Gazzetta n. 198 del 24 agosto 2002 (vai al sommario) MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE CIRCOLARE 7 agosto 2002, n. 25 Sistema unico di contabilita' economica per centri di costo delle pubbliche amministrazioni - Titolo III del Decreto Legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello Stato: rilevazione costi (I semestre) e revisione budget anno 2002. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri: - Segretariato Generale Alle Amministrazioni Centrali dello Stato: - Gabinetto - Servizi di Controllo Interno - Direzioni generali Alle Amministrazioni autonome Agli Uffici centrali del Bilancio presso i Ministeri e le Amministrazioni autonome All'Ufficio di Ragioneria presso il Magistrato per il Po Alle Ragionerie prov.li dello Stato e, p.c. Alla Corte dei Conti All'A.I.P.A. All'Istituto Nazionale di Statistica All'Agenzia per la Rappresentanza Negoziale LORO SEDI 1. La legge n. 94/1997, concernente la riforma del bilancio dello Stato, ed il D. Leg.vo di attuazione n. 279/1997 hanno introdotto nell'ordinamento contabile italiano il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo come supporto al processo di formazione del bilancio di previsione e alle decisioni di finanza pubblica, nonche' come strumento principale del controllo interno di gestione. Questo sistema contabile consente di evidenziare, in termini economici, le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente perseguibili dalle Amministrazioni tramite la raccolta e la predisposizione delle informazioni economiche. Esso rappresenta, quindi, un valido strumento conoscitivo ed informativo sia per le Amministrazioni stesse nel loro autonomo processo di controllo interno e di costruzione del bilancio, sia per il Ministro dell'Economia e delle Finanze nel suo ruolo di coordinatore della finanza pubblica (Art. 4 bis della Legge n. 468/1978, e successive modificazioni ed integrazioni). 2. La normativa innanzi citata disciplina il sistema unico di contabilita' economica delle Amministrazioni pubbliche, avviato - in prima istanza - per le sole Amministrazioni centrali dello Stato con la circolare n. 32 del 26 maggio 1999. Questo sistema contabile pone in relazione le risorse impiegate, gli obiettivi perseguiti e le responsabilita' di gestione della dirigenza e, quindi, consente di verificare l'andamento della gestione attraverso il confronto dei costi (che esprimono l'impiego delle risorse), previsti nel budget, con quelli effettivamente sostenuti nel corso dell'esercizio. In tale contesto, la rilevazione dei costi esprime la rappresentazione della fase gestionale e, quindi, consente alle Amministrazioni di procedere alla verifica dello svolgimento dell'azione amministrativa, e, se del caso, di adeguare il budget inizialmente formulato alle nuove esigenze che vengono a manifestarsi nel corso della gestione. 3. Per il terzo anno consecutivo, i singoli Centri di costo delle Amministrazioni centrali dello Stato sono chiamati a procedere alla rilevazione semestrale dei costi ed alla revisione del budget per il semestre successivo prendendo a riferimento il Titolo III del D.L.vo 7 agosto 1997, n. 279 - ed il connesso piano dei conti esposto nella Tabella B allegata al decreto medesimo. Il predetto piano dei conti, come e' noto, e' stato modificato ed integrato, proprio alla luce delle esperienze maturate nel primo triennio di attuazione del nuovo processo economico con Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze in data 25 marzo 2002 - a norma dell'art. 10, comma 6, del citato D.L.vo n. 279/1997 - e pubblicato nella sua nuova stesura nella G.U. no 83 del 9 aprile 2002. Risulta, inoltre, disponibile nell'area pubblica del portale di contabilita' economica, accessibile attraverso la home page del sito Internet del Ministero dell'Economia e delle Finanze - www.tesoro.it -, nella sezione dedicata al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. In vigenza di un piano dei conti modificato - il quale viene gia' utilizzato per la formulazione del budget per l'anno 2003 - si e' ritenuto opportuno, ed in linea con i principi metodologici, che allo stesso si faccia parimenti riferimento in sede di rilevazione dei costi del primo semestre del corrente anno, ancorche' il budget sia stato predisposto con il precedente piano dei conti. Pertanto, tanto le schede di rilevazione dei costi quanto quelle di revisione del budget, accluse alle Note Tecniche n. 1 e n. 2 della presente circolare, sono state approntate tenendo conto di quanto sopra evidenziato. A tale riguardo apposite istruzioni, ivi contenute, faciliteranno le operazioni da effettuare nel passaggio dal precedente all'attuale piano dei conti, per le voci che sono state modificate. Il processo di rilevazione dei costi del primo semestre 2002 prevede, inoltre, come seconda innovazione, il supporto strumentale del Portale di contabilita' economica. I Centri di costo di ciascuna Amministrazione, infatti, sono direttamente coinvolti nel procedimento di invio telematico dei dati economici rilevati, mediante l'ausilio del portale web su rete Internet, dislocato presso le medesime. 4. Anche per l'anno 2002, si e' ritenuto opportuno confermare la rilevazione dei costi con cadenza semestrale e la revisione del budget, al fine di consentire la definitiva assimilazione del nuovo processo da parte di tutti gli operatori interessati e, quindi, di migliorarne l'efficacia. Tale processo, infatti, va ormai consolidandosi quale indispensabile strumento conoscitivo e decisionale a disposizione e, quindi, di ausilio a piu' consapevoli e trasparenti scelte, rendendo piu' efficiente l'utilizzo delle risorse disponibili, in primo luogo da parte di ciascun Centro di costo. La tempificazione del processo e' riportata nell'allegato 1 Calendario degli adempimenti; con le unite Note tecniche n. 1 (allegati 2 e 3) e n. 2 (allegati 4 e 5), vengono descritte le regole ed i criteri contabili cui si deve fare riferimento per procedere, rispettivamente, alla rilevazione dei costi del primo semestre e alla revisione del budget 2002. 5. La tempestivita' delle rilevazioni, correlata all'arco temporale dell'operazione, rappresenta una componente peculiare e fondamentale del nuovo processo e postula, pertanto, che l'elaborazione dei relativi dati, da parte di tutti i Centri di costo, avvenga nel rispetto dei termini previsti. A tale proposito si segnala che le Amministrazioni sono tenute a realizzare i propri sistemi di contabilita' economica analitica, possibilmente informatizzati, anche a sostegno dei rispettivi Sistemi di controllo interno di gestione (ex D. Leg.vo n. 286/1999, artt. 4 e 9). Al fine di omogeneizzare e di semplificare questo nuovo processo, le Amministrazioni stesse potranno rivolgersi al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, per ogni esigenza connessa all'organizzazione del rispettivo sistema di contabilita' economica e di controllo interno di gestione, essendone divenuta ormai inderogabile l'attivazione in quanto strumentale anche al processo di rilevazione ed analisi dei costi. Con l'occasione si reputa opportuno richiamare l'attenzione delle Amministrazioni sulla necessita' di dotarsi di idonee risorse umane e strumentali e, in particolare, di quelle informatiche, come gia' e' stato rilevato con la circolare di indirizzo n. 6 del 23 febbraio del 2000. 6. Questo rilevante percorso innovativo richiede, cosi' come per il passato, il massimo impegno e la fattiva partecipazione di tutte le strutture interessate. A tal fine si rinnova la richiesta affinche' le Amministrazioni in indirizzo individuino e segnalino i funzionari titolari del procedimento in argomento, ai quali poter fare costante riferimento, allo scopo di migliorarne tutte le fasi operative e per rendere piu' efficace l'azione di supporto e di collaborazione che sara' prestata dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, al quale potranno rivolgersi, anche tramite il nuovo portale web, per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. nn. 06/4761- 4080/4081/4083/4613/4792/4514; fax nn. 06/4761 - 4765/4766; e-mail: sacr@rgs.tesoro.it) Roma, 7 agosto 2002 Il Ministro: TREMONTI   Allegato 1 CALENDARIO DEGLI ADEMPIMENTI Le Amministrazioni dovranno procedere all'inserimento ed alla alla trasmissione telematica delle schede di rilevazione dei costi 1o semestre e di revisione budget 2002 e degli altri allegati ai coesistenti Uffici Centrali del Bilancio, inderogabilmente entro il 1 ottobre 2002. Gli Uffici Centrali del Bilancio avranno cura di verificare e validare i dati trasmessi dalle Amministrazioni e procederanno alla trasmissione telematica all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti inderogabilmente entro il 7 ottobre 2002. Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle Amministrazioni, il predetto Servizio provvedera' ad inviare i report di gestione e di revisione del budget ai diversi centri di costo, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del Bilancio, ed analogamente a quanto avvenuto in occasione della Rilevazione dei costi relativa al 1o semestre 2001, predisporra' l'apposito Documento relativo allo Stato da presentare al Parlamento.   Allegato 2 RILEVAZIONE DEI COSTI I SEMESTRE 2002 NOTA TECNICA N. 1 SEZIONE PRIMA INDICAZIONI GENERALI 1. Per l'impostazione della contabilita' economica, le Amministrazioni centrali hanno come riferimento normativo il Titolo III del Decreto Legislativo 7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano unico dei conti che costituisce la chiave unitaria di dialogo tra le Amministrazioni pubbliche ed il Ministero delle Economia e delle Finanze- Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Il livello minimo di rappresentazione contabile, esposto nella Tabella B, allegata al citato decreto, relativa al piano dei conti, recentemente modificata dal decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze no34558/2002, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le Amministrazioni centrali e il Ministero dell'Economia e delle Finanze - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Per le stesse Amministrazioni - secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 - resta invariata la possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo interno. Anche in tal caso, comunque, permane la comunicazione dei dati rilevati, al livello di dettaglio sopra specificato, al suddetto Dipartimento. Si ribadisce, altresi', che il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si pongono in stretta integrazione sia con il sistema di controllo interno di gestione e con il processo di costruzione del bilancio finanziario delle Amministrazioni, sia con le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rende indispensabile garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di pertinenza. In tale contesto, quindi, e' necessario che gli eventi amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili vengano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi livelli di osservazione dei fenomeni stessi. 2. A completamento di quanto gia' precisato nella parte dispositiva della circolare, si ritiene opportuno fornire alcune indicazioni volte a facilitare l'attivita' dei Centri di costo in ordine alla predisposizione delle schede di rilevazione contenenti informazioni relative alla riconciliazione. Dall'esperienza finora acquisita, oltre ad alcune criticita' di natura metodologica e contabile - emerse, e quindi trasfuse nelle regole di seguito riportate - si e' potuto riscontrare il ruolo centrale che assumono, nell'ambito del processo economico, gli Uffici detentori delle informazioni economiche all'interno di ogni Amministrazione (Ufficio del personale, Economato, Ufficio per la gestione unificata delle spese strumentali, Ufficio per gli affari Generali, ecc.). Pertanto, risulta fondamentale il compito svolto da questi ultimi nella trasmissione ai centri di costo interessati, tempestivamente e in piena aderenza ai criteri contabili, dei dati e delle informazioni economiche in loro possesso. 3. Alcune Amministrazioni centrali sono state interessate, nel corso del 2001, da processi di ristrutturazioni organizzative previste da specifiche disposizioni legislative o da nuovi assetti derivanti, da una parte, dalla piena operativita' dei trasferimenti di funzioni e risorse alle Regioni ed agli Enti locali (previsti dal D.L.vo n. 112 del 1998) e, dall'altra, dalla ridefinizione delle strutture e delle funzioni ministeriali (disegnate dai decreti legislativi nn. 300 e successive modificazioni e 303 del 1999). L'attuazione di tali disposizioni ha comportato gia' in sede di predisposizione del budget 2002 modifiche organizzative, impattando con le fasi gestionali della contabilita' economica, costituendone i Centri di costo una delle componenti fondamentali. Si rappresenta che, per motivi di confronto con i dati relativi al budget 2002, i dati di costo dovranno essere rilevati secondo le strutture previste in occasione della formulazione del budget 2002, fermo restando che qualsiasi ulteriore cambiamento delle preesistenti strutture dei centri di costo dovra' essere preliminarmente segnalato e concordato con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. 