Gazzetta n. 183 del 8 agosto 2006 (vai al sommario) GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELIBERAZIONE 20 luglio 2006 Regolamento concernente la procedura per la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta in materia di protezione dei dati personali. IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti, presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Visto l'art. 27 della direttiva n. 95/46/Ce del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui gli Stati membri e la commissione incoraggiano l'elaborazione di codici di condotta destinati a contribuire, in funzione delle specificita' settoriali, alla corretta applicazione delle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva, adottate dagli stati membri; Visto il codice in materia di protezione dei dati personali (articoli 12 e 139 decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) che demanda al Garante, di seguito a quanto previsto dalla previgente legge 31 dicembre 1996, n. 675 (art. 31, comma 1, lettera h)), il compito di: a) promuovere nell'ambito delle categorie interessate la sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta per determinati settori, nell'osservanza del principio di rappresentativita' e tenendo conto dei criteri direttivi delle raccomandazioni del Consiglio d'Europa sul trattamento di dati personali; b) verificarne la conformita' alle leggi e ai regolamenti anche attraverso l'esame di osservazioni di soggetti interessati; c) contribuire a garantirne la diffusione e il rispetto; Viste le deliberazioni con le quali il Garante ha promosso la sottoscrizione di alcuni codici di deontologia e di buona condotta (provv. 10 febbraio 2000 e 10 aprile 2002, rispettivamente, in Gazzetta Ufficiale 25 febbraio 2000, n. 46 e 8 maggio 2002, n. 106, adottati ai sensi dell'art. 31, comma 1, lettera h), legge n. 675/1996 e dell'art. 20 decreto legislativo n. 467/2001); Rilevato che alcuni codici deontologici sono stati gia' sottoscritti ed allegati, come previsto per legge, al decreto legislativo n. 196/2003, relativamente al trattamento di dati personali nell'esercizio dell'attivita' giornalistica (provv. 29 luglio 1998, nella Gazzetta Ufficiale 3 agosto 1998, n. 179), effettuato per scopi storici (provv. 14 marzo 2001, n. 8/P/2001, nella Gazzetta Ufficiale 5 aprile 2001, n. 80), a scopi statistici e di ricerca scientifica nell'ambito del sistema statistico nazionale (provv. 31 luglio 2002, n. 13, nella Gazzetta Ufficiale 1° ottobre 2002, n. 230), per scopi statistici e scientifici (provv. del 16 giugno 2004, n. 2, in Gazzetta Ufficiale 14 agosto 2004, n. 190) nonche' per i sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilita' e puntualita' nei pagamenti (provv. 16 novembre 2004, n. 8, nella Gazzetta Ufficiale 23 dicembre 2004, n. 300); Rilevato altresi' che per altri codici deontologici il Garante ha promosso la ripresa dei lavori (provv. 16 febbraio 2006, nella Gazzetta Ufficiale 1° marzo 2006, n. 50, concernente il codice di deontologia e di buona condotta relativo ai dati trattati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria) o si accinge a promuoverla; Ritenuta l'esigenza, sulla base della proficua esperienza sin qui acquisita, di dare compiuta disciplina e pubblicita' alla procedura seguita dall'Autorita' per svolgere i predetti compiti, tenuto conto del crescente rilievo che i codici di deontologia e di buona condotta assumono nei settori interessati ai fini della liceita' e correttezza dei trattamenti di dati personali e dell'utilizzabilita' dei medesimi dati; Considerata la necessita' di consolidare tale procedura con un atto regolamentare del Garante adottato in base all'art. 156, comma 3, lettera a) del Codice, ai sensi del quale questa Autorita', con propri regolamenti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, definisce l'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio anche ai fini dello svolgimento dei compiti previsti dall'art. 154 del medesimo codice, fra i quali figura quello di promuovere la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta; Rilevato che tale procedura e' applicabile anche al codice di deontologia relativo ad attivita' giornalistiche e alle sue eventuali modificazioni e integrazioni, salvo quanto specificamente previsto dall'art. 139 del codice; Visti gli atti d'ufficio; Viste le proposte e le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15, comma 1 del regolamento n. 1/2000; Relatore il prof. Francesco Pizzetti; Delibera: 1. E' adottato il regolamento n. 2/2006, concernente la procedura per la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta, riportato in allegato alla presente deliberazione di cui costituisce parte integrante e di cui e' disposta