Gazzetta n. 82 del 7 aprile 2006 (vai al sommario) UFFICIO ITALIANO DEI CAMBI PROVVEDIMENTO 24 febbraio 2006 Istruzioni applicative in materia di obblighi di identificazione, registrazione e conservazione delle informazioni nonche' di segnalazione delle operazioni sospette per finalita' di prevenzione e contrasto del riciclaggio sul piano finanziario a carico di avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, societa' di revisione, consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali. Introduzione Il presente provvedimento contiene istruzioni rivolte ad alcune categorie di liberi professionisti ed alle societa' di revisione per l'applicazione degli obblighi antiriciclaggio loro estesi in base alla legge e alle disposizioni regolamentari. L'estensione della regolamentazione antiriciclaggio e' tesa, da un lato, a prevenirne il coinvolgimento involontario in attivita' economiche criminali e, d'altro lato, ad assicurarne la collaborazione attiva attraverso l'individuazione e la segnalazione di operazioni di natura sospetta. La base normativa e' costituita dal decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56, emanato per assicurare il recepimento della direttiva del Consiglio delle Comunita' europee n. 91/308/CEE del 10 giugno 1991, modificata dalla direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio dell'Unione europea n. 2001/97/CE del 4 dicembre 2001. L'Ufficio adotta disposizioni applicative della disciplina antiriciclaggio, sentite le competenti autorita' di vigilanza di settore e le amministrazioni interessate, ai sensi dell'art. 8, comma 6, del decreto legislativo n. 56 del 2004 e delle norme contenute nel regolamento adottato con il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 3 febbraio 2006. Il presente provvedimento specifica il contenuto degli obblighi applicabili ai liberi professionisti e alle societa' di revisione, con particolare riguardo alle modalita' di identificazione dei clienti, alla conservazione documentale, alla rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette, nonche' all'istituzione di misure di controllo interno e di formazione. Per consentire una piu' agevole ricostruzione del quadro normativo di riferimento, il provvedimento richiama anche le principali disposizioni che regolano la materia. PARTE I Definizioni e ambito di applicazione 1. Definizioni Nel presente provvedimento si adottano le definizioni seguenti: a) "legge antiriciclaggio": il decreto legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito, con modificazioni, dalla legge 5 luglio 1991, n. 197 e successive modificazioni; b) "decreto": il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56; c) "regolamento": il decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 3 febbraio 2006 in materia di obblighi di identificazione, conservazione delle informazioni a fini antiriciclaggio e segnalazione delle operazioni sospette a carico di avvocati, notai, dottori commercialisti, revisori contabili, societa' di revisione, consulenti del lavoro, ragionieri e periti commerciali, previsto dagli articoli 3, comma 2 del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 56 recante attuazione della direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attivita' illecite; d) "UIC": l'Ufficio italiano dei cambi; e) "libero professionista" o "professionista": il soggetto iscritto ai relativi collegi, ordini, albi ed elenchi come individuato all'art. 2, comma 1, lettere s) e t) del decreto anche quando svolge l'attivita' professionale in forma societaria o associativa; f) "societa' di revisione": le societa' iscritte nell'albo speciale previsto dall'art. 161 del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58; g) "cliente": il soggetto al quale il libero professionista presta assistenza professionale in seguito al conferimento di un incarico; h) "prestazione professionale": la prestazione fornita dal libero professionista che si sostanzia nella diretta trasmissione, movimentazione o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilita' in nome o per conto del cliente ovvero nell'assistenza al cliente per la progettazione o realizzazione della trasmissione, movimentazione, verifica o gestione di mezzi di pagamento, beni o utilita' e della costituzione, gestione o amministrazione di societa', enti, trust o strutture analoghe; i) "dati identificativi": il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione o, nel caso di soggetti diversi da persona fisica, la denominazione, la sede legale ed il codice fiscale; l) "mezzi di pagamento": il denaro contante, gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari e gli altri assegni a essi assimilabili o equiparabili, i vaglia postali, gli ordini di accreditamento o di pagamento, le carte di credito e le altre carte di pagamento, ogni altro strumento o disposizione che permetta di trasferire o movimentare o acquisire, anche per via telematica, fondi, valori o disponibilita' finanziarie. 2. Ambito soggettivo di applicazione. I destinatari della disciplina Le disposizioni contenute nel presente provvedimento si applicano, nello svolgimento della propria attivita' professionale: a) ai liberi professionisti, operanti in forma individuale, associata o societaria; b) alle societa' di revisione. In particolare, gli avvocati e i notai sono destinatari delle disposizioni antiriciclaggio solo quando, in nome o per conto di propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizzazione di operazioni riguardanti: a) il trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili o attivita' economiche; b) la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni; c) l'apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli; d) l'organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all'amministrazione di societa'; e) la costituzione, la gestione o l'amministrazione di societa', enti, trust o strutture analoghe. Le attivita' svolte dai professionisti nella qualita' di organi di gestione, amministrazione, controllo e liquidazione di societa', enti, trust o altre strutture analoghe sono, tuttavia, escluse dall'ambito di applicazione delle disposizioni antiriciclaggio. Rimane, comunque, impregiudicato per i componenti dei collegi sindacali dei soggetti indicati nell'art. 2 del decreto il rispetto degli obblighi di cui all'art. 10 della legge antiriciclaggio, ovvero di vigilare sull'osservanza delle norme antiriciclaggio e di trasmettere in copia al Ministero dell'Economia e delle Finanze gli accertamenti e le contestazioni del collegio sindacale concernenti violazione delle norme di cui al capo I della stessa legge antiriciclaggio. 2.1 Ambito territoriale della disciplina Le disposizioni antiriciclaggio si applicano ai liberi professionisti abilitati ad operare in Italia, anche per l'attivita' svolta all'estero che sia soggettivamente od oggettivamente collegabile al territorio italiano. Non si applicano ai professionisti stranieri operanti in Italia in regime di libera prestazione di servizi in conformita' alla relativa disciplina comunitaria. Le disposizioni antiriciclaggio si applicano alle societa' di revisione aventi sede legale in Italia nonche' agli stabilimenti italiani di societa' di revisione aventi sede legale all'estero, anche per l'attivita' ivi svolta. 3. Ambito oggettivo di applicazione. Gli obblighi applicabili I liberi professionisti e le societa' di revisione devono: a) identificare i clienti; b) istituire l'archivio unico e registrare e conservare in esso i dati identificativi dei clienti e le altre informazioni relative alle prestazioni professionali eseguite; c) segnalare le operazioni sospette di cui all'art. 3 della legge antiriciclaggio, rispettando gli obblighi di riservatezza delle segnalazioni di cui alla stessa legge; d) segnalare al Ministero dell'economia e delle finanze le violazioni dell'art. 1 della legge antiriciclaggio; e) istituire misure di controllo interno, al fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio. Inoltre, allo stesso fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio i liberi professionisti assicurano un'adeguata formazione dei dipendenti e collaboratori. Gli obblighi antiriciclaggio si applicano, anche nel caso di attivita' professionale svolta in forma associata o societaria, al professionista che esegue l'incarico, il quale ne risponde pure in relazione all'attivita' svolta con l'ausilio di collaboratori o dipendenti. Le societa' di revisione rispondono dell'adempimento degli obblighi predetti anche per l'attivita' svolta con l'ausilio di collaboratori o dipendenti. PARTE II Identificazione dei clienti 1. Presupposti e momento dell'identificazione L'identificazione consiste nella verifica dell'identita' del cliente e del soggetto per conto del quale egli eventualmente operi nonche' nell' acquisizione dei loro dati identificativi per la conservazione nell'archivio unico. L'identificazione e' dovuta: a) in relazione a ogni prestazione professionale che comporti o possa comportare la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento, beni o utilita' di importo, anche frazionato, superiore a € 12.500; b) in relazione alle operazioni il cui valore non e' determinato o determinabile. Per determinare il valore della prestazione professionale o dell'operazione non si tiene conto del compenso del professionista o della societa' di revisione. La percezione del compenso per l'attivita' professionale svolta non costituisce di per se' una prestazione per la quale si applica l'obbligo di identificazione. Agli stessi fini non si tiene conto della compensazione tra attivita', debiti e crediti, altre posizioni o operazioni di qualsiasi natura di segno contrario relativi allo stesso cliente. In tali casi, rileva il valore di ciascuna attivita', debito, credito, operazione o posizione e non il valore risultante dalla loro compensazione. Per l'individuazione delle operazioni frazionate occorre avere riguardo al compimento di piu' operazioni che, sebbene di importo singolarmente non superiore a € 12.500, siano ritenute parte di un'operazione unitaria sotto il profilo economico di valore superiore a tale importo e che siano poste in essere nel tempo richiesto per l'esecuzione del medesimo incarico. Per quanto riguarda le operazioni indicate sopra alla lettera b), costituiscono in ogni caso operazioni di valore non determinabile la costituzione, la gestione o l'amministrazione di societa', enti, trust o strutture analoghe, nonche' gli incarichi di revisione contabile, di tenuta di contabilita', paghe e contributi e l'esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza. L'identificazione del cliente e' eseguita al momento dell'accettazione dell'incarico. 2. Contenuto dell'identificazione I professionisti e le societa' di revisione acquisiscono i seguenti "dati identificativi": a) per le persone fisiche: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l'indirizzo della residenza o del domicilio, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione; b) per i soggetti diversi dalle persone fisiche: la denominazione, la sede legale e il codice fiscale. I clienti forniscono tutte le informazioni necessarie per l'identificazione e quelle richieste dal professionista o dalla societa' di revisione per ottemperare agli obblighi previsti dalla disciplina antiriciclaggio. All'atto dell'identificazione i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria personale responsabilita', tutte le informazioni necessarie per l'identificazione dei soggetti per conto dei quali operano. Per i soggetti diversi dalle persone fisiche, e' necessario verificare l'esistenza del potere rappresentativo in base alla documentazione prodotta dal cliente. A tal fine, il cliente deve consegnare documentazione ufficiale (ad esempio, visure camerali, certificati rilasciati da enti competenti, delibere consiliari o assembleari) dalla quale risultino i dati identificativi, il conferimento dei poteri di rappresentanza nonche' ogni altra informazione necessaria per l'adempimento degli obblighi antiriciclaggio. 3. Modalita' dell'identificazione Quando il conferimento dell'incarico e' compiuto congiuntamente da piu' clienti, l'identificazione e' dovuta per ciascuno di essi. Qualora della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente piu' professionisti, ciascuno di essi deve procedere alla identificazione. Ai fini dell'identificazione non e' possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Ferma restando la responsabilita' del professionista, e' possibile delegare, occasionalmente o stabilmente, l'acquisizione dei dati identificativi ad un collaboratore o dipendente del quale il professionista stesso si avvale per lo svolgimento dell'attivita'. E' necessario rinnovare l'identificazione in tutti i casi nei quali, a causa di errori nell'acquisizione dei dati, incongruenza tra i dati stessi o per qualsiasi altra circostanza, sussistano dubbi sull'identita' del cliente o del soggetto per conto del quale egli opera. L'identificazione puo' essere diretta, indiretta o a distanza secondo le istruzioni seguenti. Laddove non sussistano circostanze particolari, l'identificazione deve essere effettuata in forma diretta. Fermo quanto previsto per il rinnovo dell'identificazione in caso di dubbio sull'identita', e' in ogni caso necessario procedere all'identificazione diretta qualora si abbia motivo di ritenere che l'identificazione indiretta o a distanza non sia attendibile, presenti dei rischi in termini di sicura individuazione dell'identita' del cliente ovvero non consenta l'acquisizione delle informazioni necessarie. 4. Identificazione diretta L'identificazione diretta e' effettuata alla presenza fisica contestuale del cliente e del professionista, ovvero di un dipendente o collaboratore di quest'ultimo o della societa' di revisione. La verifica dell'identita' del cliente e' effettuata sulla base di un documento valido per l'identificazione e non scaduto. Sono validi per l'identificazione i documenti d'identita' e di riconoscimento di cui agli artt. 1 e 35 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000. Per l'identificazione di soggetti non comunitari, in assenza di uno dei predetti documenti, si procede all'acquisizione dei dati identificativi attraverso il passaporto o il permesso di soggiorno. 5. Identificazione indiretta L'identificazione puo' essere effettuata in forma indiretta, anche senza la presenza fisica del cliente, nei casi seguenti: a) il cliente e' gia' stato identificato direttamente dallo stesso professionista o dalla stessa societa' di revisione in relazione ad altra attivita' professionale; b) i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da atti pubblici, scritture private autenticate o da documenti recanti la firma digitale ai sensi dell'art. 23 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000 e successive modificazioni; c) i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da dichiarazione dell'autorita' consolare italiana, cosi' come indicata nell'art. 6 del decreto legislativo 23 maggio 1997, n. 153; d) i dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultano da attestazione di un altro professionista o di una societa' di revisione di uno dei paesi membri dell'Unione Europea che, in applicazione della normativa di recepimento della direttiva 2001/97/CE, ha identificato il cliente e i soggetti terzi per conto dei quali opera. 6. Identificazione a distanza Nello svolgimento dell'attivita' a distanza, ovvero senza la presenza fisica contestuale del cliente e del professionista, l'identificazione diretta non e' necessaria per i clienti ai quali sia stata rilasciata un'apposita attestazione, qualora il soggetto attestante, presso il quale i clienti siano gia' stati identificati, rientri in una delle categorie seguenti: a) intermediari abilitati ai sensi dell'art. 4 del decreto'; b) enti creditizi o enti finanziari di Stati membri dell'Unione europea, cosi' come definiti nell'art. 1, lettere A) e B), nn. 2), 3) e 4) della direttiva 2001/97/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 4 dicembre 20012; c) banche aventi sede legale e amministrativa in paesi non appartenenti all'Unione europea, purche' aderenti al Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAF1) e succursali in tali paesi di banche italiane e di altri Stati aderenti al GAFI. In nessun caso l'attestazione puo' essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun paese. Per "insediamento fisico" si intende un luogo destinato allo svolgimento dell'attivita' istituzionale, con stabile indirizzo, diverso da un semplice indirizzo elettronico, in un paese nel quale il soggetto e' autorizzato a svolgere la propria attivita'; in tale luogo il soggetto deve impiegare una o piu' persone a tempo pieno, deve mantenere evidenze relative all'attivita' svolta, deve essere soggetto ai controlli effettuati dall'autorita' che ha rilasciato l'autorizzazione ad operare. L'attestazione deve essere idonea a confermare che il soggetto che deve essere identificato e' lo stesso titolare di un conto o di un rapporto presso l'intermediario attestante. PARTE III Registrazione e conservazione delle informazioni 1. Contenuto dell'obbligo I professionisti e le societa' di revisione, negli stessi casi in cui sono tenuti ad identificare i clienti, provvedono a registrare e conservare nell'archivio unico di cui al paragrafo 3 le seguenti informazioni : a) i dati identificativi del cliente e del soggetto per conto del quale il cliente opera; b) l'attivita' lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce; c) la data dell'avvenuta identificazione; d) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita, secondo le specifiche indicate nella tabella di cui all'allegato A al presente provvedimento; e) il valore dell'oggetto della prestazione professionale, se conosciuto. Per le prestazioni professionali consistenti nella tenuta della contabilita', di paghe e contributi, nella revisione contabile e nell'esecuzione di adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza e' oggetto di registrazione solo il conferimento dell'incarico. Per tali incarichi e adempimenti, l'obbligo di registrazione e conservazione non si applica ai singoli movimenti contabili o alle singole operazioni in cui essi si esplicano. Gli avvocati e i notai procedono alla registrazione delle prestazioni indicate nella tabella di cui all'allegato A.1 al presente provvedimento sia quando le eseguono in nome o per conto del cliente, sia allorche' esse consistano in attivita' di assistenza nella loro progettazione e realizzazione. 