4. La rilevazione degli eventi amministrativi connessi all'impiego delle risorse umane, finanziarie e strumentali richiede l'attivazione di un sistema contabile basato sul concetto di competenza economica, ossia un sistema che valorizzi le risorse stesse nel momento dell'effettivo utilizzo e, quindi, indipendentemente dall'esborso per l'acquisizione delle medesime. La manifestazione dell'onere derivante dall'effettivo utilizzo delle risorse, vale a dire il costo, non e', infatti, direttamente riconducibile -nell'ambito del sistema di contabilita' finanziaria - a nessuna delle fasi di gestione della spesa, che rappresenta l'esborso monetario legato all'acquisizione delle risorse stesse. Le fasi contabili della spesa, infatti, assumono connotazioni diverse in stretta relazione all'espressione finanziaria che sono chiamate a rappresentare, non riuscendo a qualificare l'utilizzazione delle risorse acquisite. Le rilevazioni che consentono di rappresentare i costi sostenuti, pertanto, devono essere effettuate nel momento in cui gli eventi si manifestano, associando convenzionalmente tale momento ad un documento (es. cedolino stipendi, ricevuta canoni ecc.), che attesti l'effettivo impiego della risorsa considerata. Al fine, quindi, di rappresentare compiutamente lo svolgimento della gestione in termini economici e gli eventi amministrativi che generano costi, qualunque sia il periodo prescelto per il monitoraggio (ad es. il semestre), e' necessario individuare: * il centro di costo, ossia l'unita' organizzativa che utilizza risorse per lo svolgimento delle proprie attivita'; * la finalita' per la quale vengono sostenuti i costi, che puo' essere espressa a diversi livelli di dettaglio: in questa fase la rilevazione non viene ancora richiesta secondo la logica completa del nuovo processo, per favorirne una piu' rapida assimilazione; * la voce del piano dei conti, articolata su tre livelli secondo quanto previsto dal D. Leg.vo n. 279/1997, che esprime la natura del costo, ovvero il tipo di risorsa utilizzata (personale, beni di consumo, consulenza, ecc...), e puo' essere analizzata ad un ulteriore livello di dettaglio, rispetto al suddetto terzo livello, secondo le esigenze del controllo interno. In tal caso, pero', le Amministrazioni sono tenute a fornire gli elementi economici al Ministero dell'Economia e delle Finanze solo al terzo livello del richiamato piano dei conti. In questa fase di avvio della rilevazione contabile le Amministrazioni sono tenute a rilevare i costi, in linea generale, solo al secondo livello del piano dei conti; * il periodo di riferimento del costo, cioe' il tempo in cui la risorsa (bene o servizio) viene impiegata dando luogo al correlativo costo. In particolare: nel caso di risorsa che esaurisce la sua utilita' contestualmente all'impiego, il periodo di riferimento del costo coincide con tale momento di utilizzo; nel caso, invece, di risorsa durevole (cioe' ad utilita' ultrannuale), il periodo di riferimento del costo e' dato dall'intervallo temporale che decorre dall'inizio dell'utilizzo della risorsa medesima fino al termine del periodo considerato di utilizzo della risorsa stessa (cioe' alla maturazione del costo); * la quantita' di risorsa utilizzata, che ne esprime il consumo rispetto ad una unita' di misura di riferimento che caratterizza la risorsa stessa (es. tempo: anni, mesi, giorni, ecc.; spazio: metri lineari, quadri, ecc.; volume: metri cubi, ecc.); * l'unita' monetaria di misura adottata, che e' di base alla valorizzazione della quantita' di risorse utilizzate (lira, euro); * il costo, che e' il valore monetario della quantita' di risorse utilizzate dal centro di costo. Le informazioni necessarie a rappresentare i costi relativi alle risorse utilizzate non sono pero' sempre disponibili presso la struttura che le impiega: talvolta, infatti, sono disponibili presso altri uffici della stessa Amministrazione; altre volte, invece, sono rinvenibili presso uffici di altre Amministrazioni. Nel primo caso, i centri di costo dovranno individuare l'Ufficio, appartenente alla stessa Amministrazione, che detiene le informazioni e concordare con esso le modalita' ed i flussi di scambio delle informazioni. Qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di trattamento dell'informazione, le Amministrazioni potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. Nel caso specifico, poi, in cui nell'Amministrazione considerata siano presenti centri di costo operanti a livello territoriale o, comunque decentrati, si deve procedere come segue: * se l'ufficio centrale e' titolare e responsabile dell'acquisizione delle risorse, il centro di costo periferico deve ricevere dall'ufficio centrale stesso tutte le informazioni necessarie per la determinazione dei costi delle risorse assegnate ed impiegate; * se, viceversa, il centro di costo periferico opera autonomamente - sulla base dell'accreditamento delle risorse finanziarie - esso acquisisce e impiega in proprio le risorse, dei cui costi ha, quindi, diretta cognizione. Nell'altro caso - quello in cui le risorse sono acquisite da strutture di Amministrazioni diverse da quella di riferimento, cui le risorse stesse sono poi assegnate - e' necessario attivare, con l'Amministrazione che effettua la spesa, un flusso di informazioni indispensabile per la determinazione dei costi riferibili al centro di costo utilizzatore delle risorse medesime. Anche in tal caso, qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di trattamento dell'informazione, le Amministrazioni potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. Periodicamente - attualmente a cadenza semestrale - i centri di costo dovranno fornire, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del Bilancio, al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, le risultanze economiche del periodo di indagine, aggregando le rilevazioni analitiche effettuate nel corso della gestione ed esprimendole in termini monetari e quantitativi. Una volta acquisiti ed elaborati i dati pervenuti dalle Amministrazioni, il Dipartimento in parola restituira' alle medesime specifici rapporti, attivando la fase di osservazione degli eventi manifestatisi nel semestre considerato, per verificare l'andamento globale della gestione. 5. In considerazione delle implicazioni derivanti dalla gestione delle nuove tipologie di informazione, si e' ritenuto, a partire dall''esercizio 2000, di avviare il sistema di contabilita' economica analitica secondo un approccio graduale, procedendo ad un'introduzione progressiva del nuovo processo. A questo proposito c'e' da rilevare che le semplificazioni adottate in sede di Budget 2002, gia' applicate anche agli esercizi 2000 e 2001, se da un lato sono state rivolte a facilitare l'approccio all'introduzione di un sistema di contabilita' economica in una realta' tanto complessa e quindi a favorire in questa prima fase la raccolta e la lettura delle informazioni, dall'altro hanno imposto un analogo adattamento delle rilevazioni di gestione nel corso di entrambi i semestri degli stessi anni, affinche' il confronto sia reso omogeneo. A partire dalla formulazione del budget 2003, tuttavia, sono state introdotte numerose innovazioni, volte a perfezionare e completare il nuovo processo attraverso, tra l'altro: * la nuova formulazione del Piano dei conti di cui alla Tab. B del D.Leg.vo 279/97 - cfr. decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze no 34558/2002 - che e' stato modificato ed integrato alla luce dell'esperienza maturata nel triennio 2000-2002; l'introduzione della previsione dei costi, oltre che per struttura, anche per destinazione, mediante la formulazione del budget 2003 per missioni istituzionali; * la redazione del budget annuale articolato per semestre; * l'attivazione di un portale web di contabilita' economica (accessibile all'indirizzo internet www.contabilitaeconomica.rgs.tesoro.it, oppure tramite la Home Page del sito www.tesoro.it) volto a migliorare il dialogo delle Amministrazioni centrali con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, nonche' a favorire la diffusione delle metodologie e tecniche dell'analisi economica. Dalla necessita' di preservare, da un lato, l'omogeneita' del confronto fra previsione e rilevazione dei costi 2002 e, dall'altro, di accogliere anche in sede di rilevazione dei costi 2002 alcune delle innovazioni in atto, consegue che la rilevazione dei costi del 1o semestre 2002 sara' effettuata: * limitatamente ai centri di costo, analogamente alla formulazione del budget 2002; i costi, pertanto, saranno riferiti alle finalita' solo a partire dal 2003; * per natura, secondo la nuova articolazione del Piano dei Conti, al secondo livello per tutte le voci, tranne che per la voce "Ammortamenti", che dovra' essere rilevata al terzo livello; * esprimendo la quantita' di risorse impiegate in termini di unita' di riferimento (tempo: anni/persona) solo per la voce Personale-comparto/qualifica. Per tutte le altre voci, il costo e' valorizzato direttamente in termini monetari; * utilizzando le nuove schede informatizzate disponibili nelle applicazioni dell'area riservata del portale di contabilita' economica, come sara' illustrato di seguito. In relazione alle suddette indicazioni, pertanto, i centri di costo gestiranno le seguenti informazioni: * il centro di costo; * la voce del piano dei conti, espressa al 2o livello con le eccezioni sopra indicate per la voce "Ammortamenti"; * il periodo di riferimento del costo; * la quantita' di risorsa utilizzata valorizzata direttamente in termini monetari, e l'unita' di misura adottata (tempo: anni/persona) limitatamente alla voce "Personale"; * l'unita' monetaria di misura; * il costo. Le suddette informazioni dovranno essere aggregate da ogni centro di costo per ciascuna voce del piano dei conti, includendo tutte le rilevazioni analitiche relative al periodo di indagine (nella specie, il primo semestre dell'anno in corso). Le risultanze economiche ottenute saranno trasmesse per via telematica al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato compilando l'apposita scheda di rilevazione informatizzata. 6. Cosi' come nelle precedenti rilevazioni dei costi relative al 1o semestre, non vengono richieste le informazioni necessarie alla riconciliazione tra le rilevazioni economiche e quelle finanziarie. Tale operazione, infatti, e' prevista solo alla fine dell'esercizio, in coincidenza con la rilevazione dei costi del 2o semestre 2002. 7. Alle Amministrazioni e' richiesto di fornire qualunque indicazione di natura tecnica ritenuta utile a migliorare la leggibilita' e la comprensione dei dati esposti utilizzando l'apposita Nota Esplicativa, che sara' disponibile in formato elettronico sul nuovo portale. 8. Di seguito vengono illustrate le regole ed i criteri per la rilevazione dei costi per il 2o semestre dell'anno 2001 per ciascuna voce del piano dei conti. SEZIONE SECONDA REGOLE E CRITERI CONTABILI ANALITICHE PER VOCE DEL PIANO DEI CONTI 1. LA REVISIONE DEL PIANO DEI CONTI Il Piano dei conti, destinato a rappresentare le risorse acquisite e impiegate sulla base delle loro caratteristiche fisico-economiche, deve rappresentare una struttura il piu' possibile stabile nel tempo, ma deve, allo stesso tempo, essere in grado di recepire eventuali mutamenti delle modalita' di svolgimento delle attivita' o di trattamento e gestione delle risorse impiegate per la loro realizzazione. Dopo i primi anni di concreta applicazione del sistema unico di contabilita' economica e' risultato, pertanto, necessario procedere ad una revisione del Piano dei conti di cui alla Tabella B allegata al D. Leg.vo 7 agosto 1997, n. 279 - Titolo III. Le modifiche apportate hanno tenuto conto sia delle esigenze emerse da parte delle Amministrazioni nel rappresentare le risorse a loro disposizione sia delle variazioni normative, intervenute successivamente al D. Leg.vo n. 279/97, che hanno avuto impatti sulle modalita' di acquisizione, di gestione e valorizzazione delle risorse. Il nuovo Piano dei conti e' entrato in vigore con il decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze no34558/2002 e la sua applicazione e' stata gia' prevista dalla circolare del Ministero dell'Economia e delle Finanze no16/2002 relativa alla formulazione del budget 2003. La rilevazione dei costi dei costi del primo semestre 2002 dovra', pertanto, essere effettuata con riferimento alle voci del nuovo Piano dei Conti di 2o livello, ad eccezione degli Ammortamenti, per i quali occorrera' riferirsi al 3o livello. 2. PERSONALE Le voci di costo relative all'utilizzo di risorse umane sono state articolate in modo parzialmente diverso rispetto al precedente Piano dei conti. La nuova articolazione, che non ha inciso sostanzialmente sul contenuto delle voci in oggetto, prevede l'istituzione di una voce di 1o livello, destinata a rappresentare in modo unitario tutti i costi legati all'utilizzo di risorse umane. Al 2o livello, che e' quello a cui dovranno essere riferite le rilevazioni di costo, sono presenti le voci "Comparto/qualifica", "Missioni italiane", "Missioni estere", "Altri costi del personale", le cui regole contabili sono di seguito descritte. 