Gazzetta n. 183 del 8 agosto 2001 (vai al sommario) POLITECNICO DI MILANO DECRETO RETTORALE 2 luglio 2001 Regolamento di attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. IL RETTORE Vista la legge 9 maggio 1989, n. 168, istitutiva del Ministero dell'universita' e della ricerca scientifica e tecnologica; Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche e integrazioni, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, contenente il regolamento per la disciplina delle modalita' di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241; Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modifiche e integrazioni, recante norme di razionalizzazione dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche; Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modifiche e integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali; Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; Visto lo statuto del Politecnico di Milano emanato con decreto rettorale n. 120/AG del 12 maggio 1994 e successive modifiche e integrazioni; Visto il regolamento generale di Ateneo emanato con decreto rettorale 123/AG in data 2 giugno 1995, e successive modifiche e integrazioni; Vista la delibera in data 18 luglio 2000, con la quale il consiglio di amministrazione ha approvato il testo del regolamento, sentito il parere del senato accademico in data 25 settembre 2000; Visto il parere espresso della commissione per l'accesso ai documenti amministrativi relativo al regolamento di attuazione dell'art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241, pervenuto con nota in data 23 gennaio 2001, prot. n. 721; Viste le delibere del consiglio di amministrazione e del senato accademico rispettivamente in data 20 marzo 2001 e 9 aprile 2001 con le quali sono state approvate le modifiche al testo in accoglimento delle osservazioni formulate dalla commissione predetta; Considerata la necessita' di prevedere i termini entro i quali si devono concludere i procedimenti amministrativi di competenza del Politecnico di Milano, individuare le unita' organizzative responsabili dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, i responsabili del procedimento, le modalita' di esercizio ed i casi di differimento e di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi; Decreta: E' emanato il seguente regolamento di attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. Art. 1. Ambito d'applicazione 1. Il presente regolamento disciplina i soli procedimenti amministrativi promovibili d'ufficio o ad iniziativa di parte, di competenza delle strutture organizzative del Politecnico di Milano, i cui termini non siano disciplinati da specifiche disposizioni normative o da disposizioni statutarie e regolamentari del Politecnico, nonche' il diritto di accesso ai documenti amministrativi ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241, e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352. Restano, pertanto, esclusi gli atti e i contratti di diritto privato, compresi gli atti inerenti alla gestione dei rapporti di lavoro assunti con la capacita' e i poteri del privato datore di lavoro ex decreto-legge n. 29/1993. 2. Le unita' organizzative, comunque denominate, ed i termini per la conclusione dei procedimenti, sono indicati nella tabella dei procedimenti amministrativi allegata al presente regolamento (allegato 1). 3. Qualora l'amministrazione non determini, per i singoli procedimenti, il relativo termine di conclusione e ove un diverso termine non derivi da altre disposizioni di legge o di regolamento, trova applicazione, ai sensi dell'art. 2, comma 3, della legge 7 agosto 1990, n. 241, il termine generale di trenta giorni. 4. Eventuali variazioni delle unita' organizzative responsabili, a seguito di modifiche alle strutture dell'Ateneo, saranno portate a conoscenza degli interessati mediante pubblicazione all'albo ufficiale di Ateneo, sul sito web e in appositi elenchi tenuti a disposizione presso le unita' organizzative responsabili.   Art. 2. Responsabile del procedimento 1. Il responsabile del procedimento e' la persona preposta, anche a titolo temporaneo di supplenza o di vicarieta', all'unita' organizzativa competente a svolgere gli adempimenti inerenti al singolo procedimento. 2. Il responsabile dell'unita' organizzativa puo' affidare per iscritto la responsabilita' dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedurale inerente al singolo procedimento ad altra persona della stessa unita' organizzativa nel rispetto delle funzioni e mansioni proprie della qualifica rivestita dal dipendente individuato, dandone comunicazione al direttore amministrativo e indicando tale nominativo in apposito registro dell'unita' organizzativa. 3. Il direttore amministrativo, in presenza di specifiche esigenze, puo' assegnare determinati procedimenti a strutture organizzative diverse da quelle competenti; in tal caso il dirigente e/o il funzionario preposto assumera' a tutti gli effetti la responsabilita' del relativo procedimento. 4. Il responsabile del procedimento e' individuato, ove previsto, in applicazione di normative relative a particolari fattispecie. 5. L'interessato al procedimento deve essere informato del nominativo del responsabile del procedimento e delle modalita' di conclusione del procedimento stesso (allegato 2). 