Gazzetta n. 11 del 15 gennaio 2001 (vai al sommario) MINISTERO DEL TESORO, DEL BILANCIO E DELLA PROGRAMMAZIONE ECONOMICA DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO CIRCOLARE 28 dicembre 2000, n. 42 Sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle pubbliche amministrazioni - titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello Stato: rilevazione costi II semestre. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri segretariato generale Alle Amministrazioni centrali dello Stato: Gabinetto Servizi di controllo interno Direzioni generali Alle Amministrazioni autonome Agli uffici centrali del bilancio presso i Ministeri e le Amministrazioni autonome All'ufficio di ragioneria presso il Magistrato per il Po Alle ragionerie provinciali dello Stato e, p.c. Alla Corte dei conti All'A.I.P.A. All'Istituto nazionale di statistica All'agenzia per la rappresentanza negoziale (A.R.A.N.) 1. Il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle Amministrazioni pubbliche, introdotto dal Titolo III del D.L.vo 7 agosto 1997, n. 279, e' stato attivato, per le Amministrazioni centrali dello Stato, con la circolare n. 32 del 26 maggio 1999. In funzione delle indicazioni ivi contenute, i diversi centri di costo hanno provveduto alla formulazione dei budget economici per l'anno 2000. Con la circolare n. 6 del 23 febbraio 2000 (G.U. n. 49 del 29 febbraio 2000), le Amministrazioni medesime sono state invitate ad adottare le misure organizzative necessarie per la rilevazione e per l'analisi dei costi prendendo a riferimento normativo, per l'impostazione dei propri sistemi contabili, il Titolo III del D.Leg.vo 7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano dei conti esposto nella Tab. B allegata al decreto medesimo. Con la medesima circolare, le Amministrazioni sono state chiamate a procedere alla "rilevazione dei costi" di gestione (Io semestre) ed all'eventuale adeguamento delle previsioni economiche formulate per l'anno 2000, da realizzarsi secondo le istruzioni tecniche impartite con la circolare n. 23 del 15 maggio 2000. Tali rilevazioni sono state effettuate e, di recente, presentate al Parlamento. 2. Si rende ora necessario procedere alla rilevazione dei costi del secondo semestre 2000, ed a tal fine vengono impartite le istruzioni contenute nell'unita Nota Tecnica, elaborata dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, per consentire l'applicazione di regole e di criteri omogenei ed uniformi cui ciascuna Amministrazione dovra' attenersi. Nella Nota tecnica sono illustrate le regole contabili e le modalita' per la "rilevazione dei costi" che i centri di costo devono seguire per la compilazione delle apposite schede allegate alla nota medesima. A tal fine, le singole strutture organizzative debbono rilevare i costi sostenuti nel secondo semestre secondo l'articolazione del piano dei conti, esposto nella Tab. B allegata al D.L.vo 1997 n. 279, con modalita' analoghe a quelle adottate per la rilevazione del I semestre. Nella stessa Nota tecnica, inoltre, vengono riportate le modalita' di trattamento dei dati necessari alla riconciliazione dei costi sostenuti nell'anno 2000 con il bilancio finanziario (art. 11 D.L.vo 279/97). 3. Le Amministrazioni centrali dello Stato dovranno inviare i dati economici ai coesistenti Uffici Centrali del Bilancio inderogabilmente entro il 19 febbraio 2001. Gli Uffici centrali del Bilancio avranno cura di comunicare tempestivamente all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti l'avvenuta ricezione dei dati, inviandone copia al suddetto Servizio, e di provvedere, tempestivamente, al loro inserimento nel sistema informativo, che dovra' avvenire inderogabilmente entro il 23 febbraio 2001. Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle Amministrazioni, il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, provvedera' ad inviare i report risultanti ai diversi centri di costo, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del Bilancio. 4. Questa fase costituisce l'ulteriore tappa del nuovo processo economico il quale richiede, cosi' come avvenuto in precedenza il massimo impegno e la fattiva partecipazione di tutte le strutture interessate. Si rinnova alle Amministrazioni l'invito ad individuare i funzionari titolari del nuovo procedimento, ai quali poter fare costante riferimento nell'azione di supporto e di collaborazione che sara' prestata dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, al quale potranno rivolgersi per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. 06/4761 4080/4081/4083/4613/4792; fax 06/4761 4765/4766; e-mail: sacr@rgs.tesoro.it). Le Amministrazioni stesse, inoltre, potranno rivolgersi al suddetto Servizio per ogni esigenza connessa all'organizzazione del rispettivo sistema di controllo interno di gestione, la cui attivazione, prevista dal D.Leg.vo n. 286/1999, e' ormai inderogabile in quanto strumentale anche al processo di rilevazione e analisi dei costi. Il Ministro: Visco   Allegato n. 1 RILEVAZIONE DEI COSTI II SEMESTRE 2000 NOTA TECNICA LINEE GENERALI 1. La riforma del bilancio dello Stato, posta in essere dalla Legge n. 94/1997 ed attuata con il D.Leg.vo n. 279/1997, pone il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo come supporto al controllo interno di gestione, al processo di formazione del bilancio di previsione ed alle decisioni di finanza pubblica. Questo sistema contabile, infatti, tramite la raccolta e la predisposizione di informazioni economiche, consente di evidenziare le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente perseguibili, venendo a rappresentare uno strumento conoscitivo ed informativo sia per le Amministrazioni pubbliche, nel loro autonomo processo di controllo interno e di costruzione del bilancio, sia per il Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica, nel suo ruolo di coordinatore della finanza pubblica. La conoscenza di informazioni economiche attraverso un sistema contabile unico e', inoltre, volta a facilitare, in una visione complessiva, la valutazione del costo dei servizi e delle attivita' prodotti dalle Amministrazioni pubbliche. Tale sistema ha comportato l'avvio - a partire dall'anno 2000 per le Amministrazioni centrali dello Stato - di un processo dalle caratteristiche altamente innovative per la Pubblica Amministrazione, il cui contesto normativo complessivo e' stato gia' delineato nella nota tecnica allegata alla circolare n. 32 del 26 maggio 1999. In via di sintesi, e' opportuno, comunque, segnalarne i principali riferimenti: il D.Leg.vo n. 29/1993 e sue successive modificazioni ed integrazioni, ove sono stati tracciati i principi ispiratori del nuovo processo; le Leggi n. 59 e n. 94 del 1997, ove, sia sul versante delle Amministrazioni pubbliche, sia - in via diretta - su quella del Tesoro, sono evidenziate le finalita' specifiche del controllo dei costi dei servizi e delle funzioni istituzionali; il D.Leg.vo n. 279/1997, che ha istituito il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo; e, da ultimo, il D.Leg.vo n. 286/1999, che attua il riordino e potenziamento dei meccanismi e degli strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attivita' della Pubblica Amministrazione Tale nuovo processo agisce sui quattro momenti fondamentali che caratterizzano l'attivita' di una organizzazione e, quindi, anche delle Amministrazioni centrali dello Stato: la programmazione, la gestione, il controllo e la consuntivazione. Nella fase di programmazione, si definiscono gli obiettivi e si individuano le risorse, le azioni ed i tempi necessari per realizzarli. Secondo il D.Leg.vo n. 29/1993 "gli organi di governo esercitano le funzioni di indirizzo politico-amministrativo, definendo gli obiettivi ed i programmi da attuare, ... e verificano la rispondenza dei risultati dell'attivita' amministrativa e della gestione agli indirizzi impartiti" (art. 3, comma 1, art. 14, comma 1, e art. 20, comma 2). In tale contesto il budget e' lo strumento operativo con cui si formalizzano gli obiettivi e le connesse risorse (umane, finanziarie e strumentali) necessarie; esso costituisce lo strumento guida per l'organizzazione nel perseguimento degli obiettivi alla stessa assegnati. La fase di gestione costituisce il processo attivo di realizzazione degli obiettivi nella quale vengono rilevati, in termini di costo, gli eventi amministrativi che si verificano. La fase di controllo e' volta a verificare, attraverso la misurazione e l'analisi degli scostamenti fra quanto previsto e l'effettivo andamento della gestione, il raggiungimento degli obiettivi prefissati. L'analisi degli scostamenti consente di acquisire significative informazioni sulle attivita' svolte, sia rispetto agli obiettivi inizialmente definiti, o al loro eventuale aggiornamento, sia rispetto al modo di impiego delle risorse. Attraverso il costante confronto fra le risultanze della gestione e gli obiettivi programmati si possono individuare le cause delle differenze riscontrate e, quindi, intraprendere le necessarie azioni correttive. Nella fase di consuntivazione, infine, si da' conto dell'effettivo utilizzo delle risorse e si forniscono le risultanze definitive della gestione. 