la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, ai sensi degli articoli 12 e 156, comma 3, lettera a), del Codice in materia di protezione dei dati personali. Roma, 20 luglio 2006 Il presidente Pizzetti Il segretario generale Buttarelli Il relatore Pizzetti   Allegato Regolamento concernente la procedura per la sottoscrizione dei codici di deontologia e di buona condotta in materia di protezione dei dati personali. (Articoli 12 e 156 decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196). Art. 1 Definizioni 1. Ai fini del presente regolamento si intende: a) per «Codice», il Codice in materia di protezione dei dati personali, approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; b) per «codici», i codici di deontologia e di buona condotta di cui all'art. 12 del Codice; c) per «soggetti rappresentativi», i soggetti che risultano dotati di rappresentativita' delle categorie di titolari di trattamento operanti nei settori nei quali i codici trovano applicazione; d) per «soggetti interessati», i soggetti per i quali ai sensi dell'art. 12 del Codice sussiste un interesse qualificato nei settori nei quali i codici trovano applicazione. 2. Ai medesimi fini si applicano anche le definizioni elencate nell'art. 4 del Codice. Art. 2. Casi nei quali il Garante promuove i codici 1. Il Garante promuove la sottoscrizione dei codici nei casi espressamente previsti dalla legge. Ai sensi dell'art. 12 del Codice il Garante puo' promuovere la sottoscrizione di altri codici non espressamente previsti per legge, nei settori nei quali ravvisi l'esigenza di regole di deontologia e di buona condotta per contribuire all'applicazione di disposizioni normative in settori di particolare interesse generale nei quali, anche sulla base di eventuali richieste formulate nell'ambito delle categorie interessate, emergano specifiche problematiche meritevoli di apposita considerazione, tenendo conto, in particolare, della natura dei dati o del loro trattamento o della necessita' di rendere effettive le garanzie per gli interessati. Si tiene altresi' conto dell'eventuale opportunita' di prendere in contestuale considerazione piu' categorie interessate, nonche' dell'evoluzione dei predetti settori e delle tecnologie applicate. 2. La sottoscrizione dei codici di cui al comma 1 e' promossa dal Garante con propria deliberazione, da pubblicare nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Con la deliberazione sono indicati i criteri generali in base ai quali l'Autorita' verifica il rispetto del principio di rappresentativita' (art. 12 del Codice) e i soggetti pubblici e privati appartenenti alle categorie interessate e che ritengano di avere titolo a sottoscrivere i codici in base al medesimo principio sono invitati a darne comunicazione all'Autorita' entro un termine prefissato, e a fornire informazioni e documentazione idonee a comprovare, in particolare, la loro rappresentativita'. 3. Con la deliberazione di cui al comma 2 il Garante puo' invitare altri soggetti che si ritengano interessati ai sensi dell'art. 12 del Codice a darne comunicazione all'Autorita' e a fornire informazioni e documentazione idonee a comprovare, in particolare, il proprio interesse qualificato nella materia. Art. 3. Esame preliminare 1. Le comunicazioni ricevute ai sensi dell'art. 2 sono esaminate preliminarmente dall'Autorita', unitamente al materiale prodotto, e valutate dal Garante, anche sulla base della deliberazione gia' adottata ai sensi del medesimo articolo, esaminando in particolare: a) l'appartenenza alle categorie interessate degli organismi che intendono sottoscrivere un codice in qualita' di soggetti rappresentativi, nonche' la sussistenza del presupposto della rappresentativita' anche in relazione ai settori determinati nei quali il codice dovrebbe operare; b) la sussistenza di un interesse qualificato in capo ai soggetti interessati. 2. Le valutazioni di cui al comma 1 possono essere formulate dopo l'inizio dei lavori per la redazione del codice, qualora ricorrano particolari esigenze inerenti anche alla necessita' di svolgere ulteriori approfondimenti relativi alla rappresentativita' o all'interesse qualificato. 3. Eventuali comunicazioni pervenute da categorie o soggetti interessati dopo il termine prefissato ai sensi dell'art. 2, comma 2, possono essere esaminate fino alla sottoscrizione del codice, valutando parimenti la sussistenza dei presupposti di cui al comma 1. 4. L'esito della valutazione effettuata dal Garante ai sensi dei commi 1 e 3 e' comunicata a ciascun soggetto od organismo informando tutti coloro che hanno inviato comunicazioni all'Autorita' ai sensi dell'art. 2. 