Gazzetta n. 120 del 25 maggio 2006 (vai al sommario) CONSIGLIO DI PRESIDENZA DELLA GIUSTIZIA AMMINISTRATIVA DECRETO 12 maggio 2006 Regolamento relativo al trattamento dei dati sensibili e giudiziari nell'ambito degli uffici della giustizia amministrativa. IL PRESIDENTE Vista la legge 27 aprile 1982, n. 186; Visto in particolare l'art. 53-bis, comma 2, della legge citata, aggiunto dall'art. 20 della legge 21 luglio 2000, n. 205, secondo il quale il consiglio di presidenza della giustizia amministrativa disciplina l'organizzazione, il funzionamento e la gestione delle spese del Consiglio di Stato e dei tribunali amministrativi regionali; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 25 novembre 1995, n. 580, che disciplina l'organizzazione e il funzionamento delle strutture amministrative del Consiglio di Stato e dei tribunali amministrativi regionali; Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di protezione dei dati personali; Visto il provvedimento generale del Garante della protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 170 del 23 luglio 2005); Vista l'autorizzazione del Garante della protezione dei dati personali n. 7/2005, al trattamento dei dati giudiziari da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana - serie generale - n. 2, del 3 gennaio 2006; Considerata la necessita' di provvedere ad identificare, in conformita' agli articoli 20 e 47 del citato decreto legislativo, con atto di natura regolamentare i trattamenti di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte degli uffici della giustizia amministrativa nell'ambito dell'ordinaria attivita' amministrativo-gestionale, per il perseguimento di finalita' di rilevante interesse pubblico specificate per legge; Considerato che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato le operazioni svolte, in particolare, pressoche' interamente mediante i siti web o volte a definire in forma completamente automatizzata profili o personalita' degli interessati, le interconnessioni e i raffronti tra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonche' la comunicazione dei dati a terzi; Ritenuto necessario di indicare analiticamente nelle schede allegate, con riferimento alle predette operazioni che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato, quelle effettuate da questa amministrazione ed in particolare le operazioni di comunicazione a terzi; Ritenuto altresi' di indicare sinteticamente anche le operazioni ordinarie che questa amministrazione deve necessariamente svolgere per perseguire le finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione); Ritenuto di aver verificato, per i trattamenti di cui sopra, il rispetto dei principi e delle garanzie previste dall'art. 22 del codice in materia di protezione dei dati personali, con particolare riguardo alla pertinenza, non eccedenza ed indispensabilita' dei dati sensibili e giudiziari rispetto alle finalita' perseguite, all'indispensabilita' delle predette operazioni per il perseguimento delle finalita' di rilevante interesse pubblico individuate per legge, nonche' dell'esistenza di fonti normative idonee a legittimare l'effettuazione delle medesime operazioni; Vista la delibera assunta nella seduta del Consiglio di presidenza della giustizia amministrativa in data 4 maggio 2006; Visto il parere del Garante per la protezione dei dati personali in data 13 aprile 2006, reso ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera g), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; E m a n a Il seguente regolamento: Art. 1. Finalita' 1. Il presente regolamento e' adottato, ai sensi dell'art. 20, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, per consentire il trattamento dei dati sensibili e giudiziari nell'ambito degli uffici della giustizia amministrativa. 2. I trattamenti per ragioni di giustizia direttamente correlati alla trattazione giudiziaria di affari e di controversie, o che, in materia di trattamento giuridico ed economico del personale di magistratura hanno una diretta incidenza sulla funzione giurisdizionale, nonche' le attivita' ispettive su uffici giudiziari, non vengono identificati nel presente regolamento, in conformita' a quanto stabilito dall'art. 47 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.   Art. 2. Individuazione dei trattamenti Le schede allegate, che formano parte integrante del regolamento, contraddistinte dai numeri da 1 a 3, identificano: a) la denominazione del trattamento; b) la fonte normativa; c) la finalita' di rilevante interesse pubblico perseguita dal trattamento; d) la tipologia dei dati interessati (sensibili e giudiziari); e) la descrizione del trattamento; f) le operazioni eseguite ed il luogo della raccolta (presso gli interessati o presso terzi); g) le comunicazioni ad uffici od enti. 2. I dati sensibili e giudiziari indicati nelle schede sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato. 3. Le operazioni di comunicazione, descritte nelle schede, sono indispensabili per lo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalita' di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonche' degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. 