2. Il delineato processo innovativo coinvolge profondamente tanto il Ministero del Tesoro, quanto le singole Amministrazioni attuandosi, peraltro, su due livelli di osservazione dei fenomeni rilevati, che interagiscono fra loro attraverso la struttura contabile definita dal D.Leg.vo n. 279/1997: ad un livello aggregato o di sintesi si colloca la funzione del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione economica e, in particolare, quella del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. In relazione alla previsione di cui al D.Leg.vo n. 29/1993 spetta, infatti, al Ministero del Tesoro l'acquisizione delle informazioni sui flussi finanziari relativi a tutte le Amministrazioni pubbliche, ... al fine di realizzare il piu' efficace controllo dei bilanci, anche articolati per funzioni e programmi, e la rilevazione dei costi, con particolare riferimento al costo del lavoro" (art. 63). Lo stesso Ministero, poi, "alfine di rappresentare i profili economici della spesa, ..."ha il compito di definire "procedure interne e tecniche di rilevazione dei costi "(art. 64). Al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, inoltre, ed in particolare all'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio, spettano tra gli altri, i compiti di: ... rilevazione, analisi, verifica e valutazione dei costi, ai fini della programmazione finanziaria e di bilancio e della predisposizione del progetto del bilancio di previsione, ... anche sulla base degli elementi forniti dagli Uffici centrali del Bilancio e dalle Ragionerie operanti presso i Dipartimenti provinciali del Tesoro, nonche' della contabilita' economica per centri di costo prevista dall'art. 10 del D.Leg.vo 7 agosto 1997, n. 279" (D.P.R. n. 38/1998, art. 3, lettera c, e D.P.R. n. 154/1998, art.2, lettera c); controllo e misurazione degli effetti delle manovre di bilancio; valutazione dei costi e degli oneri derivanti dall'adozione di provvedimenti legislativi; consolidamento dei costi delle funzioni istituzionali dei molteplici organismi pubblici. Ad un livello analitico del processo, invece, si collocano le attivita' delle singole Amministrazioni, alle quali il D.Leg.vo n. 279/1997, art. 12, comma 1, ha assegnato il compito di adottare "le misure organizzative necessarie per la rilevazione e l'analisi dei costi e dei rendimenti dell'attivita' amministrativa e della gestione dei singoli centri di costo, secondo il sistema pubblico di contabilita' economica di cui all'art. 10". Specificamente, poi, il successivo D.Leg.vo 286/1999 ha attribuito alle stesse Amministrazioni le funzioni di controllo interno di gestione, indicandone specificamente i contenuti, e ponendo il sistema e le procedure di contabilita' analitica nell'arco delle strumentazioni di supporto al sistema di controllo di gestione, di valutazione dei dirigenti e di controllo strategico. Come gia' evidenziato nelle precedenti circolari, le Amministrazioni centrali hanno come riferimento normativo per l'impostazione dei propri sistemi contabili il Titolo III del Decreto Legislativo 7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano unico dei conti, e, in ogni caso, possono richiedere il supporto e la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, al quale potranno rivolgersi per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi. Le Amministrazioni stesse, inoltre, potranno rivolgersi al suddetto Servizio per ogni esigenza connessa all'organizzazione del rispettivo sistema di controllo interno di gestione, la cui attivazione, prevista dal D.Leg.vo n. 286/1999, e' strumentale anche al processo di rilevazione e analisi dei costi. Questa struttura contabile (piano unico dei conti) costituisce la chiave unitaria di dialogo tra le Amministrazioni pubbliche ed il Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, rendendo possibile il conseguente consolidamento dei valori economici che perverranno dalle Amministrazioni medesime. Si specifica, inoltre, che il livello minimo di rappresentazione contabile esposto nella Tabella B, allegata al citato decreto, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le Amministrazioni centrali e il Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Per le stesse Amministrazioni - secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 - resta invariata la possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo interno; anche in tal caso, comunque, permane la comunicazione dei dati rilevati, al livello di dettaglio sopra specificato, al Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica - Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato. Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si pongono, pertanto, in stretta integrazione sia con il sistema di controllo interno di gestione e con il processo informativo di costruzione del bilancio finanziario delle Amministrazioni, sia con le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rende indispensabile e da garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di pertinenza. In tale contesto, quindi, e' necessario che gli eventi amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili vadano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di assicurare l'evidenziazione degli elementi economici ed anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi livelli di osservazione dei fenomeni stessi. 3. Come gia' evidenziato nella circolare n. 6 del 23 maggio 2000, per facilitare la fase di prima applicazione del procedimento di rilevazione dei costi, le scritture contabili dovranno essere effettuate dalle Amministrazioni centrali dello Stato con modalita' tecniche analoghe a quelle adottate in sede di preventivo economico. Avvalendosi delle apposite schede - unite alla presente nota tecnica - da trasmettere ai coesistenti Uffici centrali del Bilancio, viene richiesta alle Amministrazioni la rilevazione dei costi relativi al II semestre e le informazioni necessarie alla riconciliazione dei costi sostenuti nell'anno 2000 con il bilancio finanziario in coerenza con il disposto dell'art. 11 del D.L.vo 279/97, "al fine di collegare il risultato economico scaturente dalla contabilita' analitica dei costi con quello della gestione finanziaria delle spese risultante dal rendiconto generale dello Stato devono essere evidenziate le poste integrative e rettificative che esprimono le diverse modalita' di contabilizzazione dei fenomeni di gestione". Unitamente ai prospetti contenenti i dati necessari alla riconciliazione le Amministrazioni dovranno commentare i risultati conseguiti nelle apposite schede: tale illustrazione e' prevista dall'articolo 22, 5o comma, della Legge 5 agosto 1978, n. 468. Si rinnova che la rilevanza di questa ulteriore fase del processo - gia' avviato con la predisposizione del budget per l'anno in corso - richiede la massima partecipazione e l'impegno di tutte le strutture interessate le quali, nel frattempo, dovranno dotarsi di idonee risorse (umane e strumentali, ed in particolare di quelle informatiche) individuando i funzionari titolari del nuovo procedimento e delle attivita' di rilevazione. Nell'ambito di tale sforzo richiesto alle singole strutture organizzative di ciascuna Amministrazione centrale dello Stato, non manchera' la fattiva collaborazione del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti, al quale potranno rivolgersi per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. 06/4761 4080/4081/4083/4613/4792, fax 06/4761 4765/4766; e-mail: Sacr@rgs.tesoro.it). REGOLE E CRITERI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI 1. La rilevazione degli eventi amministrativi connessi all'impiego delle risorse umane, finanziarie e strumentali richiede l'attivazione di un sistema contabile basato sul concetto di competenza economica, ossia un sistema che valorizzi le risorse stesse nel momento dell'effettivo utilizzo e, quindi, indipendentemente dall'esborso per l'acquisizione delle medesime. La manifestazione dell'onere derivante dall'effettivo utilizzo delle risorse, vale a dire il costo, non e', infatti, direttamente riconducibile - nell'ambito del sistema di contabilita' finanziaria - a nessuna delle fasi di gestione della spesa, che rappresenta l'esborso monetario legato all'acquisizione delle risorse stesse. Le fasi contabili della spesa, infatti, assumono connotazioni diverse in stretta relazione all'espressione finanziaria che sono chiamate a rappresentare, non riuscendo a qualificare l'utilizzazione delle risorse acquisite. Le rilevazioni che consentono di rappresentare i costi sostenuti, pertanto, devono essere effettuate nel momento in cui gli eventi si manifestano, associando convenzionalmente tale momento ad un documento (es. cedolino stipendi, ricevuta canoni ecc.), che attesti l'effettivo impiego della risorsa considerata. Al fine, quindi, di rappresentare compiutamente lo svolgimento della gestione in termini economici e gli eventi amministrativi che generano costi, qualunque sia il periodo prescelto per il monitoraggio (ad es. il semestre), e' necessario individuare: il centro di costo, ossia l'unita' organizzativa che utilizza risorse per lo svolgimento delle proprie attivita'; la finalita' per la quale vengono sostenuti i costi, che puo' essere espressa a diversi livelli di dettaglio: in questa fase la rilevazione non viene ancora richiesta secondo la logica completa del nuovo processo, per favonirne una piu' rapida assimilazione; la voce del piano dei conti, articolata su tre livelli secondo quanto previsto dal D.Leg.vo n. 279/1997, che esprime la natura del costo, ovvero il tipo di risorsa utilizzata (personale, beni di consumo, consulenza, ecc ... ), e puo' essere analizzata ad un ulteriore livello di dettaglio, rispetto al suddetto terzo livello, secondo le esigenze del controllo interno. In tal caso, pero', le Amministrazioni sono tenute a fornire gli elementi economici al Ministero del Tesoro solo al terzo livello del richiamato piano dei conti. In questa fase di avvio della rilevazione contabile le Amministrazioni sono tenute a rilevare i costi, in linea generale, solo al secondo livello del piano dei conti; il periodo di riferimento del costo, cioe' il tempo in cui la risorsa (bene o servizio) viene impiegata dando luogo al correlativo costo. In particolare: nel caso di risorsa che esaurisce la sua utilita' contestualmente all'impiego, il periodo di riferimento del costo coincide con tale momento di utilizzo; nel caso, invece, di risorsa durevole (cioe' ad utilita' ultrannuale), il periodo di riferimento del costo e' dato dall'intervallo temporale che decorre dall'inizio dell'utilizzo della risorsa medesima fino al termine del periodo considerato di utilizzo della risorsa stessa (cioe' alla maturazione del costo); la quantita' di risorsa utilizzata, che ne esprime il consumo rispetto ad una unita' di misura di riferimento che caratterizza la risorsa stessa (es. tempo: anni, mesi, giorni, ecc.; spazio: metri lineari, quadri, ecc.; volume: metri cubi, ecc.); l'unita' monetaria di misura adottata, che e' di base alla valorizzazione della quantita' di risorse utilizzate (lira, euro); il costo, che e' il valore monetario della quantita' di risorse utilizzate dal centro di costo. Le informazioni necessarie a rappresentare i costi relativi alle risorse utilizzate non sono pero' sempre disponibili presso la struttura che le impiega: talvolta, infatti, sono disponibili presso altri uffici della stessa Amministrazione; altre volte, invece, sono rinvenibili presso uffici di altre Amministrazioni. Nel primo caso, i centri di costo dovranno individuare l'Ufficio, appartenente