2.1 COMPARTO/QUALIFICA (O "POSIZIONE ECONOMICA") Il comparto/qualifica (o posizione economica) rappresenta il livello a cui riferire i costi relativi alle retribuzioni ed agli oneri a carico dell'Amministrazione a queste connessi (contributi, IRAP) del personale impiegato dal centro di costo. Le informazioni che consentono di determinare il costo per tale voce di ciascun centro di costo sono detenute dagli stessi centri di costo e dall'Ufficio del Personale: e' quindi necessario che fra questi uffici si stabilisca una stretta collaborazione. I centri di costo, che gestiscono l'impiego delle risorse umane, sono in possesso delle seguenti informazioni: * il personale effettivamente impiegato nell'attivita' del centro; * la spesa relativa alle componenti accessorie della retribuzione, quando essa e' liquidata dal funzionario delegato. L'Ufficio del Personale, che gestisce gli aspetti organizzativi, giuridici ed economici del personale, e' in possesso delle seguenti informazioni: * le unita' di personale in organico in ciascun centro di responsabilita' dell'Amministrazione, ovvero le unita' di personale la cui spesa e' stanziata sui capitoli dello stato di previsione di ciascun centro di responsabilita' dell'Amministrazione; * la distribuzione delle unita' di personale nei diversi centri di costo dell'Amministrazione; * le unita' di personale che prestano servizio presso i centri di costo dell'Amministrazione, ma che sono nell'organico di altri centri di responsabilita' della stessa Amministrazione, o di altre Amministrazioni, o di Enti e di aziende (personale comandato in servizio presso il centro di costo); * le unita' di personale che pur essendo nell'organico dell'Amministrazione prestano servizio presso altri centri di responsabilita' della stessa Amministrazione o di altre Amministrazioni, o presso Enti ed aziende (personale in organico del centro di costo comandato in servizio presso altri centri di responsabilita' della stessa Amministrazione o di altre Amministrazioni, o presso Enti ed aziende); * la spesa per la componente fissa del personale dell'Amministrazione; * la spesa per le componenti accessorie, quando non e' liquidata dal funzionario delegato. 2.1.1 CALCOLO DEL COSTO Per determinare il costo del personale sostenuto nel 1o semestre 2002 si deve determinare la quantita' di lavoro utilizzata ed il valore monetario di misura: COSTO DEL LAVORO = QUANTITA' DI LAVORO x UNITA' MONETARIA MEDIA DI RIFERIMENTO Il costo del lavoro e' formato da due componenti: LAVORO ORDINARIO e LAVORO STRAORDINARIO. La formula sopra indicata, pertanto, puo' essere scomposta come di seguito illustrato: ------------------- -------------------- ------------------- | | | | | UNITA' MONETARIA| | | | | | MEDIA DI | | COSTO DEL LAVORO| | QUANTITA' DI | | RIFERIMENTO del | | ORDINARIO | | LAVORO ordinario | | costo del lavoro| | 1° sem. 2002 | = | 1° sem. 2002 | x | ordinario | |------------------ -------------------- ------------------- + ------------------- -------------------- ------------------- | | | | | UNITA' MONETARIA| | | | QUANTITA' DI | | MEDIA DI | | COSTO DEL LAVORO| | LAVORO | | RIFERIMENTO del | | STRAORDINARIO | | straordinario | | costo del lavoro| | 1° sem. 2002 | = | 1° sem. 2002 | x | straordinario | ------------------- -------------------- ------------------- = ------------------- | COSTO DEL LAVORO| | 1° sem. 2002 | ------------------- QUANTITA' DI LAVORO La quantita' di risorse utilizzate deve essere espressa in base all'unita' di misura che meglio rappresenta il tipo di risorsa stessa. Per le risorse umane l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo, espresso in termini di Anni/Persona. In ogni caso, la quantita' di lavoro da determinare si deve riferire - articolata per comparto/qualifica (o posizione economica) - alle unita' di personale impiegate, a qualsiasi titolo, presso il centro di costo considerato, tenendo anche conto del personale comandato in provenienza dall'esterno, ed escludendo quello destinato all'esterno. La quantita' di lavoro utilizzata puo' riferirsi al lavoro ordinario contrattuale, al lavoro effettivamente prestato e al lavoro straordinario. 1) L'IMPEGNO CONTRATTUALE TOTALE in Anni Persona esprime la quantita' di lavoro ordinario da prestarsi nell'orario d'obbligo contrattuale. Questa e' la grandezza correlata al costo del lavoro ordinario, ed il suo importo va indicato nella colonna F della scheda di dettaglio per la voce personale. Per il suo calcolo si puo' procedere in diversi modi. Uno dei piu' semplici e' il seguente: a) si determinano, per ogni mese del periodo di riferimento - il 1o semestre 2002 - le unita' di personale mediamente impiegate presso il centro di costo appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica); b) si sommano i valori medi ottenuti per ogni mese del semestre, ottenendo cosi' i Mesi Persona di Impegno contrattuale di risorse per qualifica attribuibili al centro di costo; c) si riconducono i valori ottenuti ad Anni Persona dividendo per 12. Esempio: ===================================================================== | | | | | | |TOTALE |Gennaio|Febbraio| Marzo | Aprile | Maggio | Giugno |1 sem. ===================================================================== N° medio | 3 | 2 | 1,5 | 1 | 2 | 2,5 | 12 di risor-|----------------------------------------------------------- se impie-|(3 ri- | (2 ri- |(1 ri- | (1 ri- | (2 ri- | (2 ri- | || gate | sorse | sorse | sorsa | sorsa | sorse | sorse | || presso il| tutto |tutto il|tutto il|tutto il|tutto il|tutto il| || centro di|il mese| mese) | mese | mese) | mese | mese, | || costo - |di cui | | + 1 | | di | + 1 | || qualifica|1 usci-| |risorsa | | cui 1 |entrata | || x | ta il | | uscita | |entrata | il | || | 31/7) | | il 15 | |il 1/11)| 15/12) | \/ Conversione in Anni Persona 12/12 = Anni Persona di Impegno contrattuale totale per risorse di qualifica x 1 Nel caso in cui siano presenti risorse utilizzate a tempo parziale, tra quelle impiegate dal centro di costo, la quantita' a loro riferibile va ridotta proporzionalmente alla percentuale di part-time (1 risorsa utilizzata a tempo parziale al 50% assegnata per un anno intero ad un centro di costo vale 0,5 Anni Persona). Al fine di facilitare la riconciliazione fra i costi sostenuti nel 2002 dal Centro di Costo e le spese sostenute nel 2002 al Centro di Responsabilita' Amministrativa di cui il Centro di Costo fa parte, e' richiesta l'indicazione separata, nella scheda di dettaglio per la voce personale, di altre due informazioni quantitative calcolate con le stesse modalita' dell'Impegno Contrattuale Totale, relative: * alla parte di Impegno contrattuale totale riferibile a personale proveniente da altri Centri di Responsabilita Amministrativa o altri organismi (c.d. "COMANDATI IN"); tale informazione, da rilevare nella colonna G della scheda di dettaglio per la voce personale, costituisce, pertanto, solo un dettaglio di quella esposta alla colonna precedente; * all'impegno in Anni Persona riferibile a personale amministrativamente assegnato al centro di costo ma che lavora presso altri Centri di Responsabilita' Amministrativa o altri organismi (c.d. "COMANDATI OUT"); tale informazione, non essendo correlata al costo del personale sostenuto dal centro di costo e non essendo, pertanto, inclusa nell'Impegno Contrattuale Totale, va calcolata separatamente con le stesse modalita' sopra esposte e riportata nella colonna H della scheda di dettaglio per la voce personale. 2) L'IMPEGNO EFFETTIVO ORDINARIO in Anni Persona esprime la quantita' di lavoro svolto effettivamente all'interno dell'orario d'obbligo, tenendo conto cioe' delle assenze registrate, ad eccezione delle ferie (1), dal personale impiegato presso il centro (malattie, permessi, aspettative). L'Impegno effettivo ordinario e' una grandezza non correlata direttamente al costo del lavoro del centro di costo, in quanto le assenze non incidono sul valore monetario delle risorse umane utilizzate dal centro di costo; la sua rilevazione, tuttavia, consente di ottenere elementi utili per valutare la produttivita' del lavoro ed il costo riferito dalle singole attivita' svolte dal centro di costo. Per il calcolo dell'Impegno Effettivo Ordinario si puo' utilizzare il seguente procedimento, che parte dalla determinazione delle assenze, che devono essere sottratte all'Impegno Contrattuale. In particolare: * si determinano i tempi relativi alle assenze delle unita' di personale impiegate presso il centro di costo appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica). Nel caso in cui vi siano unita' di personale che abbiano operato, nel periodo di riferimento, sia per il centro di costo, sia per altri centri di costo o per altri Enti o Amministrazioni (comandati out), la quantita' di assenze da includere e' calcolata in proporzione al tempo lavorato per il centro di costo durante l'orario previsto contrattualmente; * si riconducono le assenze ad anni/persona: il numero di ore corrispondenti ad un anno/persona, che puo' variare di anno in anno (2), per il 2002 e' pari a 1.821; * si sottraggono gli Anni Persona di assenza all'Impegno Contrattuale Totale. ----- (1) Le ferie, infatti, sono assenze retribuite gia' incluse nell'impegno contrattuale, e, come tali, non vanno decurtate dallo stesso ai fini del calcolo dell'impegno effettivo. (2) La variabilita' dipende, tra l'altro, dal numero di giorni di calendario, dal numero di sabati e domeniche e dai giorni festivi non cadenti di sabato o domenica. 3) L'IMPEGNO STRAORDINARIO misura il lavoro svolto oltre l'orario d'obbligo stesso (lavoro straordinario); questa e' la grandezza correlata al costo del lavoro straordinario. Anche per le risorse umane impiegate oltre l'orario d'obbligo, l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo, espresso in termini di Anni/Persona, calcolato procedendo secondo le modalita' seguenti: * prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze per lavoro straordinario in uso, per ciascuna unita' di personale impiegata presso il centro di costo si determinano le ore di lavoro straordinario svolte e corrisposte in termini monetari; va preso a riferimento, cioe', solo lo straordinario riconosciuto; * sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso il centro di costo, si somma il tempo cosi' determinato delle unita' di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica); * si riconducono le ore di lavoro straordinario ad anni/persona dividendole per il numero di ore corrispondenti ad un Anno Persona, ossia 1821. L'IMPEGNO STRAORDINARIO in Anni Persona va riportato nella colonna P2 della scheda di dettaglio per il costo del personale. VALORE MONETARIO MEDIO DI RIFERIMENTO 1) VALORE MONETARIO MEDIO DI RIFERIMENTO PER IL LAVORO ORDINARIO Di seguito si riportano le componenti della retribuzione che concorrono alla determinazione del valore monetario medio di riferimento. -------------------------------------------------------------------- Competenze fisse | Stipendio tabellare |-------------------------------------- | Indennità integrativa speciale (IIS) |-------------------------------------- | Retribuzione individuale di anzianità | (RIA) |-------------------------------------- | Tredicesima |-------------------------------------- | Indennità di amministrazione -----------------------------|-------------------------------------- Altre indennità | Tutte le indennità ad eccezione di | I.I.S. e Indennità di Amministrazione -----------------------------|-------------------------------------- Componenti variabili di | Retribuzione di risultato per i retribuzione connesse al | dirigenti risultato |-------------------------------------- | Componenti erogate tramite Fondo | Unico di Amministrazione (FUA) -----------------------------|-------------------------------------- Straordinario | Straordinario -----------------------------|-------------------------------------- Contributi ed oneri | Contributi a carico dell'Amministra- | zione su stipendi e sul FUA |-------------------------------------- | IRAP su stipendi e su FUA -----------------------------|-------------------------------------- Tali componenti sono determinate con riferimento all'articolazione nel Piano dei Conti della voce comparto/qualifica. Per il comparto Ministeri, tra le componenti si deve tenere presente il Fondo Unico di Amministrazione (F.U.A.), per il quale, nel caso in cui al momento della rilevazione le modalita' di erogazione non siano ancora state concordate, il valore che concorre alla determinazione del costo di semestre deve essere definito in base ad una stima. Il valore stimato, in mancanza di piu' precise informazioni, puo' essere calcolato secondo un criterio di ripartizione uniforme per tutto il personale. