Gazzetta n. 195 del 21 agosto 2002 (vai al sommario) BANCA D'ITALIA COMUNICATO Esternalizzazione di attivita' di sportello Alcune banche hanno sottoposto all'attenzione della Banca d'Italia soluzioni organizzative volte a esternalizzare attivita' di sportello, ricorrendo alla rete territoriale di una banca del medesimo gruppo bancario ovvero al servizio di societa' operanti attraverso tecniche di comunicazione a distanza e, in particolare, mediante "call center". Vengono in considerazione i casi in cui il servizio reso tramite sportello o "call center" dai soggetti incaricati comprenda la possibilita' per questi ultimi, operando in nome e per conto della banca committente e attraverso l'accesso diretto al sistema informatico di quest'ultima - di fornire informazioni alla clientela nonche' di dare esecuzione alle disposizioni operative impartite dai clienti nell'ambito di rapporti contrattuali gia' instaurati con la banca committente (ad esempio, servizi e operazioni relativi ai conti correnti, prenotazione di valuta estera, richiesta di assegni circolari, richieste di carte bancomat o di carte di credito, operazioni aventi a oggetto strumenti finanziari). A sostegno di tali soluzioni organizzative le banche adducono rilevanti vantaggi in termini di economie di scala e di efficiente distribuzione dell'operativita' all'interno del gruppo creditizio, nonche' di sviluppo dei sistemi tecnologici, con risvolti positivi anche per la clientela. Al riguardo, si fa preliminarmente presente che tali fattispecie - in quanto caratterizzate dall'esecuzione di operazioni di tipo dispositivo da parte dei soggetti incaricati - presentano aspetti innovativi rispetto ad altre gia' venute all'attenzione della Banca d'Italia. Cio' premesso, tenuto conto che le soluzioni organizzative in esame sono volte a conseguire strutture e processi produttivi piu' efficienti, anche nell'ambito di piani di riassetto strategico di gruppi bancari, si ritiene che la realizzazione di tali iniziative sia consentita, qualora le medesime non siano incompatibili con le specifiche disposizioni che disciplinano le singole tipologie di operazioni e purche' vengano realizzate in conformita' dei criteri di seguito indicati, volti a preservare condizioni di sana e prudente gestione degli intermediari. In tale ambito, assume rilievo l'esigenza di fronteggiare i rischi insiti nella scissione tra responsabilita' della banca committente e svolgimento del servizio da parte di soggetti terzi. In particolare, e' necessario che: la banca committente e il soggetto incaricato appartengano al medesimo gruppo bancario e il soggetto incaricato svolga l'attivita' delegata esclusivamente per conto di societa' del gruppo. Per la sola attivita' svolta mediante "call center", le banche si possono avvalere anche di societa' terze, non facenti parte del gruppo bancario, purche' specializzate nello svolgimento di servizi della specie esclusivamente nei confronti di soggetti bancari; le operazioni effettuabili siano esecutive di rapporti contrattuali gia' definiti tra cliente e banca committente. Devono essere inoltre prestabiliti i limiti di importo delle transazioni e risultare preclusa all'operatore del soggetto incaricato - anche per mezzo di adeguati presidi informatici - l'assunzione di decisioni di carattere discrezionale sull'esecuzione delle operazioni (ad esempio, con riguardo al superamento dei limiti di importo, alla modifica dei tassi e delle altre condizioni, ecc.); le banche committenti, in linea con i principi contenuti nelle istruzioni di vigilanza in materia di controlli interni, svolgano un'approfondita analisi delle implicazioni che le nuove modalita' operative potranno comportare sui sistemi aziendali di misurazione e controllo dei rischi. Specifica attenzione dovra' inoltre essere rivolta alla valutazione delle capacita' professionali e dell'adeguatezza organizzativa del soggetto incaricato; il sistema informatico dei soggetti incaricati sia integrato con quello della banca committente e disponga di procedure dedicate per il collegamento ai sistemi operativi di ciascuna banca committente e idonee a svolgere i controlli sulle transazioni; le banche committenti stipulino con i soggetti incaricati un apposito contratto che definisca condizioni, contenuti e limiti dell'operativita', almeno con riguardo ai livelli quali-quantitativi del servizio, alla predisposizione di un adeguato sistema di reporting dell'attivita' svolta, al rispetto degli obblighi di riservatezza, alla presenza di adeguati requisiti tecnologici per la sicurezza delle transazioni, all'attribuzione dei rischi connessi all'esecuzione delle operazioni. Andranno adottate clausole contrattuali e concrete modalita' operative idonee ad assicurare condizioni di efficiente e corretto svolgimento delle relazioni con l'utenza (la clientela, in particolare, deve poter individuare in maniera univoca la controparte bancaria con cui viene in contatto tramite lo sportello presso il quale impartisce l'ordine o il "call center"); nei casi in cui venga esternalizzata l'attivita' di "call center" ad una societa' non facente parte del gruppo bancario, dovranno essere garantite la possibilita' di accesso dell'Autorita' di controllo alle informazioni necessarie allo svolgimento dei propri compiti istituzionali nonche' quella di modificare i contenuti contrattuali a seguito di eventuali provvedimenti di vigilanza; i contratti con la clientela precisino che la banca committente si puo' avvalere, per lo svolgimento delle operazioni specificamente indicate, del servizio reso da altra societa', ferma restando in ogni caso la responsabilita' - esclusiva o in solido con il soggetto incaricato - della banca medesima. La societa' capogruppo del gruppo bancario, nell'ambito dei compiti ad essa attribuiti dalla normativa, e' tenuta ad analizzare preventivamente l'impatto delle soluzioni organizzative da adottare sui sistemi di controllo dei rischi delle banche committenti e a verificare l'adeguatezza dei presidi organizzativi, tecnologici e legali adottati dalle stesse banche e dai soggetti incaricati. L'esternalizzazione delle attivita' di sportello non esime la banca committente dall'assicurare il rispetto delle disposizioni che regolano le singole operazioni, tra cui si richiamano la normativa in materia di trasparenza delle condizioni contrattuali e quella di contrasto al riciclaggio. Per quanto riguarda l'esternalizzazione di attivita' riconducibili alla prestazione di servizi di investimento, rimane altresi' impregiudicata l'applicazione della normativa del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e delle relative disposizioni di attuazione emanate dalla Consob. Il presente messaggio verra' recepito, nella prima occasione utile, nelle Istruzioni di vigilanza.