Gazzetta n. 118 del 23 maggio 2000 (vai al sommario) MINISTERO DEL TESORO, DEL BILANCIO E DELLA PROGRAMMAZIONE ECONOMICA CIRCOLARE 15 maggio 2000, n. 23 Sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle pubbliche amministrazioni - Titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 - Amministrazioni centrali dello Stato: rilevazione costi (I semestre) e revisione budget anno 2000. Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Segretariato generale Alle Amministrazioni centrali dello Stato: Gabinetto - Servizi di controllo Interno - Direzioni generali Alle Amministrazioni autonome Agli Uffici centrali del bilancio presso i Ministeri e le amministrazioni autonome All'Ufficio di ragioneria presso il Magistrato per il Po Alle ragionerie provinciali dello Stato e, per conoscenza: Alla Corte dei conti All'A.I.P.A. All'Istituto nazionale di statistica All'Agenzia per la rappresentanza negoziale (A.R.A.N.) 1. Il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo delle amministrazioni pubbliche, introdotto dal titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, e' stato attivato, per le amministrazioni centrali dello Stato, con la circolare n. 32 del 26 maggio 1999. In funzione delle indicazioni ivi contenute, i diversi centri di costo hanno provveduto alla formulazione dei budget economici per l'anno 2000. Con la circolare n. 6 del 23 febbraio 2000 (Gazzetta Ufficiale n. 49 del 29 febbraio 2000), le amministrazioni medesime sono state invitate ad adottare le misure organizzative necessarie per la rilevazione e per l'analisi dei costi prendendo a riferimento normativo per l'impostazione dei propri sistemi contabili il titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, ed il connesso piano dei conti esposto nella tabella B allegata al decreto medesimo. Con la medesima circolare, le amministrazioni sono state chiamate a procedere alla "rilevazione dei costi" (I semestre) di gestione ed all'eventuale adeguamento delle previsioni economiche formulate per l'anno 2000. Al fine di consentire l'applicazione di regole e criteri omogenei ed uniformi per le rilevazioni che ciascuna amministrazione dovra' effettuare, il dipartimento della Ragioneria generale dello Stato ha predisposto le unite note tecniche. 2. La nota tecnica n. 1 illustra le regole contabili e le modalita' da seguire per la "rilevazione dei costi", a cui i centri di costo devono attenersi per la compilazione delle apposite schede allegate alla nota medesima. A tal fine, le singole strutture organizzative debbono rilevare i costi sostenuti nel primo semestre secondo l'articolazione del piano dei conti, esposto nella tabella B allegata al decreto legislativo 1997, n. 279, con modalita' analoghe a quelle adottate in sede di preventivo economico. Per quanto concerne, invece, la rilevazione delle informazioni necessarie alla riconciliazione con il bilancio finanziario, si precisa che questa sara' effettuata in concomitanza alla rilevazione dei costi del secondo semestre 2000 e sara', quindi, oggetto di successive apposite istruzioni tecniche. 3. Ogni centro di costo deve procedere, altresi', alla fase di "revisione del budget" definito per l'anno 2000. Considerando il confronto tra gli obiettivi prefissati e i risultati raggiunti, in relazione ai costi sostenuti nel primo semestre dell'esercizio, e tenendo presente le eventuali variazioni organizzative e finanziarie intervenute, le amministrazioni sono tenute ad adeguare le previsioni economiche per l'anno 2000. A tal fine i diversi centri di costo potranno avvalersi delle schede allegate alla nota tecnica n. 2. 4. Le amministrazioni centrali dello Stato dovranno inviare le schede di "rilevazione dei costi" e di "revisione del budget", debitamente compilate, ai coesistenti uffici centrali del bilancio inderogabilmente entro il 21 luglio 2000. Gli uffici centrali del bilancio avranno cura di comunicare tempestivamente all'Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e dei rendimenti l'avvenuta ricezione delle schede, inviandone copia al suddetto Servizio, e di provvedere, tempestivamente, all'inserimento dei dati nel sistema informativo, che dovra' avvenire inderogabilmente entro il 28 luglio 2000. Successivamente all'elaborazione dei dati rilevati dalle amministrazioni, il Dipartimento della ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio, provvedera' ad inviare i report di gestione e di revisione del budget ai diversi centri di costo, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del bilancio. 5. In considerazione dell'innovazione introdotta, che coinvolge direttamente le singole strutture organizzative di ciascuna Amministrazione centrale dello Stato nelle rilevazioni contabili economiche, il Dipartimento della ragioneria generale dello Stato terra' appositi incontri illustrativi - secondo un calendario concordato con le stesse strutture - che avranno luogo nel prossimo mese di giugno, con il supporto del suddetto Servizio analisi costi e rendimenti e di consulenti ed esperti della materia. Questo nuovo e rilevante percorso operativo del nuovo processo richiede, pertanto, il massimo impegno e la fattiva partecipazione di tutte le strutture interessate. A tal fine e' opportuno che le amministrazioni in indirizzo individuino i funzionari titolari del nuovo procedimento, ai quali poter fare costante riferimento nell'azione di supporto e di collaborazione che sara' prestata dal Dipartimento della ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e dei rendimenti, al quale potranno rivolgersi per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. 06/4761 4080/4081/4083/4613/4792; e-mail: sacrrgs.tesoro.it). Il Ministro: Visco   Allegato 1 RILEVAZIONE DEI COSTI - 1 semestre 2000 NOTA TECNICA N. 1 Linee generali. 1. La riforma del bilancio dello Stato, posta in essere dalla legge n. 94/1997 ed attuata con il decreto legislativo n. 279/1997, pone il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo come supporto al controllo interno di gestione, al processo di formazione del bilancio di previsione ed alle decisioni di finanza pubblica. Questo sistema contabile, infatti, tramite la raccolta e la predisposizione di informazioni economiche, consente di evidenziare le esigenze funzionali e gli obiettivi concretamente perseguibili, venendo a rappresentare uno strumento conoscitivo ed informativo sia per le amministrazioni pubbliche, nel loro autonomo processo di controllo interno e di costruzione del bilancio, sia per il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, nel suo ruolo di coordinatore della finanza pubblica. La conoscenza di informazioni economiche attraverso un sistema contabile unico e', inoltre, volta a facilitare, in una visione complessiva, la valutazione del costo dei servizi e delle attivita' prodotti dalle amministrazioni pubbliche. Tale sistema ha comportato l'avvio - a partire dall'anno 2000 per le amministrazioni centrali dello Stato - di un processo dalle caratteristiche altamente innovative per la pubblica amministrazione, il cui contesto normativo complessivo e' stato gia' delineato nella nota tecnica allegata alla circolare n. 32 del 26 maggio 1999. In via di sintesi, e' opportuno, comunque, segnalarne i principali riferimenti: il decreto legislativo n. 29/1993 e sue successive modificazioni ed integrazioni, ove sono stati tracciati i principi ispiratori del nuovo processo; le leggi n. 59 e n. 94 del 1997, ove, sia sul versante delle amministrazioni pubbliche, sia - in via diretta - su quella del Tesoro, sono evidenziate le finalita' specifiche del controllo dei costi dei servizi e delle funzioni istituzionali; il decreto legislativo n. 279/1997, che ha istituito il sistema unico di contabilita' economica analitica per centri di costo; e, da ultimo, il decreto legislativo n. 286/1999, che attua il riordino e potenziamento dei meccanismi e degli strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell'attivita' della pubblica amministrazione. Tale nuovo processo agisce sui quattro momenti fondamentali che caratterizzano l'attivita' di una organizzazione e, quindi, anche delle amministrazioni centrali dello Stato: la programmazione, la gestione, il controllo e la consuntivazione. Nella fase di "programmazione", si definiscono gli obiettivi e si individuano le risorse, le azioni ed i tempi necessari per realizzarli. Secondo il decreto legislativo n. 29/1993 "gli organi di governo esercitano le funzioni di indirizzo politico-amministrativo, definendo gli obiettivi ed i programmi da attuare, e verificano la rispondenza dei risultati dell'attivita' amministrativa e della gestione agli indirizzi impartiti" (art. 3, comma 1, art. 14, comma 1, e art. 20, comma 2). In tale contesto il budget e' lo strumento operativo con cui si formalizzano gli obiettivi e le connesse risorse (umane, finanziarie e strumentali) necessarie; esso costituisce lo strumento guida per l'organizzazione nel perseguimento degli obiettivi alla stessa assegnati. La fase di "gestione" costituisce il processo attivo di realizzazione degli obiettivi nella quale vengono rilevati, in termini di costo, gli eventi amministrativi che si verificano. La fase di "controllo" e' volta a verificare, attraverso la misurazione e l'analisi degli scostamenti fra quanto previsto e l'effettivo andamento della gestione, il raggiungimento degli obiettivi prefissati. L'analisi degli scostamenti consente di acquisire significative informazioni sulle attivita' svolte, sia rispetto agli obiettivi inizialmente definiti, o al loro eventuale aggiornamento, sia rispetto al modo di impiego delle risorse. Attraverso il costante confronto fra le risultanze della gestione e gli obiettivi programmati si possono individuare le cause delle differenze riscontrate e, quindi, intraprendere le necessarie azioni correttive. Nella fase di "consuntivazione", infine, si da' conto dell'effettivo utilizzo delle risorse e si forniscono le risultanze definitive della gestione. 