6. Il responsabile del procedimento esercita le attribuzioni contemplate dall'art. 6 della legge 7 agosto 1990, n. 241, dalla normativa vigente ed istituzionale del Politecnico e dal presente regolamento. In particolare provvede: a) all'acquisizione d'ufficio dei documenti gia' in possesso dell'amministrazione ed all'accertamento d'ufficio di fatti, stati e qualita' che la stessa amministrazione o altra pubblica amministrazione e' tenuta a certificare; b) all'applicazione della normativa vigente sull'autocertificazione e sulla presentazione di atti e documenti; c) a sovrintendere agli adempimenti di legge in materia di controlli sulla veridicita' delle autocertificazioni utilizzate nei procedimenti amministrativi; d) a comunicare i dati in proprio possesso nel caso di richiesta da parte di altre pubbliche amministrazioni; e) ad assicurare l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.   Art. 3. Procedimenti di competenza di piu' unita' organizzative 1. Quando il procedimento e' gestito in sequenza successiva da due o piu' unita' organizzative che non rientrano nella responsabilita' di un unico funzionario o dirigente, il responsabile della fase iniziale e', salvo diversa disposizione del direttore amministrativo, responsabile dell'intero procedimento. 2. Il responsabile del procedimento, per le fasi dello stesso che non rientrano nella sua diretta competenza, ha il dovere di seguirne l'andamento presso le unita' organizzative competenti, dando impulso all'azione amministrativa. 3. In particolare, il responsabile del procedimento concorda, per tipi di procedimento o per singoli procedimenti con le unita' organizzative nelle fasi successive, la ripartizione dei tempi a disposizione di ciascuna entro il termine complessivo fissato nel presente regolamento, sollecitandone, ove occorra, il rispetto e risponde limitatamente a tali compiti. Per il resto la responsabilita' e' del dirigente e/o del funzionario preposto alla struttura organizzativa di volta in volta competente. 4. Nei casi di cui ai precedenti commi, il responsabile del procedimento puo' chiedere al direttore amministrativo la indizione di una conferenza di servizi tra le unita' organizzative interessate per l'esame contestuale dell'oggetto del procedimento. Il direttore amministrativo e' competente a risolvere gli eventuali conflitti insorgenti nello svolgimento del procedimento tra le diverse unita' organizzative.   Art. 4. Partecipazione al procedimento 1. Il responsabile del procedimento, ove previsto, deve dare notizia dell'avvio del procedimento e del termine entro il quale deve essere concluso mediante comunicazione personale (allegato 2) contenente le indicazioni previste dalla normativa vigente, ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale e' destinato a produrre effetti diretti e a quelli che per legge debbono intervenire, nonche' ai soggetti individuati o facilmente individuabili ai quali possa derivare un pregiudizio dal provvedimento. 2. Il responsabile del procedimento e' tenuto inoltre a dare comunicazione di ogni atto o fatto di rilevante interesse per i soggetti interessati, compresi i soggetti intervenuti durante la fase procedurale e comunque prima dell'adozione del provvedimento conclusivo. 3. Nei casi in cui vi siano particolari esigenze di celerita', nonche' quando per il rilevante numero degli interessati o per l'indeterminabilita' degli stessi la comunicazione risulti, per tutti o per taluni di essi impossibile o particolarmente gravosa, il responsabile del procedimento provvede mediante avviso all'albo ufficiale del Politecnico e mediante forme di pubblicita' idonee stabilite dall'amministrazione medesima. 4. I destinatari della comunicazione, o delle forme sostitutive di essa, ed i soggetti indicati al punto 2 del presente articolo, hanno facolta' d'intervenire nel procedimento, di prendere visione degli atti, di presentare memorie scritte che l'amministrazione ha l'obbligo di valutare ove pertinenti all'oggetto ai sensi degli articoli 10 e 11 della legge 7 agosto 1990, n. 241. 5. Qualunque forma d'intervento nel procedimento deve avvenire, in ogni caso, almeno quindici giorni prima del termine previsto per l'adozione del provvedimento.   Art. 5. Decorrenza del termine iniziale 1. Il termine iniziale del periodo di tempo previsto per l'emanazione del provvedimento decorre: a) per i procedimenti d'ufficio dalla data in cui l'unita' organizzativa responsabile abbia notizia certa del fatto da cui sorge l'obbligo a provvedere ovvero dalla data fissata nei bandi o nelle comunicazioni pubbliche; qualora l'atto propulsivo promani da altra amministrazione, il termine iniziale decorre dalla data di protocollazione dell'atto stesso; b) per i procedimenti a iniziativa di parte, dalla data di protocollazione della domanda regolare e completa. Qualora la domanda sia irregolare o incompleta il responsabile del procedimento ne da' comunicazione all'interessato entro trenta giorni (allegato 3), indicando le cause dell'irregolarita' o dell'incompletezza. In questo caso il termine iniziale decorre dal ricevimento della domanda regolarizzata e completata.   