Gazzetta n. 135 del 13 giugno 2001 (vai al sommario) MINISTERO DELLA DIFESA DIRETTIVA 20 gennaio 2000 Norme concernenti l'esecuzione contrattuale. 1. PREMESSA La presente direttiva fa parte del vasto disegno di riordino dell'attivita' di approvvigionamento dei materiali di commissariato intrapreso da Commiservizi e tendente a rendere le procedure il piu' possibile indipendenti da elementi discrezionali, in un quadro di efficienza, efficacia, trasparenza ed imparzialita'. Essa costituisce il naturale completamento dei principi innovativi contenuti nella direttiva sui collaudi n. UCT/2/0001/COM dal 4 gennaio 1999. Con la citata direttiva veniva, tra l'altro, esplicitamente riconosciuta l'assoluta autonomia di giudizio della Commissione di collaudo rispetto alle attivita' e conclusioni dell'Ente esecutore del contratto, la cui attivita' ha conservato e conserva tutta la sua essenzialita' in un contesto di autonomia degli atti compiuti e di diretta responsabilita'. Le norme per l'esecuzione contrattuale che seguono intendono rendere manifesta tale essenzialita'. 2. OGGETTO E SCOPO DELL'ESECUZIONE CONTRATTUALE Nel processo di approvvigionamento dei materiali di commissariato, le norme sull'esecuzione contrattuale disciplinano la fase intermedia fra le attivita' per l'aggiudicazione della fornitura ed il collaudo della partita. Le norme che seguono sono pertanto, in stretta correlazione con quelle contenute nelle direttive di Commiservizi che regolano l'aggiudicazione ed il collaudo. Alla base dell'esecuzione contrattuale, come delle altre due fasi dell'approvvigionamento, sta il concetto della piena autonomia e responsabilita' dell'organo preposto, titolare di un distinto procedimento tecnico ed amministrativo che nasce quando il contratto di fornitura diventa esecutivo e termina quando la partita viene dichiarata "pronta al collaudo". L'attivita' di controllo e' legittimata dall'art. 40 delle Condizioni Generali d'Oneri dei Servizi di Commissariato approvate con D.M. 5 agosto 1995 n. 583 (allegato A) (a decorrere dal 01.08.2000, art. 24 del "Regolamento concernente il capitolato generale d'oneri per i contratti stipulati dall'Amministrazione della difesa" approvato con DM 14.04.2000, n. 200 (G.U. n. 167 del 19.7.2000)) e si concretizza nella verifica sul posto delle fattispecie contrattualmente previste. Lo scopo che sottende l'attivita' di cui trattasi e' il controllo della qualita' delle lavorazioni per prevenire eventuali difetti e/o non conformita' alle specifiche tecniche e per consentire alla ditta fornitrice di predisporre - in tempo utile - idonee azioni correttive, in modo da non pregiudicare, in maniera irreversibile, la qualita' finale dei materiali richiesti. Sotto il profilo procedimentale, l'attivita' di esecuzione contrattuale ha la finalita' di: - effettuare, lavorazione durante, i campionamenti e le analisi di laboratorio che non e' possibile eseguire sul manufatto finito; - segnalare, sempre lavorazione durante, le inadempienze contrattuali in modo da consentire l'adozione di correttivi da parte delle ditte aggiudicatarie della fornitura e, in ultima analisi, l'applicazione delle previste penalita' fino, nei casi estremi, alla risoluzione del contratto; - certificare l'approntamento al collaudo della partita; - fornire alla Commissione di collaudo gli elementi di valutazione che scaturiscono dall'andamento complessivo delle lavorazioni. L'attivita' di esecuzione contrattuale viene affidata ad un ente tecnicamente idoneo dall'organo che approva il contratto. Il titolare di tale ente (d'ora in poi denominato "Ente esecutore") e' il responsabile del procedimento. 3. QUADRO ORGANIZZATIVO DI RIFERIMENTO L'attivita' di esecuzione contrattuale coinvolge i seguenti organi dell'Amministrazione Militare: l'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento; presso Commiservizi e' la Divisione tecnica competente per materia; - l'Ente esecutore; - l'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni; - la Commissione di collaudo. L'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento fornisce all'Ente esecutore gli elementi di base per il controllo delle lavorazioni (contratto, specifiche tecniche, indicazione del campione ufficiale, ecc.) ed adotta i provvedimenti amministrativi conseguenti alle segnalazioni di inadempienza della Ditta. In termini generali, tale Autorita' costituisce il punto di riferimento funzionale, tecnico ed amministrativo dell'Ente esecutore. L'Ente esecutore pianifica e dirige, per ciascun contratto avuto in esecuzione, la relativa attivita' di vigilanza sulle lavorazioni, fa eseguire le analisi sui campioni, provvede alle diffide, segnala