2. Il delineato processo innovativo coinvolge profondamente tanto il Ministero del tesoro, quanto le singole amministrazioni attuandosi, peraltro, su due livelli di osservazione dei fenomeni rilevati, che interagiscono fra loro attraverso la struttura contabile definita dal decreto legislativo n. 279/1997: ad un livello aggregato o di sintesi si colloca la funzione del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica e, in particolare, quella del Dipartimento della ragioneria generale dello Stato. In relazione alla previsione di cui al decreto legislativo n. 29/1993 spetta, infatti, al Ministero del tesoro l'"acquisizione delle informazioni sui flussi finanziari relativi a tutte le amministrazioni pubbliche, al fine di realizzare il piu' efficace controllo dei bilanci, anche articolati per funzioni e programmi, e la rilevazione dei costi, con particolare riferimento al costo del lavoro" (art. 63). Lo stesso Ministero, poi, "...al fine di rappresentare i profili economici della spesa,..." ha il compito di definire "procedure interne e tecniche di rilevazione dei costi" (art. 64). Al Dipartimento della ragioneria generale dello Stato, inoltre, ed in particolare all'Ispettorato generale per le politiche di bilancio, spettano tra gli altri, i compiti di: "... rilevazione, analisi, verifica e valutazione dei costi, ai fini della programmazione finanziaria e di bilancio e della predisposizione del progetto del bilancio di previsione,... anche sulla base degli elementi forniti dagli Uffici centrali del bilancio e dalle Ragionerie operanti presso i Dipartimenti provinciali del tesoro, nonche' della contabilita' economica per centri di costo prevista dall'art. 10 del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279" (decreto del Presidente della Repubblica n. 38/1998, art. 3, lettera c), e decreto del Presidente della Repubblica n. 154/1998, art. 2, lettera c); controllo e misurazione degli effetti delle manovre di bilancio; valutazione dei costi e degli oneri derivanti dall'adozione di provvedimenti legislativi; consolidamento dei costi delle funzioni istituzionali dei molteplici organismi pubblici. ad un livello analitico del processo, invece, si collocano le attivita' delle singole amministrazioni, alle quali il decreto legislativo n. 279/1997, art. 12, comma 1, ha assegnato il compito di adottare "le misure organizzative necessarie per la rilevazione e l'analisi dei costi e dei rendimenti dell'attivita' amministrativa e della gestione dei singoli centri di costo, secondo il sistema pubblico di contabilita' economica di cui all'art. 10". Specificamente, poi, il successivo decreto legislativo 286/1999 ha attribuito alle stesse amministrazioni le funzioni di controllo interno di gestione, indicandone specificamente i contenuti, e ponendo il sistema e le procedure di contabilita' analitica nell'arco delle strumentazioni di supporto al sistema di controllo di gestione, di valutazione dei dirigenti e di controllo strategico. Come gia' evidenziato nella circolare n. 6 del 23 febbraio u.s. (Gazzetta Ufficiale n. 49 del 29 febbraio 2000), le amministrazioni centrali hanno come riferimento normativo per l'impostazione dei propri sistemi contabili il titolo III del decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279 ed il connesso piano unico dei conti. Questa struttura contabile costituisce la chiave unitaria di dialogo tra le amministrazioni pubbliche ed il Ministero del Tesoro, del bilancio e della programmazione economica Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, rendendo possibile il conseguente consolidamento dei valori economici che perverranno dalle amministrazioni medesime. Si specifica, inoltre, che il livello minimo di rappresentazione contabile esposto nella Tabella B, allegata al citato decreto, costituisce l'unita' elementare di rilevazione e di scambio delle informazioni tra le amministrazioni centrali e il Ministero del Tesoro, del bilancio e della programmazione economica Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato. Per le stesse amministrazioni - secondo quanto gia' indicato nella nota tecnica allegata alla circolare ministeriale del 26 maggio 1999, n. 32 - resta invariata la possibilita' di estendere il livello di rilevazione e di analisi dei costi in relazione a specifiche esigenze conoscitive e di controllo interno; anche in tal caso, comunque, permane la comunicazione dei dati rilevati, al livello di dettaglio sopra specificato, al Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato. Il sistema unico di contabilita' analitica e le sue rilevazioni si pongono, pertanto, in stretta integrazione sia con il sistema di controllo interno di gestione e con il processo informativo di costruzione del bilancio finanziario delle amministrazioni, sia con le decisioni di finanza pubblica. A tali fini, pertanto, si rende indispensabile e da garantire la coerenza e l'omogeneita' del flusso informativo dei dati rilevati e l'analisi delle sue risultanze ai vari livelli di pertinenza. In tale contesto, quindi, e' necessario che gli eventi amministrativi espressivi dell'impiego delle risorse disponibili vadano rappresentati secondo regole e procedure uniformi in grado di assicurare anche il consolidamento dei valori rilevati ai diversi livelli di osservazione dei fenomeni stessi. 3. Per facilitare la fase di prima applicazione del procedimento di rilevazione dei costi, le scritture contabili dovranno essere effettuate dalle amministrazioni centrali dello Stato con modalita' tecniche analoghe a quelle adottate in sede di preventivo economico. Per consentire una prima attivita' di monitoraggio dei costi durante la gestione da parte delle amministrazioni e per disporre eventuali adeguamenti del budget, nell'anno 2000 la rilevazione dei costi sostenuti dovra' essere effettuata con "cadenza semestrale", avvalendosi delle apposite schede - unite alla presente nota tecnica - da trasmettere ai coesistenti Uffici centrali del bilancio. La rilevanza di questa ulteriore fase del processo - gia' avviato con la predisposizione del budget per l'anno in corso - richiede la massima partecipazione e l'impegno di tutte le strutture interessate le quali, nel frattempo, dovranno dotarsi di idonee risorse (umane e strumentali, ed in particolare di quelle informatiche) individuando i funzionari titolari del nuovo procedimento e delle attivita' di rilevazione. Nell'ambito di tale sforzo richiesto alle singole strutture organizzative di ciascuna Amministrazione centrale dello Stato, non manchera' la fattiva collaborazione del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato Ispettorato generale per le politiche di bilancio - servizio analisi dei costi e dei rendimenti, al quale potranno rivolgersi per tutte le problematiche che avessero a manifestarsi (tel. 06/47614080/4081/4083/4613/4792; e-mail: Sacrrgs.tesoro.it). Regole e criteri per la rilevazione dei costi. 1. La rilevazione degli eventi amministrativi connessi all'impiego delle risorse umane, finanziarie e strumentali richiede l'attivazione di un sistema contabile basato sul concetto di "competenza economica", ossia un sistema che valorizzi le risorse stesse nel momento dell'effettivo utilizzo e, quindi, indipendentemente dall'esborso per l'acquisizione delle medesime. La manifestazione dell'onere derivante dall'effettivo utilizzo delle risorse, vale a dire il costo, non e', infatti, direttamente riconducibile - nell'ambito del sistema di contabilita' finanziaria - a nessuna delle fasi di gestione della spesa, che rappresenta l'esborso monetario legato all'acquisizione delle risorse stesse. Le fasi contabili della spesa, infatti, assumono connotazioni diverse in stretta relazione all'espressione finanziaria che sono chiamate a rappresentare, non riuscendo a qualificare l'utilizzazione delle risorse acquisite. Le "rilevazioni" che consentono di rappresentare i costi sostenuti, pertanto, "devono essere effettuate nel momento in cui gli eventi si manifestano", associando convenzionalmente tale momento ad un documento (es. cedolino stipendi, ricevuta canoni ecc.), che attesti l'effettivo impiego della risorsa considerata. Al fine, quindi, di rappresentare compiutamente lo svolgimento della gestione in termini economici e gli eventi amministrativi che generano costi, qualunque sia il periodo prescelto per il monitoraggio (ad es. il semestre), e' necessario individuare: il "centro di costo", ossia l'unita' organizzativa che utilizza risorse per lo svolgimento delle proprie attivita'; la "finalita'" per la quale vengono sostenuti i costi, che puo' essere espressa a diversi livelli di dettaglio: in questa fase la rilevazione non viene ancora richiesta secondo la logica completa del nuovo processo, per favorirne una piu' rapida