2. Modalita' Quando il conferimento dell'incarico e' compiuto congiuntamente da piu' clienti, gli obblighi di registrazione e conservazione dei dati devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi. Qualora della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente piu' professionisti, anche del medesimo studio, ciascuno deve procedere alla registrazione nel proprio archivio unico. Qualora si sia optato per l'archivio unico per l'associazione o societa' di professionisti come previsto al paragrafo 3, si effettua un'unica registrazione con l'indicazione di tutti i professionisti incaricati. La medesima disposizione si applica anche alle societa' di revisione. I professionisti e le societa' di revisione devono procedere alla registrazione tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno dal compimento dell'identificazione. Per i dati di cui alle lettere d) ed e) del paragrafo precedente, il termine decorre dal momento nel quale si ha conoscenza, rispettivamente, della tipologia di prestazione professionale e del valore dell'oggetto della prestazione. Nel caso in cui il professionista o la societa' di revisione debba eseguire una prestazione professionale per un soggetto del quale gia' dispone dei dati identificativi e delle altre informazioni da acquisire aggiornate, e' sufficiente registrare nell'archivio unico solo le informazioni relative al nuovo incarico, entro il trentesimo giorno dal momento dell'accettazione dell'incarico. Il libero professionista o la societa' di revisione, qualora vi sia necessita' di modificare i dati identificativi e le altre informazioni contenute nell'archivio unico, vi procede entro trenta giorni dal momento in cui viene a conoscenza delle variazioni, seguendo le procedure di rettifica di cui all'allegato B e conservando evidenza dell'informazione precedente. I dati e le informazioni devono essere conservati nell'archivio per dieci anni dalla conclusione della prestazione professionale. 3. Archivio unico Le informazioni indicate nel paragrafo 1 della presente parte sono conservate in un archivio unico per ogni professionista o societa' di revisione. L'archivio unico e' istituito appositamente per le finalita' di cui al decreto, al regolamento e al presente provvedimento e tenuto secondo le disposizioni in essi contenute. I professionisti che svolgano l'attivita' professionale in forma associata o societaria possono tenere l'archivio in forma accentrata nello studio o ufficio. E' fatta salva la facolta' per ogni componente l'associazione o la societa' di formare un proprio archivio. L'obbligo di istituire l'archivio unico sussiste solo nel caso in cui ci siano informazioni da registrare e conservare. 4. Finalita' dell'archivio unico L'archivio unico e' inteso ad assicurare la conservazione delle informazioni con modalita' accentrate, standardizzate e uniformi. Esso e' tenuto in modo ordinato, assicurando la trasparenza e la chiarezza delle informazioni, la facilita' della consultazione, della ricerca e del trattamento dei dati. Le registrazioni sono conservate secondo l'ordine cronologico delle prestazioni, in maniera da rendere possibile la loro ricostruzione storica. Le informazioni relative ai dati identificativi della clientela ed alle prestazioni professionali richieste conservate nell'archivio unico sono utilizzate dai professionisti e dalle societa' di revisione anche per l'individuazione delle operazioni sospette da segnalare all'UIC. Dette informazioni possono essere richieste dall'UIC per le necessita' informative connesse alle proprie attivita' di approfondimento e analisi nei casi e nei modi previsti dalla legge. 5. Tenuta dell'archivio unico L'archivio unico puo' essere tenuto a mezzo di strumenti informatici o in forma cartacea, secondo i criteri uniformi per la registrazione e la conservazione delle informazioni indicati nel presente provvedimento e nell'allegato B. I liberi professionisti e le societa' di revisione, obbligati, in forza di altre disposizioni di legge o regolamentari, a tenere un registro della clientela, possono avvalersi dello stesso per assolvere agli obblighi di conservazione, purche' tale registro contenga o venga completato con tutte le indicazioni richieste dal presente provvedimento. 6. Archivio unico informatico L'archivio unico informatico deve essere tenuto secondo gli standards tecnici di cui all'allegato B. Esso deve consentire di individuare le operazioni frazionate di cui al paragrafo 1 della parte II. I professionisti e le societa' di revisione possono affidare a terzi (ad esempio: altri professionisti o societa' di revisione, associazioni di categoria, centri di servizio) la tenuta e la gestione dell'archivio unico informatico, purche' sia loro assicurato l'accesso diretto e immediato all'archivio stesso. Resta ferma la responsabilita' dei professionisti e delle societa' di revisione per il rispetto degli obblighi di conservazione e registrazione. I terzi incaricati tengono gli archivi nel rispetto delle disposizioni del codice in materia di protezione dei dati personali ed in modo da assicurare la distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun titolare del trattamento dei dati personali. Osservano, inoltre, tutte le misure necessarie per garantire la segretezza delle informazioni nei confronti del proprio personale incaricato. 7. Archivio unico cartaceo L'archivio unico cartaceo consiste in un registro, numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del libero professionista o della societa' di revisione ovvero di un collaboratore o dipendente autorizzato per iscritto, con l'indicazione alla fine dell'ultimo foglio del numero delle pagine di cui e' composto il registro e l'apposizione della firma delle suddette persone. L'archivio unico cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata e chiaramente leggibile, senza spazi bianchi e abrasioni. Per le registrazioni nell'archivio unico cartaceo si osservano le procedure di cui all'allegato B. PARTE IV Rilevazione e segnalazione di operazioni sospette 1. Principi e norme applicabili I professionisti e le societa' di revisione, nello svolgimento della propria attivita', valutano le operazioni compiute o richieste dai clienti al fine di rilevare e segnalare all'UIC le operazioni sospette di riciclaggio. L'obbligo di segnalazione non si applica ai professionisti in relazione alle informazioni che essi ricevono da un loro cliente o ottengono riguardo allo stesso, nel corso dell'esame della posizione giuridica del loro cliente o dell'espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza del medesimo in un procedimento giudiziario o in relazione a tale procedimento, compresa la consulenza sull'eventualita' di intentare o evitare un procedimento, ove tali informazioni siano ricevute o ottenute prima, durante o dopo il procedimento stesso. L'esenzione che precede si applica anche per i giudizi arbitrali o per la risoluzione di controversie innanzi a organismi di conciliazione previsti dalla legge. Le esenzioni di cui ai capoversi precedenti non si applicano alle societa' di revisione. La materia della segnalazione delle operazioni sospette e' regolata dagli artt. 3 e 3-bis della legge antiriciclaggio, dal regolamento e dal presente provvedimento. 2. Esclusione della responsabilita' Le segnalazioni effettuate ai sensi e per gli effetti dell'art. 3 della legge antiriciclaggio non costituiscono violazione di obblighi di segretezza e, se poste in essere in buona fede e per le finalita' ivi previste, non comportano responsabilita' di alcun tipo (civile, penale, amministrativa) per i liberi professionisti ovvero per i loro dipendenti o collaboratori. Le disposizioni a garanzia del segnalante si estendono agli atti connessi alla segnalazione e all'attivita' di approfondimento. In particolare, nessuna responsabilita' deriva dall'esecuzione dell'obbligo di sospendere le operazioni segnalate in ottemperanza di apposito provvedimento dell'UIC. 3. Valutazione dei rapporti con i clienti Ai fini dell'adempimento degli obblighi di rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette, i professionisti si avvalgono delle informazioni fornite nel corso dell'identificazione e di quelle disponibili in virtu' dell'attivita' professionale prestata. Agli stessi fini i professionisti valutano complessivamente, nel tempo, i rapporti intrattenuti con i clienti, avendo riguardo alle operazioni compiute o richieste nello svolgimento dell'incarico. Essi individuano eventuali incongruenze rispetto alla capacita' economica, alle attivita' svolte e al profilo di rischio di riciclaggio. Gli obblighi di cui al presente paragrafo non si applicano alle societa' di revisione. 3.1. Profilo di rischio di riciclaggio Per "rischio" si intende l'esposizione a fenomeni di riciclaggio. La valutazione del profilo di rischio si basa sulla conoscenza dei clienti e tiene conto, in particolare, delle circostanze seguenti: a) aspetti oggettivi concernenti, in particolare, le caratteristiche delle attivita' svolte dai clienti, delle operazioni da essi compiute e degli strumenti utilizzati (ad esempio: interposizione di soggetti terzi; impiego di strumenti societari, associativi o fiduciari suscettibili di limitare la trasparenza della proprieta' e della gestione; utilizzo di denaro contante o di strumenti al portatore); b) aspetti soggettivi concernenti, in particolare, le caratteristiche dei clienti (ad esempio: soggetti insediati in localita' caratterizzate da regimi fiscali o antiriciclaggio privilegiati, quali quelli individuati dal GAFI come non cooperativi; soggetti dei quali e' noto il coinvolgimento in attivita' illecite). 4. Operazioni sospette. Nozione e rilevazione E' sospetta l'operazione che per caratteristiche, entita', natura o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacita' economica e dell'attivita' svolta dal soggetto cui e' riferita, induca il professionista incaricato a ritenere, in base agli elementi disponibili, anche desumibili dall'archivio unico, e alle valutazioni svolte ai sensi dei paragrafi 3 e 3.1, che il denaro, i beni o le utilita' oggetto dell'operazione possano provenire dai delitti previsti dagli artt. 648-bis e 648-ter del codice penale. Nell'individuazione delle operazioni sospette deve aversi riguardo ai seguenti criteri generali: a) al coinvolgimento di soggetti costituiti, operanti o insediati in Paesi caratterizzati da regimi privilegiati sotto il profilo fiscale o del segreto bancario ovvero in Paesi indicati dal GAFI come non cooperativi; b) a operazioni prospettate o effettuate a condizioni o valori palesemente diversi da quelli di mercato. I valori espressi in misura superiore al valore risultante applicando sistemi tabellari e coefficienti di moltiplicazione previsti dalla legge, non costituiscono in se' valori palesemente diversi da quelli di mercato; c) a operazioni che appaiono incongrue rispetto alle finalita' dichiarate; d) all'esistenza di ingiustificate incongruenze rispetto alle caratteristiche soggettive del cliente e alla sua normale operativita', sia sotto il profilo quantitativo, sia sotto quello degli atti giuridici utilizzati; e) al ricorso ingiustificato a tecniche di frazionamento delle operazioni; f) all'ingiustificata interposizione di soggetti terzi; g) all'ingiustificato impiego di denaro contante o di mezzi di pagamento non appropriati rispetto alla prassi comune ed in considerazione della natura dell'operazione; h) al comportamento tenuto dai clienti, avuto riguardo tra l'altro alla reticenza nel fornire informazioni complete circa l'identita' personale, la sede legale o amministrativa, l'identita' degli esponenti aziendali, dei partecipanti al capitale o di altri soggetti interessati (quali mandanti, fiducianti, disponenti di trust), la questione per la quale si richiede l'intervento del professionista e le finalita' perseguite ovvero l'indicazione di dati palesemente falsi. In applicazione dei predetti criteri generali, nell'allegato C si indicano alcuni indicatori di anomalia cui occorre fare riferimento nella rilevazione delle operazioni sospette. Gli indicatori non costituiscono un riferimento esaustivo e di per se' sufficiente per l'individuazione delle operazioni da segnalare. In conseguenza: a) la ricorrenza di comportamenti descritti in uno o piu' indicatori non costituisce di per se' motivo sufficiente per l'individuazione e segnalazione di operazioni sospette, per la quale e' necessario valutare la rilevanza in concreto dei comportamenti della clientela; b) sono altresi' significativi per la rilevazione ulteriori comportamenti che, sebbene diversi da quelli descritti negli indicatori, rivelino nondimeno in concreto profili di sospetto; c) l'accurato adempimento degli obblighi di segnalazione di operazioni sospette implica la rilevazione di comportamenti che integrano piu' indicatori, specie se caratterizzati da particolare analiticita'. Le circostanze nelle quali l'identificazione non puo' essere effettuata o completata devono essere valutate per l'individuazione di operazioni sospette. 5. Procedura per la segnalazione Il professionista incaricato di eseguire la prestazione professionale provvede personalmente ad eseguire la segnalazione di un'operazione sospetta. Qualora piu' professionisti assistano il cliente in forma congiunta, essi possono produrre una segnalazione congiunta all'UIC. Per le societa' di revisione la procedura per la rilevazione e la segnalazione delle operazioni sospette si svolge normalmente in due fasi: a) il responsabile della revisione, che intrattiene rapporti con il cliente e partecipa al compimento della prestazione, rileva gli elementi di sospetto e ne informa immediatamente il titolare dell'attivita' o il legale rappresentante o un suo delegato; b) il titolare dell'attivita' o il legale rappresentante o un suo delegato esamina le segnalazioni pervenutegli e, qualora le ritenga fondate tenendo conto dell'insieme degli elementi a sua disposizione, anche desumibili dall'archivio unico, le trasmette all'UIC senza ritardo. Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima del compimento dell'operazione oggetto della prestazione professionale, appena il professionista incaricato o il responsabile della revisione sia venuto a conoscenza degli elementi che fanno sospettare la provenienza del denaro, beni e utilita' da un delitto non colposo. 6. Sospensione delle operazioni L'UIC, anche su richiesta degli organismi investigativi competenti (Direzione Investigativa Antimafia e Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza), puo' sospendere le operazioni segnalate come sospette per un massimo di quarantotto ore, dandone immediata comunicazione agli stessi organismi, sempre che cio' non determini pregiudizi per le indagini e per l'adempimento da parte dei professionisti degli obblighi di legge. Il provvedimento di sospensione viene comunicato immediatamente al segnalante. Il termine iniziale della sospensione decorre dalla ricezione del provvedimento dell'UIC. 7. Produzione e trasmissione della segnalazione La segnalazione deve contenere dati e notizie sull'operazione nei suoi aspetti oggettivi e soggettivi. La segnalazione deve essere prodotta secondo lo schema illustrato nell'allegato D e compilato seguendo le istruzioni di cui all'allegato E. Tale schema si articola in: a) dati del segnalante; b) dati sul soggetto segnalato. Nel caso in cui il cliente operi per conto di una persona diversa, devono essere indicati anche i dati relativi a quest'ultima; c) informazioni sull'operazione oggetto di segnalazione; d) motivi del sospetto. La segnalazione e' trasmessa in forma cartacea a: Ufficio italiano dei cambi, Servizio Risorse Informatiche Approvvigionamenti e Servizi, Via delle Quattro Fontane n. 123, 00184 - Roma, con l'indicazione, accanto all'indirizzo, del codice PR AR94. L'UIC si riserva di predisporre, sulla base dell'esperienza acquisita, gli strumenti necessari per la trasmissione in via informatica della segnalazione. Ogni variazione delle informazioni relative al segnalante deve essere tempestivamente comunicata all'Ufficio. I professionisti e le societa' di revisione possono preavvisare telefonicamente o via fax l'UIC, anche per ricevere istruzioni sul comportamento da tenere. 