4. I dati trattati in violazione della disciplina in materia di trattamento dei dati personali non possono essere utilizzati.   Art. 3. Riferimenti normativi 1. Le disposizioni di legge, citate nella parte descrittiva della «fonte normativa» delle schede, si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni.   Art. 4. Pubblicita' 1. Il regolamento e' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e ne e' data diffusione nell'ambito degli uffici della giustizia amministrativa nel modo piu' ampio e, all'esterno, mediante l'inserimento nel sito web della giustizia amministrativa: www.giustizia-amministrativa.it   Art. 5. Entrata in vigore 1. Il regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Cosi' deliberato dal Consiglio di presidenza della giustizia amministrativa nella seduta del 4 maggio 2006. Roma, 12 maggio 2006 Il presidente: De Roberto   Scheda n. 1 Denominazione del trattamento: atti e provvedimenti inerenti alle attivita' di reclutamento del personale di magistratura ed amministrativo, anche in relazione al collocamento obbligatorio ed a personale appartenente a categorie protette. Fonti normative: regio decreto 26 giugno 1924, n. 1054; legge 6 dicembre 1971, n. 1034; legge n. 300/1970; legge n. 466/1980; legge n. 186/1982; legge n. 113/1985; legge n. 125/1991; legge n. 104/1992; legge n. 449/1997; legge n. 68/1999; legge n. 205/2000; legge n. 30/2003; decreto legislativo n. 286/1998; Codice civile; decreto legislativo n. 38/2000; decreto legislativo n. 165/2001; decreto legislativo n. 368/2001; decreto legislativo n. 276/2003; decreto del Presidente della Repubblica n. 3/1957; decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000; legge 6 marzo 2001, n. 64; C.C.N.L. relativi al personale del comparto Ministeri; C.C.N.I. di amministrazione. Finalita' di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento: art. 112, lettere a), b), c) decreto legislativo n. 196/2003. Tipi di dati trattati: ----> Vedere tabella a pag. 57 <---- Operazioni ordinarie, in particolare: ----> Vedere tabella a pag. 57 <---- Comunicazioni ai soggetti sottoindicati per le seguenti finalita': amministrazione di provenienza dei lavoratori assunti per mobilita' ai sensi dell'art. 30 del decreto legislativo n. 165/2001; direzioni provinciali Ministero del lavoro, centri per l'impiego ed altri organi competenti, per l'assunzione di disabili e di personale appartenente a categorie protette (legge n. 68/1999); Presidenza Consiglio dei Ministri - Ufficio studi e rapporti istituzionali, per le comunicazioni relative al personale di magistratura. Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo: Il trattamento concerne tutti i dati relativi allo stato di salute ed giudiziari indispensabili all'instaurazione del rapporto di lavoro mediante procedure concorsuali od altre procedure di selezione e mobilita'. I dati relativi allo stato di salute sono oggetto di trattamento per quanto riguarda le assunzioni di personale di magistratura ed amministrativo, appartenente alle c.d. categorie protette od aventi titoli di preferenza nell'assunzione nonche' su richiesta degli interessati per l'agevolazione nello svolgimento delle prove concorsuali (legge n. 104/1992). I dati inerenti allo stato di salute possono anche essere riferiti a familiari dell'interessato, limitatamente ai casi in cui essi costituiscono titolo di preferenza per l'assunzione. I dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, sono sottoposti al controllo presso le amministrazioni certificanti.   Scheda n. 2 Denominazione del trattamento: gestione del rapporto di lavoro del personale dipendente, di magistratura ed amministrativo, dei collaboratori esterni e dei soggetti che intrattengono altri rapporti di lavoro diversi da quello subordinato. Fonti normative: regio decreto 26 giugno 1924, n. 1054; legge 6 dicembre 1971, n. 1034; legge n. 186/1982; decreto del Presidente della Repubblica n. 580/1995; decreto del Presidente della Repubblica n. 851/1967; legge n. 584/1967; decreto legislativo n. 35 del 2 febbraio 2006; legge n. 300/1970; legge n. 816/1985; legge n. 146/1990; legge n. 125/1991; legge n. 104/1992; legge n. 335/1995; legge n. 53/2000; decreto legislativo n. 165/2001; decreto del Presidente della Repubblica n. 3/1957; Codice civile; decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000; decreto legislativo n. 66/2003; 1; decreto legislativo n. 196/2000; decreto legislativo n. 368/2001; decreto legislativo n. 77/2002; decreto legislativo n. 276/2003; decreto del Presidente della Repubblica n. 1124/1965; decreto legislativo n. 626/1994; decreto legislativo n. 151/2001; C.C.N.L. relativi al personale del comparto Ministeri; C.C.N.I. di amministrazione. Finalita' di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento: art. 112, decreto legislativo n. 196/2003; art. 