all'autorita' responsabile dell'approvvigionamento le eventuali inadempienze delle Ditte, certifica l'approntamento al collaudo della partita e, infine, redige e mette a disposizione della Commissione di collaudo la relazione di esecuzione contrattuale. In termini generali, l'Ente esecutore e' la piattaforma operativa dell'attivita' di cui trattasi. L'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni effettua i sopralluoghi tecnici, redige i relativi verbali, preleva i campioni e propone all'Ente esecutore i provvedimenti da adottare in presenza di inadempimenti. in termini generali, egli e' il braccio esecutivo dell'attivita', incaricato di raccogliere gli elementi di fatto a sostegno delle decisioni da prendere. Dipende dal Direttore dell'Ente esecutore, il quale ne dirige, coordina e controlla l'attivita' di vigilanza ad esso affidata. La Commissione di collaudo esamina le risultanze dell'esecuzione contrattuale e ne tiene conto - senza, peraltro, esserne vincolata - per orientare l'esame organolettico dei manufatti e le analisi di laboratorio da far eseguire. 4. ATTIVITA' DELL'ENTE ESECUTORE L'Ente esecutore ha il compito di seguire lo svolgimento degli impegni negoziali assunti dalla Ditta con il contratto di fornitura, verificandone la regolarita' e assicurandone la correttezza rispetto al prescritto. Cio', attraverso una tempestiva e rigorosa attivita' di controllo sulle lavorazioni, estesa all'intera durata del ciclo produttivo, atta a prevenire eventuali irregolarita' e/o situazioni di anomalie del processo produttivo aziendale, nonche', a porre in essere ogni azione idonea al ripristino delle condizioni contrattuali Quanto sopra, al fine di favorire la realizzazione di una fornitura quanto piu' possibile corrispondente al prescritto, monitorando - costantemente - le varie fase di lavorazioni e, piu' in generale, allo scopo di consentire una sensibile contrazione dei tempi di espletamento delle operazioni finali di collaudo, fornendo, all'uopo, un "quadro" esaustivo dell'andamento dell'esecuzione contrattuale e della situazione complessiva del livello qualitativo della produzione presente nei materiali in provvista, tale da snellire e rendere piu' funzionale l'attivita' delle Commissioni di' collaudo. Tale attivita' si traduce in: - pianificazione dell'attivita' di vigilanza delle lavorazioni; - attivita' di vigilanza sulle lavorazioni; - certificazione dell'approntamento al collaudo; - relazione sulla attivita' di esecuzione contrattuale. 5. PIANIFICAZIONE DELL'ATTIVITA' DI VIGILANZA SULLE LAVORAZIONI La pianificazione dell'attivita' di vigilanza sulle lavorazioni ha inizio, in alternativa, al momento della ricezione di: - richiesta eventuale del quinto anticipato; - comunicazione della avvenuta approvazione del contratto; - avviso di inizio delle lavorazioni da parte della Ditta. Tale fase, si concretizza nei seguenti passaggi operativi: - designazione dell'Ufficiale incaricato della sorveglianza delle lavorazioni; - programmazione dei tempi e delle modalita' di visita tecnica per la sorveglianza delle lavorazioni. a. Designazione dell'Ufficiale incaricato della sorveglianza sulle lavorazioni Deve essere basata sulla indispensabile competenza professionale del personale incaricato, costituendo, tale attivita', presupposto essenziale perche' i controlli stessi sortiscano gli effetti voluti, a tutela degli interessi dell'A.D. A tal fine, i titolari degli Enti esecutori: - affideranno la responsabilita' della vigilanza a Ufficiali periti in merceologia; - disporranno affiancamenti tesi a completare l'iter formativo, con tirocinio pratico per gli Ufficiali periti di nuova assegnazione; - cureranno che tra gli Ufficiali periti stessi ci sia costantemente l'indispensabile scambio di informazioni ed esperienze. E' buona norma che responsabile della vigilanza dell'esecuzione contrattuale sia - salvo casi eccezionali - un solo Ufficiale e sempre lo stesso, affinche' egli possa disporre, dall'inizio di lavorazione fino al termine, di tutti i dati attinenti la produzione in esecuzione. In casi assolutamente eccezionali, ove lo impongano urgenza temporale ed indisponibilita' di personale, il titolare dell'Ente esecutore potra' avocare a se' la responsabilita' della vigilanza, delegando ad Ufficiale perito le attivita' successive. La designazione dell'Ufficiale dovra' essere attuata predisponendo la nomina in apposito O.D.G. nonche' con ordine scritto diretto all'interessato, da riportare, in tal caso, in ordine cronologico, in un "registro" interno a fogli numerati e parafati. In ogni caso, l'Ufficiale riportera' gli estremi della designazione sul proprio "memoriale" o registro interno