8. Collaborazione nell'approfondimento e flussi informativi di ritorno L'UIC puo' richiedere ai professionisti e alle societa' di revisione ogni informazione necessaria per la propria attivita' di approfondimento e analisi, in relazione a segnalazioni di operazioni sospette, a omesse segnalazioni e in ogni altro caso previsto dalla legge. I professionisti trasmettono tempestivamente all'UIC le informazioni da questo richieste. L'UIC effettua i necessari approfondimenti sulle segnalazioni delle operazioni sospette, ivi compresi quelli relativi ad omesse segnalazioni di cui sia venuto a conoscenza in base alle informazioni e ai dati contenuti nei propri archivi. L'UIC informa i professionisti e le societa' di revisione dell'esito delle segnalazioni nei casi di archiviazione, nei casi in cui le segnalazioni non hanno ulteriore corso alla luce degli accertamenti degli organismi investigativi e in ogni altro caso previsto dalla legge. 9. Riservatezza Tutte le informazioni relative alle segnalazioni di operazioni sospette, in ordine sia al contenuto sia alla stessa effettuazione, sono soggette a un regime di rigorosa riservatezza in base alla legge. E' vietato dare comunicazione delle segnalazioni al di fuori dei casi previsti dalla legge antiriciclaggio e dal presente provvedimento. Il divieto comprende anche ogni comunicazione nei confronti del soggetto segnalato. La trasmissione di informazioni attinenti a segnalazioni di operazioni sospette e' possibile esclusivamente nei confronti dell'UIC, in relazione all'attivita' di approfondimento, e degli organi investigativi competenti per l'accertamento dei fatti segnalati (Direzione Investigativa Antimafia, Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza). Restano fermi gli obblighi nei confronti dell'Autorita' Giudiziaria. Le societa' di revisione non indicano, nella segnalazione, l'identita' del responsabile della revisione che ha effettuato la segnalazione stessa. L'UIC trasmette senza indugio agli organi investigativi competenti le segnalazioni, corredate di una relazione tecnica, omettendo l'indicazione del nominativo del professionista che ha effettuato la segnalazione stessa. La segnalazione delle societa' di revisione e' trasmessa cosi' come pervenuta all'UIC. In base alla legge antiriciclaggio, per le segnalazioni che ricevono un ulteriore corso in sede investigativa in caso di denuncia o di rapporto ai sensi degli artt. 331 e 347 del codice di procedura penale, l'identita' della persona che ha effettuato la segnalazione non e' menzionata. L'identita' di tali persone puo' essere rivelata solo quando l'autorita' giudiziaria, con decreto motivato, lo ritenga indispensabile ai fini dell'accertamento dei reati per i quali si procede. I professionisti e le societa' di revisione adottano misure idonee a mantenere la massima riservatezza delle informazioni relative alle segnalazioni di operazioni sospette all'interno della propria organizzazione. PARTE V Altri obblighi 1. Controlli interni I professionisti e le societa' di revisione svolgono attivita' di controllo interno per la verifica del corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio. Il controllo interno ha particolare riguardo alle procedure di identificazione, registrazione e conservazione delle informazioni, di rilevazione e segnalazione delle operazioni sospette. I controlli devono essere svolti con continuita', anche su base periodica o con riguardo a casi specifici. L'estensione e la periodicita' dei controlli sono commisurate anche alle dimensioni e all'articolazione della struttura organizzativa e dell'attivita' svolta. 2. Formazione I liberi professionisti adottano le misure di formazione necessarie affinche' anche i propri collaboratori siano in grado di adoperare le informazioni in proprio possesso per avere un'adeguata conoscenza della clientela ed evidenziare al libero professionista situazioni di sospetto. La formazione deve avere carattere di continuita' e sistematicita', nonche' tenere conto dell'evoluzione della normativa in materia di antiriciclaggio. Un supporto all'azione di formazione del personale e di diffusione della complessiva disciplina puo' essere fornito dagli ordini professionali, a livello sia nazionale che locale, attraverso iniziative volte ad approfondire la normativa, a studiarne le modalita' di applicazione e a diffonderne la conoscenza in modo chiaro ed efficace. Gli obblighi di formazione non si applicano alle societa' di revisione. 3. Disposizioni in materia di protezione dei dati e delle informazioni I professionisti e le societa' di revisione osservano nel trattamento dei dati le previsioni applicabili del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante il codice in materia di protezione dei dati personali. Nel rilasciare ai clienti informativa idonea ad assolvere agli obblighi previsti dall'art. 13 del codice in materia di protezione dei dati personali, specificano altresi' che il trattamento dei dati avverra' anche per le finalita' previste dalla normativa in materia antiriciclaggio. PARTE VI Disposizioni transitorie e finali Come previsto dall'art. 13, comma 2, del regolamento, gli obblighi di identificazione e di acquisizione, registrazione e conservazione non si applicano in relazione all'attivita' professionale per la quale e' stato conferito incarico dal cliente prima dell'entrata in vigore del presente provvedimento. Nel caso di rapporti tra cliente e professionista istituitisi con un incarico conferito prima dell'entrata in vigore del presente provvedimento e ancora in essere dopo 12 mesi da tale data, il libero professionista provvedera' entro quest'ultimo termine agli obblighi d'identificazione e conservazione. Roma, 24 febbraio 2006 Il presidente: DRAGHI -------------------- (1) Gli intermediari abilitati ai sensi dell'art. 4, comma 1, del decreto sono: le banche, Poste Italiane S.p.a., gli istituti di moneta elettronica, le societa' di intermediazione mobiliare (SIM), le societa' di gestione del risparmio (SGR), le societa' di investimento a capitale variabile (SICAV), le imprese di assicurazione, gli agenti di cambio, le societa' fiduciarie, le societa' che svolgono il servizio di riscossione dei tributi, le relative succursali italiane. Inoltre, ai sensi dell'art. 4, comma 2, del decreto, il Ministero dell'economia e delle finanze, sentito l'UIC, determina con decreto le condizioni in presenza delle quali possono essere abilitati dallo stesso Ministero dell'economia e delle finanze i seguenti soggetti: intermediari finanziari iscritti nell'elenco speciale previsto dall'art. 107 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, intermediari finanziari iscritti nell'elenco generale previsto dall'art. 106 del decreto legislativo n. 385 del 1993, soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nelle sezioni dell'elenco generale previste dagli artt. 113 e 155, commi 4 e 5, del decreto legislativo n. 385 del 1993, le relative succursali italiane. (2) La lettera A della direttiva prevede per ente creditizio: un ente definito a norma dell'art. 1, punto 1), primo comma della direttiva 2000/12/CE, nonche' una succursale, quale definita all'art. 1, punto 3), della direttiva suddetta e situata nella Comunita', di un ente creditizio che abbia la sede sociale all'interno o al di fuori della Comunita'; la lettera B, nn. 2), 3) e 4) prevede, per "ente finanziario": 2) un'impresa di assicurazione debitamente autorizzata in conformita' della direttiva 79/267/CEE, nella misura in cui svolga attivita' che rientrano nel campo di applicazione di detta direttiva; 3) un'impresa di investimento ai sensi dell'art. 1, punto 2 della direttiva 93/22/CEE; 4) un organismo di investimento collettivo che commercializza le sue quote o azioni. La definizione di ente finanziario comprende anche le succursali, situate nella Comunita', di enti finanziari che hanno la sede sociale all'interno o al di fuori della Comunita'.   Allegati: Allegato A: prestazioni oggetto di registrazione per i professionisti e le societa' di revisione Allegato B: allegato tecnico per l'archivio unico Allegato C: indicatori di anomalia Allegato D: modulo per la segnalazione di operazioni ai sensi dell'art. 3 della legge 5 luglio 1991, n. 197 Allegato E: istruzioni per la compilazione del modulo per la segnalazione di operazioni ai sensi dell'art. 3 della legge 5 luglio 1991, n. 197 ALLEGATO A PRESTAZIONI OGGETTO DI REGISTRAZIONE PER I PROFESSIONISTI E LE SOCIETA' DI REVISIONE (1) A.1 Prestazioni oggetto di registrazione per gli avvocati ed i notai Trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili Trasferimento a qualsiasi titolo di attivita' economiche Qualsiasi altra operazione immobiliare Gestione di denaro Gestione di strumenti finanziari Gestione di altri beni Apertura/chiusura di conti bancari Apertura/chiusura di libretti di deposito Apertura/chiusura di conti di titoli Gestione di conti bancari Gestione di libretti di deposito Gestione di conti di titoli Apertura/chiusura e gestione di cassette di sicurezza Qualsiasi altra operazione di natura finanziaria Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di societa' Organizzazione degli apporti necessari alla gestione o all'amministrazione di societa' Costituzione/liquidazione di societa', enti, trust o strutture analoghe Gestione o amministrazione di societa', enti, trust o strutture analoghe A. 2 Prestazioni oggetto di registrazione per gli altri professionisti e le societa' di revisione Accertamenti, ispezioni e controlli Adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza dei lavoratori dipendenti e ogni altra funzione affine, connessa e conseguente Amministrazione del personale dipendente e ogni altra funzione affine, connessa e conseguente Amministrazione e liquidazione di aziende Amministrazione e liquidazione di patrimoni Amministrazione e liquidazione di singoli beni Apertura/chiusura di conti bancari Apertura/chiusura di conti di titoli Apertura/chiusura di libretti di deposito Apertura/chiusura e gestione di cassette di sicurezza Assistenza e rappresentanza in materia tributaria Assistenza in procedure concorsuali Assistenza ai datori di lavoro in sede di visite ispettive o di accertamenti Assistenza per richiesta finanziamenti Assistenza societaria continuativa e generica Assistenza tributaria Attivita' di valutazione tecnica dell'iniziativa di impresa e di asseverazione dei business plan per l'accesso a finanziamenti pubblici Certificazione di investimenti ambientali Consulenza aziendale Consulenza connessa a procedure contenziose Consulenza contrattuale Consulenza economico-finanziaria Consulenza in tema di controllo aziendale Consulenza in materia contributiva Consulenza ed assistenza per la riduzione di sanzioni civili, penalita' e similari Consulenza tributaria Consulenze tecniche, perizie e pareri motivati Controllo della documentazione contabile, revisione e certificazione Costituzione/liquidazione di societa', enti, trust o strutture analoghe Custodia e conservazione di aziende Custodia e conservazione di beni Determinazioni dei costi di produzione nelle imprese industriali Divisioni ed assegnazioni di patrimoni, compilazione dei relativi progetti e piani di liquidazione nei giudizi di graduazione Elaborazione e predisposizione delle dichiarazioni tributarie e cura degli ulteriori adempimenti tributari Gestione di conti di titoli Gestione di conti bancari Gestione di altri beni Gestione di denaro Gestione di libretti di deposito Gestione di posizioni previdenziali e assicurative Gestione di strumenti finanziari Gestione o amministrazione di societa', enti, trust o strutture analoghe Ispezioni e revisioni amministrative e contabili Monitoraggio e tutoraggio dell'utilizzo dei finanziamenti pubblici erogati alle imprese Operazioni di finanza straordinaria Operazioni di vendita di beni mobili ed immobili nonche' la formazione del progetto di distribuzione, su delega del giudice dell'esecuzione, ex art. 2, comma 3, lett. e), decreto-legge 14 marzo 2005, n.35, conv. in legge n. 14 maggio 2005 n. 80. Organizzazione degli apporti necessari alla costituzione di societa' Organizzazione degli apporti necessari alla gestione o all'amministrazione di societa' Organizzazione e impianto della contabilita' Organizzazione contabile Tenuta paghe e contributi Piani di contabilita' per aziende Qualsiasi altra operazione di natura finanziaria Qualsiasi altra operazione immobiliare Rappresentanza tributaria Redazione di bilanci Redazione e asseverazione delle informative ambientali, sociali e di sostenibilita' delle imprese e degli enti pubblici e privati Regolamenti e liquidazioni di avarie Relazioni di stima di cui al codice civile Revisione contabile Rilascio di visti di conformita' per studi di settore Rilevazioni in materia contabile e amministrativa Riordino della contabilita' Studi e ricerche di analisi finanziaria aventi ad oggetto titoli di emittenti quotati Tenuta e redazione dei libri contabili, fiscali e del lavoro Trasferimento a qualsiasi titolo di attivita' economiche Trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili Trasformazioni, scissioni e fusioni di societa' ed altri enti Valutazione di aziende, rami d'azienda e patrimoni Valutazione di singoli beni e diritti Verifica della regolare tenuta della contabilita' sociale e della corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili Verificazione ed ogni altra indagine in merito alla attendibilita' di bilanci, di conti, di scritture e d'ogni altro documento contabile delle imprese Altro -------------------- (1) L'elenco delle prestazioni tiene conto, oltre che delle indicazioni delle disposizioni in materia di antiriciclaggio, anche dei regolamenti che disciplinano l'attivita' e le tariffe professionali dei soggetti destinatari del provvedimento. ALLEGATO B ALLEGATO TECNICO DELL'ARCHIVIO UNICO 1.1 Aspetti generali Gli standards tecnici di seguito indicati riguardano principalmente i requisiti funzionali cui le procedure informatiche devono ispirarsi. Sono stati pertanto individuati: 1) gli attributi richiesti obbligatoriamente nel registro per i vari tipi di registrazione; 2) la struttura e la codifica utilizzata per ogni attributo richiesto; 3) le modalita' di rettifica delle registrazioni; 4) la struttura logica degli archivi e le relative modalita' di alimentazione e gestione; 5) alcuni aspetti gia' implicitamente fissati dalla normativa: - tempi della registrazione; - durata; - modalita' di alimentazione; 6) la modalita' di registrazione delle operazioni considerate come frazionate; 7) le modalita' di presentazione dei dati alle autorita' interessate: visione di tutti gli attributi previsti dallo STANDARD, anche per le informazioni contenute in altri archivi (anagrafi, ecc.); 8) alcuni requisiti cui attenersi nella realizzazione delle funzioni di ricerca; 9) le modalita' di documentazione del sistema informatico utilizzato. Tenuto conto, infine, di quanto previsto dalla normativa in merito ai diversi tempi richiesti per la registrazione delle informazioni anagrafiche, nonche' al riutilizzo delle stesse per i clienti gia' "registrati", si e' optato per la registrazione separata (archivio o tavola a parte) dei dati riferiti ai diversi soggetti coinvolti. 