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), l'Ufficio del Personale, tenuto conto anche delle indennita' liquidate dai funzionari delegati, a partire dalla spesa complessiva liquidata nel periodo di riferimento (semestre) deve determinare il valore monetario complessivo e, quindi, quello medio unitario (costo medio unitario) di ciascuna posizione economica gestita dall'ufficio stesso, secondo il seguente procedimento: Dalla spesa complessiva si devono escludere: * la spesa relativa agli arretrati di competenza degli anni precedenti; * la spesa relativa ad oneri degli anni precedenti erogata con ritardo rispetto alla regolare cadenza di liquidazione; * le quote liquidate nel periodo, ma di competenza dei periodi precedenti. Al valore ottenuto si devono aggiungere: * la stima degli eventuali aumenti derivanti da rinnovi contrattuali che si prevede possano maturare nel periodo di riferimento e la cui liquidazione avverra' in periodi successivi. * La stima delle quote di competenza del periodo che saranno liquidate in un periodo successivo, come per il caso della tredicesima mensilita'. Una volta ottenuto il valore monetario complessivo di tutte le voci retributive del periodo (semestre) per singola posizione economica, si deve determinare il valore monetario medio unitario annuo (costo medio unitario annuo) del lavoro ordinario per poterlo applicare all'impiego del personale espresso in anni/persona. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), il valore monetario medio unitario annuo si determina dividendo il valore monetario complessivo di semestre per il numero di retribuzioni corrisposte nel semestre stesso ottenendo il valore monetario medio unitario mensile per posizione economica; e, successivamente, moltiplicando questo risultato ottenuto per 12. In particolare, fatta pari all'unita' la retribuzione del personale in servizio a tempo pieno, le retribuzioni non corrisposte in via integrale (es: per risorse a tempo parziale, per assunzioni in servizio in corso d'anno, per cessazioni dal servizio a vario titolo in corso d'anno, ecc.) vanno considerate in proporzione a quanto effettivamente corrisposto (es: la retribuzione di un'unita' di personale a tempo parziale al 70% dell'orario d'obbligo viene misurata dal rapporto [1x70]:100=0,70). Per ciascun centro di costo, quindi, il costo del lavoro ordinario per comparto/qualifica (o posizione economica) si determina moltiplicando il valore monetario medio annuo unitario (costo medio annuo unitario) del lavoro ordinario, fornito dall'Ufficio del personale, per l'impegno ordinario contrattuale espresso in anni/persona. Per facilitare l'esecuzione del procedimento descritto, a ciascun Ufficio del personale verranno forniti appositi elaborati riepilogativi dei pagamenti (flussi mensili di spesa) disposti, a titolo di competenze fisse, nel semestre oggetto di rilevazione, articolati per comparto/qualifica (o posizione economica) e per centro di responsabilita' amministrativa. Tali elaborati riepilogativi saranno disponibili sul portale di contabilita' economica e sul portale dell'Ispettorato generale per gli ordinamenti del personale (IGOP) della Ragioneria Generale dello Stato. 2) VALORE MONETARIO MEDIO DI RIFERIMENTO PER IL LAVORO STRAORDINARIO L'Ufficio del Personale determina il costo orario del lavoro straordinario per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica) e fornisce l'informazione ai centri di costo per la valorizzazione del costo dello straordinario. Per ciascun centro di costo, il costo complessivo del lavoro straordinario per posizione economica si ottiene moltiplicando il costo straordinario medio di posizione, fornito dall'Ufficio del Personale, per le ore di straordinario riconosciute al personale. La somma del costo del lavoro ordinario e di quello straordinario evidenziano il costo del personale nel periodo di riferimento. 2.1.2 MODALITA' DI RILEVAZIONE DEI COSTI Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), le informazioni relative alla voce Personale che ogni centro di costo deve determinare e quelle da rilevare sull'apposita scheda allegata sono cosi' sintetizzabili: ----> Vedere tebelle alle pagg. 32 - 33 - 34 <---- 2.2 MISSIONI ITALIANE - MISSIONI ESTERE Ciascuna delle due voci in oggetto include: * i costi sostenuti per risarcire i disagi che il dipendente in missione affronta per svolgere l'attivita' di competenza (indennita' di missione); * i costi sostenuti direttamente o sotto forma di rimborso per le spese di trasporto, vitto e alloggio del personale in missione (spese di missione). Il relativo costo deve essere attribuito al centro di costo sulla base del numero effettivo di missioni svolte dal personale per lo svolgimento delle attivita' del centro stesso. Il periodo di riferimento del costo coincide con il periodo, data puntuale o arco temporale, in cui viene svolta la missione. 2.2.1 CRITERI PER LA RILEVAZIONE E L'ATTRIBUZIONE DEI COSTI Rispetto all'Ufficio che gestisce e rimborsa le spese sostenute per le missioni, la fonte dell'informazione puo' essere cosi' individuata: * missioni gestite e rimborsate dall'Ufficio del Personale per tutti i centri di costo dell'Amministrazione; * missioni rimborsate e gestite direttamente dai centri di costo che le effettuano; * missioni rimborsate e gestite da un'altra Amministrazione. a) Missioni gestite e rimborsate dall'Ufficio del Personale per tutti i centri di costo L'Ufficio del Personale ha tutte le informazioni utili a valorizzare il costo. Pertanto, deve comunicare ai centri di costo i dati necessari alla rilevazione contabile ovvero, per ogni voce di 2o livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. b) Missioni gestite e rimborsate direttamente dai centri di costo che le effettuano Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e alla rilevazione del costo. c) Missioni gestite e rimborsate da un'altra Amministrazione L'Ufficio dell'Amministrazione che dispone il rimborso della missione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione dei relativi costi. Nel caso in cui il personale di una Amministrazione effettui missioni all'estero nell'interesse dell'Amministrazione di appartenenza, spesate con risorse finanziarie di altre Amministrazioni (es. del Ministero degli Affari Esteri, ecc.), sono queste ultime che devono comunicare i relativi costi al/ai centro/i di costo presso cui e' impiegato il personale. 2.2.2 CALCOLO DEL COSTO Per ciascuna missione svolta dal personale il costo viene determinato come segue: COSTO MISSIONI = INDENNITA' DI MISSIONE + SPESE DI MISSIONE L'indennita' di missione e' rappresentata dai costi effettivamente sostenuti per risarcire i disagi che il dipendente affronta in missione. In tale componente si comprende anche l'indennita' per missione continuativa, riconosciuta al personale trasferito in un'altra sede per un periodo di tempo prolungato, ma non superiore ai 240 giorni. Le spese di missione sono rappresentate dalle spese sostenute per il trasporto, vitto, alloggio e assicurazione del personale in missione. Tali spese sono considerate comprensive dell'I.V.A. 2.2.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: * selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; * calcolare la quota parte di competenza del semestre ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo svolgimento della missione nel periodo di rilevazione; * sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 2.3 ALTRI COSTI DEL PERSONALE I costi che confluiscono nella voce in oggetto, precedentemente denominata "Altri compensi al personale" ed allocata al 1o livello del Piano dei conti, comprendono: * gettoni di presenza e compensi per incarichi conferiti a personale interno, precedentemente allocati su una voce di 2o livello denominata "Per particolari prestazioni"; * componenti diverse quali i buoni pasto, l'equo indennizzo, le borse di studio e sussidi al personale, i traslochi per il personale a carico dell'Amministrazione, precedentemente allocati su una voce di 2o livello denominata "contributi ed oneri a favore del personale" . Il periodo di riferimento di tali costi coincide, in genere, con il momento in cui si manifesta la spesa (ovvero con la data di emissione del titolo di pagamento) ed e' rappresentato dalla data puntuale in cui si manifesta il costo, ad eccezione del costo per Incarichi il cui periodo di riferimento e' rappresentato dall'arco temporale corrispondente alla durata della prestazione. 2.3.1 CRITERI PER LA RILEVAZIONE E L'ATTRIBUZIONE DEI COSTI L'Ufficio del Personale, quale struttura preposta alla gestione degli aspetti organizzativi, economici e giuridici del personale e', generalmente, quello che detiene tutte le informazioni necessarie a determinare i costi che afferiscono alla voce Altri costi del personale. Pertanto, affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza, l'Ufficio del Personale deve comunicare ai diversi centri di costo, per ciascuna voce di secondo livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. Fanno eccezione le informazioni relative alla spesa per i buoni pasto riconosciuti al personale che presta servizio presso gli uffici periferici, che viene gestita direttamente dagli uffici periferici stessi. 2.3.2 CALCOLO DEL COSTO I valori dei costi che afferiscono alla voce Altri costi del personale coincidono, tendenzialmente, con i corrispondenti valori della spesa. Il costo relativo a gettoni di presenza ed incarichi e' generato dalle prestazioni fornite dal personale nell'ambito di attivita' finalizzate (commissioni, progetti, comitati, ecc.); va attribuito al centro di costo responsabile della suddetta attivita' sulla base del personale - sia esso esterno o interno al centro di costo - che e' stato impiegato ed al quale viene riconosciuto il compenso. Gli altri costi rientranti nella voce in oggetto - ad eccezione dei buoni pasto, non essendo questi correlati alle prestazioni fornite dal personale nell'ambito del centro di costo - vengono attribuiti al centro di costo al quale appartiene l'Ufficio del Personale. I costi relativi ai buoni pasto vanno, invece, imputati ai centri di costo, in base a quelli effettivamente assegnati nel periodo al personale impiegato nel centro di costo. 2.3.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: * selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; * calcolare il costo di competenza del semestre procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui il periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre di rilevazione, si considera l'intero importo; b) nel caso in cui il periodo di riferimento ricada tra piu' semestri, si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; * sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 3. BENI DI CONSUMO L'articolazione delle voci incluse al 2o livello e' stata, modificata nel corso della citata revisione del Piano dei conti. In luogo della distinzione fra "Beni inventariati" e "Beni non inventariati", infatti, sono state previste voci che distinguono gruppi di beni secondo le loro caratteristiche fisico-economiche, ovvero: * Carta, cancelleria e stampati; * Giornali e pubblicazioni; * Materiali ed accessori. Per tutti i costi compresi in tale voce va tenuto presente il concetto di competenza economica, secondo il quale il costo di un periodo corrisponde al valore dei beni utilizzati nello stesso periodo, indipendentemente dal momento in cui saranno impegnate o pagate le relative risorse finanziarie. I costi dei beni di consumo devono essere attribuiti al centro di costo in base all'effettivo utilizzo. Il periodo di riferimento del costo dei beni di consumo rappresenta l'arco temporale in cui avviene l'utilizzo dei beni medesimi. Tali beni, convenzionalmente, vengono considerati ad utilizzo immediato, cioe' le risorse si considerano completamente impiegate all'atto della consegna; pertanto, il periodo di riferimento del costo coincide con la data in cui avviene la consegna del bene al centro di costo utilizzatore (es. data del documento di trasporto o data di scarico della merce). 3.1 CRITERI PER LA RILEVAZIONE E L'ATTRIBUZIONE DEI COSTI Rispetto alle modalita' di acquisizione e gestione, i beni di consumo possono essere principalmente distinti in: * beni acquisiti e gestiti da un unico Ufficio per tutti i centri di costo dell'Amministrazione; * beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li utilizzano; * beni acquisiti e gestiti da un'altra Amministrazione. a) Beni acquisiti e gestiti da un unico Ufficio per tutti i centri di costo dell'Amministrazione L'Ufficio del consegnatario, conoscendo le quantita' assegnate ai singoli uffici, ha tutte le informazioni utili a fornire ai centri di costo il costo da loro sostenuto. Pertanto, tale ufficio, per ogni voce di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare ai centri coinvolti il costo e il periodo di riferimento. b) Beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li utilizzano Il centro di costo e' direttamente in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. c) Beni acquisiti e gestiti da un'altra Amministrazione Analogamente a quanto previsto per il caso in cui i beni vengono acquistati da un Ufficio centralizzato, l'Ufficio che effettua l'acquisto deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione. 3.2 CALCOLO DEL COSTO Il costo relativo a ciascuna tipologia di bene impiegata viene cosi' valorizzato: COSTO DEL BENE = COSTO UNITARIO x QUANTITA' IMPIEGATA Il costo unitario del bene e' dato da: PREZZO DEL BENE + SPESE ACCESSORIE Il prezzo del bene (comprensivo dell'I.V.A., o anche di altri tributi) e' diversamente determinato a seconda se proviene da una unica fornitura o da piu' forniture. Nel caso di un'unica fornitura/somministrazione si applica il prezzo effettivo concordato e riportato sulla fattura o altro documento equivalente; nel caso di piu' forniture/somministrazioni si applica un prezzo medio che e' dato dalla media dei prezzi concordati per le diverse forniture. Le spese accessorie sono rappresentate da tutte le eventuali spese sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. le spese di trasporto e di consegna). Se le spese accessorie fanno riferimento all'intera fornitura/somministrazione, il costo per unita' di bene deve essere determinato ripartendo l'intero valore delle spese accessorie sulla base del criterio ritenuto piu' significativo. La quantita' esprime l'impiego del bene rispetto ad un'unita' di misura che la rappresenta. Nella voce 'Beni di consumo' confluiscono molteplici tipologie di beni, il cui utilizzo e' quantificato attraverso misure di riferimento differenti (es. il peso per i beni alimentari; il volume per i carbolubrificanti; la lunghezza per il filo elettrico; il numero di oggetti per la cancelleria o le riviste; ecc.). 