alla stessa Amministrazione, che detiene le informazioni e concordare con esso le modalita' ed i flussi di scambio delle informazioni. Qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di trattamento dell'informazione, le Amministrazioni potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. Nel caso specifico, poi, in cui nell'Amministrazione considerata siano presenti centri di costo operanti a livello territoriale o, comunque decentrati, si deve procedere come segue: se l'ufficio centrale e' titolare e responsabile dell'acquisizione delle risorse, il centro di costo periferico deve ricevere dall'ufficio centrale stesso tutte le informazioni necessarie per la determinazione dei costi delle risorse assegnate ed impiegate; se, viceversa, il centro di costo periferico opera autonomamente - sulla base dell'accreditamento delle risorse finanziarie - esso acquisisce e impiega in proprio le risorse, dei cui costi ha, quindi, diretta cognizione. Nell'altro caso - quello in cui le risorse sono acquisite da strutture di Amministrazioni diverse da quella di riferimento, cui le risorse stesse sono poi assegnate - e' necessario attivare, con l'Amministrazione che effettua la spesa, un flusso di informazioni indispensabile per la determinazione dei costi riferibili al centro di costo utilizzatore delle risorse medesime. Anche in tal caso, qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di trattamento dell'informazione, le Amministrazioni potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato - Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio -Servizio Analisi dei Costi e dei Rendimenti. Periodicamente - e specificamente ogni semestre per l'anno 2000 - i centri di costo dovranno fornire, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del Bilancio, al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, le risultanze economiche del periodo di indagine, aggregando le rilevazioni analitiche effettuate nel corso della gestione ed esprimendole in termini monetari e quantitativi. Una volta acquisiti ed elaborati i dati pervenuti dalle Amministrazioni, il Dipartimento in parola restituira' alle medesime specifici rapporti, attivando la fase di osservazione degli eventi manifestatisi nel semestre considerato, per verificare l'andamento globale della gestione. 2. In considerazione delle implicazioni derivanti dalla gestione delle nuove tipologie di informazione, si e' ritenuto di avviare il sistema di contabilita' economica analitica secondo un approccio graduale, procedendo ad un'introduzione progressiva del nuovo processo. A questo proposito c'e' da rilevare che le semplificazioni adottate in sede di Budget 2000, se da un lato sono state rivolte a facilitare l'approccio all'introduzione di un sistema di contabilita' economica in una realta' tanto complessa e quindi a favorire in questa prima fase la raccolta e la lettura delle informazioni, dall'altro impongono un analogo adattamento delle rilevazioni di gestione nel corso dell'anno 2000, affinche' il confronto sia reso omogeneo. Per la rilevazione dei costi di gestione del 2000, pertanto, sono state adottate le medesime semplificazioni introdotte per il budget 2000, e precisamente: le rilevazioni dovranno essere effettuate per centro di costo secondo la rispettiva natura; i costi pertanto non saranno ancora riferiti alle finalita' cosi' come vorrebbe la logica completa del nuovo processo; la rilevazione dei costi per natura sara' effettuata al secondo livello del piano dei conti introdotto con il D.Leg.vo n. 279/1997, tranne che per la voce "Ammortamenti", che dovra' essere rilevata al terzo livello, e per la voce "Esborso da contenzioso", che andra' rilevata al primo livello; la quantificazione in termini di unita' di riferimento (tempo: anni/persona) e' richiesta solo per la voce Personale. Per tutte le altre voci, il costo e' valorizzato direttamente in termini monetari. Rispetto al procedimento di definizione del budget per il 2000, e nell'ottica di procedere gradualmente in direzione dell'applicazione completa del processo, e' prevista l'introduzione di un solo nuovo elemento, rappresentato dalla rilevazione semestrale dei costi di gestione. E cio' anche al fine di realizzare un primo approccio all'impiego strumentale delle rilevazioni analitiche alle esigenze proprie del controllo interno di gestione. In relazione alle suddette semplificazioni, pertanto, i centri di costo gestiranno le seguenti informazioni: il centro di costo; la voce del piano dei conti, espressa al 2o livello con le eccezioni sopra indicate per la voce "Ammortamenti" ed "Esborso da contenzioso"; il periodo di riferimento del costo; la quantita' di risorsa utilizzata valorizzata direttamente in termini monetari, e l'unita' di misura adottata (tempo: anni/persona) limitatamente alla voce "Personale"; l'unita' monetaria di misura; il costo. Le suddette informazioni dovranno essere aggregate da ogni centro di costo per ciascuna voce del piano dei conti, includendo tutte le rilevazioni analitiche relative al periodo di indagine (nella specie, il secondo semestre dell'anno in corso). Le risultanze economiche ottenute dovranno essere fatte pervenire al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato compilando l'apposita scheda di rilevazione. Vengono inoltre richieste le informazioni necessarie alla riconciliazione tra le rilevazioni economiche dell'anno 2000 e quelle finanziarie. Tale operazione, prevista solo a fine esercizio, deve essere effettuata con riferimento alle risorse finanziarie utilizzate dai centri di responsabilita'. Per consentire la riconciliazione dei valori economici con quelli finanziari, i centri di costo, in occasione della rilevazione dei costi del secondo semestre 2000, devono fornire alcune informazioni di supporto al Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato, le cui indicazioni sono rese note con apposite istruzioni in allegato. 3. Di seguito vengono illustrate le prime regole ed i criteri per la rilevazione dei costi per il II semestre dell'anno 2000 per ciascuna voce del piano dei conti. Tali regole sono rimaste invariate rispetto a quanto indicato nella circolare n. 23 del 15 maggio 2000 eccetto le indicazioni fornite per il calcolo dei costi relativi al personale e agli ammortamenti. Per questi ultimi il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato ha predisposto una procedura che consente di supportare le Amministrazioni nella determinazione delle quote di ammortamento. La procedura, che e' parte integrante del sistema informatico di contabilita' economica, viene consegnata agli Uffici Centrali di Bilancio che provvederanno a trasmettere la reportistica necessaria ai centri di costo. Si precisa, inoltre, che laddove, nel primo semestre 2000, fossero state effettuate stime di costo imputabili ad assenza di elementi certi di riferimento tali da consentire una esatta determinazione del costo di periodo, nel secondo semestre si dovra' procedere ad imputare la differenza tra l'effettivo costo di competenza dell'intero anno e la relativa stima attribuita al primo semestre dell'esercizio. 1. PERSONALE Il costo del Personale deve essere rilevato al 2^ livello del piano dei conti, cioe' per comparto/qualifica (o posizione economica) ed espresso sia in termini quantitativi che monetari. 1.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Le informazioni che consentono di determinare il costo del personale di ciascun centro di costo sono detenute dagli stessi centri di costo e dall'Ufficio del Personale: e' quindi necessario che fra questi uffici si stabilisca una stretta collaborazione. I centri di costo, che gestiscono l'impiego delle risorse umane, sono in possesso delle seguenti informazioni: il personale effettivamente impiegato nell'attivita' del centro; la spesa relativa alle componenti accessorie della retribuzione, quando essa e' liquidata dal funzionario delegato. L'Ufficio del Personale, che gestisce gli aspetti organizzativi, giuridici ed economici del personale, e' in possesso delle seguenti informazioni: le unita' di personale in organico in ciascun centro di responsabilita' dell'Amministrazione, ovvero le unita' di personale la cui spesa e' stanziata sui capitoli dello stato di previsione di ciascun centro di responsabilita' dell'Amministrazione; la distribuzione delle unita' di personale nei diversi centri di costo dell'Amministrazione; le unita' di personale che prestano servizio presso i centri di costo dell'Amministrazione, ma che sono nell'organico di altri centri di responsabilita' della stessa Amministrazione, o di altre Amministrazioni, o di Enti e di aziende (personale comandato in servizio presso il centro di costo); le unita' di personale che pur essendo nell'organico dell'Amministrazione prestano servizio presso altri centri di responsabilita' della stessa Amministrazione o di altre Amministrazioni, o presso Enti ed aziende (personale in organico del centro di costo comandato in servizio presso altri centri di responsabilita' della stessa Amministrazione o di altre Amministrazioni, o presso Enti ed aziende); la spesa per la componente fissa del personale dell'Amministrazione; la spesa per le componenti accessorie, quando non e' liquidata dal funzionario delegato. 