assimilazione; la "voce del piano dei conti", articolata su tre livelli secondo quanto previsto dal decreto legislativo n. 279/1997, che esprime la natura del costo, ovvero il tipo di risorsa utilizzata (personale, beni di consumo, consulenza, ecc...), e puo' essere analizzata ad un ulteriore livello di dettaglio, rispetto al suddetto terzo livello, secondo le esigenze del controllo interno. In tal caso, pero', le amministrazioni sono tenute a fornire gli elementi economici al Ministero del tesoro solo al terzo livello del richiamato piano dei conti. In questa fase di avvio della rilevazione contabile le amministrazioni sono tenute a rilevare i costi, in linea generale, solo al "secondo livello" del piano dei conti; il "periodo di riferimento" del costo, cioe' il tempo in cui la risorsa (bene o servizio) viene impiegata dando luogo al correlativo costo. In particolare: nel caso di risorsa che esaurisce la sua utilita' contestualmente all'impiego, il periodo di riferimento del costo coincide con tale momento di utilizzo; nel caso, invece, di risorsa durevole (cioe' ad utilita' ultrannuale), il periodo di riferimento del costo e' dato dall'intervallo temporale che decorre dall'inizio dell'utilizzo della risorsa medesima fino al termine del periodo considerato di utilizzo della risorsa stessa (cioe' alla maturazione del costo); la "quantita' di risorsa utilizzata", che ne esprime il consumo rispetto ad una unita' di misura di riferimento che caratterizza la risorsa stessa (es. tempo: anni, mesi, giorni, ecc.; spazio: metri lineari, quadri, ecc.; volume: metri cubi, ecc.); l'"unita' monetaria di misura adottata", che e' di base alla valorizzazione della quantita' di risorse utilizzate (lira, euro); il "costo", e' il valore monetario della quantita' di risorse utilizzate dal centro di costo. Le informazioni necessarie a rappresentare i costi relativi alle risorse utilizzate non sono pero' sempre disponibili presso la struttura che le impiega: talvolta, infatti, sono disponibili presso altri uffici della stessa Amministrazione; altre volte, invece, sono rinvenibili presso uffici di altre amministrazioni. Nel primo caso, i centri di costo dovranno individuare l'Ufficio, appartenente alla stessa amministrazione, che detiene le informazioni e concordare con esso le modalita' ed i flussi di scambio delle informazioni. Qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di trattamento dell'informazione, le amministrazioni potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - servizio analisi dei costi e dei rendimenti. Nel caso specifico, poi, in cui nell'Amministrazione considerata siano presenti centri di costo operanti a livello territoriale o, comunque decentrati, si deve procedere come segue: se l'ufficio centrale e' titolare e responsabile dell'acquisizione delle risorse, il centro di costo periferico deve ricevere dall'ufficio centrale stesso tutte le informazioni necessarie per la determinazione dei costi delle risorse assegnate ed impiegate; se, viceversa, il centro di costo periferico opera autonomamente - sulla base dell'accreditamento delle risorse finanziarie - esso acquisisce e impiega in proprio le risorse, dei cui costi ha, quindi, diretta cognizione. Nell'altro caso - quello in cui le risorse sono acquisite da strutture di amministrazioni diverse da quella di riferimento, cui le risorse stesse sono poi assegnate - e' necessario attivare, con l'Amministrazione che effettua la spesa, un flusso di informazioni indispensabile per la determinazione dei costi riferibili al centro di costo utilizzatore delle risorse medesime. Anche in tal caso, qualora fosse necessario e al fine di standardizzare la procedura di trattamento dell'informazione, le amministrazioni potranno richiedere la collaborazione del Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato - Ispettorato generale per le politiche di bilancio - servizio analisi dei costi e dei rendimenti. Periodicamente - e specificamente ogni semestre per l'anno 2000 - i centri di costo dovranno fornire, per il tramite dei coesistenti Uffici centrali del bilancio, al Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, le risultanze economiche del periodo di indagine, aggregando le rilevazioni analitiche effettuate nel corso della gestione ed esprimendole in termini monetari e quantitativi. Una volta acquisiti ed elaborati i dati pervenuti dalle amministrazioni, il Dipartimento in parola restituira' alle medesime specifici rapporti, attivando la fase di osservazione degli eventi manifestatisi nel semestre considerato, per verificare l'andamento globale della gestione. 2. In considerazione delle implicazioni derivanti dalla gestione delle nuove tipologie di informazione, si e' ritenuto di avviare il sistema di contabilita' economica analitica secondo un approccio graduale, procedendo ad un'introduzione progressiva del nuovo processo. A questo proposito c'e' da rilevare che le semplificazioni adottate in sede di Budget 2000, se da un lato sono state rivolte a facilitare l'approccio all'introduzione di un sistema di contabilita' economica in una realta' tanto complessa e quindi a favorire in questa prima fase la raccolta e la lettura delle informazioni, dall'altro impongono un analogo adattamento delle rilevazioni di gestione nel corso dell'anno 2000, affinche' il confronto sia reso omogeneo. "Per la rilevazione dei costi di gestione del 2000", pertanto, sono state adottate "le medesime semplificazioni introdotte per il budget 2000", e precisamente: le rilevazioni dovranno essere effettuate per centro di costo secondo la rispettiva natura; i costi pertanto non saranno ancora riferiti alle finalita' cosi' come vorrebbe la logica completa del nuovo processo; la rilevazione dei costi per natura sara' effettuata al secondo livello del piano dei conti introdotto con il decreto legislativo n. 279/1997, tranne che per la voce "Ammortamenti", che dovra' essere rilevata al terzo livello, e per la voce "Esborso da contenzioso", che andra' rilevata al primo livello; la quantificazione in termini di unita' di riferimento (tempo: anni/persona) e' richiesta solo per la voce Personale. Per tutte le altre voci, il costo e' valorizzato direttamente in termini monetari. Rispetto al procedimento di definizione del budget per il 2000, e nell'ottica di procedere gradualmente in direzione dell'applicazione completa del processo, e' prevista l'introduzione di un solo nuovo elemento, rappresentato dalla "rilevazione semestrale" dei costi di gestione. E cio' anche al fine di realizzare un primo approccio all'impiego strumentale delle rilevazioni analitiche alle esigenze proprie del controllo interno di gestione. In relazione alle suddette semplificazioni, pertanto, i centri di costo gestiranno le seguenti informazioni: il centro di costo; la voce del piano dei conti, espressa al 2o livello con le eccezioni sopra indicate per la voce "Ammortamenti" ed "Esborso da contenzioso"; il periodo di riferimento del costo; la quantita' di risorsa utilizzata valorizzata direttamente in termini monetari, e l'unita' di misura adottata (tempo: anni/persona) limitatamente alla voce "Personale"; l'unita' monetaria di misura; il costo. Le suddette informazioni dovranno essere aggregate da ogni centro di costo per ciascuna voce del piano dei conti, includendo tutte le rilevazioni analitiche relative al periodo di indagine (nella specie, il primo semestre dell'anno in corso). Le risultanze economiche ottenute dovranno essere fatte pervenire alla ragioneria generale dello Stato compilando l'apposita scheda di rilevazione. La "riconciliazione" tra le rilevazioni economiche e quelle finanziarie "non viene richiesta per il 1 semestre dell'anno 2000". Tale operazione e' prevista "solo a fine esercizio" e sara' effettuata con riferimento alle risorse finanziarie utilizzate dai centri di responsabilita'. Per consentire la riconciliazione dei valori economici con quelli finanziari, i centri di costo, in occasione della rilevazione dei costi del secondo semestre 2000, dovranno fornire alcune informazioni di supporto al Dipartimento della Ragioneria generale dello Stato, le cui indicazioni saranno rese note con apposite istruzioni. 3. Di seguito vengono illustrate le prime regole ed i criteri per la rilevazione dei costi per il 1 semestre dell'anno 2000 per ciascuna voce del piano dei conti. 1. Personale. Il costo del personale deve essere rilevato al 2o livello del piano dei conti, cioe' per comparto/qualifica (o posizione economica) ed espresso sia in termini quantitativi che monetari. 