazioni centrali sull'intero territorio nazionale, che ne riducono in molti casi l'efficienza operativa, impediscono di conseguire adeguate economie di scala nella gestione delle strutture, pregiudicano l'interoperabilita', la sicurezza e la qualita' del servizio reso. Nel corso della prima meta' del 2007 il CNIPA ha quindi definito, sulla base dei dati rilevati, un modello generale di razionalizzazione, da utilizzare per valutare la fattibilita' e la redditivita' dei possibili interventi, individuare le soluzioni tecnico-organizzative piu' opportune per ogni caso specifico e impostare il piano di realizzazione degli interventi selezionati. In collaborazione con le amministrazioni interessate, il CNIPA sta quindi ora avviando una valutazione delle possibili soluzioni di razionalizzazione applicabili ai loro centri di calcolo, per definire le priorita' di intervento e impostare i piani di realizzazione dei progetti a maggiore redditivita' e potenzialita' in termini di benefici conseguibili. Il CNIPA ritiene inoltre necessario effettuare una costante attivita' di vigilanza per evitare che continui la proliferazione delle apparecchiature di calcolo e la frammentazione e la dispersione delle risorse elaborative della pubblica amministrazione e ha pertanto l'esigenza di disporre di informazioni costantemente aggiornate sulle dotazioni dei CED e delle sale server delle amministrazioni pubbliche. Le informazioni di cui trattasi sono disponibili per il CNIPA nei casi in cui le amministrazioni acquisiscono le forniture, dopo aver preventivamente ottenuto il parere tecnico-economico di cui all'art. 8 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39. Quando, invece, le amministrazioni effettuano gli acquisti nell'ambito di una convenzione stipulata con Consip s.p.a., la possibilita' di vigilare per evitare una ulteriore riduzione dell'efficienza operativa della spesa per l'informatica viene meno. Acquisti da sottoporre a valutazione. Tutto cio' premesso, si ritiene necessario che le amministrazioni pubbliche di cui all'art. 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, qualora intendano aderire a una convenzione stipulata con Consip s.p.a. attraverso l'emissione di un ordine di acquisto di apparecchiature «server», sottopongano tale intenzione preventivamente al CNIPA, per ottenere una valutazione, non vincolante, sull'opportunita' di procedere all'acquisizione. La richiesta di valutazione va effettuata a prescindere dal limite di valore dell'acquisto. Amministrazioni tenute alla richiesta di valutazione. Sono tenute alla richiesta di valutazione sull'ordinativo di acquisto di apparecchiature server le Amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo, e gli enti pubblici non economici nazionali. Devono intendersi ricompresi tra gli enti destinatari della presente circolare anche i soggetti nei confronti dei quali le amministrazioni suddette esercitano un controllo analogo a quello effettuato in ordine ai propri servizi interni e che realizzino per l'amministrazione controllante, o per conto della medesima, la parte piu' rilevante della propria attivita'. Si fa riferimento ai c.d. «affidamenti in house», in cui amministrazioni pubbliche affidano in via diretta attivita' proprie a organismi, o societa', dei quali detengono il controllo, alla stregua di quanto avviene nei confronti delle proprie articolazioni organizzative. Nell'ipotesi in esame, il CNIPA si riserva di acquisire l'avviso dell'amministrazione controllante o dell'amministrazione nell'interesse della quale e' svolta la specifica attivita'. Ai soggetti da ultimo indicati, la presente circolare si applica limitatamente ai casi nei quali gli stessi esercitano attivita' loro affidate dalle amministrazioni in forma diretta. Presentazione della richiesta di valutazione e documentazione da produrre. La richiesta di valutazione deve essere trasmessa al CNIPA - Area indirizzo, supporto e verifica PAC a cura dell'amministrazione competente, prima dell'emissione dell'ordinativo di acquisto. Alla richiesta dovra' essere allegata la seguente documentazione: 1. tipologia e quantita' di apparecchiature e degli eventuali ulteriori componenti previsti in opzione dalla medesima Convenzione - che l'amministrazione ritiene di acquisire attraverso la convenzione; 2. motivazioni dell'acquisizione, e, in particolare, indicazione dei ruoli che saranno svolti dalle apparecchiature da acquisire nell'ambito dell'architettura tecnologica dell'acquirente e gli eventuali processi applicativi che supportano; 3. collocazione fisica prevista per le apparecchiature da acquisire (in quale sala server o CED saranno installate e quale ruolo svolge tale CED nel contesto organizzativo e tecnologico generale dell'amministrazione); 4. dotazione informatica della sala server o del CED dove saranno installate le apparecchiature; 5. situazione logistica e impiantistica attuale della sala server o del CED dove saranno installate le apparecchiature, ed eventuali modifiche da apportare a tale situazione per ospitare le apparecchiature da acquisire; 6. numero di addetti interni e numero di addetti esterni (in termini di Full Time Equivalent - FTE) utilizzati attualmente per la gestione della sala server o CED dove saranno installate le apparecchiature; le eventuali modifiche organizzative e/o acquisizione di ulteriore personale e/o di servizi di conduzione (in tal caso occorre quantificare le risorse aggiuntive necessarie e il loro costo stimato); 7. informazioni relative a eventuali evoluzioni previste a breve-medio termine per gli aspetti di cui ai precedenti punti 3, 4, 5 e 6; 8. informazioni di massima circa le altre sale server e CED di cui dispone l'amministrazione, ovvero di contratti di outsourcing in essere. Modalita' di trasmissione della richiesta di valutazione. La richiesta di valutazione - e la relativa documentazione a corredo - da inviare al CNIPA in forma telematica, devono essere sottoscritte con firma digitale dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati dell'amministrazione richiedente, utilizzando i sistemi di validazione temporale di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, recante: «Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici» (quali, ad esempio, il protocollo informatico, la posta elettronica certificata, la marca temporale). Tutta la documentazione deve pervenire anche in formato liberamente rielaborabile. Effettuazione della valutazione. Il CNIPA effettua la valutazione di cui sopra in base ai risultati di una istruttoria che verifichera' la congruenza dell'iniziativa dell'amministrazione rispetto ai criteri generali di razionalizzazione della spesa per la gestione delle sale calcolo della pubblica amministrazione e di miglioramento dell'efficienza operativa dell'informatica pubblica, anche in relazione ad iniziative di carattere piu' generale in corso o in programma a cura del CNIPA stesso e/o di altre amministrazioni diverse da quella che intende effettuare l'acquisto. Dell'avvenuta valutazione verra' data notizia all'amministrazione richiedente entro trenta giorni dal ricevimento della relativa richiesta. Qualora risulti necessario un supplemento istruttorio - da svolgersi anche con la personale audizione del responsabile per i sistemi informativi automatizzati dell'amministrazione richiedente o di altri soggetti ritenuti in grado di fornire elementi utili - il CNIPA invia, entro il termine di trenta giorni dal momento della richiesta di valutazione, una comunicazione interlocutoria, che fissa i nuovi termini della procedura di valutazione, comunque non superiori a trenta giorni dalla data di trasmissione della comunicazione interlocutoria stessa. Al termine del supplemento istruttorio di cui sopra, il CNIPA dara' notizia dell'avvenuta valutazione all'amministrazione richiedente. Modalita' di trasmissione della valutazione. Le amministrazioni riceveranno la relativa valutazione in formato elettronico alla casella di posta elettronica indicata al momento della richiesta di valutazione. Roma, 5 luglio 2007 Il presidente: Zoffoli