Gazzetta n. 184 del 8 agosto 2000 (vai al sommario) AUTORITA' PER LA VIGILANZA SUI LAVORI PUBBLICI DETERMINAZIONE 27 luglio 2000, n. 41 Procedure da utilizzare dalle S.O.A. (Societa' Organismi di Attestazione) per l'esercizio della loro attivita' di attestazione (art. 10, comma 2 lettera f) D.P.R. 25 gennaio 2000 n. 34) Il Consiglio premesso che: a) le SOA (societa' organismi di attestazione), per poter ottenere l'autorizzazione allo svolgimento dell'attivita' di attestazione del possesso dei requisiti di qualificazione delle imprese devono, ai sensi del regolamento di cui al D.P.R. 25 gennaio 2000, n. 34, presentare alla Autorita' per la vigilanza sui lavori pubblici la relativa istanza, corredata, tra l'altro, da "un documento contenente la descrizione delle procedure che saranno utilizzate per l'esercizio..." dell'attivita' medesima; b) le procedure dovranno essere conformi "a quanto stabilito dall'Autorita' entro sessanta giorni dalla data di entrata in vigore del regolamento" (articolo 10, comma 1, lett. f.) dell'indicato D.P.R. n.34/2000) previo parere della Commissione consultiva di cui all'articolo 8, comma 4, della legge 109/94 e successive modificazioni ed agli articoli 2, comma 1, lettera o) e 5 del D.P.R. 34/2000; c) sussiste la necessita' che l'autonomia organizzativa ed operativa delle SOA si conformi alle esigenze derivanti dal rilievo pubblicistico delle funzioni e dei compiti ad esse attribuiti; considerato che: a) le indicazioni devono tener conto dell'obbligo a carico delle SOA di "comportarsi con diligenza, correttezza e trasparenza, nel rispetto dei principi di cui all'art. 1 della legge 109/94 e successive modificazioni", di "agire in modo da garantire imparzialita' ed equo trattamento", di "assicurare e mantenere l'indipendenza richiesta dalla legge e dal regolamento" e del doveroso contemperamento della perseguita finalita' di profitto con la neutralita' ed obiettivita' che deve caratterizzarne la condotta; b) le suddette indicazioni devono tener conto della opportunita' del massimo ricorso a processi informatizzati e, pertanto, a tecnologie informatiche; c) con apposita e separata determinazione si provvedera' in ordine alle regole da seguire dalle SOA per la valutazione e la verifica dei requisiti previsti dagli artt. 17 e 18 del D.P.R. 34/2000 nonche' alle situazioni che determinano l'esigenza di approfondimenti delle informazioni e delle documentazioni fornire dai soggetti richiedenti l'attestazione. Sentita la Commissione consultiva prevista dall'articolo 8, comma 4, lettera a) della legge 109/94 e successive modificazioni e dagli articoli 2, comma 1, lettera o) e 5 del D.P.R. 34/2000 e tenuto conto delle indicazioni del parere stesso offerto; approva l'allegato documento concernente l'oggetto della presente determinazione. Roma, 27 luglio 2000 Il Presidente: GARRI Nel presente supplemento sono pubblicate le determinazioni assunte dall'Autorita' in ordine al sistema di qualificazione delle imprese di cui al D.P.R. 25 gennaio 2000, n. 34 e precisamente: 1. Determinazione n. 23/2000 del 7 aprile 2000: Requisiti e modalita' per il rilascio dell'autorizzazione alle S.O.A.; 2. Determinazione n. 24/2000 del 20 aprile 2000: Attrezzatura informatica delle S.O.A. per la comunicazione delle informazioni all'Osservatorio; 3. Determinazione n. 36/2000 del 21 luglio 2000: Relazione dettagliata sul comportamento dell'Impresa; 4. Determinazione n. 38/2000 del 27 luglio 2000: Ulteriori integrazioni sui requisiti e modalita' per il rilascio dell'autorizzazione alle S.O.A.; 5. Determinazione n. 39/2000 del 27 luglio 2000: Regole di procedimento per il rilascio dell'autorizzazione all'attivita' di attestazione alle S.O.A.; 6. Determinazione n. 40/2000 del 27 luglio 2000: Determinazione in ordine alle procedure accelerate e semplificate nonche' a tariffa ridotta; 7. Determinazione n. 41/2000 del 27 luglio 2000: Procedure da utilizzare dalle S.O.A. per l'esercizio della loro attivita' di attestazione (art. 10, co. 2 lett. f) D.P.R. 25 gennaio 2000, n. 34). Con la presente pubblicazione sono offerti alle Societa' per azioni che intendono ottenere l'autorizzazione, tutti gli elementi necessari per una corretta redazione delle domande e per l'esibizione della pertinente documentazione. Al fine di garantire parita' di trattamento tra tutti i possibili istanti e tenuto conto della