3.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: * selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; * sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 4. PRESTAZIONI DI SERVIZI DA TERZI Le voci indicate, che di seguito sinteticamente si descrivono, non hanno subito variazioni sostanziali rispetto alla precedente articolazione del Piano dei conti. * Consulenza: studi, servizi professionali specifici (traduzioni), ed incarichi particolari affidati ad esterni; * Assistenza: prestazioni di assistenza sanitaria, psicologica e religiosa affidata ad esterni; * Promozione: campagne pubblicitarie o eventi pubblici organizzati da terzi; * Formazione e Addestramento: formazione svolta da docenti o societa' esterne; * Manutenzione ordinaria: svolta da terzi su immobili, impianti, macchinari ed altri beni; * Noleggi, locazioni e leasing: effettuati su immobili, impianti e macchinari ed altri beni; * Utenze e canoni: legate a servizi di telefonia, gas, acqua, elettricita', ecc.; * Servizi di ristorazione: affidati a terzi per od in sostituzione di mense; * Servizi ausiliari: pulizia, sorveglianza, traslochi e trasporti affidati a terzi. Il costo sostenuto nel 1o semestre 2002 deve essere determinato calcolando il valore delle prestazioni di servizi da terzi utilizzate in tale periodo. Per tutti i costi compresi nella voce in oggetto, cioe', va tenuto presente il concetto di competenza economica, secondo il quale il costo di un periodo corrisponde al valore del servizio erogato o prestato nello stesso periodo, indipendentemente dal momento in cui saranno impegnate o pagate le relative risorse finanziarie. Le voci rientranti in Prestazioni di servizi da terzi individuano servizi di diversa natura a fronte dei quali possono essere seguite modalita' di acquisizione differenti a seconda dell'attivita' cui sono rivolte le prestazioni medesime. 4.1 CRITERI PER LA RILEVAZIONE E L'ATTRIBUZIONE DEI COSTI Nell'attribuzione del costo, occorre distinguere tra: * servizi acquisiti per attivita' specifiche; * servizi acquisiti per il mantenimento della struttura. a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche Tali servizi sono generalmente acquisiti e gestiti direttamente dai centri di costo che li utilizzano, e sono prevalentemente quelli rientranti nelle prime quattro voci di 2o livello - Consulenza, Assistenza, Promozione, Formazione ed addestramento -. Per tale il centro di costo detiene tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Nel caso in cui l'acquisizione del servizio sia effettuata da un altro organismo e non dal "centro di costo utilizzatore" e' necessario che le due strutture interessate interagiscano: l'ufficio che acquisisce il servizio deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie alla rilevazione. b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura Tali servizi, che garantiscono il mantenimento dell'apparato organizzativo dell'Amministrazione, sono di utilita' comune a tutti i centri di costo e sono generalmente gestiti in modo centralizzato - dagli uffici del consegnatario o da altri uffici - per l'intera Amministrazione o per una parte dell'Amministrazione (ad esempio per Dipartimento). I relativi costi rientrano prevalentemente nelle ultime cinque voci di 2o livello - Manutenzione ordinaria, Noleggi, locazioni e leasing, Utenze e canoni, Servizi di ristorazione, Servizi Ausiliari - e dovranno essere calcolati dagli uffici responsabili della loro acquisizione e gestione ed attribuiti ai singoli centri di costo, o puntualmente, se e' rinvenibile una correlazione diretta fra il servizio utilizzato ed il centro di costo che lo utilizza, oppure secondo opportuni parametri, la cui scelta dipende dalle caratteristiche del servizio e dalla sua modalita' di acquisizione, pur indicandosi preferibilmente i seguenti: * i metri quadri assegnati ai centri di costo per le locazioni e manutenzioni ordinarie di immobili, per noleggi e manutenzioni ordinarie di impianti e macchinari, per le manutenzioni ordinarie di mobili, arredi ed accessori, per le utenze ed i canoni (ad eccezione della telefonia fissa e mobile, per i quali si dovrebbe utilizzare il numero di linee per l'utenza telefonica e le reti di trasmissione), e per i servizi ausiliari in genere; * gli Anni Persona del centro di costo per la manutenzione ordinaria ed i noleggi di Hardware e software, per la telefonia, per i servizi di ristorazione. Il periodo di riferimento per i costi delle Prestazioni di Servizi da Terzi, deve essere: * nel caso di servizio continuativo, l'intero arco temporale in cui ci si avvale della prestazione; * nel caso di servizio in un'unica soluzione, la data puntuale in cui ci si avvale della prestazione. 4.2 CALCOLO DEL COSTO Il costo viene cosi' valorizzato: PREZZO DEL SERVIZIO + SPESE ACCESSORIE Il prezzo del servizio comprensivo dell'I.V.A. e' quello che risulta dalla fattura o da qualsiasi altro documento equivalente. Nel caso di contratti di consulenza nel prezzo del servizio e' da includere anche l'I.R.A.P. Le spese accessorie sono rappresentate dalle eventuali altre spese correlate alla fornitura del servizio da parte di terzi (es. nel caso del servizio di stampa e rilegatura, le spese accessorie sono rappresentate dalle spese di trasporto e di consegna). 4.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: * selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; * calcolare la quota parte di competenza del semestre ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo utilizzo della prestazione nel periodo di rilevazione. In particolare si dovra' procedere nel seguente modo: a) Individuazione del costo unitario giornaliero: COSTO TOTALE / N. GIORNI PERIODO DI RIFERIMENTO b) Individuazione della quota di competenza: COSTO UNITARIO GIORNALIERO x N. GG PERIODO DI RIFERIMENTO PRESENTI NEL SEMESTRE * sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 5. ALTRI COSTI L'articolazione di tale voce, che e' stata modificata rispetto a quella precedente la revisione effettuata sul Piano dei conti, include: * Per doveri assolti dai cittadini, precedentemente denominata "compensi per i doveri assolti dai cittadini"; * Amministrativi, precedentemente denominata "Altre spese amministrative"; * Straordinari; * Esborso da contenzioso, precedentemente allocata al 1o livello del Piano dei Conti; * Imposte, precedentemente inclusa in una voce di 1o livello denominata "Tributi", non piu' esistente; * Tasse, come la precedente voce, gia' inclusa in "Tributi". Si descrivono di seguito, per le singole voci indicate, gli elementi per la rilevazione ed il calcolo dei costi. PER DOVERI ASSOLTI DAI CITTADINI Nella voce Compensi per servizi assolti dai cittadini confluiscono i costi sostenuti per compensare i cittadini chiamati a svolgere temporaneamente particolari attivita' funzionali per lo Stato. I costi sostenuti nel 1o semestre 2002 per la voce in oggetto, in linea generale: * corrispondono alle relative spese sostenute nello stesso periodo; * sono attribuibili direttamente al centro di costo che le gestisce; AMMINISTRATIVI Nella voce Costi Amministrativi confluiscono costi di natura diversa sostenuti per lo svolgimento di attivita' di carattere amministrativo. In particolare la voce include: * Oneri postali e telegrafici; * Assicurazioni; * Carte valori e valori bollati; * Rappresentanza; * Pubblicazione bandi di gara; * Registrazione contratti; * Iscrizioni ad ordini professionali; * Partecipazione ad organismi internazionali; * Diversi. In linea generale, ad eccezione delle voci "Assicurazioni", "Partecipazione ad organismi internazionali" ed "Iscrizione ad ordini professionali", i costi in oggetto per il 1o semestre 2002: * corrispondono alle relative spese sostenute nello stesso periodo; * sono attribuibili direttamente al centro di costo che le gestisce. Per quanto riguarda la voce "Assicurazioni" la quota di costo sostenuta nel 1o semestre 2002 sara' pari all'importo del premio assicurativo di competenza dello stesso periodo. La voce "Iscrizioni ad ordini professionali" e' relativa alle quote eventualmente versate a carico dell'Amministrazione per l'iscrizione ad ordini professionali (avvocati, architetti, medici...) del personale impiegato. Il costo da rilevare per il 1o semestre 2002 (pari alla meta' della quota annuale), e' attribuibile ai centri di costo che impiegano il personale per cui viene versata la quota. Per quanto riguarda la voce "Partecipazione ad organismi internazionali", precedentemente denominata "quote associative" ed allocata al 2o livello del Piano dei conti, si segnala che non vanno comprese in tale voce le quote di partecipazione dello Stato ad organismi internazionali le cui attivita' non possono essere fatte rientrare nella competenza esclusiva di una Amministrazione Centrale e le cui controprestazioni (beni e servizi prodotti dall'organismo internazionale) non siano destinate ed utilizzate in maniera esclusiva da una Amministrazione Centrale. Tali quote, infatti, sono costi attribuibili allo Stato nel suo complesso piuttosto che ad uno o piu' centri di costo e vanno, conseguentemente, considerati trasferimenti. La voce in oggetto, al contrario, e' destinata ad accogliere i costi per la partecipazione ad organismi internazionali specializzati, le cui attivita' rientrino nella competenza esclusiva di una Amministrazione Centrale e le cui eventuali controprestazioni siano destinate ed utilizzate dalla stessa Amministrazione. Solo in tali casi, infatti, l'attribuzione del costo di partecipazione ad uno o piu' centri di costo appare giustificata. Nel caso in cui ricorra questa fattispecie, i centri di costo che svolgono le attivita' connesse alla partecipazione agli organismi in questione effettueranno la rilevazione dei costi sostenuti nel 1o semestre 2002 che saranno pari alla meta' delle quote annuali di partecipazione. STRAORDINARI I costi relativi a tale voce sono legati ad eventi non preventivabili e di carattere straordinario, quali: * la perdita per distruzione, furto o smarrimento di beni patrimoniali e non patrimoniali; * la minusvalenza generata da una alienazione di beni patrimoniali, ossia la differenza fra il prezzo di vendita ed il valore residuo del bene; * le perdite su garanzie prestate a terzi; * le penali pagate per inadempimenti contrattuali; * le maggiori spese da sostenere per differenze di cambio. Nel caso in cui si siano verificati tali eventi il costo sostenuto nel 1o semestre 2002: * corrispondera' alle relative spese sostenute nel medesimo periodo; * saranno rilevati ed attribuiti direttamente al centro di costo che le gestisce. ESBORSO DA CONTENZIOSO La voce "Esborso da contenzioso", precedentemente corrispondente ad una voce di 1o livello, fa riferimento ai costi sostenuti dallo Stato a seguito di sentenze esecutive di cause amministrative o civili che lo vedono coinvolto. I costi che confluiscono nella voce Esborso da contenzioso devono essere rilevati: * dall'Ufficio del Personale, per quanto riguarda il contenzioso con il personale dipendente; * dall'Ufficio del Consegnatario o dal centro che gestisce l'acquisizione dei beni e dei servizi, per quanto riguarda il contenzioso con i fornitori; * dal centro di costo responsabile dell'erogazione del servizio che e' oggetto del contenzioso. Il centro di costo che segue la pratica processuale detiene tutte le informazioni necessarie a rilevare i costi che confluiscono nella voce Esborso da contenzioso. L'importo e' rappresentato dal costo effettivamente sostenuto nel periodo, ovvero da quanto previsto dalla sentenza definitiva. IMPOSTE Tale voce, precedentemente inclusa in una voce di 1o livello denominata "Tributi", non corrisponde ad oneri attribuibili alle Amministrazioni Centrali dello Stato (come l'imposta sul reddito e sul patrimonio), oppure, nel caso dell'IVA, e' gia' compresa nel costo dei beni e dei servizi acquisiti ed imputati alle voci di costo relative. Conseguentemente, tranne casi particolari da segnalare all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, non dovrebbero essere rilevati costi per il 1o semestre 2002 da parte dei centri di costo delle Amministrazioni Centrali dello Stato. TASSE I costi relativi a tale voce erano, come la precedente, gia' inclusi in una voce di 1o livello denominata "Tributi". Le tasse a carico delle Amministrazioni Centrali sono generalmente gestite in modo centralizzato da un unico ufficio (ad esempio: l'ufficio affari generali), al quale compete il calcolo del costo per il 1o semestre 2002, che corrispondono alle relative spese nel medesimo periodo, e la sua attribuzione ai singoli centri di costo, sulla base dei criteri quali gli Anni Persona per centro di costo, oppure, in casi particolari, (es. tassa di rimozione dei rifiuti solidi urbani, tassa per passi carrabili), sulla base dello spazio fisico a disposizione dei singoli centri di costo (metri quadri). 