inerente allo specifico incarico. Il titolare dell'Ente esecutore fara' in modo che - compatibilmente con la disponibilita' di personale - sia assicurata la rotazione degli Ufficiali incaricati della vigilanza, con riferimento a due parametri: - oggetto della fornitura; - Ditta titolare del contratto. b. Programmazione dei tempi e delle modalita' di esecuzione della sorveglianza sulle lavorazioni Costituisce l'attivita' preliminare che - obbligatoriamente - l'Ufficiale deve porre in atto non appena ricevuta la designazione dal titolare dell'Ente esecutore. E' necessario, in tale fase, che la pianificazione consideri, innanzitutto, l'obiettivo principale dell'attivita' di vigilanza, ovvero, quello di prevenire eventuali difetti o non conformita' del processo di produzione ed eventualmente, qualora presenti, di porre idonee misure correttive. Pertanto, e' indispensabile che sia sempre assicurata, nella predisposizione dei tempi delle visite di controllo da espletare presso l'organizzazione produttiva dell'azienda, la massima tempestivita' delle operazioni di vigilanza, in modo che siano affrontate e risolte sul nascere situazioni anomale connesse a: - non rispondenza "tecnica" della lavorazione intrapresa; - mancato rispetto delle norme contrattuali. La scelta del momento in cui effettuare la vigilanza sulle lavorazioni e' comunque subordinata a vari fattori, quali: - durata totale presunta del ciclo complessivo delle lavorazioni; - "complessita'" e "criticita'" operativa dei manufatti in fornitura; - affidabilita' e precedenti esperienze della Ditta fornitrice. In ogni caso, ferma restando la totale autonomia di programmazione e decisione del Direttore dell'Ente esecutore, i controlli devono comunque essere effettuati: - nella prima settimana dalla data di inizio delle lavorazioni; - nella fase di produzione dei semilavorati e dei primi esemplari di manufatti finiti; - nella fase intermedia della produzione dei manufatti finiti. E' evidente che, alla luce di quanto sopra detto, al primo possono/devono fare seguito ulteriori controlli, non solo nel caso di lavorazioni protratte nel tempo, ma anche, al fine di verificare: - il mantenimento di uno standard organizzativo e qualitativo; - l'adozione di quei provvedimenti - eventualmente adottati a seguito di specifico rilievo in sede di primo controllo - tesi a migliorare la qualita' del prodotto e/o a rimuovere i difetti riscontrati. In caso di lavorazioni articolate in piu' fasi, i controlli andranno effettuati particolarmente per ogni singola fase, rispettando le modalita' gia' indicate. Le modalita' operative particolari di controllo dovranno essere, ovviamente, definite sulla base: - del testo contrattuale, con speciale attenzione ad eventuali varianti e condizioni di fornitura particolari; - delle specifiche tecniche e del campione ufficiale da portare, possibilmente, a seguito nel sopralluogo; - del piano di qualita' contrattualmente previsto, elaborato dalla Ditta ed approvato dall'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento. 6. ATTIVITA' DI VIGILANZA SULLE LAVORAZIONI L'attivita' di vigilanza deve essere riferita alla struttura produttiva dell'azienda con riguardo: - alla rispondenza delle procedure adottate nelle varie fasi di lavorazione rispetto a quelle riportate nel "piano di qualita'" posto a base dell'esecuzione contrattuale dei materiali in fornitura ed approvato da Commiservizi; - alla conformita' tecnica della produzione ed alla verifica del pieno rispetto degli obblighi contrattualmente posti a carico della ditta contraente. a. Rispondenza delle procedure al "piano di qualita'" La verifica delle procedure di produzione, sulla base di quanto pianificato dal responsabile dell'azienda nel "piano di qualita'" elaborato "ad hoc" per la fornitura, deve essere espletata attraverso il riscontro dell'effettiva organizzazione del personale, delle attrezzature e dei macchinari presenti nello stabilimento. Detta organizzazione va verificata attraverso: - l'accertamento del personale responsabile, in ambito aziendale, dell'approvazione del "piano di qualita'" e della corretta attuazione delle procedure di controllo qualita' ivi previste; - la corrispondenza tra la data di effettivo inizio della lavorazione e quella segnalata all'A.D.; - il censimento delle unita' lavorative effettivamente addette alla produzione oggetto della fornitura; - la produzione media giornaliera gia' effettuata e programmata fino all'esaurimento della lavorazione; - il riscontro della corrispondenza: - tra la data di inizio della lavorazione e la produzione effettuata; - del termine di lavorazione preventivamente indicato dalla Ditta (in