Gazzetta n. 198 del 24 agosto 2004 (vai al sommario) MINISTERO DEGLI AFFARI ESTERI DECRETO 23 giugno 2004, n. 225 Regolamento di attuazione dell'articolo 20, commi 2 e 3, dell'articolo 21 e dell'articolo 181, comma 1, lettera a) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante «Codice in materia di protezione dei dati personali». IL MINISTRO DEGLI AFFARI ESTERI Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il codice in materia di protezione dei dati personali con particolare riferimento agli articoli 20, 21 e 181, comma 1, lettera a); Visto il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, e successive modificazioni ed integrazioni, recante ordinamento dell'Amministrazione degli affari esteri; Visto l'articolo 17, commi 3 e 4, della legge 23 agosto 1988, n. 400; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 11 maggio 1999, n. 267, recante il regolamento concernente l'organizzazione e le funzioni degli uffici di livello dirigenziale generale dell'Amministrazione centrale del Ministero degli affari esteri; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 24 giugno 2002, n. 157, che reca modifiche ed integrazioni al citato decreto del Presidente della Repubblica 11 maggio 1999, n. 267; Visto il provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali in data 17 gennaio 2002; Ravvisata la necessita' di provvedere ad identificare i tipi di dati sensibili e giudiziari trattati nell'ambito dell'Amministrazione degli affari esteri, le finalita' di interesse pubblico perseguite dal trattamento e le operazione eseguite con gli stessi dati; Sentito il Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'articolo 154, comma 1, lettera g), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; Udito il parere del Consiglio di Stato espresso dalla sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 15 dicembre 2003, n. 5215/03; Vista la comunicazione al Presidente del Consiglio dei Ministri, a norma dell'articolo 17, comma 3, della citata legge n. 400 del 1988, con nota del 21 maggio 2003, e il relativo nulla osta con nota del 9 giugno 2004; A d o t t a il seguente regolamento: Art. 1. 1. In relazione ai procedimenti relativi alle assenze per malattia od alla concessione di aspettative o permessi sindacali, sono oggetto di trattazione e di conservazione da parte dei singoli uffici di livello dirigenziale dell'amministrazione centrale del Ministero degli affari esteri, dati attinenti allo stato di salute dei propri dipendenti, come pure informazioni circa l'adesione a sindacati o la partecipazione ad attivita' di carattere sindacale. Da parte degli stessi uffici possono essere altresi' oggetto di trattazione e di conservazione, ancorche' in via eventuale, ulteriori dati sensibili o dati giudiziari che vengono in loro possesso nella gestione dei rapporti di lavoro dei propri dipendenti in relazione alle finalita' di cui all'articolo 112 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. 2. Nella tabella allegata, che costituisce parte integrante del presente regolamento, sono individuati i dati sensibili trattati e conservati dagli uffici di livello dirigenziale generale dell'amministrazione centrale del Ministero degli affari esteri, ulteriori rispetto a quelli identificati nel precedente comma, le finalita' di interesse pubblico perseguite col trattamento, nonche' le specifiche operazioni eseguibili. 3. Gli uffici all'estero di cui al primo comma dell'articolo 30 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, trattano e conservano gli stessi dati sensibili indicati nei commi 1 e 2 del presente articolo, per lo svolgimento delle funzioni di rispettiva competenza. Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara' inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare. Roma, 23 giugno 2004 Il Ministro: Frattini Visto, il Guardasigilli: Castelli Registrato alla Corte dei conti il 6 agosto 2004 Ministeri istituzionali, registro n. 9, foglio n. 60 Avvertenza: Il testo delle note qui pubblicato e' stato redatto dall'amministrazione competente per materia, ai sensi dell'art. 10, commi 2 e 3, del testo unico delle disposizioni sulla promulgazione delle leggi, sull'emanazione dei decreti del Presidente della Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre 1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura delle disposizioni di legge modificate o alle quali e' operato il rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli atti legislativi qui trascritti. Note alle premesse: - Il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 174 del 29 luglio 2003, S.O. reca: «Codice in materia di protezione dei dati personali». - Si trascrivono i commi 2 e 3, dell'art. 20, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «2. Nei casi in cui una disposizione di legge specifica la finalita' di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e di operazioni eseguibili, il trattamento e' consentito solo in riferimento ai tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalita' perseguite nei singoli casi e nel rispetto