6. ONERI FINANZIARI In questa voce rientrano i costi sostenuti dallo Stato nel suo complesso e dalle singole Amministrazioni per l'utilizzo di somme prese a prestito per il proprio finanziamento. Tali costi comprendono, oltre agli interessi maturati sui debiti, le eventuali commissioni bancarie e le differenze di cambio. La voce in oggetto si articola in due voci di 2o livello: * Debito Pubblico; * Prestiti; * Altri finanziamenti. DEBITO PUBBLICO - PRESTITI Le prime due voci includono gli oneri derivanti dal ricorso al mercato per il finanziamento dello Stato nel suo complesso, principalmente attraverso l'emissione di titoli del debito pubblico, ma anche attraverso la concessione all'Italia di prestiti da parte di organismi internazionali. Tali costi, per la loro natura, non possono essere attribuiti alle singole Amministrazioni e, pertanto, non dovranno essere rilevati dai centri di costo. Il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato provvedera' direttamente, a fine anno, a rilevare i costi per tale voce sulla base dei pagamenti effettuati sugli stanziamenti di competenza dei capitoli di Bilancio attraverso i quali sono gestite le risorse finanziarie destinate al pagamento degli oneri derivanti dal finanziamento. ALTRI FINANZIAMENTI Tale voce, di nuova istituzione, e' destinata ad accogliere i costi dei finanziamenti gestiti in proprio dalle singole Amministrazioni, in virtu' della crescente autonomia gestionale a queste attribuita. Le risorse monetarie acquisite, prevalentemente tramite mutui bancari, sono destinate a finanziare specifici interventi gestiti direttamente dalle Amministrazioni, e per questo motivo si tratta di costi che dovranno essere previsti dai centri di costo. Il costo da rilevare per il 1o semestre 2002 sara' pari alla somma: * della quota di interesse sui finanziamenti di competenza del 1o semestre 2002; * delle eventuali differenze di cambio maturate nel 1o semestre 2002; * delle commissioni bancarie maturate nel 1o semestre 2002. Se le attivita' oggetto di finanziamento sono svolte e gestite da un unico centro di costo i relativi costi dovranno essere rilevati da tale centro; se le attivita', invece, rientrano nelle competenze di piu' centri di costo, occorrera' ripartire i costi sulla base di opportuni parametri, tra i quali si puo' indicare quello degli Anni Persona previsti dai centri che svolgono le attivita' oggetto di finanziamento. 7. AMMORTAMENTI La rilevazione degli Ammortamenti - che rappresentano l'onere economico che i centri di costo attribuiscono al periodo di riferimento per l'utilizzo di beni durevoli e per la imputazione delle quote delle manutenzioni straordinarie eseguite - deve essere effettuata al 3o livello del piano dei conti, le cui voci sono esposte nell'unita tabella 1 con le relative quote percentuali da applicare. La ripartizione dell'onere economico complessivo avviene sulla base della vita media utile di ogni tipologia di bene durevole, stabilita mediante aliquote predeterminate. Le quote di ammortamento di competenza devono essere attribuite ai centri di costo utilizzatori dei beni. In linea generale l'Ufficio che gestisce il bene deve provvedere al calcolo della quota di costo (ammortamento) e comunicarlo ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. I costi relativi a beni dello Stato che nessun centro di costo utilizza per lo svolgimento delle proprie attivita', devono essere rilevati ed attribuiti al centro di costo che gestisce l'acquisizione o la manutenzione straordinaria (es. l'ex Ministero dei Lavori Pubblici deve rilevare i costi per le opere di difesa del suolo, il Ministero per i Beni e le Attivita' Culturali deve rilevare i costi per il restauro di beni dello Stato). In relazione alla tempistica della consuntivazione "semestrale" il periodo di riferimento per il calcolo delle quote di ammortamento coincide con l'inizio del semestre in cui si ha la disponibilita' del bene stesso. 7.1 CRITERI PER LA RILEVAZIONE E L'ATTRIBUZIONE DEI COSTI Nell'attribuzione dei costi e nell'individuazione della fonte delle informazioni necessarie per la rilevazione delle quote di ammortamento (costo di competenza) occorre distinguere a seconda che si tratti di beni per il funzionamento o di beni di utilizzo specifico. a) Beni per il funzionamento Si intendono i beni necessari al funzionamento ed al mantenimento delle strutture organizzative di una Amministrazione (ad esempio l'immobile in cui ha sede l'Amministrazione, mobili, arredi, ecc.) che vengono generalmente gestiti dall'Ufficio del Consegnatario. Tale ufficio detiene le informazioni necessarie per ripartire i costi fra i vari centri in base a criteri che meglio esprimano l'utilizzo effettivo della risorsa, indicativamente: * per i beni immateriali si possono utilizzare vari parametri di riferimento; per la componente piu' rappresentativa, costituita dal software di proprieta' delle Amministrazioni - incluso nella voce "opere dell'ingegno" -, si possono utilizzare gli Anni Persona per centro oppure parametri piu' sofisticati, basati ad esempio sulla misurazione dell'utilizzo delle procedure informatiche da parte dei singoli uffici; * per i beni immobili, come parametri di riferimento si utilizzano di solito i metri quadri, essendo l'utilizzo di questi beni da parte dei centri di costo legato allo spazio fisico assegnato; * per i beni mobili, essendo l'utilizzo di questi beni maggiormente legato alla quantita' di risorse umane assegnate al centro, come parametro di riferimento si utilizzano di solito gli Anni Persona. L'ufficio centralizzato deve, pertanto, comunicare il costo ed il periodo di riferimento in relazione a ciascuna voce di terzo livello del piano dei conti ai vari centri di costo. b) Beni di utilizzo specifico Sono i beni impiegati nelle attivita' che concorrono alla realizzazione delle missioni istituzionali dell'Amministrazione (ad esempio macchinari utilizzati nei laboratori per la certificazione dei brevetti, i furgoni per il trasporto dei detenuti, ecc.). Tali beni vengono generalmente gestiti dallo stesso ufficio che li utilizza e, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Nel caso in cui il bene sia utilizzato da piu' centri di costo e' necessario individuare un criterio omogeneo, che meglio esprima l'utilizzo della risorsa, come sopra indicato. In via generale, quindi, ne consegue che gli uffici che detengono le informazioni devono collaborare con i centri di costo utilizzatori, tenendo presente che: * nel caso in cui l'acquisto del bene e' effettuato da un'altra Amministrazione, l'Ufficio che effettua l'acquisto e provvede alla sua gestione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione; * nel caso di opere realizzate in proprio nell'ambito della Pubblica Amministrazione centrale, l'Ufficio che segue i lavori deve comunicare al centro utilizzatore del bene il valore complessivo dell'opera, determinato dalla somma delle spese sostenute per la sua realizzazione. 7.2 CALCOLO DEL COSTO ----> Vedere tabella di pag. 51 <---- Per un periodo di rilevazione semestrale la quota di ammortamento calcolata come sopra sara' divisa per 2. Per determinare la quota di ammortamento da imputare ad un centro di costo per ogni periodo si dovranno considerare: > le quote di ammortamento relative a beni acquisiti in periodi precedenti a quello di riferimento (ossia dal 1o semestre 2000 a tutto il 2002) ed ancora in uso, ossia non dismessi e non ancora completamente ammortizzati; > le quote di ammortamento relative a beni acquisiti nel 1o semestre 2002; > le eventuali dismissioni avvenute, nello stesso periodo, mediante la vendita, la cessione a titolo gratuito (donazione, rottamazione, ecc..) o la perdita per effetto di cause maggiori (furto, incendio, grave danneggiamento, ecc..) di beni prima del termine della loro vita utile; - nel caso di vendita non saranno piu' calcolati gli ammortamenti per i beni non piu' utilizzati; inoltre, non saranno considerati gli eventuali effetti contabili derivanti dall'operazione di cessione (plus/minusvalenze = differenza tra valore residuo e prezzo di cessione); - nel caso di cessione a titolo gratuito o di perdita dei beni per effetto di cause maggiori le quote d'ammortamento non saranno piu' calcolate dal momento dell'avvenuta dismissione dei beni, ma occorrera' contabilizzare l'intero valore non ancora ammortizzato (valore residuo = valore patrimoniale - somma delle quote di ammortamento) come costo riferito al periodo in cui tale evento e' avvenuto. La voce del piano dei conti a cui sara' imputato il valore residuo (valore non ancora ammortizzato) e' rappresentata dal conto "Altri costi - Straordinari" . Si rappresenta che ,anche per la rilevazione dei costi per il Io semestre 2002, sara' utilizzata la procedura predisposta dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato per supportare i centri di costo nella determinazione delle quote di ammortamento degli investimenti effettuati nei periodi precedenti (cioe', secondo le semplificazioni adottate nella circolare n. 32/99, acquisiti a partire dal 2000) per tipologia di bene corrispondente al 3o livello del piano dei conti. La procedura e' stata parzialmente modificata, a causa dell'introduzione delle procedure automatizzate di trasmissione dei dati per mezzo del portale di contabilita' economica. A differenza dei precedenti adempimenti, infatti, nei quali gli Uffici Centrali di Bilancio trasmettevano ai centri di costo una reportistica cartacea, mediante la quale i centri indicavano le acquisizioni e le dismissioni patrimoniali intervenute nel periodo di riferimento, la procedura sara' interamente gestita dai centri di costo stessi, che acquisiranno informaticamente i dati relativi ai beni patrimoniali acquisiti ed eventualmente dismessi nel 1o semestre 2002. La quota di ammortamento relativa allo stesso periodo, tenendo conto anche dei beni acquisiti in periodi precedenti e non dismessi, sara' invece calcolata e rilevata automaticamente dal sistema informatico e non dovra', pertanto essere indicata dal centro di costo. Questa procedura permette tra l'altro di gestire, seppure in maniera semplificata, l'imputazione contabile del valore residuo dei beni dismessi. Va tenuto presente che, in seguito alle modifiche intervenute nella struttura dei centri di costo tra il 2001 ed il 2002, occorrera' procedere ad assegnare ai nuovi centri di costo i beni patrimoniali acquisiti in anni precedenti da centri di costo non piu' operanti nel 2002. In particolare si dovra', a partire dai valori patrimoniali relativi a beni patrimoniali acquisiti e a manutenzioni straordinarie realizzate, nel 2000 e nel 2001, da centri di costo non piu' operanti nel 2002: * determinare la quota di tali valori da assegnare ai centri di costo operanti nel 2002; * comunicare tali informazioni all'Ispettorato Generale per le Politiche di bilancio, al fine di determinare le quote iniziali di ammortamento spettanti ai centri di costo per il 2002 e derivanti da beni acquisiti in anni precedenti. Si rappresenta, a tale proposito, che sara' cura dei funzionari del richiamato Ispettorato fornire ai centri di costo gli elementi utili per procedere al calcolo indicato. TABELLA 1 ALIQUOTE DI AMMORTAMENTO Tipo di cespite Aliquota -- -- Immobilizzazioni immateriali: Opere d'ingegno 20% Brevetti 20% Diritti d'autore 20% Avviamento 20% Immobilizzazioni materiali (beni immobili): Vie di comunicazione 2% Infrastrutture idrauliche 2% Infrastrutture portuali e aeroportuali 2% Opere per la sistemazione del suolo 2% Fabbricati civili ad uso abitativo, commerciale, governativo e istituzionale 2% Fabbricati industriali e costruzioni leggere 2% Fabbricati militari 2% Fabbricati rurali 2% Opere destinate al culto 2% Beni di valore culturale, storico, archeologico ed artistico 2% Strade ferrate e relativi materiali d'esercizio 2% Impianti sportivi 2% Immobilizzazioni materiali (beni mobili): Mezzi di trasporto stradali leggeri 20% Mezzi di trasporto stradali pesanti 10% Mezzi di trasporto aerei 5% Mezzi di trasporto marittimi 5% Macchinari per ufficio 20% Mobili e arredi per ufficio 10% Mobili e arredi per alloggi e pertinenze 10% Mobili e arredi per locali ad uso specifico 10% Impianti ed attrezzature 5% Hardware 25% Equipaggiamento e vestiario 25% Armi leggere 20% Armi pesanti 10% Mezzi terrestri da guerra 5% Mezzi aerei da guerra 5% Mezzi navali da guerra 5% Opere artistiche 2% Materiale bibliografico 5% Strumenti musicali 20% Animali 20% 8. TRASFERIMENTI CORRENTI - CONTRIBUTI AGLI INVESTIMENTI - ALTRI TRASFERIMENTI IN CONTO CAPITALE La voce in oggetto comprende costi riferibili allo Stato nel suo complesso, che, come tali, non dovranno essere rilevati dai centri di costo. I costi inclusi nella voce sono sostenuti attraverso l'erogazione di contributi a carico del Bilancio dello Stato. Il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato provvedera' direttamente, a fine anno, a rilevare i costi su tale voce sulla base dei pagamenti effettuati sugli stanziamenti di competenza dei capitoli di Bilancio attraverso i quali sono gestite le risorse finanziarie destinate a tali organi. 