rapporto, anche, alle scadenze contrattuali). - la conformita' dell'organizzazione del ciclo di lavorazione a quanto dichiarato contrattualmente e risultante dal "piano qualita'". In questa fase, fra l'altro, dovranno essere utilmente consultati: - i diagrammi/piani di lavorazione della Ditta indicanti il piano di controllo di qualita/ispezione della produzione; - i procedimenti di taratura delle attrezzature e dei macchinari e le relative schede tecniche per ciascuna di esse con la periodicita' delle manutenzioni effettuate; - le bolle (o documenti equivalenti) di consegna ed introduzione di materie prime e semilavorati. La documentazione delle procedure adottate dall'azienda per la gestione del sistema di qualita' dovra' evidenziare le modalita' da seguire nel caso si presentassero problemi di qualita' (ad esempio: non conformita', difetti di lavorazione, ecc.) che dovessero insorgere in specifici settori produttivi dello stabilimento od in quelli dei suoi eventuali subfornitori (autorizzati dall'Amministrazione) e le conseguenti azioni correttive intraprese o da intraprendere. Infine, dovranno essere visibili i moduli aziendali impiegati per dare evidenza obiettiva delle prove e delle verifiche eseguite dalla Ditta nel corso del processo produttivo e della conformita' del prodotto finito ai requisiti contrattuali. In particolare, deve essere verificata l'idoneita' e la frequenza dei campionamenti dei materiali in produzione, adottati all'interno dei reparti della Ditta per i controlli di qualita' in relazione alle norme di collaudo previste in contratto (livello di collaudo e livello di qualita' accettabile). I riscontri documentali dei risultati ottenuti debbono essere in linea con le norme di collaudo citate. b. Conformita' tecnica della produzione, campionatura ed analisi di laboratorio La conformita' tecnica della produzione ai requisiti previsti nelle specifiche tecniche poste a base dei materiali in fornitura, va verificata, in via preliminare, attraverso l'accertamento: - della conoscenza, da parte dei responsabili della produzione, delle specifiche tecniche (aggiornate e comunque conformi a quelle allegate al contratto) relative al materiale in fornitura; - dell'avvenuta acquisizione delle modellazioni in carta (qualora trattasi di effetti di vestiario con confezione sartoriale) e del campione ufficiale di riferimento. Successivamente, l'Ufficiale incaricato deve procedere, nell'ordine, alle seguenti verifiche: - materie prime: composizione chimico-fisica; - semilavorati/accessori: requisiti fisico-chimici e prestazionali. I controlli devono essere tesi al riscontro della corrispondenza della produzione in atto ai requisiti tecnico-prestazionali ed organolettici richiesti nelle specifiche tecniche poste a base della provvista, anche mediante campionature ed analisi di laboratorio. (1) Campionatura La verifica dei requisiti tecnico-professionali ed organolettici deve essere effettuata su un'adeguata campionatura di materiali, da prelevare casualmente nel corso del sopralluogo e da sottopone alle prove di laboratorio richieste nelle relative specifiche tecniche ed al confronto diretto con il campione ufficiale di riferimento che l'Ufficiale avra' cura di portare a seguito ogni volta che cio' sia necessario e possibile. Tale campionatura, da effettuarsi - in contrapposizione con la ditta - in maniera "rappresentativa" ed in misura congrua (tale cioe', da permettere lo svolgimento delle prove di analisi previste), va fatta in "duplice esemplare" da destinare: - n. 1 campionatura per analisi di laboratorio; - n. 1 campionatura a disposizione della Commissione di collaudo; - n. 1 campionatura ("controcampione") dovra' essere consegnato alla Ditta, identico, per qualita', quantita' e modalita' di formazione, ai due precedenti. Alla formazione dei campioni presenziera' l'incaricato della Ditta, che controfirmera' i cartellini di identificazione. Sui predetti cartellini di identificazione dovranno essere riportati i seguenti elementi essenziali: - numero contratto; - nominativo della Ditta; - oggetto della fornitura; - data del prelevamento; - localita' del prelevamento; - firma dell'Ufficiale e del responsabile e/o incaricato della Ditta. Tutte le campionature vanno opportunamente "assemblate", in maniera tale da assicurare l'integrita' e la sicura riconoscibilita' della confezione (uso di piombo e pinza). (2) Analisi di laboratorio In considerazione dell'importanza e delicatezza delle predette attivita' - in stretta correlazione con la qualita' finale dei materiali in provvista e con la loro idoneita', quindi, a soddisfare le esigenze dell'A.D. - i relativi riscontri analitici devono