Gazzetta n. 234 del 5 ottobre 2004 (vai al sommario) ISTITUTO SUPERIORE DI SANITA' DECRETO 16 settembre 2004 Regolamento concernente le modalita' di funzionamento dell'Ufficio per le relazioni con il pubblico presso l'Istituto superiore di sanita'. (Decreto n. 3). IL PRESIDENTE Visto l'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica 26 giugno 1992, n. 352, concernente l'istituzione, presso le pubbliche amministrazioni, di un ufficio per le relazioni con il pubblico; Visto l'art. 11 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, sull'individuazione degli uffici per le relazioni con il pubblico; Vista la circolare del Ministero per la funzione pubblica 27 aprile 1993, n. 17, riguardante «Istituzione dell'ufficio per le relazioni con il pubblico e disciplina dell'attivita' di comunicazione pubblica»; Considerate le direttive del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994 e dell'11 ottobre 1994 relative ai principi generali dei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e utenza; Visto l'art. 8 della legge 7 giugno, n. 150, riguardante la «disciplina delle attivita' di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni»; Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 20 gennaio 2001, n. 70, concernente l'organizzazione strutturale dell'Istituto superiore di sanita' ed in particolare l'art. 13, comma 1, lettera h), il quale prevede l'istituzione presso l'Istituto superiore di sanita' di un ufficio per le relazioni con il pubblico, ai sensi dell'art. 13, comma 1, lettera m), del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 419; Visto il decreto presidenziale del 24 gennaio 2003 con il quale e' stato emanato il regolamento recante norme per l'organizzazione strutturale e la disciplina del rapporto di lavoro dei dipendenti dell'Istituto superiore di sanita' ed in particolare l'art. 24, il quale ha previsto l'istituzione dell'Ufficio VII - Affari amministrativi e relazioni con il pubblico; Considerata l'esigenza di assicurare un collegamento funzionale tra gli utenti, le strutture amministrative e le strutture tecnico-scientifiche dell'Istituto, anche attraverso l'attivita' istituzionale cui e' deputato il predetto ufficio per le relazioni con il pubblico; Recepite le osservazioni formulate dal Ministero della salute e dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica in qualita' di Dicasteri vigilanti, ai sensi e per gli effetti dell'art. 13, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 20 gennaio 2001, n. 70; Vista la deliberazione n. 4 del 9 luglio 2004 adottata dal consiglio di amministrazione dell'Istituto, con la quale e' stato approvato il regolamento concernente le modalita' di funzionamento dell'ufficio per le relazioni con il pubblico presso l'Istituto superiore di sanita'; Vista la nota del Ministro della salute del 6 settembre 2004 con la quale, previo parere favorevole della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della funzione pubblica, e' stata comunicata l'approvazione della deliberazione n. 4 del 9 luglio 2004 adottata dal consiglio di amministrazione dell'Istituto; Emana: Il seguente regolamento concernente le modalita' di funzionamento dell'Ufficio per le relazioni con il pubblico presso l'Istituto superiore di sanita'. Il presente decreto sara' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma, 16 settembre 2004 Il presidente: Garaci   Allegato Art. 1. Individuazione 1. L'Ufficio per le relazioni con il pubblico (U.R.P.) dell'Istituto superiore di sanita', di cui all'art. 24 del regolamento di organizzazione del personale approvato con decreto ministeriale del 12 novembre 2002, opera nell'ambito dell'Ufficio VII - Affari amministrativi e razioni con il pubblico. Art. 2. Struttura dell'U.R.P. 1. Il responsabile dell'U.R.P., organizza le risorse umane e strumentali destinate all'Ufficio. 2. L'U.R.P. e' coadiuvato da referenti incaricati nei singoli uffici amministrativi, Dipartimenti e servizi che saranno individuati dai rispettivi direttori, sulla base di indicazioni fornite dall'U.R.P. al fine di assicurare uniformita' e coordinamento nello svolgimento delle attivita' di competenza. Art. 3. Compiti dell'U.R.P. 1. L'U.R.P. svolge i seguenti compiti: attivita' di accoglienza per il rapporto diretto con l'utenza (front-office); relazioni con il pubblico, anche mediante l'utilizzo di tecnologie informatiche; ricerche ed analisi finalizzate alla conoscenza dei bisogni dell'utenza; informazioni agli utenti sugli atti e sullo stato dei procedimenti; coordinamento dell'applicazione della normativa contenuta nella legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed integrazioni; verifica dell'attuazione degli adempimenti relativi all'applicazione del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di protezione dei dati personali; coordinamento funzionale con i referenti degli uffici amministrativi, dei Dipartimenti, dei Servizi e dei Centri dell'Istituto superiore di sanita'; formazione del personale U.R.P.; progettazione e realizzazione di strumenti informativi per il pubblico, in collaborazione con le strutture all'uopo interessate; promozione di collegamenti con gli U.R.P. del Servizio sanitario nazionale e delle altre strutture sanitarie; miglioramento della conoscenza dell'Istituto, delle sue attivita' e delle sue funzioni; informazioni su aree e progetti dell'Istituto; informazioni su convegni, corsi e seminari organizzati dall'Istituto superiore di sanita'; informazioni sulla documentazione prodotta dall'Istituto; informazioni su bandi gestiti dall'Istituto superiore di sanita'; informazioni su tematiche di interesse istituzionale; feedback con l'utenza per suggerimenti in ordine alla possibilita' di procedere al miglioramento di alcune strutture e/o servizi e valutazione degli interventi proposti; analisi e verifica della qualita' del servizio offerto all'utenza e comunicazione delle risultanze ai settori interessati. 2. L'U.R.P., inoltre, fornisce le informazioni richieste nel rispetto dei limiti di cui al decreto ministeriale 27 luglio 1997, n. 353, e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. Art. 4. Compiti dei referenti dell'U.R.P. 1. I referenti designati dagli uffici amministrativi, dai dipartimenti, dai servizi, dai centri svolgono i seguenti compiti: front-office nelle materie di competenza, in assenza di dati informativi in possesso dell'U.R.P.; collegamento con i responsabili dei procedimenti della struttura di appartenenza, al fine di garantire continuita' e tempestivita' nell'informazione all'utenza; comunicazione all'U.R.P. dell'esito delle richieste direttamente riscontrate. Art. 5. Orario di apertura 1. L'orario di apertura al pubblico e' di quattro ore al giorno dal lunedi' al venerdi', da articolarsi in modo da rispondere funzionalmente alle esigenze dell'utenza e dell'Ufficio preposto. 2. Durante l'orario di apertura dell'Ufficio deve essere assicurata la reperibilita' dei referenti o di loro sostituti. 3. In assenza dei referenti di cui al comma 2, l'U.R.P. fara' riferimento alle segreterie delle strutture competenti. Art. 6. Diritti dell'utente 1. L'URP ha il dovere di fornire con la massima tempestivita' le informazioni, ove possibile. 2. Qualora non si possa provvedere immediatamente, per la natura della richiesta o per circostanze contingenti, la risposta verra' fornita nel rispetto dei termini di cui al decreto ministeriale 18 novembre 1998. 3. I dati personali contenuti nelle richieste di informazioni verranno utilizzati esclusivamente ai fini istituzionali dell'U.R.P., nel rispetto delle disposizioni normative di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.