Gazzetta n. 173 del 27 luglio 2006 (vai al sommario) ISTITUTO NAZIONALE PER STUDI ED ESPERIENZE DI ARCHITETTURA NAVALE DISPOSIZIONE 19 luglio 2006 Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'Istituto nazionale per studi ed esperienze di architettura navale (INSEAN). (Disposizione n. 1). Il PRESIDENTE Visto l'art. 10, comma 2, del decreto legislativo 29 settembre 1999, n. 381; Visto l'art. 8, comma 4, della legge 9 maggio 1989, n. 168; Visto il regolamento di organizzazione generale e di funzionamento degli organi dell'INSEAN, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 88 del 16 aprile 2005; Vista la deliberazione del Consiglio direttivo dell'INSEAN n. 495 in data 17 maggio 2006, relativa all'adozione del regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'Istituto nazionale per studi ed esperienze di architettura navale; Vista la nota dell'INSEAN prot. n. 1066 del 19 maggio 2006, con la quale la suddetta deliberazione e' stata trasmessa ai Ministri della difesa e dei trasporti; Vista le note del Ministero della difesa prot. n. 8/26712/ del 19 giugno 2006 e del Ministero dei trasporti prot. n. 2679 del 19 luglio 2006, con le quali e' stata comunicata l'approvazione da parte dei Ministri della deliberazione n. 495 in data 17 maggio 2006; Dispone: E' emanato l'unito regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'Istituto nazionale per studi ed esperienze di architettura navale. La presente disposizione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ai sensi dell'art. 8, comma 4, della legge 9 maggio 1989, n. 168, ed entrera' in vigore il giorno della sua pubblicazione. Roma, 19 luglio 2006 Il presidente: Pisi   REGOLAMENTO PER IL TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI E GIUDIZIARI DELL'ISTITUTO NAZIONALE PER STUDI ED ESPERIENZE DI ARCHITETTURA NAVALE L'Istituto nazionale per studi ed esperienze di architettura navale Premesso che: gli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 («Codice in materia di protezione dei dati personali») stabiliscono che nei casi in cui una disposizione di legge specifichi la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento e' consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi; il medesimo art. 20, comma 2, prevede che detta identificazione debba essere effettuata nel rispetto dei principi di cui all'art. 22 del citato Codice, in particolare, assicurando che i soggetti pubblici: a) trattino i soli dati sensibili e giudiziari indispensabili per le relative attivita' istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa; b) raccolgano i dati di cui sopra, di regola, presso l'interessato; c) verifichino periodicamente l'esattezza, l'aggiornamento dei dati sensibili e giudiziari, nonche' la loro pertinenza, completezza, non eccedenza ed indispensabilita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi; d) trattino i dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di strumenti elettronici, con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altre soluzioni che li rendano temporaneamente inintelligibili anche a chi e' autorizzato ad accedervi; e) conservino i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale separatamente da altri dati personali trattati per finalita' che non richiedono il loro utilizzo; sempre ai sensi del citato art. 20, comma 2, detta identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare adottato in conformita' al parere espresso dal Garante, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera g); l'art. 20, comma 4, del Codice, prevede che l'identificazione di cui sopra venga aggiornata e integrata periodicamente; Viste le restanti disposizioni del Codice; Considerato che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato, le operazioni svolte, in particolare, pressoche' interamente mediante i siti web o volte a definire in forma completamente automatizzata profili o personalita' degli interessati, le interconnessioni e i raffronti tra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonche' la comunicazione dei dati a terzi e la diffusione; Ritenuto di individuare in maniera analitica negli allegati, con riferimento alle predette operazioni che possono spiegare effetti maggiormente significativi per gli interessati, quelle effettuate da questo Istituto, in particolare le operazioni di comunicazione a terzi; Ritenuto, altresi', di indicare in maniera sintetica anche le operazioni ordinarie che questo Istituto necessariamente svolge al fine di perseguire le finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione); Considerato che per quanto concerne tutti i trattamenti di cui sopra si e' preventivamente verificato il rispetto dei principi e delle garanzie previste dall'art. 22 del Codice, con particolare riferimento alla pertinenza, non eccedenza e indispensabilita' dei dati sensibili e giudiziari utilizzati rispetto alle finalita' perseguite; all'indispensabilita' delle predette operazioni per il perseguimento delle finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge, nonche' all'esistenza di fonti normative idonee a rendere lecite le medesime operazioni o, ove richiesta, all'indicazione scritta dei motivi; Vista l'autorizzazione n. 7/2005 al trattamento dei dati giudiziari da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana - serie generale - n. 2 del 3 gennaio 2006; Visto il provvedimento generale del Garante per la protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 170 del 23 luglio 2005); Visto il parere del Garante reso in data 10 maggio 2006 ai sensi dell'art. 154 del Codice; Rilevato che l'approvazione del regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari non comporta impegno di spesa a carico del bilancio e pertanto non ha rilevanza sotto il profilo contabile; A d o t t a il seguente regolamento Art. 1. Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento in attuazione del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, identifica le tipologie di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte dell'Istituto nazionale per studi ed esperienze di architettura navale (INSEAN) nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali. Art. 2. Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili 1. In attuazione delle disposizioni di cui agli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, gli allegati che formano parte integrante del presente regolamento, contraddistinti dai numeri da 1 a 3, identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui e' consentito il relativo trattamento, nonche' le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalita' di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel decreto legislativo n. 196/2003 (articoli 65, 68, 71, 95 e 112). 2. I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato. 3. Le operazioni di comunicazione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalita' di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonche' degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. 4. Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (articoli 11 e 22, comma 5, del decreto legislativo n. 196/2003). Art. 3. Riferimenti normativi 1. Al fine di rendere maggiormente semplificata la lettura del presente regolamento, le disposizioni di legge, citate nella parte descrittiva delle «fonti normative» degli allegati, si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni. INDICE DEI TRATTAMENTI Allegati n.|Denominazione del trattamento --------------------------------------------------------------------- |Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a |vario titolo presso l'INSEAN, nonche' dei dati relativi 1 |agli organi istituzionali dell'ente --------------------------------------------------------------------- |Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a |vario titolo presso l'INSEAN - attivita' relativa al |riconoscimento di benefici connessi all'invalidita' |civile per il personale e all'invalidita' derivante da |cause di servizio, nonche' da riconoscimento di 2 |inabilita' a svolgere attivita' lavorativa --------------------------------------------------------------------- |Attivita' relative alla consulenza giuridica, nonche' al |patrocinio ed alla difesa in giudizio |dell'amministrazione nonche' alla consulenza e copertura |assicurativa in caso di responsabilita' civile verso 3 |terzi dell'amministrazione   Allegato 1 Denominazione del trattamento. Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso l'INSEAN, nonche' dei dati relativi agli organi istituzionali dell'ente. Fonte normativa. Codice civile (articoli 2094 - 2134); decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124; legge 20 maggio 1970, n. 300; legge 7 febbraio 1990, n. 19; decreto legislativo 19 settembre 1994, n. 626; legge 12 marzo 1999, n. 68; legge 8 marzo 2000, n. 53; decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165; decreto legislativo 26 marzo 2001, n. 151; decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; decreto legislativo 15 agosto 1991, n. 277; legge 14 aprile 1982, n. 164; legge 6 marzo 2001, n. 64; regolamento sull'organizzazione delle strutture, sul personale e sulla dirigenza dell'INSEAN (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 88 del 16 aprile 2005); Regolamento di disciplina della mobilita' con le universita' del personale di ricerca dell'INSEAN (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 175 del 30 luglio 2003); regolamento di disciplina delle procedure di assunzione del personale dell'INSEAN (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 240 del 15 ottobre 2003); contratti collettivi nazionali di lavoro; contratti collettivi integrativi. Rilevanti finalita' di interesse pubblico perseguite dal trattamento. Instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro dipendente di qualunque tipo, anche a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato (art. 112, decreto legislativo n. 196/2003). Applicazione della disciplina relativa al mandato degli organi istituzionali dell'ente (art. 65, decreto legislativo n. 196/2003). Istruzione e formazione in ambito scolastico, professionale superiore o universitario (art. 95, decreto legislativo n. 196/2003). ----> Vedere Tabella a pag. 86 della G.U. <---- Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita' del trattamento e diverse da quelle «standard» quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge: [\times ] comunicazioni (come di seguito individuate). Particolari forme di elaborazione Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalita': a) alle organizzazioni sindacali ai fini della gestione dei