1.2 Struttura "logica" dell'A.U.I. Di seguito sono descritti tutti gli attributi (campi) da prevedere obbligatoriamente nel registro informatico. L'indicatore di presenza obbligatoria, facoltativa, condizionata sara' meglio precisato nelle successive spiegazioni fornite per ogni singolo attributo. Nel registro informatico, oltre agli attributi richiesti obbligatoriamente, possono essere inseriti anche quelli necessari per la corretta gestione della procedura informatica, nonche' quelli che ciascun professionista riterra' utili ai propri fini (individuazione delle responsabilita' - soggetti che hanno materialmente aggiornato l'archivio, connessione con le preesistenti procedure informatiche, con l'archivio cartaceo (ad esempio, num. pratica, ecc.). Tali ulteriori attributi possono essere posti (in maniera documentata) in qualunque posizione della struttura degli archivi. ARCHIVIO UNICO INFORMATICO A DATI DELLE PRESTAZIONI PROFESSIONALI Codice|Descrizione dell'attributo |Obbl/Fac./Cond|Formato --------------------------------------------------------------------- |IDENTIFICATIVO INFORMAZIONE | | --------------------------------------------------------------------- |CODICE STUDIO PROFESSIONALE | | |(obbligatorio solo se si utilizzano | | A01 |Centro Servizi) | C |X(11) --------------------------------------------------------------------- |CODICE PROFESSIONISTA CHE HA ESEGUITO | | A02 |LA | C |XXXX --------------------------------------------------------------------- |REGISTRAZIONE | |X --------------------------------------------------------------------- |IDENTIFICATIVO (PROGRESSIVO) | | A03 |REGISTRAZIONE | O |9(7) --------------------------------------------------------------------- |CARATTERISTICHE DELLA PRESTAZIONE | | |PROFESSIONALE | | --------------------------------------------------------------------- |FLAG TIPO REGISTRAZIONE | | A22 |(0=NORMALE;1=FRAZIONATA, | O |X --------------------------------------------------------------------- |2=MULTIPLA - (prestaz. riconducibile a | | |piu' clienti o piu' soggetti per conto | | |dei quali ha agito il cliente o piu' | | |professionisti) | | --------------------------------------------------------------------- A26 |PRESTAZIONE PROFESSIONALE FORNITA | O |X(50) --------------------------------------------------------------------- |DATI SUI SOGGETTI COINVOLTI | | --------------------------------------------------------------------- D09 |CLIENTE | | --------------------------------------------------------------------- A | | | --------------------------------------------------------------------- |D09A.1 CODICE CLIENTE | O |X(6) --------------------------------------------------------------------- |SOGGETTO PER CONTO DEL QUALE IL CLIENTE| | D09B |AGISCE | | --------------------------------------------------------------------- |D09B.1 CODICE SOGGETTO | C |X(6) --------------------------------------------------------------------- |DATI SULLA REGISTRAZIONE | | --------------------------------------------------------------------- A51 |DATA DI REGISTRAZIONE (AAAAMMGG) | O |X(8) --------------------------------------------------------------------- A54 |STATO DELLA REGISTRAZIONE | | --------------------------------------------------------------------- |A54.A CODICE STATO | O |X --------------------------------------------------------------------- |A54.B DATA DELLA RETTIFICA (AAAAMMGG) | C |X(8) --------------------------------------------------------------------- |DATI SULL'IMPORTO | | --------------------------------------------------------------------- B12 |DIVISA | C |XXX --------------------------------------------------------------------- B14 |IMPORTO IN EURO | C |9(15) D ANAGRAFE DEI CLIENTI E DEI SOGGETTI PER CONTO DEI QUALI QUESTI HANNO AGITO Codice|Descrizione dell'attributo | |Obbl/Fac./Cond Formato --------------------------------------------------------------------- |IDENTIFICATIVO INFORMAZIONE | | --------------------------------------------------------------------- |CODICE STUDIO PROFESSIONALE | | |(obbligatorio solo se si utilizzano| | D01 |Centro Servizi) | C | X(11) --------------------------------------------------------------------- |CODICE PROFESSIONISTA CHE HA | | D02 |ESEGUITO | C | XXXX --------------------------------------------------------------------- |L'IDENTIFICAZIONE | | X --------------------------------------------------------------------- D03 |TIPO DI IDENTIFICAZIONE | O | XX --------------------------------------------------------------------- D09 |CODICE (IDENTIFICATIVO) CLIENTE | O | X(6) --------------------------------------------------------------------- |DATA DI IDENTIFICAZIONE (AAAAMMGG) | | D10 |COMPLETE GENERALITA' | O | X(8) --------------------------------------------------------------------- D11 |COGNOME E NOME/RAGIONE SOCIALE | O | X(70) --------------------------------------------------------------------- D12 |ATTIVITA' LAVORATIVA SVOLTA | O | X(50) --------------------------------------------------------------------- |PAESE ESTERO DI RESIDENZA (solo per| | D13 |i non residenti) | C | X(30) --------------------------------------------------------------------- |D14 COMUNE DI RESIDENZA ANAGRAFICA | | --------------------------------------------------------------------- |D14.B DESCRIZIONE IN CHIARO (anche | | |per i non residenti) | O | X(30) --------------------------------------------------------------------- |D14.C PROVINCIA (solo per i | | |residenti) | C | X(15) --------------------------------------------------------------------- |DOMICILIO/SEDE: INDIRIZZO (anche | | D15 |per i non residenti) | O | X(35) --------------------------------------------------------------------- |" " CAP DI RESIDENZA (solo per i | | D16 |residenti) | F | X(5) --------------------------------------------------------------------- D17 |CODICE FISCALE | C | X(16) --------------------------------------------------------------------- |DATA DI NASCITA PERSONE. FISICHE | | D18 |(AAAAMMGG) | C | X(8) --------------------------------------------------------------------- D19 |COMUNE DI NASCITA PERSONE FISICHE | C | X(30) --------------------------------------------------------------------- |ESTREMI DEL DOCUMENTO DI | | |IDENTIFICAZIONE (Persone fisiche) | | --------------------------------------------------------------------- D41 |TIPO DOCUMENTO PRESENTATO | C | XX --------------------------------------------------------------------- D42 |NUMERO " " | C | X(15) --------------------------------------------------------------------- D43 |DATA DI RILASCIO (AAAAMMGG) | C | X(8) --------------------------------------------------------------------- D44 |AUTORITA' E LOCALITA' DI RILASCIO | C | X(30) --------------------------------------------------------------------- D45 |SESSO (1=maschile, 2=femminile) | C | X --------------------------------------------------------------------- D54 |STATO DELLA ANAGRAFICA | | --------------------------------------------------------------------- |D54.A CODICE STATO | O | X --------------------------------------------------------------------- |D54.B DATA DELLA RETTIFICA | | |(AAAAMMGG) | C | X(8) In assenza di informazione, oltre che valorizzati a NULL, gli attributi alfanumerici ("X") possono essere riempiti con SPAZI e gli attributi numerici ("9") con ZERI. Tutti gli attributi alfanumerici devono essere valorizzati con allineamento a sinistra ed eventuale completamento a spazi dei caratteri rimanenti; gli attributi numerici, viceversa, devono essere allineati a destra, ed eventualmente completati con zeri a sinistra per i bytes rimanenti. Struttura della registrazione La registrazione e' concettualmente sottodivisa in due raggruppamenti informativi: A DATI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE, contenente tutte le informazioni riferite alla attivita' posta in essere; D ANAGRAFE DEI SOGGETTI, contenente tutte le informazioni (generalita) richieste per i soggetti interessati dalle attivita' registrate nel raggruppamento A. In sostanza per ogni nuovo cliente, ed eventuale soggetto per conto del quale questi opera, che inizi una attivita' soggetta a registrazione nell'archivio informatico, deve essere alimentato l'archivio "ANAGRAFE DEI SOGGETTI" sopra descritto entro la scadenza prevista dalla normativa. Successivamente (o contestualmente), comunque entro la diversa scadenza prevista, deve essere alimentato l'archivio "DATI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE" con le informazioni sulla attivita' posta in essere ed i codici assegnati in anagrafe ai soggetti coinvolti. Nell'ipotesi in cui il nuovo soggetto sia gia' presente in anagrafe, ma con una informazione mancante (ad esempio, codice fiscale) o variata (attivita' lavorativa), si dovra' aggiornare la risultanza esistente con la nuova informazione e imputare correttamente gli attributi riguardanti le rettifiche (come descritto piu' avanti). Qualora i soggetti coinvolti siano piu' dei due previsti dalla struttura dell'archivio "DATI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE" (cliente che agisce per conto di piu' di un soggetto, ovvero attivita' posta in essere per incarico congiunto di piu' clienti o, infine, prestazione fornita congiuntamente da piu' professionisti che alimentano un unico archivio informatico) dovranno essere compilate piu' istanze dell'archivio *A*, con valori identici (anche per l'identificativo registrazione e per l'importo) salvo per gli attributi riferiti ai soggetti o ai professionisti, e inserire il valore "2" all'attributo A22 di tutte le istanze. Salvo quanto sara' precisato successivamente, non si e' inteso dare lo specifico tracciato degli archivi, ma solo l'elenco degli attributi informativi che DEVONO essere obbligatoriamente registrati; pertanto, fatte salve le funzionalita' richieste, nulla e' definito circa l'esatto tracciato degli archivi (posizione delle varie informazioni, presenza di ulteriori informazioni). Limitatamente all'anagrafe dei soggetti, i liberi professionisti e le societa' di revisione che gia' alimentano in forza di altre disposizioni un registro dei clienti, possono omettere di alimentare la nuova anagrafe dei soggetti, purche' tale registro comprenda, anche con una sua integrazione, tutte le informazioni previste dalla zona *D* (compreso il codice cliente). In tal caso anche per questo preesistente registro si applichera' l'obbligo di conservazione previsto dalla normativa (10 anni) e la necessita' di disporre di funzioni di ricerca e visualizzazione. 1.3 Registrazione CLIENTI Informazioni da registrare Di seguito vengono specificati i valori da inserire in ciascun attributo in merito alla registrazione delle informazioni sui clienti e i soggetti (persone fisiche o giuridiche) per conto dei quali agiscono. Identificativo informazione Tale gruppo di informazioni serve ad individuare il professionista che ha eseguito l'identificazione e ad assegnare un codice ad ogni soggetto che si inserisce nell'archivio. D0l) E' un attributo che deve essere previsto e utilizzato obbligatoriamente solo nel caso in cui si utilizzi un centro servizi per la tenuta e gestione dell'archivio informatico. Tale attributo, da valorizzare differentemente per ogni studio professionale o societa' di professionisti o di revisione che si avvale del centro servizi (con valori "a piacere" ma distintivi come, ad esempio, la partita IVA), serve a consentire di individuare il sottoinsieme dell'archivio (in caso di archivio unico per piu' clienti) o lo specifico archivio relativo a un particolare professionista o studio professionale. D02) E' un attributo che deve essere previsto e utilizzato solo in caso di attivita' professionale svolta in forma associata ovvero societaria (studi associati, societa' di professionisti o di revisione, ecc.). In tale caso in questo attributo deve essere specificato (ad esempio, tramite sigla) il professionista che ha eseguito la identificazione del cliente e/o l'acquisizione dei dati dell'eventuale soggetto per conto del quale questi ha agito. D03) E' un attributo obbligatorio necessario per indicare le modalita' di identificazione del soggetto. I valori previsti sono elencati nella specifica tabella. D09) E' un attributo obbligatorio necessario per individuare univocamente ogni singolo soggetto inserito nell'anagrafe. Per tale informazione, che verra' riutilizzata per l'archivio delle prestazioni professionali, puo' essere utilizzata qualsiasi stringa di caratteri, come, ad esempio, un progressivo. D10) Deve contenere la data in cui e' stata eseguita l'identificazione del soggetto. Complete generalita' D11) Deve contenere il cognome e nome o la ragione sociale del soggetto. L'attributo D11 e' sempre obbligatorio. N.B. Per consentire che su tale attributo alfabetico possano essere eseguite delle ricerche, devono essere rispettate le seguenti regole: - ogni parola componente l'attributo deve essere separata dalla successiva da un solo carattere a spazio; - va utilizzata la sola configurazione "MAIUSCOLO"; - per apostrofi ed accenti deve essere utilizzato sempre lo stesso carattere; - non devono essere lasciati spazi prima e dopo gli apostrofi; - le persone fisiche devono essere indicate anteponendo il cognome (o i cognomi) al nome (o ai nomi); - l'eventuale natura giuridica facente parte delle ragioni sociali deve essere posta alla fine della denominazione, utilizzando le sigle standard (SPA, SRL, SAS, SAPA, SNC, SDF, SS, ecc.) senza punti o spazi intermedi; - vanno indicate le esatte ragioni sociali risultanti dai documenti, senza l'utilizzo di sigle od acronimi, ove questi non siano le effettive ragioni sociali; - vanno evitate, ove possibile, abbreviazioni ed inserimenti di punteggiatura. D12) Deve essere sempre presente e deve contenere una descrizione sintetica e univoca dell'attivita' lavorativa svolta dal soggetto (persone fisiche) o dell'attivita/settore di interesse per le persone giuridiche. D13) Va indicata la descrizione dell'eventuale paese estero di residenza del cliente o del soggetto per conto del quale questi ha operato. L'attributo deve essere valorizzato solo per soggetti "non residenti". D14) Va indicato il comune di residenza del soggetto; D14 e' un attributo obbligatorio, da indicare anche per soggetti non residenti. - D14.B) Descrizione in chiaro del comune (sempre obbligatorio). - D14.C) Descrizione della prov. di appartenenza del comune (va indicata in ogni caso e solo per soggetti residenti). D15) Va indicato l'indirizzo dei soggetti; D15 e' sempre obbligatorio, anche per soggetti non residenti. D16) Va indicato, se disponibile, il codice di avviamento postale (C.A.P.) di residenza dei soli soggetti residenti in Italia. D17) Il codice fiscale deve essere indicato secondo quanto previsto dalla normativa. D18) Va indicata la data di nascita nella forma AAAAMMGG, in ogni caso e solo per le persone fisiche. D19) Va indicato in chiaro il comune di nascita, solo e obbligatoriamente per le persone fisiche. Estremi del documento di identificativo Le quattro informazioni sul documento di identificazione devono essere presenti o assenti contestualmente. Piu' in particolare, gli attributi devono essere presenti o assenti a seconda se l'identificazione sia riferita a persona fisica o a persona giuridica. D41) Il tipo di documento di identificazione deve essere indicato secondo quanto previsto dalla relativa tabella. D42) Va indicato, allineato a sinistra, il numero contenuto nel documento. D43) La data di rilascio deve essere indicata nella forma AAAAMMGG. D44) Deve essere indicato in chiaro l'autorita' e la localita' di rilascio del documento (ad esempio, PREFETTURA DI ROMA). D45) Va indicato, obbligatoriamente, il codice con i valori 1=MASCHILE; 2=FEMMINILE. Informazioni sullo stato dell'informazione Gli attributi che seguono servono a consentire di apportare, nel tempo, rettifiche e integrazioni all'anagrafe. La modalita' relativa e' descritta in uno specifico capitolo. D54.A) Gli specifici valori previsti per tale codice sono: 0 = registrazione in essere mai modificata; 1 = registrazione in essere sostitutiva di precedente registrazione; 2 = registrazione annullata (cancellata per rettifica); 3 = registrazione annullata (sostituita per rettifica). D54.B) Deve essere indicata la data di esecuzione della rettifica (in caso di variazione, su entrambe le registrazioni *1* e*3*). 