1.2 CALCOLO DEL COSTO Per determinare il costo del personale sostenuto nel periodo di riferimento si deve determinare la quantita' di lavoro utilizzata ed il valore monetario di misura: COSTO DEL LAVORO - QUANTITA' DI LAVORO x UNITA' MONETARIA MEDIA DI RIFERIMENTO La quantita' di lavoro utilizzata puo' riferirsi sia all'orario d'obbligo contrattuale (lavoro ordinario) sia a quello oltre l'orario d'obbligo stesso (lavoro straordinario). In ogni caso, la quantita' di lavoro da determinare si deve riferire - articolata per comparto/qualifica (o posizione economica) - alle unita' di personale che prestano servizio, a qualsiasi titolo, presso il centro di costo considerato, tenendo anche conto del personale comandato in provenienza dall'esterno, ed escludendo quello destinato all'esterno. Il procedimento di determinazione delle quantita' di lavoro impiegate e' sostanzialmente analogo sia nel caso di lavoro ordinario che di lavoro straordinario. Per procedere, poi, alla espressione monetaria del fattore lavoro, sia ordinario che straordinario, e' necessario determinare l'unita' monetaria di misura da applicare alle quantita' impiegate e rilevate. A tal fine si devono stabilire sia il valore monetario medio unitario riferibile al lavoro ordinario, sia quello riferibile al lavoro straordinario. I prodotti delle rispettive quantita' per i valori monetari medi di riferimento esprimono il costo del lavoro ordinario e di quello straordinario, che in sommatoria evidenziano il costo del personale nel periodo di riferimento: COSTO DEL PERSONALE = COSTO DEL LAVORO ORDINARIO + COSTO DEL LAVORO STRAORDINARIO Di seguito si espone il procedimento di calcolo del costo del lavoro ordinario e di quello straordinario: a) Costo del lavoro ordinario 1. Determinazione della quantita' (tempo: anni/persona) Esprimere il costo del lavoro in termini quantitativi significa misurare l'utilizzo delle risorse umane in base all'unita' di misura che meglio lo rappresenta. Per le risorse umane l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo, espresso in termini di anni/persona. Per poter disporre dei dati sull'impiego del personale e per garantire una maggiore attendibilita' delle informazioni raccolte, le Amministrazioni potrebbero utilizzare le risultanze periodiche (possibilmente mensili) delle rilevazioni disposte secondo le indicazioni della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per la Funzione Pubblica (circolare n. 8/93 del 9 marzo 1993). La quantita' di risorse umane impegnate nel centro di costo deve, pertanto, essere calcolata procedendo secondo le modalita' seguenti: prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze, per ciascuna unita' di personale impiegata presso il centro di costo si determina il tempo lavorato durante l'orario d'obbligo contrattuale; a questa grandezza, che esprime il tempo effettivamente dedicato alle attivita' (istituzionali e strumentali), si aggiungono i tempi relativi alle ferie e alle assenze, ottenendo la misura del tempo complessivo di impiego del personale (pari all'orario d'obbligo contrattuale). Nel caso in cui l'unita' di personale abbia operato anche per altri centri di costo o per altri Enti o Amministrazioni, la quantita' di ferie e di assenze da includere e' calcolata in proporzione al tempo lavorato per il centro di costo durante l'orario previsto contrattualmente; sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso il centro di costo, si somma il tempo effettivamente lavorato delle unita' di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica); analogo procedimento va svolto in relazione al tempo complessivo; si riconducono sia il tempo effettivamente lavorato che quello complessivo ad anni/persona: un anno/persona coincide con 1840 ore, secondo le indicazioni della Circolare del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica n. 7 del 24 febbraio 2000. 2. Determinazione del valore monetario medio di riferimento Le componenti della retribuzione che concorrono alla determinazione del valore monetario medio di riferimento necessario per il calcolo del costo del lavoro ordinario sono: il trattamento base, le indennita', i contributi a carico del datore di lavoro. Per il comparto Ministeri, tra le indennita' si deve tenere presente il Fondo Unico di Amministrazione (F.U.A.), per il quale, nel caso in cui al momento della rilevazione le modalita' di erogazione non siano ancora state concordate, il valore che concorre alla determinazione del costo di semestre deve essere definito in base ad una stima. Il valore stimato, in mancanza di piu' precise informazioni, puo' essere calcolato secondo un criterio di ripartizione uniforme per tutto il personale. Nel caso in cui le modalita' di erogazione del Fondo Unico di Amministrazione (F.U.A.) vengano applicate a partire dal secondo semestre, nel calcolare l'importo da includere nel costo del periodo (2o semestre) si dovra' detrarre la stima effettuata per il periodo precedente (1o semestre) ed allo stesso attribuita. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), l'Ufficio del Personale, tenuto conto anche delle indennita' liquidate dai funzionari delegati, a partire dalla spesa complessiva liquidata nel periodo di riferimento (semestre) deve determinare il valore monetario complessivo e, quindi, quello medio unitario (costo medio unitario di ciascuna posizione economica gestita dall'ufficio stesso, secondo il seguente procedimento: Dalla spesa complessiva si devono escludere: la spesa relativa agli arretrati di competenza degli anni precedenti; la spesa relativa ad oneri degli anni precedenti erogata con ritardo rispetto alla regolare cadenza di liquidazione; le quote liquidate nel periodo, ma di competenza dei periodi precedenti: in questo caso all'importo liquidato si deve detrarre la quota stimata ed attribuita ad altri periodi (es. tredicesima mensilita'). Al valore ottenuto si devono aggiungere: la stima degli eventuali aumenti derivanti da rinnovi contrattuali che si prevede possano maturare nel periodo di riferimento e la cui liquidazione avverra' in periodi successivi. Una volta ottenuto il valore monetario complessivo di tutte le voci retributive del periodo (semestre) per singola posizione economica, si deve determinare il valore monetario medio unitario annuo (costo medio unitario annuo) del lavoro ordinario per poterlo applicare all'impiego del personale espresso in anni/persona. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), il valore monetario medio unitario annuo si determina dividendo il valore monetario complessivo di semestre per il numero di retribuzioni corrisposte nel semestre stesso ottenendo il valore monetario medio unitario mensile per posizione economica; e, successivamente, moltiplicando questo risultato ottenuto per 12. In particolare, fatta pari all'unita' la retribuzione del personale in servizio a tempo pieno, le retribuzioni non corrisposte in via integrale (es: per part-time, per assunzioni in servizio in corso d'anno, per cessazioni dal servizio a vario titolo in corso d'anno, ecc.) vanno considerate in proporzione a quanto effettivamente corrisposto (es: la retribuzione di un'unita' di personale in part-time al 70% dell'orario d'obbligo viene misurata dal rapporto [1x70]:100=0,70). Per ciascun centro di costo, quindi, il costo del lavoro ordinario per comparto/qualifica (o posizione economica) si determina moltiplicando il valore monetario medio annuo unitario (costo medio annuo unitario) del lavoro ordinario, fornito dall'Ufficio del personale, per l'impegno ordinario contrattuale espresso in anni/persona. Per facilitare l'esecuzione del procedimento descritto, a ciascun Ufficio del personale verranno forniti, entro il 12 gennaio 2001, tramite i coesistenti Uffici centrali del Bilancio, appositi elaborati epilogativi dei pagamenti disposti, a titolo di competenze fisse, nel 2o semestre, articolati per comparto/qualifica (o posizione economica) e per centro di responsabilita' amministrativa. Tali elaborati dovranno essere ritirati dai suddetti Uffici centrali il 10 gennaio 2001 presso l'Ispettorato Generale per le Politiche di Bilancio - Servizio Analisi dei Costi e Rendimenti - Via XX Settembre 97 - Scala C, piano terra, stanza n. 16. Una volta individuati gli anni/persona relativi al tempo effettivamente lavorato, alle ferie ed alle assenze, sara', quindi, compito degli Uffici del personale determinare, sulla scorta di tali elaborati, il valore monetario complessivo di tutte le voci retributive del periodo (semestre) per singolo comparto/qualifica (o posizione economica) indicandone le rispettive entita' sull'apposita scheda unita alle presenti istruzioni. b) Costo del lavoro straordinario 1. Determinazione della quantita' (tempo: anni/persona) Anche per le risorse umane impiegate oltre l'orario d'obbligo, l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo, espresso in termini di anni/persona. La quantita' di risorse umane impegnate nel centro di costo nell'effettuazione di lavoro straordinario deve, pertanto, essere calcolata procedendo secondo le modalita' seguenti: prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze per lavoro straordinario in uso, per ciascuna unita' di personale impiegata presso il centro di costo si determinano le ore di lavoro straordinario svolte e corrisposte in termini monetari; sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso il centro di costo, si somma il tempo cosi' determinato delle unita' di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica); si riconducono le ore di lavoro straordinario ad anni/persona. 2. Determinazione del valore medio unitario L'Ufficio del Personale determina il costo orario del lavoro straordinario per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), sulla base delle maggiorazioni previste dal contratto nazionale, e fornisce l'informazione ai centri di costo per la valorizzazione del costo dello straordinario. Per ciascun centro di costo, il costo complessivo del lavoro straordinario per posizione economica si ottiene moltiplicando il costo straordinario medio di posizione, fornito dall'Ufficio del Personale, per le ore di straordinario riconosciute al personale. La somma del costo del lavoro ordinario e di quello straordinario evidenziano il costo del personale nel periodo di riferimento. 1.3 MODALITA' DI RILEVAZIONE DEI COSTI Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), le informazioni relative alla voce Personale che ogni centro di costo deve rilevare sull'apposita scheda allegata riguardano: i costi sostenuti, ovvero il costo totale del personale impiegato derivato dalla somma fra il costo del lavoro ordinario e il costo del lavoro straordinario; l'impegno contrattuale totale (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale proveniente da altri centri di responsabilita' ha effettivamente dedicato alle attivita' del centro considerandovi anche le ferie e le assenze; l'impegno del personale proveniente da altri Centri di Responsabilita' Amministrativa o altri organismi (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno contrattuale del solo personale proveniente da altri centri di costo; l'impegno effettivo ordinario (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale proveniente da altri centri di responsabilita' ha effettivamente dedicato alle attivita' del centro durante l'orario contrattuale; l'impegno effettivo straordinario (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale proveniente da altri centri di responsabilita' ha dedicato alle attivita' del centro al di fuori dell'orario contrattuale; l'impegno del personale che lavora presso altri Centri di Responsabilita' Amministrativa o altri organismi (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno contrattuale del personale assegnato al centro di costo, ma che presta servizio presso altri centri di costo. 