1.1 Elementi per la rilevazione dei costi. Le informazioni che consentono di determinare il costo del personale di ciascun centro di costo sono detenute dagli stessi "centri di costo" e "dall'ufficio del personale": e' quindi necessario che fra questi uffici si stabilisca una stretta collaborazione. I "centri di costo", che gestiscono l'impiego delle risorse umane, sono in possesso delle seguenti informazioni: il personale effettivamente impiegato nell'attivita' del centro; la spesa relativa alle componenti accessorie della retribuzione, quando essa e' liquidata dal funzionario delegato. L'"ufficio del personale", che gestisce gli aspetti organizzativi, giuridici ed economici del personale, e' in possesso delle seguenti informazioni: le unita' di personale in organico in ciascun centro di responsabilita' dell'amministrazione, ovvero le unita' di personale la cui spesa e' stanziata sui capitoli dello stato di previsione di ciascun centro di responsabilita' dell'amministrazione; la distribuzione delle unita' di personale nei diversi centri di costo dell'amministrazione; le unita' di personale che prestano servizio presso i centri di costo dell'amministrazione, ma che sono nell'organico di altri centri di responsabilita' della stessa amministrazione, o di altre amministrazioni, o di enti e di aziende (personale comandato in servizio presso il centro di costo); le unita' di personale che pur essendo nell'organico dell'amministrazione prestano servizio presso altri centri di responsabilita' della stessa amministrazione o di altre amministrazioni, o presso enti ed aziende (personale in organico del centro di costo comandato in servizio presso altri centri di responsabilita' della stessa amministrazione o di altre amministrazioni, o presso enti ed aziende); la spesa per la componente fissa del personale dell'amministrazione; la spesa per le componenti accessorie, quando non e' liquidata dal funzionario delegato. 1.2 Calcolo del costo. Per determinare il costo del personale sostenuto nel periodo di riferimento si deve determinare la quantita' di lavoro utilizzata ed il valore monetario di misura: costo del lavoro = quantita' di lavoro \ unita' monetaria media di riferimento. La quantita' di lavoro utilizzata puo' riferirsi sia all'orario d'obbligo contrattuale (lavoro ordinario) sia a quello oltre l'orario d'obbligo stesso (lavoro straordinario). In ogni caso, la quantita' di lavoro da determinare si deve riferire - articolata per comparto/qualifica (o posizione economica) - alle unita' di personale che prestano servizio, a qualsiasi titolo, presso il centro di costo considerato, tenendo anche conto del personale comandato in provenienza dall'esterno, ed escludendo quello destinato all'esterno. Il procedimento di determinazione delle quantita' di lavoro impiegate e' sostanzialmente analogo sia nel caso di lavoro ordinario che di lavoro straordinario. Per procedere, poi, alla espressione monetaria del fattore lavoro, sia ordinario che straordinario, e' necessario determinare l'unita' monetaria di misura da applicare alle quantita' impiegate e rilevate. A tal fine si devono stabilire sia il valore monetario medio unitario riferibile al lavoro ordinario, sia quello riferibile al lavoro straordinario. I prodotti delle rispettive quantita' per i valori monetari medi di riferimento esprimono il costo del lavoro ordinario e di quello straordinario, che in sommatoria evidenziano il costo del personale nel periodo di riferimento: costo del personale = costo del lavoro ordinario + costo del lavoro straordinario. Di seguito si espone il procedimento di calcolo del costo del lavoro ordinario e di quello straordinario: a) Costo del lavoro ordinario. 1. Determinazione della quantita' (tempo: anni/persona). Esprimere il costo del lavoro in termini quantitativi significa misurare l'utilizzo delle risorse umane in base all'unita' di misura che meglio lo rappresenta. Per le risorse umane "l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo", espresso in termini di "anni/persona". Per poter disporre dei dati sull'impiego del personale e per garantire una maggiore attendibilita' delle informazioni raccolte, le amministrazioni potrebbero utilizzare le risultanze periodiche (possibilmente mensili) delle rilevazioni disposte secondo le indicazioni della Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per la funzione pubblica (circolare n. 8/1993 del 9 marzo 1993). La quantita' di risorse umane impegnate nel centro di costo deve, pertanto, essere calcolata procedendo secondo le modalita' seguenti: prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze, per ciascuna unita' di personale impiegata presso il centro di costo si determina il tempo lavorato durante l'orario d'obbligo contrattuale; a questa grandezza, che esprime "il tempo effettivamente dedicato alle attivita'" (istituzionali e strumentali), si aggiungono i tempi relativi alle ferie e alle assenze, ottenendo la misura del "tempo complessivo di impiego del personale" (pari all'orario d'obbligo contrattuale). Nel caso in cui l'unita' di personale abbia operato anche per altri centri di costo o per altri enti o amministrazioni, la quantita' di ferie e di assenze da includere e' calcolata in proporzione al tempo lavorato per il centro di costo durante l'orario previsto contrattualmente; sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso il centro di costo, "si somma il tempo effettivamente lavorato" delle unita' di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica); analogo procedimento va svolto in relazione al tempo complessivo; "si riconducono sia il tempo effettivamente lavorato che quello complessivo ad anni/persona: un anno/persona coincide con 1840 ore", secondo le indicazioni della circolare del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica n. 7 del 24 febbraio 2000. 2. Determinazione del valore monetario medio di riferimento. Le componenti della retribuzione che concorrono alla determinazione del "valore monetario medio di riferimento" necessario per il calcolo del costo del lavoro ordinario sono: il trattamento base; le indennita'; i contributi a carico del datore di lavoro. Per il comparto ministeri, tra le indennita' si deve tenere presente il Fondo unico di amministrazione (F.U.A.), per il quale, nel caso in cui al momento della rilevazione "le modalita' di erogazione non siano ancora state concordate", il valore che concorre alla determinazione del costo di semestre deve essere definito in base ad una stima. Il valore stimato, in mancanza di piu' precise informazioni, puo' essere calcolato secondo un criterio di ripartizione uniforme per tutto il personale. Nel caso in cui le modalita' di erogazione del Fondo unico di amministrazione (F.U.A.) vengano applicate a partire dal secondo semestre, nel calcolare l'importo da includere nel costo del periodo (2o semestre) si dovra' detrarre la stima effettuata per il periodo precedente (1 semestre) ed allo stesso attribuita. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), l'ufficio del personale, tenuto conto anche delle indennita' liquidate dai funzionari delegati, "a partire dalla spesa complessiva liquidata" nel periodo di riferimento (semestre) deve determinare il "valore monetario complessivo" e, quindi, quello "medio unitario (costo medio unitario)" di ciascuna posizione economica gestita dall'ufficio stesso, secondo il seguente procedimento: dalla spesa complessiva si devono "escludere": la spesa relativa agli arretrati di competenza degli anni precedenti; la spesa relativa ad oneri degli anni precedenti erogata con ritardo rispetto alla regolare cadenza di liquidazione; le quote liquidate nel periodo, ma di competenza dei periodi precedenti: in questo caso all'importo liquidato si deve detrarre la quota stimata ed attribuita ad altri periodi. Al valore ottenuto si devono aggiungere: le quote di competenza del periodo (semestre di riferimento), ma liquidate nei periodi successivi (es. ratei tredicesima mensilita'): in questo caso si deve effettuare una stima della liquidazione prevista e calcolare la quota parte di competenza del periodo; la stima degli eventuali aumenti derivanti da rinnovi contrattuali che si prevede possano maturare nel periodo di riferimento e la cui liquidazione avverra' in periodi successivi. Una volta ottenuto il "valore monetario complessivo" di tutte le voci retributive del periodo (semestre) per singola posizione economica, si deve determinare il "valore monetario medio unitario annuo (costo medio unitario annuo) del lavoro ordinario" per poterlo applicare all'impiego del personale espresso in anni/persona. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), il "valore monetario medio unitario annuo" si determina dividendo il "valore monetario complessivo di semestre" per il numero di retribuzioni corrisposte nel semestre stesso ottenendo il "valore monetario medio unitario mensile" per posizione economica; e, successivamente, moltiplicando questo risultato ottenuto per 12. In particolare, fatta pari all'unita' la retribuzione del personale in servizio a tempo pieno, le retribuzioni non corrisposte in via integrale (es: per part-time, per assunzioni in servizio in corso d'anno, per cessazioni dal servizio a vario titolo in corso d'anno, ecc.) vanno considerate in proporzione a quanto effettivamente corrisposto (es: la retribuzione di un'unita' di personale in part-time al 70% dell'orario d'obbligo viene misurata dal rapporto [1 x 70] : 100 = 0,70). Per ciascun centro di costo, quindi, il costo del lavoro ordinario per comparto/qualifica (o posizione economica) si determina moltiplicando il valore monetario medio annuo unitario (costo medio annuo unitario) del lavoro ordinario, fornito dall'ufficio del personale, per l'impegno ordinario contrattuale espresso in anni/persona. Per facilitare l'esecuzione del procedimento descritto, a ciascun ufficio del personale verranno forniti, entro il 21 giugno c.a., tramite i coesistenti uffici centrali del bilancio, appositi elaborati epilogativi dei pagamenti disposti, a titolo di competenze fisse, nel 1 semestre, articolati per comparto/qualifica (o posizione economica) e per centro di responsabilita' amministrativa. Tali elaborati dovranno essere ritirati dai suddetti uffici centrali il 20 giugno c.a. presso l'Ispettorato generale per le politiche di bilancio - Servizio analisi dei costi e rendimenti - Via XX Settembre, 97, scala C, piano terra, stanza n. 16. Una volta individuati gli anni/persona relativi al tempo effettivamente lavorato, alle ferie ed alle assenze, sara', quindi, compito degli uffici del personale determinare, sulla scorta di tali elaborati, il valore monetario complessivo di tutte le voci retributive del periodo (semestre) per singolo comparto/qualifica (o posizione economica) indicandone le rispettive entita' sull'apposita scheda unita alle presenti istruzioni. b) Costo del lavoro straordinario. 