dei principi di cui all'art. 22, con atto di natura regolamentare adottato in conformita' al parere espresso dal Garante ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera g), anche su schemi tipo. «3. Se il trattamento non e' previsto espressamente da una disposizione di legge i soggetti pubblici possono richiedere al Garante l'individuazione delle attivita', tra quelle demandate ai medesimi soggetti dalla legge, che perseguono finalita' di rilevante interesse pubblico e per le quali e' conseguentemente autorizzato, ai sensi dell'art. 26, comma 2, il trattamento dei dati sensibili. Il trattamento e' consentito solo se il soggetto pubblico provvede altresi' a identificare e rendere pubblici i tipi di dati e di operazioni nei modi di cui al comma 2.». - Si trascrive l'art. 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «2. Le disposizioni di cui all'art. 20, commi 2 e 4, si applicano anche al trattamento dei dati giudiziari.». - Si trascrive l'art. 181, comma 1, lettera a), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «1. Per i trattamenti di dati personali iniziati prima del 1° gennaio 2004, in sede di prima applicazione del presente codice: a) l'identificazione con atto di natura regolamentare dei tipi di dati e di operazioni ai sensi degli articoli 20, commi 2 e 3, e 21, comma 2, e' effettuata, ove mancante, entro il 30 settembre 2004;». - Il decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 44 del 18 febbraio 1967, S.O., reca: «Ordinamento dell'Amministrazione degli affari esteri». - La legge 23 agosto 1988, n. 400, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 214 del 12 settembre 1988, S.O., reca: «Disciplina dell'attivita' di Governo e ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri». - Si trascrive l'art. 17, commi 3 e 4, della legge 23 agosto 1988, n. 400: «3. Con decreto ministeriale possono essere adottati regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di autorita' sottordinate al Ministro, quando la legge espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti, per materie di competenza di piu' Ministri, possono essere adottati con decreti interministeriali, ferma restando la necessita' di apposita autorizzazione da parte della legge. I regolamenti ministeriali ed interministeriali non possono dettare norme contrarie a quelle dei regolamenti emanati dal Governo. Essi debbono essere comunicati al Presidente del Consiglio dei Ministri prima della loro emanazione. 4. I regolamenti di cui al comma 1 ed i regolamenti ministeriali ed interministeriali, che devono recare la denominazione di «regolamento», sono adottati previo parere del Consiglio di Stato, sottoposti al visto ed alla registrazione della Corte dei conti e pubblicati nella Gazzetta Ufficiale.». - Il decreto del Presidente della Repubblica 11 maggio 1999, n. 267, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 183 del 6 agosto 1999, S.O., reca: «Regolamento recante norme per l'individuazione degli uffici di livello dirigenziale generale, nonche' delle relative funzioni, dell'Amministrazione centrale del Ministero degli affari esteri.». - Il decreto del Presidente della Repubblica 24 giugno 2002, n. 157, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 176 del 29 luglio 2002, reca: «Regolamento recante modifiche ed integrazioni al decreto del Presidente della Repubblica 11 maggio 1999, n. 267, concernente l'individuazione degli uffici di livello dirigenziale generale, nonche' delle relative funzioni, dell'Amministrazione centrale del Ministero degli affari esteri.». - Il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 174 del 29 luglio 2003, S.O. reca: «Codice in materia di protezione dei dati personali». - Si trascrive l'art. 154, comma 1, lettera g): «1. Oltre a quanto previsto da specifiche disposizioni, il Garante, anche avvalendosi dell'Ufficio e in conformita' al presente codice, ha il compito di: g) esprimere pareri nei casi previsti;». Note all'art. 1: - Per il riferimento al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, vedi le note alle premesse. Si trascrive l'art. 112 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196: «Art. 112 (Finalita' di rilevante interesse pubblico). - 1. Si considerano di rilevante interesse pubblico, ai sensi degli articoli 20 e 21, le finalita' di instaurazione e gestione da parte di soggetti pubblici di rapporti di lavoro di qualunque tipo, dipendente o autonomo, anche non retribuito o onorario o a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato. 2. Tra i trattamenti effettuati per le finalita' di cui al comma 1, si intendono ricompresi, in particolare, quelli effettuati al fine di: a) applicare la normativa in materia di collocamento obbligatorio e assumere personale anche appartenente a categorie protette; b) garantire le pari opportunita'; c) accertare il possesso di particolari requisiti previsti per l'accesso a specifici impieghi, anche in materia di tutela delle minoranze linguistiche, ovvero la sussistenza dei presupposti per la sospensione o la cessazione