necessariamente essere definiti con la massima tempestivita'. Per le analisi merceologiche e prestazionali espletate all'interno del laboratorio dell'Ente esecutore, gli esiti devono essere definiti entro e non oltre cinque giorni dalla data del sopralluogo. L'espletamento delle analisi di laboratorio e l'accertamento, in generale, dei predetti requisiti sui materiali prelevati nel corso del controllo sulle lavorazioni, sono obbligatori quando tali verifiche presuppongono: - accertamenti di requisiti tecnico-prestazionali che non possono essere ripetuti sul manufatto finito; - complessita' e tempi delle determinazioni analitiche di laboratorio, non compatibili con l'attivita' di collaudo. In tali ipotesi, motivi di opportunita' impongono di razionalizzare l'esecuzione dell'attivita' di controllo allo scopo di agevolare i compiti finali della Commissione di collaudo, espletando in maniera esaustiva e corretta le prove di laboratorio richieste nelle relative specifiche tecniche e contenendo i tempi tecnici necessari alla definizione del giudizio conclusivo di collaudo. 7. SEGNALAZIONE DEGLI INCONVENIENTI, DIFETTI E DIFFORMITA' Come richiamato, il principale obiettivo dell'esecuzione contrattuale, e quindi della vigilanza sulle lavorazioni, e' quello di individuare per tempo eventuali inconvenienti, difetti e difformita' e farli eliminare/correggere prima che l'intera fornitura sia inevitabilmente compromessa. Pertanto, le manchevolezze riscontrate nel corso del sopralluogo debbono immediatamente essere comunicate alla Ditta dall'Ufficiale incaricato della vigilanza, facendone menzione nel verbale di visita tecnica (v. para. 8). L'Ente esecutore ha altresi' l'obbligo, qualora si rilevino dalle prove analitiche espletate sui materiali prelevati nel corso del sopralluogo delle non conformita' e/o difetti di lavorazione, di segnalare prontamente (anche a mezzo fax) al responsabile della Ditta gli inconvenienti in atto. In caso di difetti che, per gravita', possano compromettere l'estetica e la funzionalita' dei materiali finiti, l'Ente deve, per iscritto (anche a mezzo fax), diffidare la Ditta dal presentare i manufatti non in possesso dei requisiti tecnici richiesti. Nel caso di difformita' della reale situazione dell'organizzazione produttiva rispetto a quella prevista dal "piano di qualita'", la "contestazione" deve sempre essere formalizzata con diffida scritta che intimi l'adozione di tutte le azioni atte a ricondurre la produzione nell'alveo del "piano di qualita'". Tutte le comunicazioni inviate alla Ditta devono essere indirizzate, per le azioni di competenza, all'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento, unitamente al verbale di visita tecnica (v. para 8) dal quale scaturiscono. Quando tale autorita' si identifica con una Divisione di Commiservizi, le comunicazioni vanno inviate anche all'Ufficio Coordinamento Tecnico. 8. VERBALE DI VISITA TECNICA Tutte le operazioni effettuate in occasione dei sopralluoghi per la vigilanza sulle lavorazioni debbono essere fatte constatare con un apposito verbale, redatto seduta stante dall'Ufficiale incaricato e controfirmato dal rappresentante della Ditta, che potra' apporvi le sue controdeduzioni. Tale documento deve essere immediatamente visionato dal titolare dell'Ente esecutore, al quale compete la decisione in ordine ad eventuali iniziative susseguenti (ulteriori controlli, diffide, comunicazioni a terzi, ecc.). Il verbale dovra' essere redatto secondo il seguente schema sinottico. PREMESSA: - nominativo della Ditta; - oggetto della fornitura; - numero e data del contratto; - estremi dell'ordine ricevuto; - data del controllo; - localita' del controllo; - documentazione visionata preventivamente. ASSETTO ORGANIZZATIVO GENERALE (soltanto per il primo sopralluogo): - unita' lavorative presenti in stabilimento; - turni di lavoro effettuati; - altre lavorazioni (militari e non) eventualmente in corso; - possesso della licenza del Ministero dell'interno (ove prevista); - valutazione sull'idoneita' organizzativa e del parco macchine. ASSETTO ORGANIZZATIVO RIFERITO ALLA PRODUZIONE DI INTERESSE: - data di effettivo inizio della lavorazione; - unita' lavorative addette alla produzione di interesse; - tipo, quantita' e data di introduzione delle materie prime e dei semilavorati; - manufatti finiti gia' prodotti; - manufatti in corso di lavorazione; - standard produttivo giornaliero medio; - conformita' del ciclo di lavorazione a quanto indicato contrattualmente e "piano qualita'" approvato dall'A.D.; - valutazione sull'idoneita' organizzativa e sulla possibilita' di rispettare i termini contrattuali. RISPONDENZA TECNICA DELLA PRODUZIONE: - presenza in stabilimento delle specifiche tecniche e delle modellazioni in carta e del campione ufficiale di riferimento (eventuali); - controlli "a vista" effettuati; - confronto tra prodotto finito e campione ufficiale; - riscontri dimensionali essenziali (specchio allegato); - rispetto della ripartizione in taglie; - controllo qualita' in aderenza a quanto previsto dal "piano qualita'"; - valutazione di eventuali difetti riscontrabili organoletticamente; - eventuali contestazioni. ALTRI ELEMENTI: - composizione analitica della campionatura; - nominativo dell'incaricato della Ditta presente al controllo; - durata del controllo. PROPOSTE DI PROVVEDIMENTI DA ADOTTARE Nella redazione del verbale, si dovra': - evitare l'uso di aggettivazioni imprecise e generiche (come ad esempio: frequentemente, leggermente, saltuariamente, sporadicamente, etc,); - indicare in termini percentuali la estensione orientativa degli eventuali difetti; - richiamare l'incidenza di tali difetti sulla idoneita' estetica e/o funzionale dei manufatti. 9. CONCLUSIONE DELL'ESECUZIONE CONTRATTUALE CERTIFICAZIONE DI APPRONTAMENTO PER IL COLLAUDO CONTROLLO CENTESIMALE Le operazioni conclusive dell'esecuzione contrattuale iniziano non appena la Ditta consegna la partita nel luogo contrattualmente stabilito, ovvero comunica che la partita e' pronta per il collaudo in fabbrica. In entrambi i casi, l'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni deve effettuare un sopralluogo, allo scopo di verificare la quantita' e la razionale disposizione degli imballaggi contenenti i manufatti - specialmente in relazione all'esigenza di prelevare i capi (o gli imballaggi) numerati estratti a sorte per la formazione del campione monte - nonche' l'idoneita' dei locali dove la merce e' depositata. In base agli esiti del sopralluogo, l'Ente esecutore comunica all'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento che la partita e' pronta per il collaudo, ovvero richiede alla Ditta fornitrice di correggere le manchevolezze riscontrate. Quando la fornitura riguarda notevoli quantitativi di calzature, pellame, tessuti, ecc., l'Ente esecutore puo' anche essere incaricato dall'Autorita' responsabile dell'approvvigionamento di effettuare il "controllo centesimale" della partita. Tale operazione ausiliaria non e' da confondere col "livello di collaudo centesimale", che impone alla Commissione di collaudo di effettuare in proprio il controllo sensoriale di tutti i capi della fornitura. Per lo svolgimento del "controllo centesimale", l'Ente esecutore comanda un'apposita squadra di personale specializzato diretta dall'Ufficiale incaricato della vigilanza sulle lavorazioni. I capi difettati vengono restituiti alla Ditta. La partita non potra' essere certificata "pronta al collaudo" se i capi difettati eccedono la tolleranza del ventesimo. E' da sottolineare che, dopo il "controllo centesimale" a cura dell'Ente esecutore, la Commissione di collaudo procede comunque ai propri controlli secondo il "livello di collaudo" ed il "livello di qualita' accettabile" contrattualmente previsti, ferma restando la discrezionale decisione di procedere con proprio controllo centesimale in conformita' a quanto previsto dalla direttiva UCT/2/001/COM del 4.1.1999. 10. RELAZIONE DI ESECUZIONE CONTRATTUALE Contestualmente alla comunicazione di partita pronta al collaudo, l'Ente esecutore invia all'Autorita' responsabile dell' approvvigionamento una relazione sull'attivita' di esecuzione contrattuale, che costituisce il documento conclusivo e riassuntivo dell'attivita' posta in essere dall'Ente per la specifica fornitura. Tale documento deve essere, altresi', consegnato alla Commissione di collaudo prima dell'inizio delle operazioni di controllo della fornitura. Infatti, il suo scopo sostanziale e' quello di fornire alla citata Commissione uno strumento ausiliario per agevolare, quanto piu' possibile, i compiti di accertamento finale dei requisiti tecnico-prestazionali dei materiali in esame fornendo elementi di fatto a sostegno del giudizio di accettazione/rifiuto della partita. La relazione deve riportare - cronologicamente, dalla data di inizio dell'esecuzione contrattuale a quella della certificazione dell'approntamento per il collaudo - l'attivita' di controllo espletata dall'Ente e dall'Ufficiale incaricato, i sopralluoghi effettuati, le comunicazioni intercorse con la Ditta, le prove di laboratorio ed organolettiche espletate con i relativi risultati analitici, ponendo in evidenza la conformita' o meno con i requisiti tecnici richiesti nelle specifiche tecniche poste a base della fornitura. Tale relazione dovra' contenere i seguenti dati essenziali: - nominativo della Ditta; - oggetto della fornitura; - numero e data del contratto; - estremi dell'ordine ricevuto (Atto di nomina dell'Ufficiale incaricato); - pianificazione dell'attivita' dell'Ufficiale incaricato; - data dei sopralluoghi - esiti analitici delle prove eseguite; - comunicazioni intercorse con la Ditta; - conformita' o meno dei riscontri di laboratorio ed organolettici ai requisiti tecnico-prestazionali richiesti. Vi dovranno essere allegati: - i verbali di visita tecnica; - le contestazioni scritte effettuate alla Ditta ed i riscontri delle stesse; - i referti di laboratorio delle prove analitiche eseguite; - gli esiti verbalizzati del "controllo centesimale" ove previsto. 