9. FONDI DA ASSEGNARE Tale voce comprende quelle risorse finanziarie, attualmente allocate su Capitoli del Bilancio di previsione del Ministero dell'Economia e delle Finanze, dipartimento della Ragioneria Generale dello stato, che non possono essere utilizzate per l'effettuazione di impegni o pagamenti, ma solo per la riassegnazione delle risorse stesse in corso d'anno ai capitoli di destinazione finale di altre Amministrazioni. La voce in oggetto comprende, esclusivamente a livello previsionale, costi riferibili allo Stato nel suo complesso, che, come tali, non dovranno essere rilevati nell'ambito dei budget dei centri di costo. In tale voce sono allocate: * risorse destinate a finanziare oneri presunti derivanti da provvedimenti legislativi in corso di approvazione; * risorse destinate a finanziare costi imprevisti; * risorse per le quali, pur essendo nota nel complesso la destinazione, va decisa la ripartizione alle singole strutture ministeriali. La voce in oggetto non sara' valorizzata in sede di rilevazione dei costi, in quanto, come gia' descritto, fa riferimento a capitoli del Bilancio finanziario sui quali non possono essere effettuati pagamenti. Le risorse finanziarie in oggetto, infatti, saranno utilizzate effettivamente solo presso i capitoli di Bilancio presso cui trovano allocazione definitiva. SEZIONE TERZA IL PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI DEL 1o SEMESTRE 2002 1. IL PORTALE DI CONTABILITA' ECONOMICA Il processo di rilevazione dei costi del 1osemestre 2002 prevede, come anticipato, l'introduzione di un nuovo strumento dalle caratteristiche fortemente innovative: il portale di contabilita' economica. Tale strumento, di cui si e' gia' dato conto nella recente circolare del Ministero dell'Economia e delle Finanze no16/2002, relativa alla formulazione del budget 2003, e' accessibile attraverso la home page del sito internet del Ministero dell'Economia e delle Finanze - www.tesoro.it -, nella sezione dedicata al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, oppure, direttamente, all'indirizzo internet www.contabilitaeconomica.rgs.tesoro.it. Si ritiene utile in questa sede rammentare che i principali obiettivi dell'attivazione del portale sono: * favorire, attraverso un'area pubblica, accessibile a tutti, la diffusione delle conoscenze sul sistema unico di contabilita' economica introdotto dal D.Leg.vo 279/97, attraverso, tra l'altro, la pubblicazione della normativa primaria e secondaria emanata, dei documenti prodotti dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato e di altre informazioni utili; * costituire lo strumento principale per le Amministrazioni, attraverso un'area riservata agli utenti del sistema di contabilita' economica: - per l'invio, per via telematica, dei dati di budget e rilevazione dei costi; - per rendere piu' rapido ed efficace lo scambio di informazioni tra le Amministrazioni ed il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, in particolare per quanto riguarda l'invio, da parte dei centri di costo, di richieste di chiarimenti e di supporto consulenziale. 2. GLI ATTORI DEL PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI 1o SEMESTRE 2002 Ogni soggetto autorizzato ad operare nell'area riservata del portale di contabilita' economica sara' identificato attraverso un codice personale - o nome utente - ed una parola chiave di accesso segreta - o password -, concordate con il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, che identifichera' univocamente il soggetto stesso e garantira' la riservatezza e la sicurezza dei dati immessi e delle funzioni svolte. Ciascun soggetto e' autorizzato ad operare nell'ambito di un profilo utente predefinito, che identifica il tipo di operazioni che gli e' consentito svolgere ed i dati a cui ha accesso. Ogni profilo utente previsto corrisponde ad uno dei diversi attori che intervengono nel processo di rilevazione dei costi, ossia: * il centro di costo, che ha il compito di immettere i dati relativi ai costi rilevati nel 1o semestre 2002; * il responsabile del centro di costo, che controlla i dati immessi dal proprio centro di costo e li valida; * l'Ufficio Centrale di Bilancio, che, a sua volta controlla i dati immessi e validati dai centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, per verificarne l'aderenza ai principi ed alle regole stabilite nella presente circolare, ed effettua un'ulteriore validazione degli stessi; * l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del Ministero dell'Economia e delle Finanze, che raccoglie i dati trasmessi da tutti i centri di costo e validati dagli UCB, li analizza e li elabora al fine di trasmetterli ai competenti organi politici e di controllo. A differenza di quanto previsto dalla circolare no 16/2002 del Ministero dell'Economia e delle Finanze per la formulazione del budget 2003, gli Uffici del Personale, pur essendo coinvolti nel processo di rilevazione dei costi, non sono inclusi fra i profili utente sopra indicati, in quanto i processi che li coinvolgono non si avvarranno delle applicazioni informatiche presenti sul portale di contabilita' economica. Nei paragrafi seguenti si descrivono le fasi del processo di rilevazione dei costi del 1o semestre 2002, per il quale ci si avvarra' di schede informatizzate, i cui fac-simile sono interamente riportati in allegato alla presente circolare (cfr. Allegato no4). 3. IL CALCOLO DEI VALORI UNITARI MEDI ANNUI DEL COSTO DEL LAVORO ORDINARIO E STRAORDINARIO PER POSIZIONE ECONOMICA DA PARTE DELL'UFFICIO DEL PERSONALE La determinazione dei valori unitari medi annui del costo del lavoro ordinario e straordinario per posizione economica e' a carico, come gia' indicato nella precedente sezione terza, degli uffici del personale delle Amministrazioni. Gli uffici del personale sono chiamati, pertanto, a comunicare tali valori ai centri di costo ai fini del calcolo del costo del lavoro ordinario e straordinario. La trasmissione di tali informazioni ai centri di costo non e' prevista per via informatica. Tale dato, come gia' anticipato, rappresenta il valore, comune a tutti i centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, mediante il quale saranno valorizzate le quantita' di lavoro impiegate, in Anni Persona da parte dei centri di costo stessi. 4. IL CALCOLO E L'INSERIMENTO DEI DATI RELATIVI AL PERSONALE DA PARTE DEL CENTRO DI COSTO Con riferimento a quanto indicato nella precedente sezione terza, ciascun centro di costo: 1) determinera' la quantita' di impiego di risorse umane nel 1o semestre 2002 per posizione economica in termini di: * Anni Persona di impegno contrattuale, incluso il di cui "Comandati IN"; * Anni Persona di impegno effettivo * Anni Persona di impegno straordinario 2) calcolera' il costo del lavoro relativo al 1o semestre 2002 per posizione economica: * moltiplicando i valori unitari medi annui del costo del lavoro ordinario, forniti dall'ufficio del personale, per gli anni persona di impegno contrattuale * moltiplicando i valori unitari medi annui del costo del lavoro straordinario, forniti dall'ufficio del personale, per gli anni persona di impegno straordinario * sommando i due valori di costo sopra determinati per posizione economica 3) inserira' i dati relativi agli Anni Persona ed al costo per posizione economica nella apposita scheda informatizzata di dettaglio della voce "Personale-comparto/qualifica" riprodotta nell'allegato 4. Al fine di evitare la visualizzazione contemporanea di tutte le posizioni economiche esistenti, saranno visibili di volta in volta le qualifiche relative al solo comparto selezionato. Nella scheda di acquisizione sara' visualizzato automaticamente il totale degli Anni Persona per posizione economica rilevati dal centro. Dovra', inoltre, essere indicata separatamente la quantita', in Anni Persona e per posizione economica, relativa al personale del centro di costo comandato impiegato da altri centri di responsabilita' Amministrativa (comandati OUT). Tale informazione non e' collegata in alcun modo ai costi che il centro ha sostenuto nel 1o semestre 2002, ma e' richiesta per favorire la riconciliazione fra i dati economici e quelli del Bilancio finanziario. Approvando la scheda in oggetto si procedera' automaticamente alla registrazione delle rilevazioni di costo e quantita' per la voce "Personale-comparto/qualifica". 5. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI BENI PATRIMONIALI AI FINI DEL CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO Successivamente all'inserimento delle previsioni relative alla voce "Personale-comparto/qualifica", il centro di costo dovra' indicare, attivando l'apposita procedura automatizzata (di cui alla precedente sezione terza, voce "Ammortamenti") : * il valore delle acquisizioni di beni patrimoniali, per voce del Piano dei conti, effettuate nel 1o semestre 2002; * il valore delle dismissioni di beni patrimoniali, per voce del Piano dei conti, effettuate nel 1o semestre 2002. AL termine dell'inserimento di tali valori saranno calcolate automaticamente le quote di ammortamento attribuibili al centro di costo per il 1o semestre 2002, tenendo conto anche dei beni acquisiti nei periodi precedenti. 6. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI COSTI RILEVATI SULLE VOCI DIVERSE DA "AMMORTAMENTI" E DA "PERSONALE-COMPARTO/QUALIFICA" Nella scheda informatizzata sara' visualizzato, per la voce "comparto/qualifica", il costo inserito nella scheda di dettaglio del Personale e per le voci relative agli "Ammortamenti" le quote calcolate automaticamente sulla base delle informazioni patrimoniali inserite dal centro come indicato al punto precedente. Il centro di costo, pertanto, dovra' inserire i valori di costo rilevati nel 1o semestre 2002 per tutte le altre voci di costo visualizzate, determinati seguendo i principi descritti nella precedente sezione terza. 7. L'INSERIMENTO DELLA NOTA ESPLICATIVA Come indicato in precedenza, a completamento della rilevazione dei costi per il 1o semestre 2002, e' stata prevista, per ogni centro di costo, una "Nota esplicativa" in formato informatizzato, in cui il centro di costo puo' fornire notizie ed elementi riguardo a particolari situazioni e problematiche incontrate nella rilevazione e alle modalita' seguite nella loro risoluzione o, comunque, utili ai fini informativi o valutativi. La compilazione della "Nota esplicativa" non e' vincolante per la chiusura del processo di rilevazione dei costi del 1o semestre 2002. 8. LA COMUNICAZIONE DI FINE ATTIVITA' Al termine di tutte le operazioni sopra descritte, l'utente autorizzato dal centro di costo all'inserimento dei dati di rilevazione dei costi 1o semestre 2002 comunichera', attraverso l'attivazione di una apposita funzione, la fine delle attivita' di inserimento. Tale comunicazione e' propedeutica alla funzione di controllo e validazione dei dati del centro di costo da parte del responsabile del centro stesso. 9. IL CONTROLLO E LA VALIDAZIONE DA PARTE DEL RESPONSABILE DEL CENTRO DI COSTO Il responsabile del centro di costo, autorizzato ad operare, tramite un identificativo ed una password personali sulla base di un profilo specifico, potra' visualizzare e controllare i dati di rilevazione costi 1o semestre 2002 inseriti per il suo centro di costo e: * se il controllo avra' esito positivo, validera' i dati, che, a questo punto, saranno verificabili, insieme a tutti i budget degli altri centri di costo dell'Amministrazione, dall'Ufficio Centrale di Bilancio; la validazione, in altre parole, corrispondera' alla attuale fase di trasmissione delle schede cartacee firmate all'Ufficio Centrale di Bilancio; * se il controllo avra' dato esito non positivo, riaprira' le attivita' di inserimento; i dati di costo rilevati per il 1o semestre 2002 dal centro di costo potranno, cosi', essere modificati direttamente dal responsabile stesso o dall'utente autorizzato all'inserimento dei dati per il centro di costo; in quest'ultimo caso occorrera' una nuova comunicazione di fine attivita' per procedere alla validazione da parte del responsabile. 