1. Determinazione della quantita' (tempo: anni/persona). Anche per le risorse umane impiegate oltre l'orario d'obbligo, l'unita' di misura e' rappresentata dal tempo, espresso in termini di anni/persona. La quantita' di risorse umane impegnate nel centro di costo nell'effettuazione di lavoro straordinario deve, pertanto, essere calcolata procedendo secondo le modalita' seguenti: prendendo a riferimento la rilevazione delle presenze per lavoro straordinario in uso, per ciascuna unita' di personale impiegata presso il centro di costo si determinano le ore di lavoro straordinario svolte e corrisposte in termini monetari; sulla base dell'identificazione del personale impiegato presso il centro di costo, si somma il tempo cosi' determinato delle unita' di personale appartenenti allo stesso comparto/qualifica (o posizione economica); si riconducono le ore di lavoro straordinario ad anni/persona. 2. Determinazione del valore medio unitario. L'ufficio del personale determina il costo orario del lavoro straordinario per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), sulla base delle maggiorazioni previste dal contratto nazionale, e fornisce l'informazione ai centri di costo per la valorizzazione del costo dello straordinario. Per ciascun centro di costo, il costo complessivo del lavoro straordinario per posizione economica si ottiene moltiplicando il costo straordinario medio di posizione, fornito dall'ufficio del personale, per le ore di straordinario riconosciute al personale. La somma del costo del lavoro ordinario e di quello straordinario evidenziano il costo del personale nel periodo di riferimento. 1.3 Modalita' di rilevazione dei costi. Per ciascun comparto/qualifica (o posizione economica), le informazioni relative alla voce "personale" che ogni centro di costo deve rilevare sull'apposita scheda allegata riguardano: i "costi sostenuti", ovvero il costo totale del personale impiegato derivato dalla somma fra il costo del lavoro ordinario e il costo del lavoro straordinario; l'"impegno contrattuale totale" (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale proveniente da altri centri di responsabilita' ha effettivamente dedicato alle attivita' del centro considerandovi anche le ferie e le assenze; l'"impegno del personale proveniente da altri centri" di responsabilita' amministrativa o altri organismi (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno contrattuale del solo personale proveniente da altri centri di costo; l'"impegno effettivo ordinario" (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale proveniente da altri centri di responsabilita' ha effettivamente dedicato alle attivita' del centro durante l'orario contrattuale; l'"impegno effettivo straordinario" (espresso in anni/persona), ovvero l'impegno che il personale in organico e il personale proveniente da altri centri di responsabilita' ha dedicato alle attivita' del centro al di fuori dell'orario contrattuale; l'"impegno del personale che lavora presso altri centri" di responsabilita' amministrativa o altri organismi (espresso in anni/ persona), ovvero l'impegno contrattuale del personale assegnato al centro di costo, ma che presta servizio presso altri centri di costo. 2. Missioni. La rilevazione dei costi delle missioni deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente quelle svolte nel "territorio nazionale" e "all'estero". Il relativo costo deve essere attribuito al centro di costo sulla base del numero effettivo di missioni svolte dal personale per lo svolgimento delle attivita' del centro stesso. Il periodo di riferimento del costo coincide con il periodo, "data puntuale" o "arco temporale", in cui viene svolta la missione. 2.1 Elementi per la rilevazione dei costi. Rispetto all'ufficio che gestisce e rimborsa le spese sostenute per le missioni, la fonte dell'informazione puo' essere cosi' individuata: missioni gestite e rimborsate dall'ufficio del personale per tutti i centri di costo dell'amministrazione; missioni rimborsate e gestite direttamente dai centri di costo che le effettuano; missioni rimborsate e gestite da un'altra amministrazione. a) Missioni gestite e rimborsate dall'ufficio del personale per tutti i centri di costo. L'ufficio del personale ha tutte le informazioni utili a valorizzare il costo. Pertanto, deve comunicare ai centri il costo i dati necessari alla rilevazione contabile ovvero, per ogni voce di 2o livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. b) Missioni gestite e rimborsate direttamente dai centri di costo che le effettuano. Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e alla rilevazione del costo. c) Missioni gestite e rimborsate da un'altra amministrazione. L'ufficio dell'amministrazione che dispone il rimborso della missione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione dei relativi costi. Nel caso in cui il personale di una amministrazione effettui missioni all'estero nell'interesse dell'amministrazione di appartenenza, spesate con risorse finanziarie di altre amministrazioni (es. del Ministero degli affari esteri, ecc.), sono queste ultime che devono comunicare i relativi costi al/ai centro/i di costo presso cui e' impiegato il personale. 2.2 Calcolo del costo. Per ciascuna missione svolta dal personale il "costo" viene determinato come segue: costo missioni = indennita' di missione + spese di missione. L'"indennita' di missione" e' rappresentata dai costi effettivamente sostenuti per risarcire i disagi che il dipendente affronta in missione. In tale componente si comprende anche l'indennita' per missione continuativa, riconosciuta al personale trasferito in un'altra sede per un periodo di tempo prolungato, ma non superiore ai 240 giorni. Le "spese di missione" sono rappresentate dalle spese sostenute per il trasporto, vitto, alloggio e assicurazione del personale in missione. Tali spese sono considerate comprensive dell'I.V.A. 2.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; calcolare la "quota parte di competenza" del semestre ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo svolgimento della missione nel periodo di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 3. Altri compensi al personale. La rilevazione dei costi che confluiscono nella voce "Altri compensi al personale" deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente i compensi "per particolari prestazioni" e i "contributi ed oneri a favore del personale". Il periodo di riferimento di tali costi coincide, in genere, con il momento in cui si manifesta la spesa (ovvero con la data di emissione dell'ordine di pagamento) ed e' rappresentato dalla "data puntuale" in cui si manifesta il costo, ad eccezione del costo per "incarichi" il cui periodo di riferimento e' rappresentato "dall'arco temporale" corrispondente alla durata della prestazione. 3.1 Elementi per la rilevazione dei costi. L'ufficio del personale, quale struttura preposta alla gestione degli aspetti organizzativi, economici e giuridici del personale e', generalmente, quello che detiene tutte le informazioni necessarie a determinare i costi che afferiscono alla voce "Altri compensi al personale". Pertanto, affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza, l'ufficio del personale deve comunicare ai diversi centri di costo, per ciascuna voce di secondo livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. Fanno eccezione le informazioni relative alla spesa per i buoni pasto riconosciuti al personale che presta servizio presso gli uffici periferici, che viene gestita direttamente dagli uffici periferici stessi. 3.2 Calcolo del costo. I valori dei costi che afferiscono alla voce "Altri compensi al personale" coincidono, tendenzialmente, con i corrispondenti valori della spesa. Il costo per la voce "Per particolari prestazioni" e' generato dalle prestazioni fornite dal personale nell'ambito di attivita' finalizzate (commissioni, progetti, comitati, ecc.); va attribuito al centro di costo responsabile della suddetta attivita' sulla base del personale - sia esso esterno o interno al centro di costo - che e' stato impiegato ed al quale viene riconosciuto il compenso. I costi per "Contributi ed oneri a favore del personale" - ad eccezione dei buoni pasto, non essendo questi correlati alle prestazioni fornite dal personale nell'ambito del centro di costo - vengono attribuiti al centro di costo al quale appartiene l'ufficio del personale. I costi relativi ai buoni pasto vanno, invece, imputati ai centri di costo, in base a quelli effettivamente assegnati nel periodo al personale impiegato nel centro di costo. 3.