dall'impiego o dal servizio, il trasferimento di sede per incompatibilita' e il conferimento di speciali abilitazioni; d) adempiere ad obblighi connessi alla definizione dello stato giuridico ed economico, ivi compreso il riconoscimento della causa di servizio o dell'equo indennizzo, nonche' ad obblighi retributivi, fiscali o contabili, relativamente al personale in servizio o in quiescenza, ivi compresa la corresponsione di premi e benefici assistenziali; e) adempiere a specifici obblighi o svolgere compiti previsti dalla normativa in materia di igiene e sicurezza del lavoro o di sicurezza o salute della popolazione, nonche' in materia sindacale; f) applicare, anche da parte di enti previdenziali ed assistenziali, la normativa in materia di previdenza ed assistenza ivi compresa quella integrativa, anche in applicazione del decreto legislativo 29 luglio 1947, n. 804 del Capo provvisorio dello Stato, riguardo alla comunicazione di dati, anche mediante reti di comunicazione elettronica, agli istituti di patronato e di assistenza sociale, alle associazioni di categoria e agli ordini professionali che abbiano ottenuto il consenso dell'interessato ai sensi dell'art. 23 in relazione a tipi di dati individuati specificamente; g) svolgere attivita' dirette all'accertamento della responsabilita' civile, disciplinare e contabile ed esaminare i ricorsi amministrativi in conformita' alle norme che regolano le rispettive materie; h) comparire in giudizio a mezzo di propri rappresentanti o partecipare alle procedure di arbitrato o di conciliazione nei casi previsti dalla legge o dai contratti collettivi di lavoro; i) salvaguardare la vita o l'incolumita' fisica dell'interessato o di terzi; l) gestire l'anagrafe dei pubblici dipendenti e applicare la normativa in materia di assunzione di incarichi da parte di dipendenti pubblici, collaboratori e consulenti; m) applicare la normativa in materia di incompatibilita' e rapporti di lavoro a tempo parziale; n) svolgere l'attivita' di indagine e ispezione presso soggetti pubblici; o) valutare la qualita' dei servizi resi e dei risultati conseguiti. 3. La diffusione dei dati di cui alle lettere m), n) ed o) del comma 2 e' consentita in forma anonima e, comunque, tale da non consentire l'individuazione dell'interessato. Relativamente agli uffici centrali dell'Amministrazione degli affari esteri devono intendersi unita' organizzative responsabili dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale gli uffici delle direzioni generali e dei servizi quali risultano dal decreto organizzativo del Ministero, ai sensi dell'art. 25 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18.». - Per il riferimento al decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 18, vedino le note alle premesse. - Si trascrive l'art. 30: «Art. 30 (Classificazione, istituzione e soppressione). - Gli uffici all'estero comprendono: le rappresentanze diplomatiche, che si distinguono in Ambasciate e Legazioni, denominate negli articoli seguenti Missioni diplomatiche, e in rappresentanze permanenti presso Enti o Organizzazioni internazionali; gli uffici consolari, che si distinguono in uffici consolari di I e di II categoria; gli istituti italiani di cultura. L'istituzione e la soppressione delle rappresentanze diplomatiche sono disposte con decreto del Presidente della Repubblica, previa deliberazione del Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministro per gli affari esteri di concerto con il Ministro per il tesoro. Per le rappresentanze permanenti presso Enti o Organizzazioni internazionali il decreto istitutivo specifica la loro equiparazione ad Ambasciata o Legazione. L'istituzione e la soppressione degli uffici consolari di I categoria sono disposte con decreto del Presidente della Repubblica su proposta del Ministro per gli affari esteri, previo parere del Consiglio di amministrazione, di concerto con il Ministro per il tesoro. L'istituzione e la soppressione dei Consolati generali e dei Consolati di II categoria sono disposte con decreto del Presidente della Repubblica su proposta del Ministro per gli affari esteri; l'istituzione e la soppressione dei Vice consolati e delle Agenzie consolari' di II categoria sono disposte con decreto del Ministro per gli affari esteri. In citta' sedi di missione diplomatica non possono essere istituiti uffici consolari di II categoria. I decreti di istituzione e soppressione di rappresentanze diplomatiche e di uffici consolari sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale. Gli istituti italiani di cultura sono istituiti e soppressi in base alla specifica normativa che ne disciplina le attivita' e il funzionamento. Per quanto in questa non espressamente previsto e regolato si applicano le norme del presente decreto, se compatibili con la natura e le finalita' degli istituti stessi. Gli istituti italiani di cultura dipendono dalle Missioni diplomatiche e dagli uffici consolari secondo quanto stabilito dalla legge.».   Allegato (art. 1, comma 2) ----> vedere allegato da pag. 8 a pag. 23 della G.U. <----