10. IL CONTROLLO E LA APPROVAZIONE DEI DATI DA PARTE DELL'UFFICIO CENTRALE DI BILANCIO Analogamente a quanto avvenuto in occasione dei precedenti adempimenti connessi all'applicazione del sistema unico di contabilita' economica, gli Uffici Centrali di Bilancio sono pienamente coinvolti nel processo di raccolta dei dati economici delle Amministrazioni Centrali dello Stato. Detti uffici, infatti, svolgono gli adempimenti previsti dall'articolo 12, comma 2, del D. Leg.vo n. 279/1997, concorrendo alla valutazione degli oneri delle funzioni e dei servizi istituzionali delle Amministrazioni presso cui operano. Analogamente a quanto disposto per la prima volta, dalla recente circolare del Ministero dell'Economia e delle Finanze no16/2002 per la formulazione del budget 2003, e a differenza di tutti i precedenti adempimenti relativi alla rilevazione dei costi sostenuti, tuttavia, non sara' di competenza degli Uffici Centrali di Bilancio l'acquisizione al sistema informatico dei dati trasmessi in via cartacea dai centri di costo, in quanto l'inserimento dei dati sul sistema sara', come sopra esposto, direttamente a carico dei centri di costo. Gli Uffici Centrali di Bilancio dovranno, nondimeno, continuare ad assicurare, attraverso le funzioni disponibili nell'area riservata del portale per il profilo utente per questi definito, il controllo dei dati inseriti e trasmessi - per via telematica - dai centri di costo dopo la validazione del responsabile. Tale controllo ha lo scopo principale di verificare l'aderenza dei dati di costo rilevati ai principi generali e alle regole dettate dall'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, rappresentate nella presente circolare. Allo stesso tempo, attraverso tale controllo, gli Uffici Centrali di Bilancio collaborano con il richiamato Ispettorato all'analisi ed alla valutazione degli oneri delle Amministrazioni presso cui operano. L'operazione di controllo si concludera' con una approvazione, che avra' il valore di trasmissione dei dati stessi all' Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio. Nel caso in cui l'Ufficio Centrale di Bilancio rilevasse l'opportunita' di apportare rettifiche o integrazioni ai dati trasmessi da un centro di costo contattera' il centro stesso e, verificata la necessita' di effettuare le modifiche, effettuera' una sospensione della validazione affinche' sia possibile, da parte del centro, eseguire i necessari interventi ai quali dovra' seguire una nuova comunicazione di fine attivita' ed una nuova validazione da parte del responsabile del centro. ----> Vedere tabella di pag. 63 <----   Allegato 3 ----> Vedere schede da pag. 65 a pag. 71 <----   Allegato 4 SIONE BUDGET 2002 NOTA TECNICA N. 2 SEZIONE PRIMA INDICAZIONI GENERALI PER LA REVISIONE DEL BUDGET Congiuntamente alle rilevazioni dei costi del primo semestre 2002, le Amministrazioni centrali dello Stato sono chiamate all'aggiornamento del Budget 2002. Con tale operazione i diversi centri di costo ridefiniscono, in corso d'anno, le previsioni economiche dei costi formulate in funzione degli obiettivi concretamente perseguibili e le modalita' operative che sono chiamati ad attuare per realizzare i compiti ad esse assegnati e garantire le attivita' per il loro funzionamento. Tra le attivita' di rilevazione del consuntivo di periodo e di revisione del budget e' possibile individuare una stretta correlazione, definibile all'interno del processo introdotto con l'adozione del nuovo sistema di contabilita' analitica. Tale processo ha un carattere fortemente iterativo, in quanto: * la fase programmatoria iniziale, che trova espressione nella formulazione del budget, si avvale delle risultanze d'esercizio, per la definizione di obiettivi, risorse e tempi; * la stessa programmazione interviene anche in corso d'anno, per consentire, in considerazione degli eventi gia' verificatisi (rilevati nel consuntivo di periodo), del mutamento delle condizioni organizzative e del contesto normativo, una revisione degli obiettivi definiti inizialmente e, quindi, dei costi connessi al loro conseguimento. La revisione del budget, in sintesi, si basa: a) sul confronto tra gli obiettivi inizialmente prefissati ed i risultati effettivamente raggiunti nel primo semestre dell'esercizio; b) sulla riconsiderazione degli altri fattori (contesto normativo ed organizzativo, risorse finanziarie assegnate) che hanno portato alla definizione degli obiettivi per l'esercizio 2002. In relazione a quest'ultimo aspetto, l'Amministrazione dovra' tenere sempre presente che l'utilizzo delle risorse e' vincolato alle disponibilita' finanziarie necessarie per la loro acquisizione. SEZIONE SECONDA CRITERI E PRINCIPI PER LA REVISIONE DEL BUDGET 2002 1. La revisione del budget 2002, analogamente alla rilevazione dei costi del 1o semestre, vede l'introduzione di due innovazioni sostanziali, ampiamente descritte nella Nota Tecnica no 1: la nuova formulazione del Piano dei Conti, a cui occorrera' fare riferimento per la revisione delle previsioni di costo 2002; l'attivazione, attraverso il nuovo portale web di contabilita' economica, di procedure automatizzate di acquisizione e trasmissione dei dati, per mezzo di apposite schede informatizzate. Conseguentemente, pur facendo riferimento, in linea generale, alle indicazioni contenute nella circolare dell'ex Ministero del Tesoro no17/2001, relativa alla predisposizione del budget 2002, la revisione del budget 2002 dovra' tenere conto delle due innovazioni sopra citate. 2. Al fine, inoltre, di consentire il confronto omogeneo fra costi rilevati nel 1o semestre 2002 e budget definito 2002, occorrera' rappresentare le relative previsioni di costo, formulate secondo il precedente Piano dei conti, alle nuove voci. Nella Tabella 2, di seguito allegata, sono evidenziate le corrispondenze fra le voci del precedente Piano dei Conti, su cui e' stato formulato il Budget definito 2002, e le voci del nuovo Piano dei Conti sulle quali le Amministrazioni sono chiamate a rilevare i costi sostenuti nel 1o semestre 2002 e ad aggiornare le previsioni di costo (budget rivisto 2002). * Come risulta dalla citata Tabella, le previsioni di cui al budget definito 2002 possono essere ricondotte alle nuove voci, ad eccezione di: * BENI DI CONSUMO - BENI INVENTARIATI * BENI DI CONSUMO - BENI NON INVENTARIATI Conseguentemente, le previsioni di cui al budget definito 2002 saranno automaticamente rappresentate secondo la nuova articolazione, ad eccezione delle due voci citate, per le quali le Amministrazioni dovranno fornire, tramite una apposita procedura automatizzata, esplicita indicazione dell'articolazione della previsione originaria sulle nuove voci: * BENI DI CONSUMO - CARTA, CANCELLERIA E STAMPATI * BENI DI CONSUMO - GIORNALI E PUBBLICAZIONI * BENI DI CONSUMO - MATERIALI ED ACCESSORI. ----> Vedere tabella di pag. 78 <---- SEZIONE TERZA IL PROCESSO DI FORMULAZIONE DEL BUDGET RIVISTO 2002 1. IL PORTALE DI CONTABILITA' ECONOMICA Per il processo di formulazione del budget rivisto 2002 ci si avvarra', cosi' come per la rilevazione dei costi del 1o semestre 20002, delle applicazioni presenti nell'area riservata del portale di contabilita' economica, per il quale si rimanda a quanto gia' detto nella Nota Tecnica no1 della presente circolare. 2. GLI ATTORI DEL PROCESSO DI RILEVAZIONE DEI COSTI 1o SEMESTRE 2002 Gli attori coinvolti nel processo di formulazione del budget rivisto 2002, che, come gia' anticipato nella Nota Tecnica no 1 della presente circolare, saranno autorizzati ad operare nelle applicazioni informatiche disponibili nell'ambito di un profilo utente predefinito, sono: * il centro di costo, che ha il compito di immettere i dati relativi al budget rivisto 2002; * il responsabile del centro di costo, che controlla i dati immessi dal proprio centro di costo e li valida; * l'Ufficio Centrale di Bilancio, che, a sua volta controlla i dati immessi e validati dai centri di costo dell'Amministrazione di riferimento, per verificarne l'aderenza ai principi ed alle regole stabilite nella presente circolare, ed effettua un'ulteriore validazione degli stessi; * l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del Ministero dell'Economia e delle Finanze, che raccoglie i dati trasmessi da tutti i centri di costo e validati dagli UCB, li analizza e li elabora al fine di trasmetterli ai competenti organi politici e di controllo. Nei paragrafi seguenti si descrivono le fasi del processo di formulazione del budget rivisto 2002, per il quale ci si avvarra' di schede informatizzate, i cui fac-simile sono interamente riportati in allegato alla presente circolare (cfr. Allegato no6). 3. LA REVISIONE DEI DATI RELATIVI ALLA VOCE "PERSONALE-COMPARTO/QUALIFICA" Nella apposita scheda informatizzata, destinata ad accogliere l'aggiornamento delle previsioni di dettaglio 2002 per la voce "Personale-comparto/qualifica" saranno visualizzate automaticamente i dati relativi alle previsioni originarie corrispondenti al budget definito 2002. Il centro di costo: 1) modifichera', laddove lo ritenga opportuno, i dati previsionali relativi alla quantita' di impiego di risorse umane di previsto impiego nel 2002 per posizione economica in termini di Anni Persona totali, incluso il di cui "Comandati IN"; 2) ricalcolera' e, successivamente, modifichera' sulla scheda informatizzata, il costo previsto 2002 per tutte le posizioni economiche a cui sono state apportare variazioni quantitative, servendosi dei medesimi costi medi di riferimento annui per posizione economica forniti dall'ufficio del personale in occasione della formulazione del budget definito 2002. Nella scheda di acquisizione sara' visualizzato automaticamente il totale degli Anni Persona per posizione economica previsti dal centro. Approvando la scheda in oggetto si procedera' automaticamente alla registrazione delle previsioni di costo e quantita' per la voce "Personale-comparto/qualifica". 4. L'INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AI COSTI PREVISTI SULLE VOCI DIVERSE DA "PERSONALE-COMPARTO/QUALIFICA" Nella apposita scheda informatizzata sara' visualizzato, per la voce "Personale-comparto/qualifica", il costo previsto inserito nella scheda di dettaglio di cui al punto precedente. Saranno, inoltre, visualizzati automaticamente i dati relativi alle previsioni originarie corrispondenti al budget definito 2002. Il centro di costo modifichera', laddove lo ritenga opportuno, i dati previsionali di costo 2002 relativi a tutte le voci diverse da "Personale-comparto/qualifica". 5. L'INSERIMENTO DELLA NOTA ESPLICATIVA Analogamente a quanto contemplato per la rilevazione dei costi del 1o semestre 2002, a completamento del processo di formulazione del budget rivisto 2002, e' stata prevista, per ogni centro di costo, una "Nota esplicativa" in formato informatizzato, in cui il centro di costo puo' fornire notizie ed elementi riguardo a particolari situazioni e problematiche incontrate nella rilevazione e alle modalita' seguite nella loro risoluzione o, comunque, utili ai fini informativi o valutativi. La compilazione della "Nota esplicativa" non e' vincolante per la chiusura del processo di formulazione del budget rivisto 2002. 6. LA COMUNICAZIONE DI FINE ATTIVITA' Al termine di tutte le operazioni sopra descritte, l'utente autorizzato dal centro di costo all'inserimento dei dati di budget rivisto 2002 comunichera', attraverso l'attivazione di una apposita funzione, la fine delle attivita' di inserimento. Tale comunicazione e' propedeutica alla funzione di controllo e validazione dei dati del centro di costo da parte del responsabile del centro stesso. 7. IL CONTROLLO E LA VALIDAZIONE DA PARTE DEL RESPONSABILE DEL CENTRO DI COSTO Il responsabile del centro di costo, autorizzato ad operare, tramite un identificativo ed una password personali sulla base di un profilo specifico, potra' visualizzare e controllare i dati di budget rivisto 2002 per il suo centro di costo e: * se il controllo avra' esito positivo, validera' i dati, che, a questo punto, saranno verificabili, insieme a tutti i budget degli altri centri di costo dell'Amministrazione, dall'Ufficio Centrale di Bilancio; la validazione, in altre parole, corrispondera' alla attuale fase di trasmissione delle schede cartacee firmate all'Ufficio Centrale di Bilancio; * se il controllo avra' dato esito non positivo, riaprira' le attivita' di inserimento; i dati di budget rivisto 2002 potranno, cosi', essere modificati direttamente dal responsabile stesso o dall'utente autorizzato all'inserimento dei dati per il centro di costo; in quest'ultimo caso occorrera' una nuova comunicazione di fine attivita' per procedere alla validazione da parte del responsabile. 8. IL CONTROLLO E LA APPROVAZIONE DEI BUDGET DA PARTE DELL'UFFICIO CENTRALE DI BILANCIO Al termine della fase precedente, analogamente a quanto disposto per il processo di rilevazione dei costi del 1o semestre 2002, gli Uffici Centrali di Bilancio dovranno effettuare il controllo dei dati inseriti dai centri di costo dopo la validazione del responsabile ed effettuare, se il controllo avra' esito positivo, una approvazione, che avra' il valore di trasmissione dei dati stessi all' Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio. Anche in questo caso, se l'Ufficio Centrale di Bilancio rilevasse l'opportunita' di apportare rettifiche o integrazioni ai dati trasmessi da un centro di costo contattera' il centro stesso e, verificata la necessita' di effettuare le modifiche, effettuera' una sospensione della validazione affinche' sia possibile, da parte del centro, eseguire i necessari interventi ai quali dovra' seguire una nuova comunicazione di fine attivita' ed una nuova validazione da parte del responsabile del centro. ----> Vedere tabella di pag. 83 <----   Allegato 5 ----> Vedere schede da pag. 85 a pag. 91 <----