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; calcolare il "costo di competenza del semestre" procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui il "periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre" di rilevazione, si considera l'intero importo; b) nel caso in cui il "periodo di riferimento ricada tra piu' semestri", si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 4. Beni di consumo. La rilevazione dei costi per i beni di consumo deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci riguardano specificamente i beni "inventariati" e quelli "non inventariati". I costi dei beni di consumo devono essere attribuiti al centro di costo in base all'effettivo utilizzo. Il periodo di riferimento del costo dei beni di consumo rappresenta l'arco temporale in cui avviene l'utilizzo dei beni medesimi. Tali beni, convenzionalmente, vengono considerati ad "utilizzo immediato", cioe' le risorse si considerano completamente impiegate all'atto della consegna; pertanto, il periodo di riferimento del costo coincide con la "data in cui avviene la consegna del bene al centro di costo utilizzatore" (es. data del documento di trasporto o data di scarico della merce). 4.1 Elementi per la rilevazione dei costi. Rispetto alle modalita' di acquisizione e gestione, i beni di consumo possono essere principalmente distinti in: beni acquisiti e gestiti da un unico ufficio per tutti i centri di costo dell'amministrazione; beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li utilizzano; beni acquisiti e gestiti da un'altra amministrazione. a) Beni acquisiti e gestiti da un unico ufficio per tutti i centri di costo dell'amministrazione. L'ufficio del consegnatario, conoscendo le quantita' assegnate ai singoli uffici, ha tutte le informazioni utili a fornire ai centri di costo il costo da loro sostenuto. Pertanto, tale ufficio, per ogni voce di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare ai centri coinvolti il costo e il periodo di riferimento. b) Beni acquisiti e gestiti direttamente dalle strutture che li utilizzano. Il centro di costo e' direttamente in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. c) Beni acquisiti e gestiti da un'altra amministrazione. Analogamente a quanto previsto per il caso in cui i beni vengono acquistati da un ufficio centralizzato, l'ufficio che effettua l'acquisto deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione. 4.2 Calcolo del costo. Il costo relativo a ciascuna tipologia di bene impiegata viene cosi' valorizzato: costo del bene = costo unitario x quantita' impiegata. Il "costo unitario" del bene e' dato da: prezzo del bene + spese accessorie. Il "prezzo del bene" (comprensivo dell'I.V.A., o anche di altri tributi) e' diversamente determinato a seconda se proviene da una unica fornitura o da piu' forniture. Nel caso di un'unica fornitura/somministrazione si applica il "prezzo effettivo" concordato e riportato sulla fattura o altro documento equivalente; nel caso di piu' forniture/somministrazioni si applica un "prezzo medio" che e' dato dalla media dei prezzi concordati per le diverse forniture. Le "spese accessorie" sono rappresentate da tutte le eventuali spese sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. le spese di trasporto e di consegna). Se le spese accessorie fanno riferimento all'intera fornitura/somministrazione, il costo per unita' di bene deve essere determinato ripartendo l'intero valore delle spese accessorie sulla base del criterio ritenuto piu' significativo. La "quantita'" esprime l'impiego del bene rispetto ad un'unita' di misura che la rappresenta. Nella voce "Beni di consumo" confluiscono molteplici tipologie di beni, il cui utilizzo e' quantificato attraverso misure di riferimento differenti (es. il peso per i beni alimentari; il volume per i carbolubrificanti; la lunghezza per il filo elettrico; il numero di oggetti per la cancelleria o le riviste; ecc.). 4.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 5. Prestazioni di servizi da terzi. La rilevazione dei costi delle "prestazioni di servizi da terzi" deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci specificamente riguardano: "Consulenza", "Assistenza", "promozione", "Servizi ausiliari", "Formazione e addestramento", "Manutenzione ordinaria", "Servizi di ristorazione", "Noleggi e locazioni", "Utenze e canoni". Tali voci individuano servizi di diversa natura a fronte dei quali possono essere seguite modalita' di acquisizione differenti a seconda dell'attivita' cui sono rivolte le prestazioni medesime. I costi delle "Prestazioni di servizi da terzi" devono essere attribuiti al centro di costo che beneficia della prestazione di servizi. L'ufficio che acquisisce il servizio deve provvedere al calcolo del costo e deve comunicarlo ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. In linea generale, la scelta dell'"unita' di misura piu' adeguata" dipende dalle caratteristiche del servizio e dalla sua modalita' di acquisizione. Fra i criteri piu' comunemente utilizzati per la determinazione del costo di alcuni servizi si fa riferimento: all'unita' di misura metrica (es. i metri quadrati per il servizio di pulizia, di sorveglianza, per la manutenzione ordinaria di immobili, e di impianti e macchinari quali ascensori, impianti elettrici, impianti di riscaldamento), a quella di peso (es. i kilogrammi per il servizio di lavanderia), e all'entita' numerica (es. il numero di linee per l'utenza telefonica e le reti di trasmissione). In linea residuale, la scelta del criterio dipende dalla disponibilita' dei dati e, in assenza di unita' di misura piu' efficaci, si puo' comunque fare riferimento al numero di persone impiegate nel centro di costo. Nell'attribuzione del costo, occorre distinguere tra: servizi acquisiti per attivita' specifiche; servizi acquisiti per il mantenimento della struttura. a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche. Nel caso in cui la prestazione del servizio e' destinata ad un "unico centro di costo", il costo va interamente attribuito al centro che beneficia del servizio fornito. Qualora, poi, la prestazione del servizio sia destinata a "piu' centri di costo", il costo va attribuito a ciascun centro che beneficia della stessa prestazione secondo l'unita' di misura che meglio esprime l'effettivo utilizzo del servizio stesso (es. l'unita' di misura ritenuta piu' congrua per esprimere l'effettivo impiego di una prestazione di "Consulenza", e' rappresentata dalle ore prestate per ogni centro di costo, o allo stesso riferibili). b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura. Il costo di tale servizio, generalmente gestito da un unico ufficio, deve essere ripartito fra i centri di costo secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della prestazione. Il periodo di riferimento rappresenta l'arco temporale in cui si beneficia del servizio erogato da terzi. L'ufficio che acquista il servizio possiede la documentazione per definire il periodo di riferimento e lo trasmette ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. Il periodo di riferimento per i costi delle "Prestazioni di servizi da terzi", deve essere: nel caso di servizio continuativo, l'"intero arco temporale" in cui ci si avvale della prestazione; nel caso di servizio in un'unica soluzione, "la data puntuale" in cui ci si avvale della prestazione. 5.1 Elementi per la rilevazione dei costi. L'ufficio che detiene le informazioni necessarie alla determinazione del costo e' strettamente correlato alla modalita' di utilizzo del servizio. La fonte dell'informazione, pertanto, e' distinta a seconda se si tratta di: servizi acquisiti per garantire il funzionamento dell'amministrazione; servizi acquisiti per attivita' specifiche. a) Servizi acquisiti per attivita' specifiche. Si intendono i servizi necessari allo svolgimento di una specifica attivita'. Tali servizi vengono generalmente acquisiti dallo stesso ufficio che li utilizza e che, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Nel caso in cui l'"acquisizione del servizio e' effettuata da un altro organismo" e non dal "centro di costo utilizzatore" e' necessario che le due strutture interessate interagiscano: l'ufficio che acquisisce il servizio deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie alla rilevazione. b) Servizi acquisiti per il mantenimento della struttura. Si tratta di servizi che garantendo il mantenimento dell'apparato organizzativo dell'amministrazione sono di utilita' comune a tutti i centri di costo. Tali servizi vengono generalmente acquisiti e gestiti da un "ufficio centralizzato" che possiede tutte le informazioni necessarie affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza. Pertanto, tale ufficio, per ogni voce di secondo livello del piano dei conti, deve comunicare il costo e il periodo di riferimento ai centri di costo interessati. 5.2 Calcolo del costo. Il costo viene cosi' valorizzato: prezzo del servizio + spese accessorie. Il "prezzo del servizio" comprensivo dell'I.V.A. e' quello che risulta dalla fattura o da qualsiasi altro documento equivalente. Nel caso di contratti di consulenza nel prezzo del servizio e' da includere anche l'I.R.A.P. Le "spese accessorie" sono rappresentate dalle eventuali altre spese correlate alla fornitura del servizio da parte di terzi (es. nel caso del servizio di stampa e rilegatura, le spese accessorie sono rappresentate dalle spese di trasporto e di consegna). 