11. AMBITO DI APPLICAZIONE E DECORRENZA La presente direttiva si riferisce alle esecuzioni contrattuali delle forniture accentrate e decentrate di materiali di commissariato nell'ambito dell'Amministrazione della Difesa. Le relative norme entrano in vigore a decorrere dal 1o febbraio 2000. Ogni precedente disposizione in contrasto e' abrogata. Roma, 20 gennaio 2000 Il direttore generale: SENSI   Allegato "A" alla direttiva UCT/2/0322/COM del 20.01.2000 D.M. 5 AGOSTO 1995 N. 583 - REGOLAMENTO RECANTE NORME IN TEMA DI ATTIVITA' CONTRATTUALE E CONDIZIONI GENERALI D'ONERI INTERESSANTI I SERVIZI DI COMMISSARIATO Art. 40 (*) 1. L'Amministrazione si riserva la facolta' di far eseguire da propri incaricati, in qualsiasi momento e saltuariamente o continuativamente, controlli e verifiche presso gli stabilimenti ed i magazzini dell'impresa, al fine di accertare che le lavorazioni relative alla produzione dei beni oggetto del contratto avvengano nel rispetto delle prescrizioni tecniche; di eseguire prove di funzionamento e di controllo della qualita' dei materiali impiegati; di esaminare, in genere l'andamento dei lavori in relazione ai tempi previsti per la consegna. 2. L'impresa, pertanto, e' tenuta a indicare all'Amministrazione, entro dieci giorni da quello successivo alla data del/a effettiva ricezione della lettera di comunicazione della avvenuta approvazione del contratto, la sede dello stabilimento o degli stabilimenti in cui avvengono le lavorazioni e il deposito delle materie prime, nonche' la data di inizio della produzione, sotto pena di applicazione della multa prescritta. 3. Gli incaricati delle verifiche ed ispezioni redigono verbali con cui vengono poste in evidenza le manchevolezze, i difetti e inadempienze rilevati, nonche' le proposte e le indicazioni che ritengono necessarie per gli interventi dell'Amministrazione, che potranno consistere anche nella richiesta di sostituzione del prodotto gia' elaborato. 4. Le verifiche ed ispezioni sono effettuate alla presenza di incaricati dell'impresa, che possono essere chiamati a controfirmare i verbali di verifica. 5. Le verifiche ed i controlli effettuati nel corso delle lavorazioni non esimono l'impresa da responsabilita' e da qualsiasi altra conseguenza derivante dalle risultanze del collaudo. (*) a decorrere dal 01.08.2000, sostituito dall'art. 24 del "Regolamento concernente il capitolato generale d'oneri per i contratti stipulati dall'Amministrazione della difesa" approvato con DM 14.04.2000, n. 200 (G.U. n. 167 del 19.07.2000). Il testo dell'art. 24 e' il seguente: "Controllo delle prestazioni 1. L 'Amministrazione ha la facolta' di controllare l'andamento delle prestazioni in ogni momento presso il contraente o presso terzi utilizzati dal contraente stesso. 2. A tal fine, ove non diversamente previsto in contratto, il contraente deve comunicare all'Amministrazione, non oltre trenta giorni dopo l'inizio dell'esecuzione del contratto, il luogo ove vengono eseguite le prestazioni e ove si trovano depositate le materie prime e le merci. 3. in caso di rifiuto da parte del contraente di consentire il controllo, l'Amministrazione puo' risolvere il contratto con I 'incameramento della cauzione 4. I risultati delle prove eseguite durante il controllo possono essere considerati ed utilizzati dall'organo di collaudo, ma non pregiudicano il giudizio finale"   Allegato "B" alla direttiva n. UCT/2/O322/COM del 20.01.2000 FAC SIMILE VERBALE DI VISITA TECNICA OGGETTO: Vigilanza sulle lavorazioni eseguita presso lo stabilimento della Ditta................ in data............ per la fornitura di......... di cui alle S.T. n......... poste a base del contratto n............ in data....... stipulato con la Ditta.......... VERBALE 1. Io sottoscritto,............ in esecuzione degli ordini ricevuti (O.D.G. n....... in data........... ) mi sono recato, in data.............. presso lo stabilimento della Ditta, sito in............. via............. per eseguire le operazioni di vigilanza alle lavorazioni che la Ditta medesima ha in corso, in esecuzione del contratto n........... in data........... 2. La Ditta, con foglio n............. datato..............aveva comunicato che l'inizio delle lavorazioni sarebbe avvenuto in data................ per protrarsi fino al............... 3. Ho preventivamente preso visione di: - contratto di fornitura e delle S.T. poste a base dello stesso; - "piano di qualita'" elaborato dalla ditta ed approvato da Commiservizi 4. Al momento del sopralluogo, la situazione era la seguente: - ASSETTO ORGANIZZATIVO GENERALE: - unita' lavorative presenti in stabilimento: n............; - turni di lavoro effettuati a partire dal..........: n............; - non erano in corso altre lavorazioni oltre a quella oggetto di controllo; - la Ditta ha esibito regolare licenza del Ministero dell'interno, trattandosi di confezione di..................; - nel complesso, l'organizzazione aziendale e il parco macchine disponibile mi e' sembrato idoneo a garantire una produzione conforme al richiesto. - ASSETTO ORGANIZZATIVO RIFERITO ALLA PRODUZIONE DI INTERESSE - la data di inizio di lavorazione e' stata quella del.................., coincidente con la sopracitata comunicazione della Ditta; - unita' lavorative addette alla lavorazione di interesse: n.............; - materie prime e semilavorati presenti in stabilimento: - mt........... di tessuto, fornito dalla Ditta................ e pervenuto in data............ come si evince da..............; - nr......... .......... forniti dalla Ditta.................. e pervenuti in data............. come si evince da.........................; - manufatti finiti gia' prodotti: nr..................; - manufatti in corso di lavorazione: nr.................; - media giornaliera della produzione dalla data del............ (inizio lavorazione): nr............... manufatti; - tutte le fasi (.........) relative alla confezione del manufatto si svolgono all'interno dello stabilimento, cosi' come contrattualmente previsto; - nel complesso, la disponibilita' di materie prime e semilavorati, lo standard medio di produzione giornaliera e l'insieme della organizzazione fanno ritenere che la lavorazione possa concludersi entro il termine contrattualmente fissato al........... - RISPONDENZA TECNICA DELLA PRODUZiONE: - la Ditta possedeva - in copia - le S.T. nr........., le modellazioni in carta relative al manufatto in fornitura ed il campione ufficiale di riferimento (eventuali); - ho eseguito i seguenti controlli "a vista "; - uniformita' di tinta del tessuto:...............; - applicazione dei particolari:...................; ....................................; - il confronto tra alcuni manufatti finiti e il campione ufficiale ha fatto rilevare che...........................................; - la ripartizione in taglie a base della lavorazione e' conforme al richiesto; - i riscontri sui dati dimensionali essenziali hanno dato risultato positivo e sono evidenziati nello specchio allegato; - la Ditta effettua la pianificazione del controllo qualita' secondo quanto previsto nel "piano qualita'" (oppure: in difformita' a quanto previsto dal "piano qualita'" rilevando quanto segue: (elencare le difformita' che dovranno essere contestate al responsabile della Ditta); - nel complesso, l'insieme dei controlli organolettici effettuati hanno evidenziato una lavorazione priva di difetti tali da compromettere la qualita' del prodotto e la sua idoneita' estetica e funzionale. (oppure, la presenza dei seguenti difetti:....................., da me contestata all'incaricato della Ditta Sig.................. diffidando la ditta dal presentare la partita al collaudo con le irregolarita' rilevate ed intimando a porre in essere le opportune azioni correttive). 5. Ho provveduto a campionare, in duplice: mt/nr...................... mt./nr..................... La sopra indicata campionatura e' stata confezionata in nr. 2 scatoloni, opportunamente chiusi e sigillati con spago fermato da apposito cartellino di identificazione (estremi contrattuali e della fornitura, data del controllo, firma del sottoscritto e dell'incaricato della Ditta) e piombo recante la scritta....................................... (Eventuale): La Ditta ha chiesto che fosse formato - con le stesse modalita' e sulle stesse quantita' - un identico controcampione ad essa destinato. 6. Nel corso del sopralluogo, che e' durato dalle ore............ alle ore del............ sono stato accompagnato dal Sig.............. incaricato della Ditta. 7. ALTRI ELEMENTI 8. PROPOSTE ALLEGATI Luogo e data............ firma................. Visto e decretazioni del Direttore dell'Ente