Gazzetta n. 83 del 9 aprile 2002 (vai al sommario) GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002 Autorizzazione al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici. (Autorizzazione n. 7/2002). IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali; Visto, in particolare, l'art. 24, comma 1, della legge n. 675/1996, che ammette il trattamento dei dati personali idonei a rivelare i provvedimenti giudiziari ivi richiamati, anche da parte di soggetti pubblici, "soltanto se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le rilevanti finalita' di interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le precise operazioni autorizzate"; Considerato che diversi trattamenti dei predetti dati da parte di soggetti pubblici sono disciplinati nel decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, nonche' nel provvedimento del Garante n. 1/P/2000 del 30 dicembre 1999-13 gennaio 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 26 del 26 febbraio 2000; Considerato che i trattamenti dei medesimi dati giudiziari da parte dei soggetti pubblici, per finalita' non previste nel capo II del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, devono essere autorizzati dal Garante ai sensi dell'art. 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675; Considerato che il trattamento dei dati in questione puo' essere autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996); Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresi' superflua la richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi titolari del trattamento; Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le prescrizioni gia' impartite alla luce dell'esperienza maturata; Considerato che l'art. 8, par. 5, della direttiva 95/46/CE prevede specifiche garanzie per i dati sopraindicati e per altre categorie di dati a carattere giudiziario, in quanto ammette il trattamento dei dati relativi alla piu' ampia categoria delle "infrazioni, ... condanne penali o ... misure di sicurezza" "... solo sotto controllo dell'autorita' pubblica, o se vengono fornite opportune garanzie specifiche, sulla base del diritto nazionale, fatte salve le deroghe che possono essere fissate dallo Stato membro in base ad una disposizione nazionale che preveda garanzie appropriate e specifiche", sempreche' un "registro completo" delle condanne penali sia tenuto "solo sotto il controllo dell'autorita' pubblica"; Ritenuto che in vista della completa attuazione legislativa di tale disciplina comunitaria e' opportuno che la presente autorizzazione generale non rechi disposizioni particolarmente dettagliate, in modo da evitare che l'attivita' dei titolari dei trattamenti sia soggetta a modifiche sostanziali nel corso di un breve periodo di tempo, ferme restando alcune garanzie per gli interessati; Ritenuta la necessita' di favorire la prosecuzione dell'attivita' di documentazione, studio e ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la diffusione di dati relativi a precedenti giurisprudenziali, in ragione sia dell'affinita' che tali attivita' presentano con quelle di manifestazione del pensiero gia' disciplinate dagli articoli 12, 20 e 25 della legge n. 675/1996, sia della possibile adozione di norme volte a favorire lo sviluppo dell'informatica giuridica; Ritenuto opportuno che anche tali nuove autoriz-zazioni provvisorie siano a tempo determinato ai sensi dell'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501, in relazione alla prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del 2001; Considerata la necessita' di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la dignita' delle persone; Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996; Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318; Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501; Visti gli atti d'ufficio; Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000; Relatore il prof. Giuseppe Santaniello; Autorizza i trattamenti di dati personali idonei a rivelare i provvedimenti di cui all'art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di procedura penale, per le rilevanti finalita' di interesse pubblico di seguito specificate ai sensi dell'art. 24 della legge n. 675/1996 e secondo le seguenti prescrizioni: Capo I Rapporti di lavoro 1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta di parte, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che: a) sono parte di un rapporto di lavoro; b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee; c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari. Il trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario. L'autorizzazione e' altresi' rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attivita' di composizione di controversie esercitata in conformita' alla legge svolgono un trattamento strettamente necessario al medesimo fine. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento puo' riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o intendono assumere la qualita' di: a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero di associati anche in compartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi; b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo; c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari. Capo II Organismi di tipo associativo e fondazioni 1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata anche senza richiesta: a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita' giuridica, nonche' a cooperative sociali e societa' di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818; b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il recupero, l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenza socio-sanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i dati o dei relativi familiari e conviventi. Il trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento puo' riguardare dati attinenti: a) ad associati, soci e aderenti, nonche', nei casi in cui l'utilizzazione dei dati sia prevista dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione; b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attivita' o dei servizi prestati dall'associazione, dall'ente o dal diverso organismo. Capo III Liberi professionisti 1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata anche senza richiesta ai: a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio di un'attivita' professionale in forma individuale o associata, anche in conformita' al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attivita' di assistenza e consulenza; b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della professione di avvocato; c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista. 2) Interessati ai quali i dati si riferiscono. Il trattamento puo' riguardare dati attinenti ai clienti. I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove cio' sia strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi. Capo IV Imprese bancarie ed assicurative ed altri trattamenti 1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta: a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'esercizio dell'attivita' bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini: 1) dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilita' nei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive; 2) dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi; 3) dell'accertamento di responsabilita' in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana; 4) dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell'attivita' assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesima attivita'. Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una specifica banca di dati ai sensi dell'art. 1, comma 2, lettera a) della legge 675/1996, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione sulle modalita' del trattamento. b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attivita' di richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati; c) alle societa' di intermediazione mobiliare, alle societa' di investimento a capitale variabile, e alle societa' di gestione del risparmio e dei fondi pensione, ai fini dell'accertamento dei requisiti di onorabilita' in applicazione dei decreti legislativi 24 febbraio 1998, n. 58 e 21 aprile 1993, n. 124, dei decreti ministeriali 11 novembre 1998, n. 468 e 14 gennaio 1997, n. 211 e di eventuali altre norme di legge o di regolamento. 2) Ulteriori trattamenti. L'autorizzazione e' rilasciata altresi': a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreche' il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalita' e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento; b) a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia; c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano un'attivita' di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni). Il trattamento deve essere necessario: 1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalita' o di un altro diritto fondamentale ed inviolabile; 2) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini dell'esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397); d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di pericolosita' sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto; e) ai soggetti pubblici, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneita' morale di coloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in conformita' a quanto previsto dalla normativa in materia di appalti pubblici. Capo V Documentazione giuridica 1) Ambito di applicazione e finalita' del trattamento. L'autorizzazione e' rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalita' di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce giurisprudenziali. Capo VI Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresi', le seguenti prescrizioni: 1) Dati trattati. Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalita' per le quali e' ammesso il trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa. 2) Modalita' di trattamento. Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalita' precedentemente indicati. Fuori dei casi previsti dai capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia e' acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati, nel rispetto della disciplina prevista dall'art. 689 del codice di procedura penale in tema di richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall'art. 688 del medesimo codice per cio' che riguarda l'acquisizione di certificati del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche e di enti incaricati di pubblici servizi. 3) Conservazione dei dati. Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le finalita' perseguite. Ai sensi dell'art. 9, comma 1, lettere c), d) ed e) della legge, i soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonche' la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessita' rispetto alle finalita' perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalita' medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione e' prestata per la verifica dell'essenzialita' dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni. 4) Comunicazione e diffusione. I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente necessari per le finalita' perseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate. 5) Richieste di autorizzazione. I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette. Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo. Il Garante si riserva l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella presente autorizzazione. Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prendera' in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle relative prescrizioni, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione. Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti piu' restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonche' su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore. 6) Efficacia temporale e disciplina transitoria. La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003. Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia gia' conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 7/2000, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002. La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Roma, 31 gennaio 2002 Il presidente Rodota' Il relatore Santaniello Il segretario generale Buttarelli