5.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; calcolare la "quota parte di competenza" del semestre ripartendo proporzionalmente il costo globale rispetto all'effettivo utilizzo della prestazione nel periodo di rilevazione. In particolare si dovra' procedere nel seguente modo: a) individuazione del costo unitario giornaliero: costo totale/n. giorni periodo di riferimento; b) individuazione della quota di competenza: costo unitario giornaliero n. giorni periodo di riferimento presenti nel semestre; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 6. Altre spese. La rilevazione dei costi che confluiscono nella voce "Altre spese" deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci specificamente riguardano: "Compensi per doveri assolti da cittadini", "Altre spese amministrative", "Quote associative", "Altre spese straordinarie". Tali costi devono essere attribuiti al centro di costo che utilizza le risorse. Le modalita' di attribuzione di tali costi dipendono dal tipo di gestione che puo' essere: centralizzata in un solo ufficio per tutti i centri di costo dell'amministrazione; diretta da parte delle stesse strutture utilizzatrici. I costi gestiti da un ufficio centralizzato devono essere ripartiti secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della risorsa tra i centri interessati (es. spese postali e telegrafiche, assicurazione, ecc.); i costi gestiti direttamente dall'ufficio che impiega la risorsa devono essere interamente attribuiti agli stessi centri di costo (es. spese di rappresentanza, ecc.). I costi che si riferiscono alla voce "Altre spese" generalmente hanno, in alternativa, le seguenti caratteristiche: o si manifestano "in modo ciclico" nel corso dell'anno, per cui anche in presenza di uno sfasamento temporale tra costo e spesa, di fatto si verifica che il costo di periodo e' uguale alla spesa sostenuta nello stesso periodo; o si manifestano "in maniera del tutto eccezionale", per cui la loro valorizzazione puo' essere effettuata solo al momento in cui e' sostenuta la spesa. Pertanto, si e' convenzionalmente stabilito che il "periodo di riferimento" a cui attribuire il costo coincide con la "data" in cui e' emesso il titolo di pagamento. Fanno eccezione a tale indicazione i costi relativi alle "Quote associative", alle "Assicurazioni" e alle"Commissioni elettorali" per i quali e' necessaria una loro attribuzione all'"arco temporale" corrispondente al periodo a cui si riferiscono rispettivamente la quota di partecipazione associativa, il premio assicurativo o lo svolgimento delle elezioni. 6.1 Elementi per la rilevazione dei costi. In relazione alle modalita' di gestione delle risorse che confluiscono nella voce "Altre spese" si individuano le seguenti indicazioni per la rilevazione dei costi: a) Gestione centralizzata in un solo ufficio per tutti i centri di costo dell'amministrazione. L'ufficio centralizzato, conoscendo i servizi usufruiti dai singoli uffici, detiene tutte le informazioni necessarie affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza e pertanto deve comunicare ai centri, per ciascuna voce di secondo livello del piano dei conti, il costo e il periodo di riferimento. b) Gestione diretta da parte delle stesse strutture utilizzatrici. Il centro di costo e' in possesso di tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. Altre eventuali situazioni devono essere rilevate dai centri di costo utilizzatori in collaborazione con gli uffici che detengono le informazioni. 6.2 Calcolo del costo. I valori dei costi che afferiscono alla voce "Altre spese" coincidono con i corrispondenti valori della spesa, ad eccezione dei costi sostenuti per le "Quote associative", per le "Assicurazioni" e per le "Commissioni elettorali", che sono rappresentati dal valore di competenza del periodo. 6.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; calcolare il "costo di competenza del semestre" procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui "il periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre" di rilevazione si considera l'intero importo; b) nel caso in cui "il periodo di riferimento ricade tra piu' semestri" si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 7. Esborso da contenzioso. La rilevazione dei costi per esborso da contenzioso deve essere effettuata al primo livello del piano dei conti. Tali costi possono riguardare vertenze con il personale dipendente, contenzioso con i fornitori, o la specifica attivita' posta in essere dal centro di costo. Il periodo di riferimento del costo coincide con la data in cui e' stata emessa la sentenza. 7.1 Elementi per la rilevazione dei costi. I costi che confluiscono nella voce "Esborso da contenzioso" devono essere rilevati: dall'ufficio del personale, per quanto riguarda il contenzioso con il personale dipendente; dall'ufficio del consegnatario, per quanto riguarda il contenzioso con i fornitori; dal centro di costo responsabile dell'erogazione del servizio che e' oggetto del contenzioso. Il centro di costo che segue la pratica processuale detiene tutte le informazioni necessarie a rilevare i costi che confluiscono nella voce "Esborso da contenzioso". 7.2 Calcolo del costo. L'importo e' rappresentato dal costo effettivamente sostenuto nel periodo, ovvero da quanto previsto dalla sentenza definitiva. 7.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; sommare i costi per la voce "Esborso da contenzioso". 8. TRIBUTI. La rilevazione dei costi dei tributi deve essere effettuata al secondo livello del piano dei conti, le cui voci specificamente riguardano: "Imposte" e "Tasse". Tali costi devono essere ripartiti fra i centri di costo secondo il criterio piu' opportuno a rappresentare l'utilizzo della risorsa (es. tassa di rimozione dei rifiuti solidi urbani) o devono essere interamente attribuiti ai centri di costo che utilizzano le risorse per lo svolgimento della propria attivita'. Il periodo di riferimento e' rappresentato dalla "data puntuale", quando il tributo e' collegato a un evento unico (es. la registrazione di un contratto), mentre e' rappresentato dall'"arco temporale" corrispondente al periodo in cui si riferisce il pagamento del tributo (es. tassa per i passi carrabili), quando l'evento si prolunga nel tempo. 8.1 Elementi per la rilevazione dei costi. L'ufficio che gestisce la spesa deve collaborare con i centri di costo per la determinazione dell'importo da attribuire a ciascuno di essi. 8.2 Calcolo del costo. L'importo dei costi che afferiscono alla voce "Tributi" coincide con i corrispondenti valori della spesa. 8.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; calcolare il "costo di competenza del semestre" procedendo secondo le seguenti modalita': a) nel caso in cui "il periodo di riferimento sia interamente compreso nel semestre" di rilevazione si considera l'intero importo; b) nel caso in cui "il periodo di riferimento sia a cavallo di piu' semestri" si calcola il costo giornaliero dell'impiego delle risorse, dividendo il costo complessivo per il numero di giorni inclusi nel periodo di riferimento, e si moltiplica il risultato per il numero di giorni inclusi nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di secondo livello del piano dei conti. 9. Ammortamenti. La rilevazione dei costi degli Ammortamenti deve essere effettuata al terzo livello del piano dei conti, le cui voci sono esposte nella unita tabella 1 con le relative quote percentuali da adottare. Devono essere considerate le quote di ammortamento relative ai soli beni il cui impiego decorre a partire dall'esercizio 2000. I costi degli ammortamenti devono essere attribuiti ai centri di costo utilizzatori dei beni. In linea generale l'ufficio che gestisce il bene deve provvedere al calcolo del costo (ammortamento) e trasmetterlo ai centri di costo che effettuano la rilevazione contabile. Nell'attribuzione del costo occorre distinguere tra: a) Beni per il funzionamento. I costi devono essere ripartiti dall'ufficio che dispone delle informazioni fra i centri di costo in base ad un criterio che meglio esprima l'utilizzo effettivo della risorsa: la scelta del criterio dipende dalla disponibilita' dei dati e dall'efficacia ad esprimere il beneficio ottenuto con l'utilizzo del bene da parte di ciascun centro di costo. b) Beni di utilizzo specifico. I costi devono essere attribuiti al centro di costo che impiega i beni per lo svolgimento della propria attivita' in base al loro effettivo utilizzo. Nel caso in cui il bene sia utilizzato da piu' centri di costo e' necessario individuare un criterio che, a seconda del tipo di attivita' in cui viene impiegato, meglio esprima l'utilizzo della risorsa. I costi relativi a beni dello Stato, che nessun centro di costo utilizza per lo svolgimento delle proprie attivita', devono essere rilevati ed attribuiti al centro di costo che ne gestisce l'acquisizione o la manutenzione straordinaria (es. il Ministero dei lavori pubblici deve rilevare i costi per le opere di difesa del suolo, il Ministero per i beni e le attivita' culturali deve rilevare i costi per il restauro di beni dello Stato, ecc.). Per ciascuna tipologia di bene durevole (corrispondente alle voci di terzo livello del piano dei conti) e' preso in considerazione un periodo di utilizzo complessivo che decorre dal momento dell'impiego