5. I criteri per individuare le categorie interessate in relazione al settore determinato per il quale il codice verra' sottoscritto, e per valutare la rappresentativita' o l'interesse qualificato dei soggetti che hanno inviato comunicazioni all'Autorita', sono definiti dal Garante in relazione a ciascun codice, tenendo conto della specificita' del settore e delle particolari caratteristiche del trattamento. Art. 4. Organizzazione e svolgimento dei lavori 1. L'Autorita', effettuata la comunicazione di cui all'art. 3, comma 4, fermo restando quanto previsto nei commi 2 e 3 del medesimo articolo, invita i soggetti appartenenti alle categorie interessate a partecipare ad una prima riunione di lavoro, anche presso gli uffici del Garante, e ne comunica la data anche agli altri soggetti che risultano interessati i quali possono prendervi parte. 2. Nell'esercitare il compito di promuovere la sottoscrizione del Codice l'Autorita' incoraggia la proficua cooperazione tra i soggetti appartenenti alle categorie interessate e la collaborazione dei soggetti interessati nell'organizzazione e nello svolgimento dei lavori di redazione del codice, fornendo, salva diversa loro scelta, un supporto anche logistico e tecnico o da parte di esperti, nonche' nell'utilizzo di strumenti elettronici, anche per agevolare lo scambio delle informazioni e il confronto e la condivisione delle proposte e dei contributi fra i partecipanti. Art. 5. Schema preliminare del codice 1. Al termine della prima fase dei lavori, i soggetti rappresentativi che vi hanno partecipato redigono e sottopongono all'Autorita' uno schema preliminare di codice, tenendo in considerazione il contributo dato dai soggetti interessati. Art. 6. Verifica preliminare di conformita' del codice 1. Lo schema preliminare di codice e' oggetto di un esame istruttorio anche sulla base di eventuali richieste di chiarimento ed e' volto a rilevare da parte del Garante l'eventuale manifesta sussistenza di profili di non conformita' alla normativa vigente. 2. Nei casi in cui non e' necessario invitare i soggetti rappresentativi a riesaminare lo schema preliminare, in quanto lo stesso risulta conforme in base ad una prima verifica alle leggi e ai regolamenti, il Garante ne da' diffusione inserendolo nel proprio sito Internet al fine di raccogliere eventuali osservazioni di «soggetti interessati» ai sensi dell'art. 12 del Codice, ed invita a tal fine soggetti rappresentativi o interessati a darne ampia pubblicita'. Il Garante dispone altresi' la trasmissione all'Ufficio pubblicazioni leggi e decreti del Ministero della giustizia di un avviso da pubblicare nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, volto a rendere nota l'inserzione dello schema sul sito Internet e ad invitare i soggetti interessati a formulare eventuali osservazioni entro un termine prefissato. 3. Scaduto tale termine, le osservazioni pervenute sono esaminate e trasmesse ai soggetti rappresentativi o interessati per le valutazioni del caso. Art. 7. Schema finale del codice 1. I soggetti rappresentativi, esaminate le osservazioni ricevute ai sensi dell'art. 6, comma 3, e tenendo in considerazione il contributo dei soggetti interessati, redigono lo schema finale del codice e lo trasmettono al Garante. 2. Il codice individua la data a decorrere dalla quale e' applicabile e le eventuali disposizioni transitorie. Art. 8. Verifica finale di conformita' del codice e sua sottoscrizione 1. Il Garante esamina lo schema finale del codice completando gli eventuali approfondimenti circa la rappresentativita' di alcuni organismi e, qualora non riscontri profili di non conformita' a norme di legge o di regolamento, invita a sottoscrivere il codice i soggetti rappresentativi, disponendone la pubblicazione al termine delle operazioni di sottoscrizione e la comunicazione al Ministero della giustizia per la sua allegazione al Codice. 2. I soggetti interessati possono manifestare la loro adesione ai principi affermati dal codice. L'adesione e' indicata in un allegato distinto dal documento dove e' apposta la sottoscrizione dei soggetti rappresentativi. 3. Il Garante esamina la richiesta di soggetti rappresentativi o interessati volta ad apporre le sottoscrizioni o le adesioni di cui ai commi 1 e 2 in epoca successiva all'adozione del codice. Se la richiesta e' accolta, ne e' data notizia nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Art. 9. Pubblicazione del codice 1. Il codice sottoscritto e' trasmesso all'Ufficio pubblicazioni leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai sensi dell'art. 12, comma 2, del Codice. Il codice e' pubblicato altresi' sul Bollettino del Garante. 2. Il codice sottoscritto e' comunicato al Ministero della giustizia ai fini della sua allegazione al Codice previo decreto ministeriale da adottarsi ai sensi del medesimo art. 12, comma 2, del predetto Codice.