2. MISSIONI La rilevazione dei costi delle Missioni deve essere effettuata al 2o livello del piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente quelle svolte nel territorio nazionale e all'estero. Il relativo costo deve essere attribuito al centro di costo sulla base del numero effettivo di missioni svolte dal personale per lo svolgimento delle attivita' del centro stesso. Il periodo di riferimento del costo coincide con il periodo, data puntuale o arco temporale, in cui viene svolta la missione. 2.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Rispetto all'Ufficio che gestisce e rimborsa le spese sostenute per le missioni, la fonte dell'informazione puo' essere cosi' individuata: missioni gestite e rimborsate dall'Ufficio del Personale per tutti i centri di costo dell'Amministrazione; missioni rimborsate e gestite direttamente dai centri di costo che le effettuano; missioni rimborsate e gestite da un'altra Amministrazione. a) Missioni gestite e rimborsate dall'Ufficio del Personale per tutti i centri di costo L'Ufficio del Personale ha tutte le informazioni utili a valorizzare il costo. Pertanto, deve comunicare ai centri di costo i dati necessari alla rilevazione contabile ovvero, per ogni voce di 2o livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. b) Missioni gestite e rimborsate direttamente dai centri di costo che le effettuano Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e alla rilevazione del costo. c) Missioni gestite e rimborsate da un'altra Amministrazione L'Ufficio dell'Amministrazione che dispone il rimborso della missione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione dei relativi costi. Nel caso in cui il personale di una Amministrazione effettui missioni all'estero nell'interesse dell'Amministrazione di appartenenza, spesate con risorse finanziarie di altre Amministrazioni (es. del Ministero degli Affari Esteri, ecc.), sono queste ultime che devono comunicare i relativi costi al/ai centro/i di costo presso cui e' impiegato il personale. 2.2 CALCOLO DEL COSTO Per ciascuna missione svolta dal personale il costo viene determinato come segue: COSTO MISSIONI = INDENNITA' DI MISSIONE SPESE DI MISSIONE L'indennita' di missione e' rappresentata dai costi effettivamente sostenuti per risarcire i disagi che il dipendente affronta in missione. In tale componente si comprende anche l'indennita' per missione continuativa, riconosciuta al personale trasferito in un'altra sede per un periodo di tempo prolungato, ma non superiore ai 240 giorni. Le spese di missione sono rappresentate dalle spese sostenute per il trasporto, vitto, alloggio e assicurazione del personale in missione. Tali spese sono considerate comprensive dell'I.V.A. 2.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; calcolare la quota parte di competenza del semestre ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo svolgimento della missione nel periodo di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 3. ALTRI COMPENSI AL PERSONALE La rilevazione dei costi che confluiscono nella voce Altri compensi al personale deve essere effettuata al 2o livello del piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente i compensi Per particolari prestazioni e i Contributi ed oneri a favore del personale. Il periodo di riferimento di tali costi coincide, in genere, con il momento in cui si manifesta la spesa (ovvero con la data di emissione del titolo di pagamento) ed e' rappresentato dalla data puntuale in cui si manifesta il costo, ad eccezione del costo per Incarichi il cui periodo di riferimento e' rappresentato dall'arco temporale corrispondente alla durata della prestazione. 3.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI L'Ufficio del Personale, quale struttura preposta alla gestione degli aspetti organizzativi, economici e giuridici del personale e', generalmente, quello che detiene tutte le informazioni necessarie a determinare i costi che afferiscono alla voce Altri compensi al personale. Pertanto, affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza, l'Ufficio del Personale deve comunicare ai diversi centri di costo, per ciascuna voce di secondo livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. Fanno eccezione le informazioni relative alla spesa per i buoni pasto riconosciuti al personale che presta servizio presso gli uffici periferici, che viene gestita direttamente dagli uffici periferici stessi. 3.2 CALCOLO DEL COSTO I valori dei costi che afferiscono alla voce Altri compensi al personale coincidono, tendenzialmente, con i corrispondenti valori della spesa. Il costo per la voce Per particolari prestazioni e' generato dalle prestazioni fornite dal personale nell'ambito di attivita' finalizzate (commissioni, progetti, comitati, ecc.); va attribuito al centro di costo responsabile della suddetta attivita' sulla base del personale - sia esso esterno o interno al centro di costo - che e' stato impiegato ed al quale viene riconosciuto il compenso. I costi per Contributi ed oneri a favore del personale - ad eccezione dei buoni pasto, non essendo questi correlati alle prestazioni fornite dal personale nell'ambito del centro di costo - vengono attribuiti al centro di costo al quale appartiene l'Ufficio del Personale. I costi relativi ai buoni pasto vanno, invece, imputati ai centri di costo, in base a quelli effettivamente assegnati nel periodo al personale impiegato nel centro di costo. 3.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; calcolare il costo di competenza del semestre procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui il periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre di rilevazione, si considera l'intero importo; b) nel caso in cui il periodo di riferimento ricada tra piu' semestri, si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 4. BENI DI CONSUMO La rilevazione dei costi per i Beni di consumo deve essere effettuata al 2^ livello del piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente i beni Inventariati e quelli Non inventariati. I costi dei beni di consumo devono essere attribuiti al centro di costo in base all'effettivo utilizzo. Il periodo di riferimento del costo dei beni di consumo rappresenta l'arco temporale in cui avviene l'utilizzo dei beni medesimi. Tali beni, convenzionalmente, vengono considerati ad utilizzo immediato, cioe' le risorse si considerano completamente impiegate all'atto della consegna; pertanto, il periodo di riferimento del costo coincide con la data in cui avviene la consegna del bene al centro di costo utilizzatore (es. data del documento di trasporto o data di scarico della merce). 4.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Rispetto alle modalita' di acquisizione e gestione, i beni di consumo possono essere principalmente distinti in: beni acquisiti e gestiti da un unico Ufficio per tutti i centri di costo dell'Amministrazione; beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li utilizzano; beni acquisiti e gestiti da un'altra Amministrazione. a) Beni acquisiti e gestiti da un unico Ufficio per tutti i centri di costo dell'Amministrazione L'Ufficio del consegnatario, conoscendo le quantita' assegnate ai singoli uffici, ha tutte le informazioni utili a fornire ai centri di costo il costo da loro sostenuto. Pertanto, tale ufficio, per ogni voce di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare ai centri coinvolti il costo e il periodo di riferimento. b) Beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li utilizzano Il centro di costo e' direttamente in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. c) Beni acquisiti e gestiti da un'altra Amministrazione Analogamente a quanto previsto per il caso in cui i beni vengono acquistati da un Ufficio centralizzato, l'Ufficio che effettua l'acquisto deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione. 4.2 CALCOLO DEL COSTO Il costo relativo a ciascuna tipologia di bene impiegata viene cosi' valorizzato: COSTO DEL BENE = COSTO UNITARIO QUANTITA' IMPIEGATA Il costo unitario del bene e' dato da: PREZZO DEL BENE SPESE ACCESSORIE Il prezzo del bene (comprensivo dell'I.V.A., o anche di altri tributi) e' diversamente determinato a seconda se proviene da una unica fornitura o da piu' forniture. Nel caso di un'unica fornitura/somministrazione si applica il prezzo effettivo concordato e riportato sulla fattura o altro documento equivalente; nel caso di piu' forniture/somministrazioni si applica un prezzo medio che e' dato dalla media dei prezzi concordati per le diverse forniture. Le spese accessorie sono rappresentate da tutte le eventuali spese sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. le spese di trasporto e di consegna). Se le spese accessorie fanno riferimento all'intera fornitura/somministrazione, il costo per unita' di bene deve essere determinato ripartendo l'intero valore delle spese accessorie sulla base del criterio ritenuto piu' significativo. La quantita' esprime l'impiego del bene rispetto ad un'unita' di misura che la rappresenta. Nella voce "Beni di consumo" confluiscono molteplici tipologie di beni, il cui utilizzo e' quantificato attraverso misure di riferimento differenti (es. il peso per i beni alimentari; il volume per i carbolubrificanti; la lunghezza per il filo elettrico; il numero di oggetti per la cancelleria o le riviste; ecc.). 4.