difficolta' di conoscenza propria del periodo feriale, si fissa al 4 settembre 2000 la data dalla quale potranno essere presentate le istanze di autorizzazione e alla quale comunque sara' fatto riferimento anche per le istanze che dovessero pervenire prima di tale data. Roma, 27 luglio 2000 Il Presidente: GARRI   INDICAZIONE DEI CRITERI CUI LE SOA DEVONO ATTENERSI PER LA REDAZIONE DEL DOCUMENTO RELATIVO ALLE PROCEDURE DA ADOTTARE PER IL RILASCIO DEGLI ATTESTATI DI QUALIFICAZIONE 1) Il documento deve essere costituito: a) da una relazione nella quale vengono esplicitati e descritti sistematicamente ed esaurientemente: * gli obiettivi di politica aziendale (mercato territoriale nel quale si vuole operare, sviluppo in termini di clientela, piano di rientro degli investimenti ecc, ecc.) perseguiti e le prestazioni offerte; * le attivita' che saranno svolte con le indicazioni delle connesse procedure aziendali, dei soggetti che, secondo l'organigramma, provvedono ad attuarle nonche' dei relativi tempi di svolgimento stesse; * l'organizzazione aziendale e la sua funzionalita' alle procedure; * l'attrezzatura informatica e la sua funzionalita' alle procedure; * le modalita' di accertamento della veridicita' e della sostanza delle certificazioni, delle autocertificazioni e delle documentazioni, predisposte sulla base di prestabiliti schemi-tipo, da effettuarsi direttamente dalla SOA presso i soggetti che hanno rilasciato il documento o sulle cui dichiarazioni si basi l'autocertificazione qualora le informazioni non siano ritenute sufficientemente documentate; * le procedure di controllo interno; * le modalita', ad istruttoria completata, del rilascio dell'attestazione con l'indicazione del soggetto o dei soggetti che la propongono, e quella del soggetto o dell'organo sociale che delibera su tale proposta; * i modelli contrattuali che, ai sensi dell'articolo 1341 e 1342 del C.C., si intendono adottare i quali: * non possono prevedere clausole che, per qualsiasi motivo, possono essere considerate vessatorie (esonero di responsabilita', modalita' di pagamento del corrispettivo particolarmente onerose, previsioni di decadenza, e simili) * devono disciplinare i casi di interruzione del termine ove ricorra la esigenza di acquisire nuove informazioni (articolo 12, comma 1, lettera b, e articolo 15, comma 3, del D.P.R. 34/2000) nonche' le modalita' ed i tempi delle richieste di tali ulteriori informazioni; * devono indicare il termine di preavviso delle visite presso le imprese, e la composizione del soggetto o dei soggetti incaricabili; b) da uno o piu' elaborati tecnici, grafici e descrittivi, necessari ad illustrare i singoli momenti in cui si articola l'attivita' di attestazione (diagrammi a blocchi, Gantt, Pert, regolamenti interni, moduli, modelli, format e analoghe strumentazioni). 2) In particolare il documento dovra' illustrare almeno i flussi procedurali operativi, compreso quelli accessori e di riesame, relativi: a) alla stipula del contratto ed alla gestione degli aspetti contrattuali con i soggetti cui rilasciare l'attestazione; b) alla raccolta, gestione ed analisi della documentazione, dei dati interni ed esterni delle imprese e dei flussi informativi interni ed esterni che si intendono attivare nel corso di ogni singola procedura; c) all'accertamento e alla verifica dei requisiti generali, economico-finanziari e tecnico organizzativi delle imprese; d) all'esecuzione di visite presso le imprese cui rilasciare l'attestato di qualificazione nonche' all'attivita' di monitoraggio a garanzia della veridicita' e sostanza delle dichiarazioni e delle documentazioni fornite dalle imprese; e) al rilascio o al diniego dell'attestazione di qualificazione; f) alle gestione delle richieste di variazioni dell'attestazioni che non producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto della qualificazione nonche' delle richieste di variazioni delle attestazioni che producono effetti diretti sulle categorie e classifiche oggetto della qualificazione; g) alla gestione delle segnalazioni e dei reclami; h) alla gestione delle comunicazioni e informazioni tra la SOA e l'Autorita' e tra la SOA ed i soggetti da qualificare; i) alla catalogazione e archiviazione dei documenti; j) alla gestione degli archivi; k) al controllo interno. 