del bene durevole e si conclude al termine dell'utilizzo del bene medesimo. Se il momento di impiego del bene si verifica in data successiva a quella di inizio del semestre di rilevazione dei costi, l'ammortamento si calcola in relazione al numero dei giorni che vanno dalla data di impiego del bene alla data di scadenza del semestre. Per facilitare la fase di prima applicazione della rilevazione dei costi degli ammortamenti, il momento dell'impiego del bene durevole viene fatto coincidere, convenzionalmente, con l'inizio del semestre in cui si ha la disponibilita' del bene stesso. Ad esempio: se il bene durevole viene acquisito ed utilizzato a partire dal 1 marzo 2000, la quota di ammortamento deve essere rilevata sia nel primo che nel secondo semestre. Per il primo semestre, la quota di ammortamento andrebbe calcolata e rilevata dalla data di utilizzo del bene (1 marzo 2000) alla data di scadenza del primo semestre (30 giugno 2000), cioe' per un totale di 122 giorni (essendo il primo semestre pari a 181 giorni di calendario): "per la convenzione stabilita, invece, la quota di ammortamento va calcolata e rilevata per l'intero semestre"; per il secondo semestre, nel presupposto riscontrato che l'utilizzo del bene durevole sia avvenuto per tutto il periodo (1 luglio-31 dicembre 2000), la quota di ammortamento dovra' essere calcolata e rilevata per l'intero semestre; se, invece, il bene durevole viene acquisito utilizzato a partire dal 15 ottobre 2000, la quota di ammortamento dovra' essere determinata e rilevata solo per il secondo semestre, a partire dal "momento del suo utilizzo fatto", anche in tal caso, "convenzionalmente coincidere con la data di inizio del semestre" (1 luglio 2000) e fino alla data di scadenza del secondo semestre (31 dicembre 2000). 9.1 Elementi per la rilevazione dei costi. L'ufficio che detiene le informazioni necessarie alla determinazione del costo e' strettamente correlato alla modalita' di utilizzo dei beni. Pertanto, la fonte dell'informazione e' distinta a seconda se si tratta di beni per il funzionamento, o di beni di utilizzo specifico. a) Beni per il funzionamento. Si intendono i beni necessari al funzionamento ed al mantenimento delle strutture organizzative di una amministrazione (es. l'immobile in cui ha sede l'amministrazione, i mobili, gli arredi, ecc.) e vengono generalmente gestiti dall'ufficio del consegnatario. Tale ufficio, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie affinche' ogni centro di costo possa rilevare i costi di propria competenza e deve comunicare ai diversi centri il costo l'importo ed il periodo di riferimento per ciascuna voce di terzo livello del piano dei conti. Nel caso in cui i beni siano gestiti da un ufficio diverso da quello del consegnatario, i centri di costo devono richiedere le informazioni all'ufficio competente, che appartenga o meno alla stessa amministrazione. b) Beni di utilizzo specifico. Sono i beni impiegati nelle attivita' che concorrono alla realizzazione delle missioni istituzionali dell'amministrazione (es. i macchinari utilizzati nei laboratori per la certificazione dei brevetti, i furgoni per il trasporto dei detenuti, ecc.). Tali beni vengono generalmente gestiti dallo stesso ufficio che li utilizza che, quindi, detiene tutte le informazioni necessarie alla determinazione e all'attribuzione del costo. In via generale, quindi, ne consegue che gli uffici che detengono le informazioni devono collaborare con i centri di costo utilizzatori, tenendo presente che: nel caso in cui l'acquisto del bene sia effettuato da un'altra amministrazione, l'ufficio che effettua l'acquisto e provvede alla sua gestione deve fornire al centro di costo utilizzatore le informazioni necessarie per la rilevazione; nel caso di opere realizzate in proprio nell'ambito della pubblica amministrazione centrale, l'ufficio che segue i lavori deve comunicare al centro utilizzatore del bene il valore complessivo dell'opera, determinato dalla somma delle spese sostenute per la sua realizzazione. 9.2 Calcolo del costo. Per i beni ad utilita' pluriennale e' necessario definire la quota di costo da imputare ai periodi in cui la risorsa viene utilizzata: "quota di ammortamento". Al fine di rilevare la quota di competenza di ciascun periodo e' necessario applicare l'aliquota annuale di ammortamento e calcolare la quota corrispondente al periodo di rilevazione. L'"aliquota di ammortamento" e' la percentuale che esprime la quantita' della risorsa utilizzata nell'anno: essa e' collegata, pertanto, alla durata del bene. Le aliquote da applicare sono riportate nella unita tabella 1 in cui, per ogni tipologia di bene, e' individuata la percentuale da applicare. Se il bene e' acquisito nel primo semestre, si determinera' prima la quota di ammortamento annuale: quindi, si procedera' ad imputare il valore ottenuto al periodo di riferimento, decorrente dalla data di utilizzo del bene - fatta convenzionalmente coincidere con la data di inizio del semestre - alla data di scadenza del primo semestre (30 giugno 2000); permanendo l'utilizzo del bene nel secondo semestre, a tale periodo andra' riferita la meta' della quota annuale di ammortamento determinata. Analogo procedimento va seguito se il bene e' acquisito ed impiegato nel secondo semestre. Per calcolare la quota da imputare, il centro di costo deve: a) determinare la quota annuale di ammortamento con riferimento alle aliquote di cui alla tabella 1: quota annuale di ammortamento = valore patrimoniale del bene aliquota di ammortamento; b) applicare la quota ottenuta al semestre considerato: quota da imputare al semestre = quota annuale di ammortamento ----------------------------- 2 In particolare, il "valore patrimoniale" del bene si calcola come segue: valore del bene + spese accessorie. Il "valore del bene" e' rappresentato dal valore di acquisto del bene (comprensivo dell'I.V.A., o anche di altri tributi) o, nel caso di beni "costruiti in economia", dal valore complessivo delle spese sostenute e da sostenere per la sua realizzazione. Nel valore vengono, inoltre, inclusi gli impianti fissi di un edificio in quanto pertinenze del cespite principale (es. impianti di riscaldamento e di condizionamento, ascensori, impianti di sicurezza, ecc.). Per "spese accessorie" si intendono tutte le eventuali spese sostenute per l'acquisizione del bene stesso (es. spese progettuali, di trasporto, di consegna, ecc.). Qualora, poi, si sia ricorso ad un finanziamento per l'acquisto di beni ammortizzabili, si includono nelle spese accessorie del bene anche i costi relativi agli interessi. 9.3 Modalita' per la rilevazione dei costi. Al fine di pervenire ad una corretta compilazione della scheda di rilevazione dei costi, i centri di costo devono: selezionare tutte le rilevazioni contabili il cui "periodo di riferimento" ricade nel semestre di rilevazione; sommare i costi per ogni voce di terzo livello del piano dei conti. ----> Vedere tabella <----   Allegato 2 REVISIONE BADGET 2000 NOTA TECNICA N. 2 Linee generali. Congiuntamente alle rilevazioni dei costi del primo semestre 2000, le Amministrazioni centrali dello Stato sono chiamate all'aggiornamento del Budget 2000. Con tale operazione i diversi centri di costo ridefiniscono, in corso d'anno, le previsioni economiche dei costi formulate in funzione degli obiettivi concretamente perseguibili e le modalita' operative che sono chiamati ad attuare per realizzare i compiti ad esse assegnati e garantire le attivita' per il loro funzionamento. Tra le attivita' di rilevazione del consuntivo di periodo e di revisione del budget e' possibile individuare una stretta correlazione, definibile all'interno del processo introdotto con l'adozione del nuovo sistema di contabilita' analitica. Tale processo ha un carattere fortemente iterativo, in quanto: la fase programmatoria iniziale, che trova espressione nella formulazione del budget, si avvale delle risultanze d'esercizio, per la definizione di obiettivi, risorse e tempi; la stessa programmazione interviene anche in corso d'anno, per consentire, in considerazione degli eventi gia' verificatisi (rilevati nel consuntivo di periodo), del mutamento delle condizioni organizzative e del contesto normativo, una revisione degli obiettivi definiti inizialmente e, quindi, dei costi connessi al loro conseguimento. La "revisione del budget", in sintesi, si basa: sul confronto tra gli obiettivi inizialmente prefissati ed i risultati effettivamente raggiunti nel primo semestre dell'esercizio; sulla riconsiderazione degli altri fattori (contesto normativo ed organizzativo, risorse finanziarie assegnate) che hanno portato alla definizione degli obiettivi per l'esercizio 2000. In relazione a quest'ultimo aspetto, l'Amministrazione dovra' tenere sempre presente che l'utilizzo delle risorse e' vincolato alle disponibilita' finanziarie necessarie per la loro acquisizione e, quindi, l'aggiornamento delle previsioni economiche di ogni centro di costo deve essere formulato in coerenza con la riconsiderazione delle risorse finanziarie al 30 giugno 2000 (assestamento di bilancio). La revisione del budget dovra' avvenire applicando la stessa metodologia seguita in occasione del budget 2000. Occorrera', pertanto, fare riferimento alle indicazioni contenute nella circolare del Ministero del tesoro n. 32 del 26 maggio 1999. ----> Vedere tabella <----