68, decreto legislativo n. 196/2003. Tipi di dati trattati: ----> Vedere tabella a pag. 58 <---- Operazioni ordinarie, in particolare: ----> Vedere tabella a pag. 58 <---- Comunicazioni ai soggetti sottoindicati per le seguenti finalita': * Presidenza del Consiglio dei Ministri, per la formalizzazione dei provvedimenti del personale di magistratura, relativi alle assenze dal servizio per motivi di salute (congedo straordinario ed aspettativa per motivi di salute), al riconoscimento di infermita' dipendenti da causa di servizio, alla risoluzione del rapporto di impiego connesso ad intervenuta inidoneita' fisica, nonche' dei provvedimenti disciplinari e di cessazione dal servizio; * amministrazioni di destinazione o presso cui i lavoratori abbiano prestato servizio in precedenza, per la gestione delle assenze del personale in comando o distacco; * A.S.L. e strutture sanitarie competenti per le visite fiscali e per gli accertamenti sanitari relativi allo stato di salute del dipendente assente per malattia; * commissione medica di verifica presso il Ministero dell'economia e delle finanze, per l'accertamento di patologie dipendenti o non da causa di servizio, anche per eventuale inabilita' all'impiego; * comitato presso il Ministero dell'economia e delle finanze, per la verifica delle cause di servizio, ai fini della concessione dell'equo indennizzo o pensione privilegiata; * strutture sanitarie convenzionate ed altri enti preposti alla vigilanza dell'igiene e della sicurezza sul lavoro ai fini della sorveglianza sanitaria di cui al decreto legislativo n. 626/1994 e successive modifiche ed integrazioni; * enti assistenziali, previdenziali assicurativi ed autorita' locali di pubblica sicurezza per motivi assistenziali e previdenziali, nonche' per la rilevazione di eventuali patologie o infortuni sul lavoro; * Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica, in relazione alla gestione ed alla rilevazione annuale dei permessi per cariche sindacali (decreto legislativo n. 165/2001, C.C.N.Q. in data 7 agosto 1998); * Ministero dell'economia e delle finanze - Dipartimento degli affari generali e del personale, per la gestione delle ritenute per malattia, per sanzioni disciplinari e per l'iscrizione alle organizzazioni sindacali (solo personale amministrativo) ed all'associazione di magistrati, limitatamente a tale personale; * ARAN, per la verifica della rappresentativita' sindacale con indicazione numerica del personale amministrativo iscritto alle organizzazioni sindacali, per ogni sede istituzionale; * organizzazioni sindacali, per la gestione delle trattenute sullo stipendio e dei permessi e per l'esercizio delle liberta' sindacali, limitatamente al personale amministrativo che ha rilasciato delega; * associazione di magistrati, per la gestione delle trattenute dallo stipendio di tale personale; * Presidenza Consiglio dei Ministri - Dipartimento servizio nazionale civile, per la gestione dei volontari civili (richiesta del fascicolo personale); * Ministero dell'economia e delle finanze, per la presentazione della dichiarazione dei redditi del contribuente (magistrati e dipendenti); Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo: Il trattamento concerne i dati relativi alla gestione del rapporto di lavoro, inteso come definizione e gestione dello stato giuridico ed economico del personale di magistratura ed amministrativo nonche' di ogni altro rapporto di lavoro di qualunque tipo anche non retribuito od onorario, a tempo parziale o temporaneo e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato (ad es. volontario del servizio civile). I dati relativi allo stato di salute sono oggetto di trattamento per quanto riguarda la rilevazione delle presenze e dell'orario di servizio (solo personale amministrativo), nonche' quali documenti giustificativi delle assenze e dell'attribuzione del corrispondente trattamento economico. Inoltre i dati relativi allo stato di salute sono trattati per tutti i procedimenti finalizzati alla verifica della idoneita' fisica all'impiego e quindi all'accertamento di eventuali inidoneita' (totali o parziali) dipendenti o meno da causa di servizio, per l'attribuzione di benefici economici o permessi (criteri di scelta per la concessione dei permessi di circolazione auto su richiesta dei lavoratori che prestano servizio in sedi ubicate in zone a traffico limitato), per il rimborso di spese per cure mediche su richiesta del dipendente e per l'attribuzione del relativo trattamento pensionistico, nonche' a seguito degli adempimenti connessi all'igiene ed alla sicurezza sui luoghi di lavoro. I dati inerenti allo stato di salute possono anche essere riferiti ai familiari dell'interessato, limitatamente ai casi in cui essi costituiscono presupposto per la concessione di permessi od altri benefici di legge. Il trattamento di dati idonei a rivelare le convinzioni religiose puo' essere indispensabile per svolgere le attivita' relative alla concessione di permessi per le festivita' la