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 5. PRESTAZIONI DI SERVIZI DA TERZI La rilevazione dei costi delle Prestazioni di Servizi da Terzi deve essere effettuata al 2o livello del piano dei conti, le cui voci specificamente riguardano: Consulenza, Assistenza Promozione, Servizi ausiliari, Formazione e Addestramento, Manutenzione ordinaria, Servizi di ristorazione, Noleggi e locazioni, Utenze e canoni. Tali voci individuano servizi di diversa natura a fronte dei quali possono essere seguite modalita' di acquisizione differenti a seconda dell'attivita' cui sono rivolte le prestazioni medesime. I costi delle Prestazioni di Servizi da Terzi devono essere attribuiti al centro di costo che beneficia della prestazione di servizi. L'Ufficio che acquisisce il servizio deve provvedere al calcolo del costo e deve comunicarlo ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. In linea generale, la scelta dell'unita' di misura piu' adeguata dipende dalle caratteristiche del servizio e dalla sua modalita' di acquisizione. Fra i criteri piu' comunemente utilizzati per la determinazione del costo di alcuni servizi si fa riferimento: all'unita' di misura metrica (es. i metri quadrati per il servizio di pulizia, di sorveglianza, per la manutenzione ordinaria di immobili, e di impianti e macchinari quali ascensori, impianti elettrici, impianti di riscaldamento), a quella di peso (es. i kilogrammi per il servizio di lavanderia), e all'entita' numerica (es. il numero di linee per l'utenza telefonica e le reti di trasmissione). In linea residuale, la scelta del criterio dipende dalla disponibilita' dei dati e, in assenza di unita' di misura piu' efficaci, si puo' comunque fare riferimento al numero di persone impiegate nel centro di costo. Nell'attribuzione del costo, occorre distinguere tra: servizi acquisiti per attivita' specifiche; servizi acquisiti per il mantenimento della struttura. a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche Nel caso in cui la prestazione del servizio e' destinata ad un unico centro di costo, il costo va interamente attribuito al centro che beneficia del servizio fornito. Qualora, poi, la prestazione del servizio sia destinata a piu' centri di costo, il costo va attribuito a ciascun centro che beneficia della stessa prestazione secondo l'unita' di misura che meglio esprime l'effettivo utilizzo del servizio stesso (es. l'unita' di misura ritenuta piu' congrua per esprimere l'effettivo impiego di una prestazione di 'Consulenza', e' rappresentata dalle ore prestate per ogni centro di costo, o allo stesso riferibili). b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura Il costo di tale servizio, generalmente gestito da un unico Ufficio, deve essere ripartito fra i centri di costo secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della prestazione. Il periodo di riferimento rappresenta l'arco temporale in cui si beneficia del servizio erogato da terzi. L'ufficio che acquista il servizio possiede la documentazione per definire il periodo di riferimento e la trasmette ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. Il periodo di riferimento per i costi delle prestazioni di Servizi da Terzi, deve essere: nel caso di servizio continuativo, l'intero arco temporale in cui ci si avvale della prestazione; nel caso di servizio in un'unica soluzione, la data puntuale in cui ci si avvale della prestazione. 5.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI L'ufficio che detiene le informazioni necessarie alla determinazione del costo e' strettamente correlato alla modalita' di utilizzo del servizio. La fonte dell'informazione, pertanto, e' distinta a seconda se si tratta di: servizi acquisiti per garantire il funzionamento dell'Amministrazione; servizi acquisiti per attivita' specifiche. a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche Si intendono i servizi necessari allo svolgimento di una specifica attivita'. Tali servizi vengono generalmente acquisiti dallo stesso ufficio che li utilizza e che, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Nel caso in cui l'acquisizione del servizio e' effettuata da un altro organismo e non dal "centro di costo utilizzatore" e' necessario che le due strutture interessate interagiscano: l'ufficio che acquisisce il servizio deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie alla rilevazione. b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura Si tratta di servizi che garantendo il mantenimento dell'apparato organizzativo dell'Amministrazione sono di utilita' comune a tutti i centri di costo. Tali servizi vengono generalmente acquisiti e gestiti da un Ufficio centralizzato che possiede tutte le informazioni necessarie affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza. Pertanto, tale Ufficio, per ogni voce di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare il costo e il periodo di riferimento ai centri di costo interessati. 5.2 CALCOLO DEL COSTO Il costo viene cosi' valorizzato: PREZZO DEL SERVIZIO + SPESE ACCESSORIE Il prezzo del servizio comprensivo dell'I.V.A. e' quello che risulta dalla fattura o da qualsiasi altro documento equivalente. Nel caso di contratti di consulenza nel prezzo del servizio e' da includere anche l'I.R.A.P. Le spese accessorie sono rappresentate dalle eventuali altre spese correlate alla fornitura del servizio da parte di terzi (es. nel caso del servizio di stampa e rilegatura, le spese accessorie sono rappresentate dalle spese di trasporto e di consegna). 5.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; calcolare la quota parte di competenza del semestre ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo utilizzo della prestazione nel periodo di rilevazione. In particolare si dovra' procedere nel seguente modo: a) Individuazione del costo unitario giornaliero: COSTO TOTALE / N. GIORNI PERIODO DI RIFERIMENTO b) Individuazione della quota di competenza: COSTO UNITARIO GIORNALIERO x N. GG PERIODO DI RIFERIMENTO PRESENTI NEL SEMESTRE sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 6. ALTRE SPESE La rilevazione dei costi che confluiscono nella voce Altre spese deve essere effettuata al 2o livello del piano dei conti, le cui voci specificamente riguardano: Compensi per doveri assolti da cittadini, Altre spese amministrative, Quote associative, Altre spese straordinarie. Tali costi devono essere attribuiti al centro di costo che utilizza le risorse. Le modalita' di attribuzione di tali costi dipendono dal tipo di gestione che puo' essere: centralizzata in un solo Ufficio per tutti i centri di costo dell'Amministrazione; diretta da parte delle stesse strutture utilizzatrici. I costi gestiti da un ufficio centralizzato devono essere ripartiti secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della risorsa tra i centri interessati (es. spese postali e telegrafiche, assicurazione, ecc.); i costi gestiti direttamente dall'ufficio che impiega la risorsa devono essere interamente attribuiti agli stessi centri di costo (es. spese di rappresentanza, ecc.). I costi che si riferiscono alla voce "Altre spese" generalmente hanno, in alternativa, le seguenti caratteristiche: o si manifestano in modo ciclico nel corso dell'anno, per cui anche in presenza di uno sfasamento temporale tra costo e spesa, di fatto si verifica che il costo di periodo e' uguale alla spesa sostenuta nello stesso periodo; o si manifestano in maniera del tutto eccezionale, per cui la loro valorizzazione puo' essere effettuata solo al momento in cui e' sostenuta la spesa. Pertanto, si e' convenzionalmente stabilito che il periodo di riferimento a cui attribuire il costo coincide con la data in cui e' emesso il titolo di pagamento. Fanno eccezione a tale indicazione i costi relativi alle Quote associative, alle Assicurazioni e alle Commissioni elettorali per i quali e' necessaria una loro attribuzione all'arco temporale corrispondente al periodo a cui si riferiscono rispettivamente la quota di partecipazione associativa, il premio assicurativo o lo svolgimento delle elezioni. 6.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI In relazione alle modalita' di gestione delle risorse che confluiscono nella voce Altre spese si individuano le seguenti indicazioni per la rilevazione dei costi: a) Gestione centralizzata in un solo Ufficio per tutti i centri di costo dell'Amministrazione L'ufficio centralizzato, conoscendo i servizi usufruiti dai singoli uffici, detiene tutte le informazioni necessarie affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza e pertanto deve comunicare ai centri, per ciascuna voce di secondo livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. b) Gestione diretta da parte delle stesse strutture utilizzatrici Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Altre eventuali situazioni devono essere rilevate dai centri di costo utilizzatori in collaborazione con gli uffici che detengono le informazioni. 6.2 CALCOLO DEL COSTO I valori dei costi che afferiscono alla voce Altre spese coincidono con i corrispondenti valori della spesa, ad eccezione dei costi sostenuti per le Quote associative, per le Assicurazioni e per le Commissioni elettorali che sono rappresentati dal valore di competenza del periodo. 6.3 MODALITA'PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; calcolare il costo di competenza del semestre procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui il periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre di rilevazione si considera l'intero importo; b) nel caso in cui il periodo di riferimento ricade tra piu' semestri si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 7. ESBORSO DA CONTENZIOSO La rilevazione dei costi per Esborso da contenzioso deve essere effettuata al 1o livello del piano dei conti. Tali costi possono riguardare vertenze con il personale dipendente, contenzioso con i fornitori, o la specifica attivita' posta in essere dal centro di costo. Il periodo di riferimento del costo coincide con la data in cui e' stata emessa la sentenza. 7.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI I costi che confluiscono nella voce Esborso da contenzioso devono essere rilevati: dall'Ufficio del Personale, per quanto riguarda il contenzioso con il personale dipendente; dall'Ufficio del Consegnatario, per quanto riguarda il contenzioso con i fornitori; dal centro di costo responsabile dell'erogazione del servizio che e' oggetto del contenzioso. Il centro di costo che segue la pratica processuale detiene tutte le informazioni necessarie a rilevare i costi che confluiscono nella voce Esborso da contenzioso. 7.2 CALCOLO DEL COSTO L'importo e' rappresentato dal costo effettivamente sostenuto nel periodo, ovvero da quanto previsto dalla sentenza definitiva. 7.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; sommare i costi per la voce Esborso da contenzioso. 