Art. 6. Termine finale e ipotesi di sospensione del termine 1. I procedimenti amministrativi si concludono con un provvedimento espresso e motivato ed i termini si riferiscono alla data di adozione del provvedimento ovvero, nel caso di provvedimenti recettizi, alla data di effettuazione della comunicazione. 2. Quando la legge preveda che la domanda dell'interessato si intende respinta o accolta dopo l'inutile decorso di un determinato tempo della presentazione della domanda stessa, il termine previsto dalla legge per la formazione del silenzio-rigetto o del silenzio-assenso costituisce altresi' il termine entro il quale l'amministrazione puo' adottare la propria determinazione esplicita. 3. Nei casi di procedimenti da applicarsi nei confronti di una molteplicita' di utenti, gli atti sono posti in essere senza soluzione di continuita'. Il responsabile del procedimento definisce il piano di lavoro, che e' portato a conoscenza degli interessati, indicando il termine iniziale del primo atto, la tempistica di quelli successivi ed il termine finale dell'atto relativo all'ultimo provvedimento. 4. Nei casi in cui per la prosecuzione del procedimento debba essere compiuto un adempimento da parte dell'interessato, il termine rimane sospeso per il tempo impiegato per l'adempimento stesso. 5. Ove debbano essere obbligatoriamente acquisiti al procedimento atti di altre amministrazioni, il termine rimane sospeso per il tempo necessario all'acquisizione degli atti. 6. Nell'ipotesi in cui, nel corso del procedimento, si debba sentire obbligatoriamente il parere di un organo consultivo e questo non provveda entro i termini stabiliti da disposizioni di legge o di regolamento, ovvero, in difetto, non oltre quarantacinque giorni dal ricevimento della richiesta, il Politecnico puo' procedere indipendentemente dall'acquisizione del parere, a meno che non si tratti di pareri concernenti la tutela ambientale, paesaggistico territoriale e della salute dei cittadini. Di tale circostanza e' data notizia all'interessato. 7. Nell'ipotesi in cui, nel corso del procedimento, si debbano acquisire atti o valutazioni tecniche di organi o enti appositi diversi da quelli preposti alla tutela ambientale, paesaggistico territoriale e della salute dei cittadini, e questi non provvedano nei termini prefissati dalle vigenti disposizioni, o, in mancanza, entro novanta giorni dal ricevimento della richiesta, le suddette valutazioni sono richieste dal responsabile del procedimento ad altri organi dell'amministrazione pubblica o a struttura del Politecnico dotata di adeguata qualificazione tecnica e il termine finale e' prorogato di ulteriori novanta giorni. Di tale circostanza e' data notizia all'interessato. 8. Nel caso in cui l'organo adito rappresenti esigenze istruttorie, il termine di cui ai precedenti commi 6 e 7 puo' essere interrotto per una sola volta e il parere deve essere reso definitivamente entro quindici giorni dalla ricezione degli elementi istruttori. 9. Nei casi in cui sia obbligatorio accedere a organi esterni per il controllo preventivo sugli atti o per la loro approvazione, il periodo di tempo relativo all'espletamento di tale adempimento, non e' computato ai fini del termine di conclusione del procedimento, fermo restando l'obbligo per il responsabile del procedimento di indicare in calce al provvedimento l'organo competente al controllo e i termini, ove previsti, entro cui lo stesso deve essere esercitato. 10. Nei casi di particolare complessita' o dovendo l'Ateneo rapportarsi con altre istituzioni (a seguito accordi di programma, conferenza di servizi ecc.), all'inizio del procedimento, il consiglio di amministrazione del Politecnico, con delibera motivata assunta anteriormente al procedimento, potra' derogare dai termini indicati nella tabella allegata, individuando e rendendo pubblici i nuovi termini. 11. Qualora non sia obiettivamente possibile concludere il procedimento entro i termini, il responsabile dello stesso dovra' tempestivamente motivare l'impossibilita' a provvedere o le ragioni del ritardo e darne comunicazione ai destinatari del provvedimento finale ed a coloro che per legge debbono intervenire nel procedimento stesso, anche mediante idonee forme di pubblicita' (allegato 4).   Art. 7. Accesso ai documenti amministrativi 1. Coloro che hanno un interesse personale, attuale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti hanno accesso ai documenti amministrativi in possesso del Politecnico di Milano nei limiti dell'ordine pubblico, della sicurezza e del diritto di riservatezza delle persone, gruppi e imprese e possono prenderne visione e, eventualmente, chiederne copia, previa richiesta motivata presso la struttura che li detiene. 2. Le richieste di accesso formale vanno indirizzate alla direzione amministrativa salvo che il richiedente sia gia' a conoscenza della struttura che detiene il documento, nel qual caso possono essere presentate direttamente alla struttura medesima. Il responsabile del procedimento di accesso, oltre a verificare il diritto dell'interessato, ne indica le modalita' di attuazione. 3. La liberta' di accesso si intende realizzata anche con la pubblicazione integrale o altra forma di pubblicita' di volta in volta stabilita dall'amministrazione comprese quelle attuabili mediante strumenti informatici e telematici.   