cui fruizione e' connessa all'appartenenza a determinate confessioni religiose. I dati concernenti convinzioni di altro genere possono venire in evidenza dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva come obiettori di coscienza (dati di archivio). I dati giudiziari vengono trattati nei casi in cui a seguito di comunicazioni giudiziarie occorre esaminare se disporre la sospensione dal servizio e instaurare un procedimento disciplinare; inoltre sono trattati nel caso di procedimenti disciplinari. Il trattamento dei dati idonei a rivelare l'appartenenza o adesione ad organizzazioni politiche o sindacali e' effettuato per la gestione delle rispettive prerogative (permessi, trattenute, aspettative e distacchi). Ai sensi dell'art. 47, comma 2 del codice, sono inclusi nel regolamento i trattamenti riguardanti l'ordinaria attivita' amministrativa-gestionale del personale, ivi compreso quello di magistratura, ad eccezione per tale personale, dei trattamenti che hanno una diretta incidenza sulla funzione giurisdizionale. Ne consegue che per i magistrati rientrano nell'ambito della presente descrizione (art. 47, comma 2) i seguenti trattamenti: assegnazione di sedi e di funzioni; trasferimenti; promozioni; conferimento di uffici direttivi e semidirettivi; conferimenti di funzioni; conferimenti di incarichi extra giudiziari, autorizzazioni ad assumere incarichi extra giudiziari ed ogni altro provvedimento riguardante lo stato giuridico. I dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive rese ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, sono sottoposti al controllo presso le amministrazioni certificanti.   Scheda n. 3 Denominazione del trattamento: gestione del contenzioso giudiziale e stragiudiziale, accertamento della responsabilita' disciplinare, attivita' di controllo ed ispettiva. Fonti normative: codice civile, codice di procedura civile, codice penale e di procedura penale; regio decreto n. 642/1907; regio decreto n. 1054/1924; regio decreto n. 1038/1933; legge n. 1034/1971; legge n. 186/1982; legge n. 205/2000; legge n. 241/1990; legge n. 300/1970; decreto legislativo n. 165/2001; decreto del Presidente della Repubblica n. 3/1957; Codice civile; C.C.N.L. compatto Ministeri e C.C.I.A. di amministrazione. Finalita' di rilevante interesse pubblico perseguite dal trattamento: sono contenute nei seguenti articoli del codice: articoli 67, 71 e 112 lettere g) ed h) del decreto legislativo n. 196/2003. Tipi di dati trattati: ----> Vedere tabella a pag. 59 <---- Operazioni ordinarie, in particolare: ----> Vedere tabella a pag. 59 <---- Comunicazioni ai soggetti sottoindicati per le seguenti finalita': Avvocatura dello Stato, per l'assunzione del patrocinio e per le trasmissioni di atti e relazioni a fini della gestione del contenzioso penale, civile ed amministrativo; Corte dei conti, per l'accertamento della responsabilita' per danno erariale; organizzazioni sindacali alle quali il lavoratore su mandato intenda rivolgersi nel contenzioso con l'amministrazione; Ufficio provinciale del lavoro, per il tentativo di conciliazione; Autorita' giudiziaria di qualsiasi ordine e grado, per indagini di polizia giudiziaria, adempimenti istruttori e dichiarazioni di terzo; Compagnie di assicurazioni, in caso di polizze che prevedano tali comunicazioni; avvocati e consulenti della controparte; enti previdenziali laddove previsto. Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo: L'attivita' di contenzioso riguarda il personale dipendente (di magistratura ed amministrativo) ed i terzi. Nel contenzioso concernente il personale dipendente (di magistratura ed amministrativo) i dati vengono trattati per la difesa dell'amministrazione in giudizio. Il flusso informativo relativo ai singoli affari consiste nella raccolta di dati contenuti in esposti e comunicazioni di illecito penale o disciplinare, nello svolgimento di attivita' istruttoria, predisposizione di atti di citazione o ricorso, memorie e scritti difensivi nonche' relazioni per l'Avvocatura dello Stato o le altre autorita' che intervengono nel procedimento. Per il personale amministrativo e nei casi in cui la difesa in giudizio e' curata direttamente dall'amministrazione (art. 409 e ss c.p.c.) si trattano dati mediante scritti difensivi che vengono inviati all'autorita' giurisdizionale (giudice del lavoro in primo grado, art. 417-bis del c.p.c.). In materia stragiudiziale, procedura di arbitrato o di conciliazione previsto dalla legge o dai contratti, si tratta di dati contenuti in osservazioni (art. 69 decreto legislativo n. 165/2001), proposte transattive e componimenti bonari. Nel contenzioso nei confronti di terzi si trattano i dati giudiziari in relazione agli atti negoziali stipulati dall'amministrazione o ad altre ipotesi di contenzioso. I trattamenti dei dati riguardanti il personale di magistratura riferibili alle attivita' che hanno una diretta incidenza sulla funzione giurisdizionale sono esclusi dalla disciplina del presente regolamento.