1.4 Registrazione dati della prestazione professionale Informazioni da registrare Di seguito vengono specificati i valori da inserire in ciascun attributo in merito alla registrazione dei dati della prestazione professionale. Identificativo informazione Tale gruppo di informazioni serve ad individuare il professionista che ha eseguito la prestazione e ad assegnare un valore univoco a ogni registrazione. A01) E' un attributo che deve essere previsto e utilizzato obbligatoriamente solo nel caso in cui si utilizzi un centro servizi per la tenuta e gestione dell'archivio informatico. Tale attributo, da valorizzare differentemente per ogni studio professionale o societa' di professionisti o di revisione che si avvale del centro servizi (con valori "a piacere" ma distintivi come, ad esempio, la partita IVA), serve a consentire di individuare il sottoinsieme dell'archivio (in caso di archivio unico per piu' clienti) o lo specifico archivio relativo a uno specifico professionista o studio professionale. A02) E' un attributo che deve essere previsto e utilizzato solo in caso di attivita' professionale svolta in forma associata ovvero societaria (studi associati, societa' di professionisti, societa' di revisione, ecc.). In tale caso in questo attributo deve essere specificato (ad esempio, tramite sigla) il libero professionista che ha eseguito la prestazione professionale (ad esempio, il responsabile della revisione) che si sta registrando. Qualora l'operazione sia stata svolta da piu' di un professionista (incarico multiplo), bisognera' eseguire piu' registrazioni (multiple) congiunte tra di loro (attributo A22 con valore 2), con tutti gli attributi con valori identici (anche per l'identificativo registrazione e per l'importo) eccetto per quello riferito al libero professionista. A03) Deve obbligatoriamente contenere il valore di identificazione della registrazione della prestazione professionale (chiave primaria); puo' essere anche un attributo composto (ad esempio, anno + progressivo); tale attributo identificativo consente inoltre di connettere le diverse istanze componenti le registrazioni "frazionate" o riferite a piu' clienti o piu' professionisti (multiple). Caratteristiche della prestazione professionale A22) Indicare 0 per una normale registrazione; 1 se la attivita' svolta e' stata inserita nel registro come componente un possibile frazionamento (vedi paragrafo specifico); 2 se la prestazione e' parte di una registrazione multipla (attivita' riferibile a piu' clienti congiuntamente, o riguardante un cliente che agisce per conto di piu' soggetti, o svolta congiuntamente da piu' professionisti, ecc.). A26) Descrivere sinteticamente, ma evitando possibili fraintendimenti, la prestazione professionale fornita al cliente o al gruppo di clienti facendo riferimento, ove possibile, alla tabella *B* prevista dalla normativa. Dati sui soggetti coinvolti In questa zona sono riportate le informazioni necessarie a individuare i soggetti (clienti ed eventuali soggetti per conto dei quali questi hanno agito) coinvolti nell'attivita' professionale che si sta inserendo nel registro. A tale scopo, considerato che i dati identificativi di tali soggetti sono gia' stati inseriti nell'archivio anagrafico, in questa registrazione verranno riportati solo i codici identificativi gia' assegnati ai soggetti. Come gia' accennato - qualora si stia eseguendo una registrazione per un incarico conferito congiuntamente da piu' clienti, o, viceversa, il cliente abbia agito per conto di piu' persone (ad esempio, societa' di persone, ecc.) - bisognera' eseguire piu' registrazioni congiunte tra di loro (attributo A22 con valore 2), con tutti gli attributi con valori identici (anche per l'identificativo registrazione e per l'importo) eccetto per quelli riferiti ai soggetti o al professionista. D09A) L'attributo che segue serve a individuare il cliente (persona fisica) richiedente l'attivita' professionale che si sta registrando. D09A.1) E' un attributo obbligatorio, e - qualora si dovessero compilare, per una stessa attivita' svolta, piu' ricorrenze dell'archivio "prestazioni", perche' i soggetti per conto dei quali il cliente ha agito sono piu' di uno - tale attributo sara' ripetuto su tutte le registrazioni (le varie registrazioni conterranno invece i codici di tutti i soggetti per conto dei quali ha agito all' attributo D09B). Viceversa, qualora l'operazione sia stata posta in essere per un gruppo congiunto di clienti, le successive registrazioni dovranno contenere ulteriori valori per tale attributo. D09B) L'attributo che segue serve a individuare la persona, fisica o giuridica per conto del quale ha operato il cliente. D09B.1) E' un attributo facoltativo, nel senso che non deve essere indicato qualora il cliente agisca per proprio conto, ma diventa obbligatorio in presenza di soggetto per conto del quale il cliente ha agito. Dati sulla registrazione A51) Deve essere indicata la data in cui e' stato eseguito l'inserimento nel registro informatico. Gli attributi che seguono servono a consentire di apportare, nel tempo, rettifiche e integrazioni all'archivio informatico. A54.A) Gli specifici valori previsti per tale codice sono: 0 = registrazione in essere mai modificata; 1 = registrazione in essere sostitutiva di precedente registrazione; 2 = registrazione annullata (cancellata per rettifica); 3 = registrazione annullata (sostituita per rettifica). A54.B) Deve essere indicata la data di esecuzione della rettifica (in caso di variazione su entrambe le registrazioni *1* e *3*). Dati sull'importo Le informazioni relative all'importo devono essere presenti o assenti contestualmente, cosi' come previsto dalla normativa. B12) Deve essere indicato, anche per l'euro, il codice della valuta dell'operazione, come da tabella allegata. Qualora la prestazione professionale sia eseguita con diverse valute, nella registrazione deve essere indicata la valuta preponderante (cioe' quella con controvalore in euro di maggiore entita). B14) Va indicato se conosciuto il valore monetario globale della prestazione professionale espresso in unita' di euro. 1.5 Rettifiche Non e' consentito rettificare le informazioni relative alle prestazioni professionali o alle anagrafiche gia' inserite nel registro; qualora si manifesti la necessita' di annullare o modificare delle registrazioni, bisognera' agire come di seguito descritto. La rettifica e' basata sugli attributi A54A (D54A) e A54B (D54B) e prevede l'inserimento nell'archivio informatico o in anagrafe di una nuova informazione, identica alla precedente in tutto salvo che per gli attributi variati, e gli attributi A54A (D54A) ed A54B (D54B) valorizzati in maniera tale da certificare lo stato delle informazioni (0, 1, 2, 3) e la data della rettifica. Si ricorda che per alcune delle registrazioni sono presenti piu' istanze (frazionate, incarico congiunto di piu' clienti, prestazione svolta da piu' professionisti, ecc.). In tali casi le variazioni descritte nel seguito dovranno essere eseguite su tutte le istanze interessate dell'archivio. Per quanto attiene all'anagrafe dei soggetti, che, si ricorda, e' "puntata" tramite i codici soggetto dall'archivio delle prestazioni professionali, non e' consentita la modifica dei codici soggetto e non e' consentito l'annullamento di registrazioni riguardanti soggetti "puntati" da registrazioni di prestazioni professionali ancora in essere. Annullamenti Variazioni da apportare sulla vecchia registrazione (tutte le istanze): - trasformazione (da *0* a *2*) del valore dell'attributo indicativo dello stato della registrazione (A54.A o D54a); - inserimento della data di esecuzione dell'annullamento nell'attributo A54.B o D54B. Modifiche 1 Variazioni da apportare sulla vecchia registrazione (tutte le istanze): - trasformazione (da *0* a *3*) del valore dell'attributo indicativo dello stato della registrazione (A54.A o D54A); - inserimento della data di esecuzione della variazione nell'attributo A54.B o D54B. 2 Nuova registrazione da inserire possibilmente in successione fisica alla precedente (per tutte le ricorrenze): - valorizzazione degli attributi sulla base dei precedenti (compreso l'identificativo registrazione o identificativo del cliente) e delle modifiche da apportare; - valorizzazione a *1* dell'attributo A54.A o D54A; - inserimento della stessa data di esecuzione della variazione nell'attributo A54.B o D54A. L'attributo A54.A (D54A), indicativo dello stato della registrazione, per tutte le registrazioni non annullate o sostituite deve essere valorizzato a *0*. L'attributo A54.B (D54B), indicante la data di modifica o annullamento, per tutte le registrazioni non annullate, non sostituite, non sostitutive, deve essere valorizzato a NULL o spazi. * * * 1.6 Struttura fisica degli archivi A) ARCHIVI INFORMATICI La struttura fisica dell'archivio "registro", nel rispetto delle standardizzazioni definite, e' lasciata alla decisione dei singoli professionisti e delle societa' di revisione interessate. Devono essere comunque osservate le seguenti prescrizioni: 1) Il registro informatico deve essere costituito da un unico archivio per ogni professionista. Gli studi associati e le societa' di professionisti e le societa' di revisione hanno la facolta' di predisporre e alimentare un unico archivio; in tale eventualita' dovranno obbligatoriamente essere valorizzati anche gli attributi A02 e D02 con indicazione del professionista che ha eseguito l'identificazione o svolto la prestazione professionale. Le registrazioni relative alle prestazioni professionali e quelle relative alla anagrafe della clientela possono essere inserite su archivi logici e fisici distinti. Qualora si utilizzi un centro servizi per la tenuta e gestione dell'archivio informatico puo' essere prevista la predisposizione di un unico archivio fisico, purche' siano logicamente distinte e separabili le registrazioni relative a ciascuno studio professionale (attributi A01 e D01); tale tipo di soluzione, peraltro, deve farsi carico di adeguati criteri di riservatezza e sicurezza. 2) Gli attributi relativi ai dati delle prestazioni professionali (costituenti i sottoinsiemi *A* e *B*) devono essere contenuti fisicamente nello stesso archivio (stesso file, stessa tabella). 3) I dati relativi alla anagrafe dei soggetti (attributi *D*) possono essere parte di archivi anagrafici (informatici o cartacei) anche preesistenti; qualora si utilizzi tale opportunita', dovra' obbligatoriamente essere valorizzato (o "scritto") l'attributo di connessione *D09*; in tale ipotesi l'integrabilita' di tale preesistente archivio con i dati delle prestazioni professionali dovra' essere prevista per tutti i 10 anni di durata delle registrazioni. 4) E' consentito lo scarico su supporto magnetico o ottico diverso delle registrazioni meno recenti. Cio' peraltro non deve comportare un eccessivo aumento dei tempi di risposta, per tali dati, delle funzioni di visualizzazione e ricerca. 5) Lo scarico citato deve avvenire per data di registrazione. Per ogni scarico eseguito il professionista deve compilare un apposito registro cartaceo indicante il contenuto di ogni singolo supporto (periodo ricompreso e numero delle registrazioni). 6) E' fatto carico al professionista di adottare i giusti criteri di sicurezza in materia di integrita' logica e fisica dei dati, su tutti i supporti: doppie copie, attivita' di refreshing dei vecchi supporti (letture ed eventuali riproduzioni, ecc.). La disponibilita' delle informazioni registrate deve essere accertata in maniera periodica e non al momento della richiesta da parte delle autorita' abilitate. 7) E' fatto carico al professionista di adottare i giusti criteri di sicurezza idonei al rispetto della riservatezza delle informazioni nominative, (anagrafe e prestazioni professionali) anche quelle riferite a soggetti diversi dalla clientela (ad esempio, protezione da accessi indesiderati, custodia protetta dei supporti, accesso controllato ai sistemi ed ogni altra modalita' compatibile con le vigenti disposizioni in materia di riservatezza). B) ARCHIVI CARTACEI 1) Come detto, i dati relativi alla anagrafe dei soggetti (attributi *D*) possono essere parte di archivi anagrafici cartacei anche preesistenti; qualora ci si avvalga di tale opportunita', dovra' obbligatoriamente essere inserito in tali archivi ("scritto") l'attributo di connessione *D09* (codice soggetto). In tale ipotesi l'integrabilita' di tale archivio cartaceo preesistente con i dati delle prestazioni professionali dovra' essere prevista per tutti i 10 anni di durata delle registrazioni. 2) Anche l'archivio delle prestazioni professionali puo' essere tenuto tramite un registro cartaceo, nel rispetto di quanto gia' indicato al punto precedente e fermo restando il tempo di conservazione e l'integrabilita' con l'archivio anagrafico. 3) Per entrambi gli archivi, qualora si utilizzi la soluzione del registro cartaceo, devono essere adottate soluzioni (ad esempio, dimensione della spaziatura) che consentano, nei casi di modifica ai dati da apportare successivamente alla registrazione, di evidenziare il contenuto delle informazioni prima e dopo la modifica e di esplicitare la data di esecuzione della modifica. 4) Con l'utilizzo di archivi cartacei dovranno essere date soluzioni di tipo organizzativo alle disposizioni riguardanti l'ordinamento, i criteri di ricerca e il controllo della riservatezza delle informazioni: ORDINAMENTO Le registrazioni relative alle prestazioni professionali dovranno essere poste in essere e conservate in ordine crescente di data di registrazione (attributo A51) e, nell'ambito, dell'identificativo registrazione mentre le registrazioni relative all'anagrafe dei clienti e degli altri soggetti dovranno essere eseguite e conservate in ordine crescente di codice cliente. Nei casi di utilizzo dell'anagrafe dei clienti cartacea il codice cliente dovra' quindi obbligatoriamente essere costituito da un progressivo crescente. CRITERI DI RICERCA La ricerca tramite archivi cartacei si presenta comunque in maniera problematica. Solo il pieno rispetto dei criteri di ordinamento potra' consentire, una volta saputo il periodo temporale di interesse, di raggiungere l'informazione ricercata senza uno scorrimento completo degli archivi, e dai codici soggetto risalire alle generalita'. Comunque, una volta individuata l'informazione ricercata (quel soggetto, quella operazione) devono essere rese disponibili con soluzioni di natura organizzativa, tutte le informazioni previste dalla struttura logica degli archivi. RISERVATEZZA Anche con la soluzione cartacea, e' fatto carico al professionista di adottare misure organizzative di sicurezza idonee al rispetto della riservatezza delle informazioni nominative (anagrafe e prestazioni professionali), anche quelle riferite a soggetti diversi dalla clientela (limitazioni all'utilizzo degli archivi cartacei, custodia protetta degli archivi, ecc.). 1.7 Codifiche degli attributi Alcuni degli attributi richiesti devono essere valorizzati secondo quanto previsto da specifiche tabelle; di seguito vengono richiamati gli attributi interessati e vengono descritte le modalita' di riempimento o le tabelle dei valori possibili. Codice Studio Professionale Come gia' accennato, tale informazione deve essere utilizzata solo se ci si avvale di un centro servizi per la gestione dell'archivio informatico. L'informazione serve solo per identificare l'archivio o il sottoinsieme delle registrazioni di competenza di uno specifico studio professionale o professionista. Allo scopo puo' essere utilizzato qualsiasi insieme di caratteri numerici o alfabetici idoneo ad una suddivisione univoca (come il codice fiscale o la partita IVA) delle registrazioni. Codice Professionista Anche questo attributo, in presenza di professionista che alimenta un registro informatico riguardante identificazioni e attivita' svolte solo da se stesso, non e' obbligatoriamente richiesto. Viceversa, in caso di attivita' professionale svolta in forma associata o societaria, qualora si volesse gestire un unico registro, si dovra' inserire in questo attributo l'informazione di individuazione (ad esempio, sigla) del professionista responsabile della identificazione dei soggetti o che ha prestato l'attivita' professionale. Codice Cliente E' un codice che deve essere attribuito obbligatoriamente a ciascun soggetto (persona fisica o giuridica) censito (identificato) nell'archivio anagrafico. Al riguardo puo' essere utilizzato qualsiasi valore univoco, come, ad esempio, un progressivo. Il valore di questo attributo consente, riportato nell'archivio delle prestazioni professionali, di individuare a quali soggetti la prestazione professionale faccia riferimento e di conoscerne tutte le generalita'. Codice Stato della registrazione E' un attributo che serve a stabilire, in entrambi gli archivi, la situazione dell'informazione registrata, e quindi consente di apportare variazioni o annullamenti secondo le modalita' descritte al paragrafo riguardante le RETTIFICHE. Gli specifici valori previsti per tale codice sono: 0 = registrazione in essere mai modificata (all'immissione di una nuova registrazione di cliente o prestazione professionale); 1 = registrazione in essere sostitutiva di precedente registrazione (nella riga sostitutiva); 2 = registrazione annullata (nella riga cancellata per annullamento); 3 = registrazione annullata per variazione (nella riga sostituita). Codice Tipo di identificazione E' un attributo utilizzato per descrivere le modalita' di identificazione dei soggetti presenti nell'archivio anagrafico. I valori previsti sono i seguenti: 0 = identificazione non effettuata; A = eseguita direttamente dal libero professionista o da un suo collaboratore; B = eseguita tramite atti pubblici, scritture private autenticate, documenti recanti la firma digitale; C = eseguita tramite dichiarazione dell'autorita' consolare italiana; D = eseguita tramite attestazione di altro professionista; E = eseguita tramite idonea attestazione di intermediari abilitati, enti creditizi o finanziari CEE, banche di paesi "GAFI"; F= eseguita tramite le ulteriori modalita' indicate dall'UIC. Tipo del documento presentato Per certificare il tipo del documento utilizzato ai fini della identificazione dei soggetti i valori da utilizzare sono i seguenti: 01 = Carta di identita'; 02 = Patente di guida; 03 = Passaporto; 04 = Porto d'armi; 05 = Tessera postale; 06 = Altro. Codice divisa Deve contenere, anche per l'euro, il codice della valuta della attivita' svolta come da tabella seguente. CODICE SWIFT DESCRIZIONE 1 USD DOLLARO USA 2 GBP STERLINA GRAN BRETAGNA 3 CHF FRANCO SVIZZERA 7 DKK CORONA DANIMARCA 8 NOK CORONA NORVEGIA 9 SEK CORONA SVEZIA 10 TRL LIRA TURCHIA 12 CAD DOLLARO CANADA 22 KES SCELLINO KENIA 26 PKR RUPIA PAKISTAN 29 CLP PESO CILE 31 INR RUPIA INDIA 32 LBP LIRA LIBANO 33 MTL LIRA MALTA 35 VEB BOLIVAR VENEZUELA 36 SYP LIRA SIRIA 40 COP PESO COLOMBIA 43 XAF FRANCO CFA 44 GIP STERLINA GIBILTERRA 46 CYP LIRA CIPRO 47 ALL LEK ALBANIA 51 ZWD DOLLARO ZIMBABWE 53 UYU PESO URUGUAY 55 MYR RINGGIT MALESIA 57 IRR RIAL IRAN 58 LKR RUPIA SRI LANKA 62 ISK CORONA ISLANDA 65 SOS SCELLINO SOMALIA 66 PHP PESO FILIPPINE 67 CUP PESO CUBA 68 ETB BIRR ETIOPIA 69 LYD DINARO LIBIA 70 EGP LIRA EGITTO 71 JPY YEN GIAPPONE 73 THB BAHT THAILANDIA 74 BOB BOLIVIANO BOLIVIA 75 SAR RIAL ARABIA SAUDITA 77 CRC COLON COSTARICA 78 GTQ QUETZAL GUATEMALA 79 SDD DINARO SUDAN 80 TND DINARO TUNISIA 81 NGN NAIRA NIGERIA 82 ZAR RAND SUD AFRICA 83 DJF FRANCO GIBUTI 84 MAD DIRHAM MAROCCO 87 AOA KWANZA ANGOLA 89 JOD DINARO GIORDANIA 93 IQD DINARO IRAK 101 PYG GUARANI' PARAGUAY 102 KWD DINARO KUWAIT 103 HKD DOLLARO HONG KONG 105 XPF FRANCO CFP (COM. FINANZ. PACIF) 106 DZD DINARO ALGERIA 107 MMK KYATMYANMAR 109 AUD DOLLARO AUSTRALIA 111 GHC CEDI GHANA 113 NZD DOLLARO NUOVA ZELANDA 115 AFN AFGANI AFGANISTAN 116 DOP PESO REPUBBLICA DOMINICANA 117 SVC COLON EL SALVADOR 118 HNL LEMPIRA HONDURAS 119 KRW WON COREA DEL SUD 120 NIO CORDOBA ORO 122 YER RIAL YEMEN 123 IDR RUPIA INDONESIA 124 SGD DOLLARO SINGAPORE 125 TZS SCELLINO TANZANIA 126 UGX SCELLINO UGANDA 127 ZMK KWACHA ZAMBIA 129 GNF FRANCO GUINEA 130 MGF FRANCO MADAGASCAR 131 ROL LEU ROMANIA 132 ANG FIORINO ANTILLE OLANDESI 133 MZM METICAL MOZAMBICO 135 BSD DOLLARO BAHAMA 136 BHD DINARO BAHREIN 137 XCD DOLLARO CARAIBI DELL'EST 138 BMD DOLLARO BERMUDE 139 BND DOLLARO BRUNEI 140 BIF FRANCO BURUNDI 141 KHR RIEL KAMPUCHEA 142 JMD DOLLARO GIAMAICA 143 TWD DOLLARO TAIWAN 144 CNY RENMIMBI (YUAN) CINA 145 VND DONG VIETNAM 146 FKP STERLINA FALKLAND 147 FJD DOLLARO FIJI 149 GYD DOLLARO GUYANA 151 HTG GOURDE HAITI 152 BZD DOLLARO BELIZE 153 HUF FORINT UNGHERIA 154 LAK KIP LAOS 155 LRD DOLLARO LIBERIA 156 MOP PATACA MACAO 157 MWK KWACHA MALAWI 158 MVR RUPIA MALDIVE 160 MNT TUGRIK MONGOLIA 161 NPR RUPIA NEPAL 162 PAB BALBOA PANAMA 163 RWF FRANCO RUANDA 164 WST TALA SAMOA OCCIDENTALI 165 SLL LEONE SIERRA LEONE 166 TTD DOLLARO TRINIDAD E TOBAGO 167 TOP PAANGA TONGA 170 MUR RUPIA MAURITIUS 171 BWP PULA BOTSWANA 172 LSL LOTI LESOTHO 173 SZL LILANGENI NGWANE 174 BDT TAKA BANGLA DESH 180 BTN NGULTRUM BHUTAN 181 CVE ESCUDO CAPO VERDE 182 KPW WON COREA DEL NORD 184 OMR RIAL OMAN 185 SCR RUPIA SEYCHELLES 187 AED DIRHAN EMIRATI ARABI UNITI 188 XDR DIRITTI SPECIALI DI PRELIEVO 189 QAR RIYAL QATAR 190 PGK KINA PAPUA NUOVA GUINEA 191 STD DOBRA SAO TOME 193 GMD DALASI GAMBIA 195 BBD DOLLARO BARBADOS 196 MRO OUGUJYA MAURITANIA 201 PEN NUEVO SOL PERU' 203 ILS NUOVO SHEKEL ISRAELE 205 KYD DOLLARO ISOLE CAYMAN 206 SBD DOLLARO ISOLE SALOMONE 207 SHP STERLINA S.ELENA 208 VUV VATU VANUATU 209 XOF FRANCO CFA (BCEAO) 210 KMF FRANCO ISOLE COMORE 211 AWG FIORINO ARUBA 215 SIT TALLERO SLOVENIA 216 ARS PESO ARGENTINA 218 EEK CORONA ESTONIA 219 LVL LITAS LETTONIA 221 LTL LITAS LITUANIA 222 MXN NUOVO PESO MESSICO 223 CZK CORONA REPUBBLICA CECA 224 SKK CORONA REPUBBLICA SLOVACCA 225 KGS SOM KIRGHIZISTAN 228 TMM MANAT TURKMENISTAN 229 HRK KUNA CROAZIA 230 GEL LARI GEORGIA 231 KZT TENGE KAZAKISTAN 232 UZS SUM UZBEKISTAN 234 BRL REAL BRASILE 235 MDL LEU MOLDAVIA 236 MKD DINARO MACEDONIA 237 PLN ZLOTY POLONIA 238 AZM MANAT AZERBAIGIAN 240 BAM CONVERTIBLE MARKS BOSNIA ERZEG 241 UAH HRYVNIA UCRAINA 242 EUR EURO UNIONE ECON. E MONETARIA 243 ERN NAKFA ERITREA 244 RUB RUBLO RUSSIA (NUOVO) 246 AMD DRAM ARMENIA 252 NAD DOLLARO NAMIBIA 261 CDF FRANCO REPUBBLICA DEMOCRATICA 262 BGN LEV BULGARIA 263 BYR RUBLO BIELORUSSIA 264 TJS SOMONI TAGIKISTAN 265 CSD DINARO SERBIA E MONTENEGRO 266 SRD DOLLARO SURINAME 267 TRY LIRA TURCHIA (NUOVA) 268 MGA FRANCO MADAGASCAR (NEW) 270 RON LEU ROMANIA Descrizione Paese L'attributo, da valorizzare solo per i soggetti non residenti in alternativa alla provincia, deve contenere uno dei seguenti valori: ABU DHABI AFGHANISTAN AJMAN ALBANIA ALGERIA AMERICAN SAMOA ANDORRA ANGOLA ANGUILLA ANTIGUA E BARBUDA ANTILLE OLANDESI ARABIA SAUDITA ARGENTINA ARMENIA ARUBA ASCENSION AUSTRALIA AUSTRIA AZERBAIGIAN AZZORRE, ISOLE BAHAMA BAHREIN BANGLADESH BARBADOS BELGIO BELIZE BENIN BERMUDA BHUTAN BIELORUSSIA BOLIVIA BOSNIA ERZEGOVINA BOTSWANA BOUVET ISLAND BRASILE BRUNEI BULGARIA BURKINA FASO BURUNDI CAMBOGIA CAMERUN CAMPIONE D'ITALIA CANADA CANARIE, ISOLE CAPO VERDE CAROLINE, ISOLE CAYMAN ISLANDS CECA, REPUBBLICA CENTROAFRICANA REP. CEUTA CHAFARINAS CHAGOS, ISOLE CHRISTMAS ISLAND CIAD CILE CINA REP.POP. CIPRO CITTA' DEL VATICANO CLIPPERTON COCOS (KEELING) ISLANDS COLOMBIA COMORE, ISOLE CONGO CONGO, REPUBBLICA DEMOCRATICA COOK, ISOLE COREA DEL NORD COREA DEL SUD COSTA D'AVORIO COSTARICA CROAZIA CUBA DANIMARCA DESSTA DOMINICA DOMINICANA REP. DUBAI ECUADOR EGITTO ERITREA ESTONIA ETIOPIA FAER OER, ISOLE FALKLAND, ISOLE FIJI, ISOLE FILIPPINE FINLANDIA FRANCIA FUIJAYRAH GABON GAMBIA GEORGIA GERMANIA GHANA GIAMAICA GIAPPONE GIBILTERRA GIBUTI GIORDANIA GOUGH GRECIA GRENADA GROENLANDIA GUADALUPA GUAM GUATEMALA GUAYANA FRANCESE GUERNSEY GUINEA GUINEA BISSAU GUINEA EQUATORIALE GUYANA HAITI HEARD E MCDONALD ISLANDS HONDURAS HONG KONG INDIA INDONESIA IRAN IRAQ IRLANDA ISLANDA ISOLE AMERICANE DEL PACIFICO ISRAELE ITALIA JERSEY KAZAKISTAN KENYA KIRGHIZISTAN KIRIBATI KUWAIT LAOS LESOTHO LETTONIA LIBANO LIBERIA LIBIA LIECHTENSTEIN LITUANIA LUSSEMBURGO MACAO MACEDONIA MADAGASCAR MADEIRA MALAWI MALAYSIA MALDIVE MALI MALTA MAN, ISOLA MARIANNE SETTENTRIONALI, ISOLE MAROCCO MARSHALL, ISOLE MARTINICA MAURITANIA MAURIZIO, ISOLA MAYOTTE MELILLA MESSICO MICRONESIA, STATI FEDERATI MIDWAY, ISLANDS MOLDAVIA MONGOLIA MONTSERRAT MOZAMBICO MYANMAR NAMIBIA NAURU NEPAL NICARAGUA NIGER NIGERIA NIUE NORFOLK ISLAND NORVEGIA NUOVA CALEDONIA NUOVA ZELANDA OMAN PAESI BASSI PAKISTAN PALAU PALESTINA, TERRITORI AUTONOMI DI PANAMA PANAMA - ZONA DEL CANALE PAPUA - NUOVA GUINEA PARAGUAY PENON DE ALHUCEMAS PENON DE VELEZ DE LA GOMERA PERU' PITCAIRN POLINESIA FRANCESE POLONIA PORTOGALLO PORTORICO PRINCIPATO DI MONACO QATAR RAS EL KHAIMAH REGNO UNITO REUNION ROMANIA RUSSIA RWANDA SAHARA OCCIDENTALE SAINT LUCIA SAINT MARTIN SETTENTRIONALE SALOMONE, ISOLE SALVADOR SAMOA SAN MARINO SANT'ELENA SAO TOME E PRINCIPE SENEGAL SERBIA AND MONTENEGRO SEYCHELLES SHARJAH SIERRA LEONE SINGAPORE SIRIA SLOVACCA, REPUBBLICA SLOVENIA SOMALIA SOUTH GEORGIA E SOUTH SANDWICH SPAGNA SRI LANKA ST. PIERRE E MIQUELON ST. KITTS E NEVIS ST. VINCENT E GRENADINE STATI UNITI D'AMERICA SUDAFRICANA REP. SUDAN SURINAME SVALBARD E JAN MAYEN ISLANDS SVEZIA SVIZZERA SWAZILAND TAGIKISTAN TAIWAN TANZANIA TERRITORIO ANTARTICO BRITANNICO TERRITORIO ANTARTICO FRANCESE TERRITORIO BRITANNICO OCEANO INDIANO THAILANDIA TIMOR LESTE TOGO TOKELAU TONGA TRINIDAD E TOBAGO TRISTAN DA CUNHA TUNISIA TURCHIA TURKMENISTAN TURKS E CAICOS TUVALU' UCRAINA UGANDA UMM AL QAIWAIN UNGHERIA URUGUAY UZBEKISTAN VANUATU VENEZUELA VERGINI AMERICANE, ISOLE VERGINI BRITANNICHE, ISOLE VIETNAM WAKE, ISLAND WALLIS E FUTUNA YEMEN ZAMBIA ZIMBABWE ALTRO PAESE 1.8 Chiave di identificazione Per chiave di identificazione si intende l'attributo, contenuto nel registro, che consente l'identificazione UNIVOCA di ogni prestazione o anagrafica registrata; tale funzione viene svolta dall'attributo *A03* descritto nel tracciato per l'archivio delle prestazioni professionali e *D09* per l'archivio anagrafico, eventualmente in congiunzione (per le rettifiche) con gli attributi A54.A/B (D54AB) (stato della registrazione e data di intervento). In merito al contenuto dell'attributo A03, ogni professionista e' lasciato libero di decidere secondo le proprie esigenze; al suo interno deve essere in ogni caso previsto un progressivo crescente. 1.9 Ordinamento Per quanto attiene all'ordinamento delle informazioni, devono essere disciplinati due diversi aspetti: 1) ordinamento dei due archivi (dati recenti); 2) ordinamento dei dati "storici" scaricati su altri supporti; In merito al primo punto si prescrive quanto segue: - qualora il professionista faccia uso di DBMS che consentono l'accesso rapido alle informazioni per diverse chiavi di ricerca, non e' richiesto nessun preciso ordinamento fisico delle registrazioni; - i professionisti e le societa' di revisione che registrano prestazioni professionali e anagrafiche su archivi sequenziali devono conservare tali dati in ordine crescente di data di registrazione (attributi rispettivamente A51 e D10) e di identificativo di registrazione (A03 e D09) oppure predisporre una funzione elaborativa che, per la semplice visualizzazione, ne realizzi una versione ordinata per i citati attributi. Per quanto attiene al secondo punto, si precisa che lo scarico su altri supporti magnetici o ottici delle registrazioni meno recenti deve avvenire secondo le seguenti modalita': - i criteri di stralcio devono basarsi sulla DATA DI REGISTRAZIONE (A51 o D10); - i supporti magnetici prodotti devono contenere TUTTE le prestazioni professionali e le anagrafiche REGISTRATE in un preciso intervallo temporale; - il riferimento agli intervalli temporali contenuti in ciascun supporto, unitamente all'indicazione della quantita' di registrazioni scaricate, deve essere contenuto in un apposito registro, cartaceo o informatico, da tenersi a cura del professionista o del centro servizi; - all'interno di ogni supporto le registrazioni devono essere ordinate per data e identificativo registrazione. 1.10 Chiavi e funzioni di ricerca Per chiavi di ricerca si intendono i singoli attributi, o la combinazione di attributi, mediante i quali le funzioni di "ricerca" riescono ad evidenziare il voluto sottoinsieme delle registrazioni presenti nell'archivio registro. Per quanto riguarda le funzioni di ricerca si precisa quanto segue: - le ricerche devono poter essere eseguite per tutti gli attributi previsti negli standards; - potranno essere richieste informazioni su un soggetto, indipendentemente dal molo da questi esercitato nelle diverse operazioni (cliente o soggetto per conto del quale il cliente ha operato). Al riguardo si puo' accettare che il risultato venga raggiunto con due diverse ricerche; - le ricerche interesseranno quasi sempre entrambi gli archivi; ad esempio, si potrebbe partire dalla ricerca della presenza di un soggetto nell'archivio anagrafico (mediante il nome, o la data di nascita, ecc.) e poi, ricavatone il codice identificativo (D09), ricercare nel registro delle prestazioni professionali (tramite D09A e D09B) le attivita' in cui il soggetto e' stato coinvolto, e, al limite, tornare all'archivio anagrafico per conoscere le generalita' degli altri soggetti coinvolti. All'opposto, si potrebbe partire dalla ricerca di una particolare prestazione professionale (ad esempio, tramite la data, il tipo di attivita', ecc.), e poi, ottenuti i codici dei soggetti coinvolti (D09A e D09B), passare all'archivio anagrafico per conoscerne le generalita'; - riguardo al sistema di ricerca si ricorda che per alcune delle prestazioni professionali (casi di frazionamento, conferimento congiunto di piu' clienti, molteplicita' dei soggetti per conto dei quali si e' agito) l'operazione e' descritta da piu' di una istanza dell'archivio; - le funzioni di ricerca devono attivarsi sia sui dati "recenti" sia sui dati scaricati su altri supporti magnetici o ottici, e devono agire su tutti gli attributi previsti nella struttura logica; - una volta raggiunta l'informazione ricercata devono essere rese disponibili, con soluzioni di natura tecnica o organizzativa, tutte le informazioni previste dalla struttura logica degli archivi, anche se materialmente memorizzate in archivi preesistenti o contenute in supporti cartacei. * * * 1.11 Modalita' di acquisizione e durata delle registrazioni Modalita' di alimentazione Il registro informatico puo' essere alimentato con le seguenti modalita': - con transazioni interattive di inserimento (digitazione a terminale o P.C.); - mediante elaborazioni periodiche, dai dati di archivi di "evidenza" o provvisori (ad esempio, per le frazionate); - mediante elaborazioni periodiche, dai dati acquisiti per preesistenti procedure. Non e' consentito l'inserimento nell'archivio "registro" di informazioni incomplete, o per le quali non e' stata ancora decisa la registrazione. Per tali necessita' possono essere utilizzati archivi identici a quello del registro, anche connessi "logicamente", ma fisicamente distinti. Tempi Le informazioni anagrafiche devono essere inserite nell'archivio anagrafico entro 30 giorni dalla data di identificazione del cliente; i dati delle prestazioni professionali devono essere inseriti nel relativo registro entro 30 giorni dalla data in cui se ne ha conoscenza. La registrazione puo' essere cancellata dal registro informatico (archivi dei dati recenti o "storici") al trascorrere di 10 anni dalla data di registrazione (prestazioni professionali); per l'archivio anagrafico la cancellazione e' subordinata alla avvenuta cancellazione di tutte le prestazioni professionali in cui il soggetto e' coinvolto. 1.12 Gestione delle operazioni frazionate Non sono previsti specifici STANDARDS INFORMATICI per eventuali archivi di controllo dei casi di frazionamento; la possibile gestione informatica di tali archivi e' totalmente demandata ai professionisti e alle societa' di revisione interessate. Per quanto riguarda, invece, l'inserimento in archivio di operazioni frazionate, che concettualmente sono una unica operazione, ogni gruppo di frazionate dovra' essere registrato utilizzando lo stesso valore per L'IDENTIFICATIVO REGISTRAZIONE (A03) e valorizzando a *l* il Flag A22. 1.13 Documentazione del sistema informatico Ogni professionista dovra' detenere una sintetica documentazione delle procedure informatiche utilizzate; questa dovra' riguardare in particolare: - le modalita' di alimentazione degli archivi, di scarico dei dati piu' vecchi e di cancellazione delle evidenze dal registro; - le modalita' di esecuzione delle funzioni di ricerca; - la struttura dei due archivi, indicante anche le modalita' di assegnazione dell'identificativo registrazione e dell'identificativo cliente; - l'eventuale sistema di supporto al controllo dei casi di frazionamento. Qualora il professionista faccia uso di un pacchetto applicativo prodotto da altri, siano essi altri professionisti o societa' di revisione o case di software, l'obbligo di conservare la parte piu' analitica della suddetta documentazione ricade su questi ultimi. ALLEGATO C INDICATORI DI ANOMALIA Al fine di agevolare l'attivita' di valutazione del professionista in ordine agli eventuali profili di sospetto delle operazioni oggetto dell'incarico professionale si forniscono di seguito alcuni indicatori esemplificativi di anomalia, la cui elencazione non e' esaustiva anche in considerazione della continua evoluzione delle modalita' di svolgimento delle operazioni finanziarie. Per favorire la lettura e la comprensione degli indicatori, alcuni di essi sono stati specificati in sub-indici che costituiscono un'esemplificazione dell'indicatore a cui si riferiscono. Il professionista puo' avvalersi di tali indicatori, che attengono ad aspetti sia soggettivi che oggettivi dell'operazione, in presenza dei quali, sulla base di tutte le altre informazioni disponibili, deve formulare una valutazione sulla natura dell'operazione. La casistica deve essere intesa come strumento operativo da utilizzare per le verifiche, tenendo presente che l'assenza dei profili di anomalia suggeriti nel presente provvedimento puo' non essere sufficiente ad escludere che l'operazione sia sospetta. A tale proposito si richiamano le disposizioni di cui alla parte IV, paragrafi 1, 3 e 4 del provvedimento. Nella segnalazione occorre evidenziare le anomalie avendo riguardo al contesto nel quale l'operazione e' compiuta o richiesta e a tutte le informazioni disponibili. Le ragioni del sospetto devono essere illustrate e spiegate con accuratezza nella segnalazione, senza limitarsi al riferimento a uno o piu' indicatori. Costituiscono indicatori della natura sospetta dell'operazione: 1. Indicatori di anomalia connessi al comportamento del cliente: 1.1 Il cliente si rifiuta o si mostra ingiustificatamente riluttante a fornire le informazioni occorrenti per l'esecuzione delle prestazioni professionali, a dichiarare l'attivita' esercitata, a presentare documentazione contabile o di altro genere, a segnalare i rapporti intrattenuti con altri professionisti, a fornire ogni altra informazione che, in circostanze normali, viene acquisita nello svolgimento della prestazione professionale. - Il cliente rifiuta di o solleva obiezioni a fornire al professionista il numero del conto sul quale il pagamento e' stato o sara' addebitato. 1.2 Il cliente fornisce informazioni palesemente inesatte o incomplete, tali da manifestare l'intento di occultare informazioni essenziali, soprattutto se riguardanti i soggetti beneficiari della prestazione. - Il cliente usa documenti identificativi che sembrano essere contraffatti. - Il cliente fornisce informazioni palesemente false. 1.3 Il cliente ripetutamente cambia professionisti in un arco breve di tempo senza che i professionisti siano in grado di trovare una spiegazione adeguata per questo comportamento. 1.4 Il cliente chiede di modificare condizioni e modalita' di svolgimento della prestazione quando la configurazione originariamente prospettata implichi forme di identificazione o registrazione oppure supplementi di istruttoria da parte del professionista. - Il cliente rifiuta di o solleva obiezioni a pagare il prezzo di vendita con bonifico o assegno bancario anche se la somma e' superiore a € 12.500. 1.5 Il cliente ricorre ai servizi di un prestanome senza plausibili giustificazioni. 1.6 Clienti non residenti conferiscono procure a soggetti non residenti ovvero i clienti conferiscono procure a soggetti non legati da rapporti di carattere personale o professionale o imprenditoriale idonei a giustificare tale conferimento. 