Art. 8. Esclusione dal diritto di accesso 1. Sono esclusi dal diritto di accesso, ai sensi dell'art. 24, comma 2, lettera d), della legge n. 241/1990 e dell'art. 8, comma 5, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica n. 352/1992, i documenti inerenti alla salute delle persone, gli accertamenti medico-legali, le condizioni psicofisiche ed i test psicoattitudinali. 2. Non saranno rilasciate copie dei progetti presentati da chiunque nell'ambito delle procedure di gara.   Art. 9. Differimento del diritto di accesso E' differito l'accesso agli atti relativi a: a) procedimenti penali fino alla definizione della fase procedimentale; b) procedimenti disciplinari e di dispensa dal servizio prima che sia adottato il provvedimento conclusivo; c) lavori delle commissioni di selezione, di avanzamento e di concorso e documenti presentati dai partecipanti fino all'adozione del provvedimento conclusivo; d) 1. elenco dei soggetti che hanno presentato offerte nel caso di pubblici incanti, prima della scadenza del termine per la presentazione delle medesime; 2. elenco dei soggetti che hanno fatto richiesta di invito o che hanno segnalato il loro interesse nei casi di licitazione privata, di appalto-concorso o di gara informale che precede la trattativa privata, prima della comunicazione ufficiale da parte del soggetto appaltante o concedente dei candidati da invitare ovvero del soggetto individuato per l'affidamento a trattativa privata.   Art. 10. Norma di rinvio Per quanto non previsto dalle disposizioni del presente regolamento si applicano le norme vigenti in materia ed in particolare la legge 7 agosto 1990, n. 241, e il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.   Art. 11. Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore il trentesimo giorno successivo alla data della sua emanazione. 2. Il regolamento e' reso pubblico mediante affissione all'albo ufficiale del Politecnico e reso disponibile per la consultazione sul sito web dell'Ateneo. E' pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica. Milano, 2 luglio 2001 Il rettore: De Maio   Allegato 1 ----> Vedere Allegato da pag. 88 a pag. 95 della G.U. <----   Allegato 2 Unità organizzativa: .................... prot. n. ........... Al destinatario del procedimento . . . . . . . . . . . . . . . . e, p.c. eventuali controinteressati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oggetto: procedimento amministrativo promosso: .... .... .... .... Ai sensi dell'art. 8 della legge n. 241/1990 si comunica che questa amministrazione in data .............. ha dato avvio al procedimento indicato in oggetto, il quale dovra' concludersi entro il .............. L'unita' organizzativa competente e' .... e il responsabile del procedimento e' .... qualifica .... Presso l'unita' organizzativa stessa e' consentito prendere visione degli atti e dei documenti relativi al procedimento amministrativo in parola, secondo le modalita' ed i limiti di cui al regolamento di attuazione della legge n. 241/1990. Per ogni eventuale informazione si resta a disposizione (tel. .............., fax ...................., e-mail ...........................................). Distinti saluti. Data, .............................. Il responsabile del procedimento ................................   Allegato 3 Unità organizzativa: .................... prot. n. ........... Al destinatario del procedimento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oggetto: procedimento amministrativo promosso: .... .... .... .... In relazione alla domanda presentata a questa amministrazione in data ....................... prot. n. .........., relativa al procedimento amministrativo indicato in oggetto, si comunica che non e' possibile dare avvio al procedimento stesso in quanto la domanda suddetta risulta irregolare e/o incompleta per i seguenti motivi: .... .... .... .... Si invita pertanto la S.V. a volersi presentare presso l'unita' organizzativa competente .... per .... .... Soltanto dopo la regolarizzazione e/o il completamento della domanda in parola questa unita' organizzativa potra' dare avvio al procedimento di che trattasi. Per ogni eventuale informazione si resta a disposizione (tel. .............., fax ...................., e-mail ...........................................). Distinti saluti. Data, .............................. Il responsabile del procedimento ................................   Allegato 4 Unità organizzativa: .................... prot. n. ........... Al destinatario del procedimento . . . . . . . . . . . . . . . . e, p.c. eventuali controinteressati . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oggetto: procedimento amministrativo promosso: .... .... .... .... Facendo seguito alla comunicazione del .............. con la quale si e' reso noto alla S.V. l'avvio del procedimento in oggetto, si fa presente che non e' possibile concludere il procedimento stesso nei termini indicati per i seguenti motivi: .... .... .... .... Il procedimento stesso si concludera' entro .......................... giorni dalla data della presente. Per ogni eventuale informazione si resta a disposizione (tel. .............., fax ...................., e-mail ...........................................). Distinti saluti. Data, .............................. Il responsabile del procedimento ................................