permessi e delle trattenute sindacali relativamente ai dipendenti che hanno rilasciato delega; b) agli enti assistenziali, previdenziali, assicurativi e autorita' locali di pubblica sicurezza ai fini assistenziali e previdenziali, nonche' per rilevazione di eventuali patologie o infortuni sul lavoro; c) uffici competenti per il collocamento obbligatorio, relativamente ai dati anagrafici degli assunti appartenenti alle «categorie protette»; d) strutture sanitarie competenti per le visite fiscali (art. 5, legge n. 300/1970 e C.C.N.L.); e) enti di appartenenza dei lavoratori comandati in entrata (per definire il trattamento retributivo del dipendente); f) enti preposti alla vigilanza in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro; g) Presidenza del Consiglio dei Ministri in relazione alla rilevazione annuale dei permessi per cariche sindacali e funzioni pubbliche elettive (decreto legislativo n. 165/2001, art. 50). Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo. Il trattamento concerne i dati indispensabili all'instaurazione ed alla gestione del rapporto di lavoro, avviato a qualunque titolo (compresi quelli a tempo determinato, part-time, di consulenza, co.co.co. ecc.) nell'Istituto ovvero in istituzioni collegate, a partire dai procedimenti concorsuali o da altre procedure di selezione anche per l'assegnazione di borse di studio e assegni di ricerca, nonche' per la realizzazione di stage, tirocini e corsi di dottorato di ricerca. I dati sono oggetto di trattamento presso i competenti uffici dell'INSEAN per quanto riguarda la gestione dell'orario di servizio, le certificazioni di malattie ed altri giustificativi delle assenze. In particolare, i dati sulle opinioni filosofiche o di altro genere possono venire in evidenza dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva come obiettore di coscienza (dati di archivio). I dati sulle convinzioni religiose possono venire in considerazione, laddove il trattamento sia indispensabile per la concessione di permessi per quelle festivita' la cui fruizione e' connessa all'appartenenza a determinate confessioni religiose; infine alcune particolari scelte per il servizio di mensa, rispondenti a particolari dettami religiosi, potrebbero fare emergere le convinzioni religiose dell'interessato in relazione al contesto in cui sono trattate o al tipo di trattamento effettuato; le informazioni sulla vita sessuale possono desumersi unicamente in caso di rettificazione di attribuzione di sesso. Possono essere raccolti anche dati sulla salute relativi ai familiari del dipendente ai fini della concessione di benefici nei soli casi previsti dalla legge. I dati pervengono su iniziativa del dipendente e/o previa richiesta dell'Istituto. I dati vengono trattati ai fini dell'applicazione dei vari istituti contrattuali disciplinati dalla legge (gestione giuridica, economica, previdenziale, pensionistica, attivita' di aggiornamento e formazione). I dati sono raccolti altresi' presso amministrazioni e gestori di pubblici servizi per l'accertamento d'ufficio di stati, qualita' e fatti ovvero per il controllo delle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell'art. 43 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000. Sono trattati altresi' i dati sanitari della persona che ricopre la carica di Presidente dell'Istituto, ai fini della gestione del rapporto istituzionale di quest'ultimo, con particolare riferimento ai casi di assenza prolungata o impedimento.   Allegato 2 Denominazione del trattamento. Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso l'INSEAN - attivita' relativa al riconoscimento di benefici connessi all'invalidita' civile e all'invalidita' derivante da cause di servizio, nonche' da riconoscimento di inabilita' a svolgere attivita' lavorativa. Fonte normativa. Decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124; legge 24 maggio 1970, n. 336; legge 5 febbraio 1992, n. 104; legge 12 marzo 1999, n. 68; decreto del Presidente della Repubblica 29 ottobre 2001, n. 461; legge 8 agosto 1995, n. 335; Regolamento sull'organizzazione delle strutture, sul personale e sulla dirigenza dell'INSEAN (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 88 del 16 aprile 2005). Rilevanti finalita' di interesse pubblico perseguite dal trattamento. Concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, emolumenti (art. 68, decreto legislativo n. 196/2003). ----> Vedere Tabella a pag. 87 della G.U. <---- Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita' del trattamento e diverse da quelle «standard» quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge: [\times ] comunicazioni (come di seguito individuate). Particolari forme di elaborazione Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalita': a) INAIL (per verificare la liquidazione in caso di equo indennizzo ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 1124/1965); b) comitato di verifica per le cause di servizio e commissione medica territorialmente competente (per conseguire il parere definitivo di riconoscimento della causa di servizio ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 461/2001); c) INPDAP e I.N.P.S. (in caso di inabilita' assoluta o permanente a qualsiasi attivita' lavorativa ai fini dell'erogazione del relativo trattamento di pensione e del riconoscimento del diritto alla pensione privilegiata ai sensi della legge n. 335/1995); d) societa' assicuratrici (per la valutazione e la copertura economica degli indennizzi per infortuni e per malattie contratte per causa di servizio). Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo. I dati sanitari vengono acquisiti dall'interessato e da terzi previa richiesta dell'interessato (in particolare dalla Commissione medico ospedaliera territorialmente competente per l'accertamento delle condizioni di idoneita' al servizio e dal Comitato di verifica per le cause di servizio in caso di richiesta di riconoscimento di invalidita' dipendente da causa di servizio e/o equo indennizzo). In caso di richiesta di pensione privilegiata, i dati vengono trasmessi all'Inpdap o all'I.N.P.S. (a seconda dell'Istituto a cui e' iscritto l'interessato) per l'erogazione del trattamento pensionistico. Uguale trasmissione si ha nell'ipotesi di richiesta di riconoscimento alla contribuzione figurativa di cui all'art. 80, legge n. 388/2000. Esperita l'istruttoria, la determinazione dirigenziale relativa al riconoscimento dell'invalidita' viene comunicata all'INAIL (per gli accertamenti connessi alla liquidazione ai sensi dell'art. 130 decreto legislativo n. 112/1998). I dati sull'origine etnica sono trattati per verificare i requisiti per l'accesso ai benefici di legge per i reduci civili dall'internamento, laddove l'interessato ne faccia richiesta. I dati sono raccolti altresi' presso amministrazioni e gestori di pubblici servizi per l'accertamento d'ufficio di stati, qualita' e fatti ovvero per il controllo delle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell'art. 43 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000.   Allegato 3 Denominazione del trattamento. Attivita' relative alla consulenza giuridica, al patrocinio, al contenzioso in sede giudiziale e stragiudiziale, e alla copertura assicurativa in caso di responsabilita' civile verso terzi dell'amministrazione, nonche' all'accertamento della responsabilita' civile, e disciplinare e contabile del personale. Fonte normativa. Codice civile; Codice penale; Codice di procedura civile; Codice di procedura penale; Leggi sulla giustizia amministrativa; decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165; decreto del Presidente della Repubblica 29 ottobre 2001, n. 461. Rilevanti finalita' di interesse pubblico perseguite dal trattamento. Finalita' volte a far valere il diritto di difesa in sede amministrativa o giudiziaria, nei procedimenti disciplinari, nelle procedure di arbitrato e conciliazione (articoli 71 e 112, decreto legislativo n. 196/2003). ----> Vedere Tabella a pag. 88 della G.U. <---- Altre operazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita' del trattamento e diverse da quelle «standard» quali la conservazione, la cancellazione, la registrazione o il blocco nei casi previsti dalla legge: [\times ] comunicazioni (come di seguito individuate). Particolari forme di elaborazione Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalita': a) Autorita' giudiziaria, avvocati e consulenti tecnici incaricati dall'Autorita' giudiziaria, Enti previdenziali (INAIL, INPS, INPDAP), enti di patronato, sindacati, incaricati di indagini difensive proprie e altrui, societa' di riscossione tributi/sanzioni, consulenti della controparte (per le finalita' di corrispondenza sia in fase pregiudiziale, sia in corso di causa, per la gestione dei sinistri causati direttamente o indirettamente a terzi); b) societa' assicuratrici (per la valutazione e la copertura economica degli indennizzi per la responsabilita' civile verso terzi); c) struttura sanitaria e Comitato di verifica per le cause di servizio (per la relativa trattazione amministrativa ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 461/2001); d) alle amministrazioni coinvolte nel caso in cui venga presentato il ricorso straordinario al Capo dello Stato (per la relativa trattazione, ai sensi della legge n. 1199/1971); e) alla Direzione provinciale del lavoro (ai sensi degli articoli 65 e 66 del decreto legislativo n. 165/2001); f) all'Avvocatura generale dello Stato (art. 14, comma 7, decreto legislativo n. 138/2003). Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo. Viene effettuato il trattamento dei dati indispensabili alla difesa dell'Istituto in sede giudiziale e stragiudiziale anche nell'ambito di pareri resi all'amministrazione, di scritti difensivi e di richieste di indennizzo e/o danni inerenti la responsabilita' civile verso terzi dell'amministrazione. Gli stessi possono essere comunicati agli uffici competenti per la relativa trattazione amministrativa, all'Autorita' giudiziaria (che puo' anche comunicarli all'ente), al professionista per un'eventuale attribuzione di incarico, agli Enti previdenziali (INAIL, INPS, INPDAP), agli enti di patronato ed ai sindacati (incaricati di indagini difensive proprie ed altrui), alle societa' di riscossione tributi/sanzioni, nonche' al consulente della controparte e al consulente nominato dall'Autorita' giudiziaria (per le finalita' di corrispondenza sia in fase pregiudiziale, sia in corso di causa, nonche' per la gestione dei sinistri causati direttamente o indirettamente a terzi). I dati riguardano ogni fattispecie che possa dare luogo a un contenzioso.