3) Ogni procedura dovra' essere illustrata in modo che sia chiaro: a) il raccordo con l'organigramma; b) il contenuto delle varie fasi e sottofasi; c) i collegamenti funzionali o le interconnessioni fra le varie fasi e sottofasi; d) il responsabile o i responsabili delle varie fasi e sottofasi con l'indicazione dei relativi livelli di competenza; e) le attivita' specifiche svolte dal personale coinvolto nelle varie fasi e sottofasi; f) la modulistica impiegata nelle varie fasi e sottofasi; 4) Le procedure devono essere predisposte - per quanto possibile in conseguenza del fatto che gli oggetti della procedura di attestazione di qualificazione e di quella di certificazione di qualita' sono differenti - sulla base delle norme UNI CEI EN 45004 nonche' nel rispetto delle disposizioni del D.P.R. 34/2000 tenendo conto in particolare dei principi contenuti nell'articolo 12 secondo cui le procedure: a) devono essere tali da consentire alla SOA, successivamente all'ottenimento dell'autorizzazione e ove la stessa lo ritenesse opportuno e utile, di richiedere ad un organismo, regolarmente accreditato ai sensi delle norme UNI CEI EN 45000, la certificazione della qualita' aziendale conforme alle norme europee serie UNI EN 9000; b) devono garantire il rispetto dei principi di diligenza, correttezza, trasparenza e imparzialita'; c) devono prevedere adeguati livelli di responsabilita' ed essere tali da assicurare e mantenere l'indipendenza di giudizio, l'imparzialita' ed l'equo trattamento di ogni soggetto cui rilasciare o negare l'attestato di qualificazione; d) devono prevedere l'impiego di un apposito manuale per gli accertamenti e le visite presso le imprese cui rilasciare o negare l'attestazione; 5) Le procedure devono altresi' prevedere che: a) i risultati delle attivita' siano archiviati informaticamente ed in modo che sia sempre possibile l'identificazione e la rintracciabilita' di tutte le attivita' in corso e dei soggetti cui sono state affidate; b) la gestione della fase precontrattuale e di quella successiva alla stipula del contratto sia effettuata secondo un ordine cronologico e sulla base dei contenuti della proposta contrattuale e del contratto stipulato, del tipo di prestazione richiesta e della documentazione fornita dall'impresa cui rilasciare o negare l'attestato di qualificazione e pertanto: c) il controllo interno sia finalizzato a perseguire l'efficienza e la correttezza nello svolgimento dell'attivita' della SOA e, pertanto: * sia affidato ad un apposito ed indipendente organo aziendale; * sia prevista una efficace verifica della rispondenza delle attivita' stesse, delle connesse procedure interne e dei flussi informativi, ai compiti assegnati dal D.P.R. 34/2000 e dal presente documento alle SOA; * sia documentato in modo da poter essere sottoposto a verifica da parte dell'Autorita'; * sia prevista la elaborazione di indicatori rilevanti ai fini del miglioramento delle prestazioni aziendali; * siano previste le modalita' e la periodicita' dell'effettuazione delle verifiche; * siano previste le procedure correttive da seguire in dipendenza delle osservazioni e rilievi effettuate dall'organo di controllo interno nonche' quelle finalizzate ad ottimizzare nel tempo il servizio fornito e l'organizzazione aziendale; d) le modalita' di catalogazione, ubicazione, conservazione dei documenti presentati dall'impresa devono essere articolate secondo criteri idonei a garantirne la riservatezza per i terzi e la accessibilita' per l'Autorita'; e) l'Autorita' deve essere informata con immediatezza delle segnalazioni e dei reclami avanzati alle SOA; f) la possibilita' di un aggiornamento controllato delle variazioni che la SOA riterra' necessarie introdurre in esse durante la fase di implementazione delle procedure o che l'Autorita' disporra' per un migliore svolgimento dell'attivita' di vigilanza ad essa affidata dal D.P.R. 34/2000; g) la illustrazione delle modifiche attraverso un idoneo metodo di identificazione e di indicazione dello stato di revisione; h) la trasmissione, entro 30 giorni dalla loro adozione, degli aggiornamenti, all'Autorita' che, qualora ne rilevi carenze o errori, lo restituisce alla SOA perche' queste insufficienze siano eliminate. 6) Nella redazione del documento la SOA dovra' in ogni parte fare esplicito riferimento ad ognuna delle indicazioni della presente determinazione in modo che ne sia possibile un immediato controllo e valutazione.