2. Indicatori di anomalia connessi al profilo economico-patrimoniale del cliente: 2.1 I clienti, in assenza di plausibili giustificazioni, richiedono lo svolgimento di prestazioni relative ad operazioni palesemente non abituali e/o non giustificate rispetto all'esercizio normale della loro professione o attivita'. 2.2 I clienti impiegano disponibilita' che non appaiono coerenti con l'attivita' svolta dagli stessi o comunque non sono in alcun modo giustificate. 2.3 I clienti ricorrono a frequenti operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in imprese, non giustificate dal proprio profilo economico-patrimoniale o dalla propria professione o attivita'. 2.4 Le imprese clienti, pur detenendo un capitale sociale di importo ridotto, acquisiscono a diverso titolo la disponibilita' di beni, anche di lusso, di elevato valore, soprattutto con uso di denaro contante. 3. Indicatori di anomalia relativi alla dislocazione territoriale delle controparti delle operazioni oggetto delle prestazioni: 3.1 Le prestazioni professionali richieste riguardano operazioni che coinvolgono controparti insediate in paesi esteri noti come centri off-shore o caratterizzati da regimi privilegiati sotto il profilo fiscale o del segreto bancario ovvero indicati dal Gruppo di azione finanziaria internazionale (GAFI) come non cooperativi, e che non siano giustificate dall'attivita' economica del cliente o da altre circostanze. - Operazioni inerenti la costituzione ed il trasferimento di diritti reali su immobili, effettuati nei predetti paesi. - Operazioni di conferimento per la costituzione o l'aumento di capitale - soprattutto se effettuate in contanti e per importi consistenti - di societa' dislocate nei predetti paesi esteri. - Operazioni di costituzione di trust o strutture societarie nei predetti paesi. - Utilizzazione come soci di societa' costituite in regime di trust nei predetti paesi. - Operazioni di trasferimento di partecipazioni o di diritti su quote o azioni, o su altri strumenti finanziari che danno diritto di acquisire tali partecipazioni o diritti, qualora venga interposto un soggetto estero con chiare finalita' di dissimulazione. 3.2 I clienti richiedono di effettuare sul conto del professionista operazioni di ricezione/trasferimento di fondi da parte/a favore di controparti dislocate in paesi esteri noti come centri off-shore o caratterizzati da regimi privilegiati sotto il profilo fiscale o del segreto bancario ovvero indicati dal GAFI come non cooperativi. 3.3 Ricerca di finanziamenti sulla base di garanzie, anche rappresentate da titoli o certificati, attestanti l'esistenza di cospicui depositi presso banche estere, specie se tali depositi o finanziamenti sono intrattenuti presso o erogati da soggetti insediati in paesi esteri noti come centri off-shore o caratterizzati da regimi privilegiati sotto il profilo fiscale o del segreto bancario ovvero indicati dal GAFI come non cooperativi, in assenza di adeguate ragioni giustificatrici. 4. Indicatori di anomalia relativi a tutte le categorie di operazioni: 4.1 Il cliente intende regolare i pagamenti con una somma notevole di denaro in contanti. 4.2 Il cliente intende effettuare operazioni mediante l'impiego di denaro contante o di mezzi di pagamento non appropriati rispetto alla prassi comune ed in considerazione della natura dell'operazione, non giustificate dall'attivita' svolta o da altre circostanze. 4.3 Il cliente intende effettuare operazioni a condizioni o valori palesemente diversi da quelli di mercato. 4.4 Il cliente ricorre sistematicamente a tecniche di frazionamento delle operazioni non giustificate dall' attivita' svolta o da altre circostanze. 4.5 L'operazione appare del tutto incongrua rispetto alle finalita' dichiarate dal cliente. - Il cliente richiede una consulenza per l'organizzazione di operazioni di finanza strutturata sui mercati internazionali per esigenze legate ad un'attivita' commerciale con l'estero di dimensioni evidentemente contenute. 5. Indicatori di anomalia relativi ad operazioni immobiliari: 5.1 Le prestazioni professionali riguardano investimenti in beni immobili effettuati da soggetti del tutto privi di adeguato profilo economico-imprenditoriale o da cittadini stranieri non aventi alcun collegamento con lo Stato. 5.2 I clienti ricorrono ripetutamente alla conclusione di contratti a favore di terzo, di contratti per persona da nominare o ad intestazioni fiduciarie, aventi ad oggetto diritti su beni immobili, senza alcuna plausibile motivazione. 5.3 Il cliente intende comprare un bene immobile con una somma notevole di denaro in contanti. 6. Indicatori di anomalia relativi alla costituzione e alla amministrazione di imprese, societa', trust ed enti analoghi: 6.1 Le prestazioni professionali richieste riguardano operazioni di natura societaria palesemente rivolte a perseguire finalita' di dissimulazione o di ostacolo all'identificazione della effettiva titolarita' e della provenienza delle disponibilita' finanziarie coinvolte. - Costituzione e impiego di trust, soprattutto nel caso in cui si applichi una normativa propria di ordinamenti caratterizzati da principi e regole non in linea con le disposizioni antiriciclaggio italiane, in assenza di adeguate ragioni giustificatrici. - Costituzione di strutture di gruppo particolarmente complesse e articolate, anche in relazione alla distribuzione delle partecipazioni e alla collocazione all'estero di una o piu' societa'. - Definizione di sindacati di voto o di blocco, preordinati ad esercitare controllo o influenza significativa sull'attivita' della societa'. 6.2 I clienti intendono costituire societa' con capitale in denaro nelle quali figurano come soci persone non imputabili sul piano penale, senza plausibili giustificazioni, ad eccezione delle imprese familiari. 6.3 I clienti intendono costituire tre o piu' societa' nello stesso giorno o piu' di tre societa' nel periodo di un mese, quando almeno uno dei soci di tali societa' sia la stessa persona fisica o giuridica, e concorrano una o piu' delle seguenti circostanze: - nessuno dei soci e degli amministratori sia residente nel luogo della sede, - si tratti di soci o amministratori non conosciuti e residenti in luoghi diversi, - concorrano altri fattori che rendano sospetta l'operazione. 6.4 I clienti intendono effettuare frequenti operazioni di acquisizione e cessione di imprese o di aziende, palesemente non giustificate dalla natura dell'attivita' svolta o dalle caratteristiche economiche del cliente. 6.5 I clienti intendono costituire ovvero utilizzare una o piu' societa' prestanome o comunque interposta, in assenza di plausibili motivazioni. 6.7 I clienti intendono costituire o acquistare una societa' avente oggetto sociale di difficile identificazione, o senza relazione con quello che sembra essere l'esercizio normale delle attivita' condotte dal cliente. 6.8 I clienti intendono effettuare conferimenti in societa' o altri enti con modalita' tali da risultare palesemente incoerenti con il loro profilo economico o con le finalita' della societa' o dell'ente conferitario. 6.9 Le prestazioni professionali richieste riguardano il conferimento di incarichi di responsabilita' in societa' o enti a persone sprovviste delle necessarie capacita', palesemente preordinato a disgiungere l'attivita' decisionale dalla titolarita' delle cariche (ad esempio, impiegati senza specifica qualificazione, disoccupati, persone senza particolari titoli di studio o professionali, immigrati di recente entrata, persone prive di domicilio conosciuto o con domicilio meramente formale, residenti in paesi esteri noti come centri off-shore o caratterizzati da regimi privilegiati sotto il profilo fiscale o del segreto bancario ovvero indicati dal GAFI come non cooperativi). 7. Indicatori di anomalia relativi ad operazioni contabili e di sollecitazione del pubblico risparmio: 7.1 Le prestazioni professionali richieste riguardano operazioni contabili aventi l'evidente finalita' di occultare disponibilita' di diversa natura o provenienza (ad esempio: attraverso la sopravvalutazione o la sottovalutazione di poste o cespiti). 7.2 Le prestazioni professionali richieste riguardano operazioni di appello al pubblico risparmio (sollecitazione all'investimento, mediante offerte pubbliche di vendita di prodotti finanziari; sollecitazione al disinvestimento, mediante offerte pubbliche di acquisto o di scambio di prodotti finanziari) effettuate con modalita' che risultino chiaramente volte all'elusione delle disposizioni contenute nel Titolo II del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 e nei relativi provvedimenti di attuazione, ovvero al trasferimento o alla sostituzione di prodotti finanziari o di disponibilita' in essi rappresentate di provenienza illecita. 7.3 Le prestazioni professionali richieste riguardano operazioni di emissione di valori mobiliari che, palesemente prive di ragioni giustificatrici, appaiono incoerenti con le caratteristiche dell'emittente e con le esigenze di approvvigionamento di mezzi finanziari, ovvero effettuate con modalita' tali da manifestare intenti elusivi delle disposizioni contenute nell'articolo 129 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385 e nei relativi provvedimenti di attuazione. Tra le circostanze da valutare e' compresa la destinazione degli strumenti emessi all'acquisto o alla sottoscrizione da parte di un unico soggetto. 8. Indicatori di anomalia relativi all'utilizzo di conti ovvero di altri rapporti continuativi: 8.1 I professionisti, in ragione delle prestazioni professionali richieste, vengono a conoscenza di modalita' di utilizzo di conti o di altri rapporti continuativi da parte del cliente non usuali o non giustificate in ragione della normale attivita' del cliente o di altre circostanze. - Il cliente compie successive operazioni di apertura e chiusura di conti in paesi esteri e di altri rapporti continuativi senza che cio' appaia giustificato alla luce di obiettive esigenze o dall'attivita' svolta. - Il cliente compie operazioni caratterizzate da un ricorso ingiustificato all'impiego di denaro contante o a tecniche di pagamento mediante compensazione o da elementi quali domiciliazione dell'agente presso terzi, presenza di caselle postali o di indirizzi postali diversi dal domicilio fiscale o professionale. - Il cliente richiede l'apertura di piu' conti o rapporti in paesi esteri senza una giustificazione plausibile. - Il cliente utilizza conti di soggetti terzi, in particolare di societa' o enti, per l'impiego o la dissimulazione di disponibilita' personali, ovvero utilizza conti personali per l'impiego o la dissimulazione di disponibilita' di terzi, in particolare di societa' o enti. - Il cliente utilizza cassette di sicurezza che, in assenza di obiettive ragioni giustificatrici, appare volto ad assicurare l'occultamento delle disponibilita' custodite. 8.2 Il professionista e' incaricato di effettuare depositi di denaro, beni o titoli, con istruzione da parte del depositante di impiegarli per fini insoliti o non usuali rispetto alla normale attivita' del cliente. ALLEGATO D SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI AI SENSI DELL'ARTICOLO 3 DELLA LEGGE 5 LUGLIO 1991, N. 197 QUADRO A INFORMAZIONI GENERALI SULLA SEGNALAZIONE INFORMAZIONI DI RIFERIMENTO DELLA SEGNALAZIONE 1. Tipo di segnalazione (iniziale/sostitutiva) 2. Numero identificativo della segnalazione 3. Data della segnalazione 4. Data di invio della segnalazione 5. Numero segnalanti QUADRO B INFORMAZIONI GENERALI SUL SEGNALANTE SOGGETTO PREPOSTO A FORNIRE INFORMAZIONI RELATIVE ALLA SEGNALAZIONE 1. N. di telefono 2. N. di fax 3. Indirizzo di posta elettronica DATI ANAGRAFICI DEL SEGNALANTE 4. Tipo del soggetto segnalante 5. Descrizione del soggetto segnalante 6. Codice fiscale del soggetto segnalante 7. Codice identificativo del soggetto segnalante 8. Cognome 9. Nome 10. Comune di nascita 11. Provincia 12. Stato 13. Data di nascita 14. Sesso 15. Indirizzo del domicilio professionale principale 16. Comune del domicilio professionale principale 17. Provincia QUADRO C OPERAZIONE OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE INFORMAZIONI INERENTI L'OPERAZIONE OGGETTO DELLA PRESTAZIONE 1. Descrizione dell'operazione 2. Descrizione dei motivi del sospetto QUADRO D INFORMAZIONI SULLA PERSONA FISICA CUI L'OPERAZIONE VA RIFERITA DATI IDENTIFICATIVI 1. Cognome 2. Nome 3. Comune di nascita/Stato estero 4. Provincia 5. Data di nascita 6. Sesso 7. Natura giuridica 8. Codice fiscale RESIDENZA 9. Indirizzo 10. CAP 11. Comune/Stato estero 12. Provincia QUADRO E INFORMAZIONI SUL SOGGETTO DIVERSO DA PERSONA FISICA CUI L'OPERAZIONE VA RIFERITA DATI IDENTIFICATIVI 1. Denominazione 2. Natura giuridica 3. Sigla 4. Data di costituzione 5. Codice fiscale 6. Partita IVA SEDE LEGALE 7. Comune/Stato estero 8. Provincia LEGALE RAPPRESENTANTE 9. Cognome 10. Nome 11. Comune/Stato estero di nascita 12. Provincia 13. Data di nascita 14. Sesso 15. Indirizzo di residenza 16. Comune/Stato estero di residenza 17. Provincia 18. Codice fiscale QUADRO F PERSONA FISICA CHE HA OPERATO PER CONTO DEL SOGGETTO CUI VA RIFERITA L'OPERAZIONE DATI IDENTIFICATIVI 1. Cognome 2. Nome 3. Comune/Stato estero di nascita 4. Provincia 5. Data di nascita 6. Sesso 7. Codice fiscale 8. Tipo legame RESIDENZA 9. Indirizzo 10. CAP 11. Comune/Stato estero 12. Provincia ALLEGATO E ISTRUZIONI PER LA COMPILAZIONE DEL MODULO PER LA SEGNALAZIONE DELLE OPERAZIONI Al SENSI DELL'ART. 3 DELLA LEGGE 5 LUGLIO 1991, N. 197 1. Contenuto della segnalazione Lo schema di segnalazione, di cui all'allegato D al provvedimento, si articola in: - informazioni generali sulla segnalazione (quadro A); - informazioni generali sul segnalante (quadro B); - operazione oggetto di segnalazione (quadro C); - informazioni sulla persona fisica cui l'operazione va riferita (quadro D); - informazioni sul soggetto diverso da persona fisica cui l'operazione va riferita (quadro E); - persona fisica che ha operato per conto del soggetto cui va riferita l'operazione (quadro F). 2. Quadro A: Informazioni generali sulla segnalazione 2.1 Informazioni di riferimento della segnalazione 1. Nel campo TIPO SEGNALAZIONE si fornisce l'indicazione sulla natura iniziale o sostitutiva della segnalazione. Per segnalazione sostitutiva, per la quale si rinvia al paragrafo 7, si intende la segnalazione prodotta quando, in relazione ad una medesima operazione sospetta, si renda necessaria una rettifica dei dati gia' contenuti in una segnalazione iniziale. Tale campo deve essere valorizzato con "0" nel caso di segnalazione iniziale; con "1" nel caso di segnalazione sostituiva di una precedentemente inviata. 2. Il campo NUMERO IDENTIFICATIVO DELLA SEGNALAZIONE deve essere valorizzato con un numero progressivo univoco nell'ambito dell'anno per ciascun segnalante. Per le segnalazioni sostitutive, il numero identificativo deve essere lo stesso gia' assegnato alla segnalazione cui la rettifica si riferisce. 3. Nel campo DATA DELLA SEGNALAZIONE deve essere indicata la data in cui viene prodotta per la prima volta la segnalazione. Il campo deve essere compilato secondo la formula (gg/mm/aaaa). Le eventuali segnalazioni sostitutive (campo TIPO SEGNALAZIONE contenente il valore "1") devono riportare la data della prima segnalazione cui la sostitutiva si riferisce. 4. Il campo DATA DI INVIO DELLA SEGNALAZIONE deve riportare la data relativa all'inoltro della segnalazione. Il campo deve essere compilato secondo la formula (gg/mm/aaaa). Per le segnalazioni iniziali, tale data coincide con quella indicata nel campo DATA DELLA SEGNALAZIONE. Per le segnalazioni sostitutive, invece, tale data sara' successiva alla data di invio della segnalazione iniziale cui si riferisce. 5. Il campo NUMERO SEGNALANTI, nel quale si fornisce l'indicazione sul numero di soggetti che effettuano congiuntamente la segnalazione, deve essere valorizzato con "1" nel caso di segnalazione individuale, con il numero dei soggetti segnalanti nel caso di segnalazione congiunta. 3. Quadro B: Informazioni generali sul segnalante 3.1 Soggetto preposto a fornire informazioni relative alla segnalazione .br, 1. 2. e 3. Si richiede di indicare nei campi compresi in tale quadro i recapiti della persona da contattare per ogni eventuale comunicazione. Le informazioni richieste concernono il numero di telefono, il numero di fax e l'indirizzo di posta elettronica. 3.2 Dati anagrafici del segnalante 4. Il campo TIPO DEL SOGGETTO SEGNALANTE deve indicare il tipo di soggetto secondo la codifica di cui all'allegata tabella 1 (tabella codici soggetto segnalante). 5. Il campo DESCRIZIONE DEL SOGGETTO SEGNALANTE deve indicare "in chiaro" la tipologia di soggetto segnalante (ad esempio, avvocato). 6. Il campo CODICE FISCALE DEL SOGGETTO SEGNALANTE deve contenere il codice fiscale alfanumerico a 16 cifre del soggetto segnalante. 7. Il campo CODICE IDENTIFICATIVO DEL SOGGETTO SEGNALANTE deve contenere il numero di iscrizione all'albo di appartenenza. 8. Nel campo COGNOME deve essere indicato il cognome della persona fisica che effettua la segnalazione. 9. Il campo NOME deve riportare il nome della persona fisica che effettua la segnalazione. 10. Nel campo COMUNE DI NASCITA deve essere indicato il comune di nascita del soggetto segnalante. 11. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia del comune di nascita. 12. Nel campo STATO deve essere indicato lo Stato di nascita del soggetto segnalante. 13. Il campo DATA DI NASCITA deve contenere la data di nascita del soggetto segnalante e deve essere compilato secondo la formula (gg/mm/aaaa). 14. Il campo SESSO deve riportare l'indicazione del sesso del soggetto segnalante, secondo la seguente codifica: "M" = maschile, "F" = femminile. 15. Il campo INDIRIZZO DEL DOMICILIO PROFESSIONALE PRINCIPALE e' riferito alla via e al numero civico del domicilio professionale principale. 16. Il campo COMUNE DEL DOMICILIO PROFESSIONALE PRINCIPALE deve contenere la descrizione del comune del domicilio professionale principale del segnalante. 17. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia del comune del domicilio professionale principale del segnalante. 4. Quadro C. Operazione oggetto di segnalazione 4.1 Informazioni inerenti l'operazione oggetto della prestazione In questo quadro deve essere descritta per esteso, distintamente e dettagliatamente, l'operazione oggetto della prestazione o delle prestazioni nonche' devono essere illustrati i motivi del sospetto. I relativi campi possono essere ampliati secondo la quantita' e la tipologia delle informazioni da comunicare all'UIC. 1. Nel campo DESCRIZIONE DELL'OPERAZIONE devono essere indicate le caratteristiche in concreto assunte dall'operazione oggetto della prestazione professionale. Si fa riferimento, in particolare: - al luogo e alla data di esecuzione dell'operazione; - alle caratteristiche dell'operazione e ai soggetti coinvolti; - all'importo dell'operazione. Ai soggetti segnalanti viene richiesto di fornire notizie circa eventuali altri rapporti di cui siano oggettivamente a conoscenza in ragione della propria attivita' istituzionale, sulla base, ad esempio, di documentazioni o dichiarazioni rese dal soggetto interessato. Le informazioni dovranno essere completate con i seguenti elementi, se presenti: - collegamento con segnalazioni precedenti; - collegamento con altre segnalazioni oggetto di contemporaneo invio. 2. Nel campo DESCRIZIONE DEI MOTIVI DEL SOSPETTO, fermo restando che la determinazione dell'esistenza e del grado del sospetto ricorrente nell'operazione e' rimessa alla valutazione del soggetto segnalante, occorre indicare tutti gli elementi che descrivono i motivi del sospetto, come illustrati nei paragrafi 1, 3 e 4 della parte IV del provvedimento e nel relativo allegato C (indicatori di anomalia). In particolare, e' opportuno indicare l'attivita' esercitata dal soggetto segnalato e il suo profilo economico evidenziando tutte le informazioni circa le attivita' a lui anche indirettamente riconducibili (per esempio, esercitate attraverso prestanome) che concorrono a giustificare i motivi del sospetto. 5. Quadri D e E: informazioni sul soggetto cui l'operazione va riferita Nei quadri D e E devono essere riportate le informazioni sul soggetto cui l'operazione va riferita, vale a dire colui il quale, eventualmente diverso dall'esecutore materiale dell'operazione, e' l'effettivo titolare degli interessi sottesi allo svolgimento dell'operazione. Se il soggetto segnalato e' una persona fisica o una ditta individuale occorre compilare il quadro D, evidenziando per la ditta individuale la relativa natura giuridica nel campo n. 7; se e' un soggetto diverso da persona fisica occorre compilare il quadro E. Nel caso in cui l'operazione vada riferita sia ad una persona fisica sia ad una persona diversa da quella fisica, occorrera' compilare contemporaneamente il quadro D e il quadro E. Nel caso in cui l'operazione vada riferita a piu' persone fisiche, occorrera' replicare e compilare il quadro D tante volte quante sono le persone cui il sospetto viene riferito. Nel caso in cui l'operazione vada riferita a piu' persone diverse da quelle fisiche, occorrera' replicare e compilare il quadro E tante volte quante sono le persone cui il sospetto viene riferito. 5.1 Quadro D: Informazioni sulla persona fisica cui l'operazione va riferita In relazione alla persona fisica cui l'operazione va riferita si richiedono informazioni circa i relativi dati identificativi e la residenza. 5.1.1. Dati identificativi 1. Nel campo COGNOME deve essere indicato il cognome della persona fisica o del titolare della ditta individuale cui l'operazione deve essere riferita. 2. Il campo NOME deve riportare il nome della persona fisica o del titolare della ditta individuale cui l'operazione va riferita. 3. Nel campo COMUNE DI NASCITA/STATO ESTERO deve essere indicato il comune ovvero, in caso di persona non nata in Italia, lo Stato estero di nascita del soggetto segnalato. 4. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia del comune di nascita. 5. Il campo DATA DI NASCITA deve contenere la data di nascita del soggetto. Il campo deve essere compilato secondo la formula (gg/mm/aaaa). 6. Il campo SESSO deve riportare l'indicazione del sesso del soggetto, secondo la seguente codifica: "M" = maschile, "F" = femminile. 7. Il campo NATURA GIURIDICA deve recare il valore "DI" nel caso in cui il soggetto cui l'operazione si riferisce sia una ditta individuale. Deve essere lasciato in bianco negli altri casi (persona fisica). 8. Nel campo CODICE FISCALE deve essere indicato il codice fiscale del soggetto. Per i soggetti residenti in Italia esso e' costituito da sedici caratteri alfanumerici, mentre per i non residenti, se non attribuito, il campo assume il valore "NON PREVISTO". 5.1.2 Residenza 9. Nel campo INDIRIZZO devono essere indicati la via e il numero civico della localita' di residenza del soggetto. Per i soggetti non residenti in Italia, l'indirizzo deve comprendere anche il nome della citta' estera di residenza. 10. Nel campo CAP deve essere indicato il codice di avviamento postale della localita' di residenza del soggetto. 11. Nel campo COMUNE/STATO ESTERO deve essere riportata l'indicazione del comune ovvero dello Stato estero di residenza anagrafica del soggetto. 12. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia di appartenenza del comune di residenza. 5.2 Quadro E: Informazioni sul soggetto diverso da persona fisica cui l'operazione va riferita Tale quadro deve contenere le informazioni relative al soggetto cui l'operazione va riferita, nel caso in cui si tratti di soggetto diverso da persona fisica e da ditta individuale. 5.2.1 Dati identificativi 1. Il campo DENOMINAZIONE deve riportare l'esatta ragione sociale del soggetto segnalato cosi' come risultante dall'atto costitutivo, senza l'utilizzo di sigle o acronimi, a meno che essi non costituiscano le effettive ragioni sociali. 2. Nel campo NATURA GIURIDICA deve essere indicata la natura giuridica assunta dal soggetto segnalato, utilizzando le codifiche di cui all'allegata tabella 2, senza punti o spazi intermedi. 3. Nel campo SIGLA deve essere indicata la sigla (acronimo) del soggetto, ove presente nell'atto costitutivo. 4. Nel campo DATA DI COSTITUZIONE deve essere indicata, ove disponibile, la data di costituzione del soggetto. Il campo deve essere compilato secondo la formula (gg/mm/aaaa). 5. Il campo CODICE FISCALE deve contenere l'indicazione del codice fiscale del soggetto. Per i soggetti diversi dalle persone fisiche esso e' composto da 11 caratteri numerici allineati a sinistra. Per i soggetti non residenti, se non attribuito, il campo assume il valore "NON PREVISTO". 6. Nel campo PARTITA IVA deve essere indicato il numero di partita IVA del soggetto segnalato. 5.2.2 Sede legale 7. Nel campo COMUNE/STATO ESTERO deve essere indicata in chiaro la citta' italiana ovvero, nel caso di soggetto non avente sede in Italia, lo Stato estero ove e' allocata la sede legale. 8. Il campo PROVINCIA deve contenere la sigla automobilistica della provincia di appartenenza del comune ove il soggetto ha la sede legale. 5.2.3 Legale rappresentante 9. Il campo COGNOME deve riportare il cognome del legale rappresentante del soggetto cui l'operazione segnalata deve essere riferita. 10. Il campo NOME deve riportare il nome del legale rappresentante del soggetto al quale l'operazione segnalata deve essere riferita. 11. Nel campo COMUNE/STATO ESTERO DI NASCITA deve essere indicato in chiaro il comune ovvero lo Stato estero di nascita del legale rappresentante. 12. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia del comune di nascita. 13. Il campo DATA DI NASCITA deve contenere la data di nascita del legale rappresentante. Il campo deve essere compilato secondo la formula (gg/mm/aaaa). 14. Il campo SESSO deve indicare il sesso del legale rappresentante, secondo la seguente codifica: "M" = maschile, "F" = femminile. 15. Nel campo INDIRIZZO DI RESIDENZA devono essere riportati la via e il numero civico di residenza del legale rappresentante. Per i soggetti non residenti in Italia, l'indirizzo deve comprendere anche la denominazione della citta' estera. 16. Il campo COMUNE /STATO ESTERO DI RESIDENZA deve contenere la descrizione in chiaro del comune ovvero dello Stato estero, se il legale rappresentante non e' residente in Italia. 17. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia del comune di residenza. 18. Nel campo CODICE FISCALE deve essere indicato il codice fiscale (sedici caratteri alfanumerici) del legale rappresentante. Per i soggetti non residenti, se non attribuito, il campo assume il valore "NON PREVISTO". 6. Quadro F: Informazioni sulla persona fisica che ha operato per conto del soggetto cui va riferita l'operazione Il presente quadro deve contenere informazioni relative alla persona fisica che ha operato per conto del soggetto cui l'operazione e' riferita. Si fa presente che nel caso di persona fisica operante per conto proprio, il quadro F non deve essere compilato. 6.1 Dati identificativi 1. Il campo COGNOME deve contenere il cognome della persona fisica che ha effettuato per conto di terzi l'operazione oggetto di segnalazione. 2. Nel campo NOME deve essere riportato il nome della persona fisica che ha effettuato per conto di terzi l'operazione oggetto di segnalazione. 3. Nel campo COMUNE/STATO ESTERO DI NASCITA deve essere indicato il comune ovvero, in caso di persona non nata in Italia, lo Stato estero di nascita del soggetto segnalato. 4. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia di appartenenza del comune di nascita. 5. Il campo DATA DI NASCITA deve contenere la data di nascita del soggetto. 6. Il campo SESSO deve riportare l'indicazione del sesso del soggetto, secondo la seguente codifica: "M" = maschile, "F" = femminile. 7. Nel campo CODICE FISCALE deve essere indicato il codice fiscale (sedici caratteri alfanumerici) del soggetto residente. Per i non residenti in Italia, se non attribuito, il campo assume il valore "NON PREVISTO". 8. Il campo TIPO LEGAME deve contenere il codice identificativo del tipo di legame che la persona fisica che ha effettuato l'operazione intrattiene con il soggetto cui essa e' riferita. Occorre indicare: 07 per mandato con rappresentanza; 08 per mandato senza rappresentanza; 09 per altro. 6.2 Residenza 9. Nel campo INDIRIZZO devono essere indicati la via e il numero civico della residenza anagrafica del soggetto. Per i soggetti non residenti in Italia, l'indirizzo deve comprendere anche la denominazione della citta' estera di residenza. 10. Nel campo CAP deve essere indicato il codice di avviamento postale della residenza del soggetto. Tale campo non e' presente nel caso di soggetti non residenti. 11. Nel campo COMUNE /STATO ESTERO deve riportarsi l'indicazione del comune ovvero dello Stato estero di residenza anagrafica del soggetto. 12. Nel campo PROVINCIA deve essere indicata la sigla automobilistica della provincia di appartenenza del comune di residenza. 7. Segnalazione sostitutiva La segnalazione sostitutiva viene prodotta su iniziativa del segnalante ovvero su richiesta dell'UIC a seguito del riscontro, dopo la fase di acquisizione, di anomalie o incongruenze nel contenuto della segnalazione. La segnalazione sostitutiva prende integralmente il posto di quella iniziale. Essa dovra' pertanto essere completa di tutti i dati precedentemente indicati oltreche', ovviamente, dei dati risultanti dalla rettifica, e dovra' pertanto riportare la chiave identificativa della segnalazione iniziale (tipo del soggetto segnalante, codice fiscale del soggetto segnalante, codice identificativo del soggetto segnalante, numero identificativo della segnalazione, data della segnalazione) nei campi corrispondenti. 8. Prestazione non eseguita Qualora il sospetto riguardi una prestazione non eseguita, se ne richiede la distinta evidenziazione nel campo 1 del quadro B. In tale caso e' data la possibilita' al segnalante, qualora non abbia a disposizione tutti i dati previsti dal modulo, di effettuare la segnalazione in modo non completo. 9. Modalita' di trasmissione della segnalazione La segnalazione, inviata all'UIC secondo le modalita' indicate al paragrafo 7 della parte IV del provvedimento, dovra' essere accompagnata da una lettera di trasmissione, a firma del soggetto segnalante, nella quale devono essere riportati il tipo di soggetto segnalante, il cognome e nome del/i segnalante/i, il numero identificativo e la data di riferimento della segnalazione, nonche' il recapito telefonico del soggetto preposto a fornire/ricevere informazioni relative alla segnalazione inviata, secondo l'allegato fac-simile. In caso di segnalazioni congiunte, la lettera di trasmissione dovra' essere sottoscritta da tutti i soggetti segnalanti. L'UIC provvedera' ad acquisire la segnalazione e ad attribuirle un proprio codice di protocollo. Tale codice, da utilizzare per tutte le successive comunicazioni relative alla medesima segnalazione, verra' notificato al segnalante. Se il segnalante non riceve la notifica di avvenuta ricezione entro un ragionevole lasso di tempo, deve avvisare l'UIC - Servizio Antiriciclaggio, comunicando il numero identificativo e la data di invio della segnalazione per la quale non ha ricevuto la notifica. Qualora la segnalazione risulti effettivamente non pervenuta, il segnalante dovra' ripeterne l'invio. Il codice di protocollo UIC verra' assegnato solo alle segnalazioni correttamente acquisite. Nel caso in cui si verifichi un errore di acquisizione, il suddetto codice non verra' assegnato e la comunicazione di notifica conterra' la descrizione dei rilievi riscontrati. In questo caso il segnalante, dopo aver tempestivamente corretto gli errori, dovra', senza indugio, ripetere la segnalazione. Tale segnalazione non e' considerata sostitutiva. ALLEGATI: - Tabella 1: codici soggetto segnalante - Tabella 2: valori per il campo "NATURA GIURIDICA" - Fac-simile della lettera di trasmissione TABELLA 1 - CODICI SOGGETTO SEGNALANTE Soggetto segnalante Codice Avvocati 20 Consulenti del lavoro 21 Dottori commercialisti 22 Notai 23 Ragionieri e periti commerciali 24 Revisori contabili 25 Societa' di revisione 26 TABELLA 2 - valori per il campo "NATURA GIURIDICA" SPA Societa' Per Azioni SRL Societa' a Responsabilita' Limitata SAS Societa' in Accomandita Semplice SAA Societa' in Accomandita per Azioni SDF Societa' Di Fatto SS Societa' Semplice SCRL Societa' Cooperativa a Responsabilita' Limitata SCRI Societa' Cooperativa a Responsabilita' Illimitata SNC Societa' in Nome Collettivo DI Ditta Individuale PLC Private Limited Company GMBH Gesellschaft Mit Beschraenkter Haftung SARL Societe' A' Responsabilite' Limitee SL Sociedad de responsabilidad Limitada LDA Sociedade por quotas BV Besloten Vennotschap met beperkte aansprakelijkheid LTDC LimiTeD Company AG AktienGesellschaft SA Societe' Anonyme SAN Sociedad ANonima SANO Sociedade ANOnima NV Naamloze Vennootschap PL Limited Partnership KG KommanditGesellschaft SCS Societe' en Commandite Simple SENC Sociedad EN Comandita simple CTA Sociedade em Comandita simples CV Commanditaire Vennootschap LPC Limited Partnership with a share Capital KGAA KommanditGesellschaft Auf Aktien SCA Societe' en Commandite par Actions SCAP Sociedad Comandotaria Por Acciones SCAA Socidade em Comandita por Accaes CVA Commanditaire Vennootschap op Aandeleen AS Association GBR Gcscllschaft dcs Buergerlichen Rechts SC Societe' Civile SCI Sociedad Civil SCIV Sociedade CIVil MS MaatSchap UP Unlimited Partnership OHG Offene HandelsGesellschaft SNCO Societe' en Nom Collectif SRC Sociedad Regular Colectiva SNCL Sociedade em Nome CoLectivo VOF Vennootschap Onder Firma XXXX Altra specie giuridica italiana * * * Altra specie giuridica estera FAC SIMILE DELLA LETTERA DI TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE MITTENTE Tipo del soggetto segnalante...... Cognome e Nome............................. Cognome e Nome............................. ........................................... Recapito telefonico.......... Al sensi dell'art. 3 del decreto-legge 3 maggio 1991, n. 143, convertito con modifiche dalla legge 5 luglio 1991 n. 197, cosi' come modificato dal decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153, si trasmette in allegato la segnalazione i cui estremi sono di seguito riportati: N° identificativo Data segnalazione ................. ................. ............., li ................. Il/i Segnalante/i