8. TRIBUTI La rilevazione dei costi dei Tributi deve essere effettuata al 2o livello del piano dei conti, le cui voci specificamente riguardano: Imposte e Tasse. Tali costi devono essere ripartiti fra i centri di costo secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della risorsa (es. tassa di rimozione dei rifiuti solidi urbani) o devono essere interamente attribuiti ai centri di costo che utilizzano le risorse per lo svolgimento della propria attivita'. Il periodo di riferimento e' rappresentato dalla data puntuale, quando il tributo e' collegato a un evento unico (es. la registrazione di un contratto), mentre e' rappresentato dall'arco temporale corrispondente al periodo in cui si riferisce il pagamento del tributo (es. tassa per i passi carrabili), quando l'evento si prolunga nel tempo. 8.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI L'ufficio che gestisce la spesa deve collaborare con i centri di costo per la determinazione dell'importo da attribuire a ciascuno di essi. 8.2 CALCOLO DEL COSTO L'importo dei costi che afferiscono alla voce Tributi coincide con i corrispondenti valori della spesa. 8.3 MODALITA' PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui periodo di riferimento ricade nel semestre di rilevazione; calcolare il costo di competenza del semestre procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui il periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre di rilevazione si considera l'intero importo; b) nel caso in cui il periodo di riferimento sia a cavallo di piu' semestri si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 9. AMMORTAMENTI La rilevazione degli Ammortamenti - che rappresentano l'onere economico che i centri di costo attribuiscono al periodo di riferimento per l'utilizzo di beni durevoli e per la imputazione delle quote delle manutenzioni straordinarie eseguite - deve essere effettuata al 3o livello del piano dei conti le cui voci sono esposte nell'unita tabella 1 con le relative quote percentuali da applicare. La ripartizione dell'onere economico complessivo avviene sulla base della vita media utile di ogni tipologia di bene durevole, stabilita mediante aliquote predeterminate. Le quote di ammortamento di competenza devono essere attribuite ai centri di costo utilizzatori dei beni. In linea generale l'Ufficio che gestisce il bene deve provvedere al calcolo della quota di costo (ammortamento) e comunicarlo ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. I costi relativi a beni dello Stato che nessun centro di costo utilizza per lo svolgimento delle proprie attivita', devono essere rilevati ed attribuiti al centro di costo che gestisce l'acquisizione o la manutenzione straordinaria (es. il Ministero dei Lavori Pubblici deve rilevare i costi per le opere di difesa del suolo, il Ministero per i Beni e le Attivita' Culturali deve rilevare i costi per il restauro di beni dello Stato). In relazione alla tempistica della consuntivazione "semestrale" il periodo di riferimento per il calcolo delle quote di ammortamento coincide con l'inizio del semestre in cui si ha la disponibilita' del bene stesso. 9.1 ELEMENTI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI Nell'attribuzione dei costi e nell'individuazione della fonte delle informazioni necessarie per la rilevazione delle quote di ammortamento (costo di competenza) occorre distinguere a seconda che si tratti di beni per il funzionamento o di beni di utilizzo specifico. a) Beni per il funzionamento Si intendono i beni necessari al funzionamento ed al mantenimento delle strutture organizzative di una Amministrazione (ad esempio l'immobile in cui ha sede l'Amministrazione, mobili, arredi, ecc.) che vengono generalmente gestiti dall'Ufficio del Consegnatario. Tale ufficio detiene le informazioni necessarie per ripartire i costi fra i vari centri in base a criteri che meglio esprimano l'utilizzo effettivo della risorsa, pertanto, deve comunicare il costo ed il periodo di riferimento in relazione a ciascuna voce di terzo livello del piano dei conti ai vari centri di costo. Nel caso in cui i beni siano gestiti da un ufficio diverso da quello del consegnatario, i centri di costo devono richiedere le informazioni all'ufficio competente, che appartenga o meno alla stessa Amministrazione. b) Beni di utilizzo specifico Sono i beni impiegati nelle attivita' che concorrono alla realizzazione delle missioni istituzionali dell'Amministrazione (ad esempio macchinari utilizzati nei laboratori per la certificazione dei brevetti, i furgoni per il trasporto dei detenuti, ecc.). Tali beni vengono generalmente gestiti dallo stesso ufficio che li utilizza e, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Nel caso in cui il bene sia utilizzato da piu' centri di costo e' necessario individuare un criterio omogeneo, che meglio esprima l'utilizzo della risorsa. In via generale, quindi, ne consegue che gli uffici che detengono le informazioni devono collaborare con i centri di costo utilizzatori, tenendo presente che: > nel caso in cui l'acquisto del bene e' effettuato da un'altra Amministrazione, l'Ufficio che effettua l'acquisto e provvede alla sua gestione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione; > nel caso di opere realizzate in proprio nell'ambito della Pubblica Amministrazione centrale, l'Ufficio che segue i lavori deve comunicare al centro utilizzatore del bene il valore complessivo dell'opera, determinato dalla somma delle spese sostenute per la sua realizzazione. 9.2 CALCOLO DEL COSTO Per i beni ad utilita' pluriennale e' necessario definire la quota di costo da imputare ai periodi in cui la risorsa viene utilizzata ossia la quota di ammortamento. Al fine di rilevare la quota di competenza di ciascun periodo e' necessario applicare l'aliquota annuale di ammortamento al valore patrimoniale dei singoli cespiti e calcolare la quota corrispondente al periodo di rilevazione. L'aliquota di ammortamento e' la percentuale che esprime la quantita' della risorsa utilizzata nell'anno: essa e' collegata, pertanto, alla durata presunta del bene. Le aliquote da applicare sono riportate nella tabella 1 in cui, per ogni tipologia di bene, e' individuata la percentuale da applicare. Il valore patrimoniale del bene e' la risultante del: VALORE DEL BENE + SPESE ACCESSORIE Il valore del bene e' rappresentato dal valore di acquisto del bene, comprensivo dell'I.V.A., o, nel caso di beni "costruiti in economia", dal valore complessivo delle spese sostenute per la sua realizzazione. Ad esempio, nel caso di edifici, il valore totale includera' gli impianti fissi (riscaldamento, condizionamento, ascensori, impianti di sicurezza, ecc..), in quanto pertinenze del cespite principale; oppure nel caso di acquisto di hardware dovranno essere ricomprese nel valore anche le relative spese di installazione e collaudo. Per spese accessorie si intendono tutte le eventuali spese sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. spese progettuali, di trasporto, di consegna ecc..). La modalita' mediante la quale operare il calcolo della quota di ammortamento riferita al semestre prevede: Ammortamento Valore patrimoniale Aliquota di semestrale del bene o della ammortamento manutenzione * straordinaria ------------------------------------------- 2 Per calcolare la quota da imputare all'esercizio il centro di costo dovra' considerare: > le quote di ammortamento contabilizzate nel periodo precedente a quello di riferimento; > le quote di ammortamento determinate in funzione dei beni utilizzati nel periodo di riferimento. > le eventuali dismissioni avvenute mediante la vendita, la cessione a titolo gratuito (donazione, rottamazione, ecc..) o la perdita per effetto di cause maggiori (furto, incendio, grave danneggiamento, ecc..) di beni prima del termine della loro vita utile. - nel caso di vendita il centro di costo non dovra' piu' calcolare gli ammortamenti per beni non piu' utilizzati; inoltre, non dovra' considerare gli eventuali effetti contabili derivanti dall'operazione di cessione (plus/minusvalenze = differenza tra valore residuo e prezzo di cessione); - nel caso di cessione a titolo gratuito o di perdita dei beni per effetto di cause maggiori il centro di costo dovra' interrompere l'imputazione delle quote d'ammortamento dal momento dell'avvenuta dismissione dei beni e dovra' contabilizzare l'intero valore non ancora ammortizzato (valore residuo = valore patrimoniale - somma delle quote di ammortamento) come costo del periodo in cui tale evento e' avvenuto. La voce del piano dei conti in cui dovra' essere imputato il valore residuo (valore non ancora ammortizzato) e' rappresentata dal conto "Altre spese -Straordinarie" . Si rappresenta, inoltre, che il Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato ha predisposto una procedura che consente di supportare i centri di costo nella determinazione delle quote di ammortamento degli investimenti effettuati nei periodi precedenti (cioe', secondo le semplificazioni adottate nella circolare n. 32/99, acquisiti a partire dal 2000) per tipologia di bene corrispondente al 3o livello del piano dei conti. La procedura che e' parte integrante del sistema informatico di contabilita' economica, viene consegnata agli Uffici Centrali di Bilancio che provvederanno a trasmettere ai centri di costo la reportistica delle quote di ammortamento da attribuire al periodo di riferimento. Tale procedura per il suo funzionamento presuppone l'acquisizione delle informazioni, fornite dalle Amministrazioni, inerenti il valore patrimoniale, il periodo di inizio di utilizzo e l'eventuale dismissione dei beni durevoli. Questa procedura permette tra l'altro di gestire, seppure in maniera semplificata, i fenomeni di dismissione dei beni, consentendo di imputare contabilmente il valore residuo. ----> Vedere tabelle da pag. 44 a pag. 46 <---- TABELLA 1 ALIQUOTE DI AMMORTAMENTO ===================================================================== Tipo di cespite |Aliquota ===================================================================== Immobilizzazioni immateriali: | Diritti d'autore | 20% Brevetti | 20% Opere d'ingegno | 20% Immobilizzazioni materiali (beni immobili): | Vie di comunicazione | 2% Infrastrutture idrauliche | 2% Infrastrutture portuali e aeroportuali | 2% Opere per la sistemazione del suolo | 2% Fabbricati civili | 2% Fabbricati industriali e costruzioni leggere | 2% Beni di valore culturale, storico, archeologico ed artistico| 2% Strade ferrate e relativi materiali d'esercizio | 2% Fabbricati militari | 2% Immobilizzazioni materiali (beni mobili): | Mezzi di trasporto stradali leggeri | 20% Mezzi di trasporto stradali pesanti | 10% Mezzi di trasporto aerei | 5% Mezzi di trasporto marittimi | 5% Macchinari per ufficio | 20% Mobili e arredi per ufficio | 10% Mobili e arredi per alloggi e pertinenze | 10% Mobili e arredi per locali ad uso specifico | 10% Impianti e macchinari per locali ad uso specifico | 5% Hardware | 25% Armi leggere | 20% Armi pesanti | 10% Mezzi terrestri da guerra | 5% Mezzi aerei da guerra | 5% Mezzi navali da guerra | 5% Opere artistiche | 2% Animali | 20% INFORMAZIONI PER LA RICONCILIAZIONE CON LA CONTABILITA' FINANZIARIA La contabilita' economica - introdotta nelle Amministrazioni Centrali dello Stato con il D.L.vo 279/97 - e' finalizzata ad avviare il processo di programmazione e monitoraggio delle risorse economiche necessarie al funzionamento delle strutture ed al raggiungimento degli obiettivi prefissati; essa si esplica mediante le modalita' operative di stesura del budget e dei consuntivi di periodo. Tale processo economico porta alla determinazione (quantificazione) dei mezzi finanziari in funzione degli obiettivi da realizzare, selezionati in base all'impiego delle risorse necessarie secondo criteri di economicita' ed efficacia. Il percorso cosi' delineato si affianca alla consueta determinazione delle attivita' in funzione dei mezzi finanziari disponibili. La complementarita' delle due visioni consente di riconciliare il risultato economico con quello finanziario; le differenti risultanze sono afferibili essenzialmente ai seguenti ordini di motivi legati ai diversi criteri di rappresentazione degli eventi: - la rilevazione del costo temporalmente non coincide con quella del relativo esborso finanziario (disallineamento temporale); - la rilevazione del costo riguarda una struttura organizzativa diversa da quella in cui sono allocate le risorse finanziarie (disallineamento strutturale); - l'esistenza di eventi di natura economica che non originano movimenti finanziari e, viceversa, di eventi che generano esborsi finanziari ma non costituiscono fenomeni di rilevanza economica. La riconciliazione dei risultati, vale a dire il passaggio dalla contabilita' economica a quella finanziaria, si attua, come previsto dall'art. 11 del citato decreto, mediante l'introduzione di specifiche poste integrative e rettificative che hanno la finalita' di correlare i valori rilevati secondo il criterio della competenza economica con i valori della gestione finanziaria. Per operare tali integrazioni e rettifiche i centri di costo, nell'ambito della rilevazione dei costi del secondo semestre 2000, dovranno indicare sia i costi consuntivati nel periodo, sia le "formazioni necessarie a riconciliare, su base annuale, i risultati economici con quelli finanziari. A tale riguardo le informazioni richieste sono di due tipi: 1) analitiche e 2) sintetiche. 1) Le informazioni analitiche per la riconciliazione con la contabilita' finanziaria dovranno essere inserite nella "scheda dei costi sostenuti" (denominata "scheda 1") - vedi Allegati - in corrispondenza di ciascuna voce di costo. I centri di costo acquisiscono le risorse da impiegare nel corso dell'esercizio, utilizzando mezzi finanziari provenienti da: - stanziamenti in conto competenza, sia del proprio centro di responsabilita' amministrativa che di altri centri vedi "scheda 1" colonne B/DI/D2 -; - fondi esterni al Bilancio dello Stato - vedi "scheda 1" colonna D3 - stanziamenti in conto residui - vedi "scheda 1" colonna E -. In particolare, di seguito, si evidenzia il contenuto informativo delle colonne costituenti la "scheda I": B - Spese sostenute su stanziamenti di competenza dei capitoli del Centro di Responsabilita' Amministrativa - devono essere riportate le spese sostenute nell'esercizio per l'acquisizione delle risorse impiegate (costi) utilizzando gli stanziamenti previsti dal Bilancio per l'anno 2000 sui capitoli del centro di responsabilita' amministrativa cui appartiene il centro di costo; D1 - Spese sostenute su stanziamenti di competenza di capitoli di altri Centri di Responsabilita' Amministrativa dello stesso Ministero - devono essere riportate le spese sostenute nell'esercizio per l'acquisizione delle risorse impiegate (costi) utilizzando gli stanziamenti previsti dal Bilancio per l'anno 2000 sui capitoli dei centri di responsabilita' amministrativa, dello stesso Ministero, cui non appartiene il centro di costo. Tale colonna serve ad evidenziare disallineamenti strutturali tra rilevazione economica e finanziaria, interni alla stessa Amministrazione; D2 - Spese sostenute su stanziamenti di competenza di capitoli di altri Centri di Responsabilita' Amministrativa di altri Ministeri - devono essere riportate le spese sostenute nell'esercizio per l'acquisizione delle risorse impiegate (costi) utilizzando gli stanziamenti previsti dal Bilancio per l'anno 2000 sui capitoli di centri di responsabilita' amministrativa di Ministeri diversi da quello a cui appartiene il centro di costo. Tale colonna serve ad evidenziare disallineamenti strutturali tra rilevazione economica e finanziaria, che coinvolgono Amministrazioni diverse; D3 - Spese sostenute su fondi esterni al Bilancio dello Stato - devono essere riportate le spese sostenute nell'esercizio per l'acquisizione delle risorse impiegate (costi) utilizzando fondi provenienti da organismi esterni ai Ministeri (es. fondi delle Regioni) o da fondi gestiti fuori Bilancio (es. fondi della Comunita' Europea utilizzati direttamente dalle Amministrazioni). Tale colonna serve ad evidenziare disallineamenti strutturali tra rilevazione economica e finanziaria, derivanti dall'utilizzo di risorse finanziarie non previste dal Bilancio dello Stato. E - Spese sostenute su fondi residui provenienti dagli anni precedenti - devono essere riportate le spese sostenute nell'esercizio per l'acquisizione delle risorse impiegate (costi) pagate con risorse finanziarie stanziate nei Bilanci relativi agli anni precedenti al 2000. La colonna e' valorizzata quando il costo rilevato nell'anno non corrisponde all'utilizzo di risorse finanziarie stanziate nel Bilancio di competenza dell'esercizio corrente; 2) Le informazioni sintetiche per la riconciliazione con la contabilita' finanziaria dovranno essere inserite nella "scheda informazioni sintetiche" (denominata "scheda 2") - vedi Allegati -, e riguardano quelle spese che il centro di costo sostiene per le attivita' non di propria competenza. In particolare, di seguito si evidenzia il contenuto informativo delle seguenti righe: - c1 - Spese per il personale sostenute su stanziamenti di competenza dei capitoli del Centro di Responsabilita' Amministrativa (a cui appartiene il Centro di Costo oggetto della rilevazione) per altri Centri di Responsabilita' Amministrativa dello stesso Ministero - devono essere riportate le eventuali spese del personale sostenute per altri centri della stessa Amministrazione; - c2 - Altre spese sostenute su stanziamenti di competenza dei capitoli del Centro di Responsabilita' Amministrativa (a cui appartiene il Centro di Costo oggetto della rilevazione) per altri Centri di Responsabilita' Amministrativa dello stesso Ministero - devono essere riportate le eventuali altre spese (escluse quelle inerenti il personale) sostenute per altri centri della stessa Amministrazione; - c3 - Spese per il personale sostenute su stanziamenti di competenza dei capitoli del Centro di Responsabilita' Amministrativa (a cui appartiene il Centro di Costo oggetto della rilevazione) per altri Ministeri - devono essere riportate le eventuali spese del personale sostenute per altre Amministrazioni; - c4 - Altre spese sostenute su stanziamenti di competenza dei capitoli del Centro di Responsabilita' Amministrativa (a cui appartiene il Centro di Costo oggetto della rilevazione) per altri Ministeri - devono essere riportate le eventuali altre spese (escluse quelle inerenti il personale) sostenute per altre Amministrazioni; c5 - Spese sostenute su stanziamenti di competenza dei capitoli del centro di responsabilita' amministrativa (a cui appartiene il Centro di Costo oggetto della rilevazione) cui non corrispondono costi di alcun Ministero - devono essere riportate le eventuali spese sostenute nell'anno 2000 con risorse previste dagli stanziamenti di competenza a cui non corrispondono costi per la P.A. nell'esercizio corrente. Al fine di effettuare una riconciliazione puntuale e' necessario, inoltre, che i centri di costo comunichino per la voce "Opere in Corso" le spese sostenute per i progetti non ancora ultimati alla fine dell'anno. L'evidenziazione della provenienza delle risorse finanziarie segue le stesse modalita' gia' descritte per la sezione "Informazioni analitiche per la riconciliazione con la contabilita' finanziaria". Si sottolinea che le informazioni richieste per la riconciliazione permettono di ricondurre i dati economici a quelli finanziari a tre differenti livelli di aggregazione: 1) per il singolo Centro di Responsabilita' (che rappresenta l'unita' organizzativa elementare di rilevazione dei dati finanziari); 2) per la singola Amministrazione centrale; 3) per tutte le Amministrazioni centrali dello Stato. Di seguito viene riportato un esempio di riconciliazione. In particolare, nel caso preso in esame, si evidenzia come partendo dai capitoli del bilancio finanziario, dai costi sostenuti e dalle relative ipotesi di copertura (vedi Tabella A), la corretta compilazione delle colonne inerenti le informazioni analitiche (Tabella B) e delle righe riguardanti le informazioni sintetiche (Tabella C) consente di ricondurre il risultato economico a quello finanziario (Tabella D). ----> Vedere tabelle da pag. 53 a pag. 55 <---- ALLEGATI PER LA RILEVAZIONE DEI COSTI E PER LA RICONCILIAZIONE CON LA CONTABILITA' FINANZIARIA Scheda 1 Scheda 2 Scheda 3 ----> Vedere schede da pag. 58 a pag. 63 <---- NOTA ILLUSTRATIVA RILEVAZIONE DEI COSTI SOSTENUTI NEL 2000 MINISTERO: CENTRI DI COSTO: Tipologie di risorse impiegate Motivazione dei costi in relazione agli obiettivi PERSONALE MISSIONI BENI DI CONSUMO PRESTAZIONI DI SERVIZI DA TERZI ALTRE SPESE AMMORTAMENTI NOTA ILLUSTRATIVA RILEVAZIONE DEI COSTI SOSTENUTI NEL 2000 MINISTERO: CENTRO DI COSTO: Note su aspetti organizzativi Altre informazioni significative NOTE ESPLICATIVE SULLA RILEVAZIONE DEI COSTI SOSTENUTI